Utbildningsdag för nya projektägare Interreg Sverige-Norge 2014-2020
Utbildningsdagens innehåll Formiddagsfika Interregsekretariatet hälsar välkomna Presentation av nya projekt (5 minuter/projekt) Gennomføring av prosjekt - Interregsekretariatets roll och beslutet - Rapportering - Informasjons- och kommunikasjonsinsatser Gemensam lunch Anmodning om utbetalning (separate program på norsk og svensk side) Fikapaus Fortsettelse anmodning om utbetalning Felles avslutning
Interreg Sverige-Norge 1 program 3 delområder 4 beslutningsgrupper
Förvaltande och attesterande myndighet, Länsstyrelsen Jämtland Forvaltande organisation (FO) Övervaknings-och styrkommittéer Programchef/FM Annica Westerlund Interregsekretariat: Maud Nässén Camilla Randström Kontrollanter Kholod Mahmood Maria Pettersson Edvania Santana Jenny Lindbäck FO/Sekretariat för Gränslöst samarbete: Frode Frisvoll Mathilde Stang FO/Sekretariat för Inre Skandinavien Bjørn-Terje Andersen Erik Hagen Stig Skoglund FO/Sekretariat för Nordens Gröna Bälte Kari Mette Elden Sidsel Trønsdal Eli Rishaug Petrine Husby Övervakningskommittén, delområdesöverskridande projekt Styrkommittén, delområde Gränslöst samarbete Styrkommittén, delområde Inre Skandinavien Styrkommittén, delområde Nordens Gröna Bälte
Interregsekretariatet for Grenseløst Samarbeid (GS) Norska sekretariatet er lokalisert i Sarpsborg i Østfold fylke. Sekretariatet dekker ytre Østfold fylke og deler av Akershus fylke på norsk side. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även vid Västra Götalandsregionen og i Akershus fylkeskommune. Östersund Trondheim Östersund Sundsvall
Interregsekretariatet for Indre Skandinavia (INS) Norska sekretariatet er lokalisert på Hamar i Hedmark fylkeskommune. Sekretariatet dekker Hedmark fylke, deler av Østfold fylke og deler av Akershus fylke på norsk side. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även vid Region Värmlands, Region Dalarna och Akershus fylkeskommune. Sundsvall
Interregsekretariatet for Nordens Grønne Belte Norsk sekretariat er lokalisert i Steinkjer og Trondheim i Trøndelag fylkeskommune. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även på Region Jämtland Härjedalen och Länsstyrelsen i Västernorrland. Östersund Sundsvall Östersund Trondheim Östersund Sundsvall
Sekretariatets rolle Rådgivning Planlegging Endringer Oppfølging Informasjon Kontaktnett
Sekretariatene hjelper dere! Ta kontakt med oss Vi forsøker alltid å hjelpe dere, uansett hva problemet eller utfordringen er
Genomförande av projekt Prosjekteierne har hovedansvar for prosjektet og koordinerer prosjektet Dette innebærer også: Se till att de utgifter som medsökande/partner lägger fram avser projektets genomförande Rapportering (status og økonomirapportering) Kommunikasjon/informasjon om prosjektet Ansvara för ändringar och ändringsansökan även medsökandes ändringar i t.ex. budget Upprätta ett medsökandeavtal (SE)/ evt en partnerskapsavtale (NO)
Medsökandes roll och ansvar (Sverige) Egen budget i projektet Egen projektredovisning och stöds på samma sätt som den sökande Programmet betalar stödet till den sökande Upphandlingsreglerna gäller på samma sätt som för projektparternas organisationer Finansiørenes rolle og ansvar Ikke eget prosjektbudsjett Medfinansierer enten i penger eller arbeid
