Organ Datum 1/2018 Förbundsstyrelsen 24.01.2018 Sammanträdestid Onsdag 24.01.2018 kl. 14.30 15.15 Sammanträdesplats Hotell Pommern: Norrag. 8-10 i Mariehamn Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Öfverström, Clas ordf. Hambrudd, Annika vice ordf. Andersson, Ulla X Landgärds, Viveka Lindman, Gun Sundman, Roger Schütten, Erik Lindfors, Nina X Karlsson, Rolf Beijar, Christian Ekström-Andersen, Eva X Ulenius, Katarina X Danielsson, Nicklas Fagerlund, Miina Föredragande Sekreterare Övriga närvarande X Snellman, Veronika omsorgsdirektör X Andersson, Madeleine sekreterare X Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige X Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige X Favorin, Alexandra personalchef 1-3, 5-7 X Grandell, Sam koordinerande chef 1-3 Hellgren, Jimmy metod- och kvalitetschef Karlå, Kristina ekonomichef X Påvals, Marie-Louise servicechef 1-3, 5 Paragrafer 1-11 Underskrift Ordförande Sekreterare Clas Öfverström Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den 26.1.2018 Madeleine Andersson Sekreterare Nicklas Danielsson Sammanträdet är kungjort Mariehamn den 18.1.2018 Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift
ÄRENDE: 1 Sammanträdets sammankallande och beslutsförhet... 1 2 Protokolljustering... 1 3 Godkännande och komplettering av föredragningslistan... 2 4 Dispositionsplaner för år 2018... 3-4 5 Komplettering till uppdatering av klientavgifter i anslutning till förbundsfullmäktiges budgetbeslut för 2018... 5-6 6 Uppdatering av behörighetsvillkor för tjänsten som koordinerande chef... 7 7 Rekrytering av ny koordinerande chef... 8 8 Förstärkning av kanslihjälp vid omsorgskansliet... 9 9 Fristående verkstadslokal vid Naturbruksskolan erbjuds ÅOF... 10 10 Delgivningar för kännedom... 11 11 Galaxens och Solkullas planer för sommaröppet år 2018... 12 Bilagor: 1. Dispositionsplaner för 2018 2.a Uppehälleavgift fr.o.m. 1.1.2018 2.b Uträkning av grundavgiften fr.o.m. 1.1.2018 3.a. Tjänstebeskrivning för koordinerande chef 3.b. Uppdaterad tjänstebeskrivning för koordinerande chef 0
SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 1 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. PROTOKOLLJUSTERING 2 Till protokolljusterare valdes Nicklas Danielsson. Protokollet justeras fredagen den 26 januari 2018 kl. 10.00 på omsorgskansliet. 1
GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 3 Föredragningslistan godkändes, men paragraferna behandlas i annan ordning och 11 Galaxens och Solkullas planer för sommaröppet år 2018 lades till. 2
Förbundsstyrelsen 20.12.2017 130 12/2017 DISPOSITIONSPLANER FÖR ÅR 2018 130 Enligt 93 2 mom. i förvaltningsstadgan godkänner förbundsstyrelsen dispositionsplaner som grundar sig på budgeten. Dispositionsplaner skall finnas per verksamhetsform och per bokföringsenhet. Bifogat finns utgående från den 29.11.2017 godkända budgeten för år 2018 förslag till dispositionsplaner för omsorgsförbundets verksamhetsformer för 2018. Se Bilaga 2/FST 20.12.2017. Dispositionsplanerna per bokföringsenhet presenteras på sammanträdet. Förbundsstyrelsen besluter att godkänna dispositionsplaner för omsorgsförbundets verksamhetsformer för 2018 i enlighet med Bilaga 2/FST 20.12.2017. 