l'.ltingsryds Kommunledningsförvaltningen 1(1) Ärendelista kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-12-11 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 Samtal om bredband Kronobergs län Revidering av bestämmelser om ekonomisk ersättning till förtroendevalda i Tingsryds kommun Godkännande av underlag för upphandling gällande kontorsmaterial Motion om mera gymnastiktimmar i grundskolan Fastställande av måltidsprogram Förskola och skola samt Äldreomsorgen Granskningsrapp01t för 2017 års interna kontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Handlingsplan för intern kontroll 2018 inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Verksamhetsövergång av fastighetsskötsel och vaktmästeri i den s.k. Ishallsgruppen från Tekniska avdelningen inom Tingsryds kommun till Tingsrydsbostäder AB Statistik Återrapportering av samt beslut om kurser och konferenser Kommunledningsförvaltningen informerar Diskussion om instruktion till kommundirektören enligt nya kommunallagen Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 {vx) 0477 313 00 e-post/hemsida kom munen@tingsryd.se www.tingsryd.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (16) Plats och tid Beslutande Kommunstyrelsens sammanträdesrum Asnen, Torggatan 12, Tingsryd Måndagen den 11 :e december 2017, kl. 08.3 0-11.40 Mikael Jeansson (S), ordf Tomas Blomster (S) Patrick Ståhlgren (M) Anna Johansson (C) Cecilia Cato (C) Övriga närvarande Jörgen Wijk (Kommunsekreterare) Laila Jeppsson (Kommunchef) Lena Carlborg (Region Kronoberg) 271 Kent Johansson (VD TEAB) 271 Helena Clemedtsson (Personalchef) 272 Sofia Renkvist (Upphandlare) 273 Ola Johansson (Inköpsadministratör) 273 Justeringens plats och tid Anna Johansson (C) Kansliavdelningen, onsdagen den 13 december 2017 kl. 14.00 Underskrifter Sekreterare......... Paragraf 271-282 Ordförande Justerande Mikael Jeansson Il Anna Johansso ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-12-11 : 7 i i g s Etla f 1ttft't "'- Datum då anslaget tas ned 2018-01-05
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (16) 271 Information om bredband i Kronobergs län Dnr 2017/572 093 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Kommunstyrelsens arbetsutskott tar emot informationen. 2. Kommunstyrelsens arbetsutskott för fram ett önskemål om förlängd svarstid för Tingsryds kommuns del. Lena Carlborg från Region Kronoberg informerar om den samordning som Region Kronoberg håller på att skapa för utbyggnad av bredband till boende i glesbygd. Grundtanken är att man kartlägger de vita fläckar som finns i fibernätet och samlar dem i olika utbyggnadsprojekt som handlas upp i en offentlig upphandling. Workshops med förankring har hållits i Region Kronobergs regi och ett beslut om denna samordning är tänkt att tas i januari i respektive kommuns kommunstyrelse. Lena Carlborg samtalar med arbetsutskottet samt VD för TEAB om vad Tingsryds kommuns anser om den tänkta samordningen. Det som påverkar Tingsryds kommuns ställningstagande är bland annat hur en samordning kan påverka Wexnet. Detta bolag ägs av fyra kommuner i regionen, däribland Tingsryds kommun. Med i resonemanget finns även kommunens tidigare erfarenheter av Regionens arbete med bredband. Synpunkter framförs från arbetsutskottet om ytterligare betänketid. I Ar I Beslutet skickas till Lena Carlborg, Region Kronoberg ;J; Otdragsbestyrkande I 1Vl-
