SOLNA STAD Omvårdnadsförvaltningen Uppföljning 20120913 Stockholm AB Granskare: Metod: Webbenkät, intervju, granskning av rutiner, genomförandeplaner och socialdokumentation genomförs vid ett besök hos utföraren. Företagets representanter: David Thurfjell, Miriam Winell och Irene Gustavsson Sammanfattande bedömning: Mica har vid avtalsuppföljningen 150 kunder i Solna. Mica har sitt kontor och hemtjänstlokal på Turkosen i Solna. Mica har varit verksam i Solna sedan 2002 enligt LOU och sedan mars 2011 enligt LOV. Omvårdnadsförvaltningen uppfattning är att Mica har en väl fungerande verksamhet. Mica har en god kontinuitet hos kunderna både vardag, kväll och helg. Verksamheten har under hösten 2012 gjort en organisationsförändring och håller på att anpassa sina rutiner utifrån förändringen. Det finns ett ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 Mica uppger att mellan 7079% av omvårdnadspersonalen har adekvat utbildning. Att omvårdnadspersonal har adekvat utbildning är ett prioriterat område för omvårdnadsförvaltningen i Solna. Vid nyanställning ska utföraren anställa personer med lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng och sträva efter att anställa undersköterskor. Det finns bra social dokumentation som förs enligt gällande lagar och regler. Men dokumentationen kan ändå utvecklas och bli bättre. Det måste alltid finnas datum, signatur och det som är skrivet får inte strykas över med bläck eller tippex så att det inte går att se vad som står under överstrykningen. Dokumentationen kan utvecklas så att man lättare kan följa om målen för insatserna är uppfyllda eller behöver ändras. Viktigt också att det finns anteckningar hos alla kunder som har få insatser och sällan. Där kan man skriva en notering en gång i kvartalet. Vid avtalsuppföljningen upplever granskaren en positiv förändring i verksamheten. Mica har arbetat med och åtgärdat de utvecklingsområden som påtalades vid 2011 års avtalsuppföljning. Personalen upplevs som mycket engagerad och deltagande i verksamhetens utveckling. All personal har deltagit aktivt i de utbildningar som getts inom kommunens demens och nutritionsprojekt. Personal har även deltagit i andra utbildningar som erbjudits av kommunen. Åtgärd: Mica ska inkomma med en utvecklingsplan senast den 4 januari 2013. Utvecklingsplanen ska innehålla de områden som behöver utvecklas med en tidsplan per utvecklingsområde.
De områden som behöver utvecklas är: Enligt avtalet ska verksamheten vid nyanställning anställa personal med adekvat utbildning, lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng. Mica ska inkomma med en individuell utbildningsplan för de som är anställda efter den 1 mars 2011 och som saknar adekvat utbildning. Omvårdnadsförvaltningen behöver inte få personuppgifter på personalen utan utbildningsplanerna kan numreras ex personal1, personal 2 osv. Verksamheten måste veta vem som är vem så att det går att följa upp de individuella utbildningsplanerna. Dokumentationen behöver utvecklas det måste alltid finnas datum, signatur och skriven text får inte strykas över med bläck eller tippex. Förfina dokumentationen så att den kan användas för uppföljning av utförda insatser samt uppsatta mål.
20121217 Sida 1/9 ÄO Hemtjänst Allmän information Svars datum 20120911 Enkäten besvarad av David Thurfjell Antal kunder i Solna 150 Har verksamheten någon särskild profil? Om ja, beskriv profilen. Namn på enhetschef/verksamhetschef. Om verksamheten Demensteam: För äldre med nedsatt närminne och demenssjukdomar erbjuder vi vårt välutbildade demensteam och möjlighet till avlösning i hemmet för kundens partner som kan behöva egen tid. Personalen är speciellt utvald och har intresse för arbete med dementa. God och näringsrik mat: Bra mat för äldre är en viktig fråga för oss, liksom att ordna det trevligt runt matsituationen. Vi levererar och lagar mat som är anpassad för äldre. Värdegrund: Vi arbetar utifrån Omtanke, Tillförlitlighet, Kompetens och Samhällsansvar David Thurfjell Enhetschef/verksamhetschef är den i organisationen som ansvarar för ledningen av verksamheten. Granskarens bedömning om sektionen "Om verksamheten". Enhetschef/verksamhetschef överensstämmer med den person som omvårdnadsförvaltningen har uppgift om. Eventuella kommentarer från granskaren. Omvårdnadspersonal Nedanstående frågor avser endast personal som arbetar med kunder i Solna Antal omvårdnadspersonal. 60 Personalens anställningsform. 90100 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 7589 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 5074 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 2549 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. Färre än 25 % är tillsvidareanställd.
