Revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2008 Tekniska nämnden Halmstads kommun 2009-04-07 Leif Johansson Carl-Magnus Stensson Bo Thörn
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande synpunkter...3 2 Inledning...4 3 Verksamhetsberättelse...4 4 Årets resultat...6 5 Budgetuppföljning...7 6 Investeringar...9 7 Balansposter...10 8 Internkontrollplan...11 9 Nyckeltal...11 10 Övrigt...12 10.1 VA-lag...12 10.2 Sannarpsbadet café...12
1 Sammanfattande synpunkter Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten och den ekonomiska ställningen. Årsredovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Tekniska nämndens resultat är liksom budget fördelat inom två verksamheter, den skattefinansierade verksamheten Gator, parker och idrott och den avgiftsfinansierade VA-verksamheten. Utfallet för Gator, parker och idrott i förhållande till budget blev ett överskott på 5 mkr och resultatet för Vatten och avlopp ett underskott på 1,6 mkr innebärande en avvikelse mot budget på -0,4 mkr. Resultatet för vatten och avlopp har påverkats i positiv riktning av intäkter på 2,4 mkr för s.k. överhaltsavgifter som egentligen hörde till 2007. Verksamhetsberättelsen för tekniska nämnden kännetecknas av att nämnden informerar om händelser under året. Nämnden lämnar en särskilt utförlig redovisning för de händelser och investeringar som genomförts under året. Verksamhetsmått och nyckeltal, mål och utfall, anges i bilagor. I nämndens årsredovisning saknas kommenterar till mål och utfall under året, kvalitetsmått ur medborgarperspektiv samt vilka resultat som uppnåtts när det gäller jämställdhetsfrågor. Det är inte möjligt för en utomstående att kunna läsa av eller bedöma nämndens måluppfyllelse. Det egna kapitalet inom Va-verksamheten ökade stadigt under några år i mitten av 2000- talet (2003-2006) på grund av överskott i verksamheten. För 2007 och 2008 har det dock redovisats underskott på 4,6 mkr respektive 1,6 mkr och det egna kapitalet uppgår nu till 28,3 mkr. Under perioden 2009-2011 står nämnden inför investeringar på totalt ca 150 mkr och i slutet av perioden förväntas det egna kapitalet uppgå till ca 18 mkr. Vår bedömning är liksom tidigare år att prognossäkerheten överlag bör kunna förbättras både för Gator, parker och idrott samt för VA-verksamheten Kommunen tar ut en överhaltsavgift (särskild reningsavgift) från vissa industrier. Debitering sker månadsvis med avräkning en gång per år. För 2008 har förvaltningen en fordran på 160 tkr, en post som ej är upptagen i bokslutet. Preliminär bedömning av denna post måste göras vid årsskiftet. Posten kan förekomma både som skuld och fordran. För 2007 gjordes ej denna justering, vilket innebar att ett belopp på 2,4 mkr redovisades som intäkt först under 2008. 3
Flera kontrollmoment av internkontrollplanen var inte klara vid vår avstämning i mitten av februari men en rapportering av aktuell status kommer att ske till tekniska nämnden vid sammanträde i april 2009. Vi förordar att ytterligare relationstal tas fram och även att det lämnas kortfattade kommentarer. Idag saknas kommentarer till verksamhetsmåtten/nyckeltalen, vilket ger ett sämre läsvärde. För 2009 är en förändring på gång som innebär att nya och för verksamheten relevanta nyckeltal tas fram. I tekniska nämndens årsredovisning och bokslut för 2008 förekommer ingen särskild redovisning enligt den nya VA-lagen (2007). VA-verksamheten redovisas dock sedan tidigare med egna resultat- och balansräkningar. I verksamhetsberättelsen bör det bl a lämnas information om hur räntekostnader och avskrivningstider är beräknade samt hur det egna kapitalets storlek ska hanteras framöver. 