Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun

Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun Kungsbacka kommun 434 30 Kungsbacka Besöksadress Södra Torggatan 16 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-83 49 98 kompetenscentrum@kungsbacka.se www.kungsbacka.se/kompetenscentrum

1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2 INLEDNING... 3 3 ELEVADMINISTRATIVA RUTINER... 3 3.1 ANTAL STARTER... 3 3.1.1 Nystartselever... 3 3.1.2 Elever i pågående studier... 4 3.2 KURSPLACERING... 4 3.2.1 Överlappningskurs (glappkurs)... 4 3.2.2 Sfi... 5 3.2.3 Grundläggande vuxenutbildning nationella delkurser... 5 3.2.4 Prövning... 5 3.3 INTRODUKTION... 6 3.4 VALIDERING... 6 3.5 FRÅNVARO OCH BEVILJAD LEDIGHET... 6 3.5.1 Sjukfrånvaro och vård av barn/närstående... 6 3.5.2 Beviljad ledighet/studieuppehåll... 7 3.6 STUDIEPLAN... 7 3.6.1 Ändring i befintliga studieplaner... 7 3.7 STATUSREGISTRERING... 7 3.7.1 Ej påbörjat... 7 3.7.2 Återbud... 8 3.7.3 Avbrott... 8 3.7.4 Slutförd... 9 3.7.5 Byte UBA... 9 3.7.6 Kursbyte... 9 3.8 FÖRÄNDRAD STUDIETAKT... 9 3.9 TVÅ F I RAD... 9 3.10 BETYG... 9 3.10.1 Ändring av felaktigt satt betyg... 10 3.11 BETYGSBESTÄLLNING... 10 3.12 INTYG... 10 3.13 GYMNASIEARBETE (GYARXX)... 10 3.14 SPECIALISERINGSKURS (XXXXXX00S)... 10 3.15 NATIONELLA PROV... 10 3.15.1 Beställning av nationella prov... 11 3.15.2 Provresultat... 11 3.16 RÄTTSSÄKER IDENTIFIERING VID PROV... 11 3.17 SKYDDADE PERSONUPPGIFTER... 11 3.17.1 Elevförteckning... 11 3.17.2 Kallelse och övrig information... 11 3.18 FRITEXTFÄLT... 11 3.18.1 Åtkomst till fritextfält... 12 4 DISCIPLINÄRA ÅTGÄRDER... 12 4.1 TRYGGHET OCH STUDIERO... 12 4.1.1 Hot, våld och andra dramatiska händelser... 12 4.1.2 Nolltolerans mot droger och alkohol... 13 4.1.3 Fusk och plagiat... 13 4.1.4 Åtgärder mot kränkande behandling (se Skollagen 6 Kap)... 13 4.2 AVSTÄNGNING (SKOLLAGEN 5 KAP 17-21 )... 13 5 EKONOMI... 13 5.1.1 Priskontroll inför frysning... 14 5.1.2 Elever från annan kommun Röda pluttar... 14 1 (19)

5.1.3 Frysning... 14 5.1.4 Slutavräkning slutfrysning... 14 5.1.5 Fakturering... 14 6 RAPPORTERING... 14 6.1.1 CSN... 14 6.1.2 SCB... 15 6.1.3 Betygsdatabas BEDA... 15 7 BYTE AV UBA (SKOLA)... 15 8 NIVÅBEDÖMNING... 15 9 EXTRA ANPASSNING... 15 10 VÅRD- OCH OMSORGSCOLLEGE (VOC)... 16 10.1 VOC-DIPLOM 1500P... 16 10.2 VOC-INTYG 1400P... 16 11 ELEVADMINISTRATIVT SYSTEM ALVIS... 16 11.1 ANVÄNDARKONTO FÖR PERSONAL HOS UPPHANDLAD SKOLA... 16 11.2 INAKTIVERING AV ANVÄNDARKONTO I ALVIS... 17 12 FÖRÄNDRINGAR I KURSUTBUDET... 17 13 RIKTLINJER FÖR FÖRETAGSKONTAKTER... 18 14 RIKTLINJER FÖR INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING... 18 15 BILAGOR... 19 15.1 CHECKLISTA VID INTRODUKTIONER... 19 15.2 BREV VID SJUKANMÄLAN... 19 15.3 LATHUND FÖR REGISTRERING I KUNGSBACKAS ALVIS... 19 15.4 ANMÄLAN HOT OCH VÅLD... 19 15.5 ANMÄLAN KRÄNKANDE BEHANDLING... 19 15.6 PROCESSKARTA LÄRSTÖD... 19 2 (19)

2 INLEDNING Detta dokument är ett komplement till, och en detaljreglering av, tecknat ramavtal för upphandlad vuxenutbildning i Kungsbacka, ref.nr 16/170. Dokumentet, tillsammans med aktuellt ramavtal, utgör underlag för den avvikelserapportering som Vuxnas lärande (VL) kontinuerligt genomför. Undantag från nedanstående rutiner och riktlinjer kommuniceras med och beslutas av VL, men administreras av skolan. 3 ELEVADMINISTRATIVA RUTINER Skolan ska använda VLs elevadministrativa system Alvis och korrekt sköta registrering av elever, kallelse, kurslistor, frånvarolistor, betygskataloger m m. När en elev blir antagen hos skolan ska berörda lärare ta del av eventuell information som finns i Alvis, t ex resultat av nivåbedömning och behov av extra anpassning. Med hänsyn till PuL skickas inte personnummer via e-post. Istället används studerande-id i kommunikation mellan VL och skolan, se bilaga Lathund för registrering. Skolan ansvarar för att ha personal med adekvat utbildning för att utföra administrativa åtaganden enligt VLs rutinbeskrivningar. För elever som är folkbokförda i annan kommun, elever som läser hos flera skolor samt elever från gymnasieskolan som läser inom vuxenutbildningen, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. Skolan är den som i första hand ska svara på frågor som eleven har gällande sitt studiestöd, för att utesluta eventuell felregistrering i Alvis. Om skolan inte kan se vad problemet är, hänvisas eleven till elevexpeditionen på Kompetenscentrum. 3.1 ANTAL STARTER VL tar emot ansökningar, gör antagning samt fördelar kurserna till den skola som eleven valt. När en elev antas till kurser som bygger på varandra, är det skolan som avgör om eleven har förutsättning att fortsätta efterföljande kurs. De skolor som erbjuder Vård och omsorg samt Handel och administration får inte erbjuda kurser som ingår i högskoleförberedande program som fristående kurs, exempelvis Psykologi 1 eller Företagsekonomi 1. Undantag gäller om eleven läst ett kurspaket och senare vill läsa om en av kurserna som ingått i kurspaketet. Detta undantag gäller inom 1 år från det att eleven är klar med sitt kurspaket. Eleven hänvisas till studie- och karriärvägledningen för ansökan. Varje elev ska ges möjlighet att studera på dag- och/eller kvällstid samt i den studietakt som önskas. Följande studietakter ska erbjudas 25% (ej kurspaket), 50%, 75% och 100%. För sfi görs en individuell planering beträffande studieomfattning. Eventuella avvikelser kommuniceras med och beslutas av VL. 3.1.1 Nystartselever Gäller grundläggande och gymnasial nivå. Elever som inte läst tidigare, eller elever som haft ett studieuppehåll i förhållande till tidigare studier. Nystartselever söker till de fasta startdatum som ligger sökbara i kurskatalogen, vilket är 11 eller 5 starter per år beroende på Utbildningsområde/utbildning. Eleverna söker senast sista ansökningsdag och eleven har sedan en vecka på sig att lämna in eventuella kompletteringar senast sista 3 (19)

