Avtal om gemensamt Antagningskansli för gymnasievalet i Halland Syfte Syftet med ett gemensamt kansli för gymnasieantagning i Halland är ökad kvalitet och effektivitet, en ambitionshöjning, i antagningsarbetet. Det gemensamma kansliet syftar också till en minskad sårbarhet genom en ökad bemanning, vilket också ger ökad tillgänglighet. Ett gemensamt kansli gör även att det blir enklare att få en bild av elevflödena i regionen, vilket i sin tur innebär att de som använder sig av kansliets tjänster, snabbare kan få ett underlag till budget och ekonomi. Definitioner av begrepp i avtalet GymnasieHalland. Webbportal med samlad information om gymnasieutbildning i Halland. Antagningskansliet ansvarar för portalen som även innehåller GymnasieHalland utbud, GymnasieHalland information samt GymnasieHalland - antagning. Gymnasieantagning Halland är funktionen gymnasieantagning. Antagningskansliet är den fysiska platsen för antagningsarbetet, med ansvar för gymnasieantagningen, placering i Falkenberg, samt de fysiska personer som bemannar kansliet. Huvudman är de avtalsslutande kommunerna. Även fristående skolor, samt Naturbruk Halland, som väljer att ansluta sig till avtalet. Hemkommun är kommun där sökande är folkbokförd. Introduktionsprogram är de fem program som finns för elever som är obehöriga att söka nationella program. De sökbara är: Programinriktat individuellt val och i vissa fall yrkesintroduktion. De icke sökbara är: individuellt alternativ, preparand, språkintroduktion och i vissa fall yrkesintroduktion. 1. Avtalsparter Avtalets parter utgörs av Laholms kommun, Halmstads kommun, Hylte kommun, Falkenbergs kommun, Varbergs kommun och Region Halland. Dessa bildar ett antagningsområde. Fristående skolor och Naturbruk Halland erbjuds att ansluta sig till avtalet, med samma avtalstider som avtalets parter har (se nedan). 2. Avtalsperiod och villkor Föreliggande avtal gäller från och med den 1 oktober 2012 till och med 30 september 2014. Därefter förlängs avtalet ett år i taget om det inte sägs upp skriftligt till Antagningskansliet senast tre månader innan avtalsperiodens utgång. Arbetssätt för Antagningskansliet ses över kontinuerligt under avtalsperioden. Om en part säger upp avtalet stryks denna automatiskt. Övriga avtalsparter meddelas av Antagningskansliet. Uppsägande avtalspart är skyldig att följa avtalet till avtalstidens slut. 3. Ansvarsområden Samtliga parters ansvar Samtliga i antagningsprocessen inblandade parter; kommuner, fristående skolor, Naturbruk Halland samt Gymnasieantagning Halland, förbinder sig att hålla de tidsplaner som tas fram för antagningsprocessen.
Antagningskansliets ansvar Antagningskansliet förbinder sig att etablera och upprätthålla kontakter med huvudmännen; kommuner, fristående skolor och Naturbruk Halland, som kansliet sköter antagningen åt. Gymnasieantagning Halland ansvarar för: att vara väl insatt i gällande lagar och förordningar avseende gymnasieantagning och att genomföra gymnasieantagning i samstämmighet med dessa. Antagningens rutiner följer Handbok för gymnasieantagning som årligen utges av Sveriges Kommuner och Landsting. att tillhandahålla system som hanterar hela antagningsprocessen digitalt. att genom webbinloggning i antagningssystemet tillhandahålla information till huvudmannen om elever som sökt till aktuell huvudman samt deras val och antagningsstatus. att via hemsida informera om aktuell ansöknings-/antagningsstatistik. att via hemsida informera om utbildningsutbudet i Halland. Likaså ges på denna hemsida information om antagningsregler, om rätten till resor och inackorderingstillägg med mera. att informera berörda (elever, föräldrar samt studie- och yrkesvägledare) om regler och rutiner kring gymnasieantagning. att genomföra preliminär-, slutlig- och reservantagning. att handlägga ansökningar och yttranden för elever folkbokförda i kommuner vilka berörs av avtalet. att handlägga ansökningar inklusive eventuella beslut för elev med annan hemkommun som söker utbildning hos avtalsansluten huvudman. att genomföra reservantagning fram till och med skolstart för eleverna. Dagen innan uppropsdagen överlämnas resultatet av antagningen till respektive kommun/skola, som därefter själva ombesörjer fortsatt reservantagning. Huvudmannens ansvar Huvudmannen förbinder sig att via en kontaktperson enligt gällande tidsplan informera Antagningskansliet om beslut