Gemensamma kyrkorådets mötesrum på Vallmovägen 5 B, 4 vån. Bergström, Marianne. Glantz-Vilo, Helen

SAMMANTRÄDESDATUM tisdagen den 21 mars 2017 FÖRSAMLINGSRÅDET I VANDA SVENSKA FÖRSAMLING PLATS Gemensamma kyrkorådets mötesrum på Vallmovägen 5 B, 4 vån. TID kl. 18.00 Närvarande: Fagerudd Martin ordförande Bergström, Marianne Eklöf, Jan-Erik Glantz-Vilo, Helen Halmén, Annika Linnamäki, Anita Mannola, Maximilian Nurmi-Kokko, Tiina Pekanpalo, Reijo Ruusu, Inger Sandell, Håkan Träskman, Marianne ledamot ledamot ledamot ledamot ledamot ledamot ledamot ledamot ledamot ledamot vice ordförande Meddelat förhinder: Wikman, Håkan ledamot Sekreterare Halonen Solveig För kännedom Harviainen Katriina Hintsala Meri-Anna Laitinen Aappo Savioja Anita Tuohimäki Juha Turunen Sari Venho Juha Det justerade protokollet har varit framlagt till påseende på pastorsexpeditionens anslagstavla och hemsida 29.3 28.4.2017. Vanda / 2017 Solveig Halonen Sekreterare Sidan granskad och justerad / 1/20

FÖREDRAGNINGSLISTA: 037 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 038 VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE FÖR SAMMANTRÄDET 039 JUSTERING OCH FRAMLÄGGANDE AV PROTOKOLLET 040 ARBETSORDNING FÖR SAMMANTRÄDET 041 GRANSKNING AV FÖRSAMLINGSSTATISTIKEN 2016 042 BESÄTTANDE AV TJÄNSTEN SOM FÖRSAMLINGSSEKRETERARE 043 BEFATTNINGEN SOM BARNLEDARE 59 % 044 RÄTTELSEYRKANDE ÖVER FÖRSAMLINGSRÅDETS BESLUT 14.2.2017 032 HARALD BÄCKSTRÖMS TESTAMENTE 045 INSTRUKTIONEN FÖR BEFATTNINGEN SOM LEDANDE BARNLEDAREN 046 INSTRUKTION FÖR BEFATTNING SOM BARNLEDARE 047 INSTRUKTION FÖR DIAKONIN 048 INSTRUKTION FÖR MISSIONSARBETET 049 UPPDATERANDET AV REGLEMENTET FÖR FÖRSAMLINGSRÅDET 050 AVSKAFFANDET AV DIREKTIONERNA SAMT INRÄTTANDE AV STÖDGRUPPER FÖR DIAKONIN OCH MISSIONSARBETET 051 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGSVERKSAMHETEN 052 JAN-ERIK EKLÖFS MOTION 053 KYRKOHERDENS BESLUTSPROTOKOLL 054 ANMÄLNINGSÄRENDEN 055 NÄSTA SAMMANTRÄDE 056 BESVÄRSANVISNING OCH SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING Sidan granskad och justerad / 2/20

037 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET FÖRSAMLINGSRÅDET I VANDA SVENSKA FÖRSAMLING Ordförande inledde sammanträdet med bibelläsning och bön, varefter han förklarade sammanträdet öppnat. Namnupprop förrättades. Församlingsrådet är beslutfört när mer än hälften av medlemmarna är närvarande (KL 7:4,1). Kallelse har tillsänts ledamöterna i pappersform 14.3.2017 samt elektroniskt i enlighet med församlingsrådets beslut 108/24.10.2012. Föredragningslista jämte beredning av ärenden har varit ledamöterna till handa senast 5 dagar före mötet (Församlingsrådets reglemente 1:2). Kungörelsen om församlingsrådets möte har funnits på församlingens anslagstavla och hemsida 5 dagar före mötet. Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 038 VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE FÖR SAMMANTRÄDET Församlingsrådet utser två protokolljusterare. Församlingsrådet utsåg Maximilian Mannola och Annika Halmén till protokolljusterare. 039 JUSTERING OCH FRAMLÄGGANDE AV PROTOKOLLET Protokollet är klart för justering senast tisdag 28.3.2017 kl. 12 på församlingens pastorsexpedition. Det justerade protokollet är framlagt till påseende på pastorsexpeditionens anslagstavla och hemsida 29.3 28.4.2017. 040 ARBETSORDNING FÖR SAMMANTRÄDET Föredragningslistan godkänns som arbetsordning för mötet. Sidan granskad och justerad / 3/20

041 GRANSKNING AV FÖRSAMLINGSSTATISTIKEN 2016 När församlingsrådet behandlade Vanda svenska församlings Verksamhetsberättelse och bokslut år 2016 vid sitt senaste möte 14.2.2017 så beslöt det att granska orsakerna till varför deltagarantalet i högmässor och gudstjänster sjunkit så dramatiskt. En del statistik har kunnat kompletteras så som t.ex. statistiken för allmänna samlingar. Ur dessa fattades statistiken för ungdomssamlingarna på Helsinggård. Föredragande har gått igenom statistiken för år 2016 på nytt. Samtliga gudstjänster och högmässor har statistikförts. Till denna har även statistik för övriga mässor, så som veckomässor och gudstjänster som firats i församlingen. Den enda möjliga förklaringen är, att statistiken för övriga mässor och gudstjänster har blivit bristfälligt antecknad. Minskat deltagande i dem har inte kunnat skönjas. Samtliga församlingar i Vanda har haft problem med Prime -statistikföringen när denna kopplades samman med kyrkans statistikföring vid årsskiftet. Från och med innevarande år går all statistik direkt till kyrkostyrelsen, varifrån den erhålls som sammanställning vid årets slut. Församlingsrådet antecknar statistiken för år 2016 för kännedom. Verks amhet Förverkligat 20 14 Förverkligat 20 15 Förverkligat 20 16 Guds tjäns ter 153 132 139 deltagare 5428 6220 3797 Dop 37 39 39 deltagare 629 390 783 Vigs lar 17 17 9 deltagare 576 926 370 Jordfäs tningar 45 35 81 deltagare 1043 410 1134 Allmänna s amlingar 44 82 98 deltagare 840 1054 1083 Dagklubbar dagar 166 166 134 deltagare (ins krivna) 9 8 13 Skrifts kolläger 3 3 3 Konfirmander 57 67 41 Frivilliga 30 32 36 Ledare av s mågrupper 2 2 2 Krets ar 5 5 5 Deltagare - - 293 Läger och utfärder 7 Deltagare 93 Diakonins 20 14 20 15 20 16 klientkontakter Mottagningen 206 279 223 Hemma 61 106 81 Annors tädes 38 89 49 P er telefon och epos t 321 309 787 Klientkontakter s ammanlagt 626 783 1140 Sidan granskad och justerad / 4/20