kompletteringsdag (1 vecka efter sista ansökningsdag). Efter sista kompletteringsdag och ca 1 vecka framåt, arbetar VL med antagningen och när det är klart vilka elever som ska antas så fördelas alla antagna elever samtidigt till skolan. Senast 3 veckor innan startdatum ska eleverna vara fördelade till skolan. Alla kurser som eleven söker får samma startdatum, vilket skolan sedan justerar utifrån den studieplan som eleven och skolan kommer överens om. 3.1.2 Elever i pågående studier Gäller grundläggande och gymnasial nivå. Elever som har en pågående studieperiod och som vill lägga till kurser till sin studieplan. De nya sökta kurserna ska ligga i direkt anslutning till den sista kursen i pågående studieperiod. Vill inte eleverna ha kurserna kloss an är de hänvisade till de fasta nystarter som finns. Pågående elever söker till kontinuerlig kursstart i kurskatalogen. Eleverna ska söka senast 4 veckor innan det startdatum som gäller för just denne elev. Eleven har sedan en vecka på sig att komplettera med eventuella handlingar. VL fördelar kontinuerligt godkända ansökningar för pågående elever, vilket innebär att skolan också kursplacerar dessa elever kontinuerligt. Senast två veckor innan en ny kurs ska börja för en pågående elev ska VL ha fördelat ansökan. Om en pågående elev missat sista ansökningsdatum, är eleven hänvisad till nästa fasta nystart. 3.2 KURSPLACERING Skolan skapar grupper och kurspaket i Alvis samt kopplar lärare till grupperna. Därefter kursplacerar skolan eleverna efter fördelning från VL, se Lathund för registrering. Kursplacering ska ske inom två veckor från det att eleven har blivit fördelad, undantaget inriktningskurserna i kurspaket Vård och omsorg. Skolan får endast kursplacera elever på de inriktningskurser som får ingå i kurspaket Vård och omsorg. Om en elev har sökt och blivit antagen till kurser hos fler än en skola görs både fördelning och kursplacering av VL och skolan informeras om antagningen via e-post. Om en elev redan har betyg i någon eller några kurser som ingår i ett kurspaket, kommer dessa att exkluderas vid antagningen och följer därmed inte med till kursplaceringen (förutsatt att skolan korrekt kopplar alla ingående grupper till respektive kurspaketet). Exkludering görs även om eleven har betyg i motsvarande äldre kurs, enligt Skolverkets motsvarandelista. Skolan ska inte kursplacera elever på kurser de inte är antagna till. Elever som antas till ett kurspaket kan välja att plocka bort kurser de inte vill läsa. Skolan kan då plocka bort kurserna. Skolan avgör då om de kan utfärda intyg på utbildningen (kurspaketet) beroende på vilka kurser eleven har läst. Elev som läser ett kurspaket med ett bestämt antal poäng och vill söka fler kurser inom området när kurspaketet är klart, måste göra en ny webbansökan. Antagning görs av VL. De nya kurserna registreras som enstaka kurser vid kursplaceringen. Skolan kan, innan startdatum eller på introduktionsdagen, flytta fram startdatum och/eller ändra studietakt om eleven önskar det. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. Om skolan får kännedom om betygsdokument som har betydelse för antagningen, ska dessa kommuniceras till VL för att skannas in på elevens profil i Alvis. 3.2.1 Överlappningskurs (glappkurs) Överlappningskurs (glappkurs) är en orienteringskurs som i omfattning kan vara mellan 20-50 poäng. Om en elev har läst i det gamla kurssystemet (före 2011) så saknas en del förkunskaper för vissa kurser. Till exempel om eleven läst Matematik A och sedan ska läsa Matematik 2. VL lägger då till en 4 (19)

orienteringskurs vid antagningen, för att täcka kunskapsglappet. Skolan kan själva välja hur de vill lägga upp överlappningskursen, om den ska ligga före, efter eller under den nationella kursen. Skolan justerar datum på överlappningskursen om det behövs (i förhållande till hur datum ser ut vid kursplaceringen). Överlappningskursen är studiemedelsberättigad. Elever med betyg i Matematik A, B och C får en överlappningskurs på 20 poäng till Matematik 2, 3 och 4. Elever med betyg i Fysik A får en överlappningskurs på 20 poäng till Fysik 2. Elever med betyg i Företagsekonomi A får en överlappningskurs på 50 poäng till Företagsekonomi 2. 3.2.2 Sfi Löpande antagning görs för elever som söker sfi. Elev som antas till sfi kursplaceras av VL och skolan informeras om antagningen via e-post. VL kursplacerar eleven med startdatum måndagen 3 veckor efter ansökandatum. Under första veckan ska skolan, genom kartläggning, säkerställa att eleven är registrerad på rätt kurs. Om skolan under första veckan konstaterar att eleven är registrerad på fel kurs ska omregistrering ske. Om skolan bedömer att eleven ska byta kurs, kontaktas VL som registrerar ny kurs. Om skolan bedömer att eleven kan pröva mot befintlig kurs, ska en prövning registreras om eleven vill det. Skolan kontaktar VL som registrerar prövning. Betyg får inte sättas på en sfi-kurs efter bara 1 veckas studier. För elever som läser en sfi-kurs som löper över ett periodbryt ska skolan registrera kursdelar, se Lathund för registrering. För elever som ska fortsätta på nästa sfi-kurs hos samma skola, meddelar skolan detta till VL som kursplacerar eleven på nästa kurs. Elever som vill läsa nästa sfi-kurs hos en annan skola hänvisas till studie- och karriärvägledningen. 3.2.3 Grundläggande vuxenutbildning nationella delkurser När en elev blir antagen till svenska, svenska som andraspråk, matematik och engelska på grundläggande nivå, fördelar VL eleven på samtliga delkurser i aktuell kurs. Undantag görs när eleven har betyg i någon delkurs eller om nivåbedömning visar att eleven inte behöver läsa alla delkurser. Om skolan gör en bedömning, exempelvis genom en validering, att det är någon av delkurserna som eleven inte behöver läsa, meddelas VL som då plockar bort aktuell delkurs. Skolan justerar datum på delkurserna så att de stämmer överens med elevens studieplanering. Huvudkurs (nationella kurskoden) registreras av VL på elev som läst samtliga fyra nationella delkurser. VL registrerar huvudkursen med samma start- och slutdatum som nationell delkurs 4. Skolan sätter ett sammanfattande betyg på den nationella kurskoden. 3.2.4 Prövning VL kursplacerar elev som ska göra prövning och meddelar skolan via e-post. Skolan ska utifrån elevens önskade prövningsdatum, kontinuerligt under hela året, genomföra prövningar i de kurser som erbjuds hos skolan. Skolan kan flytta fram prövningsdatum max tre veckor, vid ett tillfälle per kurs, förutsatt att detta sker senast på prövningsdagen. I överenskommelse med elev kan skolan tidigarelägga kursplacerat datum för prövning. Eleven kan dock inte själv kräva att skolan ska tidigarelägga prövningsdatum. Prövning registreras med samma start- och slutdatum, en fredag, och rapporteras till SCB (inte till CSN). För elever som genomför en prövning som innehåller flera delar (provtillfällen vid olika datum, exempelvis språk) ska datum för sista provtillfället vara det datum som registreras som prövningsdatum i Alvis. Prövningsperioden är maximalt 20 veckor från och med det att VL har meddelat skolan om antagen elev. För elever som genomför prövning i sfi ska max 20 närvarotimmar registreras. 5 (19)

