2013 Miljönämnden Revisorskollegiet 2014-03-28 Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 3 2 NÄMNDENS/SDF:S UPPDRAG... 4 2.1 Verksamhetsområde... 4 2.2 Rättslig ram... 4 2.3 Organisation... 5 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret... 6 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013... 6 2.5.1 God ekonomisk hushållning... 6 2.5.2 Verksamhetsmål... 7 2.5.3 Finansiella mål (Malmö kommunfullmäktiges budget 2013)... 7 3 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - VERKSAMHETSMÅL OCH UPPDRAG 8 3.1 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse... 8 3.1.1 Mål... 8 3.1.2 Måluppföljning... 9 3.1.3 Måluppfyllelse... 11 3.2 s bedömning... 11 3.3 Uppdragsuppföljning och uppdragsuppfyllelse... 11 3.3.1 Uppdrag... 11 3.3.2 Uppdragsuppföljning... 12 3.3.3 Uppdragsuppfyllelse... 12 3.4 s bedömning... 12 4 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI... 13 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år... 13 4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år... 13 4.3 Ekonomisk styrning... 13 4.4 Resultaträkning... 14 4.4.1 Nämndens kommentar... 15 4.5 Balansräkning... 15 4.5.1 Maskiner och inventarier... 15 4.5.2 Fordringar... 15 4.5.3 Kassa och bank... 16 4.5.4 Kortfristiga skulder... 16 4.6 s bedömning... 16 5 PERSONAL... 17 5.1 Nyckeltal... 17 5.2 Personalpolitiska frågor... 17 6 INTERN KONTROLL... 17 6.1 Nämndens interna kontrollplan... 17 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen... 18 6.3 s bedömning... 18 7 FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER... 18 8 ANDRA GRANSKNINGAR SOM BERÖR NÄMNDEN... 19 8.1 Fördjupad granskning Stadens miljöarbete... 19 8.2 Löpande granskning förtroendekänsliga konton... 19 8.2.1 Förtroendekänsliga konton... 19 8.2.2 Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet... 20 Sidan 2 av 20
Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. Årlig granskning av alla nämnder och styrelser består av: granskning/uppföljning av delårsbokslut 1, 2 och 3 löpande granskning granskning av årsbokslut inklusive årsanalyser Utöver den årliga granskningen genomförs också i enlighet med revisionsplanen så kallade fördjupade granskningsprojekt. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning, måluppfyllelse samt uppdragsuppföljning och uppdragsuppfyllelse Nämndens målformuleringar är konkreta och mätbara. Målen är tydligt kopplade till Kommunfullmäktiges mål eller andra föreskrifter och lagar. Målen har även tidssatts i flertalet fall och såväl kortsiktiga som långsiktiga mål har utformats. Samtliga effektmål är realistiska och påverkbara. Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms vara tillräcklig. De av kommunfullmäktige fastställda målen följs upp och kommenteras enligt anvisningarna. Nämndens alla mål har följts upp och utfallen har redovisats. Miljönämndens måluppföljning för 2013 bedöms vara tillräcklig. De av kommunfullmäktige fastställda målen som enligt Stadskontorets anvisningar ska följas upp visar god måluppfyllelse förutom målet Andel med utländsk bakgrund ska motsvara andelen av den totala befolkningen som har svag måluppfyllelse. Målet är inte uppfyllt men utvecklingen är positiv då andelen ökat sedan 2012. Av nämnden beslutade 30 inriktningsmål har 14 stycken grön lampa, 14 stycken gul lampa och två röd lampa. Det betyder att två mål inte är uppfyllda, 14 stycken är delvis uppfyllda och 14 mål är helt uppfyllda. Miljönämndens måluppfyllelse för 2013 bedöms vara inte helt tillräcklig. Miljönämndens uppdragsuppföljning bedöms vara tillräcklig då nämnden har följt upp samtliga väsentliga uppdrag och utvärderat dessa. Då miljönämnden inte har bedömt sin uppdragsuppfyllelse utan endast kommenterat dessa är det svårt att göra en samlad bedömning om uppdragen är genomförda och uppfyllda. Ekonomisk styrning Miljönämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. En budgetinstruktion enligt riktlinjer för ekonomistyrning har Sidan 3 av 20