1. Anteckna statistiken för år 2016 kännedom. 2. Paragrafen justeras omedelbart. 042 BESÄTTANDE AV TJÄNSTEN SOM FÖRSAMLINGSSEKRETERARE Församlingsrådet beslöt vid sitt möte 14.2.2017 024 att kalla samtliga sökande, Eva Ahl-Waris, Carina Grönroos och Marlene Antell till intervju, samt att arbetsgruppen bestående av kyrkoherden, Annika Halmén och Håkan Wikman intervjuar de sökande. Av de sökande meddelade Carina Grönroos förhinder 10.3.2017. Arbetsgruppen bestående av kyrkoherden och Annika Halmén intervjuade de sökande, eftersom Håkan Wikman meddelat förhinder. Arbetsgruppen intervjuade de sökandena till tjänsten som församlingssekreterare måndagen den 13 mars 2017 och föreslår för församlingsrådet att Marlene Antell väljs till tjänsten som församlingssekreterare, samt att Eva Ahl-Waris väljs till reserv ifall inte Marlene Antell tar emot tjänsten. 1. Välja Marlene Antell till tjänsten som församlingssekreterare. 2. Välja Eva Ahl-Waris till reserv ifall Marlene Antell inte tar emot tjänsten. 3. Iaktta en fyra månaders prövotid. 4. Justera paragrafen omedelbart. 043 BEFATTNINGEN SOM BARNLEDARE 59 % Församlingsrådet behandlade befattningen som barnledare 59 % (22,5 h/vecka) på sitt möte 10.1.2017 007 och beslöt att be om ett utlåtande av stödgruppen för barn, ungdoms- och familjearbete om behovet av medarbetare inom barn och familjearbetets klubbverksamhet. Församlingsrådet beslöt också att ärendet tas upp till behandling på mötet i mars. Stödgruppen med Alexandra Blomqvist, Jona Granlund, Kaj Andersson, Anu Paavola Martin Fagerudd, Annika Halmén och Maximilian Mannola samlades till möte 16.2.2017. Stödgruppen konstaterar att verksamheten med dagklubb, barn och familj förutsätter att församlingen har en befattning som barnledare på 59 % på grund av att 1. Församlingen har dagklubb i Myrbacka med 10 inskrivna barn varav alla går regelbundet där och vars verksamhet fortsätter. 2. Församlingen har pysselcafé för barn i grundskolans åk 3-6 i Myrbacka och Brännmalmen, vilka inleddes efter årsskiftet. Pysselcafé i Myrbacka fungerar med 6 barn. Brännmalmen har ännu inte fått några deltagare, men verksamheten aktiveras där med information i skolorna. Ifall inte verksamheten i Brännmalmen kommer igång före sommaren, avslutas verksamheten där. Då kommer verksamheten i Myrbacka att utökas till 2 eftermiddagar med pysselcafé. Befattningen som barnledare på 59 % kan inte lediganslås utan att först erbjuda det ökade timantalet åt barnledaren Ulrika Laxström som arbetar på deltid. Detta förpliktar arbetsavtalslagen i 2 kapitlet 5 Om arbetsgivaren behöver flera arbetstagare för uppgifter som är lämpliga för sådana arbetstagare som redan arbetar på deltid, skall arbetsgivaren erbjuda de deltidsanställda dessa arbeten oberoende av 6 kap. 6. Sidan granskad och justerad / 5/20

Om mottagandet av ett arbete som avses i 1 mom. förutsätter sådan utbildning som arbetsgivaren med hänsyn till arbetstagarens lämplighet rimligen kan ordna, skall arbetstagaren ges sådan utbildning. Ulrika Laxström är behörig för befattning som barnledare samt svarat på kyrkoherdens förfrågan 24.2.2017 att hon gärna ökar arbetstiden från 35 % till 59 %. Barnledaren Ulrika Laxström arbetar under tiden 1.1-31.5.2017 på 59 % enligt kyrkoherdens beslut 25/2016. Ulrika Laxströms deltid ökas från 35 % eller 13,5 h/vecka till 59 % eller 22,5 h/vecka från 1.6.2017. Församlingsrådet beviljar kyrkoherden rätt att ingå ett tillsvidare -arbetsavtal på 59 % med Ulrika Laxström. 1. Utöka Ulrika Laxströms deltid från 35 % eller 13,5 h/vecka till 59 % eller 22,5 h/vecka i kravgrupp 402 från 1.6.2017. 2. Bevilja kyrkoherden rätt att ingå ett tillsvidare -arbetsavtal med Ulrika Laxström. 3. Paragrafen justeras omedelbart. 044 RÄTTELSEYRKANDE ÖVER FÖRSAMLINGSRÅDETS BESLUT 14.2.2017 032 HARALD BÄCKSTRÖMS TESTAMENTE Jan-Erik Eklöf har inlämnat rättelseyrkande 15.2.2017 över församlingsrådets beslut 14.2.2017 032: Då församlingsrådet vid sitt senaste möte gav ett öppet mandat åt Harriet Rydberg att föra förhandlingar på Vanda svenska vägnar i ärendet gällande Harald Bäckströms testamente, handlade församlingsrådet inte i enlighet med kyrkolagen eller god förvaltning. Vad betyder överhuvudtaget ett öppet mandat? Får Harriet komma överens med Varjosaari om hur en förlikning skall se ut, utan att rådfråga församlingsrådet? Får Harriet bestämma hur omfattande förhandlingarna skall vara och hur mycket medel som får användas till förhandlingarna? En arbetsgrupp bestående av enskilda församlingsrådsmedlemmar valdes att fungera som stödgrupp för det fortsatta arbetet. Stödgruppens befogenheter fastställdes inte, vilket redan det är emot god förvaltning. Inte heller stödgruppens mandattid slogs fast. Även om man hänvisade i beslutet till en tidigare testamentsgrupp, så ändrades gruppens uppgiftsbeskrivning och borde det med andra ord ha varit möjligt för församlingsrådet att välja en ny grupp med noggrant fastställda uppgifter och direktiv hur församlingen skall föra ärendet vidare. Nu bereddes inte församlingsrådet denna möjlighet, vilket även det är emot god förvaltning. Även en minoritet skall beredas möjlighet att vara representerad i en förberedande arbetsgrupp inom församlingsrådet. Varken juristens arbete eller stödgruppens mandatperiod slogs fast, vilket även det är emot god förvaltning. Jag anser även att det finns en överhängande risk att stödgruppen styr den fortsatta utredningen, så att den kommer att handla om allt annat än frågan om Varjosaaris agerande i ärendet gällande Harald Bäckströms testamente. Under mötets lopp lyfte enskilda medlemmar som tillhör testamentsgruppen upp tankar om att granska kyrkoherdens och personalens agerande i ärendet. Jag anser inte att det är korrekt att enskilda församlingsrådsmedlemmar använder testamentsmedel, som testamenterats för ett särskilt ändamål, att driva sin egen sak i en rättsfråga. Vid en tidigare behandling av samma ärende har Annika Halmén framfört att hon är beredd att använda alla medlen som församlingen erhållit via testamentet, till att stilla hennes samvete i frågan. Jag är nu rädd för att stödgruppen kan verkställa dessa tankegångar. I protokollet från biskopsvisitationen år 2011 lyfts det fram att det funnits en skuggledning. Jag är ytterst oroad över att denna stödgrupp de facto kommer att agera som ett skuggförsamlingsråd och dirigera församlingens gemensamma medel till att i egen sak agera emot kyrkoherden och personalen i denna fråga. Under mötet framförde medlemmar i gruppen Vi i Vanda att de tycker att de har rätt att hålla på med detektivarbete. Sidan granskad och justerad / 6/20

