GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENS ORGANISATIONS- OCH BESLUTSORDNING (FOB)

HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUT fattat av förvaltningschef den 1 februari 2008 1 (7) Dnr 434-11-11 GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENS ORGANISATIONS- OCH BESLUTSORDNING (FOB) Styrelsen för Högskolan i Borås har i styrelsens organisations- och beslutsordning (SOB) beslutat om övergripande organisationsstruktur och beslutsordning. Rektor har i rektors organisations- och beslutsordning (ROB) beslutat om hur rektor, utifrån styrelsens organisations- och beslutsordning (SOB) närmare organiserar verksamheten. Med stöd av 4 kap. 7 rektors organisations- och beslutsordning (ROB) beslutar enhetschef för Gemensamma förvaltningen vid Högskolan i Borås härmed följande. 1. GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENS ORGANISATION OCH LEDNING 1.1 Allmänt Enligt 4 kap. 1 styrelsens organisations- och beslutsordning (SOB) ska det finnas en central förvaltning vid högskola benämnd Gemensamma förvaltningen, vilken ska ledas av chefen för Gemensamma förvaltningen. Enligt 3 kap. 1 rektors organisations- och beslutsordning (ROB) ska Gemensamma förvaltningen utgöra ett stöd för grundutbildning, forskning samt forskarutbildning och ha till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet och förvaltning. Gemensamma förvaltningen ska vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för högskolans ledning och ledningsorgan I enlighet med 3 kap. 3 rektors organisations- och beslutsordning (ROB) ska det vid Gemensamma förvaltningen finnas en ställföreträdande enhetschef, vilken utses av rektor. 1.2 Ledningsgrupp (GFL) Till enhetschefen ska det finnas knutet en ledningsgrupp. Ledningsgruppen ska vara benämnt Gemensamma förvaltningens

2 (7) ledningsgrupp (GFL). Ledningsgruppen har en rådgivande funktion inom Gemensamma förvaltningens verksamhetsområden. Ledningsgruppen ska behandla frågor som berör stöd för grundutbildning, forskning samt forskarutbildning, stöd för högskolans ledning och ledningsorgan, samordning av högskolans administrativa verksamhet och förvaltning samt ledning av Gemensamma förvaltningens interna verksamhet. I övrigt beslutar enhetschefen vilka frågor som ska tas upp. I ledningsgruppen ska förutom enhetschefen ingå avdelningschefer och funktionschefer inom Gemensamma förvaltningen. Andra personer kan ges närvaro- och/yttranderätt av enhetschefen. Ledningsgruppen arbetar med i förväg utsänd dagordning/handlingar. 1.3 Avdelningar Gemensamma förvaltningens verksamhet ska vara indelad i avdelningar. Avdelningarna ska benämnas Avdelning för utbildningsstöd Ekonomiavdelning Högskoleservice Högskolekansli Avdelning för externa relationer, vilken är uppdelad i två funktioner: Funktionen för kommunikation Funktionen för forsknings- och samverkansstöd IT-avdelning Personalavdelning. Avdelningschef ska leda arbetet på avdelning. Avdelningschef har att bestämma om avdelningens respektive funktionens organisation och verksamhet. Avdelningschef svarar för samordning av högskolans administrativa verksamhet inom ramen för avdelningens verksamhetsområden. 1.3.1 Specifika ansvarsområden Inom nedan angivna specifika områden ansvarar angivna avdelningschefer för att skapa systematik och helhetssyn inom högskolan samt tillse att enheter, institutioner, centrum eller arbetsenheter har tillgång till anvisningar och riktlinjer samt utbildningsinsatser vid riskbedömningar, åtgärdsplaner och genomförande i enlighet med särskilt rektorsbeslut (dnr 020-09-101) Säkerhet för personer och egendom Ekonomichefen ansvarar för samordning av det övergripande säkerhetsarbetet för personer och egendom vid högskolan.

