Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 87 Dnr KS/2017:337. Utredning kring måltidsservice och lokalvård

Relevanta dokument
Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 5 Dnr KS/2017:337. Gemensam måltidsorganisation och måltidsbudget

Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation

PROTOKOLLSUTDRAG 181 KS/2017:337. Uppföljning måltidsutredning. Kommunstyrelsens förvaltnings bedömning:

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 21 KS/2013:161 Sociala investeringsfonden - delrapport

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 80 Dnr KS/2017:60. Extratjänster, äskande om medel från kommunstyrelsen

Samverkansavtal mellan Mjölby kommun och Region Östergötland gällande hälsokommunikatörer

Godkännande av överenskommelse om samverkan mellan Region Östergötland och kommunerna.

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 89 Dnr KS/2018:139. Borgensramar för Bostadsbolaget

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 158 Dnr KS/2018:221. Förvärv av fastigheten Näcken 7 i Mjölby kommun (Norrgården)

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 174 Dnr KS/2018:82

Bokslutsprognos

Svar på medborgarförslag

Svar på medborgarförslag angående byggande av växthus vid Lundbybadet

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 187 Dnr KS/2017:320. Förening i samverkan

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 172 KS/2018:174. Medborgarförslag bowlinghall i Gallerian - svar

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 174 Dnr KS/2018:82

Kost- och måltidspolicy 2017

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 92 Dnr KS/2018:20

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 73 Dnr KS/2018:41. Organisation med anledning av ny dataskyddsförordning

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (3) 19 KS/2013:654. Tolkning av arvodesregler - revidering

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 17 Dnr KS/2017:262. Arbetsutskottets föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 54 Dnr KS/2015:306. Detaljplan del av Fall 1:1 i Mantorp

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 120 KS/2017:230. Förslag angående lokalisering av nytt äldreboende i Mjölby

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 38 KS/2015:207. Beslutsunderlag Beslutsunderlag med förslag till avtal

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 122 TEKN/2015:292. Justering avfallstaxa. Bakgrund

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 91 Dnr KS/2018:142. Finansiering av projekt Jobblabb - kompetensförsörjning i Östergötland

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 33 Dnr KS/2018:41. GDPR - utse ombud

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 8 KS/2013:695. Prissättning av småhustomter inom Östra Olofstorp etapp 2.

Handläggare Datum Diarienummer Thomson Giggi UBN Genomlysning av studie- och yrkesvägledning


Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 34 Dnr KS/2017:128

Kost- och måltidspolicy 2017

Bokslutsprognos

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 171 KS/2018:228. Medborgarförslag affärsverksamhet i Gallerian - svar

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 154 Dnr KS/2018:263. KS integrationsråd 14 em

Yttrande till kommunstyrelsen rörande motion om integrerad beroendemottagning i västra länsdelen från Moderaterna

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 100 Dnr KS/2018:137. Program för privata utförare

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 125 Dnr KS/2017:316. Svar på medborgarförslag angående samordning av hedersrelaterat våld

Bokslutsprognos

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 183 KS/2018:115. Kommunstyrelsen tackar för medborgarförslaget.

Yttrande om översyn av barn- och utbildningsnämnden

Sammanställning handlingsplaner från medarbetarenkät 2014

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 13 KS/2016:373. Bredband landsbygd vid Bockarp. Flytt av ÖP utförs av Utsikt Bredband AB.

Kvalitetsplan

Riktlinjer för God ekonomisk hushållning

Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Arbetsutskottet lämnar ärendet vidare till nämnden utan eget ställningstagande.

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 94 KS/2017:267, KS/2019:72. Nämndernas eposthantering svar på revisionens uppföljande granskningsrapport

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 53 Dnr KS/2018:55. Motion om strategi för öppna data - svar

Uppdrag i budget fastställande av uppdragshandlingar.