20121217 Sida 2/9 Omvårdnadspersonalens formella kompetens oavsett anställningsform. Behärskar all personal svenska språket för att kunna kommunicera med kunder, anhöriga eller andra runt kunden? Behärskar all personal svenska språket för att kunna dokumentera enligt gällande lagstiftning? 90100 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 8989 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 7079 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 6069 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 5059 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Färre än 50 % har adekvat utbildning. ÄO Hemtjänst Granskarens bedömning om sektionen "Omvårdnadspersonal" Kommentarer om anställningsform, utbildningsnivå och svenska språket. Åtgärder om inte alla personal behärskar svenska språket till tal och skrift 7079% av omvårdnadspersonalen har adekvat utbildning.solna har i avtalet skrivit att utförarens personal ska ha lägst vårdbiträdesutbildning eller mer än 3 års erfarenhet. (Mer än 3 års erfarenhet gäller personal som är anställd innan verksamheten tecknade avtal med Solna Stad). Vid nyanställning ska utföraren anställa personal med lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng och sträva efter att anställa undersköterskor. Får alla nyanställda introduktion? Vem ansvarar för introduktionen? Introduktion Verksamhetschef, Kundansvarig, Koordinator och Handledare gemensamt enligt checklista. Finns det en skriftlig rutin för introduktion av nyanställda? Får nyanställd personal gå dubbelt med erfaren personal? Ja, minst 2 arbetsdagar
20121217 Sida 3/9 Har verksamheten en generell utbildningsplan? Har all omvårdnadspersonal en individuell kompetensutvecklingsplan? Om nej, hur många saknar en individuell kompetensutvecklingsplan? Har all personal som arbetar med kunder som har en demenssjukdom genomgått webb baserad utbildning, Demens ABC Om nej, vilka åtgärder planeras? Fortbildning Ja Nej Alla tillsvidareanställda har en individuell kompetensutvecklingsplan som vi utgår ifrån vid planering av nya utbildningstillfällen. Samtliga visstidsanställda har ej en individuell kompetensutvecklingsplan. ÄO Hemtjänst Granskarens bedömning om sektionen "Introduktion och fortbildning" Kommentarer om introduktion Mica har en strukturerad introduktion. Det finns en checklista för introduktion och det är ett delat ansvar mellan verksamhetschef, kundansvarig, koordinator och handledare att introducera ny personal. Följer verksamheten upp introduktionen? Kommentarer om fortbildning Efter några dagar följer man upp introduktionen, man har en genomgång av checklistan. Handledaren har också ett samtal med den nyanställde efter några veckor som stöd för den nyanställde. All personal på Mica har deltagit i den utbildning som omvårdnadsförvaltningen har erbjudit i samband med demensoch nutritionsprojektet. Visstidsanställd personal som saknar kompetensutvecklingsplan är de som arbetar över sommaren eller som arbetar sällan. Har alla kunder en utsedd kontaktman? Finns det en utsedd ersättare för kontaktmannen? Beskriv. mannaskap Vid ordinarie kontaktpersons frånvaro vid lediga dagar ersätter en fast utsedd ersättare enligt rullande schema.
20121217 Sida 4/9 Hur ofta går personalen till de kunder som man är kontaktman för? I regel varje arbetsdag ÄO Hemtjänst För hur många kunder är en personal kontaktman? Blir kunden informerad vid förändring av personal? Blir kunden informerad vid förändring av tid, även förseningar? 4 Ja, Koordinator ansvarar Personalen skall, enligt gällande rutiner, ringa till kund och meddela om försening uppstår med mer än 20 minuter. Granskarens bedömning om sektionen "mannaskap" Kommentarer om kontaktmannaskap mannaskapet är väl utvecklat. Finns det en skriftlig rutin för vilket ansvar kontakmannen har? Man har en skriftlig rutin för kontaktmannens ansvar. Vad räknas som att vara försenad? Det kan vara individuellt men generellt räknas 20 minuter som att vara försenad. Har alla kunder en upprättad genomförandeplan? Genomförandeplan Ja, samtliga kunder har en upprättad genomförandeplan Hur ofta sker uppföljning av genomförandplanen? Var förvaras genomförandeplanen? Minst en gång årligen och/eller om kundens behov av insatser förändras I kunds personakt samt i kontaktpärmen hemma hos kunden.
20121217 Sida 5/9 Av de genomförandeplaner som är upprättade hur ofta har kund och /eller anhörig deltagit vid upprättandet av genomförandeplanen? 90100% 8589% 8184% 7080% 5069% Färre än 50% ÄO Hemtjänst Upprättas genomförandeplanen inom 14 dagar från det att beställningen börjar gälla? Granskarens bedömning av "Genomförandeplan" Ja, alltid vid första hembesöket. Framkommer kundens önskemål i genomförandeplanen? Ja Är genomförandplanerna undertecknade? Framgår det vilka som undertecknat, titel, funktion. Ja Finns datum för planerad uppföljning av genomförandeplanen? Det finns utrymme att fylla i datum för planerad uppföljning men det är inte alltid gjort. Finns datum för faktisk uppföljning av genomförandeplanen? Ja Finns det individuella mål i genomförandeplanen? Ja Vem dokumenterar? Social dokumentation Baspersonal, Koordinatorer och Kundansvarig
20121217 Sida 6/9 I vilken form dokumenterar man? Var dokumenterar man? ÄO Hemtjänst þ I mobipen Annat datasystem þ Med vanlig penna och papper På ärendeblad i kundens personakt Var förvaras dokumentationen? I aktskåp, inlåsta i personallokalen Har verksamheten strukturerad egenkontroll av den sociala dokumentationen? Om ja, hur ofta? Varje månad, Kundansvarig och Koordinator ansvarar för egenkontrollen Granskarens bedömning av den sociala dokumentationen Respektfull tar dokumentationen hänsyn till kundens integritet, inga ovidkommande omdömen, nedsättande eller kränkande uppgifter eller formuleringar. Korrektkorrekta uppgifter där det framgår vem som lämnat uppgifterna. Det ska framgå vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar samt vem som har gjort en viss bedömning. Tillräckliga relevant information för att utföra och följa upp insatserna. Dokumentationen tar hänsyn till kundernas integritet, inga nedsättande omdömen eller kränkande formuleringar. Dokumentationen upplevs som korrekt men det kan bli tydligare vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar samt vem som gjort bedömningen. Utveckla dokumentationen så att det går att följa upp insatser och mål. Tydlig alla anteckningar ska vara sakliga, väl strukturerade, tydligt formulerade, föras löpande, vara daterade och signerade Det finns anteckningar som saknar datum, signatur och som är överstuken men bläck, så att det inte går att läsa vad det står under överstrykningen. Har verksamheten ett ledningssystem som systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaitén i verksamheten? Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Beskriv hur verksamheten arbetar med sitt systematiska förbättringsarbete enligt nedanstående punkter. (SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete)
20121217 Sida 7/9 Riskanalys, bedöma om händelser kan medföra brister i verksamhetens kvalitet Egenkontroll, ska göras med en frekvens och i den omfattning som krävs för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. Klagomål och synpunkter, finns det en rutin för att ta emot och utreda synpukter och klagomål Hur kan synpunkter och klagomål framföras? Vem kan framföra synpunkter och klagomål? Risk och konsekvensbedömningar görs av Kundansvarig hos de kunder där behov finns. Ständigt pågående process, de brister som uppmärksammats i verksamheten diskuteras i ledningsgruppen varje månad. Beslut om åtgärd fattas och en ansvarig person utses. Följs upp på nästkommande ledningsgruppsmöte. þ Skriftlig þ Muntligt þ Anonymt ÄO Hemtjänst Kunder, Anhöriga, Personal och andra intressenter som kommer i kontakt med verksamheten. Finns det en rutin för rapportering enligt socialtjänstlagen 14 kap 3? Sammanställning och analys. Beskriv hur inkommna rapporter, synpunkter och klagomål sammanställs och analyseras. Hur sker samverkan med andra verksamheter för att säkra kvaliten på de insatser som ges? Vilka verksamheter samverkar ni med? Hur får personalen delegering för att utföra hälso och sjukvårdsinsatser? Sammanställs av Verksamhetschef inför varje ledningsgruppsmöte. Samtliga klagomål tas upp med varje enskild berörd person av Kundansvarig, Verksamhetschef eller Koordinator. Genom att muntligen och skrifligen kommunicera, dokumenteras där behov finns. Landstinget, Solna stad (bla. biståndet) Genom Solna centrums vårdcentral Granskarens bedömning av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Hur är medarbetarna delaktiga i det systematiska kvalitetsarbetet? Personalen deltar i kvalitetsarbetet i samband med morgonmöten och arbetsplatsträffar. Vilka verksamheter samverkar man med? Primärvården, andra verksamheter som kunderna har insatser från ex natt, larm och dagverksamhet.
20121217 Sida 8/9 ÄO Hemtjänst Finns skriftliga lokala rutiner för nyckelhantering? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen fölljs. Finns skriftlig lokal rutin för användande av IDbricka för personal? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen följs. Finns skriftlig lokal rutin hantering av privata medel? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen följs. Nycklar, IDbricka och privata medel Kundansvarig ansvarar för att besluta om mottagande av nycklar från kund och kvitterar dem på särskild blankett. Verksamhetschef informerar alla anställda om gällande riktlinjer för nyckelhantering. Koordinator ansvarar för att följa upp att rutinerna efterlevs. Kontroll av IDbrickor sker löpande vid slumpvis utvalda tillfällen, exempelvis arbetsplatsträffar. Löpande dialog med personalen. Frågan om hantering av privata medel hos kund lyfts minst en gång årligen med personalen på arbetsplatsträffar. All nyanställd personal informeras om gällande rutiner och skriver på att de tagit del av dem. Hur arbetar verksamheten med tillgänglighet gentemot kunder och anhöriga? tex tillgänglighet via telefon. Vad får kunden för information i samband med att verksamheten startar ärendet? Får kunderna löpande information från verksamheten? Om ja, på vilket sätt och hur ofta? Tillgänlighet och information Vi informerar om vilka tider vi normalt finns tillgängliga via telefon. (07:00 16:00) Vi hänvisa vid frånvaro genom att koppla telefonerna till ett talsvar som ger besked om när vi kan förväntas åter. Ger den som ringer möjlighet att lämna meddelanden på samtliga telefonnummer. När administrativ personal inte är i tjänst ansvarar vårdpersonalen för att lyssna av telefonsvararen på lokalen och återkoppla till kunder och anhöriga. Kundansvarig gör hembesök hos varje ny kund och informerar kunden och dennes anhöriga om bland annat biståndsbeslutet, tider för insatser, social dokumentation, genomförandeplan, nyckelhantering, samtycke till kontakt med anhöriga och landsting, mobipen, Mica omsorgs organisation, synpunkteroch klagomål med mera. Ja Nej För närvarande förs information via vårdbiträden till kunden. När vi får ekonomiska resurser igen kommer vi att arbeta på att återuppta Micakuriren.
20121217 Sida 9/9 Hur informerar verksamheten om Solna stads kvalitetsdeklaration? ÄO Hemtjänst Kundansvarig informerar vid första hembesök hos kund.