3 (7) Informationssäkerhet Chef för Högskolekansliet ansvarar för samordning av det övergripande informationssäkerhetsarbetet vid högskolan. 1.4 Lokal skyddskommitté (GF-AMK) Vid Gemensamma förvaltningen ska det finnas en lokal skyddskommitté benämnd Gemensamma förvaltningens arbetsmiljökommitté (dnr 307-07- 41). Enhetschefen beslutar om den lokala skyddskommitténs sammansättning. Skyddskommittén ska sammanträda minst fyra (4) gånger per år. 2. BESLUTSORDNING 2.1 Allmänt De beslut som rektor har delegerat till enhetschef för Gemensamma förvaltningen att fatta anges i 4 kap. 5a och 7 rektors organisationsoch beslutsordning (ROB). Enligt 4 kap. 3 rektors organisations- och beslutsordning (ROB) har enhetschef möjlighet att delegera beslutsbefogenhet till underställd befattningshavare. Gemensamma förvaltningens beslutsordning visar vilka övergripande beslutsbefogenheter enhetschefen ger till underställda befattningshavare. Enhetschefens övriga delegationer dokumenteras i särskilda beslut. Enhetschefen ska underrättas om beslut av principiell betydelse vilka fattats i enlighet med given delegation av enhetschefen. Beslutsfattares generella ansvar framgår av 5 kap. 2 styrelsens organisations- och beslutsordning (SOB). 2.1.1 Delegation Befattningshavare får inom sitt ansvarsområde överlåta sin beslutsrätt i ärenden till underställd befattningshavare om inget annat anges. Sådan delegering av beslutsrätt ska dokumenteras i beslutsordning eller i särskilt beslut. Den som beslutar med stöd av delegering ska underrätta närmaste chef om avgjorda ärenden av principiell betydelse. Den som givit en delegation kan återta den och själv överta beslutsrätten, men inte ändra ett beslut som fattats på delegation och som varit gynnande mot enskild person.

4 (7) 2.2 Enhetschef De beslut som ska fattas av enhetschefen eller befattningshavare på specifikt angivna funktioner, anges nedan. I övrigt gäller det som anges under avsnitt 2.3 i detta beslut. Enhetschef beslutar i följande högskoleövergripande frågor: Ekonomi: Ingående av samtliga hyresavtal av lokaler understigande 500 000 kr Ingående av avtal rörande inköp och upphandling av datorer med kringutrustning och programvara i beloppsintervallet 50 000 kr 500 000 kr Ingående av avtal rörande inköp och upphandling av utrustning och förbindelser avseende telefoni och kommunikation i beloppsintervallet 50 000 kr 500 000 kr Ingående av avtal rörande inköp och upphandling av inredning understigande i beloppsintervallet 50 000 500 000 kr. Administration: Riktlinjer rörande administrativa frågor, t.ex. handläggning vid myndighetsutövning. Högskoleövergripande anvisningar och riktlinjer gällande säkerhetsarbete och arbetsmiljö. Fördelning av och former för handläggningsansvar avseende till myndigheten inkomna ärenden där högskolan har att svara. Enhetschefen är arkivansvarig vid högskolan. Enhetschef beslutar i följande frågor för Gemensamma förvaltningen: Anställning: Förslag till anställningsprofil Förslag om att få påbörja rekrytering Förslag avseende anställning Förslag till lönesättning Lönesättning och ändring av tillämpad lön för närmast underställda Förläggning av närmast underställdas semester Beordrande av övertid för närmast underställda. Ekonomi: Fördelning av interna anslag Budget Ingående av offerter, avtal, upphandlingar och uppdragsavtal i beloppsintervallet 50 000 500 000 kr Ansökningar av stöd, bidrag etc. som kräver en med/motfinansiering av högskolan i beloppsintervallet 50 000 kr 500 000 kr

