1(13) Plats och tid Gruesalen, Bjuv kl 09.00-10.40 Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Anders Månsson (S), ordf Christer Landin (S) Niklas Svalö (S) Martin Fridehjelm (S) Ulrika Thulin (S) Bert Roos (S) Stig Lundblad (C) Urban Berglund (KD) Alf Nilsson (S) Ninnie Lindell (M) Bertil Olsson (M) Bo Åstrand (SD) Krister Bergsten (FP) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Övriga Lars Karlsson (S) Kenneth Bolinder (S) Walter Steffert (S) Bo Hallqvist (S) JennyHjälte (V) Christer Pålsson, kommunchef Christer Nilsson, stf räddningschef, 41 Susan Elmlund, sekreterare Sven-Ingvar Blixt (FP) Lisbeth Madsen (M) Göran Claesson (SD) Justering Justerare Martin Fridehjelm (S) Tid och plats Justerade paragrafer s kansli måndag 2015-03-16 kl 15.00 40-45 Underskrifter Sekreterare Susan Elmlund Ordförande Anders Månsson (S) Justerande Martin Fridehjelm (S)
2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Beslutande organ Sammanträdesdatum Datum när anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Datum när anslaget tas ned Kommunledningskontorets kansli, Mejerigatan, Bjuv Underskrift Susan Elmlund
3 Innehåll Ks 40... 4 Fastställande av dagordning... 4 Ks 41 Ks 2015.00067... 5 Information om räddningstjänst och krisledning... 5 Ks 42 Ks 2015.00081... 6 Förslag till gemensamma kontrollmomoment i 2015 års interna kontroll i Bjuvs kommun... 6 Ks 43 Ks 2015.00077... 9 Revidering av attestreglemente för Bjuvs kommun... 9 Ks 44 Ks 2015.00103... 10 Samverkansavtal om gemensam upphandlingsorganisation mellan Klippans, Bjuvs, Åstorps och Perstorps kommuner... 10 Ks 45... 13 Anmälningar... 13
4 Ks 40 Fastställande av dagordning Sammanfattning Föreligger förslag på dagordning daterad 2015-03-03.. beslut beslutar enligt föreslagen dagordning.
5 Ks 41 Ks 2015.00067 Information om räddningstjänst och krisledning Sammanfattning Stf Christer Nilsson informerade kommunstyrelsen, tillika räddningsnämnd, om räddningstjänsten och krisledning. Ordförandes förslag till arbetsutskottets beslut Ordförande föreslår kommunstyrelsen besluta att tacka för informationen. s beslut beslutar att tacka för informationen.
6 Ks 42 Ks 2015.00081 Förslag till gemensamma kontrollmomoment i 2015 års interna kontroll i Bjuvs kommun Sammanfattning s förvaltning har tagit fram ett förslag på kommunövergripande kontrollmoment som samtliga nämnder ska granska i 2015 års interna kontroll. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, med bilaga Christer Pålsson och Tina Petersson, 2015-01-22 Ärendet ska varje år ta fram minst två kommunövergripande kontrollmoment som samtliga nämnder ska granska. Syftet med detta är att skapa en gemensam nivå för den interna kontrollen. (se Reglemente för intern kontroll i Bjuvs kommun, tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll, 2) Kommunens ledningsgrupp har genomfört en risk- och väsentlighetsanalys på sitt möte den 26 januari 2015. Årets medarbetarundersökning visade att 37 procent av de chefer som svarat anser att de inte har tillräckligt med stöd för att utföra sitt chefsuppdrag i form av nätverk, stödfunktioner, support etcetera. Med detta som utgångspunkt föreslår ledningsgruppen följande tre gemensamma kontrollmoment för kommunens styrelse och nämnder år 2015: 1. Hur väl fungerar stödfunktionen IT 2. Hur väl fungerar stödfunktionen Ekonomi 3. Hur väl fungerar stödfunktionen Personal De gemensamma kontrollmomenten skall arbetas in i nämndernas egna planer för intern kontroll 2015 och komplettera de kontrollmoment som nämnderna själva sätter upp. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd. Enligt tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll 8 ska en intern kontrollplan för innevarande år antas senast under januari månad. På grund av olika skäl har arbetet försenats och kommunstyrelsen och nämnderna ska därför senast i maj 2015 redovisa sin plan för intern kontroll till kommunstyrelsen.