2 Inledning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Tekniska nämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för 2008. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2008 har således bl.a. Tekniska nämnden valts ut. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 3 Verksamhetsberättelse Från år 2005 har det skett förändring av lagstiftningen kring kommunal förvaltningsberättelse. Den nya lagstiftningen markerar målen som utgångspunkt för utvärdering, samt att en tydlig koppling ska finnas mellan resursåtgång och verksamhetsresultat (kvalitet och prestationer). Lag om kommunal redovisning anger Förvaltningsberättelsen skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts (4 kap 5, se även prop 2003/04:105). Enligt stadskontorets anvisningar för bokslut 2008 skall underlaget till årsredovisningen bland annat bestå av kortfattad beskrivning av verksamheten ur ett medborgarperspektiv, 4
en beskrivning av målen för nämndens verksamhet samt hur de har uppfyllts och jämställdhetsfrågor. Nämnderna ska särskilt lyfta fram medborgarperspektivet, kvalitetsmått för medborgarperspektivet samt kommenterar dessa. Vidare ska nyckeltalen kommenteras genom att de kopplas till budgeterade mål. Tekniska nämndens årsredovisning inleds med en sammanfattande del om större händelser under året. Åtgärder som hör till kommunens handikappolitiska program samt miljöbokslutet redovisas särskilt. Nämnden redovisar för vart och en av verksamheten gator och trafik, idrott och fritid, park och natur samt vatten och avlopp med rubrikerna viktiga händelser under året och utvärdering. Bokslut och nyckeltal för verksamheterna redovisas i särskilt avsnitt. Verksamhetsberättelsen för tekniska nämnden kännetecknas av att nämnden informerar om händelser under året. Nämnden lämnar en särskilt utförlig redovisning för de händelser och investeringar som genomförts under året. Verksamheterna, händelser och insatser under året, beskrivs konkret och dess konsekvenser för medborgare är oftast tydliga, även om beskrivningen inte uttryckligen utgår från medborgarnas perspektiv. Några kvalitetsmått ur medborgarperspektiv anges inte och måluppfyllelse kommenteras inte. Tekniska nämndens miljöbokslut anger fyra mål. I årsredovisningen presenteras målen, de åtgärder som är genomförda samt korta uppföljningar av målen. I presentationen av respektive verksamhet, under rubriken utvärdering, finns kortfattade kommentarer om verksamheten nått en budget i balans samt orsaker till avvikelser i förhållande till budget. Nämnden presenterar inga mål för verksamheterna i årsberättelsen. Vanliga kommentarer är inom givna ekonomiska ramar, uppnått uppsatta mål och servicegrad och -nivå har kunnat upprätthållas. Det är inte möjligt för en utomstående att kunna läsa av eller bedöma nämndens måluppfyllelse. Nämnden presenterar inte sitt arbete eller vilka resultat som uppnåtts när det gäller jämställdhetsfrågor. Verksamhetsmått och nyckeltal, mål och utfall, anges i bilagor. Nämnden lämnar inga kommenterar till mål och utfall under året. Nämndens beskrivning av verksamheten har en annan struktur än redovisade mått och nyckeltal, varför det är svårt att med hjälp från årsredovisningen sätta dessa i relation till varandra. 5