Jag anser att beslutet att inte följa Harriet Rydbergs rekommendationer, samt att gå emot beredningen inte gjordes i enlighet med god förvaltning eller i enlighet med kyrkolagen. Beslutet medför att församlingsrådets medlemmar som röstade emot kyrkoherden, samtidigt röstade för ett missbruk av testamentsmedel och överförde beslutanderätt i ekonomiska förvaltningsfrågor till en liten utvald grupp inom församlingsrådet, vilket strider mot kyrkolagen. Samtliga folkvalda skall ha total insyn i den ekonomiska beslutsfattningen och förvaltningen av den gemensamma egendomen. En liten grupp kan inte kapa makten av församlingsrådet i en rättsprocess var den ena parten är församlingen. Jan-Erik Eklöf tar upp följande synpunkter på församlingsrådets beslut 14.2.2017 032: 1. Församlingsrådet har inte insyn i användningen av sina medel med den öppna fullmakt som församlingsrådet beviljade Harriet Rydberg för att föra förhandlingar på Vanda svenska församlings vägnar. 2. Harriet Rydbergs mandattid slogs inte fast. 3. Testamentsgruppens befogenheter, uppgift och mandattid fastställdes inte. 4. En överhängande risk finns att stödgruppen styr den fortsatta utredningen, så att den kommer att handla om allt annat än frågan om Varjosaaris agerande i ärendet gällande Harald Bäckströms testamente. 5. Enskilda medlemmar som tillhör testamentsgruppen lyfte upp tankar om att granska kyrkoherdens och personalens agerande i ärendet. 6. Det är inte korrekt att enskilda församlingsrådsmedlemmar använder testamentsmedel för att driva sin egen sak i en rättsfråga. 7. Beslutet att inte följa Harriet Rydbergs rekommendationer, samt att gå emot beredningen gjordes inte i enlighet med god förvaltning eller i enlighet med kyrkolagen. 8. Församlingsrådets medlemmar som röstade emot kyrkoherden, röstade samtidigt för ett missbruk av testamentsmedel och överförde beslutanderätt i ekonomiska förvaltningsfrågor till en liten utvald grupp inom församlingsrådet, vilket strider mot kyrkolagen. Församlingsrådets beslut 14.2.2017 032 Harald Bäckströms testamente handlar om överföring av församlingsrådets beslutanderätt. Lagrum som kommer ifråga om överföring av beslutanderätt är KL 11:10 som föreskriver hur beslutanderätten kan överföras. Detta gör även KL 9:1,2 som tillämpas på församlingsråd och som också föreskriver i vilka ärenden beslutanderätten inte kan överföras: Församlingens beslutanderätt utövas av kyrkofullmäktige, om inte något annat stadgas eller bestäms. Genom ett reglemente eller en instruktion kan kyrkofullmäktiges beslutanderätt överföras på kyrkorådet eller på dess sektioner samt på direktioner i de ärenden som nämns i reglementet eller instruktionen. Beslutanderätten får dock inte överföras 1) i ärenden i vilka fullmäktige skall fatta beslut enligt uttrycklig föreskrift i denna lag. i kyrkoordningen eller i verkställighetsbestämmelser som utfärdas med stöd av dessa eller i allmän lag eller förordning, 2) i ärenden vilkas avgörande kräver kvalificerad majoritet eller som skall underställas, eller 3) då det är fråga om upptagande eller förnyande av lån eller förlängning av betalningstiden för ett lån, om det inte gäller ett sådant lån som är avsett att upptas för ett tillfälligt behov. Församlingsrådet kan överföra beslutanderätt genom att uppgöra ett reglemente eller en instruktion. I reglementet eller instruktionen står det vilka ärenden som beslutanderätten överförs. Detta har församlingsrådet inte gjort 14.2.2017 032. KL 9:1,2 punkt 1) avser med begreppet denna lag Kyrkolagen som föreskriver i 11 kapitel 9 2 mom. att Församlingsrådet beslutar om användningen av de medel som i den kyrkliga samfällighetens budget anvisas för församlingsverksamheten samt utövar beslutanderätten vad gäller ägande och besittning till församlingens egendom samt dess avkastning. Ifrågavarande lagrum föreskriver att församlingsrådet inte kan överföra beslutanderätten i ärenden som gäller församlingens verksamhetsmedel, medel från testamenten och dess avkastning, Sidan granskad och justerad / 7/20

eftersom församlingsrådet ensamt beslutar om dem. Församlingsrådet har gjort ett olagligt beslut i ärendet 14.2.2017 032 Harald Bäckströms testamente: 1. när det avstått från insyn i användningen av testamentsmedel med öppen fullmakt åt Harriet Rydberg, 2. genom att inte slå fast Harriet Rydbergs mandattid, 3. när varken testamentsgruppens beslutanderätt eller mandattid fastställts, 4. när en överhängande risk finns för att testamentsgruppen styr den fortsatta utredningen, så att den kommer att handla om allt annat än frågan om Varjosaaris agerande i ärendet gällande Harald Bäckströms testamente, 5. när enskilda medlemmar som tillhör testamentsgruppen börjar granska kyrkoherdens och personalens agerande i ärendet, 6. när enskilda församlingsrådsmedlemmar använder testamentsmedel för att driva sin egen sak i en rättsfråga, 7. när det beslöt att gå emot både Harriet Rydbergs rekommendationer och beredningens förslag. 1. Återta sitt beslut 14.2.2017 032 Harald Bäckströms testamente. 2. Beredningens ursprungliga beslutsförslag från 14.2.2017 032 träder i kraft. 3. Paragrafen justeras omedelbart. Tiina Nurmi-Kokko föreslog understödd av Marianne Bergström, Annika Halmén, Helen Glantz- Vilo, Reijo Pekanpalo, Inger Ruusu och vice ordföranden Marianne Träskman att rättelseyrkandet avslås och att paragrafen justeras omedelbart. Jan-Erik Eklöf understödde beredningens förslag. Ärendet gick till omröstning. Församlingsrådet röstade ja för grundförslaget och nej för Tiina Nurmi-Kokkos motförslag. Resultat: 4 ja-röster: Martin Fagerudd, Jan-Erik Eklöf, Anita Linnamäki och Maximilian Mannola. 7-nej röster: Marianne Bergström, Annika Halmén, Helen Glantz-Vilo, Tiina Nurmi- Kokko, Reijo Pekanpalo, Inger Ruusu och vice ordf. Marianne Träskman. Håkan Sandell röstade blankt. Församlingsrådet beslöt enligt Tiina Nurmi-Kokkos förslag. Martin Fagerudd, Jan-Erik Eklöf, Anita Linnamäki och Max Mannola reserverade sig mot beslutet. 045 INSTRUKTIONEN FÖR BEFATTNINGEN SOM LEDANDE BARNLEDARE Församlingsrådet behandlade Visitationsprotokollet från biskopsvisitationen 21-23.10.2016 vid sitt senaste möte 14.2.2016 022 och beslöt att ändra på ledande barnledarens instruktion, så att kyrkoherden blir barnledarens närmaste förman, och att ärendet bereds till mötet 21.3.2017. Ärendet grundar sig på den åtgärdsförteckning som ingår i visitationsprotokollet på s. 10 punkt 6. Förutom att instruktionen definierar förmansförhållandet finns en tilläggsanteckning om språkkrav för ledande barnledaren eftersom Vanda kyrkliga samfällighets språkstadga inte definierar språkkunskap annat än för samfällighetens ledande tjänstemän. Nuvarande instruktionen för ledande barnledaren finns i bilaga 1 och förslag till instruktion för ledande barnledare finns i bilaga 1a. Förslaget till instruktion för befattningen som ledande barnledaren har omstrukturerats med tanke på befattningsinnehavarens förändrade grunduppgift så att grunduppgiften nämns i 4 : Ledande barnledarens uppgift 1. är att vara verksamhetsledare för verksamhetsområdet för barn och familj. 2. är att främja den kristna fostran i församlingen. Sidan granskad och justerad / 8/20

