VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 1 43 Sammanträdet öppnas och beslutförhet konstateras Gemensamma kyrkorådet har utöver ordförande 11 medlemmar, och det är beslutfört när mer än hälften av medlemmarna är närvarande. Kallelse till gemensamma kyrkorådets sammanträden ska sändas till medlemmarna senast tre dagar före sammanträdet. Kallelsen till detta sammanträde och föredragningslistan har tillställts medlemmarna i gemensamma kyrkorådet 16.3.2015. Gemensamma kyrkorådets ordförande Krister Koskela öppnade mötet. Mötet konstaterades lagligen sammankallat. Mötet är beslutfört om flera än hälften av dess medlemmar är närvarande. Ordförande konstaterade att mötet är beslutfört. 44 Val av protokolljusterare Två protokolljusterare väljs. Olli Autio och Anders Kronlund står i tur. Till protokolljusterare valdes Anders Kronlund och Tarja Launonen. 45 Protokoll 1/2015 från direktionen för familjerådgivningscentralen Protokoll 1/18.2.2015 från direktionen för familjerådgivningscentralen läggs fram. Antecknas för kännedom, inga åtgärder. 46 Protokoll 2/2015 från direktionen för sjukhussjälavården Protokoll 2/17.2.2015 från direktionen för sjukhussjälavården läggs fram. Antecknas för kännedom, inga åtgärder.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 2 47 Personalärende Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av byråchef Anneli Dahlbäck, tfn 06 326 1211. 48 Ledigförklarande av tjänsten som chef för familjerådgivningscentralen Direktionen för familjerådgivningscentralen har behandlat ärendet på mötet 18.2.2015 6. Direktionen föreslår för gemensamma kyrkorådet att tjänsten som chef för familjerådgivningscentralen ledigförklaras att sökas snarast möjligt. Direktionen konstaterade också att rådgivningscentralens chef bör vara präst såsom det anges i 7 1 mom. i instruktionen för familjerådgivningscentralen. Gemensamma kyrkofullmäktige godkände den nya instruktionen för familjerådgivningscentralen på sitt sammanträde 10.4.2014 8. Enligt den nya instruktionen är det gemensamma kyrkorådet som efter att ha hört direktionen för familjerådgivningscentralen väljer chef för centralen. Tjänsten som chef för rådgivningscentralen är en prästtjänst, och uppgifterna har fastställts i instruktionen. Chefen för familjerådgivningscentralen ska i det ena inhemska språket ha utmärkta skriftliga och muntliga kunskaper och i det andra goda skriftliga och muntliga kunskaper. Av familjerådgivningscentralens anställda krävs att deras lämplighet för denna uppgift har blivit utredd och att de har fått den utbildning för arbetsområdet som fastställts av kyrkans central för familjefrågor eller att de förbinder sig att genomgå sådan utbildning. Det är en merit om sökanden har avlagt Kyrkans ledarskapsutbildning. För att framgångsrikt kunna sköta tjänsten behövs samarbetsförmåga och erfarenhet av chefsuppgifter och ledning. Lönen för tjänsten bestäms enligt kravgrupp 603 (grundlön fr.o.m. 1.8.2014 3 540,18 ). 1. Gemensamma kyrkorådet beslutar att tjänsten som chef för familjerådgivningscentralen ledigförklaras så att ansökningstiden går ut 18.6.2015 kl. 15.00. Tjänsten annonseras i följande tidningar: Pohjalainen, Vasabladet, Kotimaa och Kyrkpressen samt på kyrkans webbplats för rekrytering (Kirkon työpaikkatori). 2. Lönen för tjänsten bestäms enligt kravgrupp 603. 3. En arbetsgrupp tillsätts för att bereda valet av tjänsteinnehavaren. 1. 2.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 3 3. En arbetsgrupp tillsattes för att bereda valet av chefen för familjerådgivningscentralen. Arbetsgruppens sammankallare och sekreterare är Anneli Dahlbäck och övriga medlemmar är Petri Hautala, Tuija Latvala, Helle Pellinen, Markku Virkkilä och Thomas Öhman. Arbetsgruppen väljer ordföranden bland medlemmarna. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av byråchef Anneli Dahlbäck, tfn 06 326 1211. 49 Personalärende Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06 3261 211. 