4 Årets resultat Tekniska nämndens resultat är liksom budget fördelat inom två verksamheter, den skattefinansierade verksamheten Gator, parker och idrott och den avgiftsfinansierade VA-verksamheten. Utfallet för Gator, parker och idrott i förhållande till budget blev ett överskott på 5 016 tkr och resultatet för Vatten och avlopp ett överskott på 1 580 tkr innebärande en avvikelse mot budget på -395 tkr. Resultatet för Vatten och avlopp har påverkats i positiv riktning av intäkter på 2,4 mkr för s k överhaltsavgifter som egentligen hörde till 2007. Sammanfattning av ovan: Tkr, netto Budget 2008 Utfall 2008 Avvikelse 2008 Gator, parker och idrott 197 397 192 381 5 016 Vatten och avlopp Netto 118 185-117 000 1 185 127 991-126 411 1 580-395 Överskottet för Gator, parker och idrott fördelar sig på verksamheten Gator och trafik som redovisar ett resultat gentemot budget på 1,3 mkr, Park och natur 1,2 mkr, Idrott och fritid 2,1 mkr samt verksamhet Gemensamt med 0,4 mkr. Överskottet inom Gator, parker och idrott orsakas huvudsakligen av att driftanslag för den nya idrottshallen på Andersberg och handikappbad Öster ej tagits i anspråk med 1,8 mkr respektive 0,8 mkr. Vidare redovisas överskott för en pilotstudie angående allmän plats (150 tkr), samarbetsavtal med Svenska Fotbollsförbundet och högskolan (150 tkr) samt tillgänglighetsanpassning av Prins Bertils stig (500 tkr). Resterande del av överskottet ca 1,6 mkr beror på bl a effektiviseringar och reducering av fordonsparken, restriktivitet vid tillsättning av tjänster vid pensionsavgångar, färre säsongsanställda och restriktivitet vid köp av material och tjänster. Kostnadsökningen mellan 2007 och 2008 uppgår till knappt 2%. Inom VA-verksamheten överstiger intäkterna från anläggningsavgifter budgeterat belopp med 5,2 mkr främst beroende på hög aktivitet inom byggsektorn. Den huvudsakliga intäktskällan, brukningsavgifterna (114 mkr), är 3,6 mkr högre än budget. 6
Kostnaderna överskrider budgeterat belopp med 9,8 mkr. Orsakerna är främst höjd energioch kemikalieförbrukning i samband med stora nederbördsmängder som ger upphov till stora flöden vid pumpstationer och avloppsreningsverk samt ökade kostnader för bl a energi. Kostnadsökningen mellan 2007 och 2008 uppgår till drygt 7%. Kostnadsökningarna inom VA (bl a el, kemikalier och entreprenader) är högre och svårare att påverka än inom Gator, parker och idrott där man lyckats bättre med att hålla nere sina kostnader. Det egna kapitalet inom Va-verksamheten ökade stadigt under några år i mitten av 2000- talet (2003-2006) på grund av överskott i verksamheten. För 2007 och 2008 har det dock redovisats underskott på 4,6 mkr respektive 1,6 mkr och det egna kapitalet uppgår nu till 28,3 mkr. Under perioden 2009-2011 står nämnden inför investeringar på ca 150 mkr och det egna kapitalet förväntas minska med mellan 2,2 4,9 mkr per år. I slutet av perioden förväntas det egna kapitalet uppgå till ca 18 mkr. 5 Budgetuppföljning När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Gator, parker och idrott respektive VA-verksamheten. Diagrammen redovisar avvikelsen jämfört med budget som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2006 och 2007. 7
Gator, parker och idrott 6 4 2 0-2 -4 m ars april m aj juni aug s ept ok t nov dec bok s l m k r 08-1,3-1,3-1,3-1,3-1,3 0 0 0 0 5 m k r 07 0 0 0-0,8-0,8-0,8-1,8-3 -3-1 m k r 06 0 0-2 -2-2 -2-2 -2-2 -0,4 Nämnden har tills efter sommaren prognostiserat ett negativt resultat om 1,3 mkr. Förklaring som ges är att debiteringen för förbrukad elenergi har ökat från 67 öre till 72 öre per kwh mellan 2007 och 2008, vilket inte kompenserats fullt ut. Enligt uppgifter ger detta ett underskott på mellan 5 till 7 öre kwh. Vid delårsbokslutet redovisar först nämnden ett prognostiserat noll resultat med förklaring att outnyttjad budget beräknas täcka befarat underskott. Avvikelsen vid årets slut blev +5,0 mkr vilket främst förklaras av vinterväghållningsinsatser under året varit begränsade och senarelagd förnyelse av trafiksignaler och ökande intäkter i form av taxor och avgifter. VA-verksamhet 6 4 2 0-2 m ars april m aj juni aug s ept ok t nov dec bok s l m k r 08-0,7-0,7-0,7-0,7-0,7 0 0 1,0 0,5-0,4 m k r 07 0 0 0 0 0 0 0 1 3-0,6 m k r 06 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4,9 8
