Beslut om avtal och reglemente för den nya gemensamma överförmyndarnämnden 19 KS

Beslut om avtal och reglemente för den nya gemensamma överförmyndarnämnden 19 KS 2018.011 4

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2018-03-19 63 Beslut om avtal och reglemente för den nya gemensamma överförmyndarnämnden (KS 2018.011) Beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta avtalet och reglementet för den gemensamma överförmyndarnämnden. Ärendebeskrivning Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har sedan 1 januari 2011 en gemensam överförmyndarnämnd. Inom samverkan i Sollentuna finns en gemensam överförmyndarnämnd och överförmyndaravdelning. Kommunfullmäktige i Vallentuna har 2017-05-08, 53, beslutat ansöka om att Vallentuna kommun får ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner. Förslag till avtal och reglemente har tagits fram gemensamt av Sollentuna, Sigtuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner. Förslaget har varit på remiss till den gemensamma överförmyndarnämnden i Sollentuna. Avtalet innebär att Vallentuna kommuns egen överförmyndarnämnd upphör. Vallentuna kommun kommer istället ha en ledamot och en ersättare som ingår i den gemensamma överförmyndarnämnden. Reglementet ska beslutas av samtliga medlemskommunen inklusive Vallentuna med hänvisning till kommunallagen 9kap 3. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta avtalet och reglementet för den gemensamma överförmyndarnämnden. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 2018-02-22 2. Remissvar från överförmyndarnämnden sollentuna Expedieras till Akten Kansliet Överförmyndarkansliet i Sollentuna Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2018-03-19 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 26

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-15 86 Beslut om avtal och reglemente för den nya gemensamma överförmyndarnämnden (KS 2018.011) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta avtalet för den gemensamma överförmyndarnämnden. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Ärendebeskrivning Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har sedan 1 januari 2011 en gemensam överförmyndarnämnd. Inom samverkan i Sollentuna finns en gemensam överförmyndarnämnd och överförmyndaravdelning. Kommunfullmäktige i Vallentuna har 2017-05-08, 53, beslutat ansöka om att Vallentuna kommun får ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner. Förslag till avtal och reglemente har tagits fram gemensamt av Sollentuna, Sigtuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner. Förslaget har varit på remiss till den gemensamma överförmyndarnämnden i Sollentuna. Avtalet innebär att Vallentuna kommuns egen överförmyndarnämnd upphör. Vallentuna kommun kommer istället ha en ledamot och en ersättare som ingår i den gemensamma överförmyndarnämnden. Reglementet ska beslutas av samtliga medlemskommunen inklusive Vallentuna med hänvisning till kommunallagen 9kap 3. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta avtalet för den gemensamma överförmyndarnämnden. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 17

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-15 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 2018-02-22 2. Remissvar från överförmyndarnämnden sollentuna Expedieras till Akten Kansliet Överförmyndarkansliet i Sollentuna Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 28

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2018-02-22 DNR KS 2018.011 JOHANNA HARLING SID 1/2 TF KANSLICHEF JOHANNA.HARLING@VALLENTUNA.SE KOMMUNFULLMÄKTIGE Tjänsteskrivelse Beslut om avtal och reglemente för den nya gemensamma överförmyndarnämnden Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att: 1.Den gemensamma överförmyndarnämnden mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner utökas med Vallentuna kommun från och med 1 januari 2019. 2.Den gemensamma nämnden ska benämnas Överförmyndarnämnden i Norrort. 3.Fullmäktige antar reglemente för den gemensamma överförmyndarnämnden i enlighet med bilaga 1. 4.Fullmäktige godkänner avtal om samverkan mellan de samverkande kommunerna i den gemensamma överförmyndarnämnden i enlighet med bilaga 2. 5.Ovanstående beslutssatser 1-4 gäller under förutsättning av att likalydande beslut fattas av fullmäktige i Upplands Väsby, Sigtuna och Vallentuna kommuner. 6.Fullmäktige godkänner att överförmyndarnämnden får avhända sig handlingar i avslutade akter som upprättats över förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap till Vallentuna kommun. Ärendet i korthet Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har sedan 1 januari 2011 en gemensam överförmyndarnämnd. Inom samverkan i Sollentuna finns en gemensam överförmyndarnämnd och överförmyndaravdelning. Kommunfullmäktige i Vallentuna har 2017-05-08, 53, beslutat ansöka om att Vallentuna kommun får ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner. Förslag till avtal och reglemente har tagits fram gemensamt av Sollentuna, Sigtuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner. Förslaget har varit på remiss till den KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KLK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 9

