TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (8) Landstingsstyrelsen Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsdirektörens stab Fredrik Åstedt 2017-12-04 Landstingsstyrelsens arbetsutskott Utökat ansvar för kulturnämnden Ärendebeskrivning Som ett led i genomförandet av uppdraget om ett effektivare landsting föreslås ansvarsfördelningen för kulturfrågor inom landstinget renodlas. Beslutsunderlag Landstingsdirektörens tjänsteutlåtande den 4 december 2017 Förslag till ändring av reglemente för landstingsstyrelse och nämnder Förslag till ändring av dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Förslag till ändring av delegationsordning för landstingsstyrelsen Landstingsdirektörens remissunderlag om utökat ansvar för kulturnämnden den 11 oktober 2017 Kulturnämndens protokollsutdrag den 25 oktober 2017 Kulturförvaltningens tjänsteutlåtande den 11 oktober 2017 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår landstingsstyrelsen dels föreslå landstingsfullmäktige besluta att att att utse kulturnämnden att vara arkivmyndighet i landstinget enligt arkivlagen (1990:782) från den 1 april 2018 samt att överföra ansvar för landstingsarkivet från landstingsstyrelsen till kulturnämnden från den 1 april 2018 överföra ansvar för biblioteket i landstingshuset från landstingsstyrelsen till kulturnämnden från den 1 april 2018 kulturnämnden ansvarar för Stockholms läns landstings åtaganden enligt förordningen (2010:2012) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet, om regeringen beslutar att Stockholms län ska ingå i kultursamverkansmodellen
TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (8) Landstingsstyrelsen att att att att uppdra åt landstingsstyrelsen och kulturnämnden att fatta erforderliga beslut och vidta nödvändiga åtgärder i samband med överföring av verksamhet och ansvarsområden till kulturnämnden ändra reglemente för landstingsstyrelse och nämnder från den 1 april 2018 i enlighet med landstingsdirektörens förslag ändra dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting från den 1 april 2018 i enlighet med landstingsdirektörens förslag uppdra åt kulturnämnden att under 2018 genomföra en samlad översyn av dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting dels under förutsättning av landstingsfullmäktiges beslut för egen del besluta att att uppdra åt landstingsdirektören att fatta erforderliga beslut och vidta nödvändiga åtgärder i samband med överföring av verksamhet och ansvarsområden till kulturnämnden ändra delegationsordning för landstingsstyrelsen från den 1 april 2018 i enlighet med landstingsdirektörens förslag. Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Landstinget bedriver i dagsläget en mängd verksamheter som kan betecknas som kultur, men som inte sorterar under kulturnämnden. Som ett led i genomförandet av uppdraget om ett effektivare landsting föreslår förvaltningen att ansvarsfördelningen för kulturfrågor inom landstinget renodlas. Kulturnämnden föreslås överta rollen som arkivmyndighet samt ansvaret för landstingsarkivet och biblioteket i landstingshuset från landstingsstyrelsen. Kulturnämnden föreslås även ansvara för landstingets medverkan i kultursamverkansmodellen, förutsatt att regeringen beslutar att Stockholms län ska omfattas av modellen.
TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (8) Landstingsstyrelsen Bakgrund Landstingsstyrelsen beslutade den 31 januari 2017 att ge landstingsdirektören en rad uppdrag för att säkerställa effektiv ledning, styrning och uppföljning inom Stockholms läns landsting, LS 2017-0180. Uppdragen innefattar bl.a. att genomföra en översyn av arbetsuppgifter och dimensionering av centrala förvaltningar inom landstinget. Målet är en minskad administrativ överbyggnad och sänkta kostnader för byråkrati. Ett annat uppdrag är att genomföra en översyn av landstingsstyrelsens förvaltning för att renodla dess koncernledningsuppdrag. Utgångspunkten ska vara att operativ verksamhet inom landstingsstyrelsens förvaltning undviks. Landstingsarkivet och rollen som arkivmyndighet i landstinget Enligt 8 arkivlagen (1990:782) är landstingsstyrelsen arkivmyndighet i landstinget om inte landstingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet. Enligt 18 reglemente för landstingsstyrelse och nämnder åligger det landstingsstyrelsen att fullgöra de uppgifter som ankommer på styrelsen enligt arkivlagen och enligt de bestämmelser som fullmäktige utfärdar. Landstingsfullmäktige fastställde den 11 maj 2010 dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting, LS 0806-0638. Av 3 framgår att landstingsstyrelsen är landstingets arkivmyndighet. Av 4 framgår att det för vård och tillhandahållande av arkivmyndighetens och till denna överlämnade arkiv finns ett landstingsarkiv. Landstingsarkivet ligger under landstingsstyrelsen och är organisatoriskt en del av landstingsstyrelsens förvaltning. I landstingsarkivets uppdrag ingår enligt dokument- och arkivreglementet att styra, stödja och följa upp dokumenthantering och arkivvård samt ansvara för tillsynen av detta hos landstingets myndigheter. Landstingsarkivet långtidslagrar, vårdar och tillhandahåller den information som ska bevaras inom landstinget. I verksamheten hanteras journalhandlingar, förvaring av biologiska prover, beställningar av journalhandlingar, journalförstöring och omhändertagande av patientjournaler enligt beslut från Inspektionen för vård och omsorg. Arkivet handhar också utlämnande av allmänna handlingar. Landstingsarkivet har 46 anställda varav 41 tillsvidareanställda. Budgetomslutningen är drygt 54 miljoner kronor. Landstingsfullmäktige gav i samband med beslut om SLL Mål och budget 2017 den 14 15 juni 2016 landstingsstyrelsen i uppdrag att förtydliga