3.3 INTRODUKTION För att eleven ska nå ett lyckat studieresultat är introduktioner obligatoriska och ska ske på plats i Kungsbacka, för både distans och flex. Skolan kallar eleven till introduktion och den ska genomföras en (1) vecka innan kursstart. Skolan ansvarar för att antagen elev, som i förväg meddelat förhinder med giltigt skäl, får introduktion vid annat tillfälle, dock senast kursstartsdagen. Antagen elev som inte fått introduktion senast kursstartsdagen registreras med status återbud i Alvis. Introduktionen ska innehålla skriftlig och muntlig information om förutsättningarna för studierna, se bilaga Checklista vid introduktioner. Elever som inom den senaste sexmånadersperioden studerat hos skolan behöver inte kallas till ny introduktion, förutsatt att det inte finns ny viktig information som eleven behöver ta del av. Enskilda introduktioner ska kunna genomföras för elever med särskilda behov, vilket då framgår av eventuell pedagogisk överlämning. Elev som är antagen till prövning behöver inte kallas till introduktion, däremot ska eleven få nödvändig information för att kunna genomföra sin prövning. 3.4 VALIDERING Skolan informerar om möjligheten till validering av kunskaper vid introduktionen. Vid introduktionen gör skolan en översiktlig kartläggning av förkunskaper för de elever som önskar validera. Om skolan identifierar att det finns grund för validering, planerar skolan in tid för fördjupad kartläggning. Lärare avgör efter fördjupad kartläggning om en elev kan validera hel eller del av kurs, se Lathund för registrering. Vid validering av del av kurs bedömer läraren även hur stor del av kursen som kan valideras. 3.5 FRÅNVARO OCH BEVILJAD LEDIGHET 3.5.1 Sjukfrånvaro och vård av barn/närstående Elev som är sjukskriven eller frånvarande på grund av vård av barn/närstående kan behålla sin plats. Om eleven sjukanmäler sig när mindre än 75% av kursen är genomförd och inte återkommer efter sjukskrivningens slut registrerar skolan avbrott i Alvis med avbrottsdatum från första frånvarodagen. Om eleven sjukanmäler sig när mer än 75% av kursen är genomförd och inte återkommer efter sjukskrivningens slut, ska betyg sättas utifrån det betygsunderlag som finns med planerat kursslut som betygsdatum. Eleven sjukanmäler sig till skolan som sedan skickar ett mail via Alvis, se bilaga Brev vid sjukanmälan, till eleven med information om vad som gäller vid sjukskrivning. Eleven informeras om att studierna avbrottas ifall eleven inte återgår i studier efter sjukskrivningen är avslutad, eller hör av sig om att sjukskrivningen är förlängd. Skolan ansvarar för uppföljning av elever som är sjukskrivna och att rapportera avbrott enligt rutin. Skolan ska på begäran från VL kunna lämna dokumenterade uppgifter om en elevs frånvaro. Det är viktigt att skolan har en dialog med eleven innan avbrott registreras för att försäkra sig om att eleven har kännedom om processen. Sjukanmälan/friskanmälan som inkommer till VL meddelas skolan. Skolan begär in läkarintyg. Läkarintyg krävs från 14:e dagen vid studier och från 8:e dagen vid studier kombinerat med arbete. Vid frånvaro utan läkarintyg ska status avbrott sättas av skolan om eleven inte återkommer inom två veckor. Avbrottsdatum blir första frånvarodagen. 6 (19)

För elev som har anmäld sjukfrånvaro enbart 3 kalenderdagar justeras inte studieplanen. För anmäld sjukfrånvaro 4 kalenderdagar eller fler, justeras studieplanen av skolan motsvarande sjukperioden, se bilaga Lathund för registrering. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan justerar studieplanen efter beslut. 3.5.2 Beviljad ledighet/studieuppehåll Skolan administrerar studieuppehållen. Studieuppehåll ska förläggas efter avslutad kurs (inte mitt i kurs) och beviljas i max fyra sammanhängande veckor, se bilaga Lathund för registrering. Undantaget sfi, där studieuppehåll kan förläggas mitt i kurs och beviljas i max 8 veckor. Om en elev inte återkommer som planerat efter beviljad ledighet registrerar skolan Ej påbörjat på efterföljande kurs/kurser. För sfi registreras avbrott första frånvarodagen med avbrottsorsak bristande aktivitet. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. 3.6 STUDIEPLAN Utifrån de kurser som eleven är antagen till registrerar skolan studieplanen i Alvis. Skolan kommer tillsammans med eleven överens om i vilken ordning kurserna ska läsas. Kurserna ska registreras med datum efter varandra alternativt blockläggs två kurser parallellt, dvs samma start- och slutdatum. Eleven får läsa på maximalt 100% studietakt. Kurser registreras alltid med start måndagar och slut fredagar, även om dessa infaller på röd dag/afton. Kurser för elever som är under 20 år (t o m halvårsskiftet det år de fyller 20) registreras med start måndagar och slut söndagar, se vidare under rubrik Studiehjälp. 3.6.1 Ändring i befintliga studieplaner Skolan justerar studieplaner, både när elever byter ordningsföljd på kurser samt vid ändring av studietakt. Ändring av studietakt kan ske innan halva kursen är genomförd. Ändring i studieplan ska registreras direkt och inte i efterhand. Om en elev väljer att läsa sin kurs snabbare än planerat ska skolan justera slutdatum för kursen samt justera eventuellt efterföljande studieplan. Det är viktigt att skolan för en dialog med eleven om att detta kan påverka eventuellt studiestöd. Om elev önskar byta studieform beslutas detta av VL. Eleven hänvisas till studie- och karriärvägledningen. Skolan genomför registrering efter beslut. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. 3.7 STATUSREGISTRERING Följande status registreras i Alvis, se bilaga Lathund för registrering: 3.7.1 Ej påbörjat Ej påbörjat registreras när eleven inte kommit till kursen utan att meddela förhinder. Registreras med samma statusdatum som datum för individuell kursstart och registrering ska ske senast en vecka efter kursstart. För elever som läser enstaka kurs (med flera kursdelar) registreras ej påbörjat på kursdel 1:2 och återbud på kursdel 2:2. För elever som är antagen till kurspaket registreras ej påbörjat på aktuell kurs samt kurspaketsgruppen och efterföljande kurser registreras med återbud. 7 (19)

