Organ Datum 6/2019 Förbundsstyrelsen 24.04.2019 Sammanträdestid Onsdag 24.04.2019 kl. 15.30-17.30 Sammanträdesplats Omsorgskansliet, Besöksadress: Skarpansvägen 30 Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Öfverström, Clas ordf. X Hambrudd, Annika vice ordf. X Andersson, Ulla X Landgärds, Viveka X Ulenius, Katarina (närvarande 54-58) X Sundman, Roger X Schütten, Erik Lindfors, Nina Karlsson, Rolf Beijar, Christian Söderlund, Pernilla Lindman, Gun Danielsson, Nicklas Fagerlund, Miina Föredragande och Sekreterare Övriga närvarande X Dahlman, Katarina omsorgsdirektör X Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige X Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige X Häggblom, Josefine, ekonomichef Segerström, Hanna, t.f. koordinerande chef X Silander, Anu, personalchef (avlägsnade sig 16.25) X Hellgren Jimmy, metod- och kvalitetschef Paragrafer 51-58 Underskrift Ordförande Sekreterare Clas Öfverström Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den 26.4.2019 Katarina Dahlman Sekreterare Roger Sundman Sammanträdet är kungjort Mariehamn den 17.4.2019 Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den 26.4.2019 Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift
ÄRENDE: 51 Sammanträdets sammankallande och beslutförhet 52 Protokolljustering 53 Godkännande och komplettering av föredragningslistan 54 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2018 55 Kallelse till bolagsstämma i bostads Ab Södragatan 24 56 Systemet för stödbehovsbedömningar 57 Ärenden till kännedom 58 Nästa förbundsstyrelse- och förbundsfullmäktigemöte Bilagor: 1. Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2018 0
SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 51 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. PROTOKOLLJUSTERING 52 Protokollet justeras fredagen 26.4 klockan 08.00 på omsorgsförbundets kansli. Till protokolljusterare valdes Roger Sundman. 1
GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 53 Förbundsstyrelsen godkände föredragningslistan och beslöt enhälligt komplettera listan med följande ärende; - nästa förbundsstyrelse- och förbundsfullmäktigemöte 2
BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2018 30 / 6.3.2019 Torsdag 7.3.2019 är revision av förbundets räkenskapsår 2018 inbokat. Arbetet med bokslutet har dragit ut på tiden och kommer inte presenteras i sin helhet förrän på förbundsstyrelsens sammanträde 27.3.2019. På sammanträdet 6.3.2019 presenteras bokföringstekniskt bokslut inbegripande slutregleringsbesked till kommunerna. Revision kommer att hållas, som planerat, torsdag 7.3, men förbundsstyrelsens behandling och påteckning av balansboken sker inte förrän sammanträdet den 27.3.2019. Därefter sker den formella slutrevisionen. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att färdigställa verksamhetsberättelse, balansbok och bokslut i enlighet med de siffror som presenterats på sammanträdet. Förbundsstyrelsen konstaterar att bokföringstekniskt bokslut inte presenterades samt inget förslag till slutregleringsbesked till kommunerna. Ärende återremitteras ännu en gång. 54 Enligt kommunallagen skall i bokslutet ingå en resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys samt en översikt över budgetutfallet och verksamhetsberättelsen. Styrelsen skall i verksamhetsberättelsen redogöra för hur målen för verksamheten nåtts, den interna tillsynen skett och för väsentliga frågor som gäller förvaltningen och ekonomin som inte framkommer i resultaträkningen eller balansräkningen. Den totala budgeten 11 032 249,00, inklusive tilläggsbudget om 360 000, överskreds med 27 705,02 (motsvarande 0,25%). I totalbeloppet för överskridningen ingår lönereservering om 148 836,50 gällande cirkulär 4/2012 från KAD samt kommunarbetsgivarnas anvisning gällande AKTA daterad 24.8.2018 om lika lön för lika arbete, omnämnt så som kompetensavdrag. De förmedlade tjänsterna utgör totalt 1 078 488,38, vilka budgeterats till 1 209 077,65. 3
