Handlingar Årsmöte 2019 2 mars Ring Knutstorp Sida 1 av 19
Innehållsförteckning Föredragningslista... 3 Verksamhetsberättelse... 5 Klubbens ekonomiska förvaltning... 9 Revisionsberättelse... 15 Styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2019... 17 Styrelsens förslag till budget 2019... 18 Styrelsens förslag till årsmötet... 19 Inkomna motioner... 19 Valberedningens förslag till årsmötet... 20 Sida 2 av 19
FÖREDRAGNINGSLISTA HYLLINGE MOTORSÄLLSKAP Årsmöte 2019 Verksamhetsåret 2018-01-01 2018-12-31 1 Årsmötets öppnande. 2 Fastställande av röstlängd för årsmötet. 3 Fråga om årsmötet är i laga ordning utlyst. 4 Fastställande av föredragningslista. 5 Val av ordförande och sekreterare för årsmötet. 6 Val av två justeringsmän, att jämte ordförande justera årsmötesprotokollet. 7 Val av två rösträknare. 8 Styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret. 9 Styrelsens förvaltningsberättelse (resultat- och balansräkning) för det gångna räkenskapsåret. 10 Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det gångna verksamhets-/räkenskapsåret. 11 Fastställande av resultat- och balansräkning. 12 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna räkenskapsåret. 13 Fastställande av medlemsavgifter för 2020. 14 Fastställande av: a) verksamhetsplan för 2019. b) budget för 2019. c) styrelsearvode för 2019. d) revisorsarvode för 2019. e) traktamenten och reseersättningar vid klubbens uppdrag för 2019. 15 Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. Sida 3 av 19
16 Val av: a) Klubbordförande för en tid av 1 år. Avg. Tyrone Haraldsson b) 3 st styrelseledamöter för en tid av 2 år. Avg. Per-Henrik Ekholm, Magnus Berg och Martin Fredriksson c) 3 st styrelsesuppleanter för en tid av 1 år. Avg. Anders Boman, Jane Rosdahl och Jörgen Olsson. d) 1 st klubbkassör för en tid av 1 år. Avg. Irene Eriksdotter. e) 1 st kassör för en tid av 1 år. Avg. Olle Liljekvist. f) 1 st revisor för en tid av 2 år. Avg. Lennart Hoffert. g) 2 st klubbmästare för en tid av 1 år. h) 1 st. ledamot i valberedningen för en tid av 3 år i) Ordförande i valberedningen för en tid av 1 år j) Ombud till SDF-möten och andra möten där klubben representeras genom ombud. Alternativt ge styrelsen i uppdrag att välja ombud. 17 Meddelande om tid och plats för årsmötet 2020. 18 Årsmötets avslutande. A) Utmärkelser och prisutdelningar. B) Avtackningar. Sida 4 av 19
VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2018 Styrelsen för Hyllinge Motorsällskap avger härmed följande berättelse över klubbens verksamhet och förvaltning under tiden 1 januari 2018 31 december 2018. KLUBBENS OMFATTNING 2018 Klubben hade per 2018-12-31 totalt 710 st. medlemmar, varav 178 st. ständiga, 7 st. heders och 119 st. ungdomar. STYRELSENS SAMMANSÄTTNING 2018 Ordförande: Tyrone Haraldsson Ledamot: Per-Henrik Ekholm Ledamot: Bengt Johansson Ledamot: Magnus Berg Ledamot: Bruno Friberg Ledamot: Martin Fredriksson Ledamot: Mikael Karlsson 1:e suppleant: Anders Bohman 2:a suppleant: Jane Rosdahl 3:e suppleant: Jörgen Olsson Permanent adjungerade: Klubbkassör: Irene Eriksdotter Kassör Olle Liljekvist REVISOR 2018 Revisor: Lennart Hoffert VALBEREDNING 2018 Ordförande: Mikael Karlstedt Ledamot: Gunilla Haraldsson Ledamot: Kent Bengtsson SPORTGRENSANSVARIGA 2018 Racing: Tyrone Haraldsson Rally: Per-Henrik Ekholm Rallycross: Martin Cruce Roadracing: Kicki Szabo Sida 5 av 19