TJÄNSTEUTLÅTANDE 4 (8) Landstingsstyrelsen landstingsarkivets uppdrag, styrning och arbetssätt samt att se över den organisatoriska placeringen, LS 2016-0257. Biblioteket i landstingshuset Biblioteket har i uppdrag att ge biblioteksservice till anställda och politiskt förtroendevalda inom landstinget. Biblioteket ligger under landstingsstyrelsens ansvar och är organisatoriskt en del av landstingsstyrelsens förvaltning. Inriktningen för bibliotekets bestånd ligger på landstingets ansvarsområden inom bl.a. sjukvård. Förutom facklitteratur finns dagstidningar, lokalpress, tidskrifter, ljudböcker och skönlitteratur. I biblioteket finns även statliga utredningar, riksdagstryck, statistik, landstingets egna rapporter och utredningar samt publikationer från Sveriges Kommuner och Landsting. Biblioteket har två anställda på två heltidstjänster. Budgeten omfattar drygt 1,6 miljoner kronor. Kultursamverkansmodellen Kulturdepartementet har i en promemoria (Ds 2017:8) föreslagit att statens stöd till regional kultur från 2019 uteslutande ska regleras i förordningen (2010:2012) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet. Den praktiska innebörden av förslaget är att Stockholms län kommer att omfattas av den s.k. kultursamverkansmodellen fr.o.m. 2019. Promemorian remissbehandlades under första halvåret 2017. Landstingsstyrelsen yttrade sig över promemorian den 20 juni 2017, LS 2017-0510. Kultursamverkansmodellen innebär i allt väsentligt två tillkommande ansvarsområden för landstinget: fördelning av statliga medel till regional kulturverksamhet och framtagandet av en regional kulturplan. Kultursamverkansmodellen innebär att landstingen får fördela vissa statliga medel till regional och lokal kulturverksamhet, såväl till institutioner som till aktörer inom det fria kulturlivet. Kultursamverkansmodellen infördes 2011 och sedan 2013 är alla län utom Stockholms län med i modellen. Tidigare beslutade regeringen vilka regionala kulturinstitutioner eller kulturverksamheter som fick möjlighet att ansöka om statligt stöd från Statens kulturråd. I modellen ingår även delar av statliga medel till regional och lokal kulturverksamhet som Riksarkivet, Nämnden för hemslöjdsfrågor, Riksteatern och Stiftelsen Svenska Filminstitutet tidigare ansvarade för.
TJÄNSTEUTLÅTANDE 5 (8) Landstingsstyrelsen En förutsättning för att ett landsting ska få fördela statsbidrag inom kultursamverkansmodellen är att det har upprättat en regional kulturplan. Med en regional kulturplan avses en beskrivning av de prioriteringar som landstinget vill göra i fråga om regional kulturverksamhet som avses få statligt stöd. Kulturplanen ska även beskriva prioriteringarnas förhållande till de nationella kulturpolitiska målen, samt uppgifter om planerad statlig, kommunal och annan finansiering av verksamheterna. Planen ska avse tre år, om det inte finns särskilda skäl för annat. Den ska tas fram i samverkan med länets kommuner och efter samråd med länets professionella kulturliv och det civila samhället. Med kulturplanen som grund beslutar Statens kulturråd om det statsbidrag som landstinget ska fördela. Av dagens totalt ca 90 miljoner kronor i statliga medel till regionala och kommunala kulturinstitutioner i Stockholms län går ca 52 miljoner kronor till Stockholms stadsteater. Länskulturfunktionerna erhåller ca 14 miljoner kronor i statlig medfinansiering. Nivån av statlig medfinansiering av länskulturfunktionerna påverkas inte direkt av om Stockholms län är med i samverkansmodellen eller ej. Dessutom delfinansieras Cirkus Cirkör, Folkoperan, Föreningsarkiven, Oktoberteatern och Stockholms stadsmuseum med statliga medel. Modellen innebär inte i sig ökade krav på landstingens ekonomiska stöd till kulturverksamhet. Remiss Landstingsdirektören remitterade den 11 oktober 2017 en promemoria med förslag om utökat ansvar för kulturnämnden till nämnden för yttrande. I remissen låg att landstingsdirektören ville ha nämndens synpunkter på promemorians förslag till förändrad ansvarsfördelning för landstingets kulturfrågor, dvs. att: Kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret som landstingets arkivmyndighet enligt arkivlagen. Kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret för landstingsarkivet. Kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret för biblioteket i landstingshuset. Kulturnämnden ska ansvara för landstingets medverkan i kultursamverkansmodellen, förutsatt att regeringen beslutar att Stockholms län ska omfattas av modellen från 2019.