4 Efter att budgeten godkänts av förbundsfullmäktige har den faktiska klientvolymen inom boendestödet inte minskat enligt prognos till 1.1.2018. I motsvarande grad kommer inte klientvolymen inom gruppboendet att öka från 1.1.2018. Följdenligt behöver dispositionsplanerna för omsorgsförbundets verksamhetsformer för 2018 i enlighet med Bilaga 2/FST 20.12.2017, inom den totala budgetramen, justeras i enlighet med denna kända förändring inför 1.1.2018, inom den totala budgetramen. Ärendet återremitterades till nästa sammanträde för en tydligare formulering både i tabeller och i texten gällande den förenämnda förändringen gällande dispositionsplanerna. Inför 1.1.2018 har enskild kommun meddelat att det inte alls blir aktuellt att använda en gruppboendeplats under år 2018. Därmed behövs boendestödet under 2018 utöver prognos i budgeten och gruppboendet i mindre omfattning. Sålunda är det anledning att i dispositionsplanerna från 1.1.2018 omdisponera en halvtidsvårdare från gruppboendeverksamheten till boendestödet. Se Bilaga 1/FST 24.1.2018. Förbundsstyrelsen besluter att godkänna dispositionsplaner för omsorgsförbundets verksamhetsformer för 2018 i enlighet med Bilaga 1/FST 24.01.2018 3
Förbundsstyrelsen beslöt enligt förslag. En kompletterande tilläggs text för förtroendevaldas och arbetarskyddets omfattande socialkostnader 2017. Dessa KEVA-pensionsutgiftsbaserade och förtidspensionsutgiftsbaserade avgifter bokförs enligt gällande anvisningar för hela organisationen på detta konto. 4
Förbundsstyrelsen 20.09.2017 85 8/2017 KOMPLETTERING TILL JUSTERING AV UPPHÄLLEAVGIFTEN FÖR BOENDESERVICE FR.O.M. 1.1.2018 85 Enligt beslut i förbundsfullmäktige 28.5.2015, 9, skall uppehälleavgiften justeras årligen, i enlighet med det senast fastställda bokslutet. Gällande organiseringen av medicinhanteringen har omsorgsförbundet vintern 2017 anhängiggjort ärendet hos landskapsregeringens landskapsläkare, som anlitar juridisk expertis gällande utredning av behörigheterna för detta mellan riket och landskapet Åland, varefter besked meddelas förbundet. Servicechef Marie-Louise Påvals är närvarande vid behandlingen av detta ärende. Bilaga 1/20.9.2017, förslag till uppehälleavgift fr.o.m. 1.10.2017. Bilagan presenteras på mötet. De nya avgifterna faktureras i enlighet med den faktiska närvaron, månatligen i efterskott, så att avgiften för oktober 2017 förfaller till betalning 30.11.2017. SERVICECHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen fastställer den nya uppehälleavgiften, att gälla fr.o.m. 1.10.2017, enligt Bilaga 1/20.9.2017. Förbundsstyrelsen godkänner servicechefens förslag. 5 Viveka Landgärds anlände kl. 15.38. Enligt förslag. Servicechefens beredning: Nu gällande uppehälleavgift bör kompletteras enligt Bilaga 2/FST 24.1.2018. Enligt förbundsfullmäktiges beslut 28.5.2015, 9, justeras uppehälleavgiften årligen i enlighet med senaste fastställda bokslut. Själva systemet är dock det samma tills annat beslut tas. Bilaga 2/FST 24.1.2018, förslag till uppehälleavgift fr.o.m. 1.1.2018. 5
Förbundsstyrelsen 20.09.2017 85 8/2017 SERVICECHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen fastställer den nya uppehälleavgiften, att gälla fr.o.m. 1.1.2018, enligt Bilaga 2/FST 24.1.2018. Förbundsstyrelsen godkänner servicechefens beredning och beslutar i enlighet med denna. Enligt förslag. 6
