Plats och tid Tingssalen, Högsby måndagen den 19 november 2018 kl. 08:30-12:30 ande Se särskild närvarolista Övriga deltagande Helena Grybäck Svensson, förbundschef Jennie Conradsson, sekreterare Mikael Pettersson, avdelningschef fastighet Jens Karlsson, avdelningschef gata/park Ann-Sofi Boberg avdelningschef VA/renhållning Utses att justera Per-Inge Pettersson Underskrifter Paragrafer 55-67 Sekreterare Ordförande Justerande. Jennie Conradsson. Åke Nilsson. Per-Inge Pettersson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande 2018-11-30 Datum för anslags nedtagande 2018-12-22 Förvaringsplats av protokollet Förbundskontoret Underskrift. Jennie Conradsson 1
Ärendelista Val av protokolljusterare samt godkännande av dagordning 55 Information om energirådgivning 56 om antal drifttekniker i beredskap i räddningstjänsten 2018/172 57 Revidering fakturering & kravregler 2018/1 58 Avbetalningsplan faktura VA 2018/164 59 Internkontrollplan 2018/1 60 Redovisning storförbrukare vatten 2018/173 61 Tjänsteskrivelse metodik för inventering av förorenade områden (MIFO)fas 2 62 Svar på motion om belysning av Badstigen i Virserum 63 Svar på motion om ökad satsning på motion och trygghet i Järnforsen 64 Förslag på sammanträdesdatum förbundsdirektionen 2019 2018/127 2018/165 2018/166 2018/167 65 Information från verksamheterna 2018 2018/10 66 Anmälningsärenden - delegationsärenden 2018/2 67 Övriga frågor reglemente för enskilda vägar 2
1(1) FD 55/2018 Dnr Dnr Information om energirådgivning Informationen mottagen. Erik Innerstedt, Mönsterås kommun informerar om samarbetet med energirådgivning. Idag samarbetar 6 kommuner med energirådgivningsfrågor. 1 gång per år lämnas rapport och statistik till kontaktperson för respektive kommun. 3
1(1) FD 56/2018 Dnr 2018/172 om antal drifttekniker i beredskap i räddningstjänsten beslutar att utöka till att maximalt tre anställda på fastighetsavdelningens utförarorganisation i Högsby respektive Hultsfred får ingå i räddningstjänstens beredskapsorganisation. Vidare beslutas att personalbudget för fastighet Högsby skall utökas samt att driftbudget Högsby minskas med de medel som utgörs av den kostnad det medför med utökning av beredskap. Räddningstjänsten i Högsby kommun har problem med att upprätthålla beredskapen. har tidigare i beslut FD 15/2015 beslutat att maximalt två anställda på fastighetsavdelningens utförarorganisation i Högsby respektive Hultsfreds kommun får ingå i räddningstjänstens beredskap. Ledningsgruppens förslag är att man nu utökar från två till maximalt tre som får ingå i räddningstjänstens beredskap. sunderlag Tjänsteskrivelse 4
1(1) FD 57/2018 Dnr 2018/1 Revidering fakturering & kravregler beslutar godkänna förslaget till reviderade fakturerings & kravregler för Östra Smålands kommunalteknikförbund. Nuvarande fakturerings och kravregler för ÖSK har reviderats och följande kan noteras: Punkten 1.2, 1.3, 2.1, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8, 3.1, 3.2, 3.3, 3.6, 4.0, 6.5, 7.1. har reviderats. Skickas till Ekonomikontoret 5
1(1) FD 58/2018 Dnr 2018/164 Avbetalningsplan faktura VA beslutar att en avbetalningsplan på 35 år läggs upp på aktuell skuld samt ge förbundschefen, om behov uppstår, delegation att i första hand öka avbetalningstiden och i andra hand avskriva ärendet. En fastighetsägare har idag en skuld som inte klaras av att betalas utan att en avbetalningsplan upprättas. Enligt gällande fakturerings- och kravregler för ÖSK skall förbundsdirektionen besluta om avbetalningsplan om det överstiger 1,5 prisbasbelopp. Fastighetsägarens skuld uppgår idag till ett belopp överstigande 1,5 prisbasbelopp. VA-avdelningen föreslår att en avbetalningsplan på 35 år läggs upp på aktuell skuld. Vidare föreslås att förbundschefen erhåller delegation att i första hand öka avbetalningstiden och i andra hand avskriva skulden om inte betalning sker enligt detta förslag. sunderlag Tjänsteskrivelse Skickas till Ekonomikontoret 6
