Dnr 2011/10 Mora kommuns Inköpshandbok 2011-1 Mora kommuns Inköpscentral 1
Inköpshandbok 3 INLEDNING 3 Syfte 3 Målsättning 3 Omfattning 3 Systemstöd 4 Begreppsförklaring/Definitioner 4 PROCESSORGANISATION 5 Förvaltningar 5 Brukare 5 Beställare 5 Inköpssamordnare 5 Beslutsattestant 5 Leveransmottagare 5 Mora kommuns Inköpscentral 5 Upphandlingschef 5 Upphandlare 6 Forum 6 Referensgrupp 6 Beställare- och inköpssamordnareforum 7 GEMENSAMT FÖR ALLA 8 Hantering av leverantörsrepresentanter 8 Jäv 8 Mutor och bestickning 9 Dokumentation arkivering 9 Sekretess 9 Frågor 9 2
Inköpshandbok Inledning Syfte Syftet med inköpshandbok är att på ett enkelt och överskådligt sätt beskriva vad som gäller vid inköp och direktupphandlingar i Mora kommun. Målsättning Målet med inköpshandboken är att den skall vara ett stöd i det dagliga arbetet och styra alla inköpsaktiviteter för att skapa en effektiv och samordnad upphandling för att minska kommunens kostnader och bidra till att öka verksamhetsnyttan. Omfattning Inköpshandboken omfattar regler för att upprätthålla den process som skall säkra att inköp och direktupphandlingar genomförs utifrån kommunens riktlinjer och anvisningar samt gällande lagstiftning. Dessutom skall inköpshandboken tillgodose interna eller externa kunders kvalitetskrav på inköpsprocessen. Inköpshandboken omfattar inköpsprocessen från det att behov uppstår till leverans varefter processen för fakturahantering tar över. Bild 1: Inköpsprocess inklusive rutin för direktupphandling (klicka på ordet direktupphandling för att komma till rutinen) 3
Genom att följa inköpshandbokens anvisningar får alla, och inte minst leverantörer, enhetlig information och det ställs likvärdiga krav på inköp och upphandlingar oavsett förvaltningstillhörighet. Alla som har ett delegerat ansvar att hantera inköpsfrågor ansvarar själva för att informera sig om och följa innehållet i denna inköpshandbok samt andra kommunövergripande och förvaltningsspecifika anvisningar. Upphandlingsenheten kommer att se till att alla ansvariga (de som har delegerat ansvar i inköpsfrågor) kommer att få kontinuerlig utbildning för att var och en kan kunna agera i sin roll i denna process. Systemstöd Kommunen har ett systemstöd för hela inköpsprocessen. Alla inköp kommer att ske i systemet av behöriga tjänstemän. Begreppsförklaring/Definitioner Klicka här så får du fram definitioner för begrepp som används i inköps- och upphandlingsprocessen. Ytterligare ordlista: http://www.upphandlingsstod.se/ordlista I denna handboks bilder finns huvudsakligen följande figurer med angivet innehåll: Aktivitet = Beslutspunkt = Process = Cirkeln illustrerar även processtart och slut. Ibland finns det ytterligare information bakom enskilda ord och figurer som du får fram genom att högerklicka på dem och klicka på öppna hyperlänk. Dessa länkställen är markerade med någon färg eller på ett annat sätt. 4
Processorganisation Här beskrivs vilka forum och roller som finns i processen och vilket ansvar respektive roll och ledarskap i forum innebär. Förvaltningar Respektive förvaltning ansvarar för att föreslå sina representanter till processens olika forum och roller. Brukare När behov av vara eller tjänst uppstår skall den anställde vända sig till verksamhetens beställare som tar hand om behovet. Det är viktigt att man lämnar utförlig beskrivning om behovet. Beställare Beställaren har rätt att via systemet göra beställningar av varor och tjänster från ramavtal. Beställaren har även rätt att göra små beställningar (lunch, tårta, blommor och dyl.) i systemet då ramavtal saknas upp till ett värde av 5 000 kr, se bild 1 för inköpsprocessen. Vid högre belopp skall beställaren kontakta inköpssamordnaren. Inköpssamordnare Inköpssamordnaren ansvarar för, och samordnar respektive förvaltnings direktupphandlingar upp till 287.000 kr vilket är femton procent (15%) av aktuella tröskelvärdet. Inköpssamordnaren är även ansvarig för att föreslå förvaltningens representanter till referensgrupper vid ramavtalsupphandlingar, stödja beställare samt följa upp förvaltningens inköp. Beslutsattestant Beslutsattestantens (budgetansvariga) uppgift är att godkänna eller avslå en beställning eller anskaffning (definitioner ). Godkänns beställningen attesteras denna och beställning skickas till leverantören. Vid avslag tas beställningen bort ur systemet och återkoppling till beställaren sker. Läs vidare i kommunens attestreglemente. Leveransmottagare Leveransmottagaren tar emot varor eller tjänster till kommunen, utför mottagningsattestering samt kontrollerar att leveransen kommer vidare, läs vidare transportrutiner. Mora kommuns Inköpscentral Upphandlingschef Leder kommunens upphandlingsverksamhet enligt Inköps- och upphandlingsreglementet. 5
