KALLELSE 1 (11) 2019-03-12 Kallelse och föredragningslista Enligt uppdrag Ordförande Jesper Brandberg Sammanträdesdatum 19 mars 2019 Plats och tid Stadshuset Kopplingen, 14:00 Ledamöter Ersättare Ordförande Jesper Brandberg (L) 1:e vice ordförande Staffan Jansson (S) 2:e vice ordförande Eleonore Lundkvist (M) Maria Kesselring (S) Monica Stolpe Nordin (C) Håkan Wretljung (MP) Elisabeth Unell (M) Sven Jonsson (SD) Magnus Agestav (KD) Jörgen Wolff (S) Jazmin Pettersson (S) Per Bodlund (L) Nina Löfgren (L) Sara Gunstad Selin (C) Anders Ohlsson (M) Veronica Samuelsson (M) Martin Björk (M) Ari Lindberg (SD) Allmänhetens frågestund (max 15 minuter)
2019-03-12 2 (11) 1 Dnr FN 1809729- Val av justerare uppdrar åt Elisabeth Unell (M) att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 2 Dnr FN 1809730- Fastställande av föredragningslista och beslut om offentliga ärenden 1. Föredragningslistan fastställs. 2. Den offentliga delen omfattar ärenden enligt punkt 1-9. 3 Dnr FN 2019/00003-1.4.2 Redovisning av delegeringsbeslut Redovisningarna läggs till handlingarna. Delegeringsbeslut redovisas för nämnden i form av följande listor: 1. Förteckning över delegeringsbeslut registrerade i fastighetsnämndens diarieserie FN under perioden 2019-02-11 till och med 2019-03-11. 2. Förteckning över ingångna hyres- och arrendekontrakt under perioden 2019-02-11 till och med 2019-03-11. 3. Förteckning över anställningsbeslut fattade under perioden 2019-02-01 till och med 2019-02-28. 4 Dnr FN 2019/00004-1.4.2 Anmälan av handlingar 1. Redovisad postlista läggs till handlingarna. 2. Redovisning av inkomna remisser och anmälningsärenden läggs till handlingarna. Inkomna och utgående handlingar som har registrerats hos fastighetsnämnden under perioden som har gått sedan utskick till föregående sammanträde redovisas för nämnden i form av en postlista. Externt inkomna remisser och remisser från kommunstyrelsen, samt anmälningsärenden, redovisas på en separat lista.
2019-03-12 3 (11) 5 Dnr FN 2019/00070-1.3.7 Svar till Willhem Förslaget till svar godkänns. beslutade den 22 januari 2019, 12, att avbryta markanvisningsavtal avseende del av Västerås 3:2 som tecknades mellan staden och Willhem den 31 mars 2017. Den 1 februari 2019 inkom Willhem med en skrivelse ställd till ansvariga inom fastighetsnämnden med anledning av beslutet. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till svar på skrivelsen. Förslaget till svar godkänns. 6 Dnr FN 2019/00113-1.3.6 Nämndinitiativ från (M) och (KD) - Förenklad administration vid upphandlingar Nämndinitiativet lämnas utan åtgärd. Eleonore Lundkvist (M), Elisabeth Unell (M) och Magnus Agestav (KD) har i ett nämndinitiativ med rubriken "Nämndinitiativ från (M) och (KD) - Förenklad administration vid upphandlingar" föreslagit att undersöka möjligheten att förenkla hanteringen och se på alternativ debiteringsmodell jämfört med nuvarande modell för att kunna minska administrationen och förenkla både för Västerås Stad och leverantörerna. Nämndinitiativet har den 19 februari 2019 67 anmälts till fastighetsnämnden för beredning. Teknik- och fastighetsförvaltningen föreslår att nämndinitiativet lämnas utan åtgärd mot bakgrund av att frågan hanteras av kommunstyrelsen. Nämndinitiativet lämnas utan åtgärd.