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (16) 272 Revidering av bestämmelser om ekonomisk ersättning till förtroendevalda i Tingsryds kommun Dnr 2017/71 024 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott bjuder in den politiskt utsedda styrgruppen samt representanter från de mindre partierna i fullmäktige för fördjupad dialog till kommunstyrelsens extrainsatta sammanträde 2017-12-18. Kommunfullmäktige i Tingsryds kommun beslutade 2016-06-20 122 att förändra den politiska organisationen. Som en konsekvens av detta, samt riksdagens beslut om ny kommunallag (SFS 2017 :725), har en översyn över Bestämmelser om ekonomisk ersättning till förtroendevalda i Tings,yds kommun genomförts. Förslaget har arbetats fram av den styrgrupp för ny politisk organisation som beslutades av kommunfullmäktige 2016-06-20 122 och 2016-10-31 219, i samverkan med den referensgrupp som tillsattes vid samma tillfällen. Styrgruppens och referensgruppens uppdrag är härmed fullgjort. Beslu tsunderlag Bestämmelser om ekonomisk ersättning till förtroendevalda i Tingsryds kommun Förslag arvoden 2018 Förslag till beslut på sammanträdet Mikael Jeansson (S) yrkar: Kommunstyrelsens arbetsutskott bjuder in den politiskt utsedda styrgruppen samt representanter från de mindre partierna i fullmäktige för fördjupad dialog till kommunstyrelsens extrainsatta sammanträde 2017-12-18. Beslutsgång Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller Mikael Jeanssons (S) yrkande. 1- I Otdragsbestyrkande 1f.-,
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (16) 273 Godkännande av underlag för upphandling av kontorsmaterial Dnr 2017 /807 059 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner det upphandlingsunderlaget gällande kontorsmaterial som presenteras på mötet. Tingsryds kommun har behov av att upphandla nytt ramavtal för köp av kontorsmaterial och kuvert till kommunens verksamhet. Nuvarande avtal går ut 180531. Upphandlingen görs tillsammans med länets kommuner, kommunen har haft en med representant i referensgruppen. Det kommande avtalet gäller till och med 2020. Ärendets beredning Upphandlingen genomförs av Växjö kommun. Besluts underlag Skrivelse från upphandlare Helen Östman, 2017-11-29 Beslutet skickas till Upphandlare Sofia Renkvist O tdragsbestyrkande I I I
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (16) 274 Motion om mera gymnastiktimmar i grundskolan Dnr 2017/99 611 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta: Kommunfullmäktige avslår motionen med hänvisning till barn-och utbildningsnämndens beslut 98, 2017-11-22. Bildningsnämndens yttrande (beslut BN 98, 2017-11-22) Bildningsnämnden anser att det är en god andemening i förslaget men att kommunfullmäktige bör avslå motionen. Motivet till avslag är att det är omöjligt att införa pulspass på 20-30 minuter bland eleverna i klass 4-6 i kommunens skolor. Skälet är att skolorna inom ramen för timplanen och skolskjutsarnas begränsningar inte har möjlighet att erbjuda ytterligare 40-50 minuter per dag. Pulspass innebär per definition att pulsen ska öka så mycket så att eleven blir andfådd och därmed också svettig. Detta innebär att vi måste erbjuda eleverna möjlighet att byta om innan passet och att duscha efter pulspasset. I flertalet av våra skolor är omklädningsrummen hårt belastade och att varje elev ska ges möjlighet att byta om och duscha ytterligare en gång per dag är inte genomförbart. Ombyte och dusch gör dessutom så att tiden för pulspasset utökas med minst 20 minuter. Frågan om mer rörelse i skolan ska vidare utredas i samverkan med idrottslärarna i grundskolan under vårte1minen 2018. Vänsterpartiet har lämnat in en motion till kommunfullmäktige om att eleverna i grundskolan skall få daglig motion i form av så kallade "pulspass". Motivet är att fysisk aktivitet befrämjar elevernas lärande. Genom motionen föreslås Tingsryds kommun att köpa in pulsmätare och att införa ett pulspass på 20-30 minuter bland eleverna i årskurs 4-6. Förslaget innebär ett test under läsåret 2018/2019 och en utvärdering av resultatet våren 2019. Om utvärderingen visar ett ökat kunskapsresultat föreslås pulspass införas i åk 1-9 från och med läsåret 2019/2020. Bildningsnärnnden har avgett yttrande enligt ovan. Besluts underlag Bildningsnärnnden 98, 2017-11-22 Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (16) 275 Fastställande av måltidsprogram Förskola och skola samt Äldreomsorgen Dnr 2017 /790 622 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Punkten 4 i stycket om hållbar utveckling och minimal miljöpåverkan stryks i de båda måltidsprogrammen och ersätts med: "En ökad andel kyckling och vegetabilier ska eftersträvas." 