VÄGLEDNING FÖR DIG SOM ORDNAR EVENEMANG I VASA

VÄGLEDNING FÖR DIG SOM ORDNAR EVENEMANG I VASA

GRUNDFÖR- UTSÄTTNINGAR FÖR ETT LYCKAT EVENEMANG VAR HITTA UTRYMME FÖR EVENEMANGET? TILLSTÅND OCH ANMÄLNINGAR Foto: Pyry Keto

VÄGLEDNING FÖR DIG SOM ORDNAR EVENEMANG I VASA VÄGLEDNING FÖR DIG SOM ORDNAR EVENEMANG I VASA Den här skriften är till dig som funderar på att genomföra ett evenemang inom Vasa stad. Den skall på ett enkelt och informativt sätt hjälpa till att ge svar och att hänvisa till rätt instans eller myndighet. På så sätt hoppas vi att informationen skall spara tid, underlätta och hjälpa till att undvika fallgropar för dig som arrangör. Den här skriften är till dig som funderar på att genomföra ett evenemang i Vasa. Den ska på ett enkelt och informativt sätt hjälpa till att ge svar och att hänvisa till rätt instans eller myndighet. På så sätt hoppas vi att informationen ska spara tid, underlätta och hjälpa till att undvika fallgropar för dig som arrangör. I den här minneslistan finns information om de vanligaste tillstånden som behövs och om annat som arrangören bär ansvar för. Grundförutsättningar för ett lyckat evenemang Arrangören ska se till att alla nödvändiga tillstånd, anmälningar och andra arrangemang är skötta i god tid innan evenemanget startar. En offentlig tillställning blir lyckad när förhandsplaneringen har startat i god tid, ansvarspersoner för evenemanget har utsetts och eventuella samarbetsparter är klara. De nödvändiga tillstånden är i sin ordning och myndighetsanvisningarna och -bestämmelserna följs. Var hitta utrymme för evenemanget? Friluftsevenemang kan ordnas på mark- och vattenområden som ägs av staden och privata. Tillstånd av markägaren behövs alltid när ett område används. Tillstånd ska ansökas 14 dagar innan evenemanget startar. För stadens allmänna områden, såsom gator, parkområden och torg, beviljas tillstånd av Kommunteknik Anhållan om rätt att använda gata eller annat allmänt område Idrottslokaler och områden samt Sandvikensvillan hyrs ut via liikunta@vaasa.fi Ungdomslokaler hyrs ut av Ungdomsavdelningen tel. 040 767 7670 Vasa Arenas och Botniahalls utrymmen www.vaasanseudunareenat.fi Hyrelokaer finns också på www.vaasa.fi/serviceguide Professionell hjälp i fråga om mötesarrangemang ger congress.vaasa.fi Tillstånd för användning av privata mark- och vattenområden beviljas av vederbörande områdes ägare eller innehavare. Uppgifter om ägarna ger Fastighetssektorn tfn 06-325 4372 Tillstånd och anmälningar En skriftlig anmälan om en offentlig tillställning ska lämnas till polisen på den ort där tillställningen startar, minst 14 dagar innan evenemanget startar. Anmälan om ordnande av offentlig tillställning blankett Polisinrättningen, tillståndsärenden tfn 071 87 49370 (kl. 9-11) I fråga om bestämmelserna om utomhusförsäljning följs Miljöavdelningens anvisningar Den som tillverkar, erbjuder eller säljer livsmedel ska informera om sin verksamhet skriftligen minst fyra dagar före evenemanget. Miljöavdelningen Tillstånd och anmälningar Evenemangsarrangören är alltid ansvarig för de aktiviteter som erbjuds på evenemanget. Konsumentsäkerhetslagen Tillstånd för utskänkning av alkohol ska ansökas två månader innan evenemanget startar hos Regionförvaltningsverket i Västra Finland, Statens ämbetshus Wolffskavägen 35, tfn 0295 018 450 (växel) Alkoholförvaltning Tobaksrökning är förbjuden under skyddstak och läktare vid offentliga tillställningar som anordnas på utomhusområde och på andra platser som direkt är avsedda för publiken som ska följa tillställningen där deltagarna vistas stillastående eller stillasittande. Anvisningar i anslutning till tobaksrökning 3

SPELAS MUSIK VID EVENEMANGET, MEDFÖR EVENE- MANGET BULLER- OLÄGENHETER? LOTTERIER SÄKERHET, ÖVERVAKNING AV ORDNINGEN OCH RÄDDNINGSPLAN ORDNANDE AV FYRVERKERI BEHÖVS EL ELLER VATTEN VID EVENEMANGET? DEMONSTRATIONER

