Plats och tid Valhall måndagen den 21 januari 2019 kl. 08:00-12:00 ande Se särskild närvarolista Övriga deltagande Helena Grybäck Svensson, förbundschef Jennie Conradsson, sekreterare Jens Karlsson, avdelningschef Gata/Park Mikael Pettersson, avdelningschef Fastighet Ann-Sofi Boberg, avdelningschef VA/Renhållning Utses att justera Fredric Svensson Underskrifter Paragrafer 1-12 Sekreterare Ordförande Justerande. Jennie Conradsson. Anders Svensson. Fredric Svensson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande 2019-01-28 Datum för anslags nedtagande 2019-02-22 Förvaringsplats av protokollet Förbundskontoret Underskrift. Jennie Conradsson 1
Ärendelista 1 Presentation av förbundsdirektionen Val av protokolljusterare samt godkännande av dagordning 2 Val av ordförande i förbundsdirektion 2019/12 3 Val av vice ordförande i förbundsdirektion 4 Firmateckning och teckning av förbundets bankgiro och bankkonto 5 sattesträtt för förbundschefens fakturor samt beviljande av semester 2019/11 2019/13 2019/14 6 Flytt av fastighetsförvaltning 2019/15 7 Utredning angående minskning av antal abonnemangsformer renhållningen 2019/21 8 Medarbetarenkät 2018 2019/17 9 Svar på remiss Fossilbränslefri region 20190111 2019/18 10 Anstånd faktura 2019/19 11 Information om ÖSK:s verksamheter 12 Anmälningsärendendelegationsärenden 2019/7 Närvarolista 2
FD 1/2019 Dnr Dnr Presentation av förbundsdirektionen Informationen mottagen. Presentation av ledamöter genomförs. 3
FD 2/2019 Dnr 2019/12 Val av ordförande i förbundsdirektion år 2019-2022 beslutar utse Anders Svensson, M, Träthult 111 Fagerhult, till ordförande i förbundsdirektionen. Val av ordförande i förbundsdirektionen för den nya mandatperioden 2019-2022. 4
FD 3/2019 Dnr 2019/11 Val av vice ordförande i förbundsdirektion Sammanträdespunkten utgår och kommer tas upp på nästkommande sammanträde. 5
FD 4/2019 Dnr 2019/13 Firmateckning och teckning av förbundets bankgiro och bankkonto beslutar att utse följande personer att teckna förbundets firma: Ordförande Anders Svensson med kontrasignering av förbundschef Helena Grybäck Svensson beslutar att utse följande personer att teckna förbundets bankgiro och bankkonto: Ordförande Anders Svensson med kontrasignering av förbundschef Helena Grybäck Svensson. Vice ordförande kommer att utses på nästkommande sammanträde. 6
FD 5/2019 Dnr 2019/14 sattesträtt för förbundschefens fakturor samt beviljande av semester beslutar att ge ordförande och vice ordförande i uppdrag att var för sig beslutsattestera förbundschefens fakturor samt bevilja förbundschefens semester och annan ledighet. ger även förbundschefen i uppdrag att revidera delegationsordningen så att ovanstående uppdrag skrivs in. 7
FD 6/2019 Dnr 2019/15 Flytt av fastighetsförvaltning har mottagit informationen om avsiktsförklaringen. föreslår också att kommuncheferna tillsammans med ordförande och vice ordförande utreder ny organisationsbild för Östra Smålands kommunalteknikförbund. Sammanfattning Hultsfred och Högsby kommuner har tecknat en avsiktsförklaring att flytta fastighetsförvaltningen ifrån ÖSK till respektive kommun. Hultsfred och Högsby kommuner har tecknat en avsiktsförklaring att flytta fastighetsförvaltningen ifrån ÖSK till respektive kommun. Avsiktsförklaringen har nu också fått sitt godkännande av respektive kommuns kommunstyrelse. Avsikten är att mottagare för respektive kommuns del av fastighetsavdelningen är kommunernas bostadsbolag. Parterna ska samverka om och ta ansvar för genomförandet av denna organisationsförändring så att den leder till en positiv utveckling för såväl det gemensamma förbundet ÖSK, som för respektive bostadsbolag och enhet. Som en följd kommer även den del som rör markfrågor att lyftas ut ifrån ÖSK. ÖSK kommer som tidigare att hantera verksamheten inom renhållning, gata, park samt vatten och avlopp i Hultsfreds och Högsby kommuner. Införandeprojektet är tänkt att starta i januari och löpa fram till sommaren 2019. Detta för att under hösten 2019 påbörja en överföring av verksamheterna, för att slutligen vara fullt genomfört 1 januari 2020. 8
