Utbildnings- och kulturförvaltningen Förskolechefer Markaryd Förskolorna Markaryd och Timsfors Förskolorna Strömsnäsbruk och Traryd

Relevanta dokument
Arkivbeskrivning för utbildnings- och kulturnämnden

Arkivbeskrivning. Myndighetens tillkomstår (och ev. föregångare) Datum för arkivbeskrivning

Arkivbeskrivning för bildningsförvaltningen

VERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning

Barn- och utbildningsnämnden

Arkivbeskrivning för utbildningsnämnden

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet. Viktigare handlingsslag inom myndigheten

Innehållsförteckning 2 (7)

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan

Lathund om hur man gör en arkivbeskrivning:

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

Arkivreglemente för Götene kommun

regel plan policy program regel riktlinje rutin strategi taxa regler för hantering av barn- och utbildningsnämndens allmänna handlingar ...

ARKIVBESKRIVNING FÖR KULTUR- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN

Tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse: Revidering av arkivbeskrivning

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Arkivvården inom Håbo kommun

A R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer

Upprättande av arkivbeskrivning

Arkivreglemente för Strängnäs kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Kommunens författningssamling

Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen KS-2016/222

Arkivreglemente för Köpings kommun

Kommunal Författningssamling Taxa

Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens verksamhet

Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen

Reglemente för arkiv

Beskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Arkivreglemente för Uddevalla kommun

NYKVARNS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

Arkivbeskrivning för gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3,

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

Reglemente för arkiv

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler. Styrdokument ARKIVREGLEMENTE

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Arkivreglemente Mjölby kommun

Arkivbeskrivning 2018

Arkivreglemente. för Borgholms kommun. Antaget av kommunfullmäktige (Ersätter tidigare arkivreglemente antaget )

Arkivföreskrifter för Kils kommun

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

Servicenämnden handlingar

Arkiv- och dokumenthanteringsfrågor i samband med samorganisation av Torshälla stads förvaltning och övriga förvaltningar

Styrande dokument. Arkivreglemente för Oskarshamns kommun. Fastställd av kommunfullmäktige , 173

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Bilaga 97 KF Arkivreglemente för Karlsborgs kommun. Reglemente. Kommunfullmäktige 2017-MM-DD

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige , med senaste ändring

Riktlinje för hantering av arkiv

Arkivreglemente för Region Kronoberg

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Arkivreglemente. Styrdokument

Riktlinjer för förskola och pedagogisk omsorg 1 6 år

ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

ARKIVREGLEMENTE GULLSPÅNG KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige , 99 Dnr: KS 2017/160

Arkivreglemente för Skövde kommun

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

regel plan policy program regel riktlinje rutin strategi taxa regler för hantering av socialförvaltningens allmänna handlingar ...

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Arkivreglemente för Skara kommun

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Skolnämndens reglemente

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

Arkivbeskrivning. Gäller från och med Barn & Utbildning. Datum Ärendenr

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Arkivreglemente för Kristianstads kommun. 1 Omfattning (1-2 AL, 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen SFS 2009:400)

Arkivreglemente för Östra Göinge kommun

Tjörns kommuns författningssamling

20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/

REGLEMENTE FÖR UTBILDNINGS- OCH KULTURNÄMNDEN

Arkivreglemente för Helsingborgs stad

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

REGLEMENTE FÖR UTBILDNINGS- OCH KULTURNÄMNDEN

Policy för personuppgifter externt Barn- och utbildningsförvaltningen

Transkript:

Antaget av utbildnings- och kulturnämnden 2019-01-23, 9 Gäller från: 2019-01-01 Ansvarig: Nämndsekreterare Revideras: Vid behov Arkivbeskrivning Myndighetens namn Utbildnings- och kulturnämnden Myndighetens tillkomstår 1992-01-01 (och ev. föregångare) Datum för arkivbeskrivning 2019-01-01 Arkivorganisation och kontaktpersoner Utbildnings- och kulturnämnden Kommunhuset, Drottninggatan 12 285 32 Markaryd 0433-72 000 vx ukn@markaryd.se Arkivansvarig Arkivsamordnare (ej obligatorisk) Arkivombud Lars-Ola Olsson Ansvarsområde Registrator Utbildnings- och kulturförvaltningen Förskolechefer Markaryd Förskolorna Markaryd och Timsfors Administratör Förskolorna Strömsnäsbruk och Traryd Skoladministratör Timsfors skola och Traryds skola Skoladministratör Markaryds skola F-6 och 7-9 Skoladministratör Strömsnässkolan F-6 och 7-9 Gymnasiesekreterare KCM, gymnasieutbildningen Stöd- och utvecklingschef Centrala elevhälsan Skolsköterska Strömsnässkolan F-6, 7-9 samt Traryds skola Skolsköterska Markaryds skola F-6 och Timsfors skola Skolsköterska Markaryds skola 7-9 och KCM Administratör Kultur- och fritidsenheten Organisation och verksamhet Verksamhet