Prövning Ej påbörjat registreras när eleven inte kommit till prövningen utan att meddela förhinder. Ej påbörjat registreras med samma statusdatum som prövningsdatum och ska registreras senast en vecka efter prövningsdatum. 3.7.2 Återbud Elev kan lämna återbud till en kurs till och med dagen innan startdatum. Statusdatum ska alltid vara ett datum före startdatum. Återbud ska registreras senast en vecka efter kursstart. Prövning Återbud registreras före prövningsdatum när eleven meddelat återbud. 3.7.3 Avbrott Avbrott registreras när eleven påbörjat kursen och sedan avbryter sina studier. Avbrott ska registreras i Alvis senast 14 dagar efter avbrott. Avbrott registreras om eleven inte varit aktiv på sju dagar och avbrottsdatum (statusdatum) ska vara dagen efter att eleven varit aktiv. Aktiv betyder att eleven gör framsteg i sina studier genom t ex en inlämningsuppgift, skriver prov eller fått handledning och det är läraren som gör denna bedömning. Avbrott ska registreras innan 75% av kursen är genomförd. Om eleven har läst 75% eller mer av kursen ska betyg sättas utifrån det betygsunderlag som finns. För elever som läser enstaka kurs (med flera kursdelar) och avbryter på kursdel 1:X, registreras avbrott på kursdel 1:X och återbud på resterande kursdelar. Elev som är antagen till flera fristående kurser och gör avbrott i pågående kurs, ska kvarstå som antagen på efterföljande kurser i studieplanen om skolan bedömer att eleven har förutsättning att fortsätta efterföljande kurs, i annat fall registreras återbud på efterföljande kurser. För elever som läser kurspaket, avbrottas aktuell kurs samt kurspaketsgruppen och efterföljande kurser registreras med återbud. Det är viktigt att skolan har en dialog med eleven innan avbrott registreras, för att försäkra sig om att eleven har kännedom om processen. Avbrottsorsaker För de elever som registreras med status avbrott ska också avbrottsorsak anges och registreras i Alvis: Arbete Ej påbörjat Arbetspraktik Status Återbud Avbrott Slutförd Andra studier Bristande aktivitet Annan orsak Byte UBA Kursbyte Byte kommun Studieuppehåll (sfi >8 veckor) 8 (19)

Avbrottsorsak Byte kommun och Studieuppehåll längre än 8 veckor på sfi, beslutas av VL. Elever hänvisas till studie- och karriärvägledningen. Elev som gör en ny ansökan till sfi inom 4 veckor efter avbrottsregistrering på sfi-studier, registreras som antagen igen av VL. Status Avbrott kommer därmed att ändras till status Antagen på befintlig kurs i Alvis. Skolan informeras om antagningen via e-post. 3.7.4 Slutförd Status slutförd ska registreras på samtliga kurspaketsgrupper när utbildningen är avslutad. Status slutförd ska registreras på orienteringskurser när kursen är avslutad. Statusdatum ska alltid vara samma som slutdatum. Slutförd ska registreras senast en vecka efter att kurspaket/orienteringskurs är slutförd. Vid tveksamhet kontakta VL. 3.7.5 Byte UBA Status Byte UBA registreras av VL efter beslut om byte av skola, se nedan rubrik 4 Byte av skola (UBA). 3.7.6 Kursbyte Status Kursbyte registreras av VL efter beslut hos VL. 3.8 FÖRÄNDRAD STUDIETAKT Gäller inte sfi. Ändring till lägre studietakt kan göras innan halva kursen är genomförd. Detta administreras av skolan, som justerar studieplanen. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. 3.9 TVÅ F I RAD Gäller inte sfi. Elever som läser kurspaket eller enstaka kurser och får två F efter varandra, avbryts ( pausas ) på utbildningen/kurserna. VL beslutar om paus och eleven ombeds i så fall att kontakta studie- och karriärvägledningen för att diskutera fortsatta studier. VL beslutar om studierna därefter eventuellt kan återupptas och meddelar detta till skolan och eleven via mail. Skolan ansvarar för att studieplanen justeras. 3.10 BETYG Betygssättningen ska ske senast 7 kalenderdagar efter kursslut, se bilaga Lathund för registrering. Datum för satt betyg ska vara samma som datum för kursslut. Skolan låser betyget i Alvis, innan betygskatalog skrivs ut och VL godkänner betyget. Låst betyg kan inte ändras av skolan. Ändringen måste godkännas av VLs rektor. En lärare som saknar lärarlegitimation får inte sätta betyg självständigt, utan ska göra det tillsammans med en legitimerad lärare, https://www.skolverket.se/bedomning/betyg/betyg-och-lararlegitimation. Båda lärarna ska signera betygskatalogen med arkivbeständig penna och på arkivbeständigt papper. Betygskatalogen ska vara VL tillhanda 14 dagar efter kursslut. 9 (19)

