1(5) Datum Marknadsstödsavdelningen/ 2.4.2013 Interventionsenheten Dnro 962/55/2013 Hänvisning Livsmedelsstöd till biståndsorganisationer 2013 Ärende BOKFÖRINGSANVISNINGAR FÖR ANVÄNDNING AV STÖDET SAMT NYA BLANKETTER De organisationer och församlingar som delar ut EU:s livsmedelsstöd är förpliktade att föra bok över användningen av de livsmedel som de har fått och att förvara bokföringsmaterialet (kommissionens förordning (EU) 807/2010). Över utdelningen av livsmedel förs bok genom att organisationerna fyller i de bokföringsblanketter som följer med detta brev. Organisationerna ska inte använda egna blanketter. Till bokföringen ska fogas alla dokument som gäller livsmedelsutdelningen, såsom fraktsedlar som erhållits vid mottagning av livsmedel och verifikat över eventuella överföringar av livsmedel mellan olika organisationer. Även kvitteringsuppgifter om livsmedel som överlåtits till biståndstagare ska fogas till bokföringen. När livsmedel delas ut ska en kvittering av de mottagna livsmedlen ALLTID begäras av biståndstagaren. Ingen kvittering begärs däremot, om livsmedlen används för tillredning av måltider. Bokföringsblanketterna och de verifikat och ursprungliga fraktsedlar som följer med dem lämnas inte till Landsbygdsverket (Mavi) och inte heller till centralorganisationen, utan varje organisation ska förvara alla originaldokument med tanke på eventuell granskning. Kopior av fraktsedlarna lämnas inte heller in till Mavi. I slutet av stödåret ska centralorganisationerna få in en bokföringsbaserad årsredogörelse om användningen av livsmedel av under- eller lokalorganisationerna eller församlingarna. Centralorganisationerna upprättar ett sammandrag av användningen av livsmedel på basis av under- och lokalorganisationernas samt församlingarnas årsredogörelser och ger sammandraget till Mavi senast 31.1 årligen. Av rapporten bör framgå de utdelade kvantiteterna per produkt samt antalet biståndstagare och urvalskriterierna för dem. Rapporten ska även omfatta en utvärdering av stödprogrammets utfall och av behovet av programmet. Centralorganisationerna lämnar tillsammans med rapporten in förteckningar över de under- och lokalorganisationer samt församlingar som deltagit i utdelningen av livsmedel. Kontaktuppgifterna ska anges i förteckningarna. IFYLLNING AV BOKFÖRINGSBLANKETTEN Bokföringsblanketten är tudelad: den består av en uppföljningsblankett för utdelning och en sammandragsblankett för bokföring. Uppföljningsblanketten för utdelning består i sin tur av delen Utdelade paket och delen Använts för måltider. Uppföljningsblanketten omfattar detaljerade uppgifter om användningen av livsmedel, antingen per paket eller per dag. Sammandragsblanketten är ett produktspecifikt sammandrag över de livsmedel som tagits emot och använts under stödåret. Av sammandragsblanketten framgår även överföringar av livsmedel mellan organisationerna. Maaseutuvirasto PL 405, 60101 Seinäjoki puh. 02077 2007 faksi 02077 25539 www.mavi.fi etunimi.sukunimi@mavi.fi
År 2013 måste man uppmärksamma att på grund av ändringar i produktsortimentet får överföringar från ett stödår till följande inte göras på samma sammandragsblankett. På 2013 års blanketter antecknas de nya produkterna. Gamla blanketter används tillsammans med föregående års produkter så länge det finns produkter kvar. 2 De produkter som kan delas ut år 2013 är förpackade som följer: Vetemjöl (Myllyn Paras Oy à 2 kg) partiförpackning 9 påsar (18 kg), 40 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 720 kg Semlemjöl (Tartu Mill AS à 2 kg) partiförpackning 6 påsar (12 kg), 60 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 720 kg Grötflingor (Ravintoraisio Oy à 1 kg) partiförpackning 10 paket (10 kg), 40 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 480 kg Makaroner (Myllyn Paras à 400 g) partiförpackning 20 påsar (8 kg), 50 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 400 kg Köttkonserv (Oy Lunden Ab Jalostaja à 400g) partiförpackning 