Utbildnings- och kulturnämnden fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn och ungdomar. Uppgifterna omfattar förskola, förskoleklass, skolbarnsomsorg, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. En nyinrättad, tillfällig förvaltning under kommunstyrelsens ansvar, Arbetsmarknads- och integrations förvaltningen, bedriver sedan 2018-01-01 vuxenutbildningen, svenska för invandrare (SFI), särskild undervisning för vuxna (särvux) samt yrkeshögskola. Även kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsfrågor fullgörs av nämnden med undantag av turism som sedan 2017 drivs externt. Nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som finns i lag eller förordning, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser som finns i nämndens reglemente. Förutom arbetsgivaransvar i enlighet med av kommunfullmäktige meddelade riktlinjer, har nämnden också registeransvar för de personregister som nämnden för i sin verksamhet och förfogar över. Markaryds kommun anlitar sedan 2018-05-25 kommunförbundet Sydarkivera för rollen som personuppgiftsombud. Nämnden har också informationsskyldighet om verksamheten gentemot allmänheten så att berörda och intresserade kommuninnevånare men även utomstående kan utnyttja nämndens tjänster. Nämnden ska verka för att utbildningen i kommunens grundskola och gymnasieskola har anknytning till arbetslivet. Nämnden beslutar om utformningen av denna samverkan. Historik, utveckling och organisationsförändringar Nuvarande Markaryds kommun bildades 1971-01-01. Vid den tidpunkten var skolstyrelsen huvudman för utbildningsverksamheten. I sammanhanget kan nämnas att skolstyrelsen 1960 tog över efter skolrådet som var det sista kvarvarande skolrådet i den bemärkelsen i hela Sverige. Utbildnings- och kulturnämnden inrättades 1992-01-01 genom sammanslagning av skolstyrelsen och kulturnämnden. Från socialnämnden överfördes ansvaret för barnomsorg och deltidsförskola och från fritidsnämnden överfördes ansvaret för fritidsgårdsverksamheten. Med undantag för turism och för kommunala badanläggningar överfördes 2006 fritidsverksamheten till utbildnings- och

kulturnämnden. 2014 övertog utbildnings- och kulturnämnden även ansvaret för de kommunala badanläggningarna. Fram till år 2006 sköttes uppgifterna inom LSS, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, samt LASS, lag om assistentersättning för personer upp t o m 20 år av utbildnings- och kulturnämnden men överlämnades då till socialnämnden. Under 2016 återtog utbildnings- och kulturnämnden ansvaret för den frivilliga musikundervisningen vilken sedan slutet av 1900-talet varit i Studieförbundet Vuxenskolans regi. Denna ingår från 2018 under den då inrättade Kulturskolan. Från 1995 är antalet ledamöter i nämnden elva med lika många ersättare. Inom utbildnings- och kulturnämnden finns ett arbetsutskott bestående av fem ledamöter och fem ersättare. Åren 1999-2006 fanns också ett gymnasieutskott och från 2007 till mitten av 2009 även ett kultur- och fritidsutskott. För närmare uppgifter om tidigare organisationsstrukturer hänvisas till centralarkivet. Nuvarande organisation Gällande organisation för utbildnings- och kulturnämnden framgår av bilaga 1, organisationsplan. Samverkan med andra myndigheter eller organisationer Övriga nämnder inom Markaryds kommun Kommunalförbundet Sydarkivera Register, förteckningar och sökmedel Förhållandet mellan arbetsuppgifter och handlingar Handlingsflödet i utbildnings- och kulturnämndens olika verksamheter framgår av dokumenthanteringsplanen. I arkivförteckningen upptas viktigare handlingar som bevaras för framtiden. Av viktigare handlingar kan nämnas utbildnings- och kulturnämndens protokoll och diarieförda handlingar. Den tjänsteman som ansvarar för diarieföringen för utbildnings- och kulturnämnden kan lämna upplysningar om sökvägar till myndighetens allmänna handlingar samt hur myndigheten är