Den ledande barnledaren är inte mera administrativ förman för barnledaren utan verksamhetsledare för verksamhetsområdet barn, familj och dagklubb. Detta är en första åtgärd för att uppfylla visitationsprotokollets rekommendation. Förutom denna åtgärd krävs ytterligare en korrigering i instruktionen för befattning som barnledare, vilket kommer upp i följande ärende 046. Ett tillägg om språkkunskap finns i förslaget till instruktion för ledande barnledaren i 2 2 mom. Språkkraven för innehavaren av befattningen som ledande barnledare är goda kunskaper i tal och i skrift i det svenska språket samt adekvata muntliga kunskaper i det finska språket. Språkkraven är anpassade till gällande språkstadga för Vanda kyrkliga samfällighet samt till uppgiften och utbildningsnivån för befattningen som ledande barnledare. 5 6 mom. i instruktionen som ledande barnledare har avlägsnats sörja för att den för barnarbetet anställda personalen får utbildning, resurser och handledning. Denna åtgärd krävs eftersom ledande barnledaren inte mera är administrativ förman. Uppgiften blir automatiskt kyrkoherdens. Med dessa förändringar i instruktionen för befattningen som ledande barnledare kan instruktionen godkännas så att den motsvarar rekommendationen i Visitationsprotokollet. 1. Godkänna förslag till instruktion för befattningen som ledande barnledare. 2. Instruktionen träder i kraft 1.5.2017. 3. Paragrafen justeras omedelbart. 046 INSTRUKTION FÖR BEFATTNING SOM BARNLEDARE Ifall församlingsrådet beslutit i enlighet med förslaget i föregående ärende i 045 följer av beslutet att också instruktionen för barnledare ändras så att den är samstämmig med instruktionen för ledande barnledare. Nuvarande instruktion för barnledare finns i bilaga 2 och förslag till instruktion för barnledare finns i bilaga 2a. Ändringar som måste göras i instruktionen för befattning som barnledare gäller 3 som bestämmer barnledarens förman. Ett tillägg om språkkrav i instruktionen finns i 2 som också bestämmer behörigheten för befattning som barnledare. Det är motiverat att innehavaren av befattning som barnledare har samma språkkrav som ledande barnledaren. Om språkkravet står i instruktionen för befattning som barnledare i 2 2 mom. Språkkrav är goda kunskaper i tal och i skrift i det svenska språket samt adekvata muntliga kunskaper i det finska språket. Språkkraven är anpassade till gällande språkstadga för Vanda kyrkliga samfällighet samt till uppgiften och utbildningsnivån för befattningen som barnledare. Förmansförhållandet måste ytterligare definieras. Barnledarens förman definieras i 3 i instruktionen för befattningen som barnledare och lyder: 1. Kyrkoherden är barnledarens närmaste chef. 2. Ledande barnledaren är verksamhetsledare för dagklubben. Med dessa förslag blir kyrkoherden barnledarens administrativa chef, medan ledande barnledaren är verksamhetsledare för verksamhetsområdet för dagklubben. Även språkkraven för befattningen har blivit bestämda. Sidan granskad och justerad / 9/20

1. Godkänna förslag till instruktion för befattningen som barnledare. 2. Instruktionen träder i kraft 1.5.2017. 3. Paragrafen justeras omedelbart. 047 INSTRUKTION FÖR DIAKONIN 4:3 i KO stadgar att Församlingen och dess medlemmar skall utföra diakoniverksamhet, vars syfte är att ge en sådan hjälp som betingas av kristlig kärlek, särskilt till dem vars nöd är störst och vilka inte får någon annan hjälp. Om verksamheten föreskrivs närmare i en instruktion för diakonin, som skall godkännas av kyrkorådet eller församlingsrådet. Vanda svenska församling har ingen instruktion för diakonin. Diakoniarbetarna, diakoniprästen och kyrkoherden har i samråd utarbetat ett förslag till instruktion för diakonin vilken finns i bilaga 3 och i följande stycke, och som innehåller följande huvudpunkter: 1. Diakoni är församlingens uppgift om vilken stadgas i kyrkolagen och kyrkoordningen. 2. Diakonins uppgift är att främja att kärleken till nästan som har sin grund i den kristna tron fullgörs både i hemlandet och utomlands. Församlingen och dess medlemmar skall i enlighet med detta sträva till att ge livet integritet, lindra nöd och att hjälpa särskilt dem vilkas nöd är störst och vilka inte får annan hjälp. Diakoniarbetet följer diakonins arbetssätt som är omnämnda i Kyrkolagen och kyrkoordningen. 3. Varje år uppsätts en verksamhetsplan för diakonin. I den skall ingå ett budgetförslag för diakonins del. För att följa upp och utvärdera arbetet sätts en berättelse över föregående års verksamhet upp. 4. Församlingen har två tjänster för diakonin. Tjänsteinnehavarnas uppgifter anges i en instruktion som godkänns av församlingsrådet. Församlingsrådet fastställer vid behov en noggrannare arbetsfördelning mellan tjänsteinnehavarna. 5. Diakoniarbetet leds av församlingsrådet som också ansvarar för det. Församlingsrådet tillsätter en stödgrupp vars uppgifter omfattas av denna instruktion. 6. Om tjänsteinnehavarnas tystnadsplikt gäller vad som om den särskilt stadgas eller bestäms. Också de förtroendevalda och frivilliga som deltar i att bevilja och utdela understöd har tystnadsplikt. De får inte röja vilka personer som får understöd eller orsaken till att understödet beviljats om inte den som fått understödet samtyckt till det. I förslaget har beredarna tagit fasta på att undvika en alltför detaljerad instruktion. Instruktionen beskriver i stora drag diakoniarbetet och innehåller det allra viktigaste för det diakonala arbetet. Föredragande föreslår att församlingsrådet godkänner förslaget till instruktion för diakonin, samt att den träder i kraft 1.4.2017. 1. Godkänner förslaget till instruktion för diakonin i Vanda svenska församling. 2. Instruktionen träder i kraft 1.4.2017. 3. Paragrafen justeras omedelbart. Ärendet remitterades för ny behandling efter att diakonidirektionen gett sitt utlåtande om instruktionen. 048 INSTRUKTION FÖR MISSIONSARBETET 4:4 i Kyrkoordningen stadgar att Församlingen och dess medlemmar skall främja missionsarbetet, vars syfte är att utbreda evangelium bland dem som inte är kristna. Om verksamheten föreskrivs närmare i en instruktion för missionsarbetet, som skall godkännas av kyrkorådet eller församlingsrådet. Sidan granskad och justerad / 10/20