50 Personalärende 51 Personalärende Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av byråchef Anneli Dahlbäck, tfn 06 326 1211. 52 Vasa kyrkliga samfällighets strategi Gemensamma kyrkorådet behandlade Vasa kyrkliga samfällighets strategi på sitt sammanträde 23.10.2014 134. Gemensamma kyrkorådet begärde utlåtanden om strategin så att ärendet kan behandlas av det nya gemensamma kyrkorådet. Gemensamma kyrkorådet har beslutat inleda planering inför utarbetandet av en strategiplan för samfälligheten. Gemensamma kyrkorådet tillsatte en styrgrupp för uppdraget med följande sammansättning: medlemmarna i gemensamma kyrkorådets planeringsgrupp, två representanter som samarbetskommittén utsåg, gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande och gemensamma kyrkorådets viceordförande. Följande har varit medlemmar i styrgruppen: Erik Sjöberg (ordf.), Petri Hautala, Hannu Härö, Eija Kasari, Krister Koskela, Christel Lax, Tiina Mäki, Riitta Pääjärvi-Myllyaho, Nils-Eric Sahlström (sekr.), Tor-Erik Store, Gunnar Särs, Erkki Teppo och Tauno Tuomisto. Silvo Similä har varit konsult. Ett stort antal av samfällighetens anställda har genom arbetsgrupper för de olika arbetsområdena deltagit i strategiarbetet. Strategiarbetet är planering för framtiden och det baserar sig på korrekt information om nuläget och miljön samt en bedömning av den kommande
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 4 utvecklingen. Strategiarbetet är en fortlöpande process som ingår i den långsiktiga planeringsprocessen och som samtidigt fungerar som redskap för planeringsarbetet. Strategin uppdateras enligt behov. Dessutom är strategiarbetet såväl en inlärningsprocess som en avlärningsprocess. Arbetsgruppen avslutade sitt arbete 8.10.2014 och lade fram sitt förslag till strategidokument för gemensamma kyrkorådet. I strategidokumentet ingår en vision och värderingar, uppgifter om verksamhetsmiljön samt allmänna riktlinjer för verksamheten i fråga om ekonomi, personal, fastigheter, begravningsväsendet, sjukhussjälavården och familjerådgivningen. Gemensamma kyrkorådet har bett församlingarna om utlåtande så att de nya församlingsråden och det nya gemensamma kyrkorådet aktivt kan bekanta sig med det nya strategidokumentet. Utlåtandena läggs fram. Gemensamma kyrkorådet antecknar utlåtandena för kännedom. Det presenterade strategidokumentet godkänns att läggas fram för gemensamma kyrkofullmäktige. Utlåtandena om strategidokumentet antecknas för kännedom. Ekonomidirektören Nils-Eric Sahlström presenterade strategidokumentet och församlingarnas utlåtanden till gemensamma kyrkorådet. Kyrkorådet diskuterade utförligt. Efter diskussionen föreslog Chritel Lax, att det skulle utsättas en arbetsgrupp för att bereda det slutgiltiga strategidokumentet. Gemensamma kyrkorådet beslöt tillsätta en arbetsgrupp för att utarbeta stragegin. Som grund för arbetet är samfällighetens strategidokument, församlingsrådens utlåtanden och gemensamma kyrkorådets remissdiskussion. Till arbetsgruppen valdes Nils-Eric Sahlström, som är sammankallare och sekreterare, Erik Sjöberg, Merja Piipponen, Tauno Tuomisto, Tor-Erik Store, Tuomo Klapuri, Kaija Kellokoski-Pakkala och Petri Hautala. Arbetsgruppen bör framställa det färdiga strategidokumentet till gemensamma kyrkorådet 27.8.2015. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06 3261 211. 53 Fastighetsväsendets strategi En del av Vasa kyrkliga samfällighets strategiarbete har varit att utarbeta en fastighetsstrategi för fastighetsväsendet. Fastighetsväsendets personal och fastighetsdirektionen har utarbetat sitt strategidokument under ledning av fastighetschefen och lägger fram strategidokumentet med bilagor för gemensamma kyrkorådet så att ärendet kan behandlas av det nya gemensamma kyrkorådet. Då kan de nya församlingsråden och det nya gemensamma kyrkorådet aktivt bekanta sig med strategidokumentet.