Viktige dokument Beslutet/tilsagnet inkl. underlag för prioritering - Startdato/sluttdato - Almenne vilkår - Spesielle vilkår - Rapporteringsfrister - Budsjett - Finansieringsplan - Tiltak som skal gjennomføres - Norsk tilsagn inkl generelle vilkår NB! Aksept av tilsagn innen 2 mnd. (N) Samarbeidsavtale - mellom aktørene i prosjektet (frivillig) Forordninger og regelverk - Offentlig innkjøp/upphandling - Statsstøtteregelverk Prosjekthandboken - Råd og tips underveis i prosjektet
Ändringsbeslut Når? - Budgetändring större än 20 % inom enskilda kostnadsslag (eller mer än 20 % men max 5000 EUR) - Stora förändringar av projektet t.ex. aktiviteter - Förlängning av projektperioden - Avhopp, byte av medsökande eller medfinansiärer. Begrunn endringen - Ändringar ska godkännas INNAN de genomförs! Är du osäker på om det behövs ett ändringsbeslut eller inte kontakta Interregsekretariatet så hjälper vi dig! - Reiser utenfor programområdet som ikke er nevnt i søknaden - Förändring av rekvireringens perioder
Erfaringer fra prosjekter Tillit mellom partnerne den bygges opp gjennom langsiktig samarbeid God organisering og arbeidsfordeling Sett arbeidet inn i en større sammenheng en rød tråd EU, stat, region, kommune Regional forankring Kontakt med fylker, regioner og kommuner God dialog med sekretariatet Rutiner, fleksibilitet og støtte
Rapportering
Rapportering Norsk rapportering skal skje gjennom www.regionalforvaltning.no Skriftlig del Økonomidel og beregning av IR-midler til utbetaling Svensk rapportering via www.minansokan.se Skriftlig del Økonomidel og beregning av EU-midler til utbetaling Rapportene skal være felles/gemensam for norsk og svensk prosjekteier 16
Läges-/delrapport Tidpunkt tilsagn/beslut Mall för lägesrapport, eller fritext med samma info Svenska, norska eller svorska Uforutsette hendelser som påvirker prosjektets gjennomføring? Rapporter avvik hvordan løse kritiske suksessfaktorer? 17
Innehåll läges-/delrapport Rapporten skal inneholde følgende: 1. Verksamhetsmål, resultat och effekter 2. a) Tid- och aktivitetsplan 2. b) Aktiviteter 3. Økonomistatus 4. Aktiviteter utenfor programområdet 5. Indikatorer 6. Grenseoverskridende merverdi 7. Horisontelle kriterier 8. Informasjon og kommunikasjon 9. Spørsmål til sekretariatet 18
1. Verksamhetsmål, resultat och effekter Hittills uppnådda resultat Utgångspunkt: mål, förväntade resultat och effekter Bedömning om målen kommer nås Avvikelser? Förklara och kommentera 19
Exempel, Rädda Vänerlaxen 20
Exempel, Felles nasjonalpark 21
Exempel, Felles nasjonalpark 22
2a Tid og aktivitetsplan Hur ligger projekt till Avvikelser? Kommentera och förklara Obs! Förändringar från beslut ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de genomförs 23
2b Projektets största och viktigaste aktiviteter Tiltak som er beskrevet i tilsagn/beslut Gjennomføringsgrad Inte nödvändigt att skriva om allt ni har gjort 24
Exempel 25
3. Ekonomistatus Skriftligt om hur projektet ligger till budgetmässigt Avvikelser? Kommentera och förklara Obs! Förändringar från beslut ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de genomförs 26
4. Aktiviteter utanför programområdet Ska godkännas innan de genomförs Redogör för syftet Ange kostnaden för aktiviteten Resor inom Sverige och Norge är OK 27
5. Indikatorer Aktivitetsindikatorer enligt beslutet Hittills uppnått sedan projektstart I Sverige även i Min Ansökan Organisationsnummer för samtliga företag 28
