Historiska institutionen Uppsala universitet LATHUND FÖR DOKTORANDER I SLUTSKRIVNINGSFASEN Sammanställd juni 2009
Innehållsförteckning 1 Inledning 3 2 Anmälan av disputation och bokning av lokal 3 3 Tryckningsbidrag och övriga kostnader 4 4 Tryckning av avhandlingen 4 5 Utformning av avhandlingen 4 6 Tillkännagivande av disputation (spikning) 5 7 Distribution av avhandlingen 5 8 Disputationen 6 9 Disputationsfest 6 10 Doktorsexamen och promotion 6 11 Bilagor 7 2
1 Inledning Syftet med denna lathund är att ge doktorander som befinner sig i slutskedet hjälp och vägledning med praktiska frågor som behöver ordnas i slutfasen. Bestäm inte disputationsdatum själv utan rådgör med dina handledare. Avhandlingen ska dessutom läsas av en av Studiaseriens redaktörer innan du får klartecken att disputera. Avsätt 3-4 veckors tid för detta. Observera att det förekommer att ytterligare någon läser avhandlingen om tredjeläsaren uttrycker tveksamheter. Vem som ska läsa din avhandling bestäms av redaktörerna i samråd med huvudhandledaren. När du bestämt disputationsdatum är det lämpligt att göra en tidplan över allt som ska göras och när detta ska göras. Du hittar många råd i denna lathund och ännu fler i de referenser som finns i bilagan. Tänk på att alltid lägga till några extra veckor i planeringen eftersom slutskrivningen tenderar att ta längre tid än man tror. Avsätt minst en vecka till korrektur och två veckor till sättning. Kom ihåg att alla läskurser inom forskarutbildningen skall vara avklarade och inrapporterade innan du får disputera. Inrapporteringen av godkända kurser görs av huvudhandledare, och blankett finns hos kursadministratören och på hemsidan (http://www.hist.uu.se/utbildning/forskarutbildning/tabid/260/language/sv-se/default.aspx) Lycka till! 2 Anmälan av disputation och bokning av lokal Det är huvudhandledarens ansvar att skicka in en anmälan om disputation till Historiskfilosofiska fakulteten och detta ska ske minst tre månader i förväg. Det kan vara bra att veta att du behöver ha en titel på avhandlingen klar när anmälan skickas iväg, medan det är huvudhandledarens ansvar att föreslå en opponent och en betygsnämnd. Det är ditt ansvar att boka själva disputationstillfället. Disputation får endast ske på terminstid, det vill säga 1 september till 18 januari och 19 januari till 7 juni (skottår 5 juni) Observera att du även måste spika på terminstid (se punkt 6). Inom Historisk-filosofisk fakultet tillåts två disputationer per dag, en på för- och en på eftermiddagen. Du får boka ett förstahandsval och ett andrahandsval. Bokningen görs på nätet på länk: http://www.humsam.uu.se/internt/forskarutbildning/dispkalender/ Särskilda frågor kring bokningen besvaras av Lena Hagqvist som nås på telefon 018-471 62 10 eller e-post Lena.Hagqvist@uadm.uu.se Lokal bokas separat genom kursadministratören som nås på telefon 018-471 15 25 eller e-post info@hist.uu.se. Vi brukar använda Sal IX och X i Universitetshuset eller Geijersalen (Eng 6-1023) i Engelska Parken. För att veta vilken sal som är lämplig kan det vara bra att känna till att Sal IV rymmer 77 personer, Geijersalen rymmer 92 personer, Sal IX rymmer 101 personer medan Sal X rymmer 196 personer. 3
3 Tryckningsbidrag och övriga kostnader Till tryckningen av avhandlingen bidrar fakultetsnämnden med 23 000 kronor och Studia Historica Upsaliensia bidrar med 1230 kronor. Blir avhandlingen dyrare än så, vilket den ofta blir, kan du ansöka om tryckningsbidrag. För att kunna räkna ut hur dyr avhandlingen blir behöver du en offert (se punkt 4). Glöm inte att räkna med momsen! (se tips under punkt 11) Se till att du är ute i god tid så att du inte missar ansökningstillfället (i vissa fall är det endast en gång per år). Du kan själv ansöka från Kungl. Gustav Adolfs Akademien för svensk folkkultur, se deras hemsida http://www.kgaa.nu/index.html. Din handledare kan ansöka från Kungl. Humanistiska Vetenskaps-Samfundet i Uppsala (saknar hemsida). Ansökan ställs till: Kungl. Humanistiska Vetenskaps-Samfundet i Uppsala, c/o Staffan Fridell, Inst. för nordiska språk, Box 527, 751 20 Uppsala. För ytterligare tips om var du kan söka medel, rådgör med studierektorn för forskarutbildningen eller din handledare. Ett tips kan vara att titta i avhandlingar som behandlar samma tema som din egen. 4 Tryckning av avhandlingen Ett avtal om tryckning av avhandlingen ingås mellan doktoranden och institutionen som företräds av prefekten. Doktoranden får inte ingå någon bindande överenskommelse om tryckning med ett tryckeri innan prefekten