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 5 Fastighetsstrategin innehåller en redogörelse- och en bilagedel. Vasa kyrkliga samfällighets fastighetsmassa är stor och fastighetskostnaderna (drifts- och investeringskostnader) växer i förhållande till de ekonomiska resurserna och personalresurserna under de kommande åren. Man såg även möjligheter att effektivera bruket av lokalerna. Redogörelsen innehåller en beskrivning av fastighetsväsendets strategiska mål och syften samt en utredning över investeringar i byggnader och jordegendomar under tidigare år, antalet bokningar av lokalerna samt speciellt lokalernas användningsgrad och driftskostnadernas utveckling olika år samt fastighetsväsendets personalstruktur. I fastighetsstrategin fastställs och presenteras med motiveringar de fastigheter i Vasa kyrkliga samfällighet som ska bevaras och utvecklas samt fastigheter som man kan avstå från. Också beredskapen inför kommande eventuella församlingssammanslagningar samt minskande skatteintäkter har beaktats i fastighetsstrategin. Förslaget godkändes på fastighetsdirektionens möte 21.10.2014. Fastighetsväsendets strategidokument presenterades i huvuddrag på gemensamma kyrkorådets möte 23.10.2015. Gemensamma kyrkorådet har bett församlingarna om utlåtande så att de nya församlingsråden och det nya gemensamma kyrkorådet aktivt kan bekanta sig med det nya strategidokumentet. Utlåtandena läggs fram. Utlåtandena antecknas för kännedom. Ärendet diskuteras utifrån utlåtandena, och på basis av diskussionen överförs ärendet till fastighetsdirektionen för fortsatt beredning. Utlåtandena om fastighetsstrategin antecknas för kännedom. Fastighetschefen Mikko Päällysaho presenterade fastighetsstrategin och dess bilaga. Strategins syfte är att bibehålla dagens servicenivå till år 2020. Det diskuterades livligt om strategin. Strategin återremitteras till fastighetsdirektionen för fortsatt beredning. Fastighetsdirektionen bör framställa den färdiga strategin till gemensamma kyrkorådet 27.8.2015. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av fastighetschef Mikko Päällysaho, tfn 06 326 1211. 54 En arbetsgrupp för val av revisionssammanslutning tillsätts I kyrkoordningens 15 kap. 7, som gäller revision i församlingar, föreskrivs att gemensamma kyrkofullmäktige utser antingen minst en ordinarie revisor och en revisorssuppleant eller en revisionssammanslutning för att granska förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar mandatperioden. Kyrkofullmäktige eller gemensamma kyrkofullmäktige som valdes i
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 6 församlingsvalet 2014 utser i allmänhet på sitt första sammanträde på våren 2015 minst en revisor och en revisorssuppleant eller i stället för dem en revisionssammanslutning för fullmäktigeperioden. Revisorn och revisorssuppleanten ska vara OFR-, CGR- eller GRM-revisorer eller en OFR-, CGR- eller GRM-revisionssammanslutning. Revisionssammanslutningen ska utse en CGR-, GRM- eller OFR-revisor till huvudansvarig revisor. Det krävs inte att revisorn ska vara medlem i en församling. Enligt modellen i ekonomistadgan ska kontrollen av församlingens förvaltning och ekonomi ordnas så att den externa kontrollen (revisionen) och den interna kontrollen tillsammans bildar ett täckande kontrollsystem (gem. kr 15.1.2015 10). På gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträde 27.1.2015 godkändes gemensamma kyrkorådets förslag att 1. det väljs en revisionssammanslutning för skötsel av kyrkliga samfällighetens revision 2015 2018 enligt 15 kap. 7 i kyrkoordningen 2. gemensamma kyrkorådet ges i uppdrag att ordna ett anbudsförfarande så att gemensamma kyrkofullmäktige kan besluta om valet av revisionssammanslutning på sitt sammanträde våren 2015. Ledamot Heikki Hurtig framförde, understödd av Olli Autio, en kläm enligt vilken fullmäktige, när det godkänner förslaget, föreslår gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande och viceordförande som medlemmar i den organisationskommission som ordnar anbudsförfarandet. Gemensamma kyrkorådet beslutar att tillsätta en arbetsgrupp, vars uppgift är att genom anbudsförfarande bereda och ge gemensamma kyrkorådet ett förslag till val av revisionssammanslutning. Arbetsgruppen har rätt att höra även andra sakkunniga. Till arbetsgruppen valdes gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande Tuulikki Kouhi, viceordförande Göran Stenlund, Tauno Tuomisto och ekonomidirektören Nils-Eric Sahlström, som är sammankallare. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06-326 1211. 55 Vaasan seudun rauhanyhdistys anhållan om understöd Vaasan seudun Rauhanyhdistys har ca 300 medlemmar. Dessutom finns det ca 200 barn och ca 100 unga studerande och vuxna som har flyttat till Vasa. Största delen av medlemmarna hör till Vasa finska, några till Vasa svenska församling och resten till församlingarna kring Vasa. Vaasan seudun Rauhanyhdistys har huvudansvaret för SRK:s (Suomen
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 7 Rauhanyhdistyksien Keskusyhdistys ry) arrangemang Sommarmötet 2015 i Vasa 26 29.6.2015. Cirka 70 000 deltagare väntas komma på mötet. Kraftansträngningen kräver mängder av talkotimmar och även ekonomiska medel. Evenemanget strävar inte efter ekonomisk vinst. Man vill hålla priserna så låga att alla som vill kan delta. Under 2014 har arrangemanget finansierats med banklån (250 000) och våren 2015 tas det mer lån. När föreningens stora byggprojekt är genomfört kommer det ekonomiska läget att vara stramt. Föreningens nya hus på adressen Mellanvägen 1, Vasa blev färdigt 2013. Byggkostnaderna uppgick till totalt ca 2 milj. euro. Föreningens anskaffning av medel grundar sig på medlemmarnas frivilliga verksamhet och på donationer. De ovan nämnda projekten är mycket exceptionella för föreningen och kostnaderna är av engångsnatur. Därför anhåller Vaasan seudun Rauhanyhdistys om 25 000 euro som understöd för kostnaderna för arrangemangen. Gemensamma kyrkorådet beslutar föreslå för gemensamma kyrkofullmäktige att Vaasan seudun Rauhanyhdistys beviljas ett bidrag på 25 000 euro enligt anhållan. Bidraget finansieras med gamla överskott. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06-326 1211. 56 Anhållan om understöd Jukolan Rakentajat - Jukolas Byggare ry Vapenbrödrabyns invånarförening i Vasa Jukolan Rakentajat - Jukolas Byggare ry anhåller om ett understöd på 500 för att publicera en byahistorik 2016. Jukolan Rakentajat - Jukolas Byggare ry är en aktiv invånarförening som grundades 5.6.1946 under namnet Vaasan Rakentajat ry. Namnet ändrades till det nuvarande 3.5.1951. Föreningen har bl.a. i en gammal affärsfastighet som den äger byggt lokaler för en lågstadieskola med klasserna 1 och 2 samt lokaler för olika aktiviteter såsom hobbygrupper, klubbar och ungdomsverksamhet. En del av aktiviteterna leds i fri form av medlemmar och en del av församlingen och staden. Kring Edvinsstigen ordnas evenemang för familjer såsom julgröts- och sommarfest. Dessutom har församlingen en mansgrupp i korsun Töpinä. Föreningen planerar att ge ut en byahistorik om Vapenbrödrabyns historia och nuläge. Boken ska göra byns 70-årsjubileum mer festligt. I boken har man för avsikt att beträffande historia och aktiviteter behandla saker som inte togs upp i den bok som utkom 1996 eller som tidigare behandlats endast kort. Materialinsamlingen påbörjades i september 2014. Enheten för