TJÄNSTEUTLÅTANDE 6 (8) Landstingsstyrelsen Överväganden Landstinget bedriver i dagsläget en mängd verksamheter som kan betecknas som kultur, men som inte sorterar under kulturnämnden. Som ett led i genomförandet av uppdraget om ett effektivare landsting föreslår förvaltningen att ansvarsfördelningen för kulturfrågor inom landstinget renodlas. Då landstingsarkivet ansvarar för bevarande av landstingets kulturarv ligger verksamheten lämpligen under kulturnämndens ansvar. Landstingsarkivet kommer med den föreslagna organisationsförändringen att utgöra en betydande del av kulturnämndens verksamhet och dess medarbetare får därigenom en mer naturlig organisatorisk tillhörighet. Kulturnämnden föreslås även överta landstingsstyrelsens roll som landstingets arkivmyndighet. Förslaget innefattar övertagande av informationsägarskapet för den information som överlämnats till arkivmyndigheten under den tid landstingsstyrelsen varit arkivmyndighet. Liksom landstingsarkivet kan även biblioteket ses som en kulturverksamhet och det föreslås därför ligga under kulturnämndens ansvar. Såväl landstingsarkivet som biblioteket ska fortsatt bedriva sin verksamhet i befintliga och för dem ändamålsenliga lokaler. Förvaltningen föreslår som en följd av att kulturnämnden övertar landstingsstyrelsens ansvar som landstingets arkivmyndighet att reglemente för landstingsstyrelse och nämnder, landstingets dokumentoch arkivreglemente, samt landstingsstyrelsens delegationsordning ändras från den 1 april 2018 i enlighet med landstingsdirektörens bilagda förslag. Då det är snart åtta år sedan dokument- och arkivreglementet antogs föreslås kulturnämnden även ges i uppdrag att under 2018 genomföra en samlad översyn av reglementet. Förvaltningen föreslår vidare att landstingsstyrelsen, landstingsdirektören och kulturnämnden ges i uppdrag att fatta erforderliga beslut och vidta nödvändiga åtgärder i samband med överföring av verksamhet och ansvarsområden till kulturnämnden. Kulturnämnden förutsätts bland annat komplettera sin delegationsordning. De två tillkommande ansvarsområden som kultursamverkansmodellen skulle innebära för landstinget, dvs. fördelning av statliga medel till regional kulturverksamhet och framtagandet av en regional kulturplan, föreslås hanteras av kulturnämnden. Bidragsgivningen bedöms i sig inte medföra betydande merarbete för kulturnämnden, medan däremot
TJÄNSTEUTLÅTANDE 7 (8) Landstingsstyrelsen uppföljning och redovisning av bidragshanteringen kommer att innebära nya administrativa uppgifter. Framtagande och uppföljning av den regionala kulturplanen kommer att kräva en betydande arbetsinsats av kulturnämnden, men bedöms kunna finansieras inom nämndens av landstingsfullmäktige fastställda budgetramar. Kulturplanen ska tas fram i nära samråd med länets kommuner och kulturaktörer samt föreningslivet, och dessutom följas upp årligen. I Stockholms län finns och verkar omkring 75 procent av landets fria kulturliv, därutöver finns en stor mängd kulturinstitutioner. Detta medför utmaningar som inget annat landsting står inför. Landstingsfullmäktige föreslås besluta om kulturplanen på förslag från kulturnämnden. Inom ramen för framtagandet av en ny regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen utarbetar kulturnämnden för närvarande en regional kulturstrategi. Strategin beräknas antas av landstingsfullmäktige under första halvåret 2018. Vid länets eventuella medverkan i kultursamverkansmodellen kommer kulturstrategin att utgöra ett viktigt underlag i arbetet med att ta fram en regional kulturplan. Kulturplanerna ska vara tämligen konkreta dokument och en regional kulturplan för Stockholms län skulle således konkretisera den regionala kulturstrategin. Skulle Stockholms län komma att ingå i kultursamverkansmodellen kommer landstinget att ansvara för fördelning av statliga kulturmedel till stadsarkivet och därmed även kontakter med Riksarkivet. Det är därför angeläget att landstingsarkivets medarbetares kompetens och upparbetade kontaktvägar tas till vara i kommande processer. Kulturnämnden yttrade sig den 25 oktober 2017 över landstingsdirektörens remiss om utökat ansvar för nämnden. Kulturnämnden tillstyrker landstingsdirektörens förslag. Skulle regeringen besluta i enlighet med förslaget i Kulturdepartementets promemoria (Ds 2017:8) ser nämnden det som naturligt att kulturnämnden ansvarar för landstingets medverkan i kultursamverkansmodellen. Regeringen konstaterar i budgetpropositionen för 2018 (prop. 2017/18:1, Utgiftsområde 17, sid 74 76) att remissbehandlingen av Kulturdepartementets promemoria (Ds 2017:8) visat att samtliga kommuner i Stockholms län utom en stödjer förslaget om att Stockholms län ska ingå i kultursamverkansmodellen. Även flertalet övriga
TJÄNSTEUTLÅTANDE 8 (8) Landstingsstyrelsen remissinstanser är positiva till förslaget. Regeringen aviserar att den avser att återkomma i frågan om länets medverkan i modellen inför 2019. Mot bakgrund av regeringens klargörande i budgetpropositionen samt det faktum att Stockholms län är det enda län som inte ingår i kultursamverkansmodellen bedömer förvaltningen det som sannolikt att regeringen avser besluta att Stockholms län ska omfattas av modellen från 2019. Förvaltningen menar därför att det är lämpligt att fullmäktige i detta ärende om kulturnämndens utökade ansvar beslutar att nämnden ska ansvara för landstingets eventuella medverkan i modellen. Ekonomiska konsekvenser Beslutet medför att landstingsstyrelsens verksamhetsanslag för landstingsarkivet och biblioteket i landstingshuset överförs till kulturnämnden från den 1 april 2018. Kulturnämndens ansvar för landstingets eventuella medverkan i kultursamverkansmodellen ska finansieras inom nämndens av fullmäktige fastställda budgetramar. Malin Frenning Landstingsdirektör Carl Rydingstam Chef ledningsstaben Beslutsexpediering: Akt Kulturnämnden Landstingsarkivet Landstingsdirektörens stab Godkänd av Malin Frenning, 2017-12-04