Spelas musik vid evenemanget, medför evenemanget bullerolägenheter? Om det finns skäl att anta att störande buller förekommer ska enligt 60 i miljöskyddslagen (86/2000) anmälan göras till Miljöavdelningen minst 30 dygn före evenemanget. Tillstånd och anmälningar För offentligt framförande av musik ska tillstånd ansökas 14 dagar före evenemanget Teosto (upphovsmannaersättningar) och Gramex (ersättningar för framföranden) För gatumusicerande behövs inget särskilt tillstånd. Lotterier Lotterier med varor får ordnas enbart med myndighetstillstånd, ifall annat inte är bestämt i lotterilagen. Lotteritillstånd beviljas av Vasa polisinrättning Tillståndsärenden Polisinrättningen, tillståndsärenden tfn 071 87 4937 (kl. 9-11). Anhållan om tillstånd ska lämnas in 14 dagar före lotteriet. Säkerhet, övervakning av ordningen och räddningsplan Den som arrangerar en offentlig tillställning ska se till att ordningen och säkerheten vid tillställningen upprätthålls. Antalet ordningsvakter ska vara minst en per hundra evenemangsbesökare. Ordningsvakterna ska ha gällande ordningsvaktskort. Polisen kan också godkänna ordningsmän separat för ett enskilt evenemang. Namnen och personbeteckningarna på ordningsvakter som godkänns separat ska tillsammans med anmälan om en offentlig tillställning meddelas polisen. Polisens tillståndsrådgivning tfn 071 877 312. Kontaktinformation till ordningsvakter Övervakning kan vid behov beställas på de här adresserna Bevakningsbyråer Räddnings- och säkerhetsplan ska göras, om antalet deltagare överskrider 200 personer, om öppen eld eller effektmedel används, utrymningsarrangemangen avviker från det normala eller om evenemangets karaktär medför fara. Räddningsplan lämnas till Österbottnings räddningsverk 14 dagar innan evenemanget startar. Räddningsplan för offentlig tillställning Evenemangsarrangören ansvarar för ordnandet av första hjälpen. Första hjälpen och service i anslutning till första vården samt riskkartläggning av evenemang kan beställas av FRK Finlands Röda Kors tfn 0400 878 910, vaasa@punainenristi.fi Ordnande av fyrverkeri För fyrverkeri behövs tillstånd av markägaren. En skriftlig anmälan ska göras till räddningsverket om att fyrverkeripjäser kommer att användas. Räddningsplan Utan skriftligt tillstånd är det tillåtet att ordna fyrverkeri från 31.12 kl. 18.00 till 1.1 kl. 02.00. (Förordningen om explosiva varor 473/93 Behövs el eller vatten vid evenemanget? Gör på förhand upp en plan över behovet av el, utgående från planen kan elsektorns professionella ordna med tillfälliga arrangemang. Lämna in planen 14 dagar innan evenemanget startar. Meddelande om behov av elektricitet Försäljning och servering av livsmedel förutsätter att det finns vatten på evenemangsplatsen. Vatten ordnas vid behov av Vasa Vatten Demonstrationer För en demonstration krävs inget separat tillstånd men en anmälan ska lämnas in till polisen minst sex timmar före demonstrationen. Anmälan behöver inte nödvändigtvis vara skriftlig men det är skäl att begära intyg av polisen på att anmälan har mottagits. 5

AVFALLSSERVICE OCH TOALETTER UTOMHUS- REKLAM FLAGGNING KOMMUNIKATIONS OCH MARKNADS- FÖRINGSPLAN EVENEMANGS- KALENDER VASA STAD GÖR DET MÖJLIGT OCH STÖDER

Avfallsservice och toaletter Arrangören ska se till att området snyggas upp under evenemangets gång och efter det. I fråga om avfalls- och toalettarrangemang kontakta Miljöavdelningen Städning kan du beställa på adresserna www.lassila-tikanoja.fi www.jiko.fi Avfallskärl hyrs ut av www.lassila-tikanoja.fi Flyttbara toaletter hyrs ut av www.lassila-tikanoja.fi www.ykkosvessat.fi Utomhusreklam Tillstånd för banderoller och reklam beviljas av Kommuntekniken Anhållan om att använda gata eller annat allmänt område Flaggning Olika länders flaggor kan hyras på Medborgarinfo, Biblioteksgatan 13, tel. 325 1550 För flaggningen på torget ansvarar Vasa Affärscentrum Kommunikations och marknadsföringsplan Marknadsföringen är en viktig del av ett lyckat evenemang. Bra planer i tillräckligt god tid underlättar kommunikationen i anslutning till evenemangen och marknadsföringen av dem till allmänhete. Evenemangskalender Informera om evenemanget också i Österbottens evenemangskalender. Kalendern är öppen och avgiftsfri för alla. Evenemangskalendern Vasa stad gör det möjligt och stöder Bidrag kan ansökas av staden för arrangemang av tillställning, ifall det är fråga om en för alla öppen, offentlig tillställning i Vasa. Understödsansökan Via Kulturcentralen kan scenelement samt ljus- ocj ljudteknik hyras kultuurikeskus@vaasa.fi I Botniahallen kan scenelement, stolar och klädhängare hyras www.vasaregionensarenor.fi Behöver du råd: kulttuurikeskus@vaasa.fi i frågor som gäller ordande kulturevenemang liikunta@vaasa.fi i frågor som gäller idrotts- och motionsevenemang www.vasaregionensarenor.fi i frågor som gäller idrotts- och motionsevenemang som arrangers i Vasa Arena eller i Botniahall Lycka till! 7