utarbetats och behandlats i nämnden. Uppföljning görs regelbundet under året. Nämndens ekonomiska styrning bedöms därför vara tillräcklig. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Miljönämndens styrning med hänsyn till miljöförvaltningens interna kontrollplan för 2013 är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig då den i tillräcklig grad efterlever Kommunfullmäktiges reglemente för den interna kontrollplanen. Internkontrollplanen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys med koppling till valda granskningsområden. Planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. Den genomförda interna kontrollen är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig då genomförandet och rapportering till Miljönämnden skett löpande under året. 2 Nämndens/SDF:s uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Miljönämnden ansvarar för kommunens uppgifter inom offentlig livsmedelskontroll, miljö- och hälsoskydd samt budget- och hyresrådgivning. Det innebär prövning och tillsyn enligt nedan nämnda lagar med tillhörande förordningar, men även att följa den yttre miljöns tillstånd och utveckling. I miljönämndens uppdrag ingår också att hålla kontakt med statliga och regionala myndigheter inom området för att kunna arbeta fram de planer och program som behövs för kommunen. Utöver detta ska nämnden bistå företag, allmänhet och myndigheter med råd och upplysningar inom sitt ansvarsområde. Miljöförvaltningen ska leda och samordna Malmö stads miljöarbete ur ett ekonomiskt, socialt och ekologiskt perspektiv. 2.2 Rättslig ram Granskningens rättsliga ram framgår främst av bestämmelsen i 6 kap. 7 kommunallagen (KL) som anger nämndens åtaganden att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt med upprätthållande av en tillräcklig intern kontroll. Annan relevant lagstiftning är: Sidan 4 av 20
Miljöbalk (SFS 1998:808) är utgångspunkten för tillsynen inom miljöområdet. Främst används 2 kap om allmänna hänsynsregler för den som bedriver verksamhet. Livsmedelslag (SFS 2006:804) är utgångspunkten i livsmedelstillsynen och reglerar hantering, märkning och försäljning av livsmedel. Smittskyddslag (SFS 2004:168) rör smittskyddsåtgärder för djur eller livsmedel med människan som utgångspunkt. Avfallsförordning (2001:1063) är den övergripande förordningen som reglerar avfall och avfallshantering. Strålskyddslag (SFS 1988:220) reglerar skyddet av människor, djur och miljö mot skadlig verkan av strålning. Tobakslag (SFS 1993:581) reglerar begränsningen av rökning i vissa lokaler och vissa områden utomhus samt märkningen, försäljningen, marknadsföringen och kontrollen av tobaksvaror. Socialtjänstlag (SFS 2001:453) reglerar kommunens ansvar att stödja och hjälpa de kommuninvånare som är i behov av det. Lagen om brandfarliga och explosiva varor (2010:1011) ersätter en tidigare lag från 1988 och utgör en förenkling och modernisering av reglerna på området. Nytt i sak är att tillståndshanteringen beträffande explosiva varor fortsättningsvis ska skötas av kommunerna, i stället för av polismyndigheten. Detta är de huvudsakliga lagområden som nämndens verksamhet bedrivs utifrån, men fler lagar finns för mer detaljerade frågor inom respektive verksamhetsområde. 2.3 Organisation Miljönämnden har ett miljöberedningsutskott. Utskottet består av presidiet och fattar beslut utifrån en delegationsordning. Från och med 2012 är administrativa avdelningen samt stöd och strategi organiserade i blocket stödfunktioner (numera organiserade i avdelningarna Ekonomi, HR, Utveckling & service samt Kommunikation ) enligt organisationsskiss nedan. Tidigare var dessa funktioner direkt underordnade förvaltningsdirektören. Sidan 5 av 20
Källa: Miljönämnden Verksamhetsplan 2013, sid 3 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Kommunstyrelsen godkände ett förslag till handlingsplan för klimat och miljöarbetet i Malmö. För att kunna genomföra dessa åtgärder och uppnå Malmös miljömål behövs ytterligare arbetsinsatser och resurser för miljöförvaltningens ansvarsdelar i arbetet. Miljöförvaltningen bedömer att möjligheterna till ytterligare extern finansiering från statliga anslag och från EU för miljöförvaltningens eget arbete med strategiskt viktiga frågor är mindre 2013. Detta beror dels på en generell minskning av statligt stöd till lokalt miljöarbete och dels på att EUs nuvarande programperiod slutar 2014 och förutsättningarna för kommande programperiod är oklara. Flera EU program har redan delat ut merparten av sina stödmedel. Avdelningen för livsmedelskontroll beräknas att få minskade intäkter även under 2013 på grund av den nya risk- och erfarenhetsklassificeringen samt beräkning av kontrollavgifter, som infördes 2012 av Livsmedelsverket. 2013 planerar miljöförvaltningen att återta huvudmannaskapet för energirådgivningen som en integrerad del i konsumentrådgivningsarbetet. Delar av rådgivningsarbetet har tidigare genomförts av Energikontoret i Skåne på uppdrag av Malmö stad, men 2013 integreras detta i konsumentrådgivningen vilket frigör resurser för mer utåtriktad arbete med energi- och konsumentfrågor. 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013 2.5.1 God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Sidan 6 av 20