PROTOKOLLSUTDRAG. 153 Dnr KS/2018:273. Avgifter för tobaksförsäljning- till KF. Kommunstyrelsen förslag till kommunfullmäktiges beslut

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 193 Dnr KS/2017:103. Arbetsutskottets föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 105 Dnr KS/2017:257. Utvärdering av Mjölby kommuns ledningssystem

Utbildnings- och kulturnämndens riktlinjer för det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå samt i nämndens verksamheter

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (5) 77 Dnr KS/2017:323. Justering av målvärden kommunstyrelsens åtaganden 2018

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 17 KS/2017:20. Viby byalag - ansökan om återinvestering av belysning stolpar

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 83 Dnr KS/2018:4. Beslut om kommunmål och driftramar 2019

Hällefors kommun. Styrning och ledning Bildningsnämnden Granskningsrapport

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 41 Dnr KS/2018:66. Särskild satsning skolavslutning 2018

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 78 Dnr KS/2018:122. Wifi 4 EU - surfpunkter i Mjölby kommun

Handlingsplan för att hantera kommunens ackumulerade underskott

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 90 Dnr KS/2014:552. Beslutsunderlag Missiv daterad Tjänsteskrivelse daterad

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 138 Dnr KS/2018:202. Riktlinjer för Mjölby kommuns webbplatser och sociala medier

Beslut för förskoleklass och grundskola

Ekonomi- och målstyrning inom barn- och. genomförd granskning

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 144 Dnr KS/2017:294. Redovisning av kommungemensamma kontrollmoment

Handläggare: Inger Norman Telefon: Till Farsta stadsdelsnämnd

Protokollsutdrag. 219 Svar revisionsrapport Kommunens styrmodell Dnr KS/2018:240. Beslut Kommunstyrelsen beslutar:

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 153 Dnr KS/2018:273. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. Information från Johan Forsgren

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 166 Dnr KS/2018:311. Beslutsunderlag Riskbedömning samt föreslagna kontrollmoment

Yrkeshögskoleutbildning för undersköterskor - svar på motion

Medborgarförslag gällande att göra om telefonkiosken i Skänninge till en bokkiosk

Turistväg förlängning Väderstad-Mantorp - svar på medborgarförslag

Svar på medborgarförslag om scen med tak i Skänninge.

Sammanträdesdatum Trygghets- och säkerhetsutskott (2) 5 KS/2016:168. Förslag till handlingsplan våldsbejakande extremism

Särskilda uppdrag - långsiktig ekonomisk planering

Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (1) 116 Dnr KS/2018:4. Justering av målvärde kommunmål 2019 till KF

Målstyrning enligt. hushållning

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 30 KS/2014:537. Redovisning internkontroll 2015, kommungemensam

Remiss: Plan mot alkohol, narkotika, dopning och tobak i Lunds kommun år

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 173 KS/2018:274. Redovisning av ej verkställda beslut 2018

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 160 Dnr KS/2017:261. Beslut om åtagande KSF förvaltning 2018

Åtgärdsplan för att stärka grundskolans ledningsfunktion. Utvecklingsområde Åtgärd Tidsplan Processläge

Resultatöverföring från 2015 års bokslut 16 KS

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 132 Dnr KS/2017:204, KS/2017:25. Utvärdering av Magasinet

Utbildningsnämnden (14) Kommunhuset, rum 293, kl Thomas Uppman Agneta Rönn

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 88 KS/2015:261. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslås besluta

Skolors och förskolors systematiska kvalitetsarbete vägledning och struktur

Sammanträdande organ Barn- och utbildningsnämnden Tid Onsdagen den 24 april 2019, kl Plats

Flytt av turistbyrå i Skänninge

Sociala investeringar

Gemensam verksamhet i den nya nämndorganisationen

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 76 Dnr KS/2017:144. Justering av målvärden kommunmål 2018

Bokslutsprognos

Rektorernas förutsättningar. pedagogiska ledare. Mjölby kommun

Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (4) 184 Dnr KS/2017:334. Kommunledningskontoret. Personalavdelningen