Enligt bokslutsförslaget (Bilaga 1/24.4.2019) uppgår för år 2018 de totala kommunandelarna, som kommunerna bör erlägga till 11 059 954,02. I kommunala förskotten har totalt uppburits 10 636 494,94, inklusive de faktiska kostnaderna för de förmedlade tjänsterna. Detta innebär att medlemskommunerna debiteras 423 459,08 då bokslutet fastställs. Förvaltningen har informerat medlemskommunerna om utfallet för respektive kommun enligt förslaget till bokslut. Efter styrelsens behandling av ärendet 24.4.2019 lämnas materialet till revisorerna för granskning. Revisorernas formella slutrevision kommer att ske den 6.5.2018 och granska omsorgsförbundets verksamhet, räkenskaper och balansbok. Ledningsgruppens representanter kommer att finnas representerade vid styrelsens sammanträde 24.4.2019 som sakkunniga i ärendets föredragning. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen undertecknar och avger härmed som balansbok, Bilaga 1/24.04.2019, berättelse över förbundets verksamhet, räkenskaper och förvaltning för år 2018 samt överlämnar det till revisorerna. Förbundsstyrelsen beslöt godkänna förslaget. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. 4
KALLELSE TILL BOLAGSSTÄMMA I BOSTADS AB SÖDRAGATAN 24 55 Aktieägarna i Bostads Ab Södragatan 24 i Mariehamn kallas till ordinarie bolagsstämma som hålles torsdagen den 25 april 2019 klockan 10.00 på Mäklarhuset Ab:s kontor, Skarpansvägen 29 B i Mariehamn för att behandla på ordinarie bolagsstämma ankommande ärenden. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen utser en representant som närvarar vid bolagsstämman. Förbundsstyrelsen beslöt utse Clas Öfverström till representant vid bolagsstämman. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. 5
SYSTEMET FÖR STÖDBEHOVSBEDÖMNINGAR 56 Förbundsstyrelsen beslöt 7.11.2018, 115, att utse en arbetsgrupp bestående av metod- och kvalitetschef, ekonomichef, Annika Hambrudd och Petter Johansson, med uppdraget att skriva ett förslag på tydliga riktlinjer för hur stödbehovsbedömningar skall genomföras och påverka personalbudget etc, som överensstämmer med grundavtal och förvaltningsstadga. Vid förbundsfullmäktiges sammanträde 27.12.2018 infogades i budgeten för 2019, som ett budgetuppdrag att ovanstående utredning också skulle ta hänsyn till om systemet överhuvudtaget skulle finnas kvar. Arbetsgruppen är klara med sin rapport. Åtgärdsförlaget är: Arbetsgruppen föreslår att stödbehovsbedömningarna i sin nuvarande tappning avslutas. Inför budgetarbetet varje år görs interna stödbehovsbedömningar (de som redan finns gäller tills vidare) på de klienter som i sin senaste uppdatering av kartläggningsdokumenten (görs var sjätte till var 12 månad) visade på ett större eller mindre stödbehov än föregående uppdatering. Om stödbehovsbedömningarna visar på en markant skillnad mot senaste bedömning, kontaktas kommunens socialarbetare och ett möte bokas för att gå igenom senaste tidens försämring eller förbättring i klientens status (i de fall det redan sker kontinuerliga träffar mellan omsorgsförbundets och kommunens personal görs denna genomgång i samband med dessa). Den totala personalmängd som stödbehovsbedömningarna visar för de respektive verksamhetsformerna (alla verksamhetsformer, dvs gruppboende, korttids, boendestöd och daglig verksamhet, bedöms istället för som nu enbart gruppboende och daglig verksamhet), leder fram till ett genomsnittligt enhetspris för respektive verksamhetsform. Dvs att enhetspriset blir samma för alla klienter oavsett stödbehov eller hemkommun. Med liggande budget skulle det innebära att dygnspriset i gruppboende blir 235,05 euro (idag är spannet från 111,50 euro till 495,50 euro). Inom daglig verksamhet skulle samma siffror vara 127,51 euro (spannet idag är från 59 euro till 212 euro). Ovanstående förslag skulle gälla från och med budgetåret 2020. 6
OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen diskuterar arbetsgruppens förslag. Förbundsstyrelsen beslöt återremittera ärendet. 7
ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM 57 Vision 2024 Den 7 maj träffas föreståndare samt ledningsgrupp för en planeringsdag. Vart är ÅOF på väg? Det påverkar vilka lokaler ÅOF ska ha, vad ska renoveras, vilken utbildning behöver personalen, vilka klienter ska bo var, var lagas maten, hur sköts transporter etc. Dag för studiebesök är bokat 20 maj. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tecknar sig ovanstående till kännedom men det föranleder inga åtgärder. Förbundsstyrelsen beslöt godkänna förslaget. 8
NÄSTA FÖRBUNDSSTYRELSE- OCH FÖRBUNDSFULLMÄKTIGEMÖTE 58 Förbundsstyrelsemötet 29 maj flyttas till 15 maj 15.30 Förbundsfullmäktigemötet hålls 7 juni 13-16 9