Vanda svenska församlings har ingen instruktion för missionsarbetet. Missionsdirektionen har uppgjort ett förslag till instruktion för missionsarbetet på sitt möte 1.3.2017 7 som finns i bilaga 4. Missionsdirektionen föreslår att instruktionen skulle träda i kraft efter att direktionens mandatperiod har löpt ut den 1.1.2019. Förslaget motiveras med behovet att fortsätta arbetet såsom tidigare till mandatperiodens slut. Motiveringen hindrar inte missionsarbetet från att fortsätta så som tidigare. Tvärtom så stöder instruktionen även det nuvarande missionsarbetet i församlingen mycket bra. Missionsdirektionen har definierat ansvaret för missionsarbetet i 5 Kyrkoherden leder missionsarbetet. Som ordförande för församlingsrådet övervakar kyrkoherden att församlingsrådets beslut blir verkställda och att församlingens administration och ekonomi handhas lagenligt. Av allt att döma så ligger tanken, att det är kyrkoherden leder det operativa arbetet, bakom denna paragraf. I detta fall har missionsdirektionen förväxlat mellan det allmänna eller övergripande ansvaret med det specifika eller operativa ansvaret. Det allmänna och övergripande ansvaret hör till församlingsrådets område och det specifika eller det operativa ansvaret hör till kyrkoherden. Församlingsrådet kan alltså inte och inte heller missionsdirektionen, fördela det specifika eller det operativa ansvaret, d.v.s. ansvaret mellan präster eller personal. Det gör kyrkoherden. Denna punkt i instruktionen handlar det om den allmänna eller övergripande ledningen eller det allmänna ansvaret som ankommer på församlingsrådet och som uttrycks i 10:1 i Kyrkolagen och om vilket församlingsrådet kan besluta. 5 i instruktionen innehåller en onödig sats i Som ordförande för församlingsrådet övervakar kyrkoherden att församlingsrådets beslut blir verkställda och att församlingens administration och ekonomi handhas lagenligt. Denna laghänvisning ansluter sig till församlingsrådet. Församlingsrådet som har det övergripande eller allmänna ansvaret har därför också det allmänna ansvaret för missionsarbetet och måste därför antecknas som ansvarig. Föredragande föreslår att 1-4 samt laghänvisningen i 5 i förslaget godkänns samt att hela 5 ersätts med Missionen leds av församlingsrådet som också ansvarar för det. Församlingsrådet tillsätter en stödgrupp för missionen vars uppgifter ingår i denna instruktion. 1. Godkänner 1-4 i förslaget till instruktion för missionsarbetet i Vanda svenska församling samt laghänvisningen i 5. 2. Ersätta 5 i förslaget med Missionen leds av församlingsrådet som också ansvarar för det. Församlingsrådet tillsätter en stödgrupp för missionen vars uppgifter ingår i denna instruktion. 3. Instruktionen träder i kraft 1.5.2017. 4. Paragrafen justeras omedelbart. 049 UPPDATERANDET AV REGLEMENTET FÖR FÖRSAMLINGSRÅDET Visitationsprotokollet rekommenderar att reglemente för församlingsrådet uppdateras. Ärendet noterades på församlingsrådets möte 14.2.2017 022 punkt 9och beslöts att bereds till följande möte 21.3.2017. Nuvarande reglemente för församlingsrådet finns i bilaga 5 och förslag till reglemente för församlingsrådet finns i bilaga 5a. Sidan granskad och justerad / 11/20

Skillnaden mellan det gällande reglementet och det förslagna grundar sig i huvudsak på de tjänstemannabestämmelser som kyrkan antog 1.6.2013. Därutöver finns några andra förändringar. 1-7 i förslaget till reglemente har samma ordalydelse som det nuvarande reglementet, förutom i - 5 1 mom. har följande sats borttagits...om föredragningsskyldigheten inte grundar sig på en tjänsteinnehavares instruktion... Detta p.g.a. att sådana omnämnanden inte finns i instruktionerna. - 6 1 mom. har omskrivits med Sammanträdesprotokollet förs av församlingens förvaltningssekreterare. Denna uppgift ingår i förvaltningssekreterarens instruktion. I 8 har punkterna 1 a-c inte genomgått några förändringar. I 8 har följande korrigeringar gjort med tanke på ändamålsenlighet och med hänsyn till kyrkans tjänstemannabestämmelser: - Punkt 1) har omformats till att lyda 1) fattar beslut som gäller personal i följande ärenden: eftersom hänvisningen till 6 kap. 34 4 mom. är fel och måste strykas. Omnämnandet av Tjänsteinnehavare och arbetstagare ersätts med personal som förslaget ger möjlighet till. - Punkt 1) d) att bevilja tjänsteinnehavare eller arbetstagare obetald tjänstledighet eller arbetsledighet för högst två månader, om ledigheten inte åsamkar församlingen tilläggskostnader. Detta p.g.a. att rätten att bevilja tjänstledighet har förändrats. Förändringen beror på att domkapitlet beviljar tjänstledighet för tid som överstiger 2 månader. - Punkt 1) f) att besluta hur en tjänsteinnehavares eller en arbetstagares lediga dagar skall förläggas. Detta gäller särskilt dem som inte lyder under arbetstidslagen, d.ä. de i andligt arbete med oregelbunden arbetstid. Deras fridagar, övriga som lyder under arbetstidslagen, har dem i allmänhet förlagda till veckoslut, vilka sällan behöver flyttas. - 8 2) beslutar om en anskaffning om dess värde uppgår till högst 15 000. Från det nuvarande reglemente har följande sats strukits som onödig,om inte ärendet hör till någon annan tjänsteinnehavare. Detta för att övriga tjänsteinnehavares anskaffningsrätt har definierats i 9. Detta motsvarar också anskaffningsrätt för de övriga kyrkoherdarna i samfällighetens församlingar. - 9 Tjänsteinnehavares specifika beslutanderätt har definierats i denna paragraf på basen av församlingsrådets beslut 17.11.2015 128, så att 1) Samtliga tjänsteinnehavare behöver kyrkoherdens lov för beställningar och anskaffningar vars värde överstiger 500. - 10 Över ärenden avgjorda i enlighet med [8 ] skall föras en beslutsförteckning. Detta p.g.a. att endast kyrkoherden har beslutsrätt. Paragrafen har också förkortats med tanke på att förslag till avskaffande av direktioner föreligger. - 11 Församlingsrådet kan överföra ett ärende som avgjorts av kyrkoherden till församlingsrådet för behandling. Församlingsrådet kan då upphäva eller ändra beslutet eller återremittera det för ny behandling. Detta har inte definierats förut men följer församlingsrådets nuvarande praxis. Momentet har också förkortats med tanke på att förslag till avskaffande av direktioner föreligger. - 2 mom. Kyrkoherdens beslutsförteckning ingår under en egen paragraf i församlingsrådets föredragningslista. Detta följer också församlingsrådets nuvarande praxis. Momentet har också förkortats med tanke på att förslag till avskaffande av direktioner föreligger. - 3 mom. Församlingsrådet kan på förhand meddela att det inte kommer att utnyttja sin överföringsrätt. Detta moment har samma ordalydelse som i det nuvarande reglementet. Föredragande föreslår att 1. Församlingsrådet godkänner förslaget till reglemente för församlingsrådet i Vanda svenska församling 2. Att det översändes till Domkapitlet i Borgå stift för fastställelse. 3. Paragrafen justeras omedelbart. Sidan granskad och justerad / 12/20

