2013-06-04 Ks 417/2013 Riktlinje för sociala investeringar Örebro kommun
Innehållsförteckning Bakgrund...3 Syfte...3 Mål...3 Sociala investeringar...4 Vem kan ansöka?...4 Kriterier...4 Prioriteringsordning...5 Förberedelse...5 Beslutsordning...6 Ansökningsprocess...6 Uppföljning och utvärdering...7 Återföringsmodellen...8 Kostnadskalkyl...9 Ekonomisk redovisning...10 Adresser och kontaktperson...11 Bilaga 1 Mall för ansökan...12 Mall för kostnadskalkyl och beräkning av nyttoeffekter...13 Antagen av kommunstyrelsen den 23 april 2013 och i kommunfullmäktige den 15 maj 2013.
Bakgrund Preventiva insatser kan för många vara framtidsavgörande, men också samhällsekonomiskt lönsamt. Det genomförs idag allt för få insatser av förebyggande karaktär i jämförelse med de mer generella, trots att forskning visar på stora mänskliga och samhälleliga effekter vid tidigt agerande. En av vår tids största utmaningar är utanförskap, såväl bland barn och unga, som vuxna och äldre. Genom att avsätta medel för sociala investeringar skapas en möjlighet för insatser av förebyggande karaktär. Den kostnadsökning som nya preventiva insatser kan innebära idag, genererar reducerade kostnader i framtiden och därmed långsiktiga besparingar. Den ursprungliga reservationen för sociala investeringar består av 65 mnkr, öronmärkta av 2012 års resultat. För att säkra framtida medel tillämpas en återföringsmodell. Återbetalningsplaner upprättas för de verksamheter vars kostnader på sikt kommer att minska till följd av satsningarna, förs medel tillbaka till arbetet med sociala investeringar. På så sätt skapas förutsättningar för nya insatser. Beslut om beviljande av medel fattas av kommunstyrelsen och följer dessa utformade riktlinjer. Syfte Syftet med reservationen för sociala investeringar är att stimulera till och skapa en möjlighet att genomföra tidiga insatser. På så vis nås de medborgare som annars riskerar att hamna i utanförskap, djupa sociala eller ekonomiska problem. Det innebär en högre kostnad på kort sikt, men såväl mänskliga som kommunal- och samhällsekonomiska effekter och besparingar längre fram. Det är viktigt att syftet med en reservation för sociala investeringar ses som större än de enskilda förebyggande insatserna. I förlängningen handlar det om att förändra synen på förebyggande och tidiga insatser, samt deras möjligheter att förändra människors framtidsutsikter. Insatser av förebyggande karaktär är både socialt meningsfulla, men också ekonomiskt kloka. Det kräver ett mer långsiktigt förhållningssätt och agerande som fås till stånd genom ett förändrat synsätt och en gränsöverskridande samverkan. Mål Det främsta målet är att uppnå ett minskat utanförskap och att färre hamnar i djupa sociala eller ekonomiska problem. Målet är även att de insatser som bedöms generera positiva individuella, samt kommunal- och samhällsekonomiska effekter blir en del av ordinarie verksamhet. Gränsöverskridande samverkan mellan verksamheter är också ett av målen med arbetet kring sociala investeringar. 3
Sociala investeringar Sociala investeringar definieras som: Förebyggande insatser med långsiktiga effekter Målgruppsinriktade och offensiva satsningar Sociala investeringar ska: Vara samverkande mellan olika aktörer Vara utvecklande och nytänkande Vara uppföljningsbara och möjliga att beräkna, värdera och mäta Leda till minskade resursbehov i framtiden Inte vara ett allmänt ramtillskott Vem kan ansöka? Kommunala verksamheter samt aktörer från det civila samhället ges möjlighet att ansöka om medel från Örebro kommuns reservation för sociala investeringar. Med aktörer från det civila samhället menas föreningar, stiftelser, kooperativ och välgörenhetsorganisationer eller liknande sammanslutningar. Vinstdrivande företag ingår inte i denna definition. Kravet är att minst två förvaltningar ska beröras av satsningen. Om däremot satsningen berör aktör från det civila samhället räcker samarbete med en kommunal förvaltning. Exempelvis kan konstellationen bestå av två verksamheter inom samma programområde, två verksamheter inom olika förvaltningar eller en aktör från det