Ansvarig Valnämnden Dokumentnamn KFS 94 - Valnämndens delegationsordning Upprättad av Andreas Sjölin, kommunsekreterare Berörda verksamheter Stab Fastställd datum VN 2018-09-15 18 Diarienummer KS 2017/02039 Valnämndens delegationsordning Östra Göinge kommun Storgatan 4, 289 41 Broby Växel: 044-775 60 00 Bankgiro: 265-9399 Mail: kommun@ostragoinge.se Webb: www.ostragoinge.se
Innehåll DELEGATIONSORDNING 3 Allmänt om delegering 3 Ej delegeringsbara ärenden 3 Delegering och verkställighet 4 Särskilt om avtal och överenskommelser 4 Utgångspunkter vid delegering 5 Delegeringskedjor 5 Ersättare för delegat 5 Beslut i brådskande fall 6 Ordförandebeslut 6 Att överklaga 6 UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 7 ÖVERKLAGANDEN, YTTRANDEN OCH ANMÄLNINGAR m.m. 8 När kommun överklagar, yttrar sig eller begär inhibition 8 När beslut av Valnämnden överklagas 8 När beslut av tjänsteman överklagas 9 DATASKYDD 9 2
DELEGATIONSORDNING Allmänt om delegering Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och beslutar i ärenden av principiell art eller annars av större vikt för kommunen. Kommunstyrelsen och övriga nämnder beslutar i frågor som rör verksamheten och i frågor som de enligt lagstiftning ska handha samt i frågor som Kommunfullmäktige har överlämnat till dem i ett reglemente. Att delegera innebär att överflytta beslutsrätt. Delegering sker från Valnämnden till enskilda förtroendevalda och anställda. Den som får beslutanderätten kallas delegat. När nämnden delegerat sin beslutanderätt träder delegaten helt in i dess ställe. Om rätten att fatta ett beslut inte står med i delegationsordningen kan bara nämnden fatta beslutet. Ett delegationsbeslut kan inte hävas i efterhand men delegationen kan närsomhelst återkallas. Beslut som fattas enligt denna delegeringsordning är juridiskt sett Valnämndens beslut och kan överklagas på samma sätt om det inte särskilt pekas ut i lag att ett beslut inte kan överklagas. Valnämnden överlåter beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med denna delegationsordning. Ej delegeringsbara ärenden Vissa beslut Valnämnden enligt lag har rätt att fatta kan enligt 6 kap. 34 kommunallagen inte delegeras. Dit hör: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 3
4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och 5. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter Delegering och verkställighet De beslut som Valnämnden själv fattar, eller som fattas av den delegat som angetts i denna delegationsordning, ska sedan genomföras på något sätt. Åtgärderna som vidtas för att genomföra styrelsebesluten och delegationsbesluten kallas för verkställighet. Det som skiljer verkställighet från delegation är att när man verkställer finns det bara ett val att göra, och det finns inget utrymme för självständig bedömning. Dit hör i första hand faktiskt handlande som att klippa gräsmattan på skolgårdar men också vissa beslut inom tydligt definierade ramar som att debitera utifrån en av Kommunfullmäktige fastställd taxa. Olikt delegater behöver inte den som har rätt att verkställa utses särskilt i ett styrdokument utan den som verkställer kan vara någon annan än delegaten. Verkställighetsbeslut kan inte överklagas och behöver inte heller upprättas i skriftlig form, till skillnad från delegationsbeslut. Gränsdragningen mellan delegation och verkställighet är dock inte alltid helt klar. Särskilt om avtal och överenskommelser Att bestämma sig för att ingå ett avtal är ett beslut man fattar, och som då måste delegeras till utskott, ordförande eller tjänsteman. Det är ett delegationsbeslut i kommunalrättens mening. Att teckna avtalet är inte samma sak som att besluta att ingå det även om själva avtalsdokumentet är den enda handling som finns. At teckna, d.v.s. skriva under, ett avtal för kommunens räkning är inte ett delegationsbeslut. När man tecknar ett avtal verkställer man istället det föregående beslutet att ingå avtalet. Delegat är att betrakta som behörig att teckna avtalet. Det bör noteras att även om en företrädare för kommunen fattar ett beslut i en ärendetyp denna inte har delegation att fatta ändå undertecknar ett avtal kan det sluta med att beslutet upphävs av domstol som olagligt. Då kan inte beslutet verkställas. Kommunen kan ändå trots det vara bunden av avtalsvillkoren om motparten anses ha agerat i god tro att företrädaren hade rätt att 4
