VÄLJ SMART! ETT IDÉ- OCH ARBETSHÄFTE FÖR DEN VIKTIGA VALBEREDNINGEN
INNEHÅLL 3 Vilka sitter i valberedningen? 4 Vad gör valberedarna? 7 Liten checklista för valberedningen 8 Världens bästa styrelse 10 Vi i styrelsen 12 Arbetsblad för valberedningens förslag till personval Det här idé- och arbetshäftet finns även att ladda ner på www.ridsport.se. Valberedningen är ett viktigt steg mot ungdomsinflytande. Inom ramen för Riksidrottsförbundets projekt Ungdomsinspiratörer valde därför Linda Johansson och Agnes Björn från Svenska Ridsportförbundets Centrala Ungdomssektion att fördjupa sig i just valberedningen och dess arbete. Som en del i projektet gjordes ett antal intervjuer med personer som har stor erfarenhet av att arbeta i valberedningar inom Svenska Ridsportförbundets organisation. Intervjuer och tankar som legat till grund för det idéoch arbetshäfte för valberedningar som du nu håller i din hand - Välj smart. Lycka till med era val! Foto: Anna-Maria Persson & Jessica Bergström Text: Jessica Bergström Grafisk form: [dizain] Tryckeri: Printshop Papper: Maxioffset Vilka sitter i valberedningen? En bra valberedning ger en bra styrelse som ger en bra förening. En förenings valberedning väljs av årsmötet. Den bör bestå av minst tre personer, men det kan vara fler, lite beroende på föreningens storlek och spridning. Exakt vad som ingår i valberedningens uppdrag framgår i föreningens stadgar. Några egentliga förkunskaper krävs inte av en valberedare. Däremot ställer uppdraget stora krav på den som tar sig an uppgiften, eftersom valberedaren alltid ska kunna vara objektiv och se till föreningens bästa - och bortse från sina egna eller andras särintressen. Det kan vara lättare sagt än gjort. Att inte falla för frestelsen och följa minsta motståndets lag är en konst i sig, och något som man som valberedare måste klara av. Det är även viktigt att valberedningen har koll på hela föreningens verksamhet, eftersom den föreslagna styrelsen ska spegla verksamheten i stort. Om valberedningens sammansättning liknar föreningen i stort - är chansen större att man lyckas få ihop en styrelse som gör det. Hur är sammansättningen i vår valberedning? Speglar vi föreningen i stort?
Vad gör valberedarna? Valberedarna spelar en viktig roll och har ett stort inflytande över en förening. Jobbet går ut på att förbereda inför medlemmarnas val av förtroendevalda i samband med årsmötet. Valberedningen ska dels föreslå en ordförande, dels det antal ledamöter och suppleanter som enligt föreningens stadgar ingår i styrelsen. Skaffa koll Det är viktigt att valberedningens förslag utgår från medlemmarnas intressen och engagemang. En valberedning som tagit sitt uppdrag på allvar och som på årsmötet kan presentera ett väl underbyggt förslag, väl förankrat hos medlemmarna, får vanligtvis stor uppskattning och förslaget antas ofta i sin helhet. För att kunna ha en god uppfattning om vem som är lämplig att sitta i styrelsen gäller det att valberedarna har koll på hur styrelsen jobbar och hur föreningen fungerar i stort. Därför är det bra om valberedarna sitter med på något styrelsemöte då och då samt deltar så mycket som möjligt i föreningens aktiviteter. Det gäller att skaffa sig en uppfattning om vilka av de förtroendevalda som är duktiga och bör sitta kvar, samt vilka medlemmar i föreningen som skulle kunna passa in i styrelsen. Första steget är med andra ord att pejla av läget i föreningen. Prata med folk och var lyhörd. Engagera flera Det är bra om man tidigt engagerar övriga klubbmedlemmarna i processen. Informera tidigt om arbetet, vilka som är med i valberedningen och hur man kommer i kontakt med dem. Som medlem i en förening kan man nominera kandidater till föreningens förtroendeposter. Det är viktigt att valberedningen låter alla komma till tals och att samtliga nomineringar tas emot och övervägs likvärdigt. Att vara objektiv är en viktig uppgift för valberedningen. Allra helst om det finns konflikter inom föreningen, då är det bra om valberedningen inte tar parti för någon sida. Det är minst lika viktigt att valberedningen representerar medlemmarna i ålder, kön och geografi, som att styrelsen gör det. Lena Enqvist, Svenska Ridsportförbundets valberedning.
