Reumatikerförbundets Webbpolicy 120608 Reumatikerförbundet
Webbpolicy Den här webbpolicyn gäller för Reumatikerförbundets samtliga organisationsled. Den vilar på Reumatikerförbundets värdegrund. Ytterst ansvarig för Reumatikerförbundets närvaro på internet är förbundsstyrelsen. Webbpolicyn har som syfte att redogöra för hur Reumatikerförbundets närvaro ser ut på den egna webbplatsen. Webbplatsen har som mål att öka dialogen och förmedla kunskap till läsarna. Webbplatsen och sociala medier, är viktiga kanaler för att nå medlemmar, samarbetspartners, anställda samt allmänheten. Tillsammans utgör de en enhet i vår digitala närvaro. Webbpolicyns mål och syfte Syftet med webbpolicyn är att det ska finnas ett ramverk för hur webbplatsen upprätthåller en jämn kvalitet som motsvarar vårt arbetssätt. Målet med webbpolicyn är att alla redaktörer har kännedom om den och förstår innebörden. Alla som publicerar eller delger information till webbplatsen bör känna till det huvudsakliga innehållet i webbpolicyn. Policyn finns tillgängligt på intranätet. www.reumatikerforbundet.org Avgränsning Webbpolicyn är ett komplement till kommunikationsstrategin och innehåller inga generella riktlinjer för hur kommunikationsarbetet ska fungera hos Reumatikerförbundet. Kommunikationsstrategin finns att ladda ned på intranätet. www.reumatikerforbundet.org. Webbplatsens syfte Webbplatsen ska bidra till Reumatikerförbundets övergripande mål och utgör en viktig kanal för Reumatikerförbundets arbete med information, kommunikation och marknadsföring. Webbplatsen ska stärka organisationen genom att vara en central plattform för Reumatikerförbundets kommunikation och verksamhet. Webbplatsens mål är att: Underlätta och stärka dialog, service och kontakt med målgrupperna Rekrytera nya medlemmar Alltid ha relevant, korrekt och aktuell information. Stärka Reumatikerförbundets varumärke. Ha en struktur och design som underlättar för läsaren att snabbt hitta önskad information. Utgå från målgruppernas behov och intresseområden. Öka och förenkla arbetet med insamlingen till Reumatikerfonden Förenkla och förbättra administrationen av verksamheten hos Reumatikerförbundets olika organisationsled. 2
Målgrupper Webbplatsen är en strategisk kommunikationskanal gentemot våra olika målgrupper. Innehållet och språket måste hålla en god kvalitet, vara trovärdigt och målgruppsanpassat. Dels för att målgrupperna ska kunna ta till sig rätt information och dels för att stärka relationerna, vårt varumärke och vårt förtroende gentemot önskad målgrupp. Reumatikerförbundets målgrupper (utan inbördes ordning). Nuvarande och presumtiva medlemmar Anställda och förtroendevalda Nuvarande och presumtiva samarbetspartners Handikapporganisationer Vårdgivare och landsting och regioner Forskare Vårdpersonal Nuvarande och presumtiva givare till Reumatikerförbundet Skolor och utbildningar Politiker och beslutsfattare Företag Journalister Intresserad allmänhet Internationella kontakter Lag och etik För redaktör/publicering Material som publiceras på webbplatsen ska beakta upphovsrättslagen, tryckfrihetsförordningen och personuppgiftslagen (PUL). Upphovsmannen äger rättigheter för bild och text. Det är inte tillåtet att kopiera text, bild eller ljud från andra webbplatser utan upphovsmannens medgivande. Vid friköpt material äger Reumatikerförbundet rättigheterna till bilden/texten och kan då bestämma när/var och hur den ska publiceras. Syftet med PUL är att skydda den personliga integriteten. Publicera inte personuppgifter på webbplatsen om inte personen i fråga har gett sitt samtycke. Arbetsuppgift och namn, telefonnummer och mejladress till anställda får publiceras. Samtycke krävs för bilder på anställda/medlemmar. Tänk på att även gruppbilder där personer kan identifieras kräver samtycke. För att säkerställa att reglerna för PUL efterföljs, har Reumatikerförbundet utsett en PUL-ansvarig på förbundskansliet. 3
För besökare Reumatikerförbundet har upphovsrätt för webbplatsen och dess innehåll. Innehållet får endast användas efter tillstånd från Reumatikerförbundet, men besökare har rätt att läsa, kopiera, skriva ut en del eller hela innehållet på denna webbplats för privat bruk. Genom delningsfunktionen som finns kopplad till artiklarna, har besökaren även rätt att dela innehållet i sociala medier. Det är förbjudet att förvanska informationen som finns på webbplatsen. All användning för kommersiella syften är ej tillåten utan särskilt tillstånd. Säkerhet och cookies Webbplatsen är skyddad med hjälp av SSL vilket är en metod för att kryptera information på internet. Att vi använder SSL gör att vi måste använda schemat https istället för det mer