I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt. 2.5.2 Verksamhetsmål Budgetdokumentet för Malmö stad 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 27 budgetmål med tillhörande indikatorer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt väg och grön att målet är uppnått. (Kommunfullmäktiges Budget 2013, s 20-26) Kommunstyrelsen utfärdar de anvisningar som krävs för att dessa budgetmål ska kunna redovisas samlat för kommunfullmäktige. 2.5.3 Finansiella mål (Malmö kommunfullmäktiges budget 2013) För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål: Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäker hetsfaktorer. Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. För underhåll av kommunens anläggningstillgångar gäller: Kommunens fastigheter skall underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen. Kommunens gatunät och broar skall underhållas på en sådan nivå att ett eftersatt underhållsbehov inte uppkommer. Sidan 7 av 20
3 Nämndens styrning och uppföljning - verksamhetsmål och uppdrag 3.1 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse 3.1.1 Mål Källa: Miljönämnden Verksamhetsplan 2013, sid 5 Överst syns den övergripande visionen, Malmö 2025 den hållbara staden. Därunder är förvaltningens fem grundpelare (långsiktighet: revideras varje mandatperiod) som är basen för miljöförvaltningens 30 gemensamma inriktningsmål. Inom ramen för de politiskt beslutade styrdokumenten ska de nya inriktningsmålen vara prioriteringar och vägledande för förvaltningens arbete. De ska också underlätta för avdelningarna att formulera effektmål. Som avdelning kan man antingen vara huvudansvarig eller delansvarig för ett inriktningsmål. Effektmål är ett avdelningsspecifikt mål som ska bidra till att nå ett inriktningsmål. Effektmålen har tagits fram gemensamt på avdelningarna. Huvudansvarig avdelning ansvarar för att samordna effektmålen med de avdelningar som är delansvariga för samma mål. Sidan 8 av 20
Ett nyckeltal beskriver när ett effektmål anses vara uppfyllt. Nyckeltal kan vara både numeriska och beskrivande. En åtgärd är en aktivitet som ska bidra till att ett effektmål uppfylls. Åtgärden kopplas till en individuell medarbetare eller en arbetsgrupp. Nämndens styrning med nyckeltal och åtgärder är ny sedan 2012 och innehåller kvantitativt mätbara delmål för uppföljning av varje effektmål. Kommunfullmäktiges mål är vägledande för miljöförvaltningens verksamhetsplan. 3.1.2 Måluppföljning Enligt bokslutsanvisningarna ska ett urval av kommunfullmäktiges inriktningsmål redovisas och kommenteras utifrån dessa frågor: Hur blev det? Varför blev det så? Hur påverkar utfallet nämndens fortsatta arbete med att uppnå måluppfyllelse? Kommunfullmäktiges mål följs upp i Miljönämndens årsanalys 2013. Miljönämnden berörs av följande mål: 1. Malmö stads förvaltningar ska arbeta aktivt med näringslivsutveckling och för att fler företag skapas i och flyttar till Malmö 2. Förskolan ska byggas ut i en sådan takt att alla barn vars föräldrar så efterfrågar kan erbjudas en förskoleplats med god kvalitet inom lagstadgad tid 3. Alla skolor ska se till att varje elev får möjlighet att uppnå målen i skolan 4. Malmös elever ska känna sig trygga och trivas i sin skola 5. Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet 6. Malmö stad ska ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på antidiskrimineringsområdet 7. Malmöborna ska känna sig trygga i sin stad 8. Andelen med utländsk bakgrund av kommunens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen 9. Malmö stads medarbetare ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad 10. Andelen timavlönade timmar, utförda av medarbetare som önskar längre vikariat eller tillsvidareanställning, ska minska till förmån för tillsvidareanställningar 11. Malmö ska vara framstående inom ekologiskt hållbar stadsutveckling. 12. Förstahandsvalet ska vara miljöbilar som drivs med biogas, vätgas, el eller laddhybridmotor 13. Ekologiskt och etiskt certifierade produkter ska vara förstahandsvalet vid upphandling och inköp, i andra hand ska produkterna vara upphandlade i enlighet med miljöstyrningsrådets kriterier Sidan 9 av 20