Betygskataloger ska skrivas ut och skrivas under även för orienteringskurser, men behöver inte skrivas under av legitimerad lärare. I anteckningsfältet ska det stå deltagit. 3.10.1 Ändring av felaktigt satt betyg När lärare behöver ändra ett felaktigt satt betyg ska följande ske: Ett e-postmeddelande skickas till VLs rektor. I meddelande ska tydligt redovisas: o Vad som är orsaken till det felaktigt satta betyget o Elevens studerande-id i Alvis o Gruppnamn o Vilket betyg som ursprungligen är satt och vilket betyg det ska ändras till VLs rektor skickar ett svar, som ska innehålla ett beslut om ändringen godkänns eller avslås. Svaret skickas samtidigt till berörd administratör hos VL. Betyget låses upp och tas bort i Alvis av VLs administratör Administratören hos skolan ansvarar sedan för att registrera nytt betyg och skriva ut en ny betygskatalog Skolan skickar ny betygskatalog till VL 3.11 BETYGSBESTÄLLNING VL utfärdar samtliga betyg. Betyg skrivs inte ut automatiskt. Beställning av betyg görs av eleven i Alvis eller via vuxenutbildning@kungsbacka.se. Slutbetyg/Examensbevis sammanställer eleven tillsammans med en studie- och karriärvägledare. 3.12 INTYG Elev som har genomfört en orienteringskurs eller en individuell kurs ska få ett intyg. Elev som genomgått en kurs och vill få sina kunskaper dokumenterade på annat sätt än genom betyg ska få ett intyg. Även den som har genomgått en validering ska kunna få ett intyg. Vid utfärdande av intyg för orienteringskurs eller en individuell kurs är det VL som ansvarar för intygets innehåll. Vid utfärdande av intyg för övriga kurser ansvarar skolan för beskrivning av intygets innehåll, som sedan lämnas till VL. VL utfärdar samtliga intyg. 3.13 GYMNASIEARBETE (GYARXX) Uppgift om titel och innehåll för gymnasiearbete ska anges vid utfärdande av examensbevis. När elever betygsätts på kursen gymnasiearbete ska skolan ange titel och en kort informativ beskrivning av gymnasiearbetets innehåll (några rader) direkt i betygskatalogen i Alvis. 3.14 SPECIALISERINGSKURS (XXXXXX00S) En beskrivning av innehållet i en specialiseringskurs ska anges vid utfärdande av betygsdokument. När en elev betygsätts på en specialiseringskurs ska skolan ange en kort och informativ beskrivning av innehållet i specialiseringskursen (några rader) direkt i betygskatalogen i Alvis. Kursen Affärskommunikation (AFFAFÄ00S) kan läsas flera gånger på olika språk. När en elev betygsätts på kursen ska skolan ange vilket språk kursen är genomförd på direkt i betygskatalogen i Alvis. 3.15 NATIONELLA PROV För vuxenutbildningen i Kungsbacka gäller att skolan ska använda nationellt fastställda prov. 10 (19)

3.15.1 Beställning av nationella prov Skolan beställer nationella prov via e-post till vuxenutbildning@kungsbacka.se, VL. Skolan meddelas när proven finns att avhämta i receptionen. I samband med avhämtningen är det mottagarens skyldighet att kontrollera att innehållet överensstämmer med beställningen. Om personen som hämtar proven är okänd, måste denne kunna legitimera sig. 3.15.2 Arkivering nationella prov Provresultat och provdatum ska skrivas in i Alvis (lärarfunktioner/betygsättning), se bilaga Lathund för registrering. VL rapporterar provresultat till Skolverket/SCB enligt anvisningar från SCB. Nationella prov ska förvaras säkert och arkiveras av skolan i enlighet med den dokumenthanteringsplan som finns för vuxenutbildningen i Kungsbacka. Förtydligande (av text i dokumenthanteringsplanen): Gällande nationella slutprov i Sfi och svenska så skall elevlösningar, samtliga delar, bevaras och efter 6 år levereras till VL för slutarkivering. Övriga nationella prov gallras (kastas) 5 år efter provtillfället. När avtal upphör skall skolan överlämna nationella prov (yngre än 6 år) till VL. 3.16 RÄTTSSÄKER IDENTIFIERING VID PROVEX Skolan ska säkerställa att en rättssäker identifiering av eleven sker vid prov/prövning. 3.17 SKYDDADE PERSONUPPGIFTER Personer som har skyddade personuppgifter har ansökt om detta hos Skatteverket. Uppgifter om dessa personer får inte lämnas ut. VL informerar berörd skola, om elev som registrerats med skyddade personuppgifter i Alvis, genom att i första hand personligen överlämna information om studerande-id. I andra hand tar VL telefonkontakt med kontaktperson hos berörd skola och lämnar information om studerande-id. Elever med skyddade personuppgifter registreras av VL i Alvis med tillfälligt personnummer (TF-nummer) och fingerat för- och efternamn. 3.17.1 Elevförteckning Lärare ska ha kännedom om eventuella elever med skyddade personuppgifter. Skolan ansvarar för att rutin för detta finns. 3.17.2 Kallelse och övrig information Kontaktsätt till elev är Skatteverkets förmedlingsservice. Kallelser lämnas till VL för vidare förmedling till eleven via Skatteverkets förmedlingsservice. I de fall eleven lämnar namn och adress till skolan måste informationen hanteras med största försiktighet och förvaras inlåst. Uppgifterna är inte offentliga och ska inte registreras i datasystem eller skrivas till på listor. Skolan ansvarar för att rutin för detta finns. 3.18 FRITEXTFÄLT För att säkerställa att elevernas integritet respekteras och för att kvalitetssäkra innehållet i fritextfält gäller en gemensam utgångspunkt för hur fritextfält ska användas. Fritextfält i Alvis finns för att berörd personal hos vuxenutbildningen ska kunna se och dokumentera händelser som rör elevens studieperiod. Upphandlade skolor har endast läsrättigheter. Fritextfälten används för att förmedla information, som olika personalkategorier eller aktörer behöver få ta del av i sitt arbete. Ingen notering om hälso- och sjukvårdsuppgifter får förekomma i Alvis fritextfält. Skolan ansvarar för uppföljning av elever som är sjukskrivna och att rapportera avbrott enligt rutin, se rubrik Frånvaro och beviljad ledighet. 11 (19)

