Kallelse/underrättelse Kommunstyrelsen Tid: 2018-12-17 kl. 13:00 Plats: Forumsalen Hålltider för eftermiddagen (ca tider): 13:00-14:30 Informations- och föredragningspunkter 14:30-15:00 ca Fika och partiöverläggningar 15:00- Politisk diskussion och beslut Föredragningslista Öppet sammanträde punkterna 1-18. Ärende Dnr Föredragande 1. Näringslivsklimatet samt redovisning av handlingsplan utifrån SKL:s utbildning Förenkla helt enkelt Pernilla Kronbäck 13:00-14:00 2. Reglemente för Samverkansnämnd arbetsmarknad 3. Avtal för gemensam arbetsmarknadsnämnd, Svenljunga och Tranemo 4. Avveckla gemensam nämnd för gemensamma frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga 5. Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige - Miljöpartiet de gröna KS/2018:641 KS/2018:718 KS/2018:687 KS/2018:621 6. Riktlinje om tillsyn av privata utförare KS/2018:644
2 Ärende Dnr Föredragande 7. Riktlinjer för riksfärdtjänst. KS/2018:679 8. Lex Sarah T12160 9. Tillsyn av Tranemo kommuns fristående förskolor 2018 10. Bemyndiganden under mandatperioden 2019-2022 KS/2018:479 KS/2018:651 11. Firmatecknare 2019-2022 KS/2018:649 12. Öppna sammanträden för kommunstyrelsen 13. Val av allmänna utskottet -3 ledamöter och 3 ersättare 14. Val till Lärandeutskottet - 3 ledamöter och 3 ersättare 15. Val till omsorgsutskottet - 3 ledamöter och 3 ersättare 16. Val till budgetutskottet - 1 ledamot och 1 ersättare från varje parti samt KS presidium 17. Val av representant till kommunala pensionärsrådet - 1 ledamot och tillika ordförande samt 1 ersättare 18. Val av representant till kommunala tillgänglikhetsrådet - 2 ledamöter och 2 ersättare, en ledamot utses till ordförande 19. Adoptionsärende, Handlingarna dukas på bordet 20. Delegeringsbeslut KS/2018:112 21. Delgivningar KS/2018:31 22. Delgivningar från AU/OFU/BKU 23. Utskottsprotokoll KS/2018:2, KS/2018:473
3 Ärende Dnr Föredragande 24. Nämndprotokoll PN/2018:1 25. Övriga protokoll KS/2018:3, KS/2018:4 Tranemo, 2018-12-04 Tony Hansen Ordförande Anne Steine Processekreterare
PROTOKOLLSUTDRAG Allmänna utskottet 2018-11-15 218 Reglemente för Samverkansnämnd arbetsmarknad (KS/2018:641) Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Ärendet Antar Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad Kommunfullmäktige i Tranemo kommun och kommunfullmäktige i Svenljunga kommun beslutade (2018-06-11 59 respektive 2018-06-18 156) att organisera de delar av integrationsarbetet som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Med anledning av det behöver samverkansnämndens reglemente revideras. Förutom redaktionella ändringar innebär föreslagen ändring att samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. I reglementet är ändringen markerad med röd text. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-10-12 Kommunfullmäktiges beslut 2018-06-11, 59 Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad Beslutet skickas till Servicesektionen Ekonomifunktionen (när beslut handlar om ekonomi) Status Kommunstyrelsen
Vår ref: Kajsa Montan Funktionschef/Kommunjurist Datum:2018-10-12 Dnr: KS/2018:641 Tjänsteskrivelse om Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad Förslag till beslut Ärendet Antar Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad Kommunfullmäktige i Tranemo kommun och kommunfullmäktige i Svenljunga kommun beslutade (2018-06-11 59 respektive 2018-06-18 156) att organisera de delar av integrationsarbetet som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Med anledning av det behöver samverkansnämndens reglemente revideras. Förutom redaktionella ändringar innebär föreslagen ändring att samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. I reglementet är ändringen markerad med röd text. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-10-12 Kommunfullmäktiges beslut 2018-06-11, 59 Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad
Föredragning och debatt Förslag till beslut på sammanträdet Beslutsgång Uppgift om hur beslutet kan överklagas Beslutet skickas till Servicesektionen Ekonomifunktionen (när beslut handlar om ekonomi) Handlingar som ska följa beslutet vid expediering Status Carita Brovall Sektionschef Kajsa Montan Funktionschef/Kommunjurist
REGLEMENTE Samverkansnämnd arbetsmarknad Svenljunga kommun och Tranemo kommun Reglementet antogs 2015-03-23, 38 och reviderades 2018-12-17 x av kommunfullmäktige i Svenljunga Reglementet antogs 2015-03-30, 21 och reviderades 2018-12-10 x av kommunfullmäktige i Tranemo Reglementet gäller från och med 2015-05-01, revidering av reglementet gäller från och med 2019-01-01
Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad Svenljunga och Tranemo kommuner inrättade från och med 2015-05-01 enligt 9 kap. 19 kommunallagen en gemensam arbetsmarknadsnämnd. Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen eller annan författning gäller bestämmelserna i detta reglemente för kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Den gemensamma nämnden ska benämnas samverkansnämnd arbetsmarknad. 1 Organisationstillhörighet Svenljunga kommun är värdkommun och samverkansnämnden arbetsmarknad ingår i Svenljunga kommuns organisation. 2 Verksamhetsområde Samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. Med detta avses övergripande ansvar för insatser riktade mot kommunernas invånare i behov av insatser som syftar till att stärka individens ställning i samhället och att ge denne de verktyg som krävs för att nå egen försörjning. Verksamhet bedrivs och lokaliseras på ett sätt som garanterar tillgänglighet till arbetsmarknadsenhetens service för invånare i båda kommunerna. Lokalisering av verksamhet ska vara sådan att invånare i båda kommuner ges likvärdiga reella möjligheter att ta del av organisationens service. Även sådan verksamhet som inte tydligt utgår från fast lokal, t.ex. praktiksamordning, ska organiseras på ett sätt som säkerställer båda kommunernas invånare likvärdig tillgång till service. Arbetsmarknadsenheten ska löpande hålla sig informerad om fördelning av deltagare från de samverkande kommunerna och vid behov vidta åtgärder för att styra deltagande mot en fördelning som står i rimlig proportion till den relativa befolkningsmängden kommunerna emellan. Arbetsmarknadsenheten arbetar för att kommuninvånare långt från arbetsmarknaden närmar sig denna och uppnår egen försörjning/återgår till eller påbörjar studier. Värdkommunen ansvarar även för att ge råd och biträde i arbetsmarknadsfrågor samt medverka till framtagandet av relevant statistik. Samverkansnämnden arbetsmarknadsenhet svarar för att inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i någon av samverkanskommunerna. Samverkansnämnden arbetsmarknad beslutar i de frågor som kommunfullmäktige i samverkanskommunerna i reglemente eller annan ordning delegerat till nämnden. Samverkansnämnden arbetsmarknad har beredningsansvaret för övergripande arbetsmarknadsfrågor. 2