VA-verksamheten prognostiserar ett underskott om 0,7 under första halvåret, förklaring som ges är liksom för gator, park och idrott ökade energipriser. I samband med delårsbokslutet prognostiserar nämnden inga avvikelser gentemot den fastställda ekonomiska ramen. Bedömning gjordes att verksamheten skulle erhålla högre intäkter i form av anläggningsavgifter. Däremot trodde man att kostnaderna skulle överstiga budget med 4 mkr beroende på högre driftkostnader. Prognos avlämnad i november beskrev en positiv utveckling när det gäller intäkter vilket gör att prognosen bedömdes till +1,0 mkr. En månad senare bedömdes prognos till +0,5 mkr med förklaring att kostnaderna avseende energi, material, entreprenad, maskin och lön ökat mer än befarat. Utfallet i bokslutet var en avvikelse jämfört med budget på 0,4 mkr. Anledning till det försämrade resultatet jämfört med prognos beror på att kostnaderna blev högre än förväntat. Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet och prognossäkerhet. En tidig upptäckt av befarade budgetavvikelser gör det lättare att vidtaga åtgärder som får effekt på det slutliga resultatet. Vår bedömning är liksom tidigare år att prognossäkerheten överlag bör kunna förbättras både för gator, parker och idrott samt för VA-verksamheten. 6 Investeringar Utfallet på Tekniska nämndens investeringar blev 106 mkr ett underskott jämfört med budget på 25,3 mkr. Budget 2008 Utfall 2008 Budgetavvik. Gator park o idrott 73 110 47 819 25 291 Vatten och avlopp 58 253 58 207 46 Totalt 131 363 106 026 25 337 Investeringarna inom VA var i princip helt i enlighet med budget även om över- och underskott varierar mellan olika projekt. 9
Inom Gator park och idrott har ca 65% av investeringsbudgeten använts. Projekt som ej blivit klara under 2008 är bl a Kustvägen (+4,9 mkr), Södra infarten (+10,2 mkr), kajförnyelser (+3 mkr), centrumgator (+1,8 mkr). När det gäller den nya Kustvägen återstår en del kostnader för grönytor samt mindre kompletteringsarbeten. Projektet väntas lämna ett viss överskott. Arbetet med detaljplanerna för Södra Infarten har senarelagts vilket medför förskjutningar i tidplanen. Utrustning för nya idrottshallar avser främst Arenahallen (1 mkr), Andersbergshallen (0,3 mkr). Investering i ny ismaskin i Sannarpshallen (1 mkr) kommer att göras under 2009. Investering i konstgräsplan på Sannarp för 4,8 mkr har gjorts under 2008 medan budgetmedel erhålls först 2009. 7 Balansposter Vi har granskat att alla balansposter i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning och skulder. Bilagor/specifikationer finns i tillräcklig omfattning. Vi anser att det är ytterst viktigt att nämnden fortsättningsvis bibehåller en tillräcklig hög kontroll över balansräkningens poster. Kommunen tar ut en överhaltsavgift (särskild reningsavgift) från vissa industrier. Debitering sker månadsvis med avräkning en gång per år. För 2008 har förvaltningen en fordran på 160 tkr, en post som ej är upptagen i bokslutet. Preliminär bedömning av denna post måste göras vid årsskiftet. Posten kan förekomma både som skuld och fordran. För 2007 gjordes ej denna justering, vilket innebar att ett belopp på 2,4 mkr redovisades som intäkt först under 2008. Det verkliga resultatet för 2008 är således 2,4 mkr sämre än redovisat. Förvaltningen har vid granskningstillfället inte kunnat presentera inventarieförteckningar. En övergång till datorisering av inventarieförteckningar kommer att införas under början av 2009. 10