En styrelseledamot måste ha intresse för verksamheten, vara väl insatt i hela eller delar av verksamheten samt om möjligt ha en djupare kompetens inom något område. Ulf Ståhlborg, Stockholms Läns Ridsportförbund Nomineringar kan visserligen ske direkt på årsmötet men givetvis är det bättre om förslagen kommer valberedningen till känna tidigare än så. Var tydliga med hur ni vill att nomineringarna ska gå till och vilken information de ska innehålla (observera att era riktlinjer stämmer överens med stadgarna). Exempelvis bör det framgå vem som nomineras, till vilken post och varför den personen skulle vara lämplig. Har den nominerade blivit tillfrågad och är positivt inställd är det bra om det står klart och tydligt, likaså kontaktuppgifter till både den som gör nomineringen och till den som är nominerad. Samtliga nominerade måste även tillfrågas av valberedningen innan årsmötet. Vem vill? De personer som föreslås av valberedningen, är vanligtvis de som väljs av medlemmarna att ingå i föreningens styrelse. Därför är det viktigt att förslaget är väl förankrat inte minst hos dem som kandiderar till posterna. Är ledamöter vars mandattid går ut, beredda att fortsätta ytterligare en period och har övriga kandidater verkligen tillräckligt med tid och intresse för uppgiften? Det gäller att de personer som föreslås vid årsmötet är tillfrågade och väl insatta i vad som förväntas av dem. Ur Ridsporten Vill: Vår strävan är att engagera ungdomar i ridsportens alla verksamheter, inte minst för att få ökad kunskap om hur de vill ha verksamheten utformad. Liten checklista för valberedningen Direkt efter årsmötet - träffas och diskutera! Hur gick årsmötet? Fungerade det bra, gjordes några formella missar? Hur fungerade nomineringen? Hur togs valberedningens förslag emot? Gör en tidplan för årets arbete Gör upp en arbetsplan för kommande års valberedningsarbete som anger när i tiden man ska göra vad - och vem som är ansvarig. Förberedelser inför nomineringen Se till att kontaktuppgifter till klubbens valberedning finns på klubbens hemsida och på anslagstavlan. Besök olika möten under året, var med i olika aktiviteter Gör en sammanställning av vad som är på gång i föreningen. Informera om valberedningens arbete, och vilka som är med i valberedningen. Det underlättar nomineringen. Ta kontakt med nuvarande ledamöter vars mandattid går ut, för att höra efter om dessa är sugna på att kandidera för ytterligare en mandatperiod. Årsmötet närmar sig... Träffa de kandidater som är aktuella för valberedningens förslag och 1) informera om uppgiften 2) kontrollera att kandidaten har intresse för uppgiften 3) kontrollera att kandidaten har tid för uppgiften. Sammanställ förslaget. Informera styrelsen om förslaget. Offentliggör förslaget till alla medlemmar. Föredra valberedningens förslag på årsmötet.
Världens bästa styrelse Styrelsen är den grupp människor som fått medlemmarnas förtroende. Det är den samlade kraften i gruppen som är viktig och som ger det bästa resultatet! Att ingå i en styrelse är ett ansvarsfullt uppdrag. Styrelsen i en förening är den grupp människor som blivit utsedda av årsmötet att bland annat ansvara för den löpande verksamheten i klubben, verkställa beslut, ansvara för föreningens medel och företräda den utåt i samhället. Vad som åligger styrelsen i detalj, framgår i föreningens stadgar. Kompetens engagemang personkemi - tid En styrelse måste ha minst tre medlemmar, men kan också vara i princip hur stor som helst. Lagom antal styrelsemedlemmar kan vara mellan fem och tio personer. Viktiga kriterier för en styrelseledamot är kompetens, engagemang och intresse i verksamheten. Men det finns ytterligare två kriterier att tänka på då en ny styrelsemedlem ska väljas in. Personkemin är det ena. Personer som ska ingå i en styrelse måste fungera i gruppen och inse att det är samarbetet i gruppen som ger det bästa resultatet. Det är tillsammans som styrelsen fattar sina beslut. Vid styrelsemötena förs diskussioner, nya idéer poppar upp, någon drar en slutsats utifrån det som sagts, andra får associationer. Kunskap och erfarenhet samverkar och samspelar mellan individerna på ett sådant sätt att de beslut som fattas är av hög kvalitet. Styrelsens förmåga som helhet är större än summan av medlemmarnas enskilda förmåga. Det andra kriteriet är tillgänglig tid. Den nya styrelseledamoten måste kunna avsätta den tid som krävs av uppdraget. Det är inte ovanligt att ett styrelseuppdrag innebär mer än bara möten - många gånger handlar det lika mycket om förberedelser och genomförande av aktiviteter. Styrelsen bör spegla föreningen Något annat som man ska ta hänsyn till är att sammansättningen i styrelsen stämmer väl överens med hur föreningen ser ut i stort. Det är viktigt att föreningens olika intressegrupper finns representerade i styrelsen, såsom tävlingsryttare, ledare, ungdomar och föräldrar. Det här är ytterligare en parameter som valberedningen måste ta hänsyn till när de föreslår vilka förtroendevalda som ska väljas in i styrelsen. Mixen med unga och lite mer erfarna styrelseledamöter är dessutom oftast bra för utvecklingen av styrelsens arbete. Tänkvärt - Om en styrelse skulle spegla ridsportförbundet i stort, så skulle omkring 65 procent av de förtroendevalda vara under 26 år och 85 procent tjejer. Hur ser det ut i din klubb?