3 Personalresurser För bistånd med handläggningen av samverkansnämnden arbetsmarknads ärenden disponerar nämnden erforderliga personalresurser inom värdkommunens förvaltningsorganisation. Kommunstyrelsen i värdkommunen är anställningsmyndighet för personalen. 4 Delegering från kommunfullmäktige Samverkansnämnden arbetsmarknad beslutar i frågor inom sitt verksamhetsområde och i frågor som den enligt lag eller annan författning ska handha. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska utifrån gällande lagstiftning och förordningar som reglerar verksamheten avge yttranden och lämna upplysningar till externa myndigheter inom sitt verksamhetsområde. 5 Sammansättning Samverkansnämnden arbetsmarknad består av fyra ledamöter och fyra ersättare varav kommunerna vardera utser två ledamöter och två ersättare. Ledamöterna och ersättarna i nämnden väljs för en mandatperiod. Det ska eftersträvas att kommunledningarna representerar respektive kommun. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha en ordförande och en vice ordförande som enligt kommunallagen värdkommunens kommunfullmäktige ska utse. Respektive kommun äger rätt att lämna förslag på namn till uppdragen. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Posten som ordförande bör rotera per mandatperiod mellan kommunerna i följande ordning, Tranemo och Svenljunga om inte kommunerna är överens om annat. På samma sätt bör posten som vice ordförande rotera i ordningen Svenljunga och Tranemo. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska inte ha något utskott. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha ett presidium som består av ordförande och vice ordförande. Proportionalitet ska råda i samband med valet av nämndens presidium. 6 Ersättningar Arvoden och ekonomiska förmåner till ledamöter, ersättare, ordförande och vice ordförande i samverkansnämnden arbetsmarknad ska bestämmas enligt de ersättningsregler som gäller för förtroendevalda i den kommun som nominerat dem. 7 Sammanträden Samverkansnämnden arbetsmarknad sammanträder på tid och plats som den själv bestämmer. 3
8 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. I första hand tjänstgör personlig ersättare, i andra hand ersättare från samma kommun och parti som ledamoten, i tredje hand ersättare från samma kommun som ledamoten och i sista hand annan ersättare. En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat. Den ledamot som är förhindrad att delta i sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska själv snarast kalla den ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare trätt in i ledamotens ställe. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträdet även när de inte tjänstgör. En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 9 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde, eller del av sammanträde, fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden p.g.a. sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget, för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 10 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar, som tillhör ett ärende på föredragningslistan, ska bifogas kallelsen. När varken ordförande eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. 4
11 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Samverkansnämnden arbetsmarknad kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Justering av nämndens protokoll ska anslås på var och en av de samverkande kommunernas anslagstavla. Protokollet i sin helhet ska finnas på respektive kommuns kansli. 12 Reservation Om ledamot har reserverat sig mot ett beslut, och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. 13 Delgivning Handlingar som ska delges samverkansnämnden arbetsmarknad lämnas till ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 14 Undertecknande av handlingar Skrivelser och andra handlingar som beslutas av samverkansnämnden arbetsmarknad ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 15 Presidieberedning De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bereds av presidiet om beredning behövs. Presidiet bestämmer dag och plats för sina sammanträden. Protokoll behöver ej föras från presidieberedningen. 5
PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige 2018-06-11 59 Integration - samverkan (KS/2018:148) Kommunfullmäktiges beslut Jäv Organisera de delar av integrationsenheten som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i den med Svenljunga kommun gemensamma arbetsmarknadsnämnden. Ger berörda verksamheter i Tranemo och Svenljunga i uppdrag att planera vidare hur den gemensamma verksamheten ska se ut samt revidera styrdokument för verksamheten. Verkställer beslutet om organisationsförändringen 2019-01-01. Uppföljning av beslutet sker våren 2020. Ingela Karlsson (MP) anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av ärendet. Ärendet Hösten 2017 gav kommunstyrelsens presidium i Svenljunga och kommunstyrelsens presidium i Tranemo kommuncheferna i respektive kommun i uppdrag att utreda eventuell samverkan inom integrationsverksamheterna i kommunerna och om det kan göras inom ramen för det redan befintliga samarbetet i arbetsmarknadsenheten. Eftersom inflyttningen av nyanlända minskar behöver fokus läggas på att hjälpa nyanlända som befinner sig i kommunerna att komma ut i egen försörjning. Förvaltningarna i respektive kommun ser stora samordningsvinster i att delar av integrationsverksamheterna i båda kommunerna samverkar och med fördel organiseras inom AME. De områden som förvaltningarna anser är lämpliga att innefattas i en sammanslagning är arbetet med att stötta nyanlända i etableringen ut i arbete eller studier, flyktingmottagandet inklusive boende enligt bosättningslagen samt samhällsorientering. Integrationsarbete på strategisk nivå, arbetet med ensamkommande barn och asylsökande samt utbetalning av glappersättning avses inte följa med i en sammanslagning. Se vidare beskrivning i utredningen om eventuell samverkan.