UPPDATERING AV BEHÖRIGHETSVILLKOR FÖR TJÄNSTEN SOM KOORDINERANDE CHEF 6 Personalchefens beredning: I enlighet med förvaltningsstadgan 14 fastställer förbundsstyrelsen avdelningschefernas tjänstebeskrivningar. Tjänstebeskrivningen för koordinerande chef fastställdes senast 5.4.2017. Se Bilaga 3 a/fst 24.1.2018. I enlighet med tjänstebeskrivningen är behörighetsvillkoren för koordinerande chefen i enlighet med förordning FFS 804/1992 om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården (vilken i enlighet med 1 mom. 1 p. 3 landskapsförordning (ÅFS 1995:103) om tillämpning i landskapet Åland av riksförfattningar om socialvård gäller på Åland). Enligt 4 förordningen är behörighetskraven på andra ledningsuppgifter inom socialvården än socialarbetare, för uppgiften lämplig yrkesexamen på minst institutsnivå inom social- eller hälsovårdsbranschen eller någon annan bransch. Behörighetsvillkor för yrkesutbildad personal inom socialvården bör uppställas på servicechefen, som arbetar direkt i socialt arbete. Däremot kunde behörighetskraven på koordinerande chefen, vars arbetsuppgifter främst är inriktade på förmanskap för föreståndare, vara motsvarande behörighetsvillkor som för ekonomichefen, d.v.s. lämplig högskoleexamen eller annan för tjänsten lämplig examen. Se förslag till uppdaterad tjänstebeskrivning för koordinerande chefen med justerade behörighetsvillkor Bilaga 3 b/fst 24.1.2018. För metodoch kvalitetschefen och personalchefen är behörighetskravet lämplig högskoleexamen. Förbundsstyrelsen godkänner personalchefens beredning och beslutar i enlighet med denna att uppdatera tjänstebeskrivningen för koordinerande chefen med justerade behörighetsvillkor i enlighet med Bilaga 3 b/fst 24.1.2018. Enligt förslag. 7
REKRYTERING AV KOORDINERANDE CHEF 7 Personalchefens beredning: Nuvarande koordinerande chef Sam Grandell har sagt upp sig från sin tjänst f.r.om. 26.2.2018. Föreståndare Hanna Segerström utsågs 7.11.2017 av omsorgsdirektören som vikarierande koordinerande chef för perioden 8.1 4.3.2018, eftersom Sam Grandell under motsvarande period 8.1 4.3.2018 vidtalats och samtyckt till att vikariera som metod-och kvalitetschef under ordinarie metod-och kvalitetschefens faderskapsledighet. I.om. att Grandell nu sagt upp sig från sin tjänst ska tjänsten som koordinerande chef utannonseras fr.o.m. 5.3.2018. Tjänsten som koordinerande chef bör utannonseras med ansökningstidens utgång fredag 9.2.2018 kl. 15. Styrelsen bör utse en rekryteringsgrupp som sköter urvalet av kandidater, intervjuer och om möjligt tar fram ett förslag till beslut om vem som får tjänsten till styrelsen möte 28.2.2018. Rekryteringsgruppen består förslagsvis av omsorgsdirektören, personalchefen och en styrelsemedlem. Förbundsstyrelsen godkänner personalchefens beredning och beslutar i enlighet med denna. Enligt förslag. Till rekryteringsgruppen valdes ordf. Clas Öfverström som förbundsstyrelsens representant. 8
FÖRSTÄRKNING AV KANSLIHJÄLP VID OMSORGSKANSLIET 8 Omsorgsförbundets kansli har i det längsta försökt klara sig utan kanslihjälp vid den ordinarie personalens vintersemestrar. I och med att arbetsbördan vid kansliet ökat påtagligt då nya uppgifter påförs i förvaltningshänseende är inte denna lösning längre hållbar. Tillfällig vikariehjälp har anlitats 1 3 dagar per vecka, men räcker inte längre till. En översyn över medarbetarnas vintersemestrar för perioden 1.1 30.4.2018 visar att det planerat kommer att vara någon på semester 84 arbetsdagar. För samma period finns totalt 58 arbetsdagar. Därtill har flera medarbetare rätt till reducerad arbetstid och arbetar därmed 80 % av heltid. För