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 78 KS/2016:134. Förbud mot mobiltelefoner under lektionstid - svar på motion

Intraprenad som driftsform i Orust kommun

Uppföljning av Granskning av socialnämndens. uppföljning och kontroll

Transkript:

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott 2018-05-14 1 (1) Sida 87 Dnr KS/2017:337 Utredning kring måltidsservice och lokalvård Bakgrund Kommunstyrelsen fattade 2018-01-17 14 beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden. Uppdraget delredovisades på kommunstyrelsens budgetinternat 2018-04-18. Sammanfattning Utredningens slutsats är att kommunen bör samla all måltidsverksamhet i en organisation med en gemensam finansieringsmodell genom rambudget. Dessutom föreslås lokalvårdens finansiering ingå som en del av internhyressystemet. Konsekvensen blir att beställare- utförarmodellen försvinner. Ny organisation föreslås börja gälla 2019-01-01. Beslutsunderlag Utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, 2018-05-09 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen godkänner utredningen som underlag för remiss till berörda nämnder, omsorgs- och socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. 2. Remissförslag och remissvaret ska riskbedömas och samverkas i förvaltningssamverkan innan nämnden tar beslut. 3. Nämnderna ska inkomma med sina remissvar senast 31 augusti. Beslutet skickas till: Omsorgs- och socialnämnden Utbildningsnämnden Tekniska nämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Missiv 1(2) Kommunstyrelsens förvaltning 2018-05-09 KS/2017:337 Handläggare Dag Segrell Tfn 0142-851 35 Kommunstyrelsen Utredning - Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Bakgrund Kommunstyrelsen fattade 2018-01-17 14 beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden. Uppdraget delredovisades på kommunstyrelsens budgetinternat 2018-04-18. Sammanfattning Utredningens slutsats är att kommunen bör samla all måltidsverksamhet i en organisation med en gemensam finansieringsmodell genom rambudget. Dessutom föreslås lokalvårdens finansiering ingå som en del av internhyressystemet. Konsekvensen blir att beställare- utförarmodellen försvinner. Ny organisation föreslås börja gälla 2019-01-01. Beslutsunderlag Utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, 2018-05-09 Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner utredningen som underlag för remiss till berörda nämnder, omsorgs- och socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. Remissförslag och remissvaret ska riskbedömas och samverkas i förvaltningssamverkan innan nämnden tar beslut. Nämnderna ska inkomma med sina remissvar senast 31 augusti. Beslutet skickas till: Omsorgs- och socialnämnden Utbildningsnämnden Tekniska nämnden

Missiv 2(2) 2018-05-09 KS/2017:337 Kommunstyrelsens förvaltning Dag Segrell Kommundirektör Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142-850 00 www.mjolby.se 79

Utredning 1(10) Kommunstyrelsens förvaltning Handläggare Thomas Gustafsson Maria Åhström 2018-05-09 KS/2017:337 /Kommunstyrelsen/ Utredning - Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Bakgrund Kommunstyrelsen fattade 2018-01-17 14 beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltidsoch lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden. Uppdraget skulle rapporteras för kommunstyrelsen 25 april 2018. Utredningen har delrapporterats vid kommunstyrelsens budgetinternat 18 april. Respektive berörd förvaltning ska samverka utredningen innan beslut tas i kommunstyrelsen. Maria Åhström, ekonomichef, och Thomas Gustafsson, ekonomistrateg, vid kommunstyrelsens förvaltning har fått utredningsuppdraget av kommundirektören. Uppdraget har avgränsats till att utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation, det vill säga säkerställa att så många aspekter som möjligt blir belysta inför en eventuell omorganisation. En fråga som beaktas i utredningen är att förutom kök drivna av måltidsservice- och lokalvårdsenheten drivs två kök samt två cafeterior av gymnasieskolans köksenhet och två kök på vårdboenden drivs av privata entreprenörer. Utredningen avser beakta vilken effekt en ny organisation kan få ur olika perspektiv. Sedan 1 augusti 2017 ingår måltidsverksamheten i en gemensam organisation med lokalvården inom tekniska nämnden, kallad måltidsservice- och lokalvårdsenheten. Förslaget kommer följaktligen att få konsekvenser för styrning och ledning avseende hela den enheten. Utredningen inkluderar därför även lokalvården. Verksamheternas organisering inom service- och teknikförvaltningen ingår dock inte i utredningen. Syfte Skapa en effektiv organisering av måltids- och lokalvårdsverksamheten i kommunen. Vilket innebär hänsyn till fyra perspektiv: 1) Politik 2) Organisation och styrning 3) Ekonomi 4) Kvalitet