Beslutsunderlag KS 115, 2018-05-28 AU 63, 2018-04-12 Tjänsteskrivelse 2018-03-28 Utredning 2018-02-26 Beslutet skickas till Medborgarservice och processtöd Ekonomifunktionen Arbetsmarknadsenheten Svenljunga kommun Status Avslutas 2 (2)
PROTOKOLLSUTDRAG Allmänna utskottet 2018-11-29 232 Avtal för gemensam arbetsmarknadsnämnd, Svenljunga och Tranemo (KS/2018:718) Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut Ärendet Antar avtal för samverkansnämnd arbetsmarknad Kommunfullmäktige i Tranemo kommun och kommunfullmäktige i Svenljunga kommun beslutade (2018-06-11 59 respektive 2018-06-18 156) att organisera de delar av integrationsarbetet som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Med anledning av det behöver samverkansnämndens avtal att revideras. Avtalstiden för nuvarande avtal löper ut 2018-12-31. Förutom redaktionella ändringar innebär föreslagen ändring att samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. Ändring har även gjorts i den del som reglerar kostnadsfördelning för integrationsverksamheten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-11-20 Avtal för samverkansnämnden arbetsmarknad Föredragning Funktionschef Kajsa Montan föredrar ärendet. Beslutet skickas till Servicesektionen Ekonomifunktionen Svenljunga kommun Arbetsmarknadsenheten
Handlingar som ska följa beslutet vid expediering Kommunfullmäktiges beslut 2019-01-xx Avtal för samverkansnämnden arbetsmarknad Status Kommunstyrelsen 2 (2)
Vår ref: Kajsa Montan Funktionschef/Kommunjurist Datum:2018-11-20 Dnr: KS/2018:718 Tjänsteskrivelse om avtal för samverkansnämnd arbetsmarknad Förslag till beslut Ärendet Antar avtal för samverkansnämnd arbetsmarknad Kommunfullmäktige i Tranemo kommun och kommunfullmäktige i Svenljunga kommun beslutade (2018-06-11 59 respektive 2018-06-18 156) att organisera de delar av integrationsarbetet som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Med anledning av det behöver samverkansnämndens avtal att revideras. Avtalstiden för nuvarande avtal löper ut 2018-12-31. Förutom redaktionella ändringar innebär föreslagen ändring att samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. Ändring har även gjorts i den del som reglerar kostnadsfördelning för integrationsverksamheten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-11-20 Avtal för samverkansnämnden arbetsmarknad Föredragning och debatt Processekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken
Förslag till beslut på sammanträdet Processekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken Beslutsgång Processekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken Beslutet skickas till Servicesektionen Ekonomifunktionen Svenljunga kommun Arbetsmarknadsenheten Handlingar som ska följa beslutet vid expediering Kommunfullmäktiges beslut 2019-01-xx Avtal för samverkansnämnden arbetsmarknad Status Processekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken Carita Brovall Kommunchef Kajsa Montan Funktionschef
AVTAL Samverkansnämnd arbetsmarknad Svenljunga kommun och Tranemo kommun Avtalet antogs 2015-03-23, 38 och reviderades 2019-01-xx, xx av Kommunfullmäktige i Svenljunga Avtalet antogs 2015-03-30, 21 och reviderades 2019-01-xx, xx av Kommunfullmäktige i Tranemo Avtalet gäller från och med 2015-05-01
Samverkansavtal gemensam arbetsmarknadsnämnd Genom följande avtal är Tranemo kommun, samverkanskommun, och Svenljunga kommun, värdkommun, överens om att från och med 2015-05-01 samverka i en gemensam nämnd, vars ändamål och verksamhet beskrivs enligt nedan. Den gemensamma nämnden ska benämnas samverkansnämnden arbetsmarknad. 1 Verksamhetsområde Samverkansnämndens verksamhet och arbetsformer ska regleras i ett reglemente för nämnden. Reglementet ska antas av fullmäktige i de samverkande kommunerna enligt 6 kap. 32 andra stycket kommunallagen. Samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. Med arbetsmarknadsarbete avses övergripande ansvar för insatser riktade mot kommunens invånare i behov av insatser som syftar till att stärka individens ställning i samhället genom att ge denne de verktyg som krävs för att nå egen försörjning. Samverkansnämnden ansvarar för att uppfylla kommunernas krav vid mottagning av nyanlända samt att hantera etableringsuppdraget. Verksamhet bedrivs och lokaliseras på ett sätt som garanterar tillgänglighet till arbetsmarknadsenhetens service för invånare i bägge kommunerna. Lokalisering av verksamhet ska vara sådan att invånare i bägge kommuner ges likvärdiga reella möjligheter at ta del av organisationens service. Även sådan verksamhet som inte tydligt utgår från fast lokal, t.ex. praktiksamordning, ska organiseras på ett sätt som säkerställer bägge kommuners invånare likvärdig tillgång till service. Arbetsmarknadsenheten ska löpande hålla sig informerad om fördelning av deltagare från de samverkande kommunerna och vid behov vidta åtgärder för att styra deltagande mot en fördelning som står i rimlig proportion till den relativa befolkningsmängden kommunerna emellan. Arbetsmarknadsenheten arbetar för att kommuninvånare långt från arbetsmarknaden närmar sig denna och uppnår egen försörjning/återgår till eller påbörjar studier. Värdkommunen ansvarar även för att ge råd och biträde i arbetsmarknadsfrågor samt medverka till framtagandet av relevant statistik. Samverkansnämnden arbetsmarknad svarar för att inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i någon av samverkanskommunerna. Samverkansnämnden arbetsmarknad beslutar i de frågor som kommunfullmäktige i samverkanskommunerna i reglemente eller annan ordning delegerat till nämnden. Samverkansnämnden arbetsmarknad har beredningsansvaret för övergripande arbetsmarknadsfrågor. 2 Organisatorisk tillhörighet 2
