Förvaltnings AB Framtiden Granskningsredogörelse 2011
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FÖRVALTNINGS AB FRAMTIDEN 2011 2 Innehåll Sammanfattande bedömning sid 3 Uppföljning av föregående års granskning sid 4 Uthyrningsrutiner sid 4 Granskning av verksamheten sid 5 Grundläggande granskning sid 5 Finanspolicy sid 6... Stadsrevisionens uppdrag sid 9 Språkbruk och revisionstermer sid 9... Bilaga 1 Omeo Financial Consulting Rapport Granskning av finanspolicies
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FÖRVALTNINGS AB FRAMTIDEN 2011 3 Sammanfattande bedömning Årets granskning har omfattat en granskning av bolagets finanspolicy samt en översiktlig bedömning av styrelsens och verkställande direktörens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv. Granskningen har inte gett upphov till någon kritik eller några rekommendationer. Utifrån genomförd granskning bedöms bolagets verksamhet ha skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig.
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FÖRVALTNINGS AB FRAMTIDEN 2011 4 Uppföljning av föregående års granskning Uthyrningsrutiner Under 2010 genomfördes en granskning av koncernens uthyrningsrutiner. Förväntan på rättvis och transparent tilldelning av lägenheter samt krav på god intern kontroll ställs särskilt på offentligt ägda bostadsbolag. Det är väsentligt att uthyrningen av lägenheter är en väl fungerande process som bostadssökande har förtroende för. Uthyrningsverksamheten är en kärnverksamhet inom Framtidenkoncernen och är därmed ett strategiskt viktigt område. Principer för tilldelning av lägenheter bör vara tydliga och inte skiljas åt mellan bostadsbolagen även om dessa leds av självständiga styrelser som handlar under eget ansvar. Bedömning var att bolagen i huvudsak arbetar i enlighet med de riktlinjer som bolagsstyrelserna har fastställt. Men granskningen visar också att några av bolagen behövde förbättra efterlevnaden av gällande regelverk, stärka den interna kontrollen inom uthyrningsverksamheten och säkerställa likartade rutiner och arbetssätt. Utifrån granskningen kunde det också konstateras ett antal områden som är av sådan principiell karaktär att även moderbolaget berörs t ex affärsmässighet i relation till uthyrningsverksamheten, transparensen i kraven på de sökande och principer för uthyrning i utvecklingsområden. Den sammantagna bedömningen var därför att moderbolaget bör utöva en tydligare styrning och uppföljning av uthyrningsverksamheten inom koncernen. Följande rekommendation lämnades: Moderbolaget rekommenderas att upprätta en koncerngemensam uthyrningspolicy. Styrelsen i Förvaltnings AB Framtiden antog 2011-11-14 en koncerngemensam uthyrningspolicy för bostäder. I policyn framgår det bland annat, att vid erbjudande av lägenhet ska affärsmässiga principer och god kundvård beaktas. Vidare framgår det vilka krav (uthyrningsprofil) som ställs på de sökande och vilka principer som gäller för utvecklingsområden med särskild uthyrningsregel. Rekommendationen från föregående år anses därför omhändertagen.
