Utbildningsnämnden Internkontrollplan 2019
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Årets prioriterade risker... 4 3 Årets planerade kontroller... 6 4 Årets planerade åtgärder... 9 5 Checklista internkontroll skollagen... 10 Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 2(13)
1 Inledning Nämnderna ska enligt Kommunallagen (2017:725) 6 kap. 6 se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. En risk- och väsentlighetsanalys har gjorts inom följande riskområden: ekonomi, regelverk och verksamhet. När risker identifierats genomförs en riskvärdering. De risker som ska hanteras omfattas av förslaget till internkontrollplan. Årets prioriterade risker finns inom området regelverk. Under våren 2019 kommer en översyn av sektorns administrativa processer att påbörjas. I samband med detta kommer samtliga riskområden att gås igenom och åtgärder planeras. Sektorn gör bedömningen att ett nytt arbetssätt med en mer kontinuerlig uppföljning av internkontrollplanen behövs och att uppföljningen löpande rapporteras i nämnden under 2019. Sektorn har dessutom skapat en särskild checklista som avser kontroll av skollagen. Checklistan värderas med färger grönt, gult och rött, uppfylls helt, uppfylld delvis, uppfylls inte alls. Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 3(13)
2 Årets prioriterade risker 5 10 15 20 25 5 4 8 12 16 20 1 2 3 4 5 4 3 6 9 12 15 3 2 4 6 8 10 2 1 2 3 4 5 Sannolikhet 1 1 2 3 4 5 Konsekvens 5 Hög (Åtgärdas snarast) Totalt: 5 Hög (Åtgärdas snarast) Medium (Bör åtgärdas) Låg (Kan accepteras) Sannolikhet 5 Mycket sannolikt (Det är mycket sannolikt att fel ska uppstå) 4 Sannolikt (Det är sannolikt att fel ska uppstå) 3 Möjligt (Det finns risk för att fel ska uppstå) 2 Mindre sannolikt (Risken är mycket liten att fel ska uppstå) 1 Osannolikt (Risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå) Konsekvens Mycket allvarlig (Konsekvenserna för verksamheten skulle vara mycket allvarliga) Allvarlig (Konsekvenserna för verksamheten skulle vara allvarliga) Kännbar (Konsekvenserna för verksamheten kan vara påtagliga) Lindrig (Konsekvenserna för verksamheten behöver övervägas) Försumbar (Konsekvenserna för verksamheten är försumbar och kan negligeras) Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 4(13)
Område Process/rutin Risker Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Regelverk Delegeringsordningen Att delegeringsbeslut inte rapporteras 4. Sannolikt 4. Allvarlig 16.Åtgärdas snarast Registerhantering personuppgifter Bristande kännedom och följsamhet till dataskyddsförordningen GDPR 4. Sannolikt 4. Allvarlig 16.Åtgärdas snarast Arkivering och diarieföring Bristande kännedom och följsamhet till rutiner för diarieföring 4. Sannolikt 4. Allvarlig 16.Åtgärdas snarast Bristande kännedom och följsamhet till rutiner för arkivering 4. Sannolikt 4. Allvarlig 16.Åtgärdas snarast Dokumenthantering Att sekretessbelagda handlingar inte hanteras korrekt 4. Sannolikt 4. Allvarlig 16.Åtgärdas snarast Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 5(13)
3 Årets planerade kontroller 3.1 Delegeringsordningen Risker Kontrollmoment Ansvarig chef Uppföljande kontroll Beskrivning Metod Att delegeringsbeslut inte rapporteras Kontroll av att delegationsbeslut rapporteras Sektorchef Verksamhetschef Kontroll av att delegationsbeslut rapporteras Stickprov Intervju Vad kontrolleras? att delegationsbeslut rapporteras Hur sker kontrollen? Kontroll sker genom kontrollfrågor till chefer som har delegation att fatta beslut När utförs kontrollen? Varje tertial Hur dokumenteras kontrollen? Kontrollen dokumenteras i samband med tertialuppföljning. 3.2 Registerhantering personuppgifter Risker Kontrollmoment Ansvarig chef Uppföljande kontroll Beskrivning Metod Bristande kännedom och följsamhet till dataskyddsförordningen GDPR Följsamhetskontroll till GDPR Vad kontrolleras? Följsamheten till de viktigaste komponenterna i GDPR följs upp: Loggar, registerförteckning i system, behörighetsstruktur, dokumentationskontroll, arbetssätt, samt tillsyn av externa aktörer. Sektorchef Verksamhetschef Kontroll av följsamhetskontroll till GDPR Kartläggning Stickprov Hur sker kontrollen? Granskning och stickprov genomförs vid behov men minst tre gånger per år. När utförs kontrollen? Vid behov men minst tre gånger per år. En genomlysning görs inför att dataskyddsförordningen träder i kraft 25/5 2018. Hur dokumenteras kontrollen? Inom ramen för förvaltningsmodellen och internkontrollplanen. Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 6(13)
