KF Ärende 6 Införande av E-förslag i Karlskoga kommun
Tjänsteskrivelse 1(2) KS 2018-00299 Kommunstyrelsens ledningskontor Handläggare Anette Jonson Införande av e-förslag i Karlskoga kommun Sammanfattning Karlskoga kommun införde år 2003 medborgarförslag som ett alternativ att engagera kommuninvånarna i kommunens arbete. Förslag har under åren kommit in men det har varit svårt för medborgarna att få gehör för sina förslag. En del förslag har handlat om åtgärder som legat utanför kommunens kompetensområde och en del har mer varit av karaktären felanmälan eller klagomål. Det är lång handläggningstid för medborgarförslag med orimligt långa väntetider för en medborgare utan kunskap och insyn i det kommunala beslutsfattandet. För att förnya och utveckla medborgardialogen föreslås att så kallade e-förslag införs. Detta innebär att en medborgare via hemsidan lägger ett förslag som andra medborgare får rösta på. När ett förslag fått ett bestämt antal röster tas det upp för politisk behandling. Kommunstyrelsens ledningskontor föreslår att Karlskoga kommun övergår till e-förslag. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 10 juli 2018 Utredning om införande av e-förslag i Karlskoga kommun Beskrivning av ärendet Landets kommuner har idag möjlighet att införa så kallade medborgarförslag (KL 8:1). Karlskoga kommun har haft detta sedan 2003. Många förslag har under årens lopp inkommit men hanteringen har av såväl förslagsställarna som handläggarna upplevts som krånglig och tidsödande. Det har varit svårt för förslagsställarna att formulera precisa förslag och många förslag har dessutom handlat om förhållanden som inte omfattas av den kommunala kompetensen. Förslagen har ofta varit okända för gemene man och det har varit svårt att följa ett förslag. Ur en demokratisk synvinkel är det viktigt att skapa ett enkelt och lättbegripligt system för medborgarna att komma i kontakt med kommunen samt ge möjlighet att påverka genom egna förslag.
Tjänsteskrivelse 2(2) KS 2018-00299 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att medborgarförslagen ersätts med e-förslag från och med 2019. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram process och rutiner för att handlägga e-förslag. 3. Finansiering sker inom kommunstyrelsens ram för medborgardialog. 4. Medborgarförslag som lämnats in 2018 eller tidigare handläggs enligt tidigare rutin. 5. Kommunfullmäktiges arbetsordning revideras avseende medborgarförslag/e-förslag. Anette Jonson Kanslichef Beslutet skickas till Samtliga nämnder
1 (5) Kommunstyrelsens ledningskontor Handläggare Anette Jonson Utredning om införande av e-förslag i Karlskoga kommun Sammanfattning Karlskoga kommun införde år 2003 medborgarförslag som ett alternativ att engagera kommuninvånarna i kommunens arbete. Förslag har under åren kommit in men det har varit svårt för medborgarna att få gehör för sina förslag. En del förslag har handlat om åtgärder som legat utanför kommunens kompetensområde och en del har mer varit av karaktären felanmälan eller klagomål. Det är lång handläggningstid för medborgarförslag med orimligt långa väntetider för en medborgare utan kunskap och insyn i det kommunala beslutsfattandet. För att förnya och utveckla medborgardialogen föreslås att så kallade e-förslag införs istället. Detta innebär att en medborgare via hemsidan lägger ett förslag som andra medborgare får rösta på. När ett förslag fått ett bestämt antal röster tas det upp för politiskt behandling. Kommunstyrelsens ledningskontor föreslår att Karlskoga kommun övergår till e-förslag. Beskrivning av förslag Landets kommuner har idag möjlighet att införa så kallade medborgarförslag (KL 8:1). Karlskoga kommun har haft detta sedan 2003. Många förslag har under årens lopp inkommit men hanteringen har av såväl förslagsställarna som handläggarna upplevts som krånglig och tidsödande. Det har varit svårt för förslagsställarna att formulera precisa förslag och många förslag har dessutom handlat om förhållanden som inte omfattas av den kommunala kompetensen. Ur en demokratisk synvinkel är det viktigt att skapa ett enkelt och lättbegripligt system för medborgarna att komma i kontakt med kommunen samt ge möjlighet att påverka genom egna förslag. Teknikutvecklingen har inneburit att många medborgare idag är engagerade i sociala medier på nätet. Det kan således vara en naturlig utveckling att också flytta en del av vår medborgardialog dit. Idag har många kommuner (exempelvis Kristinehamn, Västerås, Lund) infört så kallade e-förslag (kallas ibland också för e-petition). Förslagen läggs då ut på kommunens hemsida och andra invånare kan stödja (rösta på) förslaget. Detta ger också de förtroendevalda en möjlighet att se vad som är viktigt för och vad som engagerar kommuninvånarna. Förslagen läggs in via webben men hjälp ska förstås vara möjlig att få om man inte har möjlighet till detta.