Församlingsrådets besluter att 1. Godkänna förslaget till reglemente för församlingsrådet i Vanda svenska församling med korrigeringar i bilagorna. 2. Det översändes till Domkapitlet i Borgå stift för fastställelse. 3. Paragrafen justeras omedelbart. 050 AVSKAFFANDET AV DIREKTIONERNA SAMT INRÄTTANDE AV STÖDGRUPPER FÖR DIAKONIN OCH MISSIONSARBETET Församlingsrådet beslöt vid sitt möte 14.2.2017 022 att bereda till mötet 21.3.2017 domkapitlets rekommendation om att avskaffa direktionerna och istället inrätta stödgrupper för dem. 10:13 i KO Församlingsrådet kan tillsätta permanenta direktioner, som lyder under rådet och vilkas uppgifter bestäms i instruktioner som detta fastställer. Om direktionerna skall i övrigt i tilllämpliga delar gälla vad som är stadgat eller bestämt om de direktioner som tillsatts att biträda kyrkorådet. För tillfälliga uppgifter kan församlingsrådet tillsätta kommissioner samt bestämma dessas uppgifter och mandattid. Vid biskopsvisitationen gick det fram att församlingarna överlag avstått från direktioner. Direktionerna hör till en svunnen tid med överbetoning på det byråkratiska. Visitatorerna och visitationsprotokollet (s. 9) rekommenderar att avskaffa direktionerna och säger att de direktioner som finns kunde med fördel ändras till stöd- eller referensgrupper (s. 3). Förvaltningen skall tjäna verksamheten, som är det viktigaste, och är inte ett självändamål. Församlingen har två direktioner, en diakonidirektion och en missionsdirektion. Bägge direktioner har sex ordinarie medlemmar och en ordförande. I en så liten församling som Vanda svenska församling är, är direktionerna överdimensionerade i förhållande till nyttan. Direktionsmöten kan inte hållas ofta, eftersom ärendena inte är många. De kostar också och allt de kostar är bort från verksamheten. Varje direktionsmöte för med sig också mer arbete för de anställda: för varje möte skall en föredragningslista med beredda ärenden uppgöras och skickas. Medlemmarna skall infinna sig till mötet för att besluta i ärenden som är relativt små och vilka ansluter sig i huvudsak till verksamheten. Vanda svenska församling har inte tillsatt direktionerna för att övervaka eller granska verksamheten, utan för stöda och inspirera tjänsteinnehavarna, fastän det med facit på hand inte alltid varit fallet. Församlingen behöver inte byråkrati, som ökar på arbetet, och som medför liten nytta samt som kostar medarbetare oskäligt i arbetstid och församlingen oskäligt i medel. Ett lättare system kan upprättas som mycket snabbare och med mindre medel kan hjälpa och stöda tjänsteinnehavarna i deras krävande arbete. Det kan noteras att varje direktionsmöte kostar församlingen ca 400, vilket är bort från verksamhetsområdets små verksamhetsmedel. Direktionerna håller sammanlagt ca 4-6 möten per år, så inbesparingen är 1600 2400 /år, vilket är ett gott tillskott till verksamhetsbudgeten. Systemet med stödgrupper kostar inte församlingen något. Dessutom understöder systemet med stödgrupper en lättare organisation, med inbesparing i arbetstid ger större effektivitet, medan direktioner måste ha sina lagstadgade kallelse- och besvärstider, med protokolljustering och dylikt. Sidan granskad och justerad / 13/20

Stödgrupper sparar arbetstid och pengar, samt effektiverar arbetet, då stödgruppsmedlemmar kan på relativt kort varsel kallas till möte, när behov uppstår. Man kan ordna möten även på lättare sätt än att samlas, t.ex. genom elektroniska möten, som arbetslaget har infört, för att spara tid, liksom på papper, natur och miljö. En arbetsordning med stödgrupper kan ge snabba och goda lösningar för verksamheten på en kort tid och med enkla medel. Detta säger Visitationsprotokollet mycket träffande Behovet av stöd och hjälp är större än behovet av beslutsfattare (s. 4). Föredragande föreslår att församlingsrådet besluter att avskaffa diakonidirektionen och missionsdirektionen i Vanda svenska församling, samt att ersätta dessa med stödgrupper enligt visitationsprotokollets rekommendation. Sammansättning på stödgrupper tas upp på ett senare möte efter att ansvariga tjänsteinnehavare gett förslag på medlemmar i dem. 1. Direktionerna fortsätter sin mandattid till slut 2. På det nuvarande församlingsrådets sista möte år 2018 tas ärendet upp till behandling. 051 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGSVERKSAMHETEN Församlingsrådet beslöt bordlägga detta ärende vid sitt föregående möte 14.2.2017 028. Ärendet upptas här för behandling i samma form som vid föregående möte med en ändring som baserar sig på Jan-Erik Eklöfs motion som han inlämnade vid det föregående mötet. Patrik Karlsson har inlämnat en ansökan om testamentsmedel för Studentkören Pedavoces adventskonsert i Helsinge kyrka S.t Lars 25.11.2017 på 700. Ansökan lyder i sin helhet som följande: Ansökan om bidrag Studentkören Pedavoces från Vasa kommer att hålla en adventskonsert i Helsinge kyrka lördag 25.11.2017, kl. 18.00. Studentkören Pedavoces är en blandad kör som är anknyten till Åbo Akademi i Vasa och lärarutbildningen där. Kören dirigeras av Maria Timoschenko. Kören har ca 50 sångare. Kören hör till de främsta blandade körerna i svenskfinland. Kören grundades 1974. Studentkören brukar alltid hålla en adventskonsert även utanför Vasa och detta är andra gången som kören kommer till Nyland för att hålla adventskonsert. Studentkören Pedavoces anhåller om ett bidrag av Vanda svenska församling på 700. Bidraget skulle ge 35 biljetter á 20 till konserten, totalt värde av 700 euro, som kunde ges till församlingsbor och förtroendevalda. Högaktningsfullt Vanda 1.2.2017 Patrik Karlsson Studentkören Pedavoces, Studentkören Pedavoces Understödsförening Det är första gången som Studentkören Pedavoces håller en konsert i Helsinge kyrka S:t Lars. Konserterbjudande kan ses som ett fint samarbetserbjudande från körens och Patrik Karlsson sida. Dessutom är det ett fint tillägg i adventsprogrammet för församlingen. Det är kostsamt för en stor kör att göra en långa resa mot vars bakgrund bidragsanhållan också måste ses. Bidragsanhållan är inte stor och eftersom konserterbjudande berikar församlingens Sidan granskad och justerad / 14/20