Samverkansnämnden arbetsmarknad ska inrättas av Svenljunga kommun som är värdkommun och ingå i denna kommuns organisation. Till nämndens förfogande ska finnas stöd från en förvaltning, som organiseras efter värdkommunens förvaltningsmodell. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska vara arbetsgivare för den personal som ingår i den gemsamma organisationen. Det åligger värdkommunen att upprätthålla erforderliga lokaler och utrustning samt svara för erforderliga investeringar av lös egendom. Det noteras att såvida samverkanskommun har anställd tjänsteman åvilar det värdkommunen, enligt 6 b lagen om anställningsskydd vid övertagande av verksamhet, att överta denna personal. Till värdkommunens förfogande ska det vid behov finnas ett kontorsutrymme i samverkanskommunen. Det åligger värdkommunen att aktivt arbeta så att verksamheten är tillgänglig för kommuninvånarna i samverkanskommunen. 3 Ledning, styrning, ställning och uppföljning Samverkansnämnden arbetsmarknad fattar beslut i Svenljunga kommun och kommunstyrelsen i värdkommunen ingår avtal för Tranemo kommuns räkning. Svenljunga kommun har därför att hantera och svara för civilrättsliga krav som en utomstående part kan komma att ställa inom det gemensamma verksamhetsområdet. Svenljunga kommun har regressrätt mot Tranemo kommun enligt stycket ovan. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska tillse att nämndens verksamhet bedrivs i enlighet med vad som är föreskrivet i lag eller författning samt med beaktande av beslut fattade av respektive kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska utforma och besluta om övergripande mål, regler, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de, av respektive kommunfullmäktige, fastställda målen för verksamheten efterlevs. Arbetsprocessen inför beslut om övergripande mål, regler, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten ska bestå av att respektive kommuns presidier i kommunstyrelsen gemensamt bereder förslag till beslut. Arbetsmarknadsenheten ska kunna redovisa att organisationens verksamhet kommer invånare i de samverkande kommunerna till del på ett likvärdigt sätt och att det faktiska deltagandet i olika typer av verksamheter/insatser står i rimlig proportion till kommunernas relativa befolkningsmängd. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska övervaka efterlevnaden av de lagstiftningar som reglerar nämndens ansvarområde och med stöd av dessa meddela föreskrifter och beslut. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga 3
kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs. Utvärdering av den gemensamma organisationen ska ske fortlöpande med en avstämning halvårsskiftet 2016. 4 Kostnadsfördelning Nettokostnaderna (de totala faktiska kostnaderna minskat med de totala faktiska intäkterna) för samverkansnämnden och organisationens verksamhet ska fördelas mellan kommunerna utifrån kommunernas invånarantal per den 1/11 året före budgetens fastställande. För integrationsverksamheten ska budget fastställas utifrån antalet personer som är inskriven i etableringen från respektive kommun på avstämningsdagen. Avstämning ska göras fyra gånger per år på följande datum: 31/3, 30/6, 30/9 och 31/12. Initialkostnader för samverkan betalas enligt ovanstående kostnadsfördelning. Innestående kostnader och skulder i respektive kommun som härleds från tiden före samverkan ska regleras av respektive kommun. Investeringar i den gemensamma organisationens verksamhet betalas av värdkommunen. Kostnaderna till följd av investeringarna betalas av samarbetskommunerna enligt ovanstående kostnadsfördelning. De eventuella kostnader som finns i nämnden eller i verksamhetens organisation som härleds från verksamhetsområden som faller utanför samverkan ska betalas av respektive kommun. Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden ska betalas av den kommun som nominerat dem. Det åligger värdkommunen att fördela kostnaderna utifrån god redovisningssed. Modellen för kostnadsfördelning skall följas upp per 2022-06-30 och möjlighet till justeringar av fördelningsmodellen skall ske i samråd mellan kommunerna. 6 Ersättning Ersättningen enligt 4 ska betalas i form av driftbidrag till värdkommunen månadsvis i förskott den fjärde bankdagen efter kommunalskatteutbetalningsdagen. Varje månad ska 1/12 av det årliga driftbidraget faktureras från värdkommunen. Verksamhetens kostnader ska slutregleras före februari månads utgång året efter verksamhetsåret. Gällande integrationsverksamheten ska fakturering ske fyra gånger per år, månaden efter avstämningsdagen som anges i 4 med början i februari för verksamhetsåret. 4
7 Eventuellt överskott/underskott Eventuellt framtida årliga överskott ska återgå till de samverkande kommunerna och eventuellt andra juridiska personer i enlighet med den fördelning som framgår av 4. Eventuellt framtida årliga underskott ska täckas av de samverkande kommunerna i enlighet med den fördelning som framgår av 4. 8 Budget och ekonomisk redovisning Värdkommunen ska årligen i samråd med samverkanskommunen fastställa årsbudget och investeringsbudget för den gemensamma organisationen. Arbetsprocessen inför budget, årsredovisning och delårsbokslut ska bestå av att respektive kommuns presidier i kommunstyrelsen gemensamt bereder förslag till beslut. 9 Medelsförvaltning, kostnadsredovisning och insyn. Värdkommunen förvaltar organisationens medel. Samverkanskommun har rätt till löpande insyn i nämndens och förvaltningens arbete och redovisning. Värdkommunen ska löpande och på anmodan rapportera till samverkanskommunen hur verksamheten utvecklas och om den ekonomiska situationen under budgetåret. 