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FÖRVALTNINGS AB FRAMTIDEN 2011 5 Granskning av verksamheten Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att ge underlag för att översiktligt bedöma styrelsens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv. Väsentliga områden som omfattats av granskningen är: Styrelsens arbetsordning och vd-instruktion: Bedömning av att dokumenten är beslutade och uppdaterade enligt aktiebolagslagen. Särskilda uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen: Bedömning av att bolaget har tagit hand om uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen. Affärsplan/verksamhetsplan/budget: Bedömning av att styrelsen har beslutat om inriktningsdokument för budget och affärsplan. Dessutom bedömning av att styrelsen har tagit beslut om kommunfullmäktiges prioriterade mål samt beslutat om egna mål för verksamheten. Uppföljning s prioriterade mål: Bedömning av att styrelsen tagit del av de uppföljningsrapporter som överlämnats till kommunstyrelsen samt bedömning av att de för bolaget relevanta målen i kommunfullmäktiges budget har belysts i uppföljningsrapporterna. Verksamhets- och ekonomiuppföljning: Översiktlig bedömning av att väsentliga avvikelser beträffande verksamhet och ekonomi finns redovisade och analyserade i de rapporter som gått till bolagsstyrelsen. Internkontrollplan: Bedömning av att styrelsen fattat beslut om en särskild kontrollplan för kommande verksamhetsårs uppföljning av den interna kontrollen i enlighet med Göteborgs Stads ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag och kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll. Ägardirektiv: Bedömning av att styrelsen utvärderat sitt eget arbete och utvärderat verkställande direktörens insatser. Iakttagelser Särskilda uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutade den 14 april 2011 om en självdeklarationsmodell för att stärka den interna kontrollen inom Göteborgs Stad. Syftet är att höja nivån på den interna kontrollen i för staden centrala processer och att ge underlag för en diskussion om intern kontroll inom nämnder och bolag. Bolaget har rapporterat i enlighet med kommunfullmäktiges beslut Förvaltnings AB Framtiden beslöt på styrelsemötet den 21 februari 2011 att utreda om AB HjällboBostaden kan överföras till något av de övriga bostadsbolagen i koncernen. Utredningen behandlades på styrelsemötet 7 maj 2011 då moderbolagets styrelse beslöt att godkänna överlåtelse av aktierna i HjällboBostaden till Bostads AB Poseidon och samtidigt lämna över ärendet om försäljning respektive förvärv av Hjällbobostaden till kommunfullmäktige för ställningsstagande. Kommunfullmäktige
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FÖRVALTNINGS AB FRAMTIDEN 2011 6 behandlade ärendet den 17 november 2011 då beslut fattades om att godkänna överföring av HjällboBostaden till Poseidon till en köpeskilling motsvarande det bokförda beloppet (135 mnkr). HjällboBostaden är sedan den 12 december 2011 ett helägt dotterbolag till Poseidon. En fusionsprocess är inledd och förväntas vara avslutat under våren 2012. Internkontrollplan Styrelsen beslutade i december om en internkontrollplan för 2012. Vid samma möte fick styrelsen en återrapportering utifrån internkontrollplanen för 2011. Stadsrevisionen kan konstatera att processen för framtagande av internkontrollplanen har blivit bättre jämfört med tidigare år men att strukturen och systematiken avseende främst risk- och väsentlighetsanalysen kan utvecklas ytterligare. Styrelse och ledning Styrelsen anställde under året en ny verkställande direktör och koncernchef för Förvaltning AB Framtiden som tillträdde tjänsten den 1 oktober 2011. Bolaget har under hösten anställt en internrevisor som ett led i det fortsatta arbetet med intern kontroll inom koncernen. Tjänsten tillträddes 9 januari 2012. Bedömning Det har inte framkommit några omständigheter i den grundläggande granskningen som innebär ytterligare granskningsinsatser än vad som framgår nedan. Finanspolicy Stadsrevisionen har, mot bakgrund s beslut den 24 februari 2011 om en ny finanspolicy för Göteborg Stad, beslutat att genomföra en granskning av finanspolicies för ett antal utvalda bolag, varav Förvaltnings AB Framtiden är ett. Granskningen har genomförts med hjälp av en extern konsult, Omeo Financial Consulting. Syftet med granskningen är att bedöma om riskexponeringen i granskade finanspolicies är ändamålsenligt utformad, samt om respektive finanspolicy, i övrigt är ändamålsenligt utformad. Granskningen har genomförts som dokumentstudier av respektive enhets finanspolicy, årsredovisning och annan relevant dokumentation. Vidare har finanschef eller ekonomiansvariga intervjuats. I vissa fall har kompletterande intervjuer gjorts för att belysa och detaljera specifika frågeställningar. Rapportens innehåll har stämts av med de berörda enheterna innan rapporten har fastställts. För väsentliga iakttagelser och bedömning avseende bolagets finanspolicy se nedan, i övrigt hänvisar vi till bilagd rapport.