Vi i styrelsen Enbart ordföranden föreslås av valberedningen och väljs av årsmötet. Resterande förtroendeposter väljs bara in av årsmötet som ledamöter och suppleanter, sedan konstituerar styrelsen sig själv. Styrelsen kan även adjungera utomstående personer för särskilda uppdrag inom styrelsearbetet. I större föreningar är det till exempel inte ovanligt med anställda som sekreterare och ekonomiansvariga. Följande poster finns i en styrelse: ORDFÖRANDEN är ofta en central person i föreningen och den som driver på och verkar för föreningens framåtskridande. Styrelsens ordförande spelar en mycket viktig roll för hur effektivt och framgångsrikt styrelsearbetet blir. Den som är ordförande har ett helhetsansvar och ska se till att stimulera, uppmuntra och låta olika viljor komma till tals. Helt enkelt skapa förutsättningar för att uppgifter och ärenden diskuteras och behandlas på ett sådant sätt att alla i styrelsen känner delaktighet i ett beslut. Ordföranden måste ha auktoritet utan att bete sig på ett auktoritärt sätt. Det är viktigt att vara en god lyssnare och se till att man inte går in och dominerar en diskussion. VICE ORDFÖRANDE alla föreningar har inte en vice ordförande, men eftersom ordförandens roll är så pass viktig kan det vara smart att ha en ersättare om ordinarie ordföranden skulle vara borta vid något möte. SEKRETERAREN har en av de viktigaste funktionerna i föreningen. Det är sekreterarens uppgift att skicka ut kallelser inför möten, sammanställa en dagordning, skriva ut protokoll från möten och händelser samt se till att de sprids till alla som ska ha dem. Protokollen bör skrivas så man vid senare möten kan gå tillbaka och kontrollera vilka beslut som tagits samt vem som tog på sig att utföra arbetet. Dessutom ska protokollen kunna läsas och förstås även av styrelseledamöter som inte var med på mötet. Vanligtvis är det även sekreteraren som ska se till att det finns ett medlemsregister för föreningen även om andra i styrelsen hjälper till med det dagliga. KASSÖRENS främsta uppgifter är att hålla i föreningens ekonomi samt löpande uppdatera styrelsen om det ekonomiska läget. Hur omfattande uppgift det är, varierar från förening till förening. Kassören bevakar så att budgeten följs samt ser till att pengar kommer in och att räkningar betalas som de ska. När verksamhetsåret slutat (vanligtvis 31 december) ska kassören i god tid före årsmötet sammanställa en årsredovisning för verksamhetsåret och skicka den till revisorn så att handlingarna hinner granskas inför årsmötet. ÖVRIGA LEDAMÖTER kan ha olika arbetsuppgifter. Det bestäms av styrelsen. SUPPLEANTER är ersättare till de ordinarie ledamöterna. REVISORERNA är medlemmarnas kontrollorgan. En revisor ska granska ekonomin och de beslut som styrelsen fattat under året. I mindre föreningar kan det räcka att revisorn har grundläggande ekonomiska kunskaper, medan alla föreningar med mer omfattande verksamhet bör ha en auktoriserad revisor. För riktigt stora föreningar är det ett krav att ha en auktoriserad revisor. Arbetet består i att före årsmötet, uppsöka kassören i föreningen och gå igenom räkenskaperna. Det handlar bland annat om att kontrollera verifikationer (kvitton) och se till att allt är korrekt ifyllt och hopräknat i kassaboken. Detta sammanfattar man sedan i sin revisionsberättelse och läser upp på årsmötet. Berättelsen ligger till grund för om styrelsen får ansvarsfrihet eller inte. Att vara revisor är att en ansvarsfylld post, och den enda som inte kräver att man är medlem i föreningen. Hur väl speglar er styrelse föreningen i stort? Använd gärna mallen på sidan 14 och testa dina val. 10 11
Arbetsblad för valberedningens förslag till personval ORDFÖRANDE (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? LEDAMOT (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? SEKRETERARE (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? (Ledamot) KASSÖR (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? (Ledamot) LEDAMOT (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? LEDAMOT (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? LEDAMOT (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? SUPPLEANT (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? SUPPLEANT (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? SUPPLEANT (Väljs på... år) År kvar/tillgänglig? 12 13
REVISORER (Väljs på 1 år) År kvar/tillgänglig? Nuvarande 1:........ Nuvarande 2:........ Förslag 3:........ REVISOR- SUPPLEANTER (Väljs på 1 år) År kvar/tillgänglig? Nuvarande 1:........ Nuvarande 2:........ Förslag 3:........ Valberedningen lämnar vanligtvis inget eget förslag på ny valberedning. Testa er styrelse Hur är sammansättningen? Speglar styrelsen föreningen i stort? Vi valberedare Här kan du skriva upp namnen på dem i din valberedning, och nödvändiga kontaktuppgifter. Hur stor andel i föreningen är: Hur stor andel i styrelsen är: Män... Män... Kvinnor... Kvinnor... Under 26 år... Under 26 år... Över 26 år... Över 26 år... Aktiva i ridskoleverksamheten:... Representerar ridskoleverksamheten:... Aktiva privatryttare:... Representerar privatryttarna:... Aktiva i annan verksamhet:... Representerar annan verksamhet:... 14 15
En bra valberedning ger en bra styrelse som ger en bra förening.