För nämndens egna inriktningsmål och effektmål finns kommentarer om vad som gjorts under året och ifall målen är uppfyllda eller inte. En bedömning med trafikljussymboler redovisas för respektive inriktnings- och effektmål samt för varje nyckeltal. Enligt beslut i revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering varför nämndens rapportering av kommunfullmäktiges mål Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet särskilt belyses i denna årsrapport enligt nedan. Av miljöförvaltningens årsanalys framgår att förvaltningen använder sig av könsuppdelad statistik i ärendehantering för de områden där det är tillämpligt och att rapportering sker till nämnd. Miljöförvaltningens jämställdhetsanalyser beskrivs nedan: Verksamhet/avdelning som granskats och analyserats ur ett jämställdhetsperspektiv Avdelningen för miljöoch hälsoskydd samt avdelningen för livsmedelskontroll. Offentliga rum och stadsplaneringsprocesser Avdelningen för stadsutveckling och klimat Beskrivning av jämställdhetsanalys Jämställdhet vid bemötande i myndighetsutövning. Medarbetare har gjort analyser i utifrån sina arbetsuppgifter. Flera mindre analyser genomfördes och arbetet fortsätter under 2014. Exempel på analyser som gjordes; kommunikationsmaterial, bemötande vid tillsynsbesök, verksamhetssystemet som används vid utskick till fastighetsägare. Tre platser i Malmö analyserades ur jämställdhetssynpunkt. Bland annat beaktades tillgänglighet, trygghet, bilder/symboler och människors uppfattning av platserna. Vidare gjordes intervjuer med tjänstemän som arbetar med stadsplanering vilket ledde till rekommendationer om åtgärder för ökad jämställdhet Jämställdhetskoll är ett verktyg som är ett verktyg som tagits fram för att underlätta analyser av projekt ur jämställdhetsperspektiv. Hur/finns det planer att resultatet av jämställdhetsanalysen påverkar/påverkat verksamheten som analyserats? Vissa åtgärder har lagts in i tillsynsplanen, som är ett viktigt styrdokument. Samarbete med Malmö mot diskriminering har inletts gällande bostadstillsyn. Kommunikationsmaterial uppdateras löpande och kommunikatörerna använder ett check-list verktyg för att jämställdhetsgranska materialet. Arbetet med fortsatta analyser finns som åtgärd i mångfaldsplanen under 2014 Studien blev färdig sent i december 2013. Under våren 2014 kommer resultaten av studien att presenteras på ett seminarium och uppföljning kommer att ske av det rekommendationer som framkommit i studien. Resultatet har lett till ökad medvetenhet om jämställdhet i anordnandet av konferenser genom att bjuda in lika många kvinnor som män som talare. Planen är att jämställdhetskollen ska användas i projektverksamheten på miljöförvaltningen Sidan 10 av 20
3.1.3 Måluppfyllelse Måluppföljningen av Kommunfullmäktiges mål visar att alla mål förutom mål nummer 8, andelen med utländsk bakgrund av kommunens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen har uppnåtts. Andelen har dock utvecklats positivt sedan 2012. Miljöförvaltningens egna mål har följts upp, av totalt 30 stycken inriktningsmål har 14 stycken grön lampa, 14 stycken gul lampa och två mål har röd lampa. 3.2 s bedömning Nämndens målformuleringar är konkreta och mätbara. Målen är tydligt kopplade till Kommunfullmäktiges mål eller andra föreskrifter och lagar. Målen har även tidssatts i flertalet fall och såväl kortsiktiga som långsiktiga mål har utformats. Samtliga effektmål är realistiska och påverkbara. Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms vara tillräcklig. De av kommunfullmäktige fastställda målen följs upp och kommenteras enligt anvisningarna. Nämndens alla mål har följts upp och utfallen har redovisats. Miljönämndens måluppföljning för 2013 bedöms vara tillräcklig. De av kommunfullmäktige fastställda målen som enligt Stadskontorets anvisningar ska följas upp visar god måluppfyllelse förutom målet Andel med utländsk bakgrund ska motsvara andelen av den totala befolkningen som har svag måluppfyllelse. Målet är inte uppfyllt men utvecklingen är positiv då andelen ökat sedan 2012. Av nämnden beslutade 30 inriktningsmål har 14 stycken grön lampa, 14 stycken gul lampa och två röd lampa. Det betyder att två mål inte är uppfyllda, 14 stycken är delvis uppfyllda och 14 mål är helt uppfyllda. Miljönämndens måluppfyllelse för 2013 bedöms vara inte helt tillräcklig. 3.3 Uppdrag, uppdragsuppföljning och uppdragsuppfyllelse 3.3.1 Uppdrag I Miljönämndens Uppdragsuppföljning budget 2013 beskrivs de uppdrag som berör och ska genomföras av Miljönämnden utifrån vad kommunfullmäktige har beslutat. Av kommunfullmäktiges beslutade uppdrag är det totalt 30 stycken som berör Miljönämnden. Uppdragen är fördelade på sju områden enligt följande: Barn och Unga (2 st) Arbetsmarknad och ekonomiskt stöd (1 st) Personalpolitik (4 st) Sidan 11 av 20
Upphandling, konsument och livsstil (3 st) Kultur och fritid (1 st) Energi, miljö och Fairtrade (15 st) Malmö i sin omgivning (4 st) 3.3.2 Uppdragsuppföljning I stadskontorets anvisningar Uppföljningen av uppdrag i budget 2013 framgår att Fokus i uppföljningen ska vara på sådant som inte genomförts fullt ut och vilka hinder nämnden, utifrån sitt kompetensområde, kan se som gör att kommunen har svårt att genomföra uppdraget. Syftet med uppföljningen är att ge kommunstyrelsen underlag för eventuella beslut om omprioriteringar, korrigerande åtgärder, förtydligande av uppdrag etc. Miljöförvaltningen har följt upp samtliga uppdrag som berör nämnden. 3.3.3 Uppdragsuppfyllelse Miljöförvaltningen har inte bedömt och redovisat någon uppdragsuppfyllelse för de uppdrag som följts upp. Miljöförvaltningen har kommenterat respektive uppdrag i allmänna drag samt redovisat vilka hinder som i förekommande fall försvårat genomförandet av uppdragen. 3.4 s bedömning Miljönämndens uppdragsuppföljning bedöms vara tillräcklig då nämnden har följt upp samtliga väsentliga uppdrag och utvärderat dessa. Då miljönämnden inte har bedömt sin uppdragsuppfyllelse utan endast kommenterat dessa är det svårt att göra en samlad bedömning om uppdragen är genomförda och uppfyllda. Sidan 12 av 20
4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Budget 2013 Verksamhetens intäkter 53 301 64 391 62 118 70 934 Verksamhetens kostnader * ) -106 672-118 999-123 961-134 681 Finansiella intäkter/kostnader 1-473 -298-156 Kommunbidrag 53 412 55 778 62 397 63 903 Resultat 42 697 256 0 Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. 4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år 2010 2011 2012 2013 Ram 600 400 400 400 Utfall 280 562 839 619 Källa: Blankett till stadskontoret/qlikview 4.3 Ekonomisk styrning En budgetinstruktion enligt riktlinjer för ekonomistyrning har utarbetats och behandlats i nämnden 2012-12-11. Instruktionen behandlar ansvarsavgränsningar mellan nämnd och förvaltning men även inom förvaltningsorganisationen. Internbudgeten är fördelad på verksamhetsnivå och varje avdelning är ett kostnadsställe förutom avdelningen stödfunktioner där respektive enhet är ett kostnadsställe. Kostnadsställen finns också för vissa gemensamma kostnader. Periodisering av personalkostnader i internbudgeten görs enligt en fördelningsnyckel medan övriga kostnader och intäkter periodiseras i tolftedelar. Kommunbidraget periodiseras så att den följer förvaltningens nettokostnader per månad. Miljönämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämnden följer upp ekonomin i samband med delårs- och helårsrapportering. Större avvikelser mellan budget och prognos kommenteras i årsanalysen. Sidan 13 av 20
4.4 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid årsbokslutstillfället. Tabell: Resultaträkning, tkr Tkr Utfall 2013 Budget 2013 Avvikelse Intäkter 77 531 82 494-4 963 Totala intäkter 77 531 82 494-4 963 Lönekostnader -53 679-52 994-685 PO-Pålägg -19 916-22 562 2 646 Övriga personalkostnader -3 458-3 000-458 Totala personalkostnader -77 053-78 556 1 503 Övriga kostnader -65 694-70 085 4 391 Avskrivningar -633-600 -33 Totala övriga kostnader -66 327-70 685 4 358 Nettokostnad exkl. finansnetto -65 849-66 747 898 Kommunbidrag 66 903 66 903 0 Finansiella intäkter 28 28 Finansiella kostnader -182-156 -26 Resultat 900 0 900 Nettokostnad -66 003-66 903 900 Sidan 14 av 20