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FÖRVALTNINGS AB FRAMTIDEN 2011 7 Iakttagelser Till skillnad från övriga bolag i Göteborgs Stad finansierar sig Framtidenkoncernen helt självständigt genom en egen finansavdelning, och har även egen rating. Totalt uppgår Framtidenkoncernens skuldportfölj till ca 15 mdr kronor vilket utgör drygt 1/3 av stadens totala skuld. I samband med att Framtidenkoncernen genomför en centralisering av sin finansförvaltning till moderbolaget görs samtidigt en översyn och omarbetning av finanspolicyn. I den vid granskningstillfället gällande policyn, regleras dock finansieringsrisker och ränterisker inom Framtidenkoncernen på följande sätt: Finansieringsrisker Högst 30 procent får förfalla närmaste 12 mån. Genomsnittlig återbetalningstid lägst 2 år. Krediter med lång löptid ska eftersträvas och koncernen ska sträva efter en breddning av kreditgivare för att minska refinansieringsrisker. Ränterisker Genomsnittlig räntebindning inom intervallet 1,5 8 år, med årsvis precisering av vd. Viss maximal andel av ränteexponeringen får ligga inom varje närmast liggande 12 månaders period. Andelens storlek fastställs minst årsvis av vd. Bedömning Framtidenkoncernen har inte givits några explicita mandat från staden vad avser begränsningar och riskramar för finansieringsrisken. Det kan konstateras att nuvarande limiter utgör en begränsad styrning, då mandatet till vd är relativt brett. Med tanke på skuldportföljens storlek, och att koncernen finansierar sig helt självständigt och därmed styr och hanterar sina finansieringsrisker oberoende av Finansenheten och Göteborgs Stad, bör styrelsen på ett tydligare sätt ta ställning till vad den anser vara en rimlig finansieringsrisk för bolaget. Det skulle exempelvis kunna göras genom en kompletterande begränsning, som definierar hur stor andel av skuldportföljen som får förfalla under ett enskilt kalenderår. Ett annat alternativ är att ange ett intervall för den kapitalbindningstid som styrelsen delegerar till vd, i stället för endast en minimitid som i nuvarande policy. Finanspolicyn saknar en definition av ränterisken. Det finns en definition i årsredovisningens avsnitt om finansiell riskhantering som säger att Ränterisk avser risken att förändrade marknadsräntor påverkar koncernens resultat och/eller kassaflöden på ett negativt sätt. En liknande definition bör också ingå i finanspolicyn för att tydliggöra hur man definierar den ränterisk som finanspolicyn ska styra. Styrelsens beslutade risklimit innebär en mycket begränsad styrning av bolagets ränterisker, då durationsintervallet (1,5-8 år) ger ett mycket stort mandat till vd. Vd har vidare ett ansvar för att reglera utrymmet för Framtidenkoncernens respektive bolag genom att fastställa ett mer begränsat intervall och därigenom begränsa bolagens riskmandat. För närvarande är det av vd uppsatta durationsintervallet för koncernen 1,5 3,6 år. Med tanke på ränteriskernas komplexitet och stora betydelse för Framtidenkoncernens resultat bör styrelsen överväga en mer detaljerad styrning av
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FÖRVALTNINGS AB FRAMTIDEN 2011 8 bolagets ränterisk i finanspolicyn. Finanspolicyn skulle även med fördel kunna kompletteras med ett känslighetsmått i kronor, eftersom ett durationsmått inte tydliggör för styrelse och ledning att en ränteförändrings påverkan på resultatet kan skilja sig åt mellan två skuldportföljer med identisk genomsnittlig duration men med olika räntebindningsstruktur. Koncernen har efter genomförd granskning fullföljt centraliseringen av sin finansförvaltning till moderbolaget och har i samband med detta genomfört en översyn och omarbetning av finanspolicyn. Styrelsen antog i december en reviderad finanspolicy där vissa förtydligande och ytterligare begränsningar har införts. Generellt har en tydligare uppdelning skett av olika risker inom finansområdet. En tydligare rapportstruktur och ansvarsfördelning har också införts. Vissa riskmått har också förtydligats/begränsats till exempel framgår numera att högst 30 procent av låneskulden får förfalla under ett enskilt kalenderår och den genomsnittliga återbetalningstiden bör uppgå till lägst 2 år och högst 5 år. I den reviderade policyn finns också en definition av ränterisk. Limiterna avseende ränterisken har också begränsats genom att den genomsnittliga räntebindningstiden numera ska ligga inom intervallet 1,5 4 år och högst 35 procent av den totala ränteexponeringen ska ligga inom den närmaste tolvmånadersperioden. Bedömningen är att bolaget genom dessa begränsningar/förtydliganden har beaktat de mest väsentligaste iakttagelserna som framkom i granskningen. Några rekommendationer lämnas därför inte. Lars Bergsten Bengt Bivall Anna Lycke Börjesson certifierad kommunal yrkesrevisor, sakkunnigt biträde... Handlingar som ingår i granskningen: Granskningsrapport för år 2011, daterad 2012-02-10
GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FÖRVALTNINGS AB FRAMTIDEN 2011 9 Stadsrevisionens uppdrag Språkbruk och revisionstermer Enligt Göteborgs Stads revisionsreglemente väljer kommunfullmäktige 22 förtroendevalda revisorer att bilda revisorsgrupp. Bland de förtroendevalda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer vilka har ett självständigt uppdrag att granska de kommunala bolag som helt eller till viss del ägs av Göteborgs Stad. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och de sakkunniga tjänstemännen på Göteborgs Stads revisionskontor. Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommunstyrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en granskningsredogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Stadsrevisionen genomför också fördjupade granskningar som redovisas i revisionsrapporter. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och revisionskritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga och riktas inte alltid till nämnden eller styrelsen utan kan framföras på bolags- och förvaltningsnivå. Revisionskritik brukar graderas genom begreppen påpekan, erinran och anmärkning. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Anmärkningar mot styrelse eller nämnd framgår av granskningsrapporten (för bolag) eller revisionsberättelsen (för nämnder). Styrelsens/bolagets eller nämndens/ förvaltningens åtgärder, med avseende på lämnade rekommendationer, följs regelmässigt upp under kommande år.
GRANSKNINGSRAPPORT Till årsstämman i Förvaltnings AB Framtiden Org.nr. 556012-6012 Till Göteborgs kommunfullmäktige för kännedom Vi, av fullmäktige i Göteborgs kommun utsedda lekmannarevisorer, har granskat Förvaltnings AB Framtidens verksamhet under 2011. Styrelse och verkställande direktör ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, ägardirektiv och beslut samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Lekmannarevisorernas ansvar är att granska och bedöma om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, kommunens revisionsreglemente, god revisionssed i kommunal verksamhet och med beaktande av de beslut kommunfullmäktige och årsstämman fattat. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för en bedömning. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning har överlämnats till bolagets styrelse och verkställande direktör. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Göteborg 2012-02-10 Lars Bergsten Bengt Bivall
GRANSKNINGSRAPPORT Till årsstämman i Idrotts- och Kulturcentrum Scandinavium i Göteborg AB Org.nr. 556125-8616 Till Göteborgs kommunfullmäktige för kännedom Vi, av fullmäktige i Göteborgs kommun utsedda lekmannarevisorer, har granskat Idrotts- och Kulturcentrum Scandinavium i Göteborg AB:s verksamhet under 2011. Styrelse och verkställande direktör ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, ägardirektiv och beslut samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Lekmannarevisorernas ansvar är att granska och bedöma om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, kommunens revisionsreglemente, god revisionssed i kommunal verksamhet och med beaktande av de beslut kommunfullmäktige och årsstämman fattat. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för en bedömning. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning har överlämnats till bolagets styrelse och verkställande direktör. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Göteborg 2012-02-10 Lars Bergsten Eva Åsman Sand
GRANSKNINGSRAPPORT Till årsstämman i Rysåsen Fastighets AB Org.nr. 556711-1520 Till Göteborgs kommunfullmäktige för kännedom Vi, av fullmäktige i Göteborgs kommun utsedda lekmannarevisorer, har granskat Rysåsen Fastighets AB:s verksamhet under 2011. Styrelse och verkställande direktör ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, ägardirektiv och beslut samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Lekmannarevisorernas ansvar är att granska och bedöma om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, kommunens revisionsreglemente, god revisionssed i kommunal verksamhet och med beaktande av de beslut kommunfullmäktige och årsstämman fattat. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för en bedömning. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Göteborg 2012-02-10 Lars Bergsten Bengt Eriksson