3.18.1 Åtkomst till fritextfält Behörighetsgrupp Alvis Fritextfält Läsa Spara Administratör skola Studerandeadm Ja Nej Administratör skola Ansökan Nej Nej Administratör skola Sfi-anmälan Ja Nej Ekonom skola Studerandeadm Nej Nej Ekonom skola Ansökan Nej Nej Ekonom skola Sfi-anmälan Nej Nej Lärare skola Studerandeadm Nej Nej Lärare skola Ansökan Nej Nej Lärare skola Sfi-anmälan Ja Nej Skolledare skola Studerandeadm Ja Nej Skolledare skola Ansökan Nej Nej Skolledare skola Sfi-anmälan Ja Nej 4 DISCIPLINÄRA ÅTGÄRDER 4.1 TRYGGHET OCH STUDIERO Skollagen och förtydligande hur denna skall tolkas: Arbetsmiljö (se Skollagen 5 Kap 3-4 ) Disciplinära och andra särskilda åtgärder (se Skollagen 5 Kap 6 ) Skolledare, platsansvarige eller en lärare får vidta de omedelbara och tillfälliga åtgärder som är befogade för att tillförsäkra eleverna trygghet och studiero eller för att komma till rätta med en elevs ordningsstörande uppträdande. Åtgärderna skall dokumenteras och arkiveras hos skolan. De ska lämnas ut till VLs rektor på begäran för utredning av ev avstängning (se rutin nedan) men också i samband med kvalitetsgranskning. 4.1.1 Hot, våld och andra dramatiska händelser Skolorna bör enligt arbetsmiljölagen ha egna rutiner för hantering av hot och våld på arbetsplatsen. Personer, som inte är elever på skolan, ska avvisas och det är skolan som bedömer om detta skall göras. Det är också skolan som bedömer om eventuellt polis behöver tillkallas samt om polisanmälan skall göras. I arbetet med händelser av detta slag rekommenderas skolorna att arbeta enligt en s.k. disciplintrappa utan att hoppa över trappsteg: Steg 1: Tillsägelse Steg 2: Vid behov, utvisning ur undervisningslokalen Steg 3: Utredning av orsaken till beteendet Steg 4: Skriftlig varning/samtal utfärdas av skolledare Steg 5 Anmälan till rektor VL via den för ändamålet utformade incidentblanketten om hot och våld (se bilaga Anmälan hot och våld) I normalfallet skall skolan ha prövat alla steg utan att det har gett förbättrat beteende hos eleven innan det blir fråga om anmälan till VLs rektor, vilket därmed kan leda till avstängning. Om skolan bedömer att eleven inte kan vara kvar på skolan kan skolledaren besluta om att hänvisa eleven till självstudier, hemma via lärplattform, i väntan på samtal med VLs rektor. 12 (19)

4.1.2 Nolltolerans mot droger och alkohol Om misstanke finns att elev är påverkad av droger eller alkohol skall disciplintrappan ovan tillämpas. Vid omedelbar avstängning följer krav på att eleven visar godkänt drogtest innan hen får komma tillbaka till skolan. 4.1.3 Fusk och plagiat Skolan ansvarar för att i ett första skede bedöma om fusk eller plagiat har skett. Om skolan bedömer att en elev uppenbart har fuskat eller plagierat vid studier ska detta alltid omgående rapporteras till VLs rektor. Det är viktigt att historiken i ärendet är väldokumenterat och att skolan till VLs rektor lämnar utförlig rapport om det misstänkta fusket eller plagiatet. VLs rektor utreder ärendet, fattar beslut om dess följder och informerar därefter skolan och eleven om beslutet. Alla elever som läser inom vuxenutbildningen i Kungsbacka ska i samband med skolstart informeras om regelverket för Disciplinära åtgärder. 4.1.4 Åtgärder mot kränkande behandling (se Skollagen 6 Kap) I avtal med skolan står följande angående Arbete mot diskriminering och kränkande behandling : Leverantören ska ha en likabehandlingsplan som stöd för arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Planen ska upprättas årligen och kan ses som en dokumentation av det främjande, förebyggande och åtgärdande arbetet inom området. Planen ska innehålla vilka rutiner som gäller och beskriva hur eleverna medverkar i det främjande och förebyggande arbetet. Skolan skall till VLs rektor omgående lämna in anmälan om kränkande behandling genom att använda den för ändamålet utformade incidentblanketten som finns (se bilaga Anmälan kränkande behandling). 4.2 AVSTÄNGNING (SKOLLAGEN 5 KAP 17-21 ) Nämnden för gymnasie och arbetsmarknad beslutar om en elev helt eller delvis ska stängas av från utbildningen. Avstängning får ske om: 1. eleven med otillåtna hjälpmedel eller på annat sätt försöker vilseleda vid bedömningen av elevens måluppfyllelse och kunskaper, 2. eleven stör eller hindrar utbildningens bedrivande, 3. eleven utsätter någon annan elev eller av utbildningen berörd person för kränkande behandling, eller 4. elevens uppförande på annat sätt inverkar negativt på övriga elevers trygghet och studiero. Det krävs att tillsägelser och varningar inte har lett till ett förbättrat beteende hos eleven. Avstängning kan ske först när andra möjligheter att komma till rätta med elevens beteende är uttömda. Huvudmannen får besluta att ett beslut om avstängning ska gälla omedelbart. Om det kan antas att någon av förutsättningarna för avstängning enligt första stycket 2-4 är uppfyllda och beslutet är nödvändigt med hänsyn till elevernas trygghet och studiero, får rektorn besluta om omedelbar avstängning. 5 EKONOMI Skolan ansvarar för att följa VLs anvisningar (lathundar) för registrering i Alvis. Detta för att säkerställa rättssäker hantering av elevuppgifter, garantera att de ekonomiska prognoserna och utfallen blir korrekta samt att statistik avseende kvalitetsuppföljning blir tillförlitlig. I de fall där felaktiga registreringar skett har VL rätt att kräva återbetalning av ersättning som har betalats ut. 13 (19)

5.1.1 Priskontroll inför frysning Inför varje frysning ska skolan göra en priskontroll i Alvis för grundläggande och gymnasiala kurser. Detta innebär att kontrollera att bransch och lärmetod är kopplade till samtliga grupper. För sfi innebär priskontroll att närvarotimmar klarmarkeras månadsvis i efterskott, se bilaga Lathund för registrering. I samband med klarmarkering av närvarotimmar på sfi registreras också eventuella språkpraktiktimmar. 5.1.2 Elever från annan kommun Röda pluttar VL ansvarar för att elever från annan kommun är registrerade med kommun OK i Alvis, så att ersättning faller ut till skolan vid frysning. Detta kontrolleras månadsvis inför varje frysningstillfälle. 5.1.3 Frysning All ekonomihantering i Alvis bygger på frysningar (en ögonblicksbild av information sparas i databasen) och ett frysningsschema. Aktuellt frysningsschema finns i Alvis. Frysning görs 1 gång/månad och omfattar sfi, grundläggande och gymnasiala kurser. För att rätt ekonomiskt utfall ska ske på grundläggande och gymnasiala kurser, måste bransch och lärmetod vara kopplade till samtliga grupper. Ersättningen baseras på genomförda poäng per bransch och lärmetod. Sfi-grupperna måste klarmarkeras senast 1 vecka innan frysning för att rätt ekonomiskt utfall ska ske. Ersättningen baseras på klarmarkerade närvarotimmar föregående månad och enligt ersättningsmodellen start-mellan-slutpeng. Efter 15 närvarotimmar utfaller en startpeng motsvarande 25% av kursens rikttimmar. När närvaro motsvarande hälften av kursens rikttimmar uppnåtts utfaller ytterligare 25%. När eleven betygsätts på respektive kurs utfaller resterande 50%. För sfi-elever som betygsätts innan rikttimmar uppnåtts erhåller skolan full ersättning. I de fall betyg inte kan sättas när kursens rikttimmar har uppnåtts utgår ingen ytterligare ersättning. Om en elev återkommer i sfi-studier på samma kurs efter ett avbrott, krävs att nio månader har gått för att ny startpeng ska falla ut, oavsett om eleven återkommer till samma skola eller inte. Språkpraktiktimmar på sfi är inte kopplade till ekonomisk ersättning. 5.1.4 Slutavräkning slutfrysning Sista frysningen i ett frysningsschema är en slutavräkning där hela perioden stäms av och slutjusteras. Inför slutfrysningen ska betyg och andra status vara registrerade i Alvis. Alla sfi-grupper för perioden ska vara klarmarkerade. Grundläggande och gymnasiala kurser som inte blivit betygssatta på avslutande kursdel genererar ingen ersättning och skolan krediteras ersättning för kursen, se bilaga Lathund för registrering. 5.1.5 Fakturering Skolan fakturerar 1 gång/månad enligt betalningsunderlag som genereras i Alvis efter varje frysning, se bilaga Lathund för registrering. Fakturering ska ske senast påföljande månad. Faktura ska vara märkt med referensnummer 291500 samt med kontaktuppgift för fakturafrågor. Fakturan skickas till: Kungsbacka kommun, Fakturan, 434 81 Kungsbacka. 6 RAPPORTERING VL skickar rapporter till CSN, SCB och UHR. 6.1.1 CSN VL rapporterar till CSN varje vecka. 14 (19)