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2018-02-22 DNR KS 2018.011 SID 2/2 gemensamma överförmyndarnämnden i Sollentuna. Avtalet innebär att Vallentuna kommuns egen överförmyndarnämnd upphör. Vallentuna kommun kommer istället ha en ledamot och en ersättare som ingår i den gemensamma överförmyndarnämnden. Reglementet ska beslutas av samtliga medlemskommunen inklusive Vallentuna med hänvisning till kommunallagen 9kap 3. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, 2018-02-22 2. Bilaga 1 förslag på reglemente 3. Bilaga 2 - förslag på avtal Victor Kilén Kommundirektör Ska expedieras till Akten Kansliet Överförmyndarkansliet i Sollentuna 10

SAMMANTRÄDES - PROTOKOLL Överförmyndarnämnden Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner Sammanträdesdatum 2018-02-27 Sidan 1 a v 5 Plats och tid Närvarande ledamöter Sammanträdesrum Venus 201 8 klockan 08:30-09:47 Björn Karlsson (M) Sollentuna kommun, ordförande Berith Söderström (S) Upplands Väsby kommu n Gun Eriksson, (S) Sigtuna Tjänstgörande ersättare Närvarande, ej tjänstgörande ersättare Gun-Lis Roos (L) Sollentuna Lena Kanströ m (M) Upplands Väsby Övriga Pierre Karlsson, t f chef för överförmyndaravdelningen Manuel Bustos, sekreterare Utsedd att justera Berit h Söderström Justeringens plats och tid Sollentun a kommun plan 8, 27 februari 201 8 klockan 10:0 0 Paragrafer 17-18 Sekreterare Manuel Bustos Ordförande Jjörn Karlsson Justerare 1 Berith Söderström 11

Sammanträde protokoll s Överförmyndamämnden Sigtuna, Sollentun a och Upplands Väsby kommuner Sammanträdesdatum 2018-02-2 7 Sidan 5 av 5 18 Yttrande över remiss om Vallentuna kommun s ansökan om att ingå i den gemsamm a överförmyndamämnde n (Bilaga) Bakgrund Vallentuna kommun har ansökt om att ingå i den gemensamma överförmyndamämnden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner från och med 2019-01-01. Kommunstyrelsen har remitterat ansökan sam t förslag på reglemente oc h avtal till den gemensamma nämnden för yttrande. Nämnden tillstyrker Vallentuna kommuns ansökan och överlämnar ett antal synpunkter på föreslaget reglement e oc h avtal i ett yttrande (bilaga 1). I yttrandet föreslår nämnde n också ett namnbyte samt pekar på att det vid samgåendet kan uppstå kostnader so m inte nämnden budgeterat för. I ärende t föreligger avdelningen s tjänsteutlåtand e daterat 2018-02-26 Beslut 1. Vallentun a kommuns ansökan om att ingå i den gemensamma överförmyndamämnden tillstyrks. 2. Bilag a 1 till tjänsteutlåtande 2018-02-26 överlämnas till kommunstyrelsen som nämndens yttrande över remissen med följande tillägg " Nämnden anser vidare att det i reglemente t sk a framgå att nämndens ledamöter väljs för fyra år och att arvodering av ledamöter och ersättare sk a ske i enlighet med respektive kommuns arvodesregler". 3. Paragrafe n förklaras omedelbar t j usterad. Skickas till: Sollentun a kommun, kommunstyrelsen Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign. 12