TÄVLINGSLEDARE 2018 Racing: Racing - klubb: Racing - långlopp: Rallycross: Roadracing: Martin Fredriksson Angelica Haraldsson Vakant Martin Cruce Kicki Szabo FÖRTROENDEVALDA KONTAKTPERSONER 2018 Hemsidesansvarig: Kontaktperson, banfunktionärer: Licensfrågor, bil: Licensfrågor, Mc: Medlemsregistrator: Miljöombud: Radioutrustning: Ambulans/sjukvård: Säkerhet: Teknikkoordinator bil Ungdomsansvarig: Utbildningsansvarig, bil: Utbildningsansvarig, Mc: Uppvaktningar: Jörgen Olsson Kent Bengtsson Claes-Göran Elofsson Kicki Szabo Jörgen Olsson Kicki Szabo Kent Bengtsson Mikael Karlsson Mikael Karlsson Torbjörn Fredriksson Torgny Johansson Styrelsen Mikael Karlstedt Kicki Szabo Claes-Göran Elofsson Sida 6 av 19
SAMMANTRÄDEN Klubbens årsmöte avhölls den 24/2 2018. Styrelsen har haft 11 st. protokollförda styrelsemöten, samt kontakter via telefon och e-post. Utskott och kommittéer har sammanträtt i den omfattning som respektive arrangemang krävt. REPRESENTATION Klubben har varit väl representerad i styrelser, utskott, arrangörs- och förarföreningar, m.m., både inom distriktet och centralt, för såväl bil som mc. Funktionärer från HMS har tjänstgjort på andra klubbars arrangemang. MEDLEMSINFORMATION Under året har kallelse till årsmöte sänts ut till medlemmarna. Dessutom har fortlöpande information och styrelseprotokoll publicerats på klubbens hemsida. MEDLEMSTRÄFFAR Under året har vi inte haft någon medlemsträff. FUNKTIONÄRSRESA 18 av klubbens flitigaste funktionärer deltog i en resa till rallycross-vm i Buxtehude i Tyskland. KLUBBENS VERKSAMHET Klubbens verksamhet har under året varit mycket framgångsrik i alla avseenden, med många sportsliga framgångar, både på elitnivå och på anspråkslös klubbnivå. Ett något bantat tävlingsprogram har genomförts, med premiären i STCC som organisationsmässigt varit bland de absolut bästa i landet. Flertalet kurser och utbildningar har klubbens funktionärer deltagit i. Styrelsearbetet har varit effektivt och alla beslut har under året fattats i full enighet. E-post har blivit en allt större del i styrelsens kommunikation. Styrelsen vill till alla önska ett gott och framgångsrikt kommande motorsportsår, samtidigt som vi tackar alla för stora och berömvärda insatser under det gångna året. Sida 7 av 19
TÄVLINGSVERKSAMHET 2018 Racing Under året som gått har klubben arrangerat STCC-premiären på Knutstorp med utmärkta resultat av både funktionärer och tävlande. Org. kommittén Racing KM-tävlingar Bil Inga tävlingar har körts under året. P gr a för få anmälda omvandlades KM till en träning. Långlopp Bil Inga tävlingar har körts under året. Roadracing Inga tävlingar har körts under året. Träningar Under året har 4 st träningstillfällen avverkats för Bil och inget för Mc. Träningskommittén Styrelsen vill tacka alla organisationskommittéer, klubbens alla duktiga funktionärer, de tävlande, Motorbanan Ring Knutstorp AB, övriga medarbetare, sponsorer och övriga samarbetspartners för utmärkta insatser och stöd under 2018. Sida 8 av 19