2019-03-12 4 (11) 7 Dnr FN 2019/00112-3.6.1 Nämndinitiativ från (S), (L), (C) och (MP) - Utlokalisering av kommunala verksamheter och kontor 1. Nämndinitiativet bifalls. 2. Teknik- och fastighetsförvaltningen får i uppdrag att utreda vilka av kommunens befintliga lokaler som lämpar sig för att utlokalisera kontor i stads- och kommundelar. 3. Teknik- och fastighetsförvaltningen får i uppdrag att utreda möjliga inhyrningar av kontorsytor i stads- och kommundelarna. Jesper Brandberg (L), Jazmin Pettersson (S), Jörgen Wolff (S), Monica Stolpe Nordin (C) och Håkan Wretljung (MP) har i ett nämndinitiativ med rubriken "Utlokalisering av kommunala verksamheter och kontor" föreslagit att teknik- och fastighetsförvaltningen får i uppdrag att utreda vilka av kommunens befintliga lokaler som lämpar sig för att utlokalisera kontor i stads- och kommundelar, samt att utreda möjliga inhyrningar av kontorsytor i stads- och kommundelarna. Nämndinitiativet har den 19 februari 2019, 68, anmälts fastighetsnämnden för beredning. Teknik- och fastighetsförvaltningen föreslår att nämndinitiativet bifalls. 1. Nämndinitiativet bifalls. 2. Teknik- och fastighetsförvaltningen får i uppdrag att utreda vilka av kommunens befintliga lokaler som lämpar sig för att utlokalisera kontor i stads- och kommundelar. 3. Teknik- och fastighetsförvaltningen får i uppdrag att utreda möjliga inhyrningar av kontorsytor i stads- och kommundelarna. 8 Dnr FN 2019/00110-3.3.4 Reglering av tomträttsavgälder för småhus från och med 2020-10-01 1. Avgäldsunderlaget ska utgöras av marktaxeringsvärdet för år 2018. 2. Avgäldsräntan ska vara 3 % för tioåriga- och 4,5 % för tjugoåriga avgäldsperioder. 3. Den framräknade avgälden ska justeras så att den blir jämnt delbar med fyra.
2019-03-12 5 (11) 4. Talan ska väckas senast 2019-09-30 hos Mark- och miljödomstolen vid Nacka tingsrätt angående omprövning för de tomträtter där överenskommelse inte träffats. Under år 2019 ska avgäldens storlek omprövas för ca 180 st småhustomträtter varav 9 st har 20-årigt avtal där de erbjuds att fortsätta med 20-årigt avtal alternativt ges möjlighet att övergå till 10-årigt avtal. Enligt jordabalken bestäms avgälden utifrån det värde marken har vid tidpunkten för omprövningen. Den årliga avgälden beräknas genom en avgäldsränta på avgäldsunderlaget. 1. Avgäldsunderlaget ska utgöras av marktaxeringsvärdet för år 2018. 2. Avgäldsräntan ska vara 3 % för tioåriga- och 4,5 % för tjugoåriga avgäldsperioder. 3. Den framräknade avgälden ska justeras så att den blir jämnt delbar med fyra. 4. Talan ska väckas senast 2019-09-30 hos Mark- och miljödomstolen vid Nacka tingsrätt angående omprövning för de tomträtter där överenskommelse inte träffats. 9 Dnr FN 2019/00121-1.3.2 Gemensam redovisningsplan för gemensamma styr- och stödprocesser inom Västerås stad antar föreliggande redovisningsplan för gemensamma processer att börja gälla fr.o.m. 1 januari 2019. Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) ska varje myndighet bland annat upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. En myndighet (nämnden) ska även fastställa hur handlingar ska hanteras och lagras samt vilken information som ska bevaras eller gallras. Inom Västerås stad uppfylls gällande lagstiftning och beslut om bevarande och gallring av information genom att nämnden fastställer en redovisningsplan (Redovisning av allmänna handlingar). Den information och de handlingar som hanteras inom stadens processer för ledning och verksamhetsstöd (bland annat HR, ekonomi och nämndadministration) sker i gemensamma IT-system och gemensamt i den samordning av lednings- och stödprocesser som finns. Utifrån en god offentlighetsstruktur ska därför beslut om bevarande och gallring av nämndens handlingar inom ovanstående områden se lika ut oavsett nämnd. En särskild redovisningsplan för gemensamma processer har därför utarbetats i samverkan mellan representanter från bland annat
2019-03-12 6 (11) löneadministration, rekrytering, ekonomi och redovisning, upphandling, registratur och nämndadministration. Arbetet har letts av Stadsledningskontoret och Stadsarkivet. Redovisningsplanen för gemensamma processer ersätter de nu gällande gemensamma planerna för ekonomi, medarbetarområdet respektive gemensamma administrativa processer. antar föreliggande redovisningsplan för gemensamma processer att börja gälla fr.o.m. 1 januari 2019. 10 Dnr FN 2019/00042-1.7.1 Remiss - Avfallsplan 2020-2030 med renhållningsordning och föreskrifter Förslag till yttrande godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har för yttrande inkommit med remiss gällande Vafab Miljös Avfallsplan 2020-2030 samt Föreskrifter för avfallshantering. Teknik- och fastighetsförvaltningen har i skrivelse daterad 2019-02-04 yttrat sig i ärendet. Förslag till yttrande godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. 