Organisationsstruktur, arbetsordning samt arbetssätt för Upplands Ridsportförbund Framlagd till beslut på årsmöte 2015 Dagordningen punkt 16 Styrelsens förslag
Bakgrund Under 2008 och 2009 genomförde den dåvarande styrelsen för Upplands Ridsportförbund en större genomgång av organisationens struktur och arbetssätt. Detta resulterade i att ett förslag till arbetsordning och arbetssätt lades fram till årsmötet 2010, där det också fastslogs. Sedan dess har organisationen arbetat med ambitionen att följa modellen. Detta har dock visat sig svårt framför allt vad det gäller att besätta kommittéer i den omfattning som arbetsordningen föreskriver. Flera gånger har uppdragen i kommittéerna upplevts som svårtolkade, trots uppdragsbeskrivningar och verksamhetskonferenser. Det senaste året har det också kommit utredningar kring hur det ideella engagemanget i samhället ändrats, bl.a. RFs och SISU idrottsutbildarnas Framtidens Idrottsföreningar där man slår fast att människor aldrig har engagerat sig så mycket ideellt som nu. Det ideella engagemanget ser dock annorlunda ut än tidigare, med kortare mer konkreta uppdrag i en fråga man brinner för, medan längre uppdrag av mer strategisk karaktär tappar i antal engagerade. Med anledning av dessa företeelser föreslår distriktsstyrelsen att årsmötet fastslår en modifierad arbetsordning för distriktet som bygger på ett mer verksamhetsstyrt arbetssätt som förhoppningsvis kan bidra till ett ökat engagemang och också än ännu större öppenhet. De fasta organen i distriktet begränsas i omfattning och istället föreslås en mer behovsstyrd organisation där påverkansvägar och kommunikation med även de utanför den interna organisationen lyfts fram. Detta för att dels kunna skapa fler vägar för människor att engagera sig i kortare, eller längre uppdrag och dels för att förbättra möjligheten till påverkan och utveckling av Uppländsk Ridsport. Uppsala 18 februari 2015 Styrelsen Upplands Ridsportförbund
Årsplanering Upplands Ridsportförbund 1 jan Valberedningen skall meddela klubbarna vilka som ställer upp för omval samt möjligheter till nomineringar. 15 jan Samtliga med förtroendeuppdrag lämnar verksamhetsberättelse för föregående år till kansliet. 1 feb Sista dag för motioner till årsmötet. Sista dag att lämna förslag till valberedningen. Mars Mars April Årsmöte (två veckor före mötet ska föreningar meddelas alla uppgifter) Konstituerande möte. Verksamhetsplaneringsmöte, fastslagande av behovet av kommittéer samt tillsättande av dessa. Vid behov tillsättande av andra förtroendeuppdrag t.ex. grenledare. 1 sep Samtliga föreningar ska lämna önskemål om nästföljande års tävlingstermin. 1 Okt Föreningar kan inkomma med förslag på verksamhet för nästföljande år. Enskilda medlemmars förslag ska inskickas genom förening med tillhörande förenings styrelses kommentar. (NY!) Nov Möte med alla ideellt verksamma i distriktet för verksamhetsplanering för nästföljande år. Genomgång av eventuell revidering av måldokumentet samt översyn av organisationens behov. 1 dec Valberedningen ska ha kontaktat alla styrelseledarmöter med diskussion om omval. 15 dec Styrelsen meddelar fastslagen budget och verksamhetsplan för nästföljande år till förtroendevalda. Sista dec Styrelseledamöter som avser avgå skall ha meddelat detta till valberedningen.
Styrelsens uppdrag samt ledamöters uppdrag Upplands Ridsportförbunds styrelse väljs på årsmötet i mars. Styrelsens uppdrag är att ansvara för det långsiktiga, strategiska arbetet samt beslut av principiell betydelse. Styrelsen uppdrag är att fasställa att måldokumentet följs och att årsmötesbeslut förverkligas. - Styrelsen ansvarar för att ridsportens intressen i distriktet bevakas. - Styrelsen beslutar om verksamheten och budgeten för distriktet. - Styrelsen har det fullständiga ekonomiska ansvaret för distriktet - Styrelsen har arbetsgivaransvar för all personal. - Styrelsen tillsätter andra förtroendevalda i distriktet samt grenledare och personal. - Styrelsen beslutar om anslutningar till SvRF. - Styrelsen representerar distriktet i förhållande till SvRF centralt och externa parter. - Ungdomssektionen väljer en representant som också har en ordinarie plats i distriktsstyrelsen. Denna väljs vid ungdomssektionens årsmöte. I styrelsen ska inom sig utse: (NY!) - Vice ordförande - Kassör - Utbildningsansvarig - Tävlingsansvarig - Besöksgruppsansvarig - Ansvarig för FU-verksamhet - Kommunikationsansvarig Samt andra roller om man så finner lämpligt. Ansvarig för ungdomsverksamheten är Distriktets Ungdomssektion.