RESULTATRÄKNING Not 2018-01-01 2017-01-01 2018-12-31 2017-12-31 Medlemsavgifter 126 400 143 003 Tävlingsintäkter 3 203 110 370 850 Brand, ambulans 4 1 137 603 1 179 782 Utbildning 0 0 Övriga intäkter 5 419 314 545 837 Summa rörelsens intäkter 1 886 427 2 239 472 Rörelsens kostnader: Tävlingskostnader 3-232 290-364 733 Kanslikostnader -15 026-15 826 Brand, ambulans 4-827 835-897 080 Utbildning o konferenser -23 447-38 097 Medlemskostnader och medlemsvård -184 520-206 663 Administrativa och övriga kostnader 5-452 144-632 888 Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 1-24 000-23 495 Summa rörelsens kostnader 1 759 262 2 178 782 Rörelseresultat 127 165 60 690 Resultat från finansiella poster Övriga ränteintäkter 0 0 Övriga räntekostnader -2-49 Resultat efter finansiella poster 127 163 60 641 Avsättning Jubileumsfond -20 000 0 Avsättning Reparationsfond -30 000 0 Avsättning Funktionärsvård - 30 000 0 Resultat före skatt 47 163 60 641 Skatt 0 0 ÅRETS RESULTAT 47 163 60 641 Sida 9 av 19
BALANSRÄKNING Not 2018-12-31 2017-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer 2 79 900 69 745 Summa anläggningstillgångar 79 900 69 745 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 29 025 133 640 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 76 924 98 020 Övriga fordringar 0 0 Kassa och bank 1 888 849 1 707 869 Summa omsättningstillgångar 1 994 798 1 939 529 SUMMA TILLGÅNGAR 2 074 698 2 009 274 Sida 10 av 19
Not 2018-12-31 2017-12-31 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Fritt eget kapital Balanserad vinst 1 834 334 1 773 693 Årets resultat 47 163 60 641 Summa eget kapital 1 881 497 1 834 334 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 0 3 899 Övriga skulder 155 264 136 270 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 37 937 34 771 Summa kortfristiga skulder 193 201 174 940 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 2 074 698 2 009 274 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser 2018-12-31 2017-12-31 Ställda säkerheter Ansvarsförbindelser Inga Inga Sida 11 av 19
Noter med redovisningsprinciper och bokslutskommentarer Belopp i kr om inget annat anges ALLMÄNNA UPPLYSNINGAR Värderingsprinciper Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaffningsvärden om inget annat anges nedan. Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till belopp varmed de beräknas inflyta. Avskrivningsprinciper för anläggningstillgångar Avskrivningar enligt plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden och beräknad ekonomisk livslängd. Not 1 Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 2018-01-01 2017-01-01 2018-12-31 2017-12-31 Inventarier, verktyg och installationer -24 000-23 495 Not 2 Inventarier, verktyg och installationer 2018-12-31 2017-12-31 Ackumulerade anskaffningsvärde Vid årets början 1 082 247 1 061 260 Nyanskaffningar 34 155 68 975 Avyttringar och utrangeringar - 47 988 1 116 402 1 082 247 Ackumulerande avskrivningar enligt plan Vid årets början -1 012 502-1 036 995 Avyttringar och utrangeringar 47 988 Årets avskrivning enligt plan -24 000-23 495-1 036 502-1 012 502 Utgående planenligt restvärde 79 900 69 745 Sida 12 av 19
Not 3 Tävlingsresultat 2018-12-31 2017-12-31 Roadracing -600-600 Klubbtävling vår -17 235 0 Klubbtävling höst 0 21 778 Långlopp bil vår 0 0 Långlopp höst 0 23 167 Träning kväll och dag -66 615-86 276 SEC Långlopp 0 0 STCC vår 55 270 48 048 STCC höst 0-29 180 6117 Not 4 Brand ambulans 2018-12-31 2017-12-31 Resultat före avskrivning Brand 11 490 21 198 Ambulans 298 278 261 504 309 768 282 702 Not 5 Övriga kostnader och intäkter 2018-12-31 2018-12-31 Intäkter Kostnader Uthyrning funktionärer 246 300 172 545 Radio Headset 6 000 11 592 Underhåll o lokalkostnad 2 500 55 098 Övriga kostnader 164 514 212 938 Summa 419 314 452 144 Sida 13 av 19