verksamhet inför advent så är det också välkommet. Förslaget att ge bidrag i form av inköp av biljetter är bra. Jan-Erik Eklöf hade vid behandlingen av ärendet 14.2.2017 kompletterat beredningens förslag med en motion om att kyrkoherden förbereder ärendet var Vanda svenska församling via testamentsmedel möjliggör att diakonin kan införskaffa upp till 35 biljetter á 20 för utdelning till behövande. Diakonin får bestämma om vem som tilldelas biljetterna. Föredragande ändrar sitt beslutsförslag på de punkter Jan-Erik Eklöfs motion berör och föreslår att diakonin införskaffar 35 biljetter á 20, samt bestämmer till vem biljetterna tilldelas i enlighet med Jan-Erik Eklöfs motion. 1. Diakonin införskaffar 35 biljetter á 20 till Studentkören Pedavoces konsert 25.11.2017. 2. Diakonin bestämmer vem biljetterna tilldelas. 3. Medlen till uppköp av biljetter beviljas ur Dagny Bäckströms fond. 4. För användningen av medlen redovisas i enlighet med anvisningarna. 052 JAN-ERIK EKLÖFS MOTION 14.2.2017 Jan-Erik Eklöf inlämnade en motion till församlingsrådets ordförande vid föregående möte 14.2.2017 med följande innehåll: Under julen 2016 gjorde kyrkan en insamling för att stöda fadderbarnsverksamheten inom kyrkan. Det skulle vara bra om även Vanda svenska församling tog sitt ansvar i denna fråga och visade barmhärtighet gentemot de svagaste och mest utsatta i världen. Vanda svenska församling förvaltar över en ansenlig summa testamentsmedel. En del av dessa medel riktar sig till allmän församlingsverksamhet. Det är säkerligen motiverat att en del av dessa medel används till att visa barmhärtighet, vilket jag anser att är en central del av vår verksamhet. Jag önskar att kyrkoherden vänligen bereder ärendet till ett lämpligt församlingsrådsmöte, så att förslaget tog i beaktande min önskan att Vanda svenska församling skulle åtaga sig att bli fadder för 12 fadderbarn, som kyrkan anser att är i största behov av hjälp och barmhärtighet. Jan-Erik Eklöf Medlem av Vanda svenska församlings församlingsråd. Jan-Erik Eklöf önskar att Vanda svenska församling skulle åta sig att bli fadder för 12 fadderbarn, som kyrkan anser att är i största behov av hjälp och barmhärtighet. Det finns ett antal hjälporganisationer som förmedlar hjälp till de allra fattigaste familjerna i de allra fattigaste länderna. Kyrkans utlandshjälp förmedlar hjälp genom månadsgåvan till de fattigaste familjerna. Genom Kyrkans ulandshjälp kan församlingen hjälpa u-ländernas allra fattigaste familjer att skaffa sitt levebröd eller katastrofdrabbade att få nödhjälp. Församlingens bidrag kan rädda liv. SOS Lapsikylä har samma verksamhet. Man kan med hjälp av ett valbart månadsbidrag bidra till att hjälpa de allra fattigaste barnen i världen. De fattigaste finns i Afrika och Asien. Många av de allra fattigaste barnen är föräldralösa, de lever ofta på gatan och är alldeles ensamma. Ensamt på gatan är barnet skyddslöst och utsatt för sjukdomar, utnyttjande och människohandel. Med hjälp av församlingens donation får barnet ett hem, där det kan bo i trygghet, där det känner Sidan granskad och justerad / 15/20

sig älskat, får en utbildning och en framtid. Förslaget hör till Internationellt arbete eller diakoni, vilket hör till församlingsverksamheten. Det är också i enlighet med Vanda svenska församlings verksamhet och internationella arbete. Donationer sänder församlingens också till Namibia. Vanda svenska församling kunde donera till de mest utsatta barnen t.ex. 20 euro i månaden, vilket för tolv barn blir 240 euro i månaden eller 2880 /år. Föredragande föreslår att Församlingsrådet i Vanda svenska församling bidrar till humanitär hjälp för de allra utsattaste och fattigaste barnen i världen genom att månatligen donera för 12 barn 20 /barn/månad till SOS Lapsikylä. Donationen betalas ur Doris Westerlunds fond. 1. Via Kyrkans utlandshjälp donera 2880 för de allra fattigaste barnen i världen 2. Donationen betalas ur Doris Westerlunds fond. 3. Paragrafen justeras omedelbart. 053 KYRKOHERDENS BESLUTSPROTOKOLL Kyrkoherden har inga tjänstemannabeslut att redogöra för. Antecknas för kännedom. 054 ANMÄLNINGSÄRENDEN 1. Gemensamt Kyrkoprojektseminarium 5.4.2017 kl. 17.30 för församlingsråden i Tikkurilan seurakunta och Vanda svenska församling samt för direktionen för de gemensamma tjänsterna. Ett utkast till plan för projektet tas kort efter mötet 5.4. upp i ledningsgruppen för den kyrkliga samfälligheten och i det gemensamma kyrkorådet. 2. Budgetutfallet per 28.2.2017 i bilaga 6. 3. Inspirationsdag: för församlingens förtroendevalda F Ö R T R O E N D E F O R U M lördagen 8 april 2017. Välkommen med på båten till Tallinn lördagen den 8 april för att tillsammans diskutera församling och kyrka från ett förtroendeperspektiv. Genom tankeväckande inledningar, aktuella diskussioner och gemenskap får du som förtroendevald söka nya idéer och inspiration till din uppgift. För Domprosteriet, Helsingfors, Mellersta Nylands, Raseborgs och Åbolands prosteri. Program: 11.00 Samling i Viking Lines terminal på Skatudden i Helsingfors. 11.30 Viking XPRS avgår. Kaffe, smörgås och frukt på konferensdäcket. Välkommen, presentation och inledning. 12.00 Vår kyrka i ett globalt perspektiv biträdande verksamhetsledare och chef för utlandsarbetet Rolf Steffansson, Finska missionssällskapet. 13.00 Mellanlandning. Halvvägs i mandatperioden är det kanske bra att ta en titt i backspegeln och kika ut mot horisonten verksamhetsledare Kalle Sällström, församlingsförbundet. 14.00Ankomst till Tallinn Besök till Estlands evangelisk-lutherska kyrka. Lite tid att vandra på stan eller sätta sig på ett trevligt café. 17.30 Tid att gå ombord. 18.00 Viking XPRS avgår mot Helsingfors. 18.15 Middag på Bistro Buffé och tid för fria samtal. 20.30 Båten tillbaka i Helsingfors. Anmälan: Anmälningar till Församlingsförbundet, Sandvikskajen 13, 00180 Helsingfors, per e- post till kontakt@forsamlingsforbundet.fi, senast 8.3.2017. Vid anmälan behöver namn, adress, telefon, födelsedatum och specialdieter anges. Avgift: Deltagaravgiften för dagen är 68 per person och innehåller resan, program, kaffe med Sidan granskad och justerad / 16/20

smörgås och middag. Församlingen står för sina förtroendevaldas kostnader. Mera information: Verksamhetsledare Kalle Sällström på Församlingsförbundet svarar på frågor, e-post kalle.sallstrom@forsamlingsforbundet.fi, tfn 050-3562 475. 4. Kyrkan Mitt i Byn gruppen meddelar om förändringar i gruppsammansättningen. 5. Meddelande om Stiftsfullmäktiges sammanträde 19.5.2017 i Åbo i bilaga 7. 6. Håkan Sandell informerade att han besökt S:t Jacobs kyrka och berättat om studieresan till Senegal. Besöket skedde på inbjudan av Johannes församling. 7. Håkan Sandell lovade ombesörja att Missionsbreven ( FMS) som utkommer några gånger per år skickas till de församlingsrådsmedlemmar som önskar få det. 8. Portföljrapport 1.7.2016-20.3.2017 i bilaga 8. Antecknas för kännedom. 055 NÄSTA SAMMANTRÄDE 1. Sammanträda enligt sin sammanträdesplan tisdag 9.5.2017 kl. 17.00 i Korso kyrka. 2. En stor samarbetskonferens med förtroendevalda, suppleanter och anställda följer efter mötet 9.5.2017 kl. 18.30 då förslag till Verksamhets- och ekonomiplan 2018 jämte Gudstjänstplanen 2018 behandlas. 056 BESVÄRSANVISNING OCH SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING Ordförande meddelade lagenlig besvärsanvisning och avslutade sammanträdet kl. 19.42. Martin Fagerudd Ordförande Solveig Halonen Sekreterare Protokollet justerat och godkänt i Vanda 28/3 2017 Annika Halmén Protokolljusterare Maximilian Mannola Protokolljusterare Sidan granskad och justerad / 17/20

