www.pwc.se Revisionsrapport Carl-Magnus Stenehav Cert. kommunal revisor Socialnämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Verksamhets- och målredovisning... 3 3.2. Driftsredovisning... 4 3.3. Investeringsredovisning... 5 3.4. Prognoser... 6 3.5. Intern kontroll... 6 3.1. Framtid... 6 3.2. Övrigt... 7 Mars 2013 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Socialnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således bl.a. Socialnämnden valts ut. Nämnden ansvarar för insatser till barn, ungdomar, familjer samt personer med funktionsnedsättning eller någon form av beroende. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: Vi anser likt tidigare år att nämndens målredovisning uppvisar brister och svarar inte upp mot kommunfullmäktiges krav på redovisning. Samtliga konkretiserade mål är inte utvärderade (endast 9 av 16). I flera fall gör vi bedömningen att måluppfyllelsen baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och målvärde. Sammantaget finns det en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse för flera mål blir missvisande. I nämndens verksamhetsplan redovisas i vissa fall målvärden för vissa mål medan i verksamhetsberättelsen redovisas dessa målvärden inte. Det finns därmed risk att nämnden i vissa fall felaktigt bedömt mål som uppfyllda. Utformningen av mål behöver enligt vår bedömning utvecklas i såväl planeringssom uppföljningsarbetet. Vi vill betona vikten av tydlighet avseende koppling mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter. Vi rekommenderar att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. Vi bedömer att de kommentarer och analyser till årets resultat som lämnats i verksamhetsberättelsen behöver utvecklas. Vi vill dock uppmärksamma att nämnden erhållit 7-10 mnkr för enheter som inte startat upp. Vi bedömer att rapporteringen av den interna kontrollen bör utvecklas. Dokumentationen avseende kontrollernas resultat och vidtagna åtgärder behöver utvecklas. Redovisning av kontrollmetod, antalet stickprov samt vilka åtgärder kontrollerna lett till rapporteras inte i tillräcklig utsträckning. Halmstads kommun 1 av 7
2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Socialnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således Socialnämndens valts ut. Nämnden ansvarar för insatser till barn, ungdomar, familjer samt personer med funktionsnedsättning eller någon form av beroende. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt och som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2013 har således Socialnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av socialnämndens verksamhetsplan 2013-2015 och verksamhetsberättelse 2013, liksom Planeringsdirektiv med budget 2013-2015 för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll sam personalredovisning. Intervju har skett med ekonomiansvarig samt enhetschef för kvalitetsenheten. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 2 av 7
3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhets- och målredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen uppnåtts eller inte. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts samt beskriv vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I Socialnämndens verksamhetsberättelse finns beskrivningar av bl.a. viktiga händelser under året, målredovisning, ekonomisk redovisning, kvalitetsinspektioner, prioriteringar samt utmaningar och framtid. Fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden redovisas samt årligen konkretiserade mål inom olika målområdena enligt nedan: Barn och Utbildning Demokrati och dialog Miljö och energi Näringsliv och arbetsmarknad Omsorg och stöd Trygghet, säkerhet och folkhälsa Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar För varje konkretiserat mål anger nämnden egna verksamhetsmål och aktiviteter och eventuellt nyckeltal samt målvärde för detta. Totalt redovisas sexton verksamhetsmål/konkretiserade mål, varav endast nio utvärderas. Av dessa nio bedömer nämnden att sju som uppfyllda och två som delvis uppfyllda/prognos är oklar ifall målet uppnås. I vissa fall redovisas att mål som uppfyllda men varken målvärde eller utfall redovisas och bedömningen grundar sig istället på genomförda aktiviteter. Nämnden har vidare beslutat om ytterligare två mål som redovisas som Nämndens mål. Båda dessa bedöms som uppfyllda. Halmstads kommun 3 av 7