att hantera arbetssituationen vid kansliet behövs omgående kanslihjälp heltid, 80 % som semestervikarie och 20 % som vikarie för reducerad arbetstid. Ovanstående behov kommer att kvarstå även fr.o.m. 1.5.2018 emedan samtliga avdelningschefer under sina dagliga arbetstid redan idag upptas av alltför mycket kansliuppgifter, till last så att de egentliga uppdraget blir lidande då det inte hinner skötas på avsett sätt. Därmed behöver förbundet till 1.5.2018 söka en långvarig förstärkning av kansliarbetet där även löneräkning för sommarsemestrar och hjälp med kansliuppgifter i samband med pågående KSTarbete ingår. För KST-arbetet söks 18 000 av landskapsregeringens bidrag att avsättas till förberedande kansliuppgifter. Förbundsstyrelsen beslutar att godkänna att förvaltningen inför 1.5.2018 ges i uppdrag att söka en långvarig, förstärkning av kanslihjälpen vid omsorgskansliet, t.o.m. 31.12.2018, som även ska innefatta löneräkning för sommarsemestrar och hjälp med kansliuppgifter i samband med pågående KST-arbete. Ärendet återremitterades till nästa sammanträde för klargörande av finansieringen till kanslihjälpen. 9
FRISTÅENDE VERKSTADSLOKAL VID NATURBRUKSSKOLAN ERBJUDS ÅOF 9 Den brukarenkät som förbundet utförde hösten 2017 visar att allt flera önskar ägna sig åt utomhusaktiviteter i förhållande till att de flesta hittills varit sysselsatta med traditionellt hantverk. Genom att landskapets fastighetsverk invid Jomala gård, i Försöksstationen, fr. 1.3.2018 erbjuder även ett garage med anslutande omklädningsrum, två toaletter och kafferum med pentry om ca 80 m 2 till en hyra om 480 / mån kan både brukarnas önskemål uppfyllas och den bil som utegruppen använder förvaras inomhus. Uppsägningstiden för lokalen är tre månader. Denna kostnad föreslås finansierad med att tillträdet till den gamla skolan vid Jomala gård skjuts fram till 16.4.2018 och den hyran om 2 059,50 kommer att uppbäras först fr.o.m. 16.4.2018, d.v.s. 2,5 månader senare än budgeterad datum som var 1.2.2018. Förbundsstyrelsen beslutar att fr. 1.3.2018 invid Jomala gård, i Försöksstationen, hyra ett garage med anslutande omklädningsrum, två toaletter och kafferum med pentry om ca 80 m 2 till en hyra om 480 / mån så att både brukarnas önskemål uppfylls och den bil som utegruppen använder förvaras inomhus. Förbundsstyrelsen vill att vi ber att få option på ett fortgående hyresavtalet fr.o.m. 1.1.2019, eftersom finansieringen i detta skede är klar för år 2018, men inte för år 2019 och framåt. Bifalls inte det så skrivs ett kontrakt med uppsägningstid på 3 månader. 10
DELGIVNINGAR FÖR KÄNNEDOM 10 1. Ledningsgruppens officiella tjänstemannabeslut i delegerade ärenden. Förteckning över besluten för tiden 1.6 31.12.2017. 2. Utbildningsplan 2018 för Ålands omsorgsförbund daterad 29.12.2017. 3. Prissättning för hemmadagar inom ÅOF år 2017. 4. KST-information från arbetsgruppens möte 19.1.2018. 5. Galaxens och Solkullas planer för sommaröppet år 2018. Förbundsstyrelsen antecknade ovanstående till kännedom. Förbundsstyrelsen beslöt även att punkt 5 blir en egen 11. 11
GALAXENS OCH SOLKULLAS PLANER FÖR SOMMARÖPPET ÅR 2018 11 Förbundsstyrelsen beslöt att Galaxen stängs i fyra veckor, v. 27 30, och Solkulla i två veckor, v. 27 28, under inkommande sommar 2018, på basen av låg beläggning dessa veckor de senaste åren. Vid akuta behov ombeds anhöriga kontakta servicechefen vid ÅOF. 12