FD 7/2019 Dnr 2019/21 Utredning angående minskning av antal abonnemangsformer renhållningen ger renhållningsförvaltningen i ÖSK i uppdrag att utreda en minskning av antalet abonnemangsformer med målet att på sikt endast erbjuda gröna abonnemang. Röda abonnemang ska kunna erbjudas i undantagsfall där särskilda skäl föreligger. I syfte att göra renhållningen mer enkel och logisk för våra kunder, vår entreprenör och för vår egen organisation och samtidigt främja ett gott resursutnyttjande med en hög insamlingsgrad av förpackningar, tidningar och matavfall, föreslås en utredning för att minska antalet abonnemangsformer med målet att på sikt endast erbjuda gröna abonnemang. Studier har visat att fastighetsnära insamling i form av fyrfackssystem verkar ge bäst resultat i villa- och fritidshushåll både gällande deltagande i källsortering, rena fraktioner till återvinning, hög servicegrad för hushållen och hög kundnöjdhet. Vissa kundkategorier kan inte eller har starka skäl till varför de inte kan sortera. Ibland kan det vara fysiska förutsättningar som ställer till det, dåliga vägar eller utrymmesbrist. Det bör därför finnas en möjlighet att i särskilda fall kunna erbjudas röda abonnemang (osorterat). 9
FD 8/2019 Dnr 2019/17 Medarbetarenkät 2018 har mottagit informationen. I vårt arbete med att vara en bra och attraktiv arbetsgivare är medarbetarenkäten ett viktigt verktyg. Syftet med enkäten är framförallt att få ett underlag för förbättringar inom arbetsmiljöområdet. Resultatet används som underlag för diskussioner på arbetsplatserna ute i verksamheterna. Enkäten bygger på frågor kring arbetsmiljö, samarbete, stolthet, delaktighet och ledarskap. Siffrorna redovisas i bilagt dokument. Som tidigare år är svarsfrekvensen hög i årets medarbetarenkät. 96% av alla våra medarbetare svarar på enkäten. I en jämförelse mellan medarbetarenkäten 2017 och 2018 kan man se att vi har en fortsatt hög positiv nivå på de allra flesta områdena. De allra flesta av medarbetarna svarar, precis som tidigare år, att arbetet känns meningsfullt och att man är stolt över arbetet som man utför. 10
1(2) FD 9/2019 Dnr 2019/18 Svar på remiss Fossilbränslefri region ÖSK föreslår att nedanstående kommentarer kompletterar de av miljö- och byggnadsnämndens, på uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott, övriga insamlade yttranden. Hultsfreds kommun har inte möjlighet att redovisa de bakomliggande jämförelsetal från 1995 som efterfrågas i Mål 3.3 då fakta saknas. För att kunna använda effekten av delmål 2.3 Infrastruktur, förnybara drivmedel, så måste utbudet av fordon på marknaden harmoniera med efterfrågan hos kommunen. Vi ser idag att elbilarna som finns på marknaden inte klarar av hela vårt behov när det gäller t.ex. lastkapacitet och körsträcka. Energikravet vid ombyggnationer enligt delmål 3.3 kommer att bli väldigt svåra att uppnå med tanke på statusen på de gamla byggnader som finns. Det kommer troligtvis vara bättre att riva och bygga nytt vilket samtidigt är slöseri med resurser. Det är svårt att se hur konsekvenserna av så högt ställda krav kommer att slå mot fastighetsbeståndet utan att ha alla detaljutredningar och detaljprojekteringar klara då någon långsiktig plan över förändringar i befintligt fastighetsbestånd behöver beslutas från år till år. Att nå målen kommer att kräva en utökning av organisation och inhämtande av ytterligare kunskap. Alternativt kommer detta att behöva köpas av konsulter då det är specialkunskap. Delmål 2.1 säger att samtliga samhällsbetalda transporter och arbetsmaskiner ska vara fossilbränslefria 2025. När det gäller arbetsmaskiner är det inte praktiskt genomförbart varken internt eller för de tjänster vi köper. De investeringsmedel som finns avsatta för utbyte av den interna maskinparken räcker inte till för att klara ett utbyte till 2025. Det finns inte heller alternativa bränslen i tillräcklig omfattning idag. Den delen 11