godkänt offerten och undertecknat avtalet. Kontakta prefekten på telefon 018-471 15 38 eller prefekt@hist.uu.se Det är för närvarande Enheten för publicering och grafisk service som sköter hela publiceringsprocessen för avhandlingar i Actaserien. Arbete pågår med att klargöra rutiner kring publicering. För att få hjälp med produktionsplan och offert, kontakta Göran Wallby via e-post goran.wallby@ub.uu.se eller telefon 018-471 58 48. Han kommer att ställa frågor om upplaga, omfång (antal sidor, se punkt 5), tid för disputation och spikning, papperstyp, ytbehandling och så vidare, och han kan även berätta vad som är standard. Rekommenderad upplaga är 400 exemplar. Normalt tar det tre veckor att trycka avhandlingen (inklusive ett korrektur) men om Enheten även ska sätta avhandlingen tar det längre tid. 5 Utformning av avhandlingen För att kunna begära en offert behöver du göra en omfångsberäkning och ta reda på hur många sidor din avhandling kommer att bli. Skriver du i mallen kan du enkelt kontrollera hur många sidor avhandlingen blir genom att foga in alla delkapitel i ett dokument. Glöm inte att inkludera sidor för abstract, smutsblad, innehållsförteckning, käll- och litteraturlista, eventuella bilagor, personregister och förteckningen över Studiaserien. (Information om var man hämtar mallen ska ligga här.) När du bestämt titel på boken ska du kontakta Göran Wallby på Enheten för publicering och grafisk service så ordnar han ett ISBN-nummer åt dig (för kontaktuppgifter se punkt 3). 4
Studiaserien har ISSN-nummer 0081-6531. Ger du ut boken på ett kommersiellt förlag sköter de detta. Enheten för publicering och grafisk service gör omslag åt dig om du vill (det ingår i priset) men du ska själv lämna eventuella bilder till omslaget. Glöm inte att du kan behöva ansöka om rättigheter att få använda bilder och att detta gäller både omslagsbilder och bilder i avhandlingen. Om du behöver hjälp med frågor som rör bildrättigheter kan universitetets jurister på Juridiska avdelningen hjälpa dig. Kontakta chefsjurist och akademiombudsman Marianne Andersson på telefon 018-571 17 07 eller e-post Marianne.Andersson@uadm.uu.se. Du ska även författa en baksidestext som på ett lättfattligt och övertygande sätt beskriver innehållet i avhandlingen. Baksidestexten får vara högst 250 ord lång (1500 tecken inklusive blanksteg). Ger du ut avhandlingen i Studiaserien ska en förteckning över tidigare avhandlingar i serien ingå. Förteckningen kan du kopiera från Actaseriens hemsida på Carolina, se länk (länk ska in här senare). 6 Tillkännagivande av disputation (spikning) Senast tre veckor före disputationen ska tid och plats tillkännages genom så kallad spikning. Detta måste ske genom elektronisk spikning (obligatoriskt), men kan också göras på traditionellt sätt i universitetshuset (frivilligt). Det elektroniska spikbladet fyller du i redan när du skickar in avhandlingen till tryckeriet, alltså ca 6 veckor före disputationen. På själva spikningsdagen ska du gå till vaktmästeriet/posthanteringen på Carolina (ingång södra sidan) med 130 exemplar av avhandlingen som Carolina distribuerar åt dig under förutsättning att du tillhandahåller en utsändningslista (se nedan under punkt 7). Ring gärna i förväg och fråga om öppettiderna på telefon 018-471 38 28. På Carolina får du ett spikningskvitto och det tar du med dig om du vill spika manuellt i universitetshuset. Kontakta i så fall universitetshusets vaktmästare Manuel Alfaro eller Dick Jarklint på telefon 018-471 17 15 eller e-post Manuel.Alfaro@uadm.uu.se eller Dick.Jarklint@uadm.uu.se. Vaktmästeriet tillhandahåller hammare och spik. Det är också vanligt att man firar spikningen på institutionen genom att bjuda på något att dricka samt delar ut avhandlingen till sina kollegor. Observera att spikning endast får ske på terminstid, det vill säga 1 september-18 januari samt 19 januari-7 juni (vid skottår gäller 5 juni). Eftersom spikning måste ske på terminstid ska den som disputerar under de första veckorna på höstterminen spika i slutet av vårterminen. Information om spikning finns på http://www.ub.uu.se/forauthors/ Om du har särskilda skäl kan du ansöka om förkortad spikningstid. Kontakta Lena Hagqvist (kontaktuppgifter se punkt 2). När du har spikat avhandlingen elektroniskt så skickar Informationsavdelningen automatiskt ett meddelande med råd och tips om att skriva ett pressmeddelande (ska vara färdigt ca 1 vecka före disputationen). 7 Distribution av avhandlingen Avhandlingen ska finnas tillgänglig på universitetsbiblioteket Carolina i 130 exemplar senast tre veckor före disputationen för distribution enligt bibliotekets utbytesverksamhet. Carolina 5