Landstingsstyrelsens förvaltning ÄNDRINGSBILAGA 2017-11-08 1 (4) Diarienummer Förslag till ändring av reglemente för landstingsstyrelse och nämnder Läsanvisning avseende ändringar: Ändringar i paragraftexten har markerats i kursiv stil i nuvarande lydelse och i föreslagen lydelse. REGLEMENTE FÖR LANDSTINGSSTYRELSE OCH NÄMNDER Nuvarande lydelse Fastställt av fullmäktige den 16 och 17 december 2014, 176, LS 1410-1211 och ändrat den 14 juni 2017, 134 LS 2017-0785 Föreslagen lydelse Fastställt av fullmäktige den 16 och 17 december 2014, 176, LS 1410-1211, ändrad den 14 juni 2017, 134 LS 2017-0785 och ändrat den [ ], [ ], Uppgifter och ansvarsområden Landstingsstyrelsen Övriga uppgifter Nuvarande lydelse 18 Det åligger styrelsen vidare 1. att fullgöra de uppgifter som ankommer på styrelsen enligt arkivlagen (1990:782) och enligt de bestämmelser fullmäktige utfärdar, 2. att förhandla i frågor som rör uppgiftsfördelningen mellan landstinget, staten och kommunerna eller som kräver övergripande bedömningar eller ett samlat uppträdande från landstinget, 3. att ansvara för landstingets offentliga skolväsende enligt skollagen (2010:800) och till Föreslagen lydelse 18 Det åligger styrelsen vidare Texten i punkt 1 utgår. Nuvarande punkt 2-14 betecknas punkt 1 13. 1. att förhandla i frågor som rör uppgiftsfördelningen mellan landstinget, staten och kommunerna eller som kräver övergripande bedömningar eller ett samlat uppträdande från landstinget, 2. att ansvara för landstingets offentliga skolväsende enligt skollagen (2010:800) och till
2 (4) ÄNDRINGSBILAGA 2017-11-08 Diarienummer denna hörande författningar, 4. att ansvara för samordnad upphandling enligt gällande upphandlingspolicy och ta emot uppdrag om upphandling från andra nämnder och styrelser, 5. att besluta om undantag från deltagande i samordnad upphandling om sär-skilda skäl föreligger enligt upphandlingspolicyn, 6. att ansvara för frågor om forskning och utbildning inom hälso- och sjuk-vård, 7. att ansvara för landstingets samordnade IT-verksamhet och övergripande frågor om informationssäkerhet, 8. att ansvara för integrationsfrågor i hela landstinget 9. att ansvara för landstingets övergripande internationella kontakter och samverkansavtal, 10. att ansvara för Stockholms medicinska biobank 11. att ansvara för strategiska innovationsfrågor, 12. att ansvara för strategiska frågor om miljö och energi samt för upprättande av, information om samt uppföljning av miljöprogram, 13. att ansvara för denna hörande författningar, 3. att ansvara för samordnad upphandling enligt gällande upphandlingspolicy och ta emot uppdrag om upphandling från andra nämnder och styrelser, 4. att besluta om undantag från deltagande i samordnad upphandling om sär-skilda skäl föreligger enligt upphandlingspolicyn, 5. att ansvara för frågor om forskning och utbildning inom hälso- och sjuk-vård, 6. att ansvara för landstingets samordnade IT-verksamhet och övergripande frågor om informationssäkerhet, 7. att ansvara för integrationsfrågor i hela landstinget 8. att ansvara för landstingets övergripande internationella kontakter och samverkansavtal, 9. att ansvara för Stockholms medicinska biobank 10. att ansvara för strategiska innovationsfrågor, 11. att ansvara för strategiska frågor om miljö och energi samt för upprättande av, information om samt uppföljning av miljöprogram, 12. att ansvara för
3 (4) ÄNDRINGSBILAGA 2017-11-08 Diarienummer rikssjukvårdsfrågor, 14. att besluta i övriga frågor som fullmäktige uppdrar åt styrelsen. rikssjukvårdsfrågor, 13. att besluta i övriga frågor som fullmäktige uppdrar åt styrelsen. Kulturnämnden Nuvarande lydelse 61 Kulturnämnden leder landstingets verksamhet inom kulturområdet. Det åligger nämnden 1. att främja geografisk och social spridning av kulturen inom landstingsområdet, stödja enskildas och gruppers kulturskapande samt verka för kvalitet och mångfald inom kulturområdet, 2. att vid planeringen och utvecklingen av nämndens verksamhet samverka med kommunerna folkrörelserna, studieförbunden, andra kulturorganisationer samt enskilda kulturutövare, 3. att ekonomiskt stödja sådan kulturverksamhet som är av regionalt intresse, 4. att främja kulturverksamheten inom landstingets institutioner. Ny punkt Föreslagen lydelse 61 Kulturnämnden leder landstingets verksamhet inom kulturområdet. Det åligger nämnden 1. att främja geografisk och social spridning av kulturen inom landstingsområdet, stödja enskildas och gruppers kulturskapande samt verka för kvalitet och mångfald inom kulturområdet, 2. att vid planeringen och utvecklingen av nämndens verksamhet samverka med kommunerna folkrörelserna, studieförbunden, andra kulturorganisationer samt enskilda kulturutövare, 3. att ekonomiskt stödja sådan kulturverksamhet som är av regionalt intresse, 4. att främja kulturverksamheten inom landstingets institutioner. 5. att fullgöra de uppgifter som ankommer på nämnden som landstingets arkivmyndighet enligt arkivlagen (1990:782) och enligt de bestämmelser
4 (4) ÄNDRINGSBILAGA 2017-11-08 Diarienummer som fullmäktige utfärdar Kulturnämnden beslutar om bidrag till folkrörelsernas och studieförbundens distriktsorganisationer enligt de regler som nämnden fastställer. Kulturnämnden har tillsyn över landstingets konstbestånd. Kulturnämnden ger landstingets övriga nämnder anvisningar om åtgärder för vård och underhåll av konstbeståndet. Kulturnämnden ansvarar enbart för anvisningar för inventeringen av landstingets konst. Kulturnämnden beslutar om bidrag till folkrörelsernas och studieförbundens distriktsorganisationer enligt de regler som nämnden fastställer. Kulturnämnden har tillsyn över landstingets konstbestånd. Kulturnämnden ger landstingets övriga nämnder anvisningar om åtgärder för vård och underhåll av konstbeståndet. Kulturnämnden ansvarar enbart för anvisningar för inventeringen av landstingets konst.
