Medlemsutveckling MCHK Rix Aktiva medlemmar exempel på registeranvändning År Nya Totalt 2010 (12-31) 69 3004 2011 75 3079 2012 65 3144 2013 79 3223 2014 81 3304 2015 96 3400 2016 (10-31) 82 3482 2016 Nya Totalt fr å b Januari 10 10 Februari 7 17 Mars 8 25 April 7 32 Maj 11 43 Juni 5 48 Juli 6 54 Augusti 17 71 September 8 79 Oktober 9 88 2016-11-12 1
Ekonomiredovisning per 16 10 30 2016 2016 2016 Utf. 161030 Rev. budg. Budg. åm Intäkter Medlemsavgifter 1 180 735 1 121 650 1 183 800 Årsrally 0 Arkiv/Regalia 2 594 2 000 Ersättning MHRF 114 975 110 000 Räntor/utdelning 25 000 10 000 Övriga intäkter 375 714 375 000 Summa Intäkter 1 699 018 1 618 650 1 680 800 2016-11-12 2
2016 2016 2016 Kostnader Utf. 161030 Rev. budg. Budg. åm MCHK-tidningen 180 143 596 000 Matrikel tryckning 73 500 73 500 Årsrally 10 000 Blickfånget 3 240 50 000 Regalia inköp 5 000 Hemsida 1 485 5 000 Medlemsregister 79 941 50 000 Lokal, el,tele, it 76 423 100 000 Kontorsmateriel 10 000 Internet avgift 3 000 Porto/frankering 55 853 80 000 Kansliarvoden/lbikostn 86 678 122 178 174 540 Kansliets resor 2 210 5 000 Styrelsens resor 2 260 5 000 Intern representation 5 000 Representation 3 200 5 000 Årsmöte 10 011 30 000 Rixdag 3 071 40 000 Utåtriktad verksamhet 39 686 50 000 Försäkring/Larm 10 389 15 000 MHRF-avgift 83 306 90 000 Bokinköp 5 000 Prenumerationer 2 500 Övriga kostnader 1 500 Övriga externa tjänster 28 294 0 Avskrivning 2 500 Summa kostnader 786 850 1 361 178 1 413 540 RESULTAT 912 168 257 472 267 260 Resultaträkning kostnader Prognos Kostnader till årets slut: Tidning 149 000 Övrigt 944 220 Summa 1 093 220 Resultat 605 798 Avgår matrikelfondering engg 375 000 Resultat 230 798 2016-11-12 3
2 För att fullgöra dessa syften och ändamål ska MCHK -främja samhörigheten mellan riksorganisation/avdelningar/sektioner och deras medlemmar 14 Styrelsens åligganden Det åligger styrelsen att - verka för klubbens syften och ändamål - leda klubben och löpande informera medlemmarna om klubbens samlade verksamhet - förbereda de ärenden som ska avgöras av medlemsmötet samt verkställa dess beslut - fatta inriktande beslut och uttala sig i frågor som rör klubbens intresseområde - förvalta klubbens tillgångar och tillse att räkenskaperna för föregående verksamhetsår överlämnas i färdigt skick till revisorerna senast en månad före ett ordinarie medlemsmöte. 2016-11-12 4
Styrelsens, kansliets och redaktionskommitténs ansvar och uppgifter i korthet Styrelsen: verkställa årsmötets beslut verka inriktande och framåtblickande lämna förslag till utveckling i enlighet med stadgarna Kansliet och redaktionskommittén, Rixdan: styrelsens verktyg 2016-11-12 5
Ett medlemskap-ett MCHK? Syftar till genomarbetade och förankrade förslag till beslut för årsmötet 2017. Styrelsens uppslag för diskussion Medlemsregister, medlemskap, styrning, ekonomi och organisation m.m. Dagens dubbla medlemskap är oklart och fördyrande. Det finns ingen fungerande kommunikationskanal som når alla medlemmar. Framtidsvision Ett enhetligt MCHK där medlemmarna tillhör en lokal enhet, varav MCHK (riks) kan betraktas som en. Alltså: ett medlemskap, enhetliga förmåner (arkiv, tidning, medlemsservice, hemsida och försäkring). Kansli och redaktionskommitté är service- och stödenheter med särskilda uppgifter. Ett gemensamt medlemsregister är en grundbult. 2016-11-12 6