3.3 Arkivering och diarieföring Risker Kontrollmoment Ansvarig chef Uppföljande kontroll Beskrivning Metod Bristande kännedom och följsamhet till rutiner för diarieföring Kontroll att berörd personal har kännedom om rutiner kring diarieföring Sektorchef Verksamhetschef Kontroll att kompetens finns och diarieföring sker Stickprov Intervju Enkät Vad kontrolleras? Att berörd personal har relevant kunskap om rutiner kring diarieföring Hur sker kontrollen? Kontroll sker genom kontrollfrågor till berörd personal När utförs kontrollen? Kontroll görs under våren 2018, därefter görs en bedömning av utbildnings- och informationsbehovet. Hur dokumenteras kontrollen? Dokumenteras vid uppföljning internkontrollplan Bristande kännedom och följsamhet till rutiner för arkivering Kontroll att berörd personal har kännedom om rutiner kring arkivering Vad kontrolleras? Att berörd personal har relevant kunskap om rutiner kring arkivering Sektorchef Verksamhetschef Kontroll och utbildning att dokumenthanteringsplan följs och att arkivering och gallring sker Årlig genomgång av gallringsrutiner Stickprov Intervju Enkät Hur sker kontrollen? Kontroll sker genom kontrollfrågor till berörd personal När utförs kontrollen? Kontroll görs under våren 2018, därefter görs en bedömning av utbildnings- och informationsbehovet. Hur dokumenteras kontrollen? Dokumenteras vid uppföljning internkontrollplan Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 7(13)
3.4 Dokumenthantering Risker Kontrollmoment Ansvarig chef Uppföljande kontroll Beskrivning Metod Att sekretessbelagda handlingar inte hanteras korrekt Kontroll att berörd personal har kännedom om rutiner kring sekretessbelagda handlingar Sektorchef Verksamhetschef Kontroll att sekretessbelagda handlingar hanteras korrekt Stickprov Intervju Vad kontrolleras? Att berörd personal har relevant kunskap om regelverk kring sekretessbelagda handlingar Hur sker kontrollen? Kontroll sker genom kontrollfrågor till berörd personal När utförs kontrollen? Kontroll görs under våren 2018, därefter görs en bedömning av utbildnings- och informationsbehovet. Hur dokumenteras kontrollen? Dokumenteras vid uppföljning internkontrollplan Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 8(13)
4 Årets planerade åtgärder Under våren 2019 kommer en översyn av sektorns administrativa processer att påbörjas. I samband med detta kommer samtliga riskområden att gås igenom och åtgärder planeras. Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 9(13)
5 Checklista internkontroll skollagen Område Rutin/kontroll Frågor Utfall Kommentar Åtgärder Skollagen 2 kap. Huvudmän och ansvarsfördelning Skollagen 3 kap. Barns och elevers utveckling mot målen Skollagen 4 kap. Kvalitet och inflytande Skollagen 5 kap. Trygghet och studiero Skollagen 6 kap. Åtgärder mot kränkande behandling Skollagen 7 kap. Skolplikt och rätt till utbildning Utbildning och behörighetskrav Elevhälsa Registerkontroll av personal Lokaler och utrustning och tillgång till skolbibliotek Studie- och yrkesvägledning Stöd i form av extra anpassningar Åtgärdsprogram Särskild undervisningsgrupp Anpassad studiegång Mottagande och undervisning av nyanlända och vissa andra elever Rutiner för klagomål Vårdnadshavares inflytande över utbildningen se systematiskt kvalitetsarbete Åtgärder mot kränkande behandling Deltagande i utbildning Har alla rektorer rektorsutbildning? Kontroll av lärares behörighet vid anställning Eleverna har tillgång till elevhälsa och hälsobesök Patientsäkerhetsberättelse elevhälsa är upprättad Registerutdrag har lämnats in vid anställningar Eleverna har tillgång till skolbibliotek Eleverna har tillgång till SYV Anpassningar görs till elever i behov av stöd Åtgärdsprogram för