2(10) Avgränsning Utredningen har enbart beaktat de köksenheter som finns inom tekniska nämnden, utbildningsnämnden och omsorgs- och socialnämnden. Genomförande/Metod/arbetssätt Beskrivning av nuvarande organisation Genomgång av skrivelser och protokoll Genomgång av nuvarande ekonomistyrning Genomlysning av resursfördelningsmodeller Intervjuer med chefer och ekonomer på berörda förvaltningar (totalt 13 personer) NULÄGE 1) Politik Det upplevs i dag svårt att få genomslag på politiskt satta mål för måltidsverksamheten. Processen kring framtagandet av den nyligen fastställda kost- och måltidspolicyn var otydlig då ansvarsgränser för vilken instans som äger styrdokumentet inte är klargjort. Ytterligare ett exempel på otydlig styrning då politiska beslut inte alltid får genomslag är beslutet kring fairtrade. 2) Organisation och styrning Måltidsverksamhet Tekniska nämnden: Måltidsservice- och lokalvårdsenheten Måltidsservice- och lokalvårdsenheten bildades 1 augusti 2017 då kostservice och lokalvård organisatoriskt slogs samman till en enhet inom tekniska nämnden. Ledningen består av en måltids- och lokalvårdschef, fyra kökschefer och två driftchefer för lokalvård samt en stab med måltidsspecialister och bemanningsplanerare. Måltids- och lokalvårdschef ingår i Service- och teknikförvaltningens ledningsgrupp. Enheten har 28 kök och utför lokalvård på 70 enheter/objekt. Totalt har enheten ca 140 medarbetare, med en fördelning på hälften mellan kök och hälften inom lokalvård. Enheten omsluter ca 75 mnkr (2017), varav 49 mnkr avser kök och 26 mnkr avser lokalvård. Stödfunktioner inom administration, kostekonom finns inom måltidsservice- och lokalvårdsenheten. Ekonomstöd finns inom förvaltningen, personal- och lönestöd finns inom kommunstyrelsens förvaltning. Utbildningsnämnden: Gymnasieskolans kostenhet Kostenheten inom Mjölby gymnasium består av två kök och två cafeterior på två enheter inom Mjölby gymnasium. Ledningen består av en kökschef. Kökschefen ingår i Mjölby gymnasiums ledningsgrupp. Totalt har enhet 12 medarbetare och omsluter 5 mkr. Stödfunktioner inom administration finns inom gymnasieskolan. Stöd inom personal och lön samt ekonomstöd finns inom utbildningsförvaltningen.