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 8 regionalvetenskap vid Vasa universitet gör under våren en fältstudie där man ska undersöka förändringen i Vapenbrödrabyn från 1950 60-talet till nutid. Avsikten är att en del av resultaten också ska publiceras i boken. Kostnaderna för boken på cirka 300 sidor har delvis utifrån tryckofferter (2014) och delvis utifrån övriga uppskattade kostnader beräknats till 7944 för en upplaga på 500 stycken. Jukolan Rakentajat - Jukolas Byggare ry beviljas ett understöd på 500 euro. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06 3261 211. 57 Vasa kyrkliga stiftelses anhållan om bidrag Vasa kyrkliga stiftelse ansöker om ett finansieringsbidrag på 50 % av projektets kostnader för ändring av uppvärmningssystemet till bergvärme i Dragnäsbäcks kyrka dvs. sammanlagt 13 250 euro. Totalkostnaderna är 26 500 euro. Dragnäsbäcks kyrka byggdes 1961 och har därefter hyrts ut till Vasa kyrkliga samfällighet. För att minska de fasta kostnaderna har Vasa kyrkliga stiftelse 2014 beslutat övergå från oljeuppvärmning till bergvärme. Stiftelsen finansierar övergången med banklån. Ansökan och kostnadsspecifikation för projektet läggs fram. Ansökan antecknas för kännedom. Ansökan godkänns. Anhållan om bidrag diskuterades livligt. Under diskussionen föreslog Merja Piipponen understödd av Erkki Teppo att anhållan inte godkänds. Christel Lax föreslog att en del av anhållna summan skulle betalas. Ordförande avslutade diskussionen och konstaterade att beslutsförslaget har fått ett understött motförslag. Ordförande meddelade att ärendet skall röstas. Gemensamma kyrkorådet godkände ordförandes röstningsförfarande enligt vilken röstningen sker som namnuppropsröstning. I röstningen är beslutsförslaget, ja och motförslaget, nej. Röstningen utföll 4 7, enligt vilken Vasa kyrkliga stiftelses anhållan om bidrag inte godkänds. Röstningslista som bilaga 1/57. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06 3261 211. 58 Ersättningar som tas ut för användning av kyrkorna under Vasa körfestival 2015 I år ordnas Vasa Körfestival 13 17.5.2015. Enligt den preliminära
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 9 programplanen ordnas konserter i Trefaldighetskyrkan i samband med gudstjänsterna och separat. Enligt de priser som gemensamma kyrkorådet har fastställt 18.9.2014 ska det tas ut bruksavgift för Trefaldighetskyrkan och för vaktmästartjänster. Avgiften beräknas på basis av lokalreserveringarna enligt den preliminära programplanen och på basis av användningen av kryptan för övningar och pauser. För konserter som hålls i samband med gudstjänster och för övningar och förberedelser i anslutning till dessa tas ingen bruksavgift ut. När bruksavgiften bestäms ska de stora kostnaderna för städning och vaktmästare som användningen av lokalerna orsakar samfälligheten beaktas. Gemensamma kyrkorådet beslutar att Vasa körfestival beviljas en rabatt på 25 % av priserna enligt prislistan för bruk av Vasa kyrkliga samfällighets lokaler 2015. Ersättning tas inte ut för evenemang i samband med gudstjänster, för kyrkokonserten och för övningar och förberedelser i anslutning till dem. Gemensamma kyrkorådet förutsätter att arrangörerna ser till att kyrkans traditioner och kyrkorummets värdighet respekteras och att den musik som framförs i kyrkorna och andra församlingslokaler är lämplig att framföras där. Dessutom ska man i god tid komma överens med fastighetsväsendet om de praktiska arrangemangen inklusive tidpunkterna i programmet. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06 3261 211. 59 Anmälningsärenden - Svenska församlingens församlingsråds protokoll 2/11.2.2015 - Lillkyro församlings församlingsråds protokoll 2/18.2.2015 - Kyrkostyrelsens cirkulär 4/25.2.2015 - Lagen om likabehandling har förnyats - Kyrkostyrelsens cirkulär 5/26.2.2015 - Insändande av statistikblanketterna A7 A9 till kyrkostyrelsen för statistikåret 2014 - Kyrkostyrelsens cirkulär 6/2.3.2015 - Befolkningsregistercentralen informerar om beställning av trycksaker - Kyrkostyrelsens cirkulär 8/11.3.2015 - Namnändring på utmärkelsetecknet och förslag till Pro Ecclesia-medaljen och ordensförslag för församlingsarbete 2015 Antecknas för kännedom.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.3.2015 klo 16.30 Sivu 10 60 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning samt avslutande av sammanträdet Gemensamma kyrkorådet gav anvisningar om ändringssökande, bilaga 2/60.