10 Inventarier De inventarier som används i verksamheten i värdkommunen och samverkanskommunen ska tillhöra värdkommunen. Värdkommunen erhåller överförda inventarier. Den samverkande kommunen godkänner att samtliga inventarier överförs. 11 Försäkring Värdkommunen ska teckna och vidmakthålla försäkring i erforderlig omfattning för den gemensamma nämndens verksamhet. Det åligger värdkommunen att det finns ett försäkringsskydd för såväl personal som egendom (såsom egendomsförsäkring, ansvarsförsäkring, olycksfallsförsäkring etc.). 12 Revision och ansvarsfrihet Samverkansnämnden arbetsmarknad och värdkommunens förvaltning av verksamheten ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Frågan om ansvarsfrihet ska prövas av kommunfullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna. 5
13 Arkiv Värdkommunen är arkivansvarig för alla handlingar och dokument som framställs från och med 2015-05-01 i samverkansnämnden arbetsmarknads verksamhet. Värdkommunen är ansvarig för vård och förvaring av verksamhetens arkivhandlingar enligt Svenljunga kommuns arkivreglemente. Arkivansvar för handlingar från tiden före 2015-05-01 kvarligger på var och en av de samverkande kommunerna. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha obegränsad tillgång till dessa äldre arkiv. Vid behov ska äldre akter/handlingar digitaliseras/överföras till värdkommunen. I det fall akter/handlingar överförs till värdkommunen övergår också arkivansvaret för dessa akter/handlingar. Datasystem och register som förs av den gemensamma organisationen ska ständigt hållas ajour. Arkivet ska organiseras så att det vid ett eventuellt upphörande av samarbetet går att överlåta akter till samverkanskommun. Värdkommunen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i samverkansnämnden arbetsmarknads verksamhet. 14 Sammansättning Samverkansnämnden arbetsmarknad består av fyra ledamöter och fyra ersättare varav kommunerna vardera utser två ledamöter och två ersättare. Ledamöterna och ersättarna i nämnden väljs för en mandatperiod. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha en ordförande och en vice ordförande som enligt kommunallagen värdkommunens kommunfullmäktige ska utse. Respektive kommun äger rätt att lämna förslag på namn till uppdragen. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Posten som ordförande bör rotera per mandatperiod mellan kommunerna i följande ordning, Tranemo och Svenljunga om inte kommunerna är överens om annat. På samma sätt bör posten som vice ordförande rotera i ordningen Svenljunga och Tranemo. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska inte ha något utskott. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha ett presidium som består av ordförande och vice ordförande. 15 Omförhandling av avtalet Om förutsättningar för samarbete enligt detta avtal avsevärt förändras på påtagligt sätt ska avtalet omförhandlas. Om arbetsmarknadsenheten inte kan redovisa att organisationens verksamhet kommer invånare i de samverkande kommunerna till del på ett likvärdigt sätt och att det faktiska deltagandet i olika typer av verksamheter/insatser inte står i rimlig proportion till kommunernas relativa befolkningsmängd ska kostnadsfördelningen omförhandlas. Nya villkor träder i kraft 6
ett år därefter eller vid en tidigare tidpunkt om parterna är överens. Omförhandling av avtal och reglemente ska godkännas av respektive kommunfullmäktige. 16 Avtalets giltighet och uppsägning Avtal gäller från 2015-05-01 under förutsättning att det godkänts av respektive kommunfullmäktige och därefter undertecknats av behörig firmatecknare. Avtalet är gällande till och med 2022-12-31 (sammanfaller med förtroendevaldas mandatperiod), därefter förlängs avtalet med en mandatperiod i taget om det inte sagts upp. Uppsägning av avtalet ska ske skriftligen till samtliga parter minst arton månader före avtalstidens utgång i annat fall förlängs avtalet enligt ovan. Uppsägningstiden om arton månader ska ses mot bakgrund av att kommunerna ska få rimlig tid för att anpassa sina personalresurser och lokaler. 17 Samarbetets upphörande I det fall samarbetet upphör fördelas avvecklingskostnaderna, innestående kostnader och skulder enligt fördelningen i 4. Egendom som anskaffats tillhör värdkommunen. Vid upphörande av avtalet ersätts samverkanskommun enligt fördelningen i 4 för den egendomen som anskaffats. Egendomen ska värderas till dess bokförda värde. Då organisationens personal är anställd av värdkommunen åligger det de samverkande kommunerna att vid avtalets upphörande erbjuda den gemensamma organisationens anställda företräde till anställning. Det åvilar värdkommunen att till samverkanskommunen överlämna akter och register vid samarbetets upphörande. 18 Tvist Vid tvist angående tillkomsten, tolkningen, tillämpningen eller giltigheten av detta avtal ska parterna genom inbördes förhandlingar söka träffa överenskommelse. Om samförstånd inte uppnås, rekommenderas parterna utan onödigt dröjsmål hänskjuta frågan till kommunstyrelsen i värdkommunen för särskilt förlikningsförfarande. Om förlikning inte kan uppnås ska tvisten slutligt avgöras av allmän domstol varvid tingsrätten i den domsaga inom vilken värdkommunen är belägen ska utgöra första instans. 19 Force Majeure Part är befriad från att fullgöra skyldighet enligt detta avtal endast om utförande hindras eller oskäligt betungas på grund av händelser utanför partens kontroll samt att dessa händelser ej kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, krigsutbrott eller strejker bortom partens kontroll. 7