Medlemsregister Webblösning genom MAWIK Hanteras av kansliet/3:e året Fungerar utmärkt Epostadress ytterst viktigt (f.n. ca 1100) Avisering/mekanisk avstämning/påminnelse/utskick Ekonomisk uppföljning/analyser/rapporter Medlemmarna kan uppdatera sina uppgifter (via Min sida på hemsidan ) söka medlemmar/fordon få matrikel online eller för nedladdning/uppdaterad varje dygn 2016-11-12 7
medlemsregister forts. All kommunikation underlättas. Nya tillämpningar lätta att ta fram. Lokalavdelningar och sektioner är välkomna att ansluta sig. Med ett gemensamt system har man ett modernt, aktuellt och säkert verktyg. Stöder en enhetlig struktur och organisation. Lokala enheter kan ägna sig åt aktiviteter i stället för administration En fungerande support En framtidssäker lösning 2016-11-12 8
Tänkbara nackdelar med lokala medlemsregister (enbart lokala medlemmar) Från lokal synpunkt: Gamla versioner av systemstöd utan support Svårt att ersätta nuvarande funktionärer Personberoende/sårbarhet Otillförlitlig säkerhetskopiering och kontinuitet Inte integrerade administrativa rutiner Stöder inte kommunikationen Plusfaktorer Kostar ingenting i dagsläget om funktionen utförs ideellt och ostört. Minusfaktorer En kostnad som kan vara avsevärd om en störning inträffar, t.ex. efter dataförlust, avbrott, förlust av person eller en systemkrasch. Kan leda till stora problem. Dolda kostnader i form av ineffektivitet och därmed nedlagd tid för frivilliga funktionärer. Medlemskommunikationen besvärlig. Från samlad klubbhorisont: Inte enhetliga lösningar Inte webbaserade Stöder inte medlemskommunikation och inte heller anpassning och utveckling på samlad klubbnivå 2016-11-12 9
Ett medlemsregister Från styrelsens sida är ett starkare MCHK en önskvärd utveckling. Ett gemensamt medlemsregister ses som en grundbult för detta. Motiven i tidigare bild. Hur kan det gå till? IT-mässigt går det till så att MAWIK bygger upp moduler för lokala enheter med samma funktionalitet som har presenterats. De lokala enheterna fortsätter sin verksamhet precis som förut med stöd av systemet, t.ex. tar in sina egna medlemsavgifter. Kostnader, t.ex. för brevutskick, tas även fortsättningsvis lokalt. Styrning och behörighet En lokal enhet äger sina data och uppdaterar. Ingen annan har behörighet att ändra. Kansliet har behörighet att läsa och efter överenskommelse skapa rapporter och kommunicera. Kostnad MCHK kansli har fått en offert. Styrelsen anser att den godtas som en rimlig kostnad för att få ett verktyg för kommande utveckling av MCHK. Inga andra anbud är i detta fall aktuellt att ta in, av naturliga skäl. 2016-11-12 10
Finansiering och genomförande Från finansiell synpunkt kan insatsen lätt finansieras av MCHK riks. Det uppstår också licenskostnader för varje lokal enhet, i storleksordningen 2000 kr per år. Även denna kostnad skulle mycket väl kunna rymmas i MCHKs budget. Sammanfattningsvis: ett gemensamt medlemsregister medför besparingar och nytta på lokalplanet men också kostnader för MCHK. För hela klubben uppstår väsentliga effektivitets- och utvecklingsfördelar. Styrelsen anser det önskvärt att det skapas ett gemensamt medlemsregister för MCHKs alla medlemmar. Beslut om detta kan tas årsmötet 2017 för ett införande till 2018. Detta läggs nu fram för Rixdan att diskuteras under eftermiddagen. 2016-11-12 11