Datum Ak t n r 2018-02-27 Dn r 2018/0005 ÖFN Överförmyndamämnden Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsb y kommuner BILAGA Gemensam överfbrmyndarnämnd for Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommune r Överförmyndarnämndens yttrand e Nämnden tillstyrker Vallentun a kommuns ansökan om att ingå i den gemensamma överförmyndamämnden Nämnden finner att föreslaget avta l och reglemente ä r ändamålsenliga och utgör fullgott ramverk för nämnden och förvaltningens verksamhet. Nämnden lämnar dock förslag till justering av innehållet enligt nedan. Avtalet Nämnden anser att ordförandeposten i nämnden ska vara 1 -årig ( 4). Vidare anser nämnden att paragrafen om kostnadsfördelningen ( 9) ska komplettera s med en skrivning som innebär att extraordinära händelser som drabbar e n kommun ska regleras i särskild ordning i samband med bokslut. Det kan t.ex. röra sig om att en kommun far ansvar för ett stort antal ensamkommande bam. Reglementet Nämnden önskar att reglementet förtydligas me d att det börjar gälla från och med 2019-01-01 ( 5). Vidare anser nämnden at t paragrafen om ersättares tjänstgöring ( 8) ändras så att om ersättare till en ordinarie ledamot från en kommun också är frånvarande kan ersättare från annan kommun inträda i dennes ställe. Kallelsen till nämndens sammanträde bör skickas senast fem dagar före sammanträdet ( 10). Nämnden anser vidare att det i reglementet sk a framgå att nämndens ledamöter väljs för fyra år och att arvodering av ledamöter och ersättare ska ske i enlighet med respektive kommuns arvodesregler. Nämnde n önskar en ny paragraf som medger at t revisionen från andra kommuner än Sollentuna äger rätt att möta och inhämta upplysningar från nämnden. Den gemensamma nämnden s namn När Vallentuna kommun ansluter til l den gemensamma nämnden kommer den gemensamma nämndens redan långa namn att bli ännu längre. Om samma konstruktion som används i dag skulle användas efter ett ingående skulle den nya nämnden heta "Gemensam överfbrmyndarnämnd för Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner". Ett sådant långt namn är otympligt, vilket medarbetarna inom överförmyndaravdelningen erfa r dagligen i Mottagning efter överenskommelse Postadress Besöksadres s Turebergshuse t Turebergshuse t Turebergstorg 1 191 8 6 Sollentuna Sollentun a C Telefon 08-579 217 20 Fax 08-579 215 99 13 Internet j /, www.sollentuna.se //^L-^ t E-post: överförmyndamämnde n sollentuna.s e 1 (2 )

Datum 2018-02-27 Akt nr Dnr 2018/0005 ÖFN Överförmyndamämnden Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner BILAGA sitt arbete. Nämnden föreslår därför att nämnden byter namn till något kortare, förslagsvis "Överförmyndamämnde n i Norrort". Samgåendekostnader Nämnden vill påpeka att det i samband med ett samgående kommer uppstå viss a kostnader som nämnden inte har budgeterat för. Det gäller framför allt överföringen av Vallentuna kommuns information till de n gemensamma nämndens IT-system för överförmyndarverksamheten. Vilka kostnader som detta i praktiken innebär är ännu inte känt utan kommer utredas under våren. > Mottagning efter överenskommelse Postadress Besöksadres s Turebergshuset Turebergshuse t Turebergstorg 1 191 86 Sollentuna Sollentun a C Telefon 08-579 217 20 Fax 08-579 215 99 14 Internet / / www.sollentuna.se E-post: overformyndamamnden@sollentuna.se _ 2(2)