6 konserver (2,4 kg), 192 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 460,80 kg Surskorpor (Vaasan Oy à 300 g) partiförpackning 12 paket (3,6 kg), 56 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 201,60 kg Ärtsoppa (Oy Lunden Ab Jalostaja à 0,435 g) partiförpackning 12 burkar (5,22 kg), partiförpackningar per lastpall, pallvikt 626,40 kg Müsli (Prominent Food GMP Oy à 1 g) partiförpackning 9 påsar (9 kg), 50 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 450 kg Pasta med ostsås -påsar (Prominent Food GMP Oy à 150 g) partiförpackning 50 påsar (7,5 kg), 50 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 375 kg Mjölkpulver (Valio Oy à 500 g) partiförpackning 10 paket (5 kg), 60 partiförpackningar per lastpall, pallvikt 300 kg UPPFÖLJNINGSBLANKETTEN FÖR UTDELNING På uppföljningsblanketten antecknas dagligen de livsmedel som delas ut (blankett Paket F) och de livsmedel som använts för tillredning av måltider (blankett Måltider F). Överst på blanketten anges stödåret (2013) och ett löpande nummer som är uppföljningsblankettens nummer. Man fyller i så många uppföljningsblanketter som det behövs. Om livsmedel används för tillredning av måltider fyller man i punkterna datum, använts för måltider och antal matgäster. De som tagit emot en måltid ombeds inte kvittera. Om livsmedel delas ut i paket till mindre bemedlade fyller man i punkterna datum, utdelade paket, familjens storlek och kvittering. När det gäller utdelade paket kan blanketten fyllas i på två olika sätt: per dag eller per paket. Om blanketten fylls i per paket anges varje paket (styckeantalet) separat på blanketten och av biståndstagaren begärs en kvittering i kolumnen längst till höger. Följande punkter ska fyllas i: datum, utdelade paket, familjens storlek och kvittering. I punkten Totalt st. nertill på blanketten anges slutligen det sammanlagda antalet paket i varje kolumn. I punkten Totalt kg multipliceras de enskilda förpackningarnas vikt med antalet förpackningar som finns på den föregående raden Totalt st. Exempel: 150 st. vetemjölspåsar x 2 kg har delats ut = 300 kg.
3 Blanketter som fylls i per dag utgör sammandrag av de blanketter som fyllts i per paket. På blanketten samlas uppgifter om varje utdelningsdag: utdelningsdatum, det totala styckeantalet paket som delats ut den dagen och det totala antalet biståndstagare samma dag. Punkten "kvittering" fylls då inte i, men organisationen måste ha en separat blankett för kvitteringsuppgifter per paket. Den separata blanketten kan vara antingen Mavis blankett som fyllts i per paket eller organisationens egen kvitteringsblankett. Kvitteringar ska begäras i vilket fall som helst, och de ska fogas till den blankett som fylls i per dag. SAMMANDRAGSBLANKETTEN FÖR BOKFÖRING Blankettens rubrik kompletteras med stödåret (2013). Uppe till höger anges antalet uppföljningsblanketter som fogats till sammandragsblanketten. Punkt på blanketten A. Överföring från föregående stödår till innevarande stödår Ifyllningsanvisning Det föregående stödåret slutade 31.12.2012. Kvantiteter som då var oanvända överförs till det innevarande stödåret. Eftersom produktsortimentet har ändrat används 2012 års blankettförlagor för produkter som fåtts år 2012. B. Mottagna produkter Här anges de livsmedelskvantiteter som fåtts under det innevarande stödåret (1.1 31.12.2013). Det finns plats för tre leveranspartier. Vid behov kan man fylla i en sammandragsblankett till. De fraktsedlar som fåtts vid mottagning av produkter ska alltid bifogas. Datum antecknas. C. Överföringar från andra föreningar (med plustecken) / D. Överföringar till andra föreningar (med minustecken) E. Produktmängd som varit tillgänglig under stödåret (A + B + C D) Här anges de produktkvantiteter som överförts mellan organisationer under stödåret. Om livsmedel överförs till en annan organisation anges de överförda kvantiteterna med minustecken, och om livsmedel tas emot från en annan organisation anges de med ett