1(1) FD 59/2018 Dnr 2018/1 Internkontrollplan beslutar godkänna förslaget till internkontrollplan för verksamheten inom ÖSK med mindre justering. Intern kontroll innebär att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt. Den är ett verktyg som används för att kunna skapa goda rutiner, ökad effektivitet, säkerställa att lagar efterlevs och minimera de risker som finns i verksamheten. Intern kontroll omfattar alla system, rutiner och processer som används för att styra ekonomi och verksamhet. Intern kontroll ska fungera som en trygghet för alla som arbetar och verkar i organisationen. Den ska också skapa trygghet för medarbetarna genom att skydda dem från oberättigade misstankar om oegentligheter. sunderlag Tjänsteskrivelse Internkontrollplan 7
1(1) FD 60/2018 Dnr 2018/173 Redovisning storförbrukare vatten Informationen mottagen Avdelningschefen för VA/Renhållning redogör för hur mycket vatten som har debiterats under 2017 i respektive kommun. 8
1(1) FD 61/2018 Dnr 2018/127 Metodik för inventering av förorenade områden (MIFO)fas 2, Hultsfreds kommun. beslutar föreslå budgetberedningen att budgeten för undersökning av nedlagda deponier ökas till 600 000 tkr om året för att klara en undersökningstakt på två deponier om året. Eventuellt överskott får flyttas över till nästkommande år tills samtliga deponier är undersökta och vid behov åtgärdade. Kommunen har ett ansvar för att undersöka och där det finns behov åtgärda markföroreningar som finns i nedlagda deponiområden. En första inventering av deponier är gjord enligt MIFO fas 1 som är en metod för inventering av förorenade områden. ÖSK har efter ett föreläggande från Miljö- och byggnadsnämnden i Hultsfred återkommit med en tidsplan för hur undersökningen av prioriterade deponier ska fortlöpa enligt MIFO fas 2. Miljö- och byggnadsnämnden vill säkerhetsställa att undersökningen av prioriterade deponier fortskrider i rimlig tid. Kommunstyrelsen har godkänt förslaget till tidsplan som innebär att undersökningstakten ökas till att omfatta två deponier om året. ÖSK har i budget tilldelats 150 000 kr om året för undersökning av nedlagda deponier. Enligt för uppdraget anlitat konsultföretag Golder, har de MIFO fas 2 undersökningar som de hittills undersökt haft kostnader på cirka 260 000 till 300 000 kr. Generellt anser Golder att en MIFO 2 undersökning kan landa på mellan 250 000 500 000 kr beroende på objektets yta, historik, markförutsättningar, föroreningar etc. Det kan vara billigare också men då rör det sig om ett väldigt enkelt objekt ur både undersöknings- och föroreningsperspektiv. sunderlag Tjänsteskrivelse Skickas till Budgetberedningen 9
1(2) FD 62/2018 Dnr 2018/165 Yttrande på motion om belysning av Badstigen i Virserum, Hultsfreds kommun beslutar enligt tjänstemans yttrande och tar det som sitt egna, med hänvisning till aktuellt regelverk för kompletteringsbelysning, beslutat av kommunfullmäktige 2005. Sammanfattning En motion har lämnats av John Hoffbrink och Lisbeth Hoffbrink, båda SD, angående belysning av Badstigen i Virserum. Gällande regelverk beslutat av kommunfullmäktige medger inte kommunal gatubelysning på aktuell väg. Fullmäktigeledamöterna John Hoffbrink och Lisbeth Hoffbrink, båda SD, har 2017-09-26 lämnat in en motion angående belysning av Badstigen i Virserum. I motionen framkommer önskemål om belysning av Badstigens norra och södra del samt Ola Ö-stigen i Virserum. Motionsställarna menar att belysning skapar trygghet för fastighetsägarna samt verkar förebyggande. Arbetsutskottet beslutade att remittera motionen till Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) 2017-11-14 för beredning. Kontakt med motionsställaren (John Hoffbrink) har skett 2018-07-13 för att säkerställa motionens intentioner. Förutsättningar idag Aktuella vägar är enskilda med privat eller samfällt ägande. Kommunen är inte huvudman för vägarna. När det gäller kommunal gatubelysning där kommunen inte är huvudman finns det redan idag ett regelverk beslutat av kommunfullmäktige, 121/2005, där två alternativ möjliggörs. Det ena innebär att kommunen sätter upp, bekostar och står för framtida 10
2(2) underhåll av en gatubelysningsanläggning under förutsättning att det finns sammanhängande bebyggelse med minst fyra permanentboende där minst tre är inom en vägsträcka av 150 meter och den fjärde max 150 meter därifrån. Det andra alternativet är att fastighetsägare själva, om de är permanentboende, får sätta upp en belysningsstolpe och kan då få ett bidrag av kommunen på ca 20 000 kr plus indexuppräkning sedan 2005. På aktuella vägar finns 33 stycken fastigheter. På dessa bor endast tre stycken permanent (skrivna på fastigheterna). Det innebär att det inte, utan en förändring av regelverket, är aktuellt med kommunal belysning på aktuella vägar. De tre permanentboende har dock möjlighet att ansöka om bidrag för att själva sätta upp gatubelysning. Sedan regelverket antogs har endast en ansökan fallit ut i att kommunen satt upp belysning. Det var ett sådant fall där byggnation för permanentboende skett på landsbygden på ett sådant sätt att regelverkets krav uppfylldes. Antalet bidrag som betalats ut årligen har varierat mellan 0-15 stycken per år. Det har ökat de senaste två åren. sunderlag Kartbilaga Motion från John och Lisbeth Hoffbrink, SD Kommunfullmäktige 116/2017 Kommunstyrelsens arbetsutskott 256/2017 Skickas till Kommunstyrelsens arbetsutskott 11
1(3) FD 63/2018 Dnr 2018/166 Yttrande motion om ökad satsning på motion och trygghet i Järnforsen, Hultsfreds kommun. föreslår att inga anläggningsåtgärder bör göras innan man säkerställt att kommunen eller Trafikverket har mandat för hela sträckan. Sammanfattning En motion har lämnats av Anders Andersson, KD och Konny Bogren, S, om ökad satsning på motion och trygghet i Järnforsen. Innan några anläggningsåtgärder, som till exempel utökad belysning, kan göras krävs ytterligare undersökningar med Trafikverket och privata markägare. Vidare bör det vara högre prioriterat att säkerställa möjligheten eller rättigheterna för allmänheten att nyttja slingan även i framtiden. Fullmäktigeledamöterna Anders Andersson, KD, och Konny Bogren, S, har 2017-08-23 lämnat in en motion angående satsning på motion och ökad trygghet i Järnforsen. I Järnforsen finns en sträcka kallad Spången som används flitigt för vardagsmotion. Ungefär 1 kilometer av sträckan saknar belysning vilket gör att många inte känner sig trygga med att utnyttja sträckan under kvällstid och mörka perioder av året. Motionsställarna föreslår därför att kommunen bidrar med medel för att åstadskomma belysningen på den del av sträckan runt Spången i Järnforsen där det idag saknas belysning. Arbetsutskottet beslutade att remittera motionen till Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) 2017-09-26 för att i samråd med kulturoch fritidsförvaltningen lämna yttrande. Kontakt med motionsställaren (Konny Bogren) har skett 2018-07-12 för att säkerställa motionens intentioner. 12
2(3) Samråd med kultur- och fritidsförvaltningen har skett 2018-10-19. Förutsättningar idag Aktuellt gångstråk (promenadslinga) sträcker sig idag längs markerad sträcka i kartbilaga. Kommunen är inte huvudman för någon del av sträckan. Trafikverket är huvudman för cirka 2 500 meter av sträckan. Resterande delar går över privat (cirka 700 meter) eller samfälld mark (cirka 700 meter). Slingan är nästan fyra kilometer lång. På cirka 500 meter av sträckan har Trafikverket belysning och på cirka 1 700 meter har kommunen belysning. Delar av båda dessa sträckor har inte anpassad belysning för oskyddade trafikanter. Cirka 1 700 meter saknar belysning helt idag. Behov av trafiksäkerhetsåtgärder, markärenden och belysning Längs promenadslingan finns två områden där trafiksäkerheten inte är tillfredställande idag. Det gäller sträckan från Vallgatan till infarten till Järeda kyrka längs Storgatan som idag saknar trottoar eller gång- och cykelväg. Det har fått till följd att en del som promenerar istället väljer att på gamla järnvägsbanken. Att få till en säker gångväg på denna sträcka är högre prioriterat än gatubelysning ur ett säkerhetsperspektiv. Den andra delen där trafiksäkerheten bör höjas är när man korsar riksvägen i slingans nordvästra del. Här skulle en passage med passagebelysning vara positiv. Den viktigaste frågan att lösa är dock att säkerställa möjligheten eller rättigheten för allmänheten att kunna nyttja detta promenadstråk i framtiden om man politiskt anser att denna slinga är viktig ur ett motions- och hälsoperspektiv. Den delen av slingan som går över samfälld mark är nog möjlig att lösa på ett eller annat sätt. Däremot är de delar som går över privat mark svårare att lösa. Huruvida man får nyttja delar av dessa sträckor idag är oklart. Det kanske till och med kan vara nödvändigt med marklösen och/eller ny sträckning av delar av slingar på grund av detta. Mer efterforskning krävs helt enkelt. På den privata marken finns också en bro ( Spången ) som är i ett oklart juridiskt läge. Den ingår inte i kommunens broförvaltning då den ligger på privat mark. Den verkar inte ingå i den samfällda vägen. Kommunen har längre tillbaka i tiden gjort akutinsatser på bron. Även denna behöver utredas ytterligare. Belysningsönskemålet i motionen är lösbart men ingen kostnad är framtagen då det kräver mer insatser med kontakt med Trafikverket (vad får man göra och vem ska betala vad?) samt privata markägare. 13
3(3) Belysningsfrågan bör dock inte prioriteras före behovet av att säkerställa möjligheten till att nyttja slingan även i framtiden samt trafiksäkerhetsåtgärderna. sunderlag Kartbilaga Motion från Anders Andersson, KD och Konny Bogren S Kommunfullmäktige 99/2017 Kommunstyrelsens arbetsutskott 212/2017 Skickas till Kommunstyrelsens arbetsutskott 14
1(1) FD 64/2018 Dnr 2018/167 förbundsdirektionen 2019 beslutar godkänna förslaget till sammanträdesdagar för 2019. Följande datum föreslås för förbundsdirektionens sammanträden under 2019 25 februari, Hultsfred Beredning 18 februari 25 mars, Hultsfred Beredning 18 mars (29 april, reserverad tid, Högsby) (Beredning 18 april) 3 juni, Högsby Beredning 24 maj 2 september, Hultsfred Beredning 23 augusti 7 oktober, Hultsfred Beredning 27 september 2 december, Högsby Beredning 22 november Samtliga möten börjar kl. 9.00 om inget annat anges på kallelsen. Trafiknämndernas sammanträden sker i direkt anslutning till förbundsdirektionens sammanträden. 15
1(1) FD 65/2018 Dnr 2018/10 Information från verksamheterna 2018 beslutar lägga informationen från verksamheterna till handlingarna. Skriftlig information från verksamheterna redovisas för förbundsdirektionen. sunderlag Tjänsteskrivelse från avdelningscheferna 16
1(2) FD 66/2018 Dnr 2018/2 Anmälningsärenden - delegationsärenden lägger informationen med kännedom till handlingarna. Anmälningsärenden / delegationsbeslut 1. Remissvar planbesked Högsholm 1:6 2. Beställning installation styr-och övervaknings, mät samt energiuppföljningssystem 3. Remissvar Vakten 1, Hultsfreds kommun 4. Remissvar Husbyggaren 11, Hultsfreds kommun 5. Begäran om utlämnande av allmän handling, köpta mängder beläggningsarbeten 6. Remissvar bergvärmepump Mörlunda 1:34, Hultsfreds kommun 7. Remissvar bergvärmepump Geten 8, Hultsfreds kommun 8. Revisorernas utlåtande av revisionsrapport fastighetsavdelningen 9. Remissvar policy hållbar utveckling 10. Remissvar Valåkra 29:2, Högsby kommun 11. Remissvar Hanåsa 15:1, Högsby kommun 12. Yttrande gällande samrådsunderlag avseende ledningsförändringar vid blankaström, Högsby kommun 17
2(2) 13. Samråd om planerat biotoppskyddsområde, Gruvebo 1:3, Äskebäck 2:5, Gruvebo 1:4, Högsby kommun 14. Delegationsbeslut behandlingar GDPR 15. Redogörelse efter ekonomisk verksamhetsmässig granskning av bidrag till kommunal energi-och klimatrådgivning, Vimmerby kommun. 18
1(1) FD 67/2018 Dnr Dnr Övriga frågor reglemente för enskilda vägar Informationen mottagen. Vice ordförande lyfter frågan om behov av revidering av reglemente för enskilda vägar. Avdelningschef informerar om att gällande beslut i Högsby inte är verkställt förrän 2020. Om revidering skall ske skall frågan hanteras i respektive kommuns arbetsutskott. 19
1 (1) NÄRVARO-/RÖSTNINGSLISTA Ledamot Tjänstgörande ersättare Närvar- Ande Ja Nej Ja Nej Ja Nej 1 Åke Nilsson, KD X 2 Anders Svensson, M X 3 Per-Inge Pettersson, C X 4 Åke Bergh, M X 5 Rosie Folkesson, S X 6 Gunilla Schollin Borg, MP X 7 Magnus Gabrielsson, S X 8 Lennart Persson, SD Stihna Johansson Evertsson, C X 20