vanligt förekommande http. Genom att använda oss av SLL skyddar vi information som skickas mellan besökare, webbplats, medlemsportal, betalsystem mm. För att SLL skyddet ska fungera ordentligt krävs det att allt material- inklusive bilder, filmer mm som visas på webbplatsen är SLL skyddat. Detta innebär att vi i kampanjer, samarbetsprojekt med andra organisationer och företag, måste kräva att det material som ska användas på webbplatsen är SLL- skyddat. Enligt lagen om elektronisk kommunikation måste Reumatikerförbundet informera om att vår webbplats använder cookies. En cookie är en liten textfil som lagras på besökarens dator. Den innehåller information som underlättar för besökarens användning av webbplatsen. Besökarens ges en möjlighet att stänga av lagringen av cookies på datorn, men då finns en risk att vissa tjänster slutar att fungera. Uppdatering och ansvar Publicering av information på webbplatsen innebär ett fortlöpande ansvar. Informationen på webbplatsen ska vara aktuell, korrekt och trovärdig. Kvalitetskraven på webbinformation är desamma som tryckta alster. Kommunikationschefen har övergripande ansvar för att webbplatsen följer de uppsatta mål och kvalitetskrav som finns publicerade i webbpolicyn, grafiska profilen samt kommunikationsstrategin. Webbredaktören har det samordnade ansvaret för innehållet på webbplatsen och sköter aktuella uppdateringar och innehålls- och/eller strukturförändringar i samråd med kommunikationschefen. Ansvaret för uppdatering av webbplatsens kan i samråd med webbredaktören fördelas ut på enskilda områdesansvariga (exempelvis press, forskning, gåvor etc.). Webbredaktören ska även fungera som support och rådgivande till distrikt och föreningar. 4
Förbundsstyrelsen har ett övergripande ansvar för att webbplatsen följer Reumatikerföbundets värdegrund. Länkar Webbplatsen innehåller länkar till andra webbplatser. Länkning till andra webbplatser ska innebära ett mervärde för den egna webbplatsen och besökaren. I artiklar länkar vi till webbplatser som är motiverade ur informationssynpunkt. Det egna materialet ska inte kunna sammanblandas med samarbetspartners material. Allt material ska ha en tydlig avsändare. Länkar som går externt ska markeras och öppnas i ett nytt fönster. Länkarna ska enkelt kunna urskiljas och tydligt markeras när man för musen över texten. Länkarna ska regelbundet ses över så att de fungerar. Annonsering I dagsläget går der inte att köpa annonsutrymme på www.reumatikerforbundet.org eller på distriktens och föreningarnas webbplatser. Anledningen är att Reumatikerförbundets officiella information inte ska riskera att sammanblandas med kommersiella budskap. I de fall där kommersiella företag finns med är det ur informationssynpunkt. Exempelvis kan ett företagsnamn, produkt eller tjänst omnämnas om det finns ett samarbete med Reumatikerförbundet eller ett nyhetsvärde för webbplatsens läsare. Tillgänglighet och grafiska riktlinjer Tillgänglig struktur En användarvänlig och väl genomtänkt struktur är en viktig bas för webbplatsen. Den ska utgå från besökarens behov och intressen och inte efter organisationens. Publiceringssystemets teknik, struktur och design ska göra att den information som publiceras blir tillgänglig även för personer med funktionsnedsättning. Innehållet Innehållet ska presenteras på ett användarvänligt sätt både när det gäller språk, layout och struktur. Vi utgår från mottagarens situation, kunskaper och attityder när vi utformar webbinformation. Språket ska vara begripligt, trovärdigt och konsekvent. 5
Vi ska vara restriktiva med förkortningar och texterna ska vara redigerade så de är anpassade för webbplatsen. Källor som används ska vara trovärdiga och korrekta. Grafiska riktlinjer Innehållet på webbplatsen och dess formgivning ska följa Reumatikerförbundets grafiska profil. Bilderna ska förstärka och förtydliga informationen på webbplatsen. De ska vara trovärdiga och ha ett manér som förstärker Reumatikerförbundets varumärke. Bildernas skalas ned automatiskt till rätt storlek, när de läggs upp i publiceringsverktyget. Distrikt och föreningar Distrikt och föreningars webbplatser använder sig av samma publiceringsverktyg och mallar som Reumatikerförbundet och bör därför också anta innehållet i webbpolicyn. Webbpolicyn finns att ladda ned från intranätet som alla distrikt och föreningar har tillgång till. Sociala medier Sociala medier och webbplatsen bildar en enhet och är tillsammans Reumatikerförbundets ansikte utåt i digitala kanaler. I utvecklingen av webbplatsens funktioner, kommer det att finnas en möjlighet för läsaren att kommentera artiklarna samt skapa egna bloggar direkt på webbplatsen. 6