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 Reglemente för överförmyndarnämnden i Norrort 1 Bakgrund Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har i avtal kommit överens om att från och med 1 januari 2011 inrätta en gemensam nämnd inom överförmyndarverksamheten. Detta i enlighet med 3 kap. 3 a kommunallagen (1991:900) och i övrigt i enlighet med bestämmelser i gällande speciallagar inom området. Nämnden kallades Gemensam överförmyndarnämnd i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner. Sollentuna kommun har från 2011 varit värdkommun och den gemensamma nämnden har ingått i värdkommunens organisation. 2 Inledning Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner har i avtal kommit överens om att från och med 1 januari 2019 ska i den gemensamman överförmyndarnämnden även ingå Vallentuna kommun. Nämnden kallas Gemensam överförmyndarnämnd i Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner. Sollentuna kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett av kommunerna ingånget avtal för den gemensamma nämnden. 3 Uppgifter Nämnden ansvarar för överförmyndarverksamheten i kommunerna i enlighet med vad som åvilar var och en av kommunerna enligt gällande lagstiftning inom överförmyndarverksamheten. 4 Ekonomisk förvaltning Nämnden handhar den ekonomiska förvaltningen inom sitt förvaltningsområde inom ramen för den för nämndens fastställda budget. 5 Mandatperiod Nämndens första mandatperiod börjar den 1 januari 2019 och löper därefter fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Nämndens verksamhet ska dock upphöra tidigare om uppsägning av avtalet sker före mandatperiodens utgång. C:\Program Files (x86)\formpipe Software AB\Document Converter by Formpipe\App_Data\Batch\Batch_f72156c7-05e3-4625-bac6-0fad53e24326\c4994cc1- d212-4670-bf3b-aff51c64c73d.doc 15

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 2 6 Sammanträden Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i värdkommunen om inte nämnden själv bestämmer annat. 7 Val av ledamöter och ersättare Nämnden består av fyra ledamöter och fyra ersättare. En ledamot och en ersättare väljs av var och en av de samverkande kommunerna. Av nämndens ledamöter ska en vara ordförande, en vara förste vice ordförande och en vara andre vice ordförande. Ordförandeskapet bör rotera på sätt som beskrivs i avtalet. 8 Ledamöternas och ersättarnas tjänstgöring För beslutsförhet krävs att ordföranden eller förste vice ordföranden, alternativt andre vice ordföranden, samt ytterligare två ledamöter samtidigt är närvarande. Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska, i första hand, en ersättare från den som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. I andra hand får en ersättare från en annan kommun tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 9 Anmälan av förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat. 10 Kallelse Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara på sammanträdet, senast fyra fem dagar för sammanträdesdagen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. C:\Program Files (x86)\formpipe Software AB\Document Converter by Formpipe\App_Data\Batch\Batch_f72156c7-05e3-4625-bac6-0fad53e24326\c4994cc1- d212-4670-bf3b-aff51c64c73d.doc 16

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 3 När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten gör det. 11 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och ytterligare en ledamot. Nämndens kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll ska anslås på varje samverkande kommuns anslagstavla. 12 Reservation En ledamot som har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera sin reservation ska göra detta skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. 13 Medborgarförslag Nämnden får besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningen men inte i beslutet. 14 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 15 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denna av annan ledamot och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 16 Rätt att föra talan Den gemensamma nämnden har rätt att föra talan i domstol i ärenden enligt Föräldrabalken (1049:381) och annan lagstiftning som rör nämndens verksamhetsområde. 17 Delegation av beslutanderätt Omfattning av den delegering som den gemensamma nämnden har rätt till enligt kommunallagen och övriga regelverk för verksamheten, bestämmer den gemensamma nämnden i särskild delegationsordning. C:\Program Files (x86)\formpipe Software AB\Document Converter by Formpipe\App_Data\Batch\Batch_f72156c7-05e3-4625-bac6-0fad53e24326\c4994cc1- d212-4670-bf3b-aff51c64c73d.doc 17