7 Ordförandes förslag till beslut Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta att anta följande tre gemensamma kontrollmoment för intern kontroll 2015: 1. Hur väl fungerar stödfunktionen IT 2. Hur väl fungerar stödfunktionen Ekonomi 3. Hur väl fungerar stödfunktionen Personal Analysen för samtliga tre kontrollmoment tar utgångspunkt i följande tre stödfunktioner: dokumentstöd, systemsstöd och personligt stöd. De gemensamma kontrollmomenten skall inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2015 och komplettera de kontrollmoment som nämnderna själva sätter upp. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd. och nämnderna ska senast i maj 2015 redovisa sin plan för intern kontroll till kommunstyrelsen. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut s arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta följande tre gemensamma kontrollmoment för intern kontroll 2015: 1. Hur väl fungerar stödfunktionen IT 2. Hur väl fungerar stödfunktionen Ekonomi 3. Hur väl fungerar stödfunktionen Personal Analysen för samtliga tre kontrollmoment tar utgångspunkt i följande tre stödfunktioner: dokumentstöd, systemsstöd och personligt stöd. De gemensamma kontrollmomenten skall inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2015 och komplettera de kontrollmoment som nämnderna själva sätter upp. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd. och nämnderna ska senast i maj 2015 redovisa sin plan för intern kontroll till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag kommunstyrelsen s arbetsutskott, 2015-02-25, 29 Yrkande Urban Berglund (KD) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag.
8 s beslut besluta att anta följande tre gemensamma kontrollmoment för intern kontroll 2015: 1. Hur väl fungerar stödfunktionen IT 2. Hur väl fungerar stödfunktionen Ekonomi 3. Hur väl fungerar stödfunktionen Personal Analysen för samtliga tre kontrollmoment tar utgångspunkt i följande tre stödfunktioner: dokumentstöd, systemsstöd och personligt stöd. De gemensamma kontrollmomenten skall inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2015 och komplettera de kontrollmoment som nämnderna själva sätter upp. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd. och nämnderna ska senast i maj 2015 redovisa sin plan för intern kontroll till kommunstyrelsen.
9 Ks 43 Ks 2015.00077 Revidering av attestreglemente för Bjuvs kommun Sammanfattning Kommunfullmäktige antog 2007-09-27, 60, riktlinjer med regler för kontroll (attest) av ekonomiska transaktioner. Förslag till revidering har tagits fram inom ekonomiavdelningen. Förslaget har moderniserats utifrån gällande praxis i Bjuv och andra kommuner, vilket bl a innebär att alla attestanter skall utses (tidigare hade förvaltningschefen per automatik attesträtt). Ansvaret som det innebär att vara attestant betonas ( 9) och sanktionsmöjlighet om inte reglementet följs har tydliggjorts ( 12). Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Kenneth Jönsson, 2015-02-16 Förslag till revidering av attestreglemente, 2015-02-16 Ordförandes förslag till beslut Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta anta förslag till Attestreglemente för Bjuvs kommun att gälla från 2015-05-01. Nuvarande attestreglemente upphör att gälla från detta datum. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut s arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta anta förslag till Attestreglemente för Bjuvs kommun att gälla från 2015-05-01. Nuvarande attestreglemente upphör att gälla från detta datum. Beslutsunderlag kommunstyrelsen s arbetsutskott, 2015-02-25, 30 s förslag till kommunfullmäktiges beslut föreslår kommunfullmäktige besluta anta förslag till Attestreglemente för Bjuvs kommun att gälla från 2015-05-01. Nuvarande attestreglemente upphör att gälla från detta datum.