som rör antagningen, samt om skolans utbud och antal platser. Likaså förbinder sig huvudmannen att omgående meddela ändringar av utbudet till Antagningskansliet så snart som sådana sker. Huvudmannen ansvarar för: att länkning till GymnasieHalland och GymnasieHalland antagning finns på den egna hemsidan. att ta beslut i frågor om mottagande, dispens för engelska, fri kvot och andra särskilda skäl för antagning samt beslut om icke behöriga. Antagningskansliet ska informeras om tagna beslut. att själv ta fram statistik från webblösningen till nämnd/styrelse/förvaltning och andra berörda. Statistiken kan handla om hur många som söker programmen, språkval, profiler, paket och behörighet. att hantera de elever som strax efter skolstart vill byta program. Omval som sker före 15/9 ska rapporteras till Antagningskansliet. Hemkommunens ansvar Hemkommunen ansvarar för: att yttra sig angående sökande som vill gå utbildning i någon annan kommun än de i samverkansavtalet ingående. att hantera avtal kring de delar som inte är reglerade i samverkansavtalet, till exempel Introduktionsprogrammen och Nationellt godkända idrottsutbildningar (NIU). att exportera elever och grundskolebetyg från sina elevregisteringsprogram till filer som kan matas in i systemet hos Antagningskansliet. Ej sökbara introduktionsprogram och gymnasial särskola ingår ej i detta avtal utan regleras genom särskilda överenskommelser mellan kommunerna.
4. Införande och framtida rutiner Kontakt med fristående gymnasieskolor samt Naturbruk Halland Under hösten 2012 tar Antagningskansliet kontakt med fristående gymnasieskolor och Naturbruk Halland för att inkludera dem i arbetet samt skriva avtal. Framtagande av rutiner och nätverk Under hösten 2012 tas rutiner och tidplaner för antagningsarbetet fram. Detta sker genom närverksmöten där representanter för de kommunala huvudmännen träffar tjänstemän på Antagningskansliet. Ansvarig för att nätverksmöten kommer till stånd är Antagningskansliet. I den mån fristående gymnasieskolor och Naturbruk Halland träffat avtal, är även dessa huvudmän representerade. De framtagna rutinerna och tidplanerna publiceras på GymnasieHalland Information genom Antagningskansliets försorg. Information till Studie- och yrkesvägledare och antagningsansvariga hos huvudmännen Allt eftersom rutiner och tidplaner tas fram enligt ovan, informeras Studie- och yrkesvägledare och antagningsansvariga hos de huvudmän som är anslutna. Ansvarig för informationen är Antagningskansliet. Översyn av arbetet Efter utvärdering med Studie- och yrkesvägledare och antagningsansvariga hos huvudmännen, görs årligen en översyn av arbetet. Denna översyn sker dels i nätverket med representanter för de deltagande huvudmännen, ansvarig för denna översyn är Antagningskansliet. En översyn görs också i samverkansgrupp/planeringsgrupp, där Falkenbergs representant är ansvarig för att översynen görs. Dessa översyner genomförs i samband med (efter) att Antagningskansliet överlämnat antagningen till respektive huvudman. Webbportal och länkar I samband med att Antagningskansliet bildas, tas dagens domännamn www.gymnasiehalland.se över av Antagningskansliet. Uppgiften att informera om utbudet av gymnasieutbildningar i Halland förs då över till Antagningskansliet. Antagningskansliet ansvarar för att webbportalen GymnasieHalland kommer till stånd. I denna portal ska finnas GymnasieHalland Antagning med inloggning till gymnasievalet. På den sidan ska även finnas kontaktuppgifter till Antagningskansliet. Vidare ska det finnas GymnasieHalland Utbud där det gemensamma totala utbildningsutbudet presenteras samt GymnasieHalland Information där information om hur valet går till samt tidplan presenteras. Här ska också finnas information om antagningsregler, rätten till resor, inackorderingstillägg med mera. Möjlighet att utöka GymnasieHalland med fler delar relaterade till gymnasieutbildning i Halland ska finnas. 5. Ekonomi För samtliga beräkningar nedan hänvisas till Förslag till gemensamt antagningskansli, Region Halland, 2012-05-11 (dnr RS110299), se bilaga Kostnadsberäkningar. Kostnader Genom utredning och förslag har framräknats kostnader för Antagningskansliet. Dessa uppgår för 2012 till 548 000 kr och för 2013 till 844 000 kkr. I kostnaderna ingår såväl beräknade engångskostnader för 2012 som intäkter (från enskilda gymnasier och Naturbruk Halland) för 2013.