ombesörjer denna distribution under förutsättning att du tillhandahåller en utsändningslista. I dessa ingår granskningsexemplar (20 st.), fakultetsinternt utbyte (37 st.), övriga såsom opponent och betygsnämnd (23 st.) samt försäljningsexemplar (50 st.) Övriga exemplar distribueras av doktoranden själv, där ca 60 avhandlingar omfattas av en lista med obligatoriska utskick och 50 st. går till valfria vetenskapliga kontakter. 30 exemplar av avhandlingen skall finnas tillgängliga vid disputationsakten. Närmare information om distributionen finns på intranätet under Dokument/Forskarutbildning/ Distributionslistor för examensavhandling. Tänk på att det tar tid att skicka ut avhandlingarna. Avsätt därför 1-2 dagar till att ordna med kuvert, adressetiketter och själva utskicket. Kontakta Informationen på Intendenturen i Engelska Parken för att låna postbackar och pirra. Informationen nås på telefon 018-471 68 82. 8 Disputationen Till disputationen köper institutionen in blommor och ordnar med vas samt vattenkaraffer till opponent och respondent. För eventuella övriga blommor finns vaser att låna hos vaktmästarna i universitetshuset. Du ska själv se till att 30 exemplar av avhandlingen finns tillgängligt för auditoriet. Disputationen inleds av ordföranden (huvudhandledaren) som förklarar disputationsakten öppnad. Ordföranden ger ordet till dig (respondenten) som ges möjlighet att meddela eventuella korrigeringar och ändringar. Därefter går ordet till opponenten som inleder med en kort sammanfattning av avhandlingen, varpå själva disputationen (diskussionen) tar vid. När opponentens granskning är klar ges betygsnämnden möjlighet att ställa frågor. Därefter ges auditoriet möjlighet att ställa frågor varpå akten avslutas av ordföranden. En disputationsakt tar i normalfallet ca 2 timmar. 9 Disputationsfest Det är inte obligatoriskt att ordna en disputationsfest eller en disputationslunch, men om du tänkt ordna en sådan behöver den planeras i god tid, lämpligen redan när disputationsdatum fastställts. Det är kutym att gästerna betalar för sig själva vid festen, medan du bjuder handledaren/-na, opponenten och betygsnämnden. Om du inte har egna kontakter kan du höra med nydisputerade kollegor om tips på lokal. 10 Doktorsexamen och promotion För att få en doktorsexamen krävs en godkänd avhandling och att samtliga kurser avslutats och godkänts. Du ansöker själv om doktorsexamen på särskild blankett, se länk http://info.uu.se/blanketter.nsf/sida/blankett.for.id47.html Promotionen är en examensfest för den som tagit en doktorsexamen och den äger rum två gånger per år, i januari och maj/juni. Akademiintendenturen ansvarar för promotionen, kontakta någon av administratörerna Eva Holmgren per telefon 018-471 17 05 eller e-post Eva.Holmgren@ uadm.uu.se eller Inger Sandberg per telefon 108-471 17 06 eller e-post Inger.Sandberg@uadm.uu.se. 6
11 Bilagor Checklista för publicering av monografiavhandlingar http://www.ub.uu.se/forauthors/index.php/main/checklistpage Råd och tips om sättning av avhandlingen http://www.ub.uu.se/forauthors/index.php/instructions/outlinepage Råd och tips om bildhantering från Grafiska enheten http://www.ub.uu.se/forauthors/uploads/instructions/bildhantering.pdf Distributionslistor för utskick av avhandlingen finns på intranätet, under Dokument/Forskarutbildning/Distributionslistor för examensavhandling Riktlinjer för utbildning på forskarnivå inom historisk-filosofiska fakulteten http://info.uu.se/uadm/dokument.nsf/enhet/940c095f7a00fb33c125722600454107/$file/fa kultetsriktlinjerfoutbl.pdf Exempel på uträkning av moms: Du har fått en offert på 32 000 kronor. Dra av bidragen från fakulteten (23 000 kronor) och Studieserien (1 230 kronor), det vill säga 32 000 24 230 = 7 700 kronor. Lägg till momsen (25 %), det vill säga 7 700 x 1,25 = 9 625 kronor. För att täcka denna summa behöver du ansöka om externa tryckningsbidrag. Det vanliga är att du söker tryckningsbidrag som privatperson och då ska du lägga på 25 % moms. Men det finns undantag, exempelvis om de sökta medlen ska gå direkt till institutionen, och då gäller istället högskolemomsen på 8,7 %. Hör med ekonomiadministratör Elisabeth Brandberg om du är osäker. Hon nås på telefon 018-471 15 27 eller via e-post Elisabeth.Brandberg@hist.uu.se Tips angående att skriva ett pressmeddelande http://info.uu.se/uadm/dokument.nsf/sidor/22127f3a61968771c1256df20002a1bc?opend ocument 7