2014-02-18 Jan Heimdahl Dnr KSL/14/0002-1. Ärendegång: KSLs arbetsmarknadsberedning 2014-04-02 Gemensam upphandling och samverkansavtal inriktning och vägval för en gemensam vuxenutbildningsregion Förslag till beslut Arbetsmarknadsberedningen beslutar att ange inriktning av det fortsatta arbetet med gemensam vuxenutbildningsregion enligt följande: Arbetet i KSL fortsätter för att fullfölja intentionerna kring gemensam vuxenutbildningsregion utifrån syftet i överenskommelsen från 2008 Kvalitetsarbetet kring vuxenutbildningen fortsätter och utvecklas utifrån pågående arbete Upphandling av utbildningsanordnare genomförs, utan KSLs direkta medverkan, i enskilda kommuner och/eller grupper av kommuner Arbetsmarknadsberedningen uppmanar kommunerna att samordna de upphandlade avtalen i tid för att möjliggöra en samlad regionbildning i ett nästa steg KSL bistår i upphandlingsprocesserna genom att i seminarieform tillhandahålla kompetens kring upphandlingsformer och juridik, bevaka relevanta statliga utredningar, utgöra arena för samverkan kring prislistor, avtalslängder med mera Arbetet med gemensamt informationssystem/-plattform och administrativ plattform intensifieras Sammanfattning Kansliet redovisade vid Arbetsmarknadsdelegationens möte 30 januari 2014 ett förslag till Gemensam upphandling och samverkansavtal inriktning och vägval för en gemensam vuxenutbildningsregion. Förslaget grundade sig på dittillsvarande arbete inom KSL med utveckling av en gemensam vuxenutbildningsregion, och utgick från den överenskommelse som tecknats mellan samtliga kommuner i länet 2008 och handlingsplanen från 2011. Till grund för förslaget till Arbetsmarknadsberedningen låg också de synpunkter som respektive facknämnd för komvux i länets kommuner redovisat hösten 2013, utifrån KSLs förfrågan.
I slutet av januari 2014 lät Stockholm förstå att man inte avser delta i gemensam upphandling. Ytterligare kommuner har kompletterat och nyanserat den bild som gavs hösten 2013 och anför tveksamheter till gemensam upphandling med start 2014. Mot bakgrund av den informationen beslutade arbetsmarknadsberedningen att ärendet skulle återremitteras för ytterligare beredning. Arbetet inom KSLs kansli har i huvudsak inriktats på dels gemensamt kvalitetsarbete, dels på frågan om gemensam upphandling av utbildningsanordnare. Kvalitetsarbetet omfattar länets alla kommuner och har under senare år utvecklats till form och innehåll. Frågan om gemensam upphandling har framför allt kommit att präglas av två aspekter; dels den att flertalet nu gällande avtal med externa anordnare löper ut vid halvårsskiftet 2015, dels vilken form för gemensam upphandling som skulle kunna komma i fråga. I och med att flera kommuner anfört betänkligheter inför en upphandling med start 2014 och att Stockholm ställt sig utanför gemensam upphandling finns anledning att frångå den tidigare angivna inriktningen. Detta motiveras också av att Sfi-utredningen och upphandlingsutredningen innehåller sådana förslag som påverkar förutsättningarna för upphandling av vuxenutbildning om de vinner gehör i den fortsatta politiska beredningen. I avvaktan på utfallet av de aktuella statliga utredningarna, och på att formerna för och innehållet i gemensam informationsplattform och gemensam administrativ plattform utarbetats, föreslår kansliet att upphandling av utbildningsanordnare sker i den enskilda kommunen och/eller i kluster av kommuner. Så långt det är möjligt bör dessa avtal samordnas mellan kommunerna och grupperna av kommuner i länet vad gäller avtalstid. Därigenom ges möjligheter att, när nästa avtalsperiod löper ut, åter pröva frågan om gemensamma avtal i vuxenutbildningsregionen. En gemensam, samordnad information och en gemensam, administrativ plattform för arbetet bör innefatta system och struktur för information om kursutbud, plattform för ansökan, verktyg för kvalitetsutveckling och uppföljning mm. Kansliet föreslår att arbetet med gemensamt informationssystem/-plattform och administrativ plattform intensifieras så att förslag kan redovisas senast i juni 2014. Kansliet föreslår att projektorganisationen revideras för att ge ytterligare möjligheter till styrning, förankring, genomförande och implementering i de medverkande kommunernas ledning, såväl på politisk- som tjänstemannanivå. Beskrivning av ärendet Bakgrund Vid Arbetsmarknadsberedningens sammanträde 30 januari 2014 förelåg förslag i form av tjänsteutlåtande Dnr KSL/14/0002-1. Förslaget grundade sig på dittillsvarande arbete inom KSL med utveckling av en gemensam vuxenutbildningsregion, och utgick från den överenskommelse 2 (5)