berörda elever finns, beslut av rektor Beslut som avser särskild undervisningsgrupp finns för berörda elever Beslut som avser anpassad studiegång finns för berörda elever En individuell studieplan finns upprättad inom 2 månader för nyanlända Det finns tillgång till studiehandledning på modersmålet för nyanländ Tydliga rutiner och information om synpunkter och klagomålshantering finns Forum för samråd finns Finns planer mot kränkande behandling med åtgärder för kommande året Anmälan, utredning och åtgärder mot kränkande behandling görs Om elev uteblir underrättas vårdnadshavare samma dag Alla elever med problematisk frånvaro (20% eller mer) finns Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 10(13)
Område Rutin/kontroll Frågor Utfall Kommentar Åtgärder med i åtgärd i samverkan med socialtjänst Vid upprepad frånvaro görs utredning och rektor rapporterar till huvudman Huvudman underrättas när elever från annan kommun har betydande frånvaro Skolplikt Skolplikts-bevakning genomförs kontinuerligt Skollagen 8 kap. Förskolan Skollagen 9 kap. Förskoleklassen Skollagen 10 kap. Grundskolan Placering vid en skolenhet Modersmålsundervisning Skolskjuts Betyg Placering vid en skolenhet Skolskjuts Utvecklingssamtal och individuell utvecklingsplan Alla elever haft utvecklingssamtal Modersmålsundervisning Praktisk arbetslivsorientering Lovskola Undervisningstid Alla vårdnadshavare har erbjudits och haft utvecklingssamtal Avsteg från vårdnadshavares vilja vid placering skolenhet? Delegationsbeslut med hänvisning finns vid avsteg Alla som har rätt till skolskjuts får, beslut är korrekta enligt regelverk Utbildningen är kostnadsfri Det finns gemensamma rutiner kring undantag nationella prov Avsteg från vårdnadshavares vilja vid placering skolenhet? Delegationsbeslut med hänvisning finns vid avsteg Alla som har rätt till skolskjuts får, beslut är korrekta enligt regelverk Elever har tillgång till modersmålsundervisning Minst 10 dagars prao anordnas för alla elever från och med årskurs 8 Lovskola anordnas efter årskurs 8 för elever som riskerar att inte nå kunskapskraven Säkerställande av hemundervisning vid behov (exempelvis sjukdom) Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 11(13)
Område Rutin/kontroll Frågor Utfall Kommentar Åtgärder Timplan och läsårs-tider följs på alla enheter Utbildningen är kostnadsfri Skollagen 11 kap. Grundsärskolan Skolskjuts Alla som har rätt till skolskjuts får, beslut är korrekta enligt regelverk Modersmålsundervisning Mottagande i grundsärskolan Placering vid en skolenhet Elever har tillgång till modersmålsundervisning Säkerställa varje år att det finns utredningar och beslut för mottagande i grundsärskolan Avsteg från vårdnadshavares vilja vid placering skolenhet? Skollagen 14 kap. Fritidshemmet Skollagen 15 kap. Allmänna bestämmelser om gymnasieskolan Skollagen 18 kap. Allmänna bestämmelser om gymnasiesärskolan Skollagen 20 kap. Kommunal vuxenutbildning Skollagen 26 kap. Tillsyn, statlig kvalitetsgranskning och nationell uppföljning och utvärdering Skollagen 28 kap. Överklagande Skollagen 29 kap. Övriga bestämmelser Intyg och studieomdöme se systematiskt kvalitetsarbete Undervisning Modersmålsundervisning Samverkan och anmälan till socialnämnden Delegationsbeslut med hänvisning finns vid avsteg Elever har fått betyg när vårdnadshavare begärt det Eleverna har fått intyg om utbildningen efter avslutad grundsärskola Se till att vi kan erbjuda undervisning i alla ämnen eleven har rätt till Elever har tillgång till modersmålsundervisning Säkerställa undervisningstid på IM Säkerställa varje år att det finns utredningar och beslut för mottagande i gymnasiesärskolan Tillsyn av fristående förskolor och fritidshem regelbundet Alla beslut har korrekta hänvisningar vad gäller överklagande Handläggning, hänvisning till förvaltningslagen Har orosanmälningar gjorts i tillräcklig utsträckning? Säkerställa kommunala aktivitetsansvaret Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 12(13)
Område Rutin/kontroll Frågor Utfall Kommentar Åtgärder Anställda har skrivit på sekretessavtal Internkontrollplan 2019, Utbildningsnämnden 13(13)