2. Med ovanstående ändring fastställer kommunstyrelsen måltidsprogram Förskola och skola samt Äldreomsorgen. Arbetet med vision, policy och program för måltider ledde farm till fullmäktigebeslut om Vision och Policy 160620. Styrgruppen i frågan har arbetat fram en ett grundförslag på tolkning av Vision och policy som efter remissrunda i berörda nämnder resulterat i två bifogade Måltidsprogram unika för respektive nämnd och förvaltning, Styrgruppen har föreslagit att Måltidsprogrammet motsvarar samarbetet mellan Måltidsservice och respektive grupp av gäster och skall kunna revideras på nämndnivå. Därför skall Måltidsprogrammen därmed fastställas på nämndnivå. Vision och Policy berör all måltidsservice och dessa två Program berör de specifika grupperna av måltidsgäster i förskola, skola och äldreomsorg. Beslutsunderlag 1. Fastställd (KF 2016-06-20) Måltidsvision och Måltidspolicy samt remissvar ifrån Bildningsnämnd och Vård- och omsorgsnärnnd utifrån arbetsdokumentet grundförslag Måltidsprogram 2. Samhällsbyggnadsnämnden 181, 2017-11-21 Förslag till beslut på sammanträdet Mikael Jeansson (S) yrkar med instämmande av Anna Johansson (C) och Cecilia Cato (C): Punkten 4 i stycket om hållbar utveckling och minimal miljöpåverkan stryks i de båda måltidsprogrammen och ersätts med: "En ökad andel kyckling och vegetabilier ska eftersträvas." I Jf I Otdragsbestyrkande I
~Tingsryds ~kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (16) 2017-12-11 275 forts. Beslutsgång Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller Mikael Jeanssons (S) yrkande. I.Al I I Otdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (16) 276 Granskningsrapport för 2017 års interna kontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Dnr 2016/376 007 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner bifogad rapport "Intern kontroll år 2017 - Granskningsrapport. Ansvarig nämnd/styrelse: Kommunstyrelsen". Enligt reglementet för intern kontroll i Tingsryds kommun ska nämnderna årligen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen i en granskningsrapport. För kommunstyrelsens egen verksamhet innebär detta att en granskningsrapport tagits fram utifrån den interna kontroll som utförts på kornmunledningsförvaltningen. Beslutsunderlag Skrivelse från säkerhetssamordnaren, 2017-11-29 I I UtdragsbeSlyrkande I
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (16) 277 Handlingsplan för intern kontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Dnr2017/611 007 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer utvalda kontrollmål för intern kontroll 2018 inom kommunstyrelsens verksamhetsområde: "Näringsliv - Brister i hantering av synpunkter från föreningar och företagare." "Personal - ensamarbete vid företags besök." samt överför dessa till "Handlingsplan för intern kontroll 2018 inom kommunstyrelsens verksamhetsområde". Enligt reglementet för intern kontroll i Tingsryds kommun ska nämnder/styrelser med utgångspunkt från en risk- och väsentlighetsanalys (ROV-analys) årligen upprätta en handlingsplan för den interna kontrollen. Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett antal riskbilder som skulle kunna inträffa på förvaltningen och genomfört en ROV-analys på dessa. Utifrån ROV-analysen ska kommunstyrelsen välja vilka kontrollmål som ska granskas i 2018 års interna kontroll. Utöver dessa kontrollmål ska även det redan beslutade kommunövergripande kontrollmålet finnas med. I bifogat förslag till handlingsplan ska kontrollmålen och beskrivning av hur kontrollen ska ske specificeras i tabell 1. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningens chefsgrupp har gjort en ROV-analys av ett antal riskbilder som finns sammanställda i tabell 2. Arbetsutskottet föreslår vid dagens sammanträde två kontrollmål som kommunstyrelsen ska ta ställning till. Kommunstyrelsen har 2017-10-16 beslutat om det kommungemensamma kontrollmålet. Besluts underlag Förslag till handlingsplan för intern kontroll 2018 inom kommunstyrelsens verksamhetsområde med sammanställning av ROV-analyser i tabell 2. I il I Utdragsbestyrkande I
~Tingsryds ~kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (16) 277 forts. Skrivelse från säkerhetssamordnaren, 2017-11-29 Förslag till beslut på sammanträdet Mikael Jeansson (S) yrkar: Kommunstyrelsen fastställer utvalda kontrollmål för intern kontroll 2018 inom kommunstyrelsens verksamhetsområde: "Näringsliv - Brister i hantering av synpunkter från föreningar och företagare." "Personal - ensamarbete vid företags besök." samt överför dessa till "Handlingsplan för intern kontroll 2018 inom kommunstyrelsens verksamhetsområde". Beslutsgång Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller Mikael Jeanssons (S) yrkande. I J I I Dtdragsbestyrkande
\:!)kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (16) 278 Verksamhetsövergång av fastighetsskötsel och vaktmästeri i den s.k. Ishallsgruppen från Tekniska avdelningen inom Tingsryds kommun till Tingsrydsbostäder Dnr 2017/787 012 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsens fc:ireslår kommunfullmäktige besluta: Kommunfullmäktige godkänner förslag till verksamhetsövergång. År 2013 gjordes en sammanslagning av dåvarande Stiftelsen kommunhus och Tingsryds kommuns fastighetsavdelning, men man valde då att vänta med de vaktmästare som ingick i den s.k. Ishallsgruppen. Inriktningen för den sammanslagningen var att föra ihop organisationerna för att öka samverkan och ge ett utökat utbyte av kunskap och kompetensutveckling samt samla fastighetskunskapen inom en organisation. Tanken är nu att ta nästa steg och fullgöra samgåendet genom att inkludera berörda fastigheter och den s.k. Ishallsgruppen i det nya förvaltningsavtalet. I det reviderade förvaltningsavtalet mellan Tingsryds kommun och Tingsrydsbostäder AB som gäller fr.o.m. 2018-01-01 så finns berörda fastighetsobjekt och denna verksamhetsövergång av personal med under förutsättning att detta godkännes i MBL-förhandlingar med berörda fackförbund. Dialog och träffar har skett där både Kommunals representant, nuvarande arbetsledning och kommande arbetsledning har träffats. Ärendets beredning Denna process har följt den tidplan som finns med som en bilaga till denna skrivelse och avstämning har skett med personalavdelningen gällande att medarbetarnas lön, anställningsår, semester, annan ledighet m.m. överflyttas till nya arbetsgivaren. MBL 19 Information genomfördes 2017-11-30 och enligt MBL 11 Förhandling per 2017-12-06 så beslutades att övergången sker per 2018-04- 01. Förvaltningsavtalet gäller fr.o.m. 2018-01-01. Berörda anställda kommer nu att få fylla i en blankett "Val av verksamhetsövergång" där de fyller i och skriver på om man tackar ja eller nej till den erbjudna verksamhetsövergången. i Otdragsbestyrkande I I I