Sektioners uppdrag och mandat Ungdomssektionen Ungdomssektionen väljs på ungdomssektionens eget årsmöte av medlemsföreningarnas ungdomsrepresentanter. Ungdomssektionens ansvar är att säkerställa att ungdomarnas synpunkter och önskemål tas vara på samt att verka för att stimulera ungdomssektionerna ute på föreningarna. En representant i ungdomssektionen har ordinarie plats i distriktsstyrelsen. Ungdomssektionen föreslår verksamhetsplan till styrelsen som beslutar om genomförande av aktiviteter. Ungdomssektionen har ingen egen budget utan inkomster och utgifter ingår i distriktets budget som helhet. Sektionen äskar pengar för projekt och idéer i samband med verksamhetsplanens framläggande. Om sektionen får projektmedel till projekt som godkänts av styrelsen förfogar sektionen över dessa. Sektionen skall lämna verksamhetsplan samt föreslag på budget till styrelsen/utbildningskommitén senast 1 oktober. Ungdomssektionen driver för närvarande 2015-02-18 - Vi i Stallet - Ridskolecupen - Riksmästerskapet - Stöttning av US
Kommittéers uppdrag och mandat Kommittéer eller arbetsgrupper tillsätts av distriktsstyrelsen då man så finner nödvändigt. Arbetsgruppernas uppdrag ska specificeras vid varje givet tillfälle. Det kan t.ex. röra sig om en allsvenskakommitté för att göra översyn av hur allsvenskorna fungerar, en kommitté för att genomföra en politikerdag eller en DM-kommitté. Kommittéernas uppdrag ska vara tydligt avgränsat och tidsbestämt. En representant för styrelsen ska ingå i varje given kommitté eller grupp. Besöksgruppen Besöksgruppen ska alltid finnas då dess uppgift är fastställd av Svenska Ridsportförbundet. Besöksgruppens uppdrag innebär att ridklubbar anslutna till distriktet skall besökas och hästhållningens kvalitet skall säkerställas. Besöksgruppen ansvarar för att alla ridklubbar som samarbetar med eller har egen ridskola besöks minst vart tredje år och att det vid dessa möten upprättas protokoll i enlighet med föreskrivna regler från SvRF. Besöksgruppen ansvarar också för att besöka ridklubbar som avser att ansluta sig till förbundet eller ridklubbar med särskilda behov av besök av andra skäl. Besöksgruppen lämnar underlag till styrelsen vad gäller anslutningar och i särskilda fall även uteslutningar. Besöksgruppen genomför också årligen, i november, en träff för föreningar som inte har ridskola. Om besöksgruppen önskar genomföra annan verksamhet än den ovan nämnda skall verksamhetsplan samt budget lämnas till distriktsstyrelsen/utbildningskommittén senast 1 oktober. Besöksgruppens ordförande skall senast 1 januari lämna verksamhetsberättelse till kansliet. Besöksgruppen skall lämna mötesprotokoll till kansliet efter varje möte, för kännedom till styrelsen samt kansli. Samtliga ledamöter skall meddela om de vill sitta kvar eller avgå till styrelsen minst en månad före årsmötet. Besöksgruppen eller medlemsförening nominerar kandidater till gruppen till styrelsen som sedan fastställer såväl ordförande samt ledamöter. Mandattiden är två år. En plats i besöksgruppen innehas av en styrelseledamot i distriktsstyrelsen och utses av distriktsstyrelsen. Kommittén tillsätts varje år i samband med att distriktsstyrelsen konstituerar sig. Grenledare Grenledarna ansvara för den gren som de är utsedda att bevaka och har som huvuduppdrag att bevaka grenens intresse i distriktet samt till distriktsstyrelsen framföra behov av förändringar eller åtgärder som man finner lämpliga för att grenen ska få bästa möjliga förutsättningar. Grenledarna är ansvariga för att bistå distriktskansliet och styrelsen i årlig översyn och utvärdering av de cuper och tävlingsserier som genomförs i distriktets regi. Grenledarna ska också stå till förfogande för synpunkter som föreningar eller enskilda önskar framföra till distriktet. I de fall det blir aktuellt ska grenledaren bereda och föredra ärendet för distriktsstyrelsen. Grenledarna ska vid behov delta på av centrala ridsportförbundet arrangerande träffar för grenen samt vid Distriktets verksamhetsplaneringsmöte i november.