4.4.1 Nämndens kommentar Avdelningen för stadsutveckling och klimat redovisar ett resultat på - 1,9 Mkr tkr beroende på att kostnaderna i projektverksamheten blev högre än budgeterat. För avdelningen för miljö- och hälsoskydd beror det positiva resultatet för 2013 på 3,7Mkr tkr på att den planerade utökningen av personal efter taxejusteringen inte fick full effekt 2013 på grund av bland annat förseningar i rekryteringarna. Avdelningen för livsmedelskontroll har ett resultat på 0,5 Mkr beroende på att avdelningen haft vakanser under året. En ombyggnation på förvaltningen medförde att gemensam försörjning där förvaltningsgemensamma kostnader för bl a lokaler samlas redovisar ett underskott på 0,7Mkr. Av förvaltningens totala kostnader på 143,5 Mkr utgörs 45,6 Mkr av projekt som förvaltningen driver. Dessa finansieras med i genomsnitt 58 procent bidrag från olika bidragsgivare. Från och med 2013 består även projektkostnaden av internfördelad overhead med 5,5 Mkr. Detta för att ge en rättvisande bild av projektens kostnader. 4.5 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna avges endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed eller vid förändrade principer. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid. 4.5.1 Maskiner och inventarier Posten maskiner och inventarier omfattar 1 683 tkr och årets investeringar uppgår till 619 tkr. 4.5.2 Fordringar Av utestående kundfordringar vid bokslutet var ca 30 % inte betalade vid granskningstillfället. I bokslutet för 2013 är 1 036 tkr reserverat och vid granskningstillfället var den utestående fordran per 2013-12-31 totalt 1 142 tkr, dvs. i linje med vad som bokats upp som värdereglerat belopp på konto 15900. Ingen ytterligare reservering krävs. Saldot på konto 16600 består av de belopp som betalats ut från bidragsgivare (projektbidrag) i förskott, numera bokförs belopp både som skuld (till dess att åtagandet är uppfyllt) och som fordran då bidrag betalats ut till andra inblandade externa parter där Malmö är så kallat lead partner. Från och med 2012 bruttoredovisar miljöförvaltningen denna typ av projekt på detta sätt, tidigare år har beloppen bokförts netto på skuldkonto 28280. Konto 16680 avser upparbetade kostnader i projekt där förvaltningen ännu inte erhållit bidrag. Sidan 15 av 20
4.5.3 Kassa och bank Valutakontot är värderat till balansdagskurs. 4.5.4 Kortfristiga skulder Posten uppgår till totalt 163 595 tkr (164 179 tkr). Av dessa utgör balanserade projekt 147 728 tkr. Stickprov har gjorts på leverantörsfakturor. Ingen avvikelse har uppmärksammats. Enligt stadskontorets instruktioner ska det för varje projekt finnas ansökan, beslut från bidragsgivare och i förekommande fall medfinansieringsintyg. Stickprov har gjort på ett antal projekt utan anmärkning. Utgående balanser (UB) Utgående skuld för balansering av projekt uppgår till 147 728 tkr (147 547 tkr). De belopp som betalats ut från bidragsgivare (projektbidrag) i förskott bokförs både som skuld (till dess att åtagandet är uppfyllt) och som fordran på konto 16600 (mot andra inblandade externa parter där Malmö är så kallat lead partner). Till och med 2012 bokfördes beloppen netto på detta konto (28280). 4.6 s bedömning Miljönämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. En budgetinstruktion enligt riktlinjer för ekonomistyrning har utarbetats och behandlats i nämnden. Uppföljning görs regelbundet under året. Nämndens ekonomiska styrning bedöms därför vara tillräcklig. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Sidan 16 av 20