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. För Tranemo kommun 2019-01-XX För Svenljunga kommun 2019-01 -XX Tony Hansen Kommunstyrelsens ordförande Stefan Carlsson Kommunstyrelsens ordförande Carita Brovall Kommunchef Magnus Nilsson Kommunchef 8
PROTOKOLLSUTDRAG Allmänna utskottet 2018-11-15 219 Avveckla gemensam nämnd för gemensamma frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga (KS/2018:687) Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Ärendet Avveckla gemensam nämnd för frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga I den politiska organisationen för Tranemo kommun finns en gemensam nämnd för frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga. Den gemensamma nämnden har funnits sedan 2011-01-01 med ansvar för samverkan inom verksamhetsområde som enligt reglemente skulle fastställas senare. Verksamhetsområde har inte fastställts och nämnden har aldrig nyttjats. För att renodla den politiska organisationen föreslås att den gemensamma nämnden avvecklas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-11-02 Beslutet skickas till Servicesektionen Ulricehamns kommun Svenljunga kommun Status Kommunstyrelsen
Vår ref: Kajsa Montan Funktionschef/Kommunjurist Datum:2018-11-02 Dnr: KS/2018:687 Tjänsteskrivelse om att avveckla gemensam nämnd för gemensamma frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga Förslag till beslut Ärendet Avveckla gemensam nämnd för frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga I den politiska organisationen för Tranemo kommun finns en gemensam nämnd för frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga. Den gemensamma nämnden har funnits sedan 2011-01-01 med ansvar för samverkan inom verksamhetsområde som enligt reglemente skulle fastställas senare. Verksamhetsområde har inte fastställts och nämnden har aldrig nyttjats. För att renodla den politiska organisationen föreslås att den gemensamma nämnden avvecklas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-11-02 Föredragning och debatt Förslag till beslut på sammanträdet Beslutsgång Beslutet skickas till Servicesektionen Ulricehamns kommun Svenljunga kommun
Handlingar som ska följa beslutet vid expediering Status Carita Brovall Kommunchef Kajsa Montan Funktionschef/Kommunjurist
PROTOKOLLSUTDRAG Allmänna utskottet 2018-11-22 224 Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige - Miljöpartiet de gröna (KS/2018:621) Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar Ärendet Motionen antas. Förvaltningen får i uppdrag att ändra arbetsordning för kommunfullmäktige, kommunstyrelsens reglemente och ägardirektiv för kommunens bolag i enlighet med ovan beslut. Louise Bertilsson (MP) har 2018-10-02 lämnat en motion angående yttranderätt för icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige. Louise Bertilsson anser att icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige borde ha rätt att delta i kommunfullmäktiges överläggningar, men inte i beslut, samt att ersättare för ett parti som saknar ordinarie ledamot i kommunstyrelsen eller bolag får möjlighet att lämna en skriftlig anteckning till protokollet. Förvaltningen var i kontakt med Louise Bertilsson 2018-11-05 för att ge motionären tillfälle att utveckla sitt förslag. I Kommunallagens (KL 2017:725) 5 kap. 40 anges att fullmäktige får bestämma att också andra än ledamöter ska ha rätt att delta i överläggningar men inte i besluten. Detta regleras dock inte i Tranemo kommuns arbetsordning för kommunfullmäktige (antagen 2018-10-08). Fullmäktige ska däremot ta ställning till om ersättare som inte tjänstgör, men som är närvarande på nämnds- eller styrelsesammanträde, ska ha rätt att delta i överläggningen och få sin mening antecknad till protokollet (KL 6 kap. 17 ). I kommunstyrelsens reglemente för Tranemo kommun, 13, anges att Icke tjänstgörande ersättare har rätt att delta i nämndens överläggningar, men inte i beslutet. Även i ägardirektiven för Tranemo kommuns olika bolag anges att Ersättare äger närvaro- och yttranderätt vid styrelsesammanträde även om han eller hon ej ersätter ledamot. Däremot regleras inte frågan om att få sin mening antecknad till protokollet. Motionären skriver i sin motion att det föreslagna arbetssättet förekommer bland annat i Svenljunga kommun. I Svenljungas arbetsordning för kommunfullmäktige, 25, står som följer Ersättare i kommunfullmäktige får delta i överläggningen av ett ärende även om de inte tjänstgör. Sådana ersättare
får inte delta i omröstningen eller avge reservation och inte heller framställa yrkanden eller begära votering. I Svenljunga kommunstyrelses reglemente, 38, står att Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad i protokollet. Frågan regleras dock inte alls i ägardirektiv och bolagsordningar för Svenljunga kommuns olika bolag. I Borås stad finns följande skrivning i reglementet för kommunstyrelsen och övriga nämnder Även de ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna. Ersättare från parti som saknar ordinarie ledamot i nämnden har rätt att få sin mening antecknad i protokollet (särskilt yttrande). Sakinnehållet ska i huvudsak ha tillkännagivits under sammanträdet. Förvaltningen anser att förslaget är positivt ur en demokratisk synpunkt och kan möjligtvis vitalisera debatten i både kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-10-18 Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige, 2018-10-02 Beslutet skickas till Louise Bertilsson (MP) Medborgarservice och processtöd Status Kommunstyrelsen 2 (2)