Sida 14 av 19
Sida 15 av 19
FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR 2019. Tävlingar Att genomföra tilldelade mästerskapstävlingar i racing och klubbmästerskap Tränings- och tävlingstillfällen Att med utgångspunkt från, med banägaren framförhandlat avtal, avisera träning och tävlingar Utbildning Att utveckla/stimulera funktionärsutbildningen i klubben. Klubbens fordon Att underhålla och förbättra de fordon som tillhör klubben. Styrelsemöten Att i möjligaste mån förlägga styrelsemöten till första veckan i månaden. Klubbmöten Att endast kalla till klubbmöten när viktig information skall ges till medlemmarna, vara engagerande och intressanta och att samla fler deltagare än förutvarande år. Klubbinformation Att utveckla och förnya klubbens hemsida. Miljö Att under verksamhetsåret vidareutveckla miljöarbetet enligt RF s, SBF s och SVEMO s normer. Sida 16 av 19
HMS Slag Budget 2019 Medlem 116 000 Lokalinventarier o underhåll - 65 596 Brand 10 000 Ambulans 226 797 Utbildning - 31 000 KM Höst - 46 605 Träningsdagar - 85 200 Uppvaktning - 20 000 Klubbmöte o klubblad - 98 500 STCC Vår 45 500 Övrigt - 84 900 Kansli - 15 800 Radio Headset - 10 000 Uthyrning funktionärer 73 000 Funktionärsvård - 25 000 Totalt - 11 304 Sida 17 av 19
STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET 2019. Styrelsens förslag 1. Att bibehålla nuvarande nivå för 2020 Ungdom t.o.m. 24 år 100 kr Ordinarie medlem 400 kr Familj 600 kr Ständig medlem 3500 kr Styrelsens förslag 2. Att bibehålla nivåerna på alla arvoden för verksamhetsåret 2019. 0 kr Styrelsens förslag 3. Att följa SBF och SVEMO s nivåer på reseersättningar & traktamenten för verksamhetsåret 2019. MOTIONER TILL ÅRSMÖTET 2019. Inga motioner har inkommit. Sida 18 av 19
VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL HMS ÅRSMÖTE 2019 PRESIDIUM PÅ ÅRSMÖTET Ordförande: Ola Olsson Protokollsekreterare: Östen Carlsson 2 st. justeringsmän: Förslag lämnas av årsmötet 2 st. rösträknare: Förslag lämnas av årsmötet STYRELSE 2019 Ordförande: Tyrone Haraldsson 1 år omval Ledamot: Anders Bohman 2 år nyval Ledamot: Johan Adolfsson 2 år nyval Ledamot: Andreas Andersson 2 år nyval Ledamot: Bengt Johansson 2 år 1 år kvar Ledamot: Bruno Friberg 2 år 1 år kvar Ledamot: Mikael Karlsson 2 år 1 år kvar 1:e suppleant Martin Fredriksson 1 år nyval 2:e suppleant Jane Rosdahl 1 år omval 3:e suppleant: Jörgen Olsson 1 år omval KLUBBKASSÖR 2019 Klubbkassör: Irene Eriksdotter 1 år omval KASSÖR 2019 Olle Liljekvist 1 år omval REVISORER 2019 Revisor: Lennart Hoffert 2 år 1 år kvar VALBEREDNING 2019 Ledamot: Förslag från årsmötet 3 år? Ledamot: Gunilla Haraldsson 3 år 2 år kvar Ledamot: Kent Bengtsson 3 år 1 år kvar Klubbmästare 2019 SPORTGRENSANSVARIGA 2019 Enligt val, förrättat vid klubbens Luciamöte 2018-12-08. FÖRTROENDEVALDA KONTAKTPERSONER 2019 Enligt val, förrättat vid klubbens Luciamöte 2018-12-08. TÄVLINGSFUNKTIONÄRER 2019 Enligt utnämningar i respektive sportgrens organisationskommitté Sida 19 av 19