civila samhället tillsammans med en kommunal verksamhet. Om insatsen förväntas generera effekter på en tredje verksamhet eller förvaltning ska även denna medverka i satsningen. Detta på grund av den återföringsmodell som tillämpas, vilken medför reducerad budgetram för den verksamhet vars kostnader kommer att minska till följd av satsningen. Kriterier Vid ansökan om medel ur Örebro kommuns reservation för sociala investeringar krävs att ett antal kriterier är uppfyllda för att ansökan ska anses som kvalificerad. Dessa kriterier är: Satsningen ska uppfylla de ovan nämnda definitionerna och kraven på en social investering Tidsperioden för satsningen ska specificeras och kan pågå mellan ett och tre år, med möjlighet till förlängning efter omprövning 4
Satsningens problemformulering ska baseras på forskning eller annan erfarenhet och kunskap Målsättningarna, effekterna och resultaten ska vara mätbara Två förvaltningar, alternativt en förvaltning och aktör från det civila samhället, ska beröras av satsningen En kostnadskalkyl och en beräkning av nyttoeffekter ska bifogas ansökan. Mall finns i Bilaga 1 Plan för återbetalning ska vara förankrad Ansökan ska vara undertecknad av samtliga berörda förvaltningschefer Prioriteringsordning Då en prioritering bland ett flertal inkomna ansökningar behöver genomföras, tillämpas ett antal kriterier. Den insats som uppfyller flest av de nedan listade kriterierna ska värderas högst. Prioriteringen genomförs av den politiska referensgruppen. Kriterierna är inte viktade. Effektivitet: en insats som bedöms generera störst socioekonomisk effekt, samt en långsiktig kostnadseffektivitet för kommunen Gränsöverskridande: en insats som berör fler än två förvaltningar, alternativt en förvaltning och aktör från det civila samhället Resultat och uppföljning: en insats som kan visa upp en trovärdig och tydlig analys kring vilka effekter som kan förväntas, under vilken tidsperiod effekterna kommer att inträffa och hur mätningen av dessa avses genomföras Varaktighet: en insats som, med hjälp av beskrivna följdinvesteringar, kan förvalta effekten av investeringen under en längre tid Förberedelse Det är viktigt att en satsning är väl genomtänkt och bearbetad. Nedan följer en checklista som kan ligga till grund för den initiala processen. Definiera vilket problem satsningen ska lösa Definiera målgrupp för satsningen Definiera vilka verksamhetsområden och förvaltningar som berörs av satsningen, såväl resultatmässigt som kostnadsmässigt Ta kontakt med de berörda förvaltningarna för att förankra idén och formulera därefter en ansökan 5
Beslutsordning Kommunfullmäktige delegerar beslutanderätten till kommunstyrelsen, som därmed fattar beslut om vilka av de inkomna ansökningarna som ska godkännas och tilldelas medel. Till arbetet med sociala investeringar finns även en politisk referensgrupp kopplad. Referensgruppen har till uppgift att aktivt följa och bevaka arbetet med sociala investeringar, samt ta del av alla de ansökningar som inkommer. Det är även referensgruppen som genomför prioritering av ansökningarna, om en sådan situation uppstår. En styrgrupp, som tillsätts av kommundirektören och leds av ekonomidirektören, leder processen kring inkomna ansökningar och svarar för kommunikationen med de sökande. Ansökningsprocess Ansökan om medel från Örebro kommuns reservation för sociala investeringar kan lämnas av de kommunala verksamheterna eller aktörer från det civila samhället genom de berörda förvaltningarna. Ansökan ska skrivas under av samtliga berörda förvaltningschefer, inklusive chefen för den förvaltning vars verksamheter får minskade budgetramar till följd av återbetalning. När en ansökan inkommer till styrgruppen sker en återkoppling till de sökande inom en månad, undantag juni - juli. Ett första möte bokas in med de vars ansökningar bedöms uppfylla kriterierna. Under mötet går de sökande tillsammans med styrgruppen igenom ansökan och dess reella förutsättningar. Om det finns en gemensam uppfattning om att insatsen har goda förutsättningar att lyckas, upprättas en plan för hur processen ska fortlöpa. I detta skede kan även styrgruppen vara behjälplig att komplettera kostnads- och nyttoeffektkalkylen om så behövs. Insatsen bedöms därefter av den politiska referensgruppen som även har mandat att prioritera bland de inkomna ansökningarna. Efter deras bedömning tas ansökningarna vidare till kommunstyrelsen för beslut. Om medel beviljas ska de sökande utarbeta en utbetalningsplan, samt en återbetalningsplan som ska godkännas av styrgruppen. Först därefter kan den första utbetalningen genomföras och satsningen påbörjas. 6