2 (5) Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har definierat ett antal övergripande syften och mål med e-förslag 1 : Förtroendevalda får en ökad kunskap om aktuella frågor i lokalsamhället Stärker det representativa systemet öka inflöde av idéer till den politiska dagordningen Stärker medborgarnas samhällsintresse med ökad delaktighet i utvecklingen Kommunen öppnar upp för medborgarna genom att skapa en officiell kanal Stärker demokratin genom ökad förståelse för de demokratiska processerna Effektivare verksamhet och ökad kvalité Ur ett medborgarperspektiv kan ett övergripande mål för arbetet beskrivas som att medborgarna får en god demokratisk erfarenhet där de upplever: Man har fått möjlighet att möta andra medborgare och tillsammans kommit med förslag för att påverka utvecklingen av samhället man lever i Man kanske inte har fått precis som man velat men man har förståelse för resultatet Ett e-förslag kan vara ganska enkelt beskrivet och är alltså inte ett slutgiltigt förslag eller ett beslut utan kan ses som en startpunkt för att lyfta ett ärende. Vi skulle med detta förhållningssätt komma ifrån dagens problem med alltför strikta tolkningar av medborgarnas förslag som i vissa fall stupar på en felaktig beskrivning eller för snävt förslag till beslut. Detta skulle ge utrymme för en friare tolkning av förslag och större möjlighet till bifall. Fördelar med e-förslag SKL beskriver också ett antal fördelar med e-förslag: E-förslag är en enkel metod som är lätt för medborgarna att förstå och hantera. E-förslag är genom sin enkelhet en bra metod för att öka det lokala engagemanget E-förslag hanteras genom Internet och är en metod som gör att man kan nå nya grupper av medborgare Alla medborgare - den som lämnar förslaget, förtroendevalda samt tjänstemän - kan följa förslagets gång. Metoden bygger på öppenhet och transparens 1 E-förslag steg för steg (SKL 2014)
3 (5) Överväganden Om kommunen väljer att ersätta dagens medborgarförslag med så kallade e-förslag finns ett antal frågeställning att ta ställning till: 1. Vem ska få lämna e-förslag? Ska det finnas en åldersgräns? Medborgarförslag får bara lämnas av den som är folkbokförd i kommunen men när det gäller e-förslag ser det annorlunda ut. I några kommuner kan vem som helst lämna förslag, exempelvis besökare. Förslag: Samma regler ska gälla som för dagens medborgarförslag, det vill säga det ska vara medborgare som är folkbokförda i kommunen och ingen åldersgräns. 2. Vem ska får stödja ett e-förslag? Ska det finnas en åldersgräns? Kommuner som valt att låta vem som helst lämna ett förslag har valt att endast kommuninvånare ska få stödja förslagen vilket kan ses som rimligt då det är kommuninvånarna som får leva med konsekvenserna av förslaget. Förslag: Folkbokförda kommuninvånare får stödja förslagen och ingen åldersgräns då vi uppmuntrar alla att lämna in förslag. 3. Organisation för e-förslag Om e-förslag införs måste det finnas en organisation för att hantera dessa. Ska förslagen, som skrivs in på webbsidan, publiceras direkt eller ska en moderator gå igenom förslagen? Förslag: En moderator bedömer om förslagen rör den kommunala kompetensen innan de publiceras. Om inte så kan moderator kontakta förslagsställaren och informera om till vilken instans förslaget bör skickas till. Förslag som inte tas upp kan publiceras under avvisade förslag med en tydlig motivering; detta för att motverka att liknande förslag lämnas in. Det kan också ge de förtroendevalda en chans att se vilka ärenden som är intressanta för medborgarna även om vi inte själva äger frågan. Förslag där beslut redan fattats i närtid och alltså inte är påverkbara bör också förklaras så att förslagsställaren kan ta ställning till om förslaget ändå ska lämnas in. Förslag som mer är av karaktären synpunkt eller felanmälan bör av moderator skickas till rätt forum, efter kontakt med förslagsställaren. Moderator bevakar förslagen och ser till att förslaget hamnar rätt i organisationen om tillräckligt många röster (gillande) lämnats. 4. Hur många signaturer behövs? Frågan om hur många signaturer som behövs måste läggas fast