fatta beslutet att ingå avtalet. Därför är det viktigt att alla avtalsvillkor först samråds med upphandlingsenheten innan avtalet undertecknas. Utgångspunkter vid delegering - Beslut fattat med stöd av delegering skall vara skriftligt och godkänt av behörig beslutsfattare och skall anmälas till Valnämnden. - Anmälan av delegeringsbeslut sker genom att tjänsteskrivelse med förteckning över delegationsbeslut delges Valnämndens ledamöter fem dagar innan ordinarie sammanträde. Delegeringskedjor Ersättare för delegat I delegationen har angivits den lägsta nivå på vilken beslut får fattas. Överordnad befattningshavare är också behörig att besluta i egenskap av ersättare för delegat från enhetschef upp till kommunchef. Om inte annat anges härefter gäller en delegation för en verksamhetsområdeschef alltid inom dennes verksamhetsområde, för en avdelningschef inom dennes avdelnings verksamhet och för en enhetschef inom dennes enhets verksamhet. Ersättare för delegat får gå in i delegatens ställe vid samtliga tillfällen när delegaten är frånvarande, även om det bara rör sig om delar av en dag. 5
Beslut i brådskande fall Ordförandebeslut Enligt 6 kap. 36 kommunallagen har ordföranden i Valnämnden behörighet att fatta beslut på styrelsens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. När ordföranden beslutar på Valnämndens ägnar är det likvärdigt med att nämnden själv fattar beslutet. Vid förfall för ordföranden har 1:e vice ordföranden samma behörighet. Ovanstående beslut ska anmälas till Valnämndens nästa sammanträde. Att överklaga De beslut Valnämnden eller delegat fattar kan överklagas om det inte pekas ut särskilt i lag att de inte är överklagbara. Annars är utgångspunkten att beslut kan överklagas. Ett överklagande sker antingen via förvaltningsbesvär eller laglighetsprövning. Förvaltningsbesvär är det sätt flertalet beslut överklagas på. Det innebär att reglerna för att överklaga beslutet finns i någon annan speciallag än kommunallagen, exempelvis plan- och bygglagen eller socialtjänstlagen. Bara den som beslutet berör kan överklaga till den myndighet som pekas ut i speciallagen som överklagandeinstans. Överklagandet ska ha kommit in till kommunen inom tre veckor från den dag man tog del av beslutet. Kommunen prövar då om överklagandet kommit in i rätt tid och ifall överklagandet ger skäl för att ändra beslutet. Om överklagandet kommit in i rätt tid skickas det vidare till överklagandeinstansen. Där bedöms det överklagade beslutets laglighet och lämplighet. Överklagandeinstansen kan både häva det överklagade beslutet och låta kommunen fatta ett nytt beslut eller själv sätta ett nytt beslut i det upphävda beslutets ställe. Om ett beslut av kommunen inte kan överklagas genom speciallagstiftning kan det som regel istället överklagas via 13 kap. kommunallagens regler om laglighetsprövning. Alla kommunmedlemmar d.v.s. de som är folkbokförda i kommunen, ska betala kommunalskatt i kommunen eller äger fast egendom i kommunen har rätt att begära laglighetsprövning. Överklagandet ska då skickas direkt till Förvaltningsrätten i Malmö. Överklagandetiden börjar här löpa från dagen protokollet från det sammanträde där beslutet fattats eller anmälts har anslagits på kommunens anslagstavla på dess hemsida. Förvaltningsrätten kan bara pröva beslutets laglighet och kan endast häva det, och inte sätta ett nytt beslut i dess ställe. Det kan bara kommunen göra. 6