~Tingsryds ~kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (16) 278 forts. Arvodet till Tingsrydsbostäder AB avseende den s.k. Ishallsgruppen finns fastställt i det nya förvaltningsavtalet och detta arvode är parterna överens om och det linjerar med den kostnad som Tekniska avdelningen idag har för denna verksamhet. Beslutsunderlag Skrivelse från teknisk chef och fastighetsstrateg, 2017-12-06 inkl. bilaga Samhällsbyggnadsnämnden 268, 2017-10-17 I ~ I I Utdrags bestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (16) 279 Statistik Dnr 2017/33 013 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott tar emot informationen enligt protokollsbilaga. Statistik för oktober månad gällande arbetslöshet för åldersgrupperna 16-64 år och 18-24 år, varsel samt lägenhetsstatistik för Tingsrydsbostäder 2017-11-07 redovisas för arbetsutskottet. Beslutsunderlag Statistik för oktober gällande arbetslöshet och varsel samt lägenhetsstatistik för Tingsrydsbostäder 2017-11-07. Otdragsbestyrkande I I I
Arbetslöshetsstatistik AF 16-64 år Arbetslösa okt-17 Riket 3,9 Kronoberg 3,9 Tingsryd 3,8 % okt-16 3,9 3,8 3,6 Aktivitetsstöd % Total arbetslöshet okt-17 okt-16 okt-17 okt-16 3,5 3,6 7,4 7,5 4,6 4,6 8,5 8,4 4,5 3,8 8,3 7,4,-j,-j I N,-j I r--,-j 0 N 18-24 år Arbetslösa okt-17 Riket 4,9 Kronoberg 6 Tingsryd 5 % okt-16 5,4 6,4 6,3 Aktivitetsstöd % Total arbetslöshet okt-17 okt-16 okt-17 okt-16 5,5 6,2 10,4 11,6 6,5 6,7 12,5 13, 1 9,8 7,6 14,8 13,9 Antal personer berörda av varsel om uppsägning Kronobergs Län Kalmar Län Blekinge Län Skåne Län okt-17 30 92 53 295 okt-16 62 44 0 366
Lägenhetsstatistik Tingsrydsbostäder 2017-11-07 Område Tingsryd Ryd Urshult Linneryd Väckelsång Rävemåla Älmeboda Konga Bostadskö Övrig kö Total bostadskö Lediga Bostadskö Totalt antal lägenheter 3 329 511 0 42 188 0 27 128 0 15 69 1 54 88 1 0 62 0 0 8 0 0 57 5 467 1111 115 582
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (16) 280 Återrapportering av samt beslut om kurser och konferenser Dnr 2017/9 101 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott tar emot informationen. Region Kronoberg anordnade den 7-8 december föreläsningar om den s.k Skottlandsmodellen, under rubriken "Varför är GIRFEC så viktigt för Kronoberg?" GIRFEC betyder "Getting it right for every child". Representanter från Skottland föreläste. Social barn- och ungdomsvård arbetar med denna modell som är utarbetad av socialtjänst, hälso- och sjukvård, polis, skola och frivilligorganisationer i olika instanser. Modellen bygger på att en anställd är knuten till familjen och är med och förhandlar fram lösningar i varje familjs möte med olika myndigheterna. Modellen är manualbaserad med bland annat checklistor för olika åtgärder i processen. usterare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (16) 281 Kommunledningsförvaltningen informerar Dnr 2017/10 101 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott tar emot informationen. Kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande berättar att de varit på besök hos kultur-och fri tidsutskottet vid deras senaste sammanträde 2017-12-06. De hade då samtal om bland annat badplatser, vandringsleder, elljusspår. Utskottet ska inom närmaste tiden ta fram en strategi för hur kommunen kan prioritera bland befintliga anläggningar. Otdragsbestyrkande I
\:!)kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (16) 282 Diskussion om instruktion för kommundirektören enligt den nya kommunallagen Dnr 2017 /806 002 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott bordlägger ärendet. Kommunchefen samtalar tillsammans med arbetsutskottet om den instruktion som ska gälla för henne under det kommande året. Ett beslut kommer att tas under inledningen av 2018. Förslag till beslut på sammanträdet Patrick Ståhlgren (M) yrkar att ärendet bordläggs. Beslutsgång Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller Patrick Ståhlgrens (M) yrkande. Otdragsbestyrkande I