Ansökningsprocessens gång: Ansökan inkommer till styrgruppen Återkoppling sker inom en månad, undantag juni-juli Möte bokas in med de sökande, vars ansökningar bedöms uppfylla kriterierna Bedömning av den politiska referensgruppen Slutgiltigt beslut fattas av kommunstyrelsen Om medel beviljas, inkom med utbetalningsplan och återbetalningsplan Första utbetalningen sker Uppföljning och utvärdering De sökande ansvarar för att en delårsrapport, innehållande ekonomisk redovisning och verksamhetsredovisning, inkommer till styrgruppen per april och augusti, samt en helårsrapport vid årets slut. Den rapportering som inkommer efter att halva tidsperioden för satsningen har passerat ska även innehålla reflektioner kring en eventuell implementering av insatsen i ordinär verksamhet. Alla satsningar kommer kontinuerligt att följas upp. Till grund för uppföljningarna ligger främst den ansökan som insatsen bygger på, men också de resultat som presenteras i de inkomna rapporterna. För att underlätta uppföljningen är det även viktigt att en beskrivning av mätmetod för att kartlägga satsningens effekter finns med i ansökan och diskuteras tillsammans med styrgruppen vid det första mötet. 7
Återföringsmodellen Den ursprungliga reservationen för sociala investeringar består av 65 mnkr. För att säkra framtida medel tillämpas en återföringsmodell. Återbetalningsplaner upprättas för de verksamheter vars kostnader på sikt kommer att minska till följd av satsningarna, förs medel tillbaka till arbetet med sociala investeringar. På så sätt kan nya satsningar genomföras. Återbetalningen påbörjas senast tre år efter att medel har beviljats genom minskade budgetramar för de verksamheter som bedöms få effekter av insatsen. Bilden nedan visar ett exempel på hur finansieringen av en insats kan se ut. Totalt har satsningen beviljats 5 mnkr som enligt utbetalningsplanen ska betalas ut under två års tid. Det första året sker en utbetalning om totalt 3 mnkr för att året därefter ytterligare genomföra en utbetalning om 2 mnkr. Under de tre följande åren sker en återbetalning. 1,5 mnkr per år betalas tillbaka under de två första åren och under det tredje året återbetalas de resterande 2 mnkr. Det är också först efter det tredje året av återbetalning som satsningens fulla effekt förväntas visa sig. Effekterna av satsningen och de kostnadsminskar som uppstår väntas sedan i ett flertal år framöver. 8
Kostnadskalkyl Satsningarna som genomförs med hjälp av medel från reservationen för sociala investeringar innebär ökade kostnader i en verksamhet idag, men reducerade kostnader i en annan verksamhet i framtiden. Det är viktigt att en tydlig och noggrann kostnadskalkyl beräknas till respektive insats för att ge en föraning om hur mycket medel satsningen tar i anspråk. Mall för kostnadskalkyl återfinns i Bilaga 1, men nedan ges ett exempel. En satsning syftar till att förbättra de framtida förutsättningarna för ett antal stökiga skolungdomar. Satsningen tar enligt exempelkalkylen nedan 2 mnkr i anspråk för att täcka kostnaderna för extra personal, en separat undervisningslokal, utbildning för lärarna och övriga kostnader, så som material. Summan av kostnaderna motsvarar de medel som ansökan behandlar. En uppskattad alternativkostnad, det vill säga den kostnad som kommer att uppstå om satsningen uteblir, har även angetts. Den summan, 5 mnkr, får sin förklaring i beräkningen över nyttoeffekter som också bifogas ansökan. En kalkyl över förväntade nyttoeffekter ska fyllas i, i den mån det är möjligt. Mall för beräkning av nyttoeffekter återfinns i Bilaga 1. För att tydliggöra syftet med att redovisa nyttoeffekterna i ansökan ges nedan ett exempel på hur nyttoeffekterna för 9
den beskrivna satsningen ovan kan se ut. I exemplet uppskattas satsningen generera fem färre hvb-placeringar under den närmsta fyraårsperioden. En hvb-placering beräknas kosta cirka 1 mnkr per år och satsningen förväntas reducera antalet placeringar med två stycken under det andra året och tre stycken under det tredje året. Satsningen förväntas även generera andra nyttoeffekter som inte kan beräknas, men som är minst lika väsentliga och viktiga att lyfta fram. Satsningen genererar beräkningsbara nyttoeffekter motsvarande 5 mnkr under de initierande tre åren. Dessa kostnadsminskningar kommer att tillfalla Socialtjänsten, som därmed också blir den part som står för återbetalningen. Då satsningen tillstyrks medel motsvarande 2 mnkr, men förväntas generera 5 mnkr i nyttoeffekter för Socialtjänsten, uppstår en nettobesparing på 3 mnkr efter dessa tre år. Om större avvikelser inom satsningens budgetering uppstår ska dem godkännas av den politiska referensgruppen. Ekonomisk redovisning Den ekonomiska redovisningen för respektive satsning sker i den ansvariga förvaltningen och särredovisas på en särskild REN, med koppling till rätt typ av verksamhet enligt räkenskapssammandrag (RS) för ändamålet och regleras mot de avsatta medlen som finns hos kommunstyrelsen under kommungemensamt. Utbetalningar sker enligt den utbetalningsplan som är godkänd av styrgruppen. Vid varje delårsuppföljning och bokslut ska en reglering ske, så att inga interna transaktioner löper över årsskiftet. Det vill säga det kostnadsställe som finns i den ansvarige förvaltningen är noll i nettoresultat vid årets slut. Det innebär att förvaltningen kan få betala tillbaka medel som inte har förbrukats om de har betalats ut i förväg. 10
Adresser och kontaktperson Ansökan skickas via brev eller e-post. Glöm inte att bifoga kostnadskalkyl och beräkning av nyttoeffekter. Ansökan skickas till: Örebro kommun, Box 30 000, 701 35 Örebro. Märk kuvertet med Sociala investeringar. Ansökan e-postas till: kommun@orebro.se Skriv Sociala investeringar i ämnesraden. Vid eventuella frågor kontakta Aina Rundgren, planerare på Kommunledningskontoret: aina.rundgren@orebro.se 11
Bilaga 1 Mall för ansökan Samtliga nedanstående punkter ska finnas med i ansökan till Örebro kommuns reservering för sociala investeringar: 1. Namn på satsningen och dess tilltänkta tidsperiod (ett till tre år) 2. Beskrivning av satsningens innehåll och problemformulering 3. Redogörelse för evidens/forskning som styrker problemformuleringen 4. Beskrivning av metod för satsningen 5. Beskrivning av vilka verksamheter som deltar i satsningen och dess roller 6. Målgrupp för satsningen och hur den ska identifieras 7. Kostnad för satsningen, fördelat på tidsperioden 8. Beskrivning av vilka effekter satsningen kommer att ge för den identifierade målgruppen 9. Tidpunkt för när de förväntade effekterna förväntas inträffa 10. Beskrivning av metod för att mäta effekterna, samt tidpunkt för mätning 11. Beskrivning av satsningens bidrag till en minskad kommunal totalkostnad 12. Beskrivning av i vilka verksamheter kostnadsminskningarna sker, samt en uppskattning av kostnadsminskningarnas omfattning 13. Tidsperiod för förväntade kostnadsminskningar 14. Beskrivning av tilltänkt återbetalning 15. Beskrivning av eventuella följdinvesteringar som kan genomföras för att bevara effekten av satsningen under en längre tid 16. Underskrift av samtliga berörda förvaltningschefer, inklusive chefen för den förvaltning vars verksamheter får minskade budgetramar till följd av återbetalning Ansökan ska även kompletteras med kostnadskalkyl och beräkning av nyttoeffekter, se nästa sida. En noggrann beräkning enligt mallarna nedan besvarar frågorna 7, 11 och 12.
Mall för kostnadskalkyl och beräkning av nyttoeffekter Kostnader År 1 År 2 År 3 Summa Kostnad 1 Kostnad 2 Kostnad 3 Kostnad 4 Kostnad 5 Kostnad 6 Summa Alternativkostnad Verksamhet Nyttoeffekter År 1 År 2 År 3 Summa där effekt uppnås Summa Nyttoeffekter som ej beräknas