Studieförsäkran Skolan måste aktivt intyga påbörjade studier (studieförsäkran) för varje elev och kurs i Alvis, enligt CSN:s krav, se bilaga Lathund för registrering. Studieförsäkran får inte göras innan kursdeltagarens individuella startdatum har passerat, det räknas då som falskt intygande. Påbörjade studier ska intygas skyndsamt efter att den studerande börjat studera. Om skolan väntar med att registrera uppgifterna kommer det att ta längre tid för de studerande att få sina pengar. Studiehjälp Skolan ansvarar för att markera studieomfattning i Alvis för elever med studiehjälp (till och med halvårsskiftet det år de fyller 20). Studieomfattning anges som heltid (H) eller deltid (D). Kurserna registreras med start måndagar och slut söndagar. 6.1.2 SCB VL rapporterar uppgifter om kommunal vuxenutbildning och sfi samt pedagogisk personal till SCB. Uppgifterna ingår i den officiella statistiken som Skolverket ansvarar för och alla huvudmän är enligt lag skyldiga att lämna uppgifter till denna undersökning. Uppgifter om elever och kursdeltagare samt nationella provresultat rapporteras två gånger per år (februari och september). Uppgifter om pedagogisk personal rapporteras en gång per år (mätdatum i oktober). Inför rapporteringarna ska alla betyg och status vara registrerade i Alvis för avsedd period samt deltagande i läs- och skrivinlärning för sfi. 6.1.3 Betygsdatabas BEDA VL rapporterar till UHR inför varje ansökningstillfälle och komplettering till högskola/universitet. Elever med samordningsnummer och skyddade personuppgifter rapporteras inte. Berörda elever får själva skicka in sina dokument. 7 BYTE AV UBA (SKOLA) Elev kan inte byta skola mitt i en kurs, om inte särskilda skäl föreligger och detta ska då beslutas av VL. Vid eventuellt byte av skola under pågående sfi-kurs ska en överlämning ske mellan skolorna, enligt rutin upprättad av VL. Eleven kontaktar då studie- och karriärvägledningen efter samtal med sin lärare. 8 NIVÅBEDÖMNING Sökande som saknar betyg eller dokument över förkunskaper hänvisas till att göra nivåbedömning i svenska, matematik och engelska. Detta kan även gälla sökande som har tidigare betyg men där man kan anta att tillräckliga kunskaper för den sökta kursen saknas. Nivåbedömningen görs i samband med antagning. I undantagsfall görs nivåbedömning där man efter påbörjad kurs upptäcker att förkunskaperna inte varit tillräckliga. Rekommenderad startnivå från nivåbedömning sparas på elevens profil i Alvis. 9 EXTRA ANPASSNING De elever som har behov av stöd ska ges detta i form av extra anpassning, vilket ska tillhandahållas av skolan inom ramen för den ordinarie undervisningen. Eventuellt stöd utöver extra anpassning beslutas av VL. Behov av extra anpassning upptäcks antingen vid webbansökan, vid ett vägledningssamtal eller först när eleven introduceras till sin kurs hos skolan. Om skolan får kännedom om utredningar 15 (19)

gällande funktionsnedsättningar som inte tidigare varit kända, då ska de omgående lämnas till Beställarens specialpedagog. Specialpedagog hos Beställaren genomför läs- och skrivutredningar för de elever som har behov av det. Specialpedagog hos Beställaren genomför även pedagogiska kartläggningar för elever i behov av stöd och i de fall där det är aktuellt görs en pedagogisk överlämning till Leverantörens specialpedagog. Leverantören ska följa de rekommendationer som ingår i den pedagogiska överlämningen och Leverantörens specialpedagog ska se till att rätt åtgärder, metoder och pedagogiska insatser ges till den elev som har behov av stöd. Processbeskrivning, se bilaga Processkarta lärstöd. Vid frågor kontakta Ingela Eliasson, tfn 0300-83 44 82, ingela.eliasson@kungsbacka.se. 10 VÅRD- OCH OMSORGSCOLLEGE (VOC) 10.1 VOC-DIPLOM 1500P Diplomet omfattar: minst betyg E/G i 1100 poäng programgemensamma kurser minst betyg E/G i 300 poäng inriktningskurser (aktuella inriktningar se kurskatalog) minst betyg E/G i Gymnasiearbete Vård & omsorgsprogrammet 100 poäng Skolan skapar diplomdokumentet enligt riktlinjer från VOC i följande databas: https://www.vocollege.se/certifiering/diplom-fran-vard-och-omsorgscollege. Diplomet sänds eller lämnas till VL (elevexpedition) som stämmer av mot registrering i Alvis. VLs rektor skriver på och sänder därefter vidare diplomet till ordförande i VOC-Kungsbacka för underskrift. Ordförande VOC-Kungsbacka skriver på och sänder tillbaka diplomet till VL (elevexpeditionen). VL skannar in undertecknat diplom i Alvis och för statistik som rapporteras till VOC-rådet i Kungsbacka. VL skickar originalet till eleven. 10.2 VOC-INTYG 1400P Intyget omfattar: minst betyg E/G i 1100 poäng programgemensamma kurser minst betyg E/G i 300 poäng inriktningskurser (aktuella inriktningar i Kungsbacka se kurskatalog) Skolan skapar intyget enligt riktlinjer från VOC i följande databas: https://www.vocollege.se/certifiering/diplom-fran-vard-och-omsorgscollege. Intyget sänds eller lämnas till VL (elevexpedition) som stämmer av mot registrering i Alvis. VLs rektor skriver på intyget. VL skannar in undertecknat intyg i Alvis och för statistik som rapporteras till VOC-rådet i Kungsbacka. VL skickar originalet till eleven. 11 ELEVADMINISTRATIVT SYSTEM ALVIS 11.1 ANVÄNDARKONTO FÖR PERSONAL HOS UPPHANDLAD SKOLA Användare i Kungsbackas Alvis ska ha tillgång till de uppgifter man behöver för det uppdrag man utför hos respektive skola. Alla användare registreras med en personaltyp och behörighetsgrupp i Alvis. Beroende på vilket uppdrag man har, kan skolan ange en eller flera personaltyper och behörighetsgrupper per användare. Innan nytt användarkonto för personal läggs upp i Alvis, ska 16 (19)