Punkt Beslut Lagrum Delegat Notering UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 1. Beslut om att lämna ut handling efter sekretessprövning. 2 kap. 14 tryckfrihetsförordningen 6 kap. 3-5 och 10 kap. 4, 10 och 14 offentlighets- och sekretesslagen Den som har handlingen i sin vård om inte viss befattningshavare eller arbetsledning enligt särskilt beslut skall göra detta. Registratorer, administratörer, handläggare, arkivarie, chefer etc. 2. Beslut om att lämna ut handling till annan myndighet i enlighet med skyldighet att bryta sekretess. 10 kap. 15 och 28 offentlighets- och sekretesslagen Handläggare i berörda ärenden Utlämnande av handling ska göras av den delegat som har handlingen i sin vård. 3. Beslut om avslag på begäran om utlämnande av Allmän handling till enskild eller annan myndighet samt uppställande av förbehåll i samband med utlämnande till enskild. 6 kap. 7, och 10 kap. 14 offentlighets- och sekretesslagen Besvärshänvisning bifogas beslut. Beslutet ska fattas av den delegat som har handlingen i sin vård. 7
Punkt Beslut Lagrum Delegat Notering ÖVERKLAGANDEN, YTTRANDEN OCH ANMÄLNINGAR m.m. När kommun överklagar, yttrar sig eller begär inhibition 4. Överklagande till prövningsinstans, när beslut fattats på delegation. 6 kap. 33 kommunallagen Delegat i ursprungsbeslut 5. Yttrande, efter föreläggande eller erbjudande, till prövningsinstans, när beslut fattats på delegation. 6 kap. 33 kommunallagen Delegat i ursprungsbeslut 6. Yrkande om inhibition till Prövningsinstans, när beslut fattats på delegation. 27 förvaltningslagen Delegat i ursprungsbeslut När beslut av Valnämnden överklagas 7. Rättidsprövning av överklagande. 24 och 27 förvaltningslagen 8
Punkt Beslut Lagrum Delegat Notering 8. Bedömning huruvida omprövning av att överklagat beslut av ska ske. 24 och 27 förvaltningslagen 9. Beslut att sända överklagande vidare till överklagandeinstans. 24 och 27 förvaltningslagen När beslut av tjänsteman överklagas 10. Rättidsprövning av överklagande. 24 och 27 förvaltningslagen Delegat i ursprungsbeslut 11. Bedömning huruvida omprövning av ett överklagat beslut ska ske. 24 och 27 förvaltningslagen Delegat i ursprungsbeslut f 12. Omprövning av beslut. 24 och 27 förvaltningslagen Delegat i ursprungsbeslut f 13. Beslut att sända överklagande vidare till överklagandeinstans. 24 och 27 förvaltningslagen Delegat i ursprungsbeslut f DATASKYDD 14. Överenskommelse om dataskyddsombud (DPO) med kommunalförbundet Sydarkivera. Artikel 37 1 p. EU:s 9
Punkt Beslut Lagrum Delegat Notering 15. Beslut att ingå personuppgiftsbiträdesavtal i samband med upphandling. Artikel 28 3 p. i EU:s Upphandlingschef Ersättare 1: Upphandlare Ersättare 2: Delegat enligt 1.61-1.67 16. Beslut att ingå personuppgiftsbiträdesavtal i övrigt. Artikel 28 3 p. i EU:s Gäller när det inte sker inom ramen för upphandling. 17. Rapportering av personuppgiftsincident. Artikel 33 i EU:s 18. Beslut att inte informera registrerad om personuppgiftsincident. Artikel 34 i EU:s 19. Beslut gällande den registrerades rätt till kostnadsfri information. Artiklar 12.5, 13 och 14 i EU:s 5 kap. 1 dataskyddslagen 20. Beslut gällande den registrerades rätt till tillgång till personuppgifter. Artikel 15 i EU:s 5 kap. 1-2 dataskyddslagen 21. Beslut gällande begäran från den registrerade om rättelse av felaktiga personuppgifter. Artikel 16 i EU:s 22. Beslut gällande begäran från den registrerade om radering av personuppgifter. Artikel 17 i EU:s 10
Punkt Beslut Lagrum Delegat Notering 23. Beslut gällande begäran från den registrerade om begränsning av behandling av personuppgifter. Artikel 18 i EU:s 24. Beslut gällande underrättelse till alla som tagit emot en personuppgift att uppgiften har blivit rättad, raderad eller behandlingen begränsad. Artikel 19 i EU:s 25. Beslut gällande begäran från den registrerade att utnyttja rätt till dataportabilitet. Artikel 20 i EU:s 26. Beslut gällande invändning från den registrerade mot att dennes personuppgifter behandlas. Artikel 21 i EU:s 11