plustecken. De totala överföringskvantiteterna ska antecknas. Dessutom ska till bokföringen fogas ett verifikat över överföringen med uppgifter om varifrån/vart och när livsmedel har överförts samt kvantiteterna för varje produkt. Punkterna A, B och C räknas ihop, och punkt D dras av från summan. Resultatet antecknas i punkten. F. Användning under stödåret, totalt (paketer och måltider) Här anges den totala kvantiteten av livsmedel som använts under stödåret (1.1 31.12.2013), dvs. hit transporteras de sammanräknade kvantiteter som angetts på uppföljningsblanketterna (paket och måltider). G. Trasiga produkter / svinn Här anges mängden produkter som gått sönder under stödåret och annat eventuellt svinn, t.ex. produkter vars bäst före-datum har gått ut och förskämda produkter. Om organisationen inte kan dela ut produkterna före bäst föredatum, ska Landsbygdsverket omedelbart kontaktas. Man ska gå till väga på samma sätt, om en del produkter redan
4 H. Överföring från innevarande stödår till det följande stödåret (E F G) har hunnit passera bäst före-datum eller förfaras. Se Ansökningsguiden, punkt 6.3 Lagring. Det innevarande stödåret slutar 31.12.2013. Efter det överförs de oanvända kvantiteterna till följande stödår. Om produkternas bäst före-datum har passerats för maximalt 2 veckor sedan får produkterna fortfarande delas ut till mindre bemedlade, förutsatt att dessa får information om att produkternas bäst före-datum har passerats. De mindre bemedlade får själva bestämma om de vill ta emot produkter med passerat datum eller inte. I mån av möjlighet ska man före utdelningen göra en organoleptisk bedömning av om produkterna med passerat bäst före-datum duger att använda. Förskämda produkter eller produkter vars bäst före-datum har passerats för mer än 2 veckor sedan får inte längre delas ut till mindre bemedlade, och inte heller får man göra sig av med dem på egen hand. De ska anmälas till Mavi, varvid man uppger kg-mängden per produkt, bäst föredatumen, den adress där produkterna har lagrats och kontaktpersonens kontaktuppgifter. Också orsaken till att produkterna blivit för gamla eller förfarits ska anges. Interventionsenheten beslutar om fortsatta åtgärder. Punkten Bokföringen granskad/godkänd fylls i efter att hela bokföringen färdigställts. Bokföringen består av en sammandragsblankett och blanketter för uppföljning av utdelning samt av de övriga dokument som ska fogas till bokföringen, t.ex. fraktsedlar och verifikat över överföringar. En representant för den organisation som svarar för utdelningen ska underteckna sammandragsblanketten. FÖRVARING AV BOKFÖRINGSMATERIALET Organisationerna är skyldiga att förvara allt bokföringsmaterial som rör de utdelade produkterna, t.ex. verifikaten över överföringar mellan olika organisationer samt fraktsedlarna. Handlingar som avses i bokföringslagen ska förvaras i minst 6 år. Förutom dessa ska även de övriga affärshandlingar som direkt eller indirekt hänför sig till EU:s livsmedelsstöd förvaras i minst 3 år från slutet av det år då handlingarna upprättades (kommissionens förordning (EG) nr 485/2008, artikel 4). Enligt artikel 1.3 i förordningen avses med affärshandlingar följande: alla böcker, register, fakturor, verifikationer, räkenskaper, produktions- och kvalitetsuppgifter, korrespondens om företagets affärsverksamhet samt affärsdata, oavsett form, inbegripet elektroniskt lagrade data. Det kan dock ligga i stödsökandens intresse att sökanden förvarar de handlingar som rör EU:s livsmedelsstöd i 10 år för händelse av eventuella krav på ersättning. Denna förvaringstid är densamma som för bokföringsböcker. * * * Närmare information ger överinspektör Sari T. Niemi, tfn 020 77 25545 och inspektör Piritta Sokura, tfn 020 77 25831. Frågor kan också ställas per e-post under adressen ruoka-apu@mavi.fi. Landsbygdsverkets postadress är: Landsbygdsverket PB 405 60101 Seinäjoki
tfn 020 77 2007 (växel) fax 020 77 25539 www.mavi.fi förnamn.efternamn@mavi.fi 5