Upphandlare Ansvarar för ramavtal, objektspecifika upphandlingar och för andra konkurrensutsättningar. Upphandlaren leder referensgruppers arbete och rapporterar till upphandlingschefen. Har mandat att fatta tilldelningsbeslut och underteckna avtal. Forum Referensgrupp Referensgrupperna genomför upphandlingar under ledning av en upphandlare. Grupperna bemannas med kompetens från förvaltningar enligt nedan figur och har mandat att besluta om bl.a. produktgrupper, standardiseringar och inriktningar, se vidare aktivitetsbeskrivning för referensgrupp. Bild 3: Bemanning av referensgrupper. Gruppen arbetar i huvudsak med nedanstående frågeställningar: - Strategi - Produktgrupper - Hållbar utveckling - Standardisering - Marknadsbevakning - Behovsuppföljning - Avtalsbevakning - Information och kommunikation. - Riskanalys Referensgruppsstrategi Referensgrupper skall svara för en god produktförsörjning som kännetecknas av hög kostnadseffektivitet och maximal verksamhetsnytta. Produktkraven ska tillgodose berörda verksamheters behov. För att nå upp till fastställda mål är ett av referensgruppens viktigaste arbete att, för produktgrupper i möjligaste mån och då det är relevant, utveckla en strategi och detaljerade mål som skall innehålla hållbar utveckling, 6
kostnadseffektivitet, kvalitet samt standardisering och utformas så att de styr beteenden vid upphandling och inköp för att uppnå fastställda mål. Produktgrupp En produktgrupp skall bygga på att alla ingående produkter (produkt kan här vara både varor och tjänster) har likartad eller närbesläktad användning. Både likartad och närbesläktad kan i detta sammanhang vara svårt att definiera men huvudsaken är att fokus läggs på användning. Hållbar utveckling För produktgrupper skall krav på sociala hänsyn, etik- och miljökrav utvecklas på grundval av vad politiker har föreskrivit. Standardisering Referensgrupper skall verka för standardisering. Det innebär att antalet produktvarianter begränsas och att man skall avgöra vilka typer av standard- och produktbegränsningar som kan vara lämpliga inom olika områden. Marknadsbevakning Referensgrupp sköter genom sin sammansättning och sitt särintresse lämplig bevakning av marknaden för respektive produktgrupp. Behovsuppföljning Referensgrupper utvecklar kontaktnät för uppföljning av behov av olika produkter. Denna uppföljning sker både som ett led att minska andelen direktupphandlingar som att utreda behovet av nya upphandlingar av ramavtal. Avtalsbevakning Referensgrupper bidrar till att bevaka och följa upp befintliga ramavtal. Gemensamma rutiner bör utvecklas för uppföljning och analys. Information Varje referensgrupp utarbetar rutiner för spridning av information om produkter, produktgrupper och ramavtal. Riskanalys används för att bedöma sammanhanget mellan sannolikheter för oönskade händelser och dess konsekvenser. Beställare- och inköpssamordnareforum Forum för träffar avseende utbildning, erfarenhetsutbyte, initiering av förbättringar, produktpresentationer och motsvarande. 7