5 Personal 5.1 Nyckeltal Tabell: Personalstatistik Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Antal anställda omräknade till heltid 131,1 144 147 154 Kvinnor, andel i % 70 68 69 67,1 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 21,8 24,6 20,0 20,1 Total sjukfrånvaro i % 2,31 2,74 2,8 2,68 Källa: Stadskontoret. Notera att Malmö stad övergick till nytt personaladministrativt system november 2010 varför viss osäkerhet finns för det året eftersom uppgifterna är hämtade från två olika system. Beträffande sjukfrånvaron är denna omräknad till procent. Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering. 5.2 Personalpolitiska frågor Miljönämndens mångfaldsplan för 2013-2015 innehåller långsiktiga mål (3 år), delmål (1 år) samt åtgärder kopplat till respektive delmål och ett förtydligande kring vem som är ansvarig för respektive mål. I planen görs kopplingar till verksamhetsplanen där en av de strategier förvaltningen ska arbeta efter är Attraktiv arbetsplats (se 3.5.1 i verksamhetsplan 2013). Rutin för medarbetarsamtal och lönesamtal finns. Alla medarbetare ska varje år ha medarbetarsamtal, förberedande lönesamtal samt lönesamtal med sin närmaste chef. Mindre justeringar av mallen för medarbetarsamtalet gjordes inför 2011. Förvaltningens lönepolicy innehållande förvaltningens gemensamma lönekriterier uppdaterades senast hösten 2010. Uppdateringen var ett förtydligande av bedömningsgrunden för lönekriterierna. Det gjordes även ett förtydligande kring att vissa av lönekriterierna väger tyngre än andra. 6 Intern kontroll 6.1 Nämndens interna kontrollplan Miljönämndens interkontrollplan omfattar tolv stycken granskningsområden: säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning, säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester, arbetet med intern kontroll och riskanalyser ska säkerställa att det finns rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i kontrollarbetet, arbetet med intern kontroll ska säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen, kontroll ifall miljöförvaltningen betalar leverantörsfakturor på förfallodatum, kontroll av rutiner kring hot eller våld mot tjänsteman, kontroll om rättvisande räkenskaper mm i projekten, säkring Sidan 17 av 20
av förvaltningens nyckelkompetens, avgifter från verksamhetssystemet Miljöreda ska motsvara fakturerade avgifter i ekonomisystemet Raindance. Förvaltningen har även kontrollmoment för att säkerställa att avdelningarna arbetar mot inriktningsmål i verksamhetsplanen, tre stycken mål har särskilt valts ut för kontroll samt att för att säkerställa att dessa prioriteras. De fyra första är kontrollmoment som beslutats av kommunstyrelsen och är gemensamma för samtliga nämnder. Urvalet av granskningsområdena har föregåtts av en risk- och väsentlighetsbedömning, som finns beskriven i internkontrollplanen. Bedömningen är gjord av miljöförvaltningens avdelningschefer och fastställd av Miljönämnden 2013-02-03. Planen innehåller, förutom ovanstående granskningsområden, även uppgift om kontrollmoment, metod, när kontrollerna ska vara genomförda, uppgift om ansvarig samt till vem avrapportering ska ske efter genomförd kontroll. Kontrollerna sker vid olika tillfällen under året och i några fall vid två tillfällen per år. 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Miljöförvaltningen har under 2013 slutfört samtliga kontrollmoment i den intern kontrollplanen. Återrapportering till nämnden har gjorts vid två tillfällen, dels under hösten 2013 och dels i februari 2014. Avvikelser förekommer för följande moment: Betalning av leverantörsfakturor på förfallodatum 72 av 191 granskade fakturor har betalats för sent varav 55 av dessa betalats senare än tio dagar efter förfallodatum. 6.3 s bedömning Miljönämndens styrning med hänsyn till miljöförvaltningens interna kontrollplan för 2013 är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig då den i tillräcklig grad efterlever Kommunfullmäktiges reglemente för den interna kontrollplanen. Internkontrollplanen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys med koppling till valda granskningsområden. Planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. Den genomförda interna kontrollen är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig då genomförandet och rapportering till Miljönämnden skett löpande under året. 7 Förelägganden från myndigheter Under 2013 har det inkommit 44 stycken överklaganden. Av dessa har 24 stycken gått vidare till Länsstyrelsen Skåne. 17 av dessa är pågående där svar från Länsstyrelsen ännu inte lämnats varav fem ärenden avslagits, ett bifall och ett ändrat beslut. Inget överklagande har gått vidare till Mark- och miljödomstolen. Sidan 18 av 20