5 (7) Betalattest på belopp i intervallet 50 000 kr 500 000 kr. Organisation: Indelning i avdelningar och funktioner Uppdrag, t.ex. ställföreträdande avdelningschef 2.3 Avdelningschef 2.3.1 Allmänt Avdelningschef svarar för avdelningens budget samt beslutar i frågor rörande avdelningens interna verksamhet som ligger inom ramen för dess budget. Avdelningschef svarar för rutiner som ligger inom ramen för avdelningens verksamhetsområde. Detta gäller under förutsättning att beslutet inte ankommer på annan att besluta. Utöver detta har nedan innehavare av angivna befattningar att fatta följande beslut. 2.3.2 Chef för avdelning för utbildningsstöd Chef för avdelning för utbildningsstöd beslutar i följande högskoleövergripande frågor: Utbildning: Antagning av student Undantag från behörighetsvillkor Anstånd med studiers påbörjande Tidpunkt för betalning av studieavgift Skyldighet att betala studieavgift Återbetalning av studieavgift. 2.3.3 Utgår enligt beslut den 23 juni 2011. 2.3.4 Chef för högskolekansli Chef för högskolekansli beslutar i följande högskoleövergripande frågor: Administration: Myndighetens sekretessbeslut, innefattande avslag på enskilds begäran att ta del av allmän handling samt utlämnande av allmän handling med förbehåll som inskränker sökandes rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den 2.3.5 Chef för IT-avdelningen Chef för IT-avdelningen beslutar i följande högskoleövergripande frågor: Ekonomi: Ingående av avtal rörande inköp och upphandling av datorer med kringutrustning och programvara understigande 50 000 kr

6 (7) Ingående av avtal rörande inköp och upphandling av utrustning och förbindelser avseende telefoni och kommunikation understigande 50 000 kr. 2.3.6 Chef för personalavdelningen Chef för personalavdelningen beslutar i följande högskoleövergripande frågor: Anställning: Anställning understigande eller med varaktighet på sex (6) månader, exklusive timanställda Ledigkungörande (annonsering) av anställning Anställnings upphörande Sjukvårdsförmåner Pensionsfrågor Förhandling enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL) Löneförskott Lönesättning i samband med anställning och uppdrag samt ändring av tillämpad lön, förutom för rektor samt enhetschefens närmast underställda. 2.3.7 Chef för ekonomiavdelningen Chef för ekonomiavdelningen beslutar i följande högskoleövergripande frågor: Ingående av avtal rörande inköp och upphandling av inredning understigande 50 000 kr Former för betalning av studieavgift Fullgörande av betalning av studieavgift Avstängning från studier på grund av ej fullgjord betalning av studieavgift Nedsättning av studieavgift med anledning av tilldelat stipendium av högskolan 3. FORMER FÖR BESLUTSFATTANDE För befattningshavare med i detta beslut eller annat särskilt beslut given beslutsbefogenhet gäller vad som anges i 7 kap. 8-13 styrelsens organisations- och beslutsordning (SOB) avseende handläggning i tillämpliga delar. Gemensamma förvaltningens organisations- och beslutsordning (FOB) har fastställts av förvaltningschefen den 1 februari 2008 att gälla tills vidare, varvid förvaltningschefens tidigare beslut från den 20 juni 2007

7 (7) (dnr 536-07-10) upphör helt att gälla. Revideringar: Den 22 december 2008 (angående p. 2.3.6 punktsats 8) Den 22 februari 2010 (ny p. 1.3.1 införs samt ändring av p. 2.3.5 punktsats 2) Den 6 december 2010 (dnr 796-10-101) (angående p. 2.3.2 och 2.3.7 samt att förvaltningschef byts ut mot enhetschef) Den 23 juni 2011 (dnr 434-11-11) angående p. 1.3, 1.3.1, 2.3.2, 2.3.3 och 2.3.7. Den 9 augusti 2011 (dnr 434-11-11) angående p. 2.3.3 och 2.3.7.