Landstingsstyrelsens förvaltning ÄNDRINGSBILAGA 2017-11-08 1 (1) Diarienummer Förslag till ändring av dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Läsanvisning avseende ändringar: Ändringar i paragraftexten har markerats i kursiv stil i nuvarande lydelse och i föreslagen lydelse. Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse Fastställt av landstingsfullmäktige den 11 maj 2010, 99, LS 0806- Fastställt av landstingsfullmäktige den 11 maj 2010, 99, LS 0806-0638 0638 och ändrat den [ ], [ ], LS 2017-1140 Nuvarande lydelse Arkivmyndighet 3 Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet för Stockholms läns landsting. Arkivmyndigheten får delegera befogenheter som arkivmyndighet till chefen för landstingsarkivet. Arkivmyndigheten har ansvar för tillsynen över diarieföringen, dokumenthanteringen, arkivvården och därtill relaterade frågor om offentlighet och sekretess inom landstinget, vari ingår inspektion av dessa områden. Arkivmyndigheten skall utfärda råd och föreskrifter i dokumenthanteringsfrågor, arkivvårdsfrågor och därtill relaterade områden rörande offentlighet och sekretess. Föreslagen lydelse Arkivmyndighet 3 Kulturnämnden är arkivmyndighet för Stockholms läns landsting. Arkivmyndigheten får delegera befogenheter som arkivmyndighet till chefen för landstingsarkivet. Arkivmyndigheten har ansvar för tillsynen över diarieföringen, dokumenthanteringen, arkivvården och därtill relaterade frågor om offentlighet och sekretess inom landstinget, vari ingår inspektion av dessa områden. Arkivmyndigheten skall utfärda råd och föreskrifter i dokumenthanteringsfrågor, arkivvårdsfrågor och därtill relaterade områden rörande offentlighet och sekretess.
Landstingsstyrelsens förvaltning ÄNDRINGSBILAGA 2017-11-08 1 (2) Diarienummer Förslag till ändring av delegationsordning för landstingsstyrelsen Läsanvisning avseende ändringar: Ändringar i paragraftexten har markerats i kursiv stil i nuvarande lydelse och i föreslagen lydelsen. Nuvarande lydelse Fastställd den 3 februari 2015 12, LS 1411-1394 och ändrad den 14 juni 2017, 134 LS 2017-0785 Föreslagen lydelse Fastställd den 3 februari 2015 12, LS 1411-1394, ändrad den 14 juni 2017, 134 LS 2017-0785 och ändrad den [ ], [ ], LS 2017-1140 Nuvarande lydelse Landstingsarkivet Föreslagen lydelse Rubrik och brödtext utgår Avdelningschefen för Landstingsarkivet/landstingsarkivarien och enhetschefen för Tillsyn och utredning vid Landstingsarkivet agerar i arkivmyndighetens ställe och har var för sig rätt att fatta beslut på landstingsstyrelsens vägnar i följande ärenden. Besluta i samrådsärenden rörande dokumenthantering, registrering av allmänna handlingar, arkivvård och därtill relaterade frågor om offentlighet och sekretess. Anmäls Förelägga myndigheter tidsbestämda åtgärder i samband med inspektioner rörande dokumenthantering, registrering av allmänna handlingar, arkivvård och därtill relaterade frågor om offentlighet och sekretess. Anmäls
2 (2) ÄNDRINGSBILAGA 2017-11-08 Diarienummer Utfärda styrande dokument för Stockholms läns landsting rörande dokumenthantering, registrering av allmänna handlingar, arkivvård och därtill relaterade frågor om offentlighet och sekretess. Anmäls
Landstingsstyrelsens förvaltning REMISSUNDERLAG 2017-10-11 Utökat ansvar för kulturnämnden Remissunderlag
2 (6) REMISSUNDERLAG 2017-10-11 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och rekommendation...3 2. Landstingsarkivet...3 3. Biblioteket i landstingshuset... 4 4. Kultursamverkansmodellen... 4
3 (6) REMISSUNDERLAG 2017-10-11 1. Sammanfattning och rekommendation Landstingsstyrelsen beslutade den 31 januari 2017 att ge landstingsdirektören en rad uppdrag för att säkerställa effektiv ledning, styrning och uppföljning inom Stockholms läns landsting, LS 2017-0180. Uppdragen innefattar bl.a. att genomföra en översyn av arbetsuppgifter och dimensionering av centrala förvaltningar inom landstinget. Målet är en minskad administrativ överbyggnad och sänkta kostnader för byråkrati. Ett annat uppdrag är att genomföra en översyn av landstingsstyrelsens förvaltning för att renodla dess koncernledningsuppdrag. Utgångspunkten ska vara att operativ verksamhet inom landstingsstyrelsens förvaltning undviks. Landstinget bedriver i dagsläget en mängd verksamhet som kan betecknas som kultur, men som inte sorterar under kulturnämnden. Som ett led i genomförandet av uppdraget om ett effektivare landsting bör ansvarsfördelningen för kulturfrågor inom landstinget renodlas. Landstingsfullmäktige föreslås besluta följande: Kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret som landstingets arkivmyndighet enligt arkivlagen. Kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret för landstingsarkivet. Kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret för biblioteket i landstingshuset. Kulturnämnden ska ansvara för landstingets medverkan i kultursamverkansmodellen, förutsatt att regeringen beslutar att Stockholms län ska omfattas av modellen från 2019. Den förändrade ansvarsfördelningen föreslås träda ikraft senast den 1 januari 2019. 2. Landstingsarkivet I landstingsarkivets uppdrag ingår att ansvara för tillsyn av arkivdokumenthantering hos landstingets verksamheter. Landstingsarkivet långtidslagrar, vårdar och tillhandahåller den information som ska bevaras inom landstinget. I verksamheten hanteras journalhandlingar, förvaring av biologiska prover, beställningar av journalhandlingar, journalförstöring och omhändertagande av patientjournaler enligt beslut från Inspektionen för vård och omsorg. Arkivet handhar också utlämnande av allmänna handlingar. Landstingsarkivet har 46 anställda varav 41 tillsvidareanställda. Budgetomslutningen är knappt 33 miljoner kronor, varav personalkostnaderna utgör drygt 25,5 miljoner kronor. Då landstingsarkivet ansvarar för bevarande av landstingets kulturarv ligger verksamheten lämpligen under kulturnämndens ansvar.