8 Andra granskningar som berör nämnden 8.1 Fördjupad granskning Stadens miljöarbete Ernst & Young har på uppdrag av Revisorskollegiet granskat Kommunstyrelsens, Tekniska nämndens, Stadsbyggnadsnämndens och Miljönämndens former för styrning och uppföljning mot stadens miljömål med utgångspunkt i Malmö stads miljöprogram. Den sammantagna bedömningen är att de granskade nämndernas förvaltningar arbetar i den dagliga verksamheten utifrån miljöprogrammets målbild. De granskade förvaltningarna arbetar dock på mycket olika sätt med miljöprogrammet och handlingsplanen och den samlade målbilden som omfattar bl.a. kommunfullmäktiges mål, miljöprogrammets mål samt mål kopplade till andra styrdokument upplevs som komplex att förhålla sig till. Miljönämndens samordnande funktion regleras av skrivningen i miljöprogrammet. Något ytterligare arbetsbeskrivning finns inte och det framgår inte i nämndens reglemente något om detta samordningsansvar. Ernst & Young bedömer att kommunstyrelsen bör tillse att miljönämndens samordningsansvar tydliggörs och dokumenteras. Granskningen visar att miljönämnden inte genomför någon systematisk uppföljning av miljöprogrammets måluppfyllelse samt att det inte finns tillräckliga resurser för att uppfylla nämndens samordnande och stödjande roll i genomförandet av miljöprogrammet. Ernst & Young bedömer att ett gemensamt uppföljningssystem samt gemensam förståelse för definitioner, nyckeltal och mätmetoder för uppföljningen utgör viktiga utvecklingsområden för att säkerställa en väl fungerande målstyrningskedja. Dokumentet Uppföljning av målen i Malmö stads Miljöprogram ger bra förutsättningar för vidare utveckling av uppföljningen. I Miljönämndens yttrande framgår att miljöförvaltningen överlag anser att rapporten ger en heltäckande och god bild av stadens miljöarbete och att viktiga framgångsfaktorer för det fortsatta arbetet har identifierats. 8.2 Löpande granskning förtroendekänsliga konton 8.2.1 Förtroendekänsliga konton Den interna kontrollen avseende förvaltningens rutiner kring redovisning av intern och extern representation har granskats för verksamhetsåret 2013. Kontrollen har främst avsett beslutsattest, syfte, deltagarlista, program, kontering och moms. Även måttfullhet för representation har granskats. Enligt förvaltningens anvisningar ska måttfullhet iakttagas, särskilt vid alkoholförtäring. Måttfullheten per repre- Sidan 19 av 20
sentationstillfälle har bedömts utifrån kostnad per kuvert och i de fall alkohol förekommit har kvittona granskats för att bedöma om anvisningarna för representation efterlevts. Miljöförvaltningens interna anvisningar om representation finns på miljöförvaltningens intranät på Komin. Totalt har 25 verifikat granskats. Av 25 granskade verifikat uppmärksammades totalt tre felaktigheter fördelade på två verifikat. Ett verifikat saknade syfte och deltagarlista, ett annat hade ett för högt avdragsgillt belopp. All granskad representation bedöms vara måttfull. Min bedömning såvitt avser verifikationsgranskningen är att miljöförvaltningens rutiner är tillräckliga. 8.2.2 Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet Kommunfullmäktige i Malmö stad antog 2009 ett miljöprogram för perioden 2009-2020. Utöver detta finns en rad sektorprogram inom klimat- och miljöarbetet som beskriver mål och åtgärder för sina respektive ämnesområden. För att ta ett samlat grepp och konkretisera stadens klimat- och miljöarbete har miljöförvaltningen tagit fram en handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad. Handlingsplanen antogs av kommunstyrelsen 2011. Samtliga styrelser och nämnder har, enligt miljöprogrammet, ansvar för genomförandet av miljömålen och ska förhålla sig till samtliga miljömål genom att arbeta in dem i sina respektive verksamhetsplaner. Detsamma gäller för genomförandet av åtgärderna i handlingsplanen. Handlingsplanen pekar ut 26 prioriterade åtgärder som behöver genomföras under mandatperioden 2011-2014 för att de långsiktiga målen i miljöprogrammet ska kunna uppfyllas. Varje åtgärd har en eller flera förvaltningar som ansvariga. På uppdrag av kommunfullmäktige sammanställer miljöförvaltningen varje år en miljöredovisning för Malmö stad baserat på enkäter ställda till de kommunala förvaltningarna. Miljöförvaltningen har ansvar för åtgärderna 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 19, 20, 21, 24, 25 och 26, alla åtgärderna är rapporterade. Åtgärderna beskrivs närmre i Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad 2011-2014. Sidan 20 av 20