Gemensamt för alla Alla som deltar i processarbeten har ett ansvar att agera enligt processens aktuella rollbeskrivningar. Ansvaret innebär också att all upphandling och inköp analyseras och planeras. Planering skall påbörjas i tid eftersom en eventuell upphandling är tidskrävande (högerklicka ordet tidsgrävande ). Upphandlingsenheten involveras i detta arbete så tidigt som möjligt. I ansvaret ingår att avtalstrohet råder. Avtalstrohet innebär att man använder gällande ramavtal. Hantering av leverantörsrepresentanter Avtalsleverantör: Kommunens avtalsleverantörer har i huvudsak kontakt med upphandlingsenheten. Upphandlingsenheten ansvarar för avtal och prisjusteringar m.m. I respektive ramavtal anges leverantörens kontaktperson för beställning. Nya avtal och förändringar läggs ut i avtalsdatabasen (högerklicka ordet avtalsdatabasen ). Vid eventuella demonstrationer av varor eller tjänster kallas beställare m.fl. till ett gemensamt möte. Ambulerande visning hos respektive beställare rekommenderas inte. Ej avtalsleverantör: Leverantörer vilka kommunen inte har avtal med hänvisas utan undantag direkt till upphandlingsenheten. Beställare eller annan personal i kommun skall inte lägga tid på icke avtalsleverantörer. Förvaltningschef eller motsvarande kan vid behov fatta beslut om att bjuda in leverantörsrepresentanter för s.k. teknisk dialog även om avtal saknas. Försäljning via telefon, mail eller fax där säljaren vill att du skall bekräfta eller köpa skall inte förekomma. Vara/tjänst beställs när ett behov uppstår, inte när någon hör av sig. Det finns ingen anledning att leverantörsrepresentanter skall ta upp er tid med visning eller demonstrationer av sina varor/tjänster. Ingen är skyldig att vara med i undersökningar angående varor och tjänster. Jäv Jäv är en situation där en beslutsfattare kan tänkas vara partisk, eller en juridisk invändning mot en sådan situation. Den som invändningen riktas mot är jävig. Syftet är dubbelt: dels att hindra att sådant som inte hör till saken får bestämma utgången, dels att hindra att misstanke uppstår om att beslutet inte är fattat på saklig grund. Både tjänstemän och förtroendevalda kan vara jäviga. Den som anser sig jävig ska själv anmäla detta och får inte delta i handläggningen av ärendet, alltså inte heller i förberedelserna för beslut. Om en jävig deltar i handläggningen kan beslutet upphävas om någon överklagar. Undantag finns för brådskande ärenden och där frågan om jäv uppenbart är utan betydelse. 8
Mutor och bestickning Det är brottsligt att ta emot mutor eller begära en belöning. Detta kan ge böter eller fängelse i högst 2 år samt eventuell avsked från sin tjänst (brottsbalken). Tänk på att: Det du uppfattar som gästfrihet kan vara bestickning! Det du uppfattar som generositet kan vara bestickning! Det du uppfattar som hygglighet kan vara bestickning! Det du uppfattar som studie- eller PR-resa kan vara bestickning! När du låter dig bjudas kan det vara en muta! När du tar emot en present - kan det vara en muta! När du tar emot ett fördelaktigt lån eller rabatter kan det vara en muta! När du tackar ja till en resa - kan det vara en muta! Resor eller mässor som inte syftar till att ge eller få information om kommande eller en redan upphandlad vara eller tjänst och som bekostas av en tänkbar leverantör får inte förekomma. Inte heller verksamheter, där en övervägande del av innehållet kan betraktas som nöjen, exempelvis teater eller sportarrangemang, får förekomma. I de fall en leverantör avser att bekosta en gåva, resa eller liknande som inte strider mot reglerna, skall alltid information ges till överordnad chef innan gåvan tas emot eller resan genomförs. Dokumentation arkivering Alla handlingar rörande beställningar skall i original förvaras hos Mora kommun i enlighet med det som beskrivs i hantering av upphandlingsdokument om detta. Sekretess Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda. Under en pågående upphandling är alla upphandlingshandlingar sekretessbelagda. Efter tilldelningsmeddelandet blir de i regel offentliga men vid begäran av utelämnande skall alltid en sekretessprövning göras. Observera också att under en upphandling råder så kallad upphandlingssekretess som innebär att du inte får berätta om inkomna anbud eller om leverantörer som offererat. Vid förfrågan om utelämnande av en handling som har med inköp eller upphandling att skaffa kontakta en upphandlare. Frågor Om du inte har fått svar på dina frågor i denna Inköpshandbok, kan du gå till Mora kommuns intranät: http://moa/mora/klk/upphandlingsenheten/sitepages/start.aspx Du kan också kontakta upphandlare, beställare, inköpssamordnare som har en roll i processen för att ställa frågor. Deras kontaktuppgifter hittar du också på Intranät. 9