10 Ks 44 Ks 2015.00103 Samverkansavtal om gemensam upphandlingsorganisation mellan Klippans, Bjuvs, Åstorps och Perstorps kommuner Sammanfattning s förvaltning har i samverkan med Klippans kommun tagit fram ett förslag till samverkansavtal för gemensam upphandlingsorganisation tillsammans med Klippan-, Åstorp- och Perstorps kommun. Anledningen till initiativet med en gemensam upphandlingsorganisation är att kommunen genom detta 1. Minskar sårbarheten i upphandlingsfunktionen. 2. Säkrar hög kompetens och kontinuitet i upphandlingsfunktionen. Den gemensamma organisationen kommer utgöras av tre upphandlare. Upphandlingsorganisationen ingår organisatoriskt i Klippans kommunkansli under kanslichefen (tillika kommunjurist). Samverkansavtalet reglerar fördelning av de kostnader som hör till avtalsrelation mellan Bjuv och Klippan. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Tina Petersson, 2015-02-19 Samverkansavtal upphandling Ärendet s förvaltning har i samverkan med Klippans kommun tagit fram ett förslag till samverkansavtal för gemensam upphandlingsorganisation tillsammans med Klippan-, Åstorp- och Perstorps kommun. Anledningen till initiativet med en gemensam upphandlingsorganisation är att kommunen genom detta 1. Minskar sårbarheten i upphandlingsfunktionen. 2. Säkrar hög kompetens och kontinuitet i upphandlingsfunktionen. Upphandling är en strategiskt viktig fråga för kommunen och det är därför viktigt att upphandlingsfunktionen håller hög kvalitet. Detta eftersom upphandlingar kan få stor betydelse för all kommunal verksamhet vad gäller kvalitet och ekonomi. Det är därför en central fråga att upphandlingar genomförs med hög kvalitet både gällande formell handläggning och utformandet av utvärderingsmodeller/kriterier i förfrågningsunderlag. Genom samordning har vi betydligt större möjligheter till att upprätthålla god kompetens och kontinuitet inom upphandlingsområdet.
11 Den gemensamma organisationen kommer utgöras av tre upphandlare. Upphandlingsorganisationen ingår organisatoriskt i Klippans kommunkansli under kanslichefen (tillika kommunjurist). Avtalet tecknas därför med Klippans kommun. Samverkansavtalet reglerar fördelning av de kostnader som hör till avtalsrelation mellan Bjuv och Klippan. Samverkan omfattar Bjuv, Klippans, Åstorp och Perstorps kommuner. Ordförandes förslag till beslut Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta att godkänna tecknadet av samverkansavtalet om gemensam upphandlingsorganisation att gälla från 2015-03-04, samt uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att underteckna avtalet. Yrkande Niklas Svalö (S), Christer Landin (S) och Stig Lundblad (C) yrkar bifall till ordförandes förslag. Ninnie Lindell (M) tilläggsyrkar att fler kommuner ska tillfrågas om samarbete för att minska sårbarheten. Proposition Ordförande ställer proposition på ordförandes förslag, och finner att arbetsutskottet beslutar enligt detta. Ordförande ställer proposition på Ninnie Lindells (M) tilläggsyrkande och finner att detta avslås. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut s arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna tecknadet av samverkansavtalet om gemensam upphandlingsorganisation att gälla från 2015-03-04, samt uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att underteckna avtalet. Reservation Ninnie Lindell (M) reserverar sig till förmån för eget yrkande. Beslutsunderlag kommunstyrelsen s arbetsutskott, 2015-03-04, 34 Yrkande Bertil Olsson (M) yrkar att upphandlingsverksamheten ska vara kvar i egen regi. Ninnie Lindell (M) yrkar bifall till Bertil Olssons (M) förslag. Urban Berglund (KD), Ulrika Thulin (S) och Bo Åstrand (SD) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag.
12 Proposition Ordförande ställer proposition på arbetsutskottets förslag och på Bertil Olssons (M) förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. s beslut besluta att godkänna tecknadet av samverkansavtalet om gemensam upphandlingsorganisation att gälla från 2015-03-04, samt uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att underteckna avtalet. Reservation Bertil Olsson (M) och Ninnie Lindell (M) reserverar sig till förmån till eget yrkande, och avser inkomma med skriftlig reservation.
13 Ks 45 Anmälningar 1) s arbetsutskott, protokoll, 2015-02-25, 2015-03-04 2) s utskott för arbete och tillväxt, protokoll, 2015-02-25 3) s tekniska utskott, protokoll, 2015-02-25 3) s utskott för arbete och tillväxt, årsredovisning 2014 5) Perstorps kommun, överförmyndarnämnden 2015-02-24 10, bokslut 2014 6) Söderåsens samordningförbund, protokoll, 2015-03-03 Meddelas och lägges till handlingarna