11 Dnr FN 2018/00013-3.1.2 Begäran om detaljplan i närområdet för Kristiansborgsbadet 1. begär hos byggnadsnämnden detaljplan för bostäder inom närområdet för kvarteret Kristiansborgsbadet 1, i första hand inom fastigheten Anderslund 1 men att även fastigheterna Ryttersborg 5 och Ryttersborg 6 ska ingå som kompletterings- och/eller reservalternativ till Anderslund 1, i enlighet med beslut i kommunfullmäktige 2017-12-07 457. 2. Uppdraget avslutas. beslutade den 19 februari 2019, 60, att ge teknik- och fastighetsförvaltningen i uppdrag att återkomma med en detaljplanebegäran avseende närområdet för Kristiansborgsbadet 1. Beslutet fattades i samband
2019-03-12 7 (11) med att nämnden begärde ändring av en tidigare detaljplanebegäran för bostäder inom Kristiansborgsbadet 1. Ärendet återkommer nu för beslut och återrapportering. Förvaltningen anser att uppdraget slutförs med denna detaljplanebegäran och föreslår att uppdraget avslutas. 1. begär hos byggnadsnämnden detaljplan för bostäder inom närområdet för kvarteret Kristiansborgsbadet 1, i första hand inom fastigheten Anderslund 1 men att även fastigheterna Ryttersborg 5 och Ryttersborg 6 ska ingå som kompletterings- och/eller reservalternativ till Anderslund 1, i enlighet med beslut i kommunfullmäktige 2017-12-07 457. 2. Uppdraget avslutas. 12 Dnr FN 2018/00384-1.2.3 Återrapportering av uppdrag att återkomma till nämnden med en genomlysning över vilka av avtalen mellan fastighetsnämnden och SFE som kan upphandlas 1. Uppdraget avslutas. 2. Teknik- och fastighetsförvaltningen får i uppdrag att återkomma med förslag på handlingsplan för upphandling inom fastighetsnämnden, som bland annat tar ställning till upphandling av uppdrag som idag utförs av TFF Produktion (SFE). Teknik- och fastighetsförvaltningen fick den 17 maj 2018, till följd av ett nämndinitiativ från (M) och (L) angående avtal mellan fastighetsnämnden och SFE, nu TFF produktion, i uppdrag att återkomma till nämnden med en genomlysning över vilka av avtalen mellan fastighetsnämnden och TFF produktion som kan upphandlas. Nedan följer en kort redovisning av de uppdrag som TFF produktion, i egen regi eller med upphandlade entreprenader, genomför mot fastighetsnämnden: TFF produktion ansvarar för skötseln av utemiljöerna vid flertalet av Västerås kommunala skolor och förskolor. Upphandling av gräsklippning, vinterskötsel och sandupptagning. TFF produktion ansvarar efter konkurrensutsättning för skötsel runt Teatern, Stadshuset, Stadsbiblioteket, gamla Konstmuseet samt Växhuset. Detsamma gäller några mindre upphandlingar som t.ex. skötseln vid gruppboendet Drevkarlen på Önsta Gryta.
2019-03-12 8 (11) 1. Uppdraget avslutas. 2. Teknik- och fastighetsförvaltningen får i uppdrag att återkomma med förslag på handlingsplan för upphandling inom fastighetsnämnden, som bland annat tar ställning till upphandling av uppdrag som idag utförs av TFF Produktion (SFE). 13 Dnr FN 2014/00178-250 Genomförandebeslut och metod för markanvisning, Södra Källtorp, dp 1821 1. Genomförandekalkyl för genomförande av exploateringsprojektet Södra Källtorp Dp 1821 godkänns. 2. Markanvisning av utbyggnadsetapp I ska ske genom ett jämförelseförfarande. beslutade 2015-09-17 ( 195) att markanvisa del av Wenströmska skolan 1, del av Västerås 4:86 och Västerås 4:12 inom Södra Källtorp till Södra Källtorp Fastighetsutveckling AB. Markanvisningsavtalet har löpt ut och parterna har överenskommit att inte fullfölja markanvisningen. TFF föreslår att en ny markanvisning ska göras. Markanvisningen avser att få in flera byggaktörer för att skapa en varierad bebyggelse och olika boendeformer i den nya stadsdelen. Området har delats in i utbyggnadsetapp I-V, där varje utbyggnadsetapp möjliggör markanvisning till en eller flera byggaktörer. TFF övertar del av utbyggnad som avser infrastruktur med byggnation av gator och ledningar inom kvartersmarken vilket möjliggör markanvisning till flera olika byggaktörer. Markanvisning av utbyggnadsetapp I föreslås ske genom jämförelseförfarande. Ett förfrågningsunderlag med förutsättningar och kriterier för markanvisningen ska tas fram för godkännande av fastighetsnämnden innan markanvisning skickas ut till marknaden. har 2017-12-15 ( 264) beslutat om genomförande av exploateringsprojektet Södra Källtorp, nya markanvisningar innebär nya förutsättningar och åtaganden för staden innebär att en ny genomförandekalkyl har tagits fram. 1. Genomförandekalkyl för genomförande av exploateringsprojektet Södra Källtorp Dp 1821 godkänns. 2. Markanvisning av utbyggnadsetapp I ska ske genom ett jämförelseförfarande.