Avtal om gemensam överförmyndarnämnd mellan Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner överenskom 2010 att från och med 1 januari 2011 inrätta en gemensam nämnd inom överförmyndarverksamheten. Detta gjordes i enlighet med 3 kap. 3 a kommunallagen och i övrigt i enlighet med bestämmelser i gällande speciallagar inom området. Nämnden kallades Gemensam överförmyndarnämnd i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner. Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner överenskommer att från och med 1 januari 2019 ska även Vallentuna kommun ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden. Detta görs i enlighet med 3 kap. 9 kommunallagen och i övrigt i enlighet med bestämmelser i gällande speciallagar inom området. Nämnden kallas Gemensam överförmyndarnämnd i Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner Överförmyndarnämnden i Norrort 1 Värdkommun Sollentuna kommun är värdkommun. Den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. 2 Uppdrag och uppgifter Den gemensamma nämnden ansvarar för överförmyndarverksamheten i kommunerna i enlighet med vad som åvilar var och en av kommunerna enligt gällande lagstiftning inom överförmyndarverksamheten. 3 Mandatperiod Den gemensamma nämndens första mandatperiod börjar den 1 januari 2019 och löper därefter fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Den gemensamma nämndens verksamhet ska dock upphöra tidigare om uppsägning av detta avtal sker före mandatperiodens utgång. 4 Nämndens sammansättning Nämnden består av fyra ledamöter och fyra ersättare. Medlemskommunerna utser vardera en ledamot och en ersättare. Av nämndens ledamöter ska en vara ordförande, en vara förste vice ordförande och en vara andre vice ordförande. Parterna är överens om att posterna som ordförande och vice ordföranden bör rotera med ett intervall på ett år enligt nedanstående ordning. 1 (4) 18

År 1 är lika med år 2019. Efter slutet på år 4 börjar rotationen om på år 1. År Ordförande 1: e vice ordförande 2:e vice ordförande 1 Sollentuna Upplands Väsby Sigtuna 2 Upplands Väsby Sigtuna Vallentuna 3 Sigtuna Vallentuna Sollentuna 4 Vallentuna Sollentuna Upplands-Väsby 5 Arvoden och ekonomiska förmåner Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden beslutas av den kommun som valt dem enligt respektive kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda. Respektive kommun svarar för kostnaden för detta. Parterna är överens om att arvodena bör sättas till lika belopp i de samverkande kommunerna. 6 Reglemente Den gemensamma nämnden regleras av särskilt reglemente. 7 Organisation Värdkommunen är huvudman för den gemensamma nämnden. Nämnden har en egen förvaltning som svarar för beredning och verkställighet av nämndens ansvarsområden. Förvaltningen är placerad i Sollentuna kommun. Värdkommunen får besluta att nämndens förvaltning är en del av en annan befintlig förvaltning. 8 Verksamhetsstyrning och budget Verksamhetens mål, omfattning, inriktning, kvalitet och kostnader specificeras årligen i verksamhetsbudget för verksamheten. I enlighet med 8 kap. 26 kommunallagen ska budget upprättas av värdkommunen i samråd med övriga samverkande kommuner. 9 Kostnadsfördelning Kostnaderna (totala faktiska kostnader; personal, lokaler, administration,arvoden till gode män o.likn. samt övriga löpande kostnader som inte innefattar arvoden till nämndens ledamöter och ersättare) för den gemensamma nämndens verksamhet ska fördelas mellan kommunerna enligt nedan angivna grunder. Kostnaderna fördelas enligt två olika modeller med 50 procent vardera. 1. Kostnaderna fördelas efter antalet invånare i respektive kommun per den 1 januari året före verksamhetsåret. 2. Kostnaderna fördelas efter respektive kommuns andel av nämndens totala antal årsärenden under verksamhetsåret. Preliminär fördelning görs i april året innan. Om någon kommun anser att fördelningsnyckeln enligt ovan är oskälig äger vederbörande kommun rätt att uppta förhandlingar med de övriga kommunerna i denna fråga. Om extraordinära kostnader uppstår kan detta regleras i särskild ordning. 10 Ersättning till värdkommunen Ersättning enligt 9 ska av vardera kommun betalas till värdkommunen årsvis, senast den 30 juni för innevarande verksamhetsår. Verksamhetens kostnader ska slutregleras senast den 15 januari året efter verksamhetsåret enligt invånarantalet föregående år. 2 (4) 19