ansvarig hos skolan översända information som redovisar personalens kompetens- och erfarenhetsbakgrund till VLs rektor. Ansvarig hos skolan skickar anmälan om nytt användarkonto till systemförvaltare hos VL. Användarkontot är personligt och skapas för varje användare. Anmälan kan göras via e-post och ska innehålla följande uppgifter: Skolans namn För- och efternamn på den anställde E-postadress (arbete) Telefon (arbete) Mobiltelefon (arbete) Mobiltelefon (för sms säker inloggning) Personaltyp (Administratör, Lärare) Behörighetsgrupp (Administratör, Ekonom, Lärare, Skolledare) Fysisk arbetsplats (Kungsbacka eller annan ort) Tidigare erfarenhet av Alvis Användarkonto i Alvis skapas av systemförvaltare. När kontot är klart meddelas inloggningsuppgifter till den nya användaren. 11.1.1 Användarkonto för vikarierande personal Om skolan anställer vikarierande personal som behöver tillgång till Alvis, exempelvis under sommarperioden, ska ett användarkonto skapas. Ansvarig hos skolan skickar anmälan om nytt användarkonto till systemförvaltare hos VL senast 4 veckor innan vikarien börjar. Användarkontot är personligt och skapas för varje användare. Anmälan kan göras via e-post och ska innehålla följande uppgifter: Skolans namn För- och efternamn på vikarie E-postadress (arbete) Telefon (arbete) Mobiltelefon (arbete) Mobiltelefon (för sms säker inloggning) Personaltyp (Administratör, Lärare) Behörighetsgrupp (Administratör, Ekonom, Lärare, Skolledare) Fysisk arbetsplats (Kungsbacka eller annan ort) Vikariatets längd (datum fr o m t o m) Tidigare erfarenhet av Alvis 11.2 INAKTIVERING AV ANVÄNDARKONTO I ALVIS Användarkonton som inte används, på grund av att personal slutat hos skolan, ska inaktiveras. Ansvarig hos skolan meddelar VLs systemförvaltare senast 4 veckor efter att en anställning upphört. 12 FÖRÄNDRINGAR I KURSUTBUDET Förändringar i kursutbudet görs i samband med övergång till ny period dvs 2 ggr per år. Aktuellt kursutbud inför kommande halvår skickas till VL efter instruktioner via mail, senast den 15 mars respektive den 15 augusti. I de fall skolan vill göra förändringar av utbudet däremellan gäller följande: 17 (19)

Kurser kan läggas till inför varje kursstart. Kurserna anmäls senast två månader före kursstart. Kurspaket kan bara läggas till halvårsvis Utbud som inte längre ska vara sökbart kan tas bort från kurskatalogen inför varje ny ansökningsperiod till aktuell kursstart. Hänsyn ska tas till de elever som har pågående studier. 13 RIKTLINJER FÖR FÖRETAGSKONTAKTER Kompetenscentrums uppdrag är dels att ge information och vägledning om studier och utbildningar, och dels erbjuda ett behovsanpassat utbud. Enskilda personers behov och önskemål kommer in via vägledningen och webben, medan företags och organisationers behov kanaliseras via utbildningssamordnare som har i uppdrag att tydliggöra kompetensbehov och mäkla utbildningslösningar. För att skapa en bra relation med det lokala näringslivet krävs att inblandade parter har en gemensam syn kring hur detta arbete ska skötas. VL vill att företag och organisationer ska se vikten av kompetenshöjande insatser och att de förstår möjligheterna med att gå via VL. Skolor som vill erbjuda utbildningsaktiviteter direkt till företag och organisationer bör kommunicera detta med utbildningssamordnare på VL. Har man dessutom förslag eller idéer på ex. kurser, nätverk, seminarier så kan VL vara med och utveckla dessa, samt att man gemensamt kontaktar företagen. 14 RIKTLINJER FÖR INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING VL ansvarar för den gemensamma marknadsföringen av upphandlad vuxenutbildning, samt för presentation av utbudet och skolorna på vuxenutbildningens webbplats. VL inriktar sin del av marknadsföringen generellt och opartiskt. Skolorna kan marknadsföra det utbud man erbjuder. Det innebär att: Som leverantör av vuxenutbildning får skolan marknadsföra sin verksamhet och sitt utbildningsutbud. Kompetenscentrums logotyp ska finnas med i rätt format och rätt färger samt följande formulering: Vi utför vuxenutbildning på uppdrag av Kungsbacka kommun. I en viss typ av marknadsföring, exempelvis en specifik kurs eller utbildning, kan det vara bra att ha med följande formulering: Du ansöker hos Kompetenscentrum www.vuxenutbildning.kungsbacka.se eller För ansökan gå in på www.vuxenutbildning.kungsbacka.se. Som leverantör av vuxenutbildning i Kungsbacka kommun presenteras skolans verksamhet på vuxenutbildningens webbplats och i den webbaserade kurskatalogen. Där finns också allmänna kursbeskrivningar som VL ansvarar för. Beskrivningar av kurspaket levererar skolan till VL och VL förbehåller sig rätten att göra mindre justeringar för att få en så likvärdig information som möjligt. VL kommer att marknadsföra kundvalsmodellen kontinuerligt. Vid större marknadsföringsinsatser kommer skolorna att bli informerade. Det finns då möjlighet för skolorna att planera in eventuella marknadsföringsinsatser under samma period. VL ansvarar för den gemensamma marknadsföringen av vuxenutbildningen i Kungsbacka och att skolorna och utbud presenteras på kommunens webbplats. VL förbehåller sig också rätten att vid behov marknadsföra specifika kurser eller utbildningar. 18 (19)

15 BILAGOR 15.1 CHECKLISTA VID INTRODUKTIONER 15.2 BREV VID SJUKANMÄLAN 15.3 LATHUND FÖR REGISTRERING I KUNGSBACKAS ALVIS 15.4 ANMÄLAN HOT OCH VÅLD 15.5 ANMÄLAN KRÄNKANDE BEHANDLING 15.6 PROCESSKARTA LÄRSTÖD 19 (19)