3(10) Omsorgs- och socialnämnden Två kök inom omsorgs- och socialnämnden drivs av externa entreprenörer. Respektive entreprenör driver vårdentreprenaden vid Slomarps äldreboende (Norlandia Care) och Vifolkagården (Aleris). Lokalvård Lokalvård drivs inom tekniska nämnden och utförs av måltidservice- och lokalvårdsenheten helt i egen regi på kommunens samtliga enheter. Organisationsskiss - nuläge 3) Ekonomi Måltidsservice Ekonomin inom måltidsservice sker genom en beställare och utförarmodell. Måltidservice är utförarorganisation medan nämnderna är beställare. I dag sker ekonomistyrningen genom de avtal som sluts mellan verksamhetsnämnder och utförarledet. Dessa bygger på portionspriser och det finns en god kontroll på verkliga kostnader för portionspriserna. Avtalsförhandlingarna upplevs vara omständliga och tar mycket tid. Budgetering till köksenhet inom måltidsverksamheten bygger på portionspriser och uppskattad producerad volym. Faktisk ersättning sker dock utifrån utförd prestation, d.v.s. antal serverade portioner. Det innebär ostabila planeringsförutsättningar genom att måltidsservice har svårt att kortsiktig optimera sin verksamhet vid variationer i serverade portioner. Måltidsverksamheten

4(10) har under flera år gått med underskott, d.v.s. köken har inte kunnat anpassa verksamheten efter antal portioner som verksamheten har beställt och som kunderna faktiskt blivit serverade. Ekonomin inom kostenheten i Mjölby gymnasium bygger på en ramfinansiering där kökschefen har budgetansvar. Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns olika finansieringsmodeller för köken, gymnasiet har en budget baserad på anslag medan måltidsverksamheten erhåller betalning efter antal serverade portioner. Det ger olika förutsättningar att bedriva verksamhet. Lokalvård Lokalvården hanteras precis som måltidservice genom beställare och utförarmodellen. Verksamhetsnämnderna beställer lokalvård av tekniska nämnden lokalvårdsenheter. Även här upplevs avtalstecknade och uppföljning vara omständligt och ta mycket tid i anspråk. Avtalen har inte reviderats regelbundet de senaste åren. Lokalvårdsverksamheten har tvärtemot måltidsverksamheten under flera år uppvisat överskott. Resursfördelning till nämnd Verksamhetsnämnderna erhåller resurser till måltidsverksamheten och lokalvård genom kommunens centrala resursfördelning genom rambudget. Fördelningen baserad på förändring i volymer sker idag enligt olika principer för utbildningsnämnden (UTB) respektive omsorgs- och socialförvaltningen (OSF). När det gäller UTB sker fördelningen via resursfördelningsprinciperna med kronor/inskrivet barn på förskolan, kronor/6-15 åringar inom grundskolan och kronor/16-18 åringar inom gymnasiet. På OSF sker fördelningen genom en generell uppräkning avseende demografi för närvarande 6 mnkr/år inklusive LSS. 4) Kvalitet Kvalitetsaspekten är den viktigaste aspekten. Att leverera kvalitativa tjänster som bidrar till kundernas välmående är kärnan i uppdraget. Kunderna är de som nyttjar tjänsterna. Måltiderna är ständigt under lupp, det är lätt att ha åsikter om mat och matsituationen. Under utredningens gång har kvalitet beskrivits på många olika sätt. Måltiden är en helhet där livsmedel och näringsvärde är en del, men själva upplevelsen kanske är viktigare för hur måltidens kvalitet uppfattas. En mängd konkreta exempel på kvalitet har nämnts, flexibilitet mot eleverna, saltkar eller inte på borden, grytor eller inte till mindre barn, leverans av matpaket till elever på praktik/arbetsförlagd utbildning, att få äta så mycket man vill, att servera vegetariska luncher utan att skriva eleverna på näsan etc. Mer objektiva kriterier som näringsinnehåll och hygienkrav är också självklara kvalitetkriterier. Exempel på hur systematiskt kvalitetsarbete bedrivs har fångats upp. Mycket av det systematiska kvalitetsarbetet bygger på uppföljning av upplevd kvalitet, att skapa inflytande från verksamheterna på måltiderna. Inom skolan framhålls vikten av att koppla mat till elevernas lärmiljö och inom omsorgen till äldres välmående. En hög kvalitet på maten bidrar till att elevernas förmåga till lärande ökar och