6. Grenseoverskridende merverdi Gränsen som resurs Projekt som ser likheter eller skillnader över gränsen som en nödvändig resurs för att skapa resultat och gemensamt lärande, exempelvis kunskap, forskning, experter etc. Utnyttjande av kritisk massa Projekt som använder potentialen att arbeta över gränsen som en förutsättning för att skapa resultat, exempelvis större underlag av företag, studenter, turister, etc. Överbryggande av gränshinder Juridiska, administrativa, fysiska eller upplevda gränshinder 29
7. De horisontella kriterierna Hur bidrar projektet till: - hållbar utveckling - jämställdhet/likestilling - lika möjligheter och icke-diskriminering Vad är genomfört? 30
8. Informasjon og kommunikasjon Hur arbetar projektet med information och kommunikation 31
9. Spørsmål til sekretariatet Eventuella frågor om projektets genomförande: - förändring av budget - förändring av tidsplan - andra förändringar av projektet Obs! Ändringar måste kommuniceras med sekretariatet innan de genomförs 32
Underskrift Rapporten ska vara underskriven av svensk och norsk projektledare alternativt svensk och norsk projektansvarig kontaktperson Mer info på hemsidan och i projekthandboken 33
Slutrapport Gemensam/felles rapport Tenk nye lesere, uten kjennskap til prosjektet Tydelig kobling til prosjektets tilsagn/beslut Forklar evt. forskjeller mellom forventa resultat og faktiske oppnådde resultat Tillsammans med en sista lägesrapport Ev. populärversion, film etc. Mer info på hemsidan och i projekthandboken 34
Frågor och funderingar? Kontakta sekretariatet vi hjälper gärna till! 35
Kommunikation
Flera nivåer av kommunikation Mellan projekten och sekretariatet Med omvärlden Rettferdiggjørelse Spredning av kunnskap og ideer Med varandra inom projektet
Formella krav Synliggöra var stödet kommer från Förordning 1303/2013 + 821/2014 Affisch minst A3 Samtliga projektägare ska som minsta åtgärd sätta upp en affisch/plakat vars minsta format ska vara A3 med information om projektet inklusive stödbelopp. Projektets webbplats, om den bekostas av Interregprogrammet 38
Formella krav Interreg Sverige-Norge och Europeiska regionala utvecklingsfonden ska framgå. Logotyp finns på programmets hemsida! Kom ihåg: i kontakt med media, i annonsering och skyltning i broschyrer och informationsblad, projektets webbplats och sociala medier filmer 39
40
Exempel Affisch Alla som bedriver ett projekt ska sätta upp Affischer i format A3 vid entrén till kontor och andra platser där projektet bedrivs. Mallen kan laddas ner från hemsidan. Affischerna är gemensamma/felles för Sverige och Norge. Ni driver ett projekt tillsammans! 41
Beviljade projekt 42
Spara allt Allt som bekostas av projektet måste sparas Glöm inte webbplatser, filmer Vid en eventuell revision måste allt gå att hitta 43
Interreg.no Prosjektbanken på www.interreg.no skal inneholde alle godkjente prosjekt. Som norsk ansvarlig for prosjektet er dere derfor ansvarlig for å rapportere dette inn til interreg.no. Norska sekretariatet sänder er mall för vad som ska rapporteras och vart det ska sändas. Snart även info på hemsidan 44
Verktyg Kommunikationsansvarig Kommunikationsstrategi Budgeten 45
All kommunikation sker på mottagarens villkor! 46
Budskapet Anpassa efter person Omformulera Förenkla 47
Kanaler
Exempel http://greendriveregion.com/ Populær sluttrapport Slutrapport Visitkortsfolder Kreativ forskningskommunikation 49
Tala om vad du har gjort! Till exempel genom: Rapporter och broschyrer Workshops och seminarier Media och sociala medier Glöm inte att meddela Interreg-sekretariatet!
Tänk på de horisontella kriterierna! Dags för en bensträckare? schyst.se 51
www.interreg-sverige-norge.com 52
Sociala medier Interreg Sverige-Norge interregsverigenorge 53