Vår ref: Ida Josefsson Processekreterare Datum: 2018-10-18 Dnr: KS/2018:621 Svar på Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige - Miljöpartiet de gröna Förslag till beslut Motionen antas. Förvaltningen får i uppdrag att ändra arbetsordning för kommunfullmäktige, kommunstyrelsens reglemente och ägardirektiv för kommunens bolag i enlighet med ovan beslut. Ärendet Louise Bertilsson (MP) har 2018-10-02 lämnat en motion angående yttranderätt för icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige. Louise Bertilsson anser att icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige borde ha rätt att delta i kommunfullmäktiges överläggningar, men inte i beslut, samt att ersättare för ett parti som saknar ordinarie ledamot i kommunstyrelsen eller bolag får möjlighet att lämna en skriftlig anteckning till protokollet. Förvaltningen var i kontakt med Louise Bertilsson 2018-11-05 för att ge motionären tillfälle att utveckla sitt förslag. I Kommunallagens (KL 2017:725) 5 kap. 40 anges att fullmäktige får bestämma att också andra än ledamöter ska ha rätt att delta i överläggningar men inte i besluten. Detta regleras dock inte i Tranemo kommuns arbetsordning för kommunfullmäktige (antagen 2018-10-08). Fullmäktige ska däremot ta ställning till om ersättare som inte tjänstgör, men som är närvarande på nämnds- eller styrelsesammanträde, ska ha rätt att delta i överläggningen och få sin mening antecknad till protokollet (KL 6 kap. 17 ). I kommunstyrelsens reglemente för Tranemo kommun, 13, anges att Icke tjänstgörande ersättare har rätt att delta i nämndens överläggningar, men inte i beslutet. Även i ägardirektiven för Tranemo kommuns olika bolag anges att Ersättare äger närvaro- och yttranderätt vid styrelsesammanträde även om han eller hon ej ersätter ledamot. Däremot regleras inte frågan om att få sin mening antecknad till protokollet. Servicesektionen Postadress: 514 80 Tranemo Besöksadress: Storgatan 26 Telefon: 0325-57 60 00 Telefax: 0325-771 32 Direkt: 0325-57 61 31 E-post:ida.josefsson@tranemo.se www.tranemo.se 1 (2)
Motionären skriver i sin motion att det föreslagna arbetssättet förekommer bland annat i Svenljunga kommun. I Svenljungas arbetsordning för kommunfullmäktige, 25, står som följer Ersättare i kommunfullmäktige får delta i överläggningen av ett ärende även om de inte tjänstgör. Sådana ersättare får inte delta i omröstningen eller avge reservation och inte heller framställa yrkanden eller begära votering. I Svenljunga kommunstyrelses reglemente, 38, står att Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad i protokollet. Frågan regleras dock inte alls i ägardirektiv och bolagsordningar för Svenljunga kommuns olika bolag. I Borås stad finns följande skrivning i reglementet för kommunstyrelsen och övriga nämnder Även de ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna. Ersättare från parti som saknar ordinarie ledamot i nämnden har rätt att få sin mening antecknad i protokollet (särskilt yttrande). Sakinnehållet ska i huvudsak ha tillkännagivits under sammanträdet. Förvaltningen anser att förslaget är positivt ur en demokratisk synpunkt och kan möjligtvis vitalisera debatten i både kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-10-18 Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige, 2018-10-02 Föredragning och debatt Förslag till beslut på sammanträdet Beslutsgång Beslutet skickas till Louise Bertilsson (MP) Medborgarservice och processtöd Status / Kajsa Montan Funktionschef Ida Josefsson Processekreterare 2 (2)
PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige 2018-10-08 105 Inkomna motioner och medborgarförslag (KS/2018:621) Kommunfullmäktiges beslut Noterar den inkomna motionen Motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning. Sammanfattning av ärendet Av kommunallagen framgår att en ledamot får väcka ett ärende i fullmäktige genom en motion. Louise Bertilsson (MP) har lämnat en motion om yttranderätt i kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige från Louise Bertilsson (MP), 2018-10-02 Föredragning och debatt Louise Bertilsson (MP) föredrar sin motion Status Pågående
PROTOKOLLSUTDRAG Allmänna utskottet 2018-11-29 229 Riktlinje om tillsyn av privata utförare (KS/2018:644) Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Ärendet Antar Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare Kommunallagen (2017:725), 10 kap 8 och 9 kommunallagen avseende tillsyn, definierar ett generellt krav på att kommuner, landsting och regioner ska kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare samt att genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Samma krav gäller för kommunalförbund. Kommunen är huvudman för en verksamhet både då verksamheten bedrivs av en upphandlad utförare (LOU) och då verksamheten bedrivs av utförare enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV). Alla sektioner, förutom lärandesektionen är berörda av kravet på uppföljning av privata utförare som genom avtal utför kommunala tjänster. Fristående förskolor och skolor är sina egna huvudmän och omfattas inte av 10 kap 8 kommunallagen avseende tillsyn. Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod, enligt 5 kap 3 kommunallagen, anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Ett program för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare är antaget i Kommunfullmäktige 2016-12-12. Programmet omfattar även uppföljning av utförare i egen regi. I detta program framgår att riktlinjer ska upprättas. Denna riktlinje beskriver omfattningen av och tillvägagångssättet för uppföljning av utförare. Ärendet har återremitterats från AU 2018-11-01 med anledning av att 1. se över riktlinjen med att få en helhet. 2. se över riktlinjen för att eventuellt komplettera med intern egenkontroll.