4 (6) REMISSUNDERLAG 2017-10-11 Landstingsarkivet kommer med den föreslagna organisationsförändringen att utgöra en betydande del av kulturnämndens verksamhet och dess medarbetare får därigenom en mer naturlig organisatorisk tillhörighet. 3. Biblioteket i landstingshuset Biblioteket i landstingshuset har i uppdrag att ge biblioteksservice till anställda och politiskt förtroendevalda inom landstinget. Inriktningen för bibliotekets bestånd ligger på landstingets ansvarsområden inom bl.a. sjukvård. Förutom facklitteratur finns dagstidningar, lokalpress, tidskrifter, ljudböcker och skönlitteratur. I biblioteket finns även statliga utredningar, riksdagstryck, statistik, landstingets egna rapporter och utredningar samt publikationer från Sveriges Kommuner och Landsting. Biblioteket har två anställda på två heltidstjänster. Budgeten omfattar drygt 1,9 miljoner kronor, varav personalkostnader utgör knappt 1,3 miljoner kronor. Liksom landstingsarkivet bör biblioteket huvudsakligen ses som en kulturverksamhet och det bör därför ligga under kulturnämndens ansvar. 4. Kultursamverkansmodellen Kulturdepartementet har i en promemoria föreslagit att statens stöd till regional kultur från 2019 uteslutande ska regleras i förordningen (2010:2012) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet. Den praktiska innebörden av förslaget är att Stockholms län kommer att omfattas av den s.k. kultursamverkansmodellen fr.o.m. 2019. Promemorian remissbehandlades under första halvåret 2017 och regeringens beslut i frågan kan väntas under andra halvåret 2017. Landstingsstyrelsen yttrade sig över promemorian den 20 juni 2017, LS 2017-0510. Kultursamverkansmodellen innebär att landstingen får fördela vissa statliga medel till regional och lokal kulturverksamhet, såväl till institutioner som till aktörer inom det fria kulturlivet. Kultursamverkansmodellen infördes 2011 och sedan 2013 är alla län utom Stockholms län med i modellen. Tidigare beslutade regeringen vilka regionala kulturinstitutioner eller kulturverksamheter som fick möjlighet att ansöka om statligt stöd från Statens kulturråd. I modellen ingår även delar av statliga medel till regional och lokal kulturverksamhet som Riksarkivet, Nämnden för hemslöjdsfrågor, Riksteatern och Stiftelsen Svenska Filminstitutet tidigare ansvarade för. En förutsättning för att ett landsting ska få fördela statsbidrag inom kultursamverkansmodellen är att det har upprättat en regional kulturplan. Med en regional kulturplan avses en beskrivning av de prioriteringar som landstinget vill göra i fråga om regional kulturverksamhet som avses få statligt stöd. Kulturplanen ska även beskriva prioriteringarnas förhållande
5 (6) REMISSUNDERLAG 2017-10-11 till de nationella kulturpolitiska målen, samt uppgifter om planerad statlig, kommunal och annan finansiering av verksamheterna. Planen ska avse tre år, om det inte finns särskilda skäl för annat. Den ska tas fram i samverkan med länets kommuner och efter samråd med länets professionella kulturliv och det civila samhället. Med kulturplanen som grund beslutar Statens kulturråd om det statsbidrag som landstinget ska fördela. Av dagens totalt ca 90 miljoner kronor i statliga medel till regionala och kommunala kulturinstitutioner i Stockholms län går ca 52 miljoner kronor till Stockholms stadsteater. Länskulturfunktionerna erhåller ca 14 miljoner kronor i statlig medfinansiering. Nivån av statlig medfinansiering av länskulturfunktionerna påverkas inte direkt av om Stockholms län är med i samverkansmodellen eller ej. Dessutom delfinansieras Cirkus Cirkör, Folkoperan, Föreningsarkiven, Oktoberteatern och Stockholms stadsmuseum med statliga medel. Modellen innebär inte i sig ökade krav på landstingens ekonomiska stöd till kulturverksamhet. Kultursamverkansmodellen innebär i allt väsentligt två tillkommande ansvarsområden för landstinget, uppgifter som lämpligen läggs på kulturnämnden: fördelning av statliga medel till regional kulturverksamhet och framtagandet av en regional kulturplan. Bidragsgivningen bedöms inte medföra betydande merarbete för kulturnämnden, medan däremot uppföljning och redovisning av bidragshanteringen kommer att innebära nya administrativa uppgifter. Framtagande och uppföljning av den regionala kulturplanen kommer att kräva en betydande arbetsinsats av kulturnämnden, men bedöms kunna finansieras inom nämndens av landstingsfullmäktige fastställda budgetramar. Kulturplanen ska tas fram i nära samråd med länets kommuner och kulturaktörer samt föreningslivet, och dessutom följas upp årligen. I Stockholms län finns och verkar omkring 75 procent av landets fria kulturliv, därutöver finns en stor mängd kulturinstitutioner. Detta medför utmaningar som inget annat landsting står inför. Inom ramen för framtagandet av en ny regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen utarbetar kulturnämnden f.n. en regional kulturstrategi. Strategin beräknas antas av landstingsfullmäktige under våren 2018. Vid länets eventuella medverkan i kultursamverkansmodellen kommer kulturstrategin att utgöra ett viktigt underlag i arbetet med att ta fram en regional kulturplan. Kulturplanerna ska vara tämligen konkreta dokument och en regional kulturplan för Stockholms län skulle således konkretisera den regionala kulturstrategin. Skulle Stockholms län komma att ingå i kultursamverkansmodellen kommer landstinget att ansvara för fördelning av statliga kulturmedel till stadsarkivet och därmed även kontakter med Riksarkivet. Det är därför