2(2) är beroende av övriga marknadens utveckling. Det naturliga valet är en omställning till HVO till största del och el till en mindre del. Kravställning på köpta tjänster redan 2025 skulle innebära ökade avtalskostnader och vi vet inte om det lokala näringslivet klarar av de investeringar som skulle krävas. Bränsletillgången är minst lika stort problem för dem. Ett realistiskt alternativ är en kravställningspolicy internt och externt med utfasningssteg fram till 2030. Det skulle dock fortfarande innebära ökade kostnader både på intern maskinpark och köpta tjänster. Regionförbundet i Kalmar län (numera Region Kalmar län) har översänt en remiss om handlingsprogram Fossilbränslefri region. Programmet är ett av flera handlingsprogram som ingår i länets regionala utvecklingsstrategi. De ska förtydliga och konkretisera RUSens övergripande strategier och innehålla mål och delstrategier samt prioriterade insatsområden för regional samhandling. De avgränsas därmed till områden av strategisk betydelse och till insatser som kräver samhandling mellan olika aktörer och över gränser. Det innebär att dokumentet inte omfattar allt utvecklingsarbete för en fossilbränslefriregion. Målen är satta till år 2025 respektive år 2030. Mål 1 Fossilbränslefri energiproduktion Mål 2 Fossilbränslefri energianvändning Mål 3 Effektiv energianvändning Mål 4 Växande näringsliv för hållbar utveckling Mål 5 Kunskap, medvetenhet och hållbar konsumtion sunderlag Remiss fossilbränslefri region KSAU 281/2018 Skickas till Miljö och byggnadskontoret 12
FD 10/2019 Dnr 2019/19 Anstånd faktura beslutar att godkänna förslaget till avbetalningsplan gällande fakturanr 10201796 gällande vatten och avlopp. 89 000 kr betalas i januari, 89 000 kr betalas i februari och resterande 87 814 kr betalas i mars, ränta tillkommer. Förfallodatum är sista dagen i respektive månad. Avbetalningsplanen gäller så länge den följs och så länge betalning för kommande månadsfakturor för kunden erläggs inom angiven tid. En förfrågan har inkommit till förbundschefen från kund. Företaget önskar få en avbetalningsplan för faktura 10201796 på totalt 265 814 kr med förfallodatum 2018-12-28 gällande vatten- och avlopp. Dom vill dela upp betalningen med 1/3 av fakturabeloppet dom tre kommande månaderna, januari, februari och mars. Enligt ÖSK:s antagna krav och faktureringsregler har förbundschefen endast rätt att bevilja tre månaders anstånd från förfallodagen med betalning av fordringar på belopp upp till 1,5 prisbasbelopp. Övriga fall av begärt anstånd prövas av förbundsdirektionen, vilket blir aktuellt i det här fallet. Jäv Ersättare Stihna Johansson Evertsson deltar inte på grund av jäv. Skickas till Ekonomikontoret 13
FD 11/2019 Dnr Dnr Information om ÖSK:s verksamheter Informationen mottagen. Förbundschefen presenterar styrdokument och riktlinjer samt övergripande information om Östra Smålands kommunalteknikförbund. 14
FD 12/2019 Dnr 2019/7 Anmälningsärenden- delegationsärenden Informationen mottagen Anmälningsärenden / delegationsbeslut 1. Sakägaryttrande Hanåsa 16:11 2. Fullmaktbeslut avskrivning fodringar Hultsfreds kommun 3. Fullmaktsbeslut avskrivning fodringar Högsby kommun 4. Delegation från avdelningschef gata/park 5. Sakägaryttrande Totebo 1:13 15
1 (1) 2018-11-19 NÄRVARO-/RÖSTNINGSLISTA Ledamot Tjänstgörande ersättare Närvar- Ande Ja Nej Ja Nej Ja Nej 1 Anders Svensson, M X 2 Åke Nilsson, KD X 3 Fredric Svensson, C X 4 Tomas Söreling, S X 5 Marianne Vifell Waters, M X 6 Martin Joelsson, C X 7 Magnus Gabrielsson, S X 8 Jan-Erik Ek, SD X Ersättare närvarande ej tjänstgörande Ulf Borg, C Wilhelm Ahlström, M Stihna Johansson Evertsson, C Alf Adolfsson, SD 16