Vanda svenska församling/vanda kyrkliga samfällighet ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING Församlingsrådet Sammanträdesdatum Paragraf i protokollet 21.3.2017 037-056 FÖRBUD MOT ATT SÖKA ÄNDRING Grunderna för förbudet Förbud mot att söka ändring vid beredning och verkställighet Över följande beslut är det enligt 24 kap. 5 i kyrkolagen inte möjligt att anföra kyrkobesvär och enligt 5 1 mom. i förvaltningsprocesslagen inte möjligt att anföra förvaltningsbesvär, eftersom besluten endast gäller beredning eller verkställighet. Besvär enligt lagen om offentlig upphandling får inte anföras över ett beslut om offentlig upphandling, eftersom beslutet endast gäller beredning av upphandlingsförfarandet. Paragrafer i protokollet: 41, 47 Besvärsförbud på grund av rätten att framställa rättelseyrkande Följande beslut får inte överklagas genom besvär eftersom det enligt 24 kap. 3 1 mom. i kyrkolagen är möjligt att framställa skriftligt rättelseyrkande över beslutet: Paragrafer i protokollet: 42, 45-46, 48-52 Förbud mot att söka ändring i underställningsärende Enligt 24 kap. 3 2 mom. i kyrkolagen är det inte möjligt att yrka rättelse i ett beslut som underställs domkapitlet eller Kyrkostyrelsen för fastställelse. Paragrafer i protokollet: Särskilda bestämmelser om förbud mot att söka ändring Enligt 1. kyrkolagen 24 kap. 14 2 mom. 2. förvaltningsprocesslagen 5 2 mom. 3. lagen om kyrkans tjänstekollektivavtal 19 eller 4. någon annan lagstiftning får följande beslut inte överklagas genom besvär: Paragrafer i protokollet och grunderna för besvärsförbudet:. Förbud mot att söka ändring i upphandlingsärenden Med stöd av 24 kap. 8 a 2 mom. i kyrkolagen får ändring inte sökas genom rättelseyrkande eller kyrkobesvär i ett upphandlingsbeslut, om ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet. Ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet om upphandlingens värde överstiger det tröskelvärde som anges i 15 i upphandlingslagen 1. Paragrafer i protokollet: ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE Behörig myndighet och tidsfrist för rättelseyrkande Den som är missnöjd med följande beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Myndighet som rättelseyrkandet riktas till och kontaktinformation: Församlingsrådet i Vanda svenska församling Besöksadress: Vallmovägen 5 A, 01300 Vanda Postadress: PB 69, 01301 Vanda Fax:---- E-post: vandasvenska@evl.fi Paragrafer i protokollet: 42, 45-46, 48-52 Innehållet i rättelseyrkandet Yrkande ska framställas inom 14 dagar efter det att parten har fått del av beslutet. Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. En församlingsmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram till allmänt påseende. Rättelseyrkandet kan på eget ansvar skickas per post, genom bud eller elektroniskt (fax eller e-post). Rättelseyrkandet ska vara framme senast den sista dagen för yrkande av rättelse inom kansliets öppettid. Av rättelseyrkandet ska framgå: - namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för behandlingen av ärendet 1) vilket beslut rättelseyrkandet gäller 2) hurdan rättelse som yrkas 3) på vilka grunder rättelse yrkas. UPPHANDLINGSRÄTTELSE Inlämning av upphandlingsrättelse En part som är missnöjd med den upphandlande enhetens beslut eller ett annat avgörande i upphandlingsförfarandet kan framställa en skriftlig upphandlingsrättelse till den upphandlande enheten (80 83 i upphandlingslagen). Inlämningsadress Upphandlingsrättelsen ska lämnas in till den upphandlande enheten. Den upphandlande enhetens kontaktinformation: Besöksadress: Postadress: Fax: 1 De nationella tröskelvärdena är 30.000 euro (varor och tjänster), 100.000 euro (hälsovård och socialtjänster) och 150.000 euro (byggentreprenader och byggkoncessioner) Sidan granskad och justerad / 18/20

E-post: FÖRSAMLINGSRÅDET I VANDA SVENSKA FÖRSAMLING Upphandlings rättelsens innehåll Yrkande på upphandlingsrättelse ska framställas inom 14 dagar efter det att parten har fått del av den upphandlande enhetens beslut eller annat avgörande i upphandlingsförfarandet. Upphandlingsrättelsen kan på eget ansvar skickas per post, genom bud eller elektroniskt. Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. Vid elektronisk delgivning anses parten ha fått del av meddelandet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen då meddelandet skickats anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Upphandlingsrättelsen ska vara framme senast den sista dagen för yrkande av rättelse inom kansliets öppettid. Av upphandlingsrättelsen ska framgå: namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för behandlingen av ärendet vilket beslut upphandlingsrättelsen gäller hurdan rättelse som yrkas på vilka grunder rättelse yrkas. Till upphandlingsrättelsen ska fogas de dokument som åberopas, om inte den upphandlande enheten redan har dessa till sitt förfogande. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid Kyrko- och förvaltningsbesvär Följande beslut kan överklagas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktinformation Helsingfors förvaltningsdomstol Besöksadress: Banbyggarvägen 5 Postadress: 00520 HELSINGFORS Fax: 029 56 42079 E-post: helsinki.hao@oikeus.fi Kyrkobesvär, paragrafer i protokollet: 44 Förvaltningsbesvär, paragrafer i protokollet: Besvärstid 30 dagar 30 dagar Rättegångsavgift: Enligt 2 i lagen om domstolsavgifter (1455/2015) tar förvaltningsdomstolen ut en rättegångsavgift på 250 euro och marknadsdomstolen en rättegångsavgift på 2 000 euro av den som anför besvär, om inte något annat följer av lagens 5, 7 och 8. Kyrkobesvär i ett underställningsärende Följande beslut kan överklagas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktinformation Domkapitlet i Borgå stift, paragrafer i protokollet: 87 Besöksadress: Gymnasiegränd 2 Postadress: 06100 Borgå Fax: +358 19 585 705 E-post: borga.domkapitel@evl.fi Kyrkostyrelsen, paragrafer i protokollet: Adress: Södra kajen 8, 00130 Helsingfors Postadress: PB 210, 00131 Helsingfors Fax: 09-1802 350 E-post: kyrkostyrelsen@evl.fi Besvärstid 30 dagar 30 dagar Undervisnings- och kulturministeriet, paragrafer i protokollet: Adress: PB 29 (Sjötullsgatan 10), 00023 Statsrådet Fax: 09-135 9335 (registratorsbyrån) E-post: kirjaamo@minedu.fi 30 dagar Besvär hos marknadsdomstolen Besvär ska lämnas in skriftligen inom 14 dagar från den dag då den anbudssökande eller anbudsgivaren skriftligen har fått del av de avgöranden som påverkar dennes ställning eller om anbudsförfarandets utgång och grunderna för dessa avgöranden samt en skriftlig anvisning om hur ärendet kan föras till marknadsdomstolen (besvärsanvisning). Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. Vid elektronisk delgivning anses parten ha fått del av meddelandet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen då meddelandet skickats anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska dessutom skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ska underrättas på den adress enheten uppgett senast när besvären om upphandlingen lämnas till marknadsdomstolen. Den upphandlande enhetens kontaktinformation anges ovan vid informationen om upphandlingsrättelse. Sidan granskad och justerad / 19/20