5(10) till äldres välmående. Maten är ur det perspektivet en del av verksamhetens kärna. Ett konkret exempel på lärande i köksmiljö är att elever och barn har kökstjänst. När måltiderna planeras och när krav ställs vid upphandling är det viktigt att personal med utbildning och kompetens inom mat, måltider och nutrition tillsammans med representanter från verksamheterna planerar för och formar kraven på maten och måltiderna. Ett väl fungerade kvalitetsarbete förutsätter också att resultatet av arbetet kontinuerligt följs upp, utvärderas och förbättras. Av respondenterna uppfattar vi en hög upplevd kundnöjdhet i verksamheterna. Men inom ramen för utredningen har inte det funnit möjlighet att inhämta förvaltningarnas underlag för kvalitetsjämförelser. Av officiell statistik finns endast resultat från Socialstyrelsens brukarundersökning avseende brukare på särskilt boende. Där efterfrågas upplevelsen av mat och måltidsmiljö och Mjölby kommuns genomsnittliga betyg har förbättrats de senaste åren och ligger numera bättre än jämförelsegruppen av kommuner. Resultat från intervjuerna och skrivelsegenomgång Måltidsverksamheten: Måltidsverksamheten ser bara fördelar med en gemensam måltidsorganisation där all kompetens är samlad för att ge bra service till kunderna och verksamheterna. En gemensam enhet underlättar upphandling, utbildning, ledarskap och vikarieanskaffning. Gemensam ekonomistyrning undanröjer missförstånd kring kostnadsbilden och gör det lättare att jämföra verksamheten mellan enheter och andra kommuner. Ramfinansiering skulle ge stabila planeringsförutsättningar. Lokalvården: Den gemensamma organisationen med måltidsverksamheten fungerar ej som det var tänkt. Idag finns enbart två kombitjänster av ca 140 medarbetare inom enheten. De ser mer samordningsvinster med fastighetsavdelningen då de skulle kunna vara fastighetsavdelningens förlängda arm ute i lokalerna och utföra viss enklare tillsyn och skötsel direkt på plats. Avtalen med verksamheterna tar mycket tid i anspråk och det är otydligt vad som ingår. De ser gärna att lokalvården skulle kunna ingå som en del i internhyran. Samarbetet med verksamheterna fungerar väl men är ej formaliserad utan sker mer utifrån behov. Kvalitetsuppföljning sker via enkät och synpunkter via mail och direkt från personal på enheterna. Maskinparken behöver förnyas och det finns mycket att effektivisera. Utbildningsförvaltningen: Köksenheten: Nuvarande organisation fungerar bra. Det finns en formaliserad samverkan med verksamheten. Kökschef deltar i gymnasieskolans ledningsgrupp och även i enheternas arbetsplatsträffar (APT). Kvaliteten upplevs som hög bland både elever och medarbetare. Rambudgeten är en förutsättning för planering. Utifrån fastställd ram är det möjligt att laborera med schemaläggning, investeringar och extra uppdrag. Framgångsfaktorn är att köken och