Kansliets uppdrag och mandat Kansliets huvuduppdrag är att stödja föreningarna i distriktet med information och hjälp. Tillgänglighet och korrekt information är centralt. Det är genom kansliet som styrelsens mål om att Upplands Ridsportförbund skall kännetecknas av engagemang och service främst märks för medlemsföreningar och enskilda ryttare. Kansliets uppdrag är att genomföra styrelsens vision och verksamhetsplan samt förbereda och lämna underlag för styrelsens beslut. Ungdomssektionen, Besöksgruppen, eventuella kommittéer och grenledare är stöd till kansliet i de specifika frågor som rör respektive grupps ansvarsområde. Kansliet har mandat att fatta beslut i ärenden som är av rutinmässig karaktär för att arbetet skall kunna flyta på ett praktiskt sätt. Distriktskonsulenten har det övergripande ansvaret för att genomföra verksamheten, och har mandat att fatta beslut så länge dessa följer uppdragna riktlinjer samt budget. Påverkas budget skall beslut tas av styrelsen. Detta gäller för distriktets alla verksamhetsområden. Distriktskonsulenten har mandat att anlita andra att utföra uppgifter samt ta hjälp av förtroendevalda så länge budget och riktlinjer följs. Distriktskonsulenten har mandat att fatta beslut om tävlingars genomförande eller ändringar efter det att tävlingsterminen har lagts, samt godkännande och ändringar eller justeringar av propositioner och dylikt. I frågor rörande ekonomin för tävlingsfrågor skall alltid beslut tas av styrelsen. Distriktskonsulenten ska tillsammans med ansvariga styrelseledamöter bereda de förslag och idéer som inkommer till distriktet samt i förekommande fall föredra detta för styrelsen. Distriktets personal ska, i de fall då de har kunskap om ärendet, så skyndsamt som möjligt bistå medlemsföreningars representanter och föreningarnas medlemmar med den information de efterfrågar samt öppet och tydligt redovisa hur deras frågor bereds i de fall de inte själv kan lämna besked. Distriktskonsulenten skall medverka vid distriktsstyrelsens samt ungdomssektionens möten, samt de möten med andra ideella som arbetet i övrigt tillåter. Distriktskonsulenten har är även Besöksgruppsansvarig för distriktet. Kansliets personal skall medverka vid de av SvRF arrangerade träffar som är av betydelse för arbetet.
Arbetsordning beslut Ett förslag kan komma till distriktet från enskild föreningsmedlem, förening, kommitté eller sektion. Förslag som inte inkommer som motion till årsmötet behandlas enligt följande: En aktiv och öppen verksamhet är det som bäst borgar för att distriktet genomför den verksamhet som efterfrågas av medlemsföreningarna. Genom att införa ett öppet förfarande med förslagstid för idéer och synpunkter på verksamheten kan ett större engagemang från enskilda och föreningar skapas. Förfarandet för att lämna förslag ska presenteras på hemsidan, på Facebook samt i andra kanaler som distriktet använder sig av. Inkomna förslag ska behandlas vid distriktets verksamhetskonferens i november och samtliga förslagsställare ska få besked om styrelsens utfall på förslaget senast 1 december varje år. Utbildningsförslag förslag lämnas till styrelsens utbildningsansvarige eller kansliet som tar hänsyn till detta vid planering för nästföljande år. Vid förslag om utbildning inom område då särskild kommitté eller grupp finns skall denna kommitté tillfrågas innan förslag läggs. Om förslag om utbildning inkommer efter det att utbildningskommittén lämnat sitt förslag till styrelsen behandlas frågan i styrelsen om det är möjligt att genomföra aktiviteten innevarande år eller om frågan får hänskjutas till nästa verksamhetsår. Tävlingsförslag Förslag lämnas till respektive grenledare som om de har mandat att besluta i frågan, beslutar. Om frågan rör verksamheten på annat sätt skall frågan lämnas till styrelsen tillsammans med förslag till beslut. Förslag rörande tävlingsfrågor behandlas också på tävlingsmöte i september då föreningar har direkt möjlighet att presentera förslag. Tävlingsmötet är inte beslutande utan förslag framkomna där lämnas till respektive grenansvarig i enlighet med andra förslag. Övriga förslag Om ett förslag inkommer inom ett område där det finns en kommitté så lämnas frågan för beredande till densamma. Frågan samt remissvar lämnas sedan till styrelsen för beslut. I de frågor då ingen kommitté finns lämnas frågan samt eventuellt beslutsunderlag framtaget av distriktskansliet till styrelsen för beslut. Inkomna synpunkter och handlingar I de fall då enskild föreningsmedlem eller förening framkommer med synpunkter, kritik eller idéer under ett verksamhetsår ska förslagsställaren få svar på sina synpunkter senast två månader efter det att förslaget kommit distriktet tillhanda.