som tecknats mellan samtliga kommuner i länet 2008 och den handlingsplan som antogs 2011. Syftet i överenskommelsen anges vara att länets medborgare ska ha tillgång till ett brett utbildnings-utbud inklusive stödfunktioner med en kvalitativ nivå som lever upp till arbetslivets, högskolans och samhällets kompetenskrav. Samarbetet ska stimulera såväl en pedagogisk kvalitativ utveckling som ett optimalt resursutnyttjande där både utbildningsanordnare i kommunal och enskild regi ingår Delmålen angavs vara att säkerställa ett gemensamt utbud optimera resurser stärka kommunernas samarbete i kontakt med externa aktörer 2011 preciserades syftet i den handlingsplan som fastställdes och kom att lyda: Med en gemensam vuxenutbildningsregion avses en region där de vuxna, som beviljats studera på vuxenutbildning, har möjlighet att välja utbildningsanordnare från hela länets utbud av vuxenutbildning. Till grund för förslaget till Arbetsmarknadsberedningen låg också de synpunkter som respektive facknämnd för komvux i länets kommuner redovisat hösten 2013, utifrån KSLs förfrågan. Av svaren framgick bl a: 20 kommuner, med 81% av studerandeunderlaget, står utan reservation bakom målet i överenskommelsen och handlingsplanen, 2 säger klart nej 15 kommuner, med 23% av studerandeunderlaget, vill utan reservation delta i en gemensam upphandling, 2 säger klart nej. Övriga kommuner anför i varierande grad särskilda villkor och förutsättningar för att delta 16 kommuner vill utan reservation ingå i avtalssamverkan, 1 kommun säger klart nej. 10 kommuner, med 16% av studerandeunderlaget, säger samtidigt, utan reservation, ja till målet, ja till gemensam upphandling och ja till avtalssamverkan. Efter det att svaren från kommunerna presenterats har flera kommuner sett sig föranledda att utveckla, nyansera och i något fall revidera den uppfattning man redovisat under hösten. Framför allt har kommuner uttryckt tveksamhet till att gemensam upphandling inleds 2014. Skälet till detta är framför allt att man vill avvakta behandlingen av förslagen i Sfi-utredningen och i upphandlingsutredningen. Några kommuner har också efterlyst större klarhet kring frågan om gemensam informations- och administrativ plattform innan man fullt ut är beredd att ansluta sig till gemensam upphandling. I slutet av januari 2014 lät Stockholm, genom information i KSLs styrgrupp för gemensam vuxenutbildningsregion, förstå att man inte avser delta i gemensam upphandling. Därmed undantas mer än 40% av studerandeunderlaget i länet från den gemensamma upphandlingen. Mot bakgrund av den informationen beslutade arbetsmarknadsberedningen att ärendet Gemensam upphandling och samverkansavtal inriktning och vägval för en gemensam vuxenutbildningsregion skulle återremitteras för 3 (5)
ytterligare beredning, bland annat med avseende på KSLs roll i det fortsatta arbetet. KSLs arbete med gemensam vuxenutbildningsregion Arbetet inom KSLs kansli har under senare tid alltmer kommit att inriktas på dels gemensamt kvalitetsarbete, dels på frågan om gemensam upphandling av utbildningsanordnare. Kvalitetsarbetet omfattar länets alla kommuner och har under senare år utvecklats till form och innehåll. En gemensam studerandeenkät för alla studerande har genomförts 2013 och kommer att genomföras också 2014 och 2015. En utvärdering genomförs av samtliga anordnare av vuxenutbildning i länet och rapporter från utvärderingen publiceras kontinuerligt på KSLs webbplats. Kansliet menar att kvalitetsarbetet bör fortsätta att utvecklas enligt överenskommelsen från 2008 och handlingsplanen från 2011 och ses som en angelägen del i det fortsatta arbetet mot en gemensam vuxenutbildningsregion. Gemensam upphandling är en av förutsättningarna för gemensam prislista och fritt val för de studerande bland anordnarna. Frågan