2019-03-12 9 (11) 14 Dnr FN 2019/00134-1.3.3 Planeringsunderlag 2020-2023 Planeringsunderlaget 2020 till 2023 godkänns. Förvaltningen har tagit fram ett planeringsunderlag för perioden 2020 till 2023. Planeringsunderlaget 2020 till 2023 godkänns. 15 Dnr FN 2019/00158-1.3.2 s bedömning av andra nämnders investeringsbudgetar 2020-2023 16 Dnr FN 2018/00521-2.6.1 Anskaffningsbeslut - Ramavtal gällande möbeltapetserare Upphandling och tecknande av ramavtal ska genomföras avseende möbeltapetserare. Teknik- och fastighetsförvaltningen ser behov av ett nytt ramavtal för möbeltapetserare. Inom stadens finns ett antal olika möbler som kräver särskilt omhändertagande och bevarande. Arbetet gäller utbyte av tyg/skinn samt stoppning, för äldre och bevarandevärda möbler. Förvaltningen avser upphandla ett nytt avtal med en (1) leverantörer med avtalstid på 2 år med option på ytterligare 1+1 år. Upphandling och tecknande av ramavtal ska genomföras avseende möbeltapetserare.
2019-03-12 10 (11) 17 Dnr FN 2019/00149-2.6.1 Anskaffningsbeslut - Markarbeten inför byggnation av äldreboendet på Öster Mälarstrand 1. Investeringen godkänns. 2. Anskaffningsbeslutet gäller under förutsättning att äldrenämnden godkänner hyresofferten. Detta ärende rör nybyggnation av äldreboende vid Öster Mälarstrand. Ärendet var uppe i fastighetsnämnden 2017-01-10, då anskaffningsbeslut om projekteringen togs. Detta är ett partneringprojekt där det vanliga förfarandet består av två faser, Fas 1 Projektering och Fas 2 Produktion. Verksamheten behöver ha tillgång till boendet i mars 2021, vilket betyder att tidplanen är väldigt ansträngd. Det har visat sig i pågående intilliggande projekt att det kan vara omfattande saneringsarbeten som behöver utföras. Detta har inte identifierats i den övergripande undersökningen av markområdet som MUAB låtit utföra. Om det visar sig att sanering behövs så finns det risk för att tidplanen förskjuts och inflytt blir senarelagd. En åtgärd för att minska risken för försening innebär att entreprenören börjar schakta för grunden parallellt med projekteringen. Detta sker vanligtvis i Fas 2, vilket betyder att beslut för en del av den planerade investeringen för Fas 2 behövs redan nu. 1. Investeringen godkänns. 2. Anskaffningsbeslutet gäller under förutsättning att äldrenämnden godkänner hyresofferten. 18 Dnr FN 2019/00137-1.4.2 Uppföljning av bostadsbyggandet och handlingsplan för bostadsförsörjning 2018 Rapporten läggs till handlingarna. I december 2017 beslutade kommunfullmäktige om ett program för bostadsförsörjning 2018-2021. En handlingsplan för 2018-2019 kopplad till programmet har tagits fram av fastighetsnämnden och den antogs av kommunstyrelsen i maj 2018. Enligt handlingsplanen ska en samordnad uppföljning av programmets indikatorer och handlingsplanens åtgärder göras årligen.
2019-03-12 11 (11) En uppföljningsrapport för programmet och handlingsplanen är framtagen. Rapporten läggs till handlingarna. 19 Dnr FN 2017/00003-3.3.5 Uppföljning av projektet Mälarporten Rapporten läggs till handlingarna. Projekt Mälarporten ska två gånger per år, i januari och augusti, redovisa planerings- och utvecklingskostnader för projekt Mälarporten. De interna personalkostnaderna budgeteras och redovisas från och med 2014, som en del i planeringskostnaderna. Enligt beslut i kommunstyrelsen i maj 2016 kommer kostnaderna för planering, utredning och personal belasta stadens exploateringsbudget. Från och med 2017 och framåt ska budgeten hanteras av fastighetsnämnden. Rapporten läggs till handlingarna. 20 Dnr FN 1820279- Information - Kraftsamling för Västerås City 21 Dnr FN 1809760- Övriga frågor