8 Internkontrollplan Tekniska nämnden antog i april 2008 en internkontrollplan, som innehöll ett femtontal olika kontrollmoment bl a rutinerna för delegation, verksamhetsuppföljning, inköpsregler, avstämningar av konton, handkassor, kundfakturering, lönerapportering m m. I planen redovisas även kontrollansvarig, frekvens, metod, riskbedömning och till vem rapportering ska ske. Flera kontrollmoment var inte klara vid vår avstämning i mitten av februari men en rapportering av aktuell status kommer att ske till tekniska nämnden vid sammanträde i april 2009. 9 Nyckeltal Varje verksamhetsområde redovisar statistik och nyckeltal, något mer omfattande inom Gator, parker och idrott och något färre inom VA-verksamheten. Utfall redovisas för åren 2006-2008 samt även budgeterade nyckeltal för 2008, vilket vi ser som en fördel. Av redovisningen framgår bl a att Nettokostnader per kvm för naturparker har ökat från 0,22 kr 2007 till 0,33 kr 2008. Här framgår också att antalet öppethållandetimmar och antalet besök på Sannarpsbadet har ökat under året och att kostnaden per besök 2008 har sjunkit jämfört med 2007 och 2006. Vi förordar att ytterligare relationstal tas fram och även att det lämnas kortfattade kommentarer. Idag saknas kommentarer till verksamhetsmåtten/nyckeltalen, vilket ger ett sämre läsvärde. För 2009 är en förändring på gång som innebär att nya och för verksamheten relevanta nyckeltal tas fram. 11
10 Övrigt 10.1 VA-lag En ny VA-lag gäller från den 1 januari 2007. Lagen kräver att verksamheten redovisas med egen resultaträkning och balansräkning. Fördelning av gemensamma kostnader ska även framgå av redovisningen. Andra delar som ska framgå är bl.a. hur räntekostnaderna är beräknade, endast utestående lån får belasta verksamheten. Avskrivningstiden ska följa praxis. Vidare bör det föras en diskussion i verksamhetsberättelsen hur resultatet för verksamheten ska hanteras. Överuttag bör återföras inom tre år likaså ska förlusttäckning ske inom tre år. Lagstiftningen lämnar stort utrymme för praxisutveckling rörande redovisningens praktiska utformning. För närvarande finns det inga särskilda rekommendationer från normgivande organ som tolkar eller förtydligar vad god redovisningssed kopplat till denna lagtext innebär. Svenskt Vatten har tagit fram en idéskrift, Ekonomisk redovisning för VA-branschen och RKR har Publicerat skriften, Redovisning av affärsverksamhet mot bakgrund av självkostnadsprincipen. Dessa skrifter kan ge vägledning i flera av frågeställningarna. I tekniska nämndens årsredovisning och bokslut för 2008 förekommer ingen särskild redovisning enligt den nya VA-lagen. VA-verksamheten redovisas dock sedan tidigare med egna resultat- och balansräkningar samt finansieringsanalys. 10.2 Sannarpsbadet café Simhallens café uppvisar följande försäljning, inköpskostnader och bruttovinst (tkr): 2004 2005 2006 2007 2008 Försäljning 2 466 2 343 2 309 2.243 2.348 Inköpskostnader -1 131-1 041-976 -930-1.091 Bruttovinst 1 335 1 302 1 333 1 313 1.257 54% 56% 58% 59% 54% 12
Försäljning och inköpskostnader för caféet visar en viss ökning under 2008 medan bruttovinsten har sjunkit. Under 2009 kommer caféerna på simhallen och den nya arenahallen att läggas ut på entreprenad. 13