organiserad. Kommunstyrelseförvaltningen lämnar upplysningar om handlingar som förvaras i centralarkivet. Diarium och andra sökingångar i arkiven I utbildnings- och kulturnämndens diarium, ärendehanteringssystemet Evolution, finns möjlighet till elektronisk sökning av handlingar. Protokoll från nämnd och utskott binds för närvarande inte in utan placeras i speciella arkivkartonger. Dokumenthanteringsplanen för utbildnings- och kulturnämnden redovisar de handlingstyper som förekommer inom verksamheten. Arkivförteckningen visar hur handlingarna i arkivet är sorterade efter det allmänna arkivschemat. Arkivet förtecknas i datasystemet Visual Arkiv vilket ger möjlighet till elektronisk sökning av handlingar. Arkiv hos utbildnings- och kulturnämnden Arkivhandlingar förvaras i närarkiv på respektive enhet i mer eller mindre brandsäkra skåp i närarkiv eller på tjänsterum. Handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten skall förvaras i centralarkivet som är placerat i kommunhuset, Drottninggatan 11, Markaryd, arkivrum A1 och A2. Förvaring hos arkivmyndigheten Samtliga utbildnings- och kulturnämndens handlingar som ska bevaras överlämnas till centralarkivet när de inte längre behövs för den löpande verksamheten. Gallringsbara handlingar med en gallringsfrist på minst 10 år överlämnas i vissa fall till centralarkivet efter vad som anges i dokumenthanteringsplanen. It-system/verksamhetssystem De IT-system som används inom utbildnings- och kulturförvaltningen förtecknas och beskrivs i bilaga 2, IT-system och program använda av utbildnings- och kulturnämndens verksamheter. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda På Markaryd kommuns hemsida finns det möjlighet för allmänheten att läsa handlingar, såsom antagna styrdokument, budgetdokument, protokoll med mera. Markaryds kommun finns även på sociala medier, Facebook. Där publiceras bland annat information, nyheter och jobbannonser. Utbildnings- och kulturförvaltningen finns också på Instagram. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra

Utbildnings- och kulturnämnden hämtar uppgifter från - Skatteverket - för att uppdatera verksamhetssystem KIR och hämta taxerade inkomstuppgifter - Migrationsverket - schablonslistor - andra kommuner siffror för interkommunal ersättningsnivå Uppgifter lämnas till - SCB och Skatteverket - vid begäran från myndigheterna för bland annat statistik, arbetsgivardeklaration, folkbokföring samt utlämning av personnummer för att senare kunna hämta in taxerade inkomstuppgifter - Till Skolverket - uppgifter för vissa bidragsansökningar gällande vuxenutbildningen - Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen, såsom OSAanställningar och stickprovskontroller - andra kommuner siffror för interkommunala ersättningsnivåer Från ärendehanteringssystemet Evolution lämnas postlista på begäran. Gallringsregler Gallring sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan samt gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. Hänvisning till dokumenthanteringsplan/informationsplan, gallringsbeslut mm Dokument Beslut (datum) Dokumenthanteringsplan 2011-06-15, 77 Gallringsplan för handlingar av liten och 2016-09-14, 69 kortvarig betydelse Sekretessbestämmelser

För vissa arkivhandlingar gäller sekretess enligt bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Förekommande sekretessregler inom utbildnings- och kulturnämndens verksamheter är i huvudsak följande bestämmelser: 23 kap Sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet, m.m. 25 kap Sekretess till skydd för enskild i verksamhet som avser hälsooch sjukvård, m.m. Beslut om utlämnande av allmänna handlingar har av utbildnings- och kulturnämnden delegerats till närmaste chef/rektor. Hantering av informationsmängder Personuppgiftsombud/dataskyddsombud och informationssäkerhetsansvarig Personuppgiftsombud dataskyddsombud av nämnden utsedd representant inom kommunalförbundet Sydarkivera Informationssäkerhetsansvarig - Kanslichefen Personuppgiftsregister Förteckning av behandlingar av personuppgifter finns, men kommer att uppdateras under 2019. Bilagor: 1. Organisationsplan (sist i dokumentet) 2. IT-system och program använda av kommunstyrelsen