6 (6) REMISSUNDERLAG 2017-10-11 angeläget att landstingsarkivets medarbetares kompetens och upparbetade kontaktvägar tas till vara i kommande processer.
Kulturnämnden PROTOKOLL 2017-10-25 77 2017/850 Remiss - Utökat ansvar för kulturnämnden, Kulturförvaltningen föreslog kulturnämnden besluta att tillstyrka landstingsdirektörens förslag enligt följande: - kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret som landstingets arkivmyndighet enligt arkivlagen, - kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret för landstingsarkivet - kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret för biblioteket i landstingshuset, att budgetjustering för ovan nämnda verksamheter görs från landstingsstyrelsens förvaltning till kulturnämndens förvaltning, att tillstyrka att kulturnämnden ansvarar för landstingets medverkan i kultursamverkansmodellen, förutsatt att regeringen så beslutar. Kulturnämnden beslutade enligt förvaltningens förslag. Sign.
Förvaltningschefen TJÄNSTEUTLÅTANDE 20171011 Diarienummer: KN 2017/850 Yttrande över remissunderlag Utökat ansvar för kulturnämnden Ärendebeskrivning Landstingsdirektören har överlämnat ett remissunderlag för yttrande om Utökat ansvar för kulturnämnden. Förslaget är ett led i genomförandet av uppdraget om ett effektivare landsting som bl a innefattar att göra en översyn av arbetsuppgifter och dimensionering av centrala förvaltningar inom landstinget samt syftar till att renodla landstingsstyrelsens koncernledningsuppdrag. Utgångspunkten är att operativ verksamhet inom landstingsstyrelsens förvaltning undviks. Idag bedrivs inom olika landstingsförvaltningar verksamhet med nära koppling till kulturnämndens övergripande kulturpolitiska ansvar. Dit kan bl a landstingsarkivet och landstingsbiblioteket räknas. Förslaget är att dessa inordnas inom kulturnämnden. Ytterligare ett förslag i remissunderlaget är att kulturnämnden ska ansvara för landstingets medverkan i den så kallade kultursamverkansmodellen förutsatt att regeringen så beslutar. Den förändrade ansvarsfördelningen föreslås träda ikraft senast den 1 januari 2019. Beslutsunderlag Remissunderlag om utökat ansvar för kulturnämnden,. Remissunderlaget redovisar inledningsvis landstingsstyrelsens beslut att ge landstingsdirektören en rad uppdrag för att säkerställa effektiv ledning, styrning och uppföljning inom Stockholms läns landsting, LS 2017-0180. Uppdraget, som numera går under namnet ett effektivare landsting, bland annat innefattar att göra en översyn av arbetsuppgifter och dimensionering av centrala förvaltningar inom landstinget samt syftar till att renodla landstingsstyrelsens koncernledningsuppdrag. Utgångspunkten är att operativ verksamhet inom landstingsstyrelsens förvaltning undviks. Landstingsarkivets uppdrag är både att ansvara för tillsyn av arkivdokumenthantering hos landstingets verksamheter samt att långtidslagra, vårda och tillhandahålla den information som ska bevaras inom landstinget. Arkivet Bilagor:
2 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE 20171011 Diarienummer: KUN 2017/850 handhar även utlämnande av allmänna handlingar. Landstingsarkivet har 46 anställda varav 41 tillsvidareanställda. Budgetomslutningen är knappt 33 miljoner kronor, varav personalkostnaderna utgör drygt 25,5 miljoner kronor. Remissunderlaget anför att bevarande av landstingets kulturarv lämpligen borde sortera under kulturnämndens ansvar och att den föreslagna organisationsförändringen skapar en mer naturlig organisatorisk tillhörighet. Vidare ger underlaget en presentation av landstingsbiblioteket och dess uppdrag att ge biblioteksservice till anställda och politiskt förtroendevalda inom landstinget. Inriktningen för bibliotekets bestånd ligger på landstingets ansvarsområden inom bl.a. sjukvård men innehåller även dagstidningar, lokalpress, tidskrifter, ljudböcker och skönlitteratur samt statliga utredningar, riksdagstryck, statistik, landstingets egna rapporter. Biblioteket har två anställda på två heltidstjänster. Budgeten omfattar drygt 1,9 miljoner kronor, varav personalkostnader utgör knappt 1,3 miljoner kronor. Remissunderlaget anför att biblioteket i huvudsak är en kulturverksamhet och därför borde ligga under kulturnämndens ansvar. Slutligen pekar underlaget på att ett eventuellt införande av den så kallade kultursamverkansmodellen i länet innebär att det är kulturnämnden som ska ansvara för landstingets medverkan i modellen. Förslaget förutsätter dock att regeringen beslutar att Stockholms län ska omfattas av modellen från 2019. Förslag till beslut Kulturförvaltningen föreslår kulturnämnden besluta att tillstyrka landstingsdirektörens förslag enligt följande: - kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret som landstingets arkivmyndighet enligt arkivlagen, - kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret för landstingsarkivet - kulturnämnden övertar från landstingsstyrelsen ansvaret för biblioteket i landstingshuset, att budgetjustering för ovan nämnda verksamheter görs från landstingsstyrelsens förvaltning till kulturnämndens förvaltning, att tillstyrka att kulturnämnden ansvarar för landstingets medverkan i kultursamverkansmodellen, förutsatt att regeringen så beslutar.
