VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-10-23 178 Digitaliseringsstrategi (KS 2018.327) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar digitaliseringsstrategin med tillägget i punkt 2.3 ändras meningen till "Skapa en digital förnyelse genom en ökad samverkan med offentliga organisationer, näringsliv och akademin inom respektive verksamhetsområde". Ärendebeskrivning Digitaliseringsstrategin är ett styrdokument som visar vad Vallentuna kommun vill åstadkomma inom digitaliseringsområdet och hur vi tar oss dit. Digitalisering är en av de starkaste krafterna som påverkar dagens samhälle och är ett verktyg för kommunen att tillgodose människors behov. Digitaliseringsstrategin innehåller vad Vallentuna kommun vill åstadkomma inom digitaliseringsområdet och hur vi tar oss dit. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar digitaliseringsstrategin med tillägget i punkt 2.3 ändras meningen till "Skapa en digital förnyelse genom en ökad samverkan med offentliga organisationer, näringsliv och akademin inom respektive verksamhetsområde". Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Digitaliseringsstrategi 2. Digitaliseringsstrategi Expedieras till Akten Förvaltningschefer Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 13
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2018-10-08 DNR KS 2018.327 ANDREAS FORSLUND SID 1/1 KVALITETSCHEF ANDREAS.FORSLUND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Digitaliseringsstrategi Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar digitaliseringsstrategin. Ärendet i korthet Digitaliseringsstrategin är ett styrdokument som visar vad Vallentuna kommun vill åstadkomma inom digitaliseringsområdet och hur vi tar oss dit. Digitalisering är en av de starkaste krafterna som påverkar dagens samhälle och är ett verktyg för kommunen att tillgodose människors behov. Digitaliseringsstrategin innehåller vad Vallentuna kommun vill åstadkomma inom digitaliseringsområdet och hur vi tar oss dit. Handlingar Digitaliseringsstrategi Tjänsteskrivelse Digitaliseringsstrategi Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten Förvaltningschefer KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KLK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 4
2018-10-08 S T R A T E G I Digitalisering 5
Digitaliseringsstrategi Innehåll 1. Bakgrund om digitalisering var är vi idag?... 3 2. Vad vill Vallentuna kommun åstadkomma inom digitaliseringsområdet?... 3 3. Hur tar vi oss dit? - Digitaliseringsstrategi... 3 6
1. Bakgrund om digitalisering var är vi idag? Regeringens mål för IT-politiken är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. I de kommuner som har lyckats bäst sker utvecklingen ofta i samverkan med andra organisationer inom respektive verksamhetsområde. Till exempel kan innovativa företag visa upp sina samhällslösningar och ett framtidsscenario kan vara digitala lösningar som kompletterar och utvecklar många av de tjänster som offentlig verksamhet ansvarar för. Digitalisering är en av de starkaste krafterna som påverkar dagens samhälle. Ibland likställs digitalisering med datorisering och effektivisering, vilket är felaktigt enligt den senaste forskningen. Det rör sig inte om kontinuerliga förbättringar av existerande verksamhet utan snarare om införandet av en helt ny logik för värdeskapande som ofta skiljer sig markant från den traditionella synen på organisering.1 Digitalisering är ett verktyg för kommunen att tillgodose människors behov. 2. Vad vill Vallentuna kommun åstadkomma inom digitaliseringsområdet? 1. Fokus på värdeskapande för invånare/kund och våga utmana traditionell organisering. 2. Att digitalisering inte ska vara någon annans ansvar utan allas vardag. 3. Skapa en digital förnyelse genom en ökad samverkan med offentliga organisationer, näringsliv och akademin inom respektive verksamhetsområde. 4. Kostnadseffektivitet inom kommunens verksamheter. 3. Hur tar vi oss dit? - Digitaliseringsstrategi Ta fram förvaltningsvisa handlingsplaner för digitalisering Arbetet med digitaliseringsfrågorna styrs med hjälp av en handlingsplan för respektive förvaltning Handlingsplan för digitalisering. Nya behov i verksamheterna hanteras på ett gemensamt sätt i kommunen och förvaltningarna kan samarbeta och ta del av varandras handlingsplaner för att kunna hitta synergieffekter. Det finns stora möjligheter i digitaliseringen för att förnya och skapa högre kvalitet för kunderna. Enligt Swedish Center for Digital Innovation (SCDI). Centret fokuserar på digital innovation och består i dagsläget av ett trettiotal forskare från tre lärosäten i Sverige. 1 3 7
Handlingsplanerna för digitalisering ska innehålla: En projektförteckning över digitaliseringsprojekt på förvaltningen med tänkbara- och pågående projekt. I framtagandet av digitaliseringsprojekt till handlingsplanen är det viktigt att: Följa upp och bevaka nationella strategier, nya lagkrav samt omvärldsbevakning inom ansvarsområdet. Söka samverkan och kunskapsutbyte med andra kommuner och organisationer. Utveckla processer och rutiner med fokus på ett digitalt automatiserat arbetssätt. Detta för att uppnå maximal effektivitet utifrån de förutsättningar som finns. Samarbeta och samverka mellan förvaltningarna i kommunen vid framtagandet av digitaliseringsprojekt till handlingsplanerna. Arbetssättet innebär en kommungemensam struktur för digitaliseringsfrågorna för att kunna tillgodose kundernas behov. Kommunens tjänstemannaledningsgrupp föreslås besluta om gemensamma projekt och ta ställning till hur projektet ska finansieras. Finansieringen och vinsten av effektivisering kan kopplas till vilken förvaltning som driver frågan eller vilken avdelning inom kommunledningskontoret som äger processen. Frågor som kräver politiska beslut och tillskott av resurser beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott eller kommunstyrelsen beroende på hur delegationen ser ut. 4 8