Bifogar upprättade rutiner/checklistor för uppföljning till ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelsen 2018-11-14 Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare Checklista vid fördjupad granskning av utförare inom omsorgssektionen Checklistor för uppföljning av privata utförare inom omsorgssektionen Checklista Omsorgssektionen 2018 Checklista vid uppföljning Tekniska sektionen 2018 Föredragning och debatt Kvalitetsstrateg Marie Eriksson och ekonomichef Lars-Gunnar Karlsson föredrar ärendet. Beslutet skickas till Servicesektionen/ekonomifunktion Ekonomifunktionen Status Kommunstyrelsen 2 (2)
Vår ref: Marie Eriksson Kvalitetstrateg Datum:2018-11-14 Dnr: KS/2018:644 Tjänsteskrivelse om riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privat utförare Förslag till beslut Ärendet Antar Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare Kommunallagen (2017:725), 10 kap 8 och 9 kommunallagen avseende tillsyn, definierar ett generellt krav på att kommuner, landsting och regioner ska kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare samt att genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Samma krav gäller för kommunalförbund. Kommunen är huvudman för en verksamhet både då verksamheten bedrivs av en upphandlad utförare (LOU) och då verksamheten bedrivs av utförare enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV). Alla sektioner, förutom lärandesektionen är berörda av kravet på uppföljning av privata utförare som genom avtal utför kommunala tjänster. Fristående förskolor och skolor är sina egna huvudmän och omfattas inte av 10 kap 8 kommunallagen avseende tillsyn. Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod, enligt 5 kap 3 kommunallagen, anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Ett program för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare är antaget i Kommunfullmäktige 2016-12-12. Programmet omfattar även uppföljning av utförare i egen regi. I detta program framgår att riktlinjer ska upprättas. Denna riktlinje beskriver omfattningen av och tillvägagångssättet för uppföljning av utförare.
Ärendet har återremitterats från AU 2018-11-01 med anledning av att se över riktlinjen med att få en helhet. se över riktlinjen för att eventuellt komplettera med intern egenkontroll. Bifogar upprättade rutiner/checklistor för uppföljning till ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelsen 2018-11-14 Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare Checklista vid fördjupad granskning av utförare inom omsorgssektionen Checklistor för uppföljning av privata utförare inom omsorgssektionen Checklista Omsorgssektionen 2018 Checklista vid uppföljning Tekniska sektionen 2018 Föredragning och debatt Förslag till beslut på sammanträdet Beslutsgång Beslutet skickas till Servicesektionen/ekonomifunktion Ekonomifunktionen (när beslut handlar om ekonomi) Status Carita Brovall Sektionschef Marie Eriksson Kvalitetstrateg
RIKTLINJER Riktlinje för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare 1
Styrdokument Handlingstyp: Riktlinje angående tillsyn av privata utförare Diarienummer: KS/2018:644 Beslutas av: Kommunstyrelsen Fastställelsedatum:??? Dokumentansvarig: Kvalitetstrateg/Ekonomifunktionen Revideras: Minst vart 4:e år Följs upp av: Ekonomifunktion Giltig t o m: 2022-01-01 2
Innehåll 1 Inledning 4 1.1 Privat utförare...5 1.2 Interna utförare...5 2 Syfte 6 3 Tillvägagångssätt vid uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare 6 4 Sektioner som är berörda av att genomföra uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare 6 5 Uppföljning 7 5.1 Vad ska uppföljningen omfatta...7 5.2 Hur ska uppföljningen utföras...7 5.3 Vem ska utföra uppföljning...8 5.4 När ska uppföljningen göras...8 6 Implementering och tillämpning 8 7 Allmänhetens insyn 8 3
1 Inledning Kommunallagen, KL, (2017:725) definierar ett generellt krav på att kommuner, landsting och regioner ska kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare samt att genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Enligt kommunallagen har kommunstyrelsen och nämnderna inom sitt verksamhetsområde ansvar för att se till att verksamheterna drivs enligt lagar, föreskrifter, mål och riktlinjer, att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten drivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta gäller oavsett om verksamheten utförs i egen regi eller utförs av en privat utförare. Detta grundkrav vilar på förhållandet att kommuner, landsting och regioner är ansvariga för kvalitet och att skattemedel används på ett ansvarsfullt sätt även för verksamheter som genom avtal överlämnas till privata utförare. Uppföljningsansvaret gäller all den verksamhet som kommuner, landsting och regioner upphandlat, det vill säga inom alla verksamhetsområden vård och omsorg, kultur och fritid, hälso- och sjukvård, gator och parker, fastighetsförvaltning, kommunikationer och annan infrastruktur. Uppföljningsansvaret omfattar de kommunala verksamheter som tydligt riktar sig till och rör medborgarna. Det kan handla om såväl hela verksamheter (t ex särskilda boenden för äldre) som delar av en verksamhet med stor betydelse för medborgaren/ brukaren (t ex måltidsverksamhet och städning). Uppföljningen har tre övergripande syften: kontrollera att verksamheten utförs i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och avtal utgöra ett underlag i kommunens kvalitetsarbete för att utveckla och förbättra verksamhet och tjänster till medborgarna säkerställa att verksamheten planeras och utförs i enlighet med gällande styrdokument. Kommunfullmäktige har, enligt 5 kap 3 kommunallagen, antagit ett program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare (diarienummer KS/2016:74) och som även omfattar interna verksamheter. I detta program framgår att riktlinjer ska upprättas. Denna riktlinje beskriver omfattningen av och tillvägagångssätt för uppföljning av utförare. 4