Ersättning från avtalsslutande huvudmän Avtalsslutande kommunala huvudmän För startåret 2012 föreslår planeringsgruppen att kostnaderna fördelas relativt lika mellan kommunerna, då kostnaderna är av engångskaraktär (inköp, m.m.) och inte direkt knutna till kommunernas storlek. Förslag har tagit hänsyn både till det likartade behovet av tillgång till systemen som till kommunernas storlek. För driftåren, med start 2013, fördelas kostnaderna efter en procentsats som baseras på antalet 9:or som kommunerna har. Sifforna hämtas från Skolverkets databas SIRIS. Det ger kostnader för kommunerna för de kommande två åren enligt nedan. Kommun 2012 2013 Laholm 68 500 kr 87 700 kr Halmstad 137 000 kr 333 000 kr Hylte 68 500 kr 50 500 kr Falkenberg 137 000 kr 166 900 kr Varberg 137 000 kr 205 900 kr Summa 548 000 kr 844 000 kr Avtalsslutande fristående gymnasieskolor samt Naturbruk Halland Pris har tagits fram efter att jämförelser gjorts med vad fristående skolorna har fått betala för tjänsterna i idag, liksom efter prisjämförelser med motsvarande gemensamma antagningskanslier i andra regioner. De fristående skolorna och Naturbruk Halland betalar ett pris per antagen elev, och för antagningen 2013 är priset 320 kr. Debitering Debitering för kommunal huvudman sker i februari och augusti. För startåret 2012 sker debiteringen i november. För fristående skolor och Naturbruk Halland sker debiteringen i direkt anslutning till att Antagningskansliet överlämnar antagningen efter skolstart för eleverna. Eventuella förändringar i elevtal efter detta överlämnande påverkar inte debiteringen. Uppräkning av ersättning för kommande avtalsår För driftåret 2013 är redan kostnadsökningar i form av löneöversyn, m.m., inräknade. För kommande driftår (2014 och framåt) sker årliga uppräkningar med avseende på löneöversyn och eventuell komplettering/översyn av antagningssystemet. I samband med förnyelser av kontrakt för lokaler kan även uppräkning av ersättning ske. Efter ny beräkning av kostnader, fördelas dessa på de kommunala huvudmännen enligt metod ovan. Den procentuella förändring av kostnaderna som då blir följden, kommer även att resultera i motsvarande förändring av debitering från fristående gymnasieskolor samt Naturbruk Halland. Hemsida För framtagandet av en ny hemsida för Gymnasieval Halland, bidrar Region Halland med medel för att täcka kostnader upp till 100 000 kr. 6. Kvalité och utvärdering Avtalsparterna utvärderar gemensamt och årligen arbetssätt för antagningen. Efter första året ska de avtalsparter som tagit fram riktlinjerna för avtalet, ta ställning till om avtalet behöver revideras utifrån de erfarenheter som uppkommit. 7. Tvister Tvister uppkomna i anledning av detta avtal löses i första hand genom lokala förhandlingar. Om parterna ej kommer överens sker medling genom Region Halland.
8. Force majeure Om Antagningskansliet inte kan fullgöra ett åtagande på grund av omständigheter utanför dennes kontroll, till exempel arbetskonflikt, eldsvåda, naturkatastrof med mera, är Antagningskansliet inte ansvarig för den skada eller förlust som kan uppkomma för motparten. 9. Avtalets ikraftträdande Detta avtal träder ikraft 1 oktober 2012. För fristående gymnasieskolor och Naturbruk Halland upprättas separata avtal under perioden 2012-10-01 till 2012-12-14. 10. Undertecknande För Laholms kommun För Halmstads kommun För Hylte kommun För Falkenbergs kommun För Varbergs kommun