3 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE 20171011 Diarienummer: KUN 2017/850 Förvaltningens motivering Sammanfattning Förvaltningen tillstyrker landstingsdirektörens förslag och menar att det finns tydliga fördelar med att samla landstingets olika kulturverksamheter i en och samma organisation. Fördelarna kan sammanfattas som att kulturnämndens verksamhet integreras än mer i andra av landstingets verksamheter och att nämndens uppdrag ges en vidare omfattning och vidgas från att ha haft ett övervägande externt fokus, till att med förslaget nu också omfamna ett tydligare landstingsinternt sådant. Det kulturarv och det minne som landstingsarkivet är bärare utgör också en grund till det Stockholms läns landsting kommer att vara i framtiden. Slutligen är det även angeläget att landstinget som en betydande kulturpolitisk aktör agerar mer koordinerat i frågor med bäring på kulturområdet. Utmaningarna som förvaltningen ser framför sig är av mer organisatorisk art och handlar om att säkerställa att samtliga verksamhetsområden ges plats och synlighet, givet dess olika förutsättningar. Rollen som landstingets arkivmyndighet enligt arkivlagen innebär nya roller för både förtroendevalda och tjänstemän. Vidare handlar utmaningarna om att balansera de olika inriktningarna som verksamheten nu får det landstingsspecifika, med det externa främjandeoch det strategiskt samordnande uppdraget. Förvaltningen bedömer att biblioteksverksamheten i landstingshuset kan fortsätta att utvecklas positivt med kulturnämnden som huvudman. Sist tar förvaltningen för givet att både landstingsarkiv och landstingsbibliotek fortsatt är lokaliserade i de för verksamheterna anpassade lokaler man nu befinner sig i. Bakgrund Bakgrunden till remissunderlaget är som redan nämnts uppdraget om ett effektivare landsting. Som promemorian konstaterar bedrivs idag inom olika landstingsförvaltningar verksamhet med nära koppling till kulturnämndens övergripande kulturpolitiska ansvar dit både landstingsarkivet och landstingsbiblioteket kan räknas. Den statliga kulturpolitiken omfattar som en av dess främsta myndigheter Riksarkivet och biblioteksfrågor sorterar delvis under Statens kulturråd, om än sedan en tid tillbaka även under Kungliga Biblioteket. Ytterligare ett förslag i remissunderlaget är att kulturnämnden ska ansvara för landstingets medverkan i den så kallade kultursamverkansmodellen förutsatt att regeringen så beslutar. Här vill förvaltningen anföra att regeringen i sin budgetproposition för 2018 aviserat att den avser återkomma om Stockholms län
4 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE 20171011 Diarienummer: KUN 2017/850 eventuella medverkan i modellen. Förvaltningen tolkar detta som att frågan skjutits på framtiden och att tidplanen därmed är oklar. Skulle regeringen däremot återkomma i frågan och i enlighet med förslaget i den remitterade departementsskrivelsen ser förvaltningen det som naturligt att kulturnämnden ansvarar för landstingets medverkan i kultursamverkansmodellen. Överväganden Kulturbegreppet är mångtydigt. Det används för att beskriva normer och värderingar som präglar ett samhälle, men används också som samlingsnamn för konstens olika uttryck. Stockholms läns landsting är som offentlig aktör en betydande kulturbärare. Hur landstinget organiserat sig, de uppdrag som givits hälso- och sjukvården eller kollektivtrafiken över tid och hur dessa utförts är en spegel av ett rådande samhällskontrakt och definierar landstingets minne. Det konstbestånd som landstinget förvaltar liksom nu pågående gestaltningsarbeten är årsringar i offentliga miljöer som även de är speglar av en tid. Kulturbegreppets mångtydighets stödjer remissunderlaget förslag som kan komma att ge en spännande dynamik till landstingets samlade ansvar för kulturfrågor. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Kulturförvaltningen förutsätter att de landstingsanslag som idag finansierar ovan beskrivna verksamheter tillförs nämnden genom en budgetjustering. Miljökonsekvenser av beslutet I enlighet med landstingets Miljöpolitiska program 2012-2016 har hänsyn till miljön beaktats och slutsatsen är att det inte är relevant med en miljökonsekvensbedömning i detta ärende.