4 (5) för att förslagsställaren ska veta när förslaget förs vidare till de förtroendevalda. Antal varierar mellan 50 och 100 underskrifter beroende på storlek på kommun. Förslag: 50 underskrifter 5. Hur får ett e-förslag se ut? Ska det vara möjligt att bifoga bilder, video med mera? Förslag: Bör vara möjligt; exakta format utreds i samband med upphandling av IT-system. 6. Kommentera och diskutera ett e-förslag? Ska det vara möjligt att kommentera och diskutera e-förslagen? Ska vi erbjuda direktlänkning till sociala medier? Förslag: Utreds i samband med införandeprojekt utifrån vilka möjligheter ett IT-system medger. 7. Hur länge ska ett e-förslag ligga öppet för att samla underskrifter? Hur länge det ska vara möjligt att rösta på ett förslag måste beslutas. För kort tid gör det svårt för förslagsställaren att sprida sitt förslag men för lång tid ger känslan av att inget händer. I andra kommuner varierar det mellan 60 dagar och 3-6 månader. Förslag: 3 månader 8. Behandling av förslag Process för den fortsatta behandlingen av godkända förslag bör fastställas. Förslag: Vi följer den idag upparbetade rutinen med behandling i nämnd och därefter kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Förslagsställare bjuds in till presidiesammanträde och kommunfullmäktige enligt dagens rutiner. Konsekvenser Sociala/kulturella konsekvenser Idag kan en (1) person ha stor påverkan över var kommunen lägger sina utredningsresurser; medborgarförslagen kan ses som en gräddfil direkt in i beslutande organ för, i vissa fall, ett särintresse. Den demokratiska aspekten av medborgarförslag kan därvid ifrågasättas. Genom att fler personer måste rösta på förslagen innan de tas upp för behandling får fler medborgare möjlighet att påverka förslagen. Idag publiceras förslagen men det är inte helt enkelt att orientera sig bland kommunala handlingar. Ett särskilt system för förslagen, med en enkel grafik och tydlig bild av antal röstande, upplevs troligen som mer lättillgängligt för fler
5 (5) medborgare. (Se exempel på Kristinehamns kommuns hemsida). De förtroendevalda kan också följa en fråga och se vad som är viktigt och aktuellt för medborgarna. Om ett förslag inte skulle nå det antal man bestämt så är det ju inget som hindrar att man ändå lyfter frågan på annat sätt. Ekologiska konsekvenser Dagens administration strävar mot att vara så digitaliserad som möjligt vilket därmed innebär minskad pappersförbrukning. Ekonomiska konsekvenser Kostnaden för att utreda medborgarförslag beräknas vara hög då varje enskilt förslag hanteras av såväl kommunfullmäktige som respektive facknämnd och kommunstyrelse. Ibland läggs stora utredningskostnader på ett förslag som, med den modell vi har idag, endast kommer från en (1) kommuninvånare. Genom att införa e-förslag får kommunen en indikation på om fler kommuninvånare är intresserade av och förordar förslaget. Lämpligt IT-system måste införskaffas. Idag finns en budget för medborgardialog som inte utnyttjas till fullo varför finansiering av e- förslag (inköp av IT-system och licenskostnader) skulle kunna göras inom ramen för denna. Övrigt För införa e-förslag i kommunen bör ett projekt skapas inom kommunstyrelsens ledningskontor för att lösa frågor såsom teknisk lösning, organisation som tar hand om förslagen, kommunikationsinsatser med mera. Eftersom medborgarförslag redan finns i kommunen är detta dock ingen ny fråga utan bara en vidareutveckling varför erfarenhet och många rutiner tämligen enkelt kan lyftas över i ett nytt system. Exempel att titta på: Kristinehamn kommun Lund kommun Västerås kommun Anette Jonson Kanslichef Telefon: 0586-61264 E-post: anette.jonson@karlskoga.se