Bilaga 2 IT-system och program använda av utbildningsoch kulturnämndens verksamheter IT centralt (uppdaterat 181227) VM-Ware HP IMC HP Dataprotector Unitrend virtual backup Microsoft Office 365 Microsoft endpoint security Clavister Halon NetIQ IDM Q-Id Microsoft Active directory Microsoft Exchange Microsoft SCCM o MDT Microsoft SCOM Gespage Pro (FollowMe) Drupal Microsoft WSUS TEIS Tele2 Växel Microsoft OWA DigitalFox Microsoft Office Acrobat Multiaccess Freeradius Net ID NetIQ NAM Supportdatabasen IOF HP Procurve Aruba WIFI Aruba Clearpass Aruba Airwave Stratsys Virtualiseringsplattform Nätövervakning Filbackupsystem Backup virtuella system Officeprogramvaror Antivirus för användare Brandvägg för hela kommunen Spamfilter för hela kommunen Identitetshantering Koppling mot skatteverket Katalogtjänst E-postsystem Personalnätet Applikationshantering Nätövervakning Utskriftshantering Hemsida och Intranät Administration av Microsoftuppdateringar Filöverföringssystem mot bank mm Hänvisningssystem Exchange Webbmail Synpunktshantering Hela kommunen Skapa PDF Låssystem Säkerhetssystem nätverket Program för att läsa E-kort System för federering Supportadministration Scanning av fakturor Trådlöst nät Trådlöst nät Säkerhet trådlöst nät Övervakning trådlöst nät Beslutsstöd

Utbildnings- och kulturförvaltningen Evolution Visual Arkiv PersonecP PS-Utdata CSM Sokigo IST Förskola IST Extens IST Extens statistik Raindance Personec Stratsys Diarie Arkiv Personal och Löneadministration Rapportgenerator för PersonecP GIS GIS 24sju - Barnomsorg på webben Ekonomisystem, budget och prognos Personalbudget Beslutsstöd Förskolor IST Förskola 24sju Barnomsorg på webben Skolor Itslearning Novaschem/Skola 24 IST Extens Multi Access IST Förskola Adobe Creative Suite PlayIP Individuella utvecklingsplaner Schemaprogram, frånvaro, närvaro, grupphantering m m Betygskataloger, klasslistor m m Låssystem 24sju -Barnomsorg på webben/ Fritidshemmen Grafisk programvara Informationstavlor Kultur- och fritid BOOK-IT Fri Bibliotekshantering Fritidsprogram (Föreningsregister, bidragshantering och lokaluthyrning)

Utbildnings- och kulturförvaltningens ledningskontor Kultur och fritid Folkbibliotek Kulturverksamhe t Kulturskola Ungdomsverksamhet Badverksamhet Idrottsanläggningar Föreningsverksamhet Stöd- och utveckling, elevhälsa Skolpsykolog Specialpedagoger Kuratore r Skolsköterskor Skolläkare Logoped Sociono m IKTpedagoger Förskola Förskolan Strömsnäsbruk Tranan Ekorren Hägern Strutsen Lönneberga Snickeboa Katthult Knoppen Kolibrin Filuren Småttar na Trollet Vätten Förskolan Markaryd Karlavagnen Blåklockan Gullvivan Prästkragen Vallmon Violen Vitsippan Ped omsorg Skogsviolen och Rödluvan Järven Lingontuvan Blåbärsriset Smultronet Öppen förskola Haga Rymden Kometen Solen Galaxen Hoppetossa Förskolan Traryd Junibacken Lindblomman Förskolan Timsfors Nallen Hasselmusen Grundskola Markaryds skola F-6 Markaryds skolas fritids Markaryds skola 7-9 Strömsnässkolan F-6 Grundsärskola Vildandens fritids Strömsnässkolan 7-9 Traryds skola F-6 Linden s fritids Timsfors skola Hasselns fritids Gymnasieutbildning KCM Gymnasiu m