Vi anser likt tidigare år att nämndens målredovisning uppvisar brister och samtliga mål är inte utvärderade (endast 11 av 18). I flera fall gör vi bedömningen att måluppfyllelsen baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och målvärde. Sammantaget finns det en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse för flera mål blir missvisande. I nämndens verksamhetsplan redovisas i vissa fall målvärden för vissa mål medan i verksamhetsberättelsen redovisas dessa målvärden inte. Det finns därmed risk att nämnden i vissa fall felaktigt bedömt mål som uppfyllda. Utformningen av mål behöver enligt vår bedömning utvecklas i såväl planeringssom uppföljningsarbetet. Vi vill betona vikten av tydlighet avseende koppling mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter. Vi rekommenderar att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. 3.2. Driftsredovisning Socialnämndens resultat för 2013 uppgick till -13,4 mnkr (-0,2 mnkr). Nedan redovisas resultatet per avdelning. Vid en jämförelse med andra kommuner i storlek med Halmstad redovisar kommunen lägre kostnader. I flera fall betydligt lägre. Verksamhet Bokslut Utfall Utfall Budget Avvikelse Procentuell nettokost.utv 2012/2013 Mnkr 2011 2012 2013 2013 2013 Vuxenavdelningen 101,6 103,2 109,4 114,8 5,4 6,0% Barn- och ungdomsavdelningen 121,4 132,8 135,2 122,4-12,8 1,8% Avdelningen för boende och korttid 208,3 215,6 231,5 229,1-2,4 7,4% Avdelningen för stöd och service 89,8 97,4 105,6 103,8-1,8 8,4% Förvaltningsgemensamt 24,4 20,8 20,0 18,2-1,8-3,8% Summa: 545,5 569,8 601,7 588,3-13,4 5,6% Vuxenavdelningen redovisar ett överskott på 5,4 mnkr. Överskottet beror i huvudsak på psykiatriplaceringar, externa intäkter från Migrationsverket samt diverse projektmedel. Barn och ungdomsavdelningen redovisar ett underskott på 12,8 mnkr och förklaras av att inflödet avseende antalet ärenden under året ökat. Antalet HVB-dygn för unga under 2012 ökade kraftigt, och där verksamheten under 2013 i möjligaste mån försökt avsluta och ersätta med billigare alternativ. Detta arbete har inneburit att volymerna minskat med 15 % jämfört med 2012. Enligt uppgifter bedömer verksamhetenen att antalet köpta vårddygn framöver ytterligare ska minska. Den procentuella nettokostnadsutvecklingen jämfört med 2012 uppgår till 1,8 %, vilket är lägre än nämndens totala nettokostnadsutveckling. Halmstads kommun 4 av 7
2011 2012 Förändring 2013 2012/2013 Vårddygn HVB 6 226 8 492 7 224-15 % Vårddygn familjehem 50 195 54 181 48 701-10 % Avdelningen för boende och korttid redovisar ett underskott på 2,4 mnkr. Jämfört med förgående år har nettokostnaderna ökat med 7,4 %. Förvaltningen beskriver att speciallösningar för ett antal brukare som inneburit ökade kostnader. Avdelningen för stöd och service redovisar ett underskott på 1,8 mnkr. Jämfört med förgående år har nettokostnaderna ökat med 8,4 % och förklaras av dyra externa placeringar samt ökad bemanning vid boenden. Förvaltningsgemensamt redovisar ett underskott på 1,8 mnkr och förklaras av besparingar som inte kunnat realiseras. Nämnden har inför 2014 erhållit en ökad budgetram med ca 11 mnkr (exkl uppräkningar). Nämnden har under flera år erhållit medel ca 7-10 mnkr för enheter som inte startat upp med anledning av bygglov lokaliseringar mm. Vissa av nämndens externa kostnader beror på att verksamheter inte startats upp och beskrivs minska när nya enheter tas i bruk. Vi bedömer att de kommentarer och analyser till årets resultat som lämnats i verksamhetsberättelsen behöver utvecklas. Vi saknar en analys av kostnadsförändringar mellan åren. Tidigare verksamhetsberättelser har detta ingått som en del. Vi ser positivt på att nyckeltal avseende jämförelser avseende nämndens verksamheter i förhållande till större kommuner i riket. I flera delar understiger kommunens kostnader jämförbara kommuner. Någon förklaring till orsakerna och vilken påverkan detta kan ge på verksamheten sker inte. Analysen avseende detta kan utvecklas. Vi bedömer att ett arbete pågår med att hitta lösningar att minska antalet HVBdygn, vilket förväntas få effekt under 2014. 3.3. Investeringsredovisning Socialnämndens investeringsbudget för 2013 uppgick till 1,1 mnkr jämfört med budgeterade 1,9 mnkr. Avvikelsen beror på att nybyggda gruppbostäder inte kunnat utrustas i tänkt omfattning med anledning av förseningar. Halmstads kommun 5 av 7
Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4. Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Redan vid årets första prognos prognostiserade nämnden ett negativt resultat på 8 mnkr. Under hösten skrevs prognosen upp till 13,4 mnkr. Redan tidigt flaggade nämnden för ett större underskott med anledning av ökade kostnader. Vi anser att nämnden under året haft en god prognossäkerhet. 3.5. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan för 2013 innehåller 11 olika rutiner med tillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl.a. anskaffning av varor och tjänster, arkivering, behörighetskontroll, datasäkerhet, egen kontroll kvalitet, enskilda medel m.m. Kontroller har skett avseende samtliga kontrollmoment. Nämnden redovisar ett antal kontrollmoment där det rapporteras brister. Det framgår inte för ett antal kontroller om dessa är uppnådda eller inte. Inför 2014 beskrivs att ett mer systematsikt arbete har präglat nämndens intern kontrollarbete avseende risk- och väsentlighetsanalys. Vi bedömer att rapporteringen som nu föreligger bör utvecklas. Dokumentationen avseende kontrollernas resultat och vidtagna åtgärder behöver utvecklas. Redovisning av kontrollmetod, antalet stickprov samt vilka åtgärder kontrollerna lett till rapporteras inte i tillräcklig utsträckning. Vi bedömer att risk- och väsentlighetsanalys är grunden för en god intern kontroll och styrning. Vi är tveksamma om nuvarande kontrollmoment avser nämndens största och väsentligaste riskområden, ett arbete beskrivs dock pågå. 3.1. Framtid Nämnden redovisar ett kort avsnitt Utmaningar och framtid viktiga händelser 2014-2016 och bl.a. följande redovisas: Volymökningar inom Individ och familjeomsorg. Mellan år 2003 och 2013 har antalet ärenden inom Barn och ungdomsvården ökat med 87 % och senaste två åren ökat med 23 % vilket är en del av både nationella och lokala trender. I snitt ökar antalet ärenden med 8-10 % årligen. Halmstads kommun 6 av 7
Ökad vårdtyngd inom LSS, allt fler brukare har inte full tid på Daglig verksamhet utan tillbringar sin mesta tid på boendet, vilket innebär att bemanningen behöver utökas. Samordnat stöd för ungdomar med dubbelproblematik Brandtillsyn i bostad med särskild service. De gruppbostäder som byggdes innan de nya regelverken innebär ett behov av kostsamma investeringar. Ökat mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Nya verksamheter behöver byggas upp och även om Migrationsverket bidrar till finansiering så kommer det bli uppstartskostnader som kommunen själva får hantera. 3.2. Övrigt Sjukfrånvaron har totalt sett minskat med 0,35 dagar i snitt per tillsvidareanställd jämfört med 2012. Det förekommer dock stora skillnader mellan enheterna se nedan: Enhet Sjukdagar/snitt 2013 Ökning/minskning jfm 2012 Stab 13,11-2.92 Vuxenavdelningen 15,31-7,48 Barn och Ungdomsavd 11,96-5,43 Stöd och Service 36,09 +1,21 Boende och korttid 26,04 +5,24 Totalt 23,15-0,35 Största orsakerna till hög sjukfrånvaro inom Stöd och service, beror enligt förvaltningen bl.a. på ensamarbete, fysiskt och psykiskt påfrestande arbete. Under året har flera enheter fått hjälp av Previa, både att stärka friskvård och svara upp mot aktuella behov av åtgärder. Medarbetarankät har under året genomförts. Svarsfrekvensen uppgår till 76 % (77 %). Nöjd medarbetarindex uppgick för förvaltningen till 74 (2011, NMI 74), totalt för kommunen ink bolagen 75. 2014-03-21 Carl-Magnus Stenehav Projektledare Christel Eriksson Kundansvarig Halmstads kommun 7 av 7