6(10) verksamheten arbetar mot samma mål. Målet är nöjda kunder, d.v.s. eleverna, alla elever ska se skolmåltiden som en bättre lunchrestaurang. Gymnasiet Nuvarande skolmåltidsorganisation fungerar väl och starka skäl finns att behålla den. Några ifrågasätter varför en utredning om en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation i kommunen genomförs. Ekonomin är god. Köken drivs effektivt med lågt portionspris vilket påverkar den interkommunala ersättningen. Kvaliteten är hög med nöjda elever, medarbetare, rektorer och verksamhet. Samverkan sker redan idag med måltidsservice- och lokalvårdsenheten gällande upphandling, utbildning och vikarieanskaffning. Det finns en oro kring försämring av måltidsverksamheten vid en eventuell organisationsförändring genom att måltiderna kommer att hamna långt från verksamheten och med långa beslutsvägar. Synergier med cafeteriaverksamheten framhålls. Utbildningskontoret: Styrning och ledning inom måltidsverksamheten är viktigt. Skolverksamheten önskar ha fortsatt inflytande över både måltidsverksamhet och lokalvård som regelbundet ska kvalitetssäkras och utvärderas. Kost- och lokalvårdstjänsterna ska ha en tydlig koppling till elevernas lärmiljö. Rektor har ansvar för elevernas kunskapsutveckling och både kost och lokalvård är stödprocesser i detta. Dialogen kök/verksamhet är viktig i detta avseende och bör vara formaliserad exempelvis via APT. Kvalitet kan ha olika perspektiv, exempelvis är näringsvärde viktigare på förskola och grundskola medan gymnasiet vill ha mer vuxenanpassade måltider med exempelvis en separat matsedel. Interkommunala ersättningar påverkas om kostnadsbilden ändras. Omsorgs- och socialförvaltningen: Uppfattningen inom förvaltningen är att privata alternativ är billigare än kommunens måltidsverksamhet. Gränsdragningsproblem finns främst gällande lokaler och utrustning men även kring driftsfrågor såsom vilken part som ansvarar för att kalla till och genomföra kostråd. Struktur kring hur måltidsverksamheten ska arbeta efterfrågas. Slutsatser/analys Det finns delvis olika bilder kring måltidsverksamheten. Det är svårt att få genomslag på politiska beslut. Avtalsförfarandet upplevs som en rutinmässig hantering där båda parter upplever låga incitament att genomföra en regelrätt förhandling. Det tar mycket tid och internfaktureringen är omfattande. Frågan är hur styrande avtalen egentligen är. Avtalen tecknas centralt på förvaltningarna och enheterna är därefter styrda av den beställning som skett. Det är otydligt vad som ingår i avtalen

7(10) Oklar ansvarsfördelning avseende själva köken och dess utrustning. Det är särskilt tydligt vid de två köksenheter som drivs på entreprenad inom omsorgs- och socialförvaltningen. Oklar rollfördelning och samverkansform mellan måltidsservice- och lokalvårdsenheten och kärnverksamheterna. Kommunens samlade kompetens inom kost och måltider finns i huvudsak i utförarledet. Kompetens inom nutrition finns hos måltidsservice- och lokalvårdsenheten. Upphandling av vårdboende sker inklusive kök och kommunens kompetens inom kök finns inom måltidsservice- och lokalvårdsenheten. Verksamhetsnämnderna har inte tillräcklig kompetens att göra relevanta beställningar med hänsyn till bemanning, köksutrustning etc. Organisation. Gymnasiets organisationsmodell med en kökschef som ansvarar för flera enheter är likvärdig med organisationsmodellen inom måltidsservice- och lokalvårdsenheten. Styrning och samverkan. Köken inom gymnasiet har en väl fungerande samverkan med enheterna som är formaliserad genom att kökschef deltar i APT och ingår i ledningsgruppen på gymnasiet. Kökscheferna och lokalvårdscheferna efterlyser detsamma. Idag fungerar det olika väl på olika enheter. Samverkan kräver dialog och engagemang från alla parter. Ekonomi. Vad kostar egentligen en portion? Svar Beror på hur man räknar. Att priserna skiljer sig åt beror på volymberäkning, planerade eller faktiska, och overheadkostnader. En djupgående analys av detta har inte kunnat genomföras inom ramen för utredningen. En analys som genomförts är att det i utredningsunderlaget finns beräkningar på att gymnasieskolans portionspriser är kraftigt lägre än grundskolans portionspriser. Analysen visar att en starkt bidragande orsak till det lägre priset är att Kungshögagymnasiets kök tilllagar maten till Kungshöga förskola. Gymnasiet fakturerar förskolan enligt måltidsservice- och lokalvårdsenhetens priser vilket ger dem högre intäkter och därmed sjunker nettokostnaderna för gymnasiemåltiderna. En slutsats av detta är att utbildningsförvaltningen omfördelar resurