Årsmötesprotokoll 2012 Lördag 10 mars, kl. 15:00 Sveroks kansli, Stockholm
Sid. 2(19) Protokoll fört vid Catahyas årsmöte 2012 Datum: 2012-03-10 Tid: 15.00 1. Inledande formalia 1.1 Mötets öppnande Therése Albertsson hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat kl. 16:00. 1.2 Val av mötesordförande Till mötesordförande väljs Sebastian Olsson. 1.3 Val av mötessekreterare Till mötessekreterare väljs Sara Karlsson. 1.4 Val av två rösträknare tillika justerare Till rösträknare tillika justerare väljs Therése Albertsson och Maria Nygård. 1.5 Adjungeringar Ingen adjungerades in. 1.6 Justering av röstlängd Röstlängden justeras. Röstberättigade Therése Albertsson (Ziz) Nina Högberg (Tauriel) Anna Bark Persson (Isblad) Maria Nygård (Vinter) Johan Grindsäter (Stjerne) Linnea Andersson (Neldoreth) Sebastian Olsson (Dhiffucium) Otto Granath (Rogie) Johan Anglemark (Brandoch Daha) Stefan Loå (Tempelhand) Sara Karlsson (Ozeloten) 1.7 Mötets behörighet Mötet fastställs vara behörigt. 1.8 Fastställande av dagordningen Dagordningen godkänns.
Sid. 3(19) 2. Berättelser och ansvarsfrihet 2.1 Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen läggs till handlingarna. Bilaga 2.1 2.2 Ekonomisk berättelse Ekonomiska berättelsen läggs till handlingarna. Bilaga 2.2 2.3 Revisionsberättelse Revisionsberättelsen läggs till handlingarna. Bilaga 2.3 2.4 Ansvarsfrihet 2011 års styrelse beviljas ansvarsfrihet. 3. Motioner 3.1 Antal styrelsemedlemmar Beslut: Att i stadgans kapitel IV 1, stryks meningen: "Till styrelsen skall även finnas minst tre (3) suppleanter." Se bilaga 3.1 3.2 Medlemsavgiften ger ingenting för den som betalar in (1) Beslut: Att den som betalat in medlemsavgiften får 20% rabatt i Catahyas butik. Se bilaga 3.2 3.3 Medlemsavgiften ger ingenting för den som betalar in (2) Beslut: Mötet avslår motionen. Se bilaga 3.3 3.4 Medlemsavgiften är orättvis Beslut: Mötet avslår motionen Se bilaga 3.4 3.5 Gillaknapp Beslut: Mötet avslår motionen Se bilaga 3.5 3.6 RSS-flöde Beslut: Mötet avslår motionen, men rekommenderar styrelsen att se över möjligheterna att införa ett rss-flöde.
Sid. 4(19) 4. Beslut Se bilaga 3.6 4.1 Fastställande av verksamhetsplan Verksamhetsplanen antogs. Se bilaga 4.1 4.2 Fastställande av medlemsavgift Medlemsavgiften sattes till 0 kr, men med en frivillig medlemsavgift på 50 kr för personer födda 1987 eller senare och 100 kr för personer födda före 1987. 4.3 Fastställande av budget Budgeten fastställdes med ändringen: utgifter styrelsen höjdes från 1000 kr till 3000 kr. Se bilaga 4.3 5. Val 5.1 Val av ordförande Therése Albertsson (Ziz) väljs till ordförande. 5.2 Val av kassör Arina Pingol (Aiyu Linden) väljs till kassör. 5.3 Val av styrelseledamöter Stefan Loå (Tempelhand) Karolin Nilsson (Jehane) Anna Bark Persson (Isblad) Josefin Stenmark (April) Sara Karlsson (Ozeloten) Otto Granath (Rogie) Johan Grindsäter (Stjerne)... väljs till ledamöter. 5.4 Val av valberedning Johan Jönsson (Julle) Maria Nygård (Vinter) Nina Högberg (Tauriel)... väljs till valberedning. 5.5 Val av revisorer + suppleanter Daniel Albertsson (Glo) väljs till ekonomisk revisor. Fredrik Wollentz (Reborn) väljs till ekonomisk revisorssuppleant. Johan Anglemark (Brandoch Daha) väljs till verksamhetsrevisor.
Sid. 5(19) Linnea Andersson (Neldoreth) väljs till verksamhetsrevisorssuppleant. 6. Övriga frågor 6.1 60 % under 25. Beslut: Catahya skall inte vidta några åtgärder om andelen medlemmar under 25 år understiger 60 %, vilket är Sveroks nivå för föreningsstöd. Utan skall istället söka finansiering från annat håll. 7. Mötets avslutande 7.1 Mötets avslutande Sebastian Olsson avslutar mötet kl 18:00. Sebastian Olsson Sara Karlsson ordförande sekreterare Therése Albertsson Maria Nygård justerare justerare
Sid. 6(19) Bilaga 2.1 Verksamhetsberättelse I Catahyas tjänst Styrelsen Therése Albertsson (Ziz), Ordförande Karolin Nilsson (Jehane), Vice ordförande Stefan Loå (Tempelhand), Kassör Arina Pingol (Aiyu Linden), Vice kassör Anna Bark Persson (Isblad), Sekreterare Josefin Stenmark (April), Vice sekreterare Elinor Wessman (Sandy), Ledamot Oskar Jönsson (Nomad), Suppleant Maggan Norling (Askatt), Suppleant Jesper Svedberg (Vodalus), Suppleant Revisorerna Nina Högberg (Tauriel), Ekonomisk revisor Fredrik Wollentz (Reborn), Ekonomisk revisorsuppleant Johan Anglemark (Brandoch Daha), Verksamhetsrevisor Anders Skal Larsen (Silenius), Verksamhetsrevisorsuppleant Valberedningen Cecilia Jildenhed (Syra) Daniel Andersson (Haldir) Johan Jönsson (Julle) Verksamhet Inaktiviteten fortsätter tyvärr att härska över Catahya. Det skrivs i alla fall lite i forumen och ibland tar det fart, men runt omkring är det dött. De vanliga IRL:erna har som vanligt hållits och stämningen på träffarna är muntra. Catahya lever och medlemmarna håller sig fast i nostalgi och i hopp om bättre tider. Frivillig medlemsavgift Årsmötet 2011 införde en frivillig medlemsavgift för att förbereda föreningen på en eventuellt obligatorisk införning av medlemsavgift. Genom den frivilliga medlemsavgiften får föreningen in en extra slant pengar och catahyaner har möjlighet att stötta sin förening. Först kunde man bara betala IRL eller via bankgiro, men under året infördes också sms-betalning som underlättade och ca 25 personer har betalat den frivilliga medlemsavgiften. IRL-verksamheten Under året hölls de traditionsenliga IRL:erna, Årsmötet och Catahya Summer Camp. Årsmötet hölls på samma ställe som tidigare år, utanför Stockholm. Det blev en lyckad träff, men tyvärr var inte deltagarantalet lika högt som det brukar. CSC hölls på ett nytt ställe i år,
Sid. 7(19) denna gång i Stockholm. Det var en lyckad ändring. Det var lättare att ta sig dit och det var fint läge med en sjö där det paddlades för fullt. Mer deltagare hade varit önskvärt, men de som var där hade en trevlig och rolig stund tillsammans. Till båda träffarna var det svårt att hitta arrangörer, men som vanligt så ordnade sig allt i alla fall. Styrelsen höll även en styrelsehelg i Linköping där även andra medlemmar var välkomna att komma. Catahyas framtid diskuterades, samt rutiner och organisation för styrelsen. Det var en givande arbetshelg. Viljan finns att hålla flera småträffar, men kanske inte orken att fixa något. Uppsala håller ställningarna med sina pubkvällar och bokcirklar. Catahya.net Fokus för året var att få en bättre och enklare hemsida. Arbetet med Ca3 påbörjades och har tyvärr inte avslutats som var önskat, men det har kommit en bra bit på vägen. Den nya hemsidan börjar nu seriöst ta form och det är något att vända blicken mot år 2012. Aktiviteten är som nämnt låg på sidan, vår kärnpunkt i föreningen. Mot slutet av året uppstod också recensionstorka, vilket var tråkigt att se. Några nya skribenter har i alla fall tillkommit. Forumen rensades upp för att ta bort de som var helt inaktiva. Vissa gjordes om till arkiv och andra fördes ihop för att minska på antalet forum. Nu är det mer lättöverskådligt bland forumen. Dessutom anordnades en omslagstävling med presentkort och en bok i potten, vilket verkades uppskattas eftersom ett flertal var med och tävlade. Produktion Den fjärde antologin trycktes upp. Den fick heta Vansinnesverk och den sålde vansinnigt bra. Första beställningen sålde slut så att en ny order fick beställas. Många exemplar såldes under den stora kongressen Eurocon som hölls under sommaren. Det såldes även begagnade böcker från catahyaner, och Bilbo såldes för ynka 5 kr till en samlare. Vi som var där skyltade även med våra T-shirts och bokmärken delades ut. Ett arbete kring ett fanzine startades förra året och har nu kommit en bit på vägen. I övrigt har det inte varit lika hög produktion som ambitionen var. I startgroparna En femte antologi ligger redan i startgroparna och arbetet med Ca3 fortsätter framåt.
Sid. 8(19) Bilaga 2.2 Ekonomisk berättelse Intäkter 2011 Budget (kr) Utfall (kr) Avvikelse (kr) IRL 10 000 7 263-2 737 Bidrag 18 000 18 100 100 Försäljning 3 000 4 025 1 025 Reklam 0 0 0 Medlemsavgifter ** 1 000 1 390 390 Övrigt 0 0 0 Summa 32 000 30 778-1 222 Utgifter 2011 Budget (kr) Utfall (kr) Avvikelse (kr) IRL 16 000 12 100 3 900 Styrelse 6 000 3 540 2 460 Priser 3 500 3 100 400 Hemsida 2 500 2 100 400 Reklam 0 0 0 Produktion 6 000 4 046 1 954 Övrigt 1 000 1 013-13 Summa 35 000 25 898 9 102 Bruttoresultat - 3 000 4 880 7 880 Nedskrivning av lagertillgångar * - 10 123 Avskrivning av lagertillgångar * - 6 600 Bokslutsresultat - 11 843 Ett mycket positivt resultat uppnåddes år 2011, med en bruttovinst på uppemot 5 000 kr. Intäkter Catahyas intäkter överträffade den satta budgeten, undantaget IRL-intäkterna. Försäljningen av Vansinnesverk övergick förväntningarna. Liksom intäkterna från medlemsavgifterna. Utgifter Catahyas kostnader var lägre än den satta budgeten på så gott som samtliga poster! Anmärkningsvärt är kostnaderna för IRL och styrelse, vilka var klart lägre än förväntat. Produktionskostnaderna var även de förvånansvärt låga med tanke på produktionen av hela 80 st. Vansinnesverk.
Sid. 9(19) Bruttoresultatet på 4 880 kr skiljer sig drastiskt från bokslutsresultatet på - 11 843 kr. Anledningen är att nuvarande styrelsen skrev ned lagervärdet med 16 723 kr (se * Not 1 Lager). * Not 1 Lager Catahyas lager av butiksvaror har varit kraftigt övervärderat tidigare år (främst för att man inte alltid avregistrerat de varor som sålts). Vi har nu korrigerat detta på två sätt: 1. Lagerinventering: Vi inventerade Catahyas lager och kom fram till att det inte fanns så många produkter som tidigare redovisats. Vi korrigerade denna felaktighet genom att skriva ned lagertillgångarna med 10 123,43 kr. 2. Omvärdering av butikens CD-skivor ( Zyclon-E och Broken Dagger ): Dessa värderas nu till 20 kr styck, istället för till 80 och 35 kr styck. Anledningarna är att vi inte lyckats sälja några CD-skivor på åratal samt att CD-skivor starkt minskat i värde de senaste åren. Alltså utförde vi en (förenklad form av) avskrivning på dessa lagertillgångar med 6 600 kr. Catahyas lagertillgångar värderas nu enligt följande: Inventarielista Catahyas lagertillgångar 31 dec 2011 Produkt Antal Styckvärde (kr) Totalvärde (kr) T-shirts 30 71,19 2135,7 Vansinnesverk 32 52,80 1 689,60 Tecken 40 89,30 3 572,00 Vinter & Hav 90 72,99 6 569,10 Drömskärvor 90 - - Zyclon-E 70 20,00 1 400,00 Broken Dagger 160 20,00 3 200,00 Bokmärken >500 - - Summa 18 566,40 Värderas till 0 kr enligt föregående styrelses beslut. Värderas nu till försäljningsvärdet istället för till inköpsvärdet. ** Not 2 Medlemmar - Antal registrerade medlemmar den 31 dec 2011: Ca 200 st varav drygt 120 st under 26 år. - Antal betalande medlemmar: 25 st - Beräknad inkomst via Sverok-bidrag år 2012: 3 600 kr - Inkomst från medlemsavgifterna: 1600 kr *
Sid. 10(19) * De få medlemmar som betalar via SMS bidrar dock med aningen mindre pengar, eftersom SMS-bolagen tar ut en serviceavgift på ca 30% av inbetalningsbeloppet. Catahya räknar alltså med en 2012 års budget som bygger på drygt 5 000 kr i bidrag och medlemsavgifter. Balansrapport 2011 TILLGÅNGAR Ingående balans Period Utgående balans Anläggningstillgångar Lager 34 964-16 398 18 566 Omsättningstillgångar Bank 31 670 4 554 36 224 S:A TILLGÅNGAR 66 634-11 843 54 791 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Resultat föregående år -95 606-15 362-110 968 Årets resultat -15 362 27 205 11 843 Skulder 0 0 0 S:A EGET KAPITAL OCH SKULDER -110 968 11 843-99 125 BERÄKNAT RESULTAT - - -
Sid. 11(19) Bilaga 2.3 Revisionsberättelse Som ekonomisk revisor och verksamhetsrevisor har vi granskat Catahyas årsredovisning och bokföring, förda protokoll och styrelsens löpande arbete. Vid granskning av Catahyas räkenskaper för tiden 2011-01-01 till och med 2011-12-31 har vi funnit dessa i god ordning utan allvarliga fel. Intäkter och kostnader är styrkta med verifikationer och föreningens balansräkning har kontrollerats. Catahyas verksamhet under 2011 har bedrivits i enlighet med årsmötesbeslut och stadgar, och den uppgjorda verksamhetsplanen har följts nöjaktigt. Vi har i vår granskning inte hittat någon anledning till anmärkning. Därför föreslår vi att årsmötet beviljar avgående styrelse och föregående styrelse ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2011. Johan Anglemark, Verksamhetsrevisor Nina Högberg, Ekonomisk revisor
Sid. 12(19) Bilaga 3.1 Antal styrelsemedlemmar När stadgarna som reglerar styrelsens sammansättning skrevs var läget på Catahya annorlunda än det är idag. Föreningen var större och mer aktiv och det var motiverat att ha en stor styrelse. Nu har vi ett mindre och mer sömnigt Catahya och kravet att vår styrelse ska bestå av minst 10 personer känns inte längre rimligt. Poängen är inte att styrelsen nödvändigtvis _måste_ vara mindre än nu, men att möjligheten till det ska finnas. Därför yrkar jag att stadgarnas kapitel IV 1 Styrelsen består av ordförande, kassör och ett ojämnt antal om minst fem (5) övriga ledamöter, sammanlagt ett ojämnt antal om minst sju (7) ledamöter. Styrelsen utser inom sig en vice ordförande, en sekreterare och en vice sekreterare. Till styrelsen skall även finnas minst tre (3) suppleanter. Valbar till styrelse är varje medlem i Catahya. Medlem i styrelsen kan ej besitta plats i valberedning eller som revisor. ändras till Styrelsen består av ordförande, kassör och ett ojämnt antal om minst tre (3) övriga ledamöter, sammanlagt ett ojämnt antal om minst fem (5) ledamöter. Styrelsen utser inom sig en vice ordförande och en sekreterare. Till styrelsen skall även finnas minst två (2) suppleanter. Valbar till styrelse är varje medlem i Catahya. Medlem i styrelsen kan ej besitta plats i valberedning eller som revisor. Maria Nygård (Vinter) Styrelsens yttrande Styrelsen märker tydligt av behovet att kunna minska ner antalet ledamöter och suppleanter. En hel del som väljs in i styrelsen gör det bara för att fylla upp alla platser, så ska det inte behöva vara. En mindre, mer aktiv styrelse skulle fungera betydligt bättre än en för stor och inaktiv styrelse. Styrelsen bifaller stadgeändringen och föreslår årsmötet att bevilja motionen.
Sid. 13(19) Bilaga 3.2 Medlemsavgiften ger ingenting för den som betalar in (1) Motivering: Den som betalar in till föreningen får för lite för besväret. Det är knappast meningsfullt att betala in. Därför yrkar jag på att den som betalat in medlemsavgiften får 20% rabatt i Catahyas butik. Robert Andersson (Jason) Styrelsens yttrande Styrelsen kan inte hålla med om att det inte ger något att betala in, då det leder till att föreningen kan överleva och fortsätta att finnas till. I framtiden kan det bli som så att det man får av att betala avgiften är självaste Catahya. Däremot har styrelsen också diskuterat att man ska få något mer som betalande medlem. Vi har redan infört reducering av priser för IRL:er, men givetvis borde det kanske finnas något för de som inte går på IRL:er. Styrelsen ser fram emot diskussion och förslag från årsmötet.
Sid. 14(19) Bilaga 3.3 Medlemsavgiften ger ingenting för den som betalar in (2) Motivering: Den som betalar in till föreningen får för lite för besväret. Det är knappast meningsfullt att betala in. Därför yrkar jag på att den som betalat in får "guldmedlem" som markering i profilen. Robert Andersson (Jason) Styrelsens yttrande Styrelsen kan inte hålla med om att det inte ger något att betala in, då det leder till att föreningen kan överleva och fortsätta att finnas till. I framtiden kan det bli som så att det man får av att betala avgiften är självaste Catahya. Styrelsen har redan fram och tillbaka diskuterat begreppet guldmedlem och kommit fram till att det bara sällar oss i samma grupp som andra Communitys och att det inte följer Catahyas stil. Det blir en tråkig stämpel och ser inte roligt ut för de som inte är betalande medlemmar. Styrelsen kan dock se en mening i att man som betalande medlem ska få märkas ut på något sätt. Styrelsen anser att, t.ex. en bild på en korp på sin profilbild skulle vara mer passande för Catahya. Styrelsen föreslår årsmötet att avslå motionen.
Sid. 15(19) Bilaga 3.4 Medlemsavgiften är orättvis Motivering: Det finns ingen som helst anledning att behandla folk olika beroende på vilken ålder de har. Catahya är ingen dansförening som har för många gamla stötar och behöver ha in nytt blod. Då de olika medlemsavgifterna saknar syfte finns det ingen anledning att de skiljer sig åt. Därför yrkar jag på att medlemsavgiften blir 50:- oberoende av ålder, kön eller annat... Robert Andersson (Jason) Styrelsens yttrande Årsmötet beslutade 2011 att skilja på ålder då endast medlemar under 26 år ger Catahya 40 kr i bidrag från Sverok. Därför betalar de som är över 26 år 90 kr (50 + 40), vilket blir samma summa som Catahya får in för de yngre medlemmarna. Detta är också baserat på, så som i många andra sammanhang, att de över 26 oftast har tillgång till bättre inkomst. Tyvärr ska också meddelas att Catahya har för många stötar och behöver få in nytt, ungt blod. Detta eftersom Sverok har ett krav på att minst 60% av föreningens medlemmar ska vara under 26 år. Enligt stadgarna är det årsmötet som beslutar om medlemsavgiften. Därför avstår styrelsen från att uttala sig för eller emot denna motion.
Sid. 16(19) Bilaga 3.5 Gillaknapp Motivering: Jag upplever att en gillaknapp vid varje meddelande skulle tillföra en del till själva forumet. Därför yrkar jag på att styrelsen verkar för att en sådan ska komma till stånd Eventuellt kan jag själv ta på mig att genomföra den förbättringen själv om jag får tillgång till koden och databasen, samt någon som kan testa systemet. För det ska inte vara några svårigheter att genomföra det. Robert Andersson (Jason) Styrelsens yttrande Styrelsen anser att det är svårt att sitta och fila på specifika detaljer rörande hemsidan när en ny är på väg att utvecklas. Detta känns som en önskning i mängden. Styrelsen känner också att en gillknapp kan skapa prestationsångest. Styrelsen vill inte verka för att en gillaknapp kommer till stånd för den gamla hemsidan, men åtar sig vad än årsmötet och medlemmarna beslutar i frågan.
Sid. 17(19) Bilaga 3.6 RSS-flöde Motivering: Catahyas nyhetssida har blivit lite föråldrad. Ett rss-flöde skulle ge utökad räckvidd och gagna föreningen. Därför yrkar jag på att styrelsen verkar för att nyhetslistan blir tillgänglig som rss-flöde. Eventuellt (verkligen eventuellt) så kan jag ta på mig att fixa det. Men det är verkligen ett "om" beroende på att jag inte exakt vet hur det går till. Robert Andersson (Jason) Styrelsens yttrande Styrelsen anser att det är svårt att sitta och fila på specifika detaljer rörande hemsidan när en ny är på väg att utvecklas. Det har redan diskuterats om att på startsidan kunna se senaste inlägg i forum, vilket tagits upp till utvecklingen av den nya hemsidan. Styrelsen är tacksam för alla som vill hjälpa till med den nya sidan. Att ha nyheter som ett RSS-flöde tycker styrelsens är intressant, men det är upp till årsmötet och medlemmarna att besluta i frågan.
Sid. 18(19) Bilaga 4.1 Verksamhetsplan Årets fokus Hemsidan och medlemmarna Fokus för året blir att fortsätta arbetet med att förnya vår hemsida. På detta sätt kan vi förenkla för nya medlemmar och få gamla att hitta tillbaka. För att föreningen ska må bra måste hemsidan må bra, då den har kommit att utgöra navet för föreningen. Under året måste även fler yngre medlemmar lockas till föreningen. Alla de ungdomar som var med sen Catahya startades har nu nått en ansenlig ålder som gör att de tyvärr inte kan räknas som ungdomar. Sverok har en ny gräns som säger att det måste vara minst 60% medlemmar under 26 år. Årets verksamhet Marknadsföring Arbetet med ett fanzine ska fortsätta och bli klart. När väl den nya hemsidan kommer är det värt att börja gå ut med seriös marknadsföring igen. Detta kommer att ske i form av uppsättning av affischer och med andra lämpliga medel. Antologi En femte antologi är i startgroparna och förhoppningen är att arbetet under det här året ska nå så långt att den kan publiceras någon gång under 2013. Det här är ett av Catahyas största och mest lyckade projekt genom åren och därför ska det satsas på. Catahya Summer Camp Även om det har blivit allt svårare att hitta arrangörer för större träffar är ambitionen ändå att ännu ett år anordna ett CSC. Det har blivit en trevlig tradition inom föreningen och den största händelsen på året där catahyaner kan träffas, spela spel och umgås. Kontrast Den 5-7 oktober kommer sf-kongressen Kontrast hållas i Uppsala, och flera catahyaner sitter med i kommittén som arrangerar evenemanget. Catahya ska givetvis vara där och synas!
Sid. 19(19) Bilaga 4.3 Budget Intäkter (kr) IRL 7 000 Försäljning 2 000 Bidrag 3 500 Reklam 0 Medlemsavgifter 2 000 Övrigt 0 Summa 14 500 Utgifter (kr) IRL 10 000 Styrelse 3 000 Priser 2 000 Hemsida 5 000 Produktion 1 000 Övrigt 1 000 Summa 22 000 Resultat -7 500 Eftersom bidragsnivån beräknas sjunka från 18 000 till ca 3 500 kr krävs brutala budgetåtstramningar och smartare sätt att underhålla Catahyas verksamhet. Minska kostnaderna Styrelsekostnaderna skulle minska om man drog in dess resesubventioner. IRL-kostnaderna skulle minska om vi ordnade billigare lokaler att vistas i. Samt att deltagarna själva står för en del av maten (typ mysiga knytis). Öka intäkterna Kan vi öka intäkterna genom ökad försäljning? Går det att öka IRL-intäkterna? Hur får vi fler att betala medlemsavgiften?