FLYTTINSTRUKTIONER NEO - BIONUT Tider för flytt och packning Institution: BIONUT Tid för flytt: 2018-01-15 2018-01-26 Flyttkoordinator: Johan Dethlefsen Allt ska vara sanerat, packat och märkt samt utrustning urkopplad: plan 6-2018-01-12 och plan 7 2018-01-19 OBS! Gäller ej kylar och frysar! Exakt datum för flytt av dessa meddelas veckan innan. Antal kartonger Följande mängder rekommenderas för flytten till Neo: Kontor för 4,6 och 8 personer: 2 kartonger/person Kontor för 1-2 personer: 6 kartonger/person Lab-plats: 4 kartonger/lab-plats + kartonger för mindre utrustning, max 15x15x15 cm, som ryms i kartong. Packmaterial allmänt Flyttkartonger, datapåsar, makulatur, bubbelplast och tejp tillhandahålls av flyttfirman. Finns att hämta vid 8D23:06, plan 8 Disken from 2017-12-04 Etiketter tillhandahålls av din flyttkoordinator Packmaterial kylar Frigolitboxar tillhandahålls av flyttfirman. Uppskattningsvis behövs 3-4 st 40-liters frigolitboxar/kyl. Frigolitboxar finns att hämta vid 8D23:06, plan 8 Disken from 2018-01-10 1
Packmaterial kemikalier Märkning Allt som skall flyttas märks med etiketter enligt nedan. Etikettens färg anger till vilken VÅNING I NEO godset ska flyttas. Personligt eller gemensamt material samt ej inventerad utrustning: Fyll i rumsnummer och namn, märk ev tillhörande stativ/bord med samma uppgifter. Skriv tydligt - använd permanentpenna. Utrustning inventerad i Nilex: Fyll i rumsnummer och ID-nummer från Nilex, märk ev tillhörande stativ/bord med samma uppgifter. Skriv tydligt - använd permanentpenna. Ev egna noteringar kan göras på sista raden, ex kartong 1/3, 2/3 etc. Etikett placeras på KARTONGENS KORTSIDA. Allt gods som är omärkt kommer att lämnas kvar för senare avveckling av FA. Detaljerad information om märkning av övrigt; kemikalier, farligt gods etc hittar du via länken FLOOR 2 FLOOR 3 FLOOR 6 FLOOR 7 FLOOR 8 ROOM NO ROOM NO ROOM NO ROOM NO ROOM NO NAME NAME NAME NAME NAME NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE 2
EXEMPEL PÅ KORREKT IFYLLD ETIKETT PERSONLIGT / GEMENSAMT MATERIAL FLOOR 8 ROOM NO 8111 NAME Lennart Nilsson NOTE 1/4 INVENTERAD UTRUSTNING I NILEX - ange Nilex-ID i NAMN-rutan FLOOR 8 ROOM NO 8333 NAME 6787 NOTE ICKE INVENTERAD UTRUSTNING - ange ansvarig i NAMN-rutan FLOOR 8 ROOM NO 8333 NAME Tiina Skog NOTE 3
PACKNINGSINSTRUKTIONER Datorer Ta hem din bärbara dator under flytten. Stationär dator/dockningsstation skall vara avstängd och samtliga sladdar utdragna. Flyttfirman flyttar inte dator som är inkopplad. Koppla från datorns nätverkskabel och lämna kvar på bordet, alla datorer får ny nätverkskabel i Neo. Tangentbord, mus, strömsladd och datakablage (exkl nätverkskabel) läggs i datapåsen. Även dockningsstation placeras i datapåsen om den ryms. Märk datapåsen med korrekt ifylld etikett. Märk dator, bildskärm, ev dockningsstation och ev personlig skrivare med korrekt ifylld etikett. Fäst inte etiketten på bildskärmsglaset. Skrivplatser Packa allt i flyttkartong, märk kartongens kortsida med korrekt ifylld etikett. Tänk på att inte packa mer i kartongen än att du själv orkar lyfta den! Stapla 3 kartonger på varandra och ställ den tyngsta överst. Placera dem så att de inte begränsar framkomlighet i lokalen och med etiketterna åt samma håll Lab utrustning Utrustning med maxmått 15x15x15 cm och som inte är för tung packas i flyttkartong, märk kartongens kortsida med korrekt ifylld etikett. Kartong innehållande glas märks även med etikett GLAS. Säkerställ att innehållet är ordentligt emballerat. Tänk på att inte packa mer i kartongen än att du själv orkar lyfta den! Stapla 3 kartonger på varandra och ställ den tyngsta överst. Utrustning som ej packas i kartong märks med korrekt ifylld etikett och lämnas kvar på bänken. Tejpa kablaget på maskinen alternativt packa allt löst kablage och små tillbehör i en datapåse eller större tillbehör i flyttkartong. Märk datapåse/kartong med korrekt ifylld etikett. Tänk på att notera på etiketten vilken utrustning kablaget tillhör om du packar det i datapåse eller kartong. Alla glasvaror som inte behövs i verksamheten sista månaden skickas enligt gällande rutiner i god tid till disken för att därifrån flyttas till Neo. 4