om gemensam upphandling har framför allt kommit att präglas av två aspekter; dels den att flertalet nu gällande avtal med externa anordnare löper ut vid halvårsskiftet 2015, dels vilken form för gemensam upphandling som skulle kunna komma i fråga. I och med att flera kommuner anfört betänkligheter inför en upphandling med start 2014 och tilldelningsbeslut våren 2015, och att Stockholm ställt sig utanför gemensam upphandling redan 2014 finns anledning att frångå den tidigare angivna inriktningen. Detta motiveras också av att Sfi-utredningen och upphandlingsutredningen innehåller sådana förslag som väsentligt påverkar förutsättningarna för upphandling av vuxenutbildning om de vinner gehör i den fortsatta politiska beredningen. Inom länet har upphandling av externa anordnare hittills skett av enskilda kommuner eller i kluster av kommuner, vux10 och vux8. I avvaktan på utfallet av de aktuella statliga utredningarna, och på att formerna för och innehållet i gemensam informationsplattform och gemensam administrativ plattform utarbetats, föreslår kansliet att upphandling av utbildningsanordnare sker i den enskilda kommunen och/eller i kluster av kommuner. Det är synnerligen angeläget att de upphandlingar som därigenom sker samordnas vad gäller avtalstid. Därigenom ges möjligheter att, när nästa avtalsperiod löper ut, åter pröva frågan om gemensamma avtal i vuxenutbildningsregionen. Inför och under de nu förestående upphandlingarna föreslås KSL medverka dels i kunskapsskapande kring alternativa upphandlingsformer i exempelvis seminarieform, dels i samordning av avtalens längd. I övrigt bör KSL stå utanför det direkta upphandlingsarbetet. Vad gäller de statliga utredningarna, upphandlingsutredningen, SOU 2013:12 och Sfi-utredningen, SOU 2013:76, följer KSLs kansli dessa för att ha beredskap att kunna informera medlemskommunerna och agera så snart dess konsekvenser klarnat. 4 (5)
Gemensamma plattformar för information och administration En grundförutsättning för en fungerande vuxenutbildningsregion är en gemensam, samordnad information och en gemensam, administrativ plattform för arbetet. Sådana kan och bör innefatta system och struktur för information om kursutbud, plattform för ansökan, verktyg för kvalitetsutveckling och -uppföljning mm. I svaren från kommunerna på KSL:s förfrågan 2013 betonas behovet av samordnade, väl fungerande webbaserade system och en administration som förenklar och effektiviserar det som i dag görs ute i varje kommun. Andra framhåller vikten av att minimera administrationen och fokusera arbetet i regionen på utbud och kvalitet. Hemvist för en gemensam administration för vuxenutbildningsregionen kan arrangeras antingen inom KSLs kansli eller inrymmas i någon av de medverkande kommunerna, så som nu sker inom vux8 och vux10. Förläggs administrationen till KSLs kansli kan en samverkan med kansliet för gymnasieregionen ske. Uppgifterna och verktygen för arbetet där sammanfaller till delar med det som bör ske inom ett kansli för vuxenutbildningsregionen. Genom att samordna tillämpliga delar med och bygga vidare på arbetet i gymnasieregionen, skulle administrationen kunna drivas funktionellt och effektivt. Genom att förlägga administrationen till någon av de medverkande kommunerna kan befintliga erfarenheter och resurser där komma övriga medverkande kommuner tillgodo. Kansliet föreslår att arbetet med gemensamt informationssystem/-plattform och administrativ plattform intensifieras så att förslag kan redovisas senast i juni 2014. Projektorganisation Arbetet mot en gemensam vuxenutbildningsregion förutsätter att syfte, mål och inriktning är väl förankrade i varje medlemskommuns ledning och i KSL. Likaså är det angeläget att den kompetens och de erfarenheter som finns ute i kommunerna kan tas tillvara på bästa sätt i det fortsatta arbetet. KSLs kansli avser därför att se över projektorganisationen för gemensam vuxenutbildningsregion för att ge ytterligare möjligheter till styrning, förankring, genomförande och implementering. Särskilt angeläget är att projektets mål, inriktning och utformning kan bekräftas och förankras i de medverkande kommunernas ledning, såväl på politisk- som tjänstemannanivå. 5 (5)