11 Engångsersättning Överföringen av ärenden från Vallentunas nuvarande dokument- och ärendehanteringssystem till motsvarande system i Sollentuna finansieras av Vallentuna. Övriga kostnader delas lika mellan kommunerna. 12 Upplåtelse av lokaler och lös egendom Värdkommunen upplåter erforderliga lokaler för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Värdkommunen ansvarar för nya investeringar avseende lös egendom vilket den gemensamma nämnden erlägger ersättning för till värdkommunen. 13 Insyn i förvaltningen Alla fyra kommunerna har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller den gemensamma nämndens verksamhet. Den gemensamma nämnden ska till respektive fullmäktige i de fyra kommunerna varje tertial rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. 14 Revision Enligt 9 kap. 33-34 kommunallagen ska den gemensamma nämnden granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Frågan om ansvarsfrihet och om anmärkning ska prövas av fullmäktige i var och ej av de samverkande kommunerna. Respektive kommuns revisorer äger därmed rätt att möta och inhämta upplysningar från den gemensamma nämnden. 15 Arkivhantering Värdkommunen ansvarar för att nämndens arkiv vårdas i enlighet med bestämmelser i de regelverk och föreskrifter som gäller för nämndens verksamhetsområden. För tillsyn över nämndens arkivverksamhet svarar arkivmyndigheten i värdkommunen. För nämnden upprättas en dokumenthanteringsplan. Beslut om gallring i nämndens arkiv beslutas av värdkommunen, efter samråd med övriga kommuner. Handlingar i de akter som upprättas över förmyndarskap, godmanskap och förvaltarskap ska slutarkiveras i respektive kommun, dvs. i huvudmannens hemkommun. För detta krävs enligt arkivlagen att kommunfullmäktige i värdkommunen fattar beslut om avhändande. Om inget sådant beslut fattas ska handlingarna arkiveras av arkivmyndigheten i värdkommunen. Övriga handlingar arkiveras av arkivmyndigheten i värdkommunen. 16 Skadestånd Den gemensamma nämnden ansvarar för ersättningsgill skada enligt reglerna i skadeståndslagen. För skada som uppkommit innan respektive kommuns ingående i den gemensamma nämnden svarar dock den skadevållande kommunen. 17 Omförhandling Alla fyra kommunerna har rätt att påkalla omförhandling av detta avtal om det inträffar omständighet som väsentligt förändrar förutsättningarna för detta avtal. 3 (4) 20

18 Tvister Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand avgöras av parterna i samråd. Kan inte enighet uppnås ska tvisten lösas av allmän domstol. 19 Avtalets giltighet Detta avtal gäller från och med 1 januari 2019 under förutsättning att kommunfullmäktige i Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner har godkänt avtalet genom beslut som vunnit laga kraft. Respektive kommunsfullmäktigs godkännande ersätter undertecknande av avtalet. Avtalet kan av endera kommunen senast den 30 juni 2020 skriftligen uppsägas till upphörande varvid avtalet upphör den 31 december 2020. Om avtalet inte sagts upp till upphörande per den 31 december 2020 av någon av de samverkande kommunerna förlängs detta med ytterligare ett år i taget med möjlighet att uppsäga detsamma senast den 1 februari varje år. Om samliga kommuner är överens kan avtalet sägas upp tidigare än avtalats. 20 Upphörande av verksamheten I det fall den gemensamma verksamheten upphör fördelas tillgångar och avvecklingskostnader på samma sätt som kostnaderna för den gemensamma nämndens verksamhet enligt 9 andra stycket ovan. 4 (4) 21