Radioaktiv utrustning Frysar Frysar flyttas med innehåll, undantag är frysar som är 2 meter höga och måste tippas vid flytt. Innehåll i frysar säkras av utsedd personal på institutionen, detta ska göras senast dagen innan flytt. Rexab säkrar frysdörren innan flytt. Märk frysen med korrekt ifylld flyttetikett enligt märkningsinstruktion på sid 2-3 i detta dokument. Låt -80 frysar stå stilla 1-3 timmar innan ni ansluter elkontakten. Frysar som flyttas; tips att kolla dem 30 min, 1 tim, 2 tim och 3 tim efter inkoppling för att säkerställa att de går igång som de ska. Kylar Alla kylar ska tömmas inför flytt. Innehållet packas i frigolitlådor av utsedd personal på institutionen samma dag som flytten genomförs. Märk frigolitlådor och kyl med korrekt ifylld flyttetikett enligt märkningsinstruktion på sid 2-3 i detta dokument. Kylar som flyttas; tips att kolla dem efter 30 min, 1 tim, 2 tim och 3 tim för att säkerställa att de går igång som de ska. Kemikalier 5
Tavlor Tavlor skall ställas i kartonger, motivsidor mot varandra med papper emellan. Är tavlorna glasade skall glaset tejpas i form av ett kryss. Kartongen lämnas öppen. Finns det belysning på tavlorna bör dessa demonteras. Märk kartongens kortsida med korrekt ifylld etikett. Tavlor som ej ryms i kartong samlas på ett ställe i lokalen. Märk tavla med korrekt ifylld etikett. Blommor De blommor som p.g.a. sin storlek ej får plats i en kartong samlas upp och märks med korrekt ifylld etikett. Vänligen vattna ej blommorna dagarna innan flytten. Om möjligt - ta hem dina blommor innan flytt. Personliga tillhörigheter Personliga tillhörigheter är ej försäkrade av flyttfirman och ska tas hem innan flytt. 6
SANERING OCH STÄDNING Skrivplatser Bokhyllor, skrivbord och lådor skall vara tömda och alla sopor bortforslade innan flytt. Endast möbler, datorer och flyttkartonger skall finnas kvar i rummet. Eventuell inredning som ska flyttas med till Neo märks av respektive flyttkoordinator efter godkännande från flyttprojektet. Ytterligare instruktioner och dokument hittar du via länken Lab-miljöer, kylar och frysar Avflyttningsdeklaration Bemanning under flytt Utsedd personal kommer att tjänstgöra på plats i Novum och Neo och endast dessa får vistas i området för flytt. Övrig personal får ej vistas i de ytor där flyttaktiviteter pågår. Väktare på plats kommer vara informerad om vilken personal som får vistas i lokalerna och utföra ID-kontroll. Under pågående flyttperiod kommer ett team av ventilationstekniker, IT-tekniker, elektriker och rörmokare och servicepersonal från flyttfirman att vara tillgängliga. Institutionerna ansvarar själva för bokning av medicinskteknisk expertis för ur och inkoppling av utrustning under pågående flytt. Felanmälan under flytt Felanmälan görs till din flyttkoordinator. 7
Detta gör du efter inflyttningen Koppla in din dator Packa upp ditt material Utsedd personal ansvarar för att packa upp gemensamt material Tomma kartonger fälls ut och placeras på angiven plats senast 2018-02-02 Frågor Flyttkoordinator är Johan Dethlefsen, tel 08-524 812 18, johan.dethlefsen@ki.se Kontakta Johan om du har frågor, vill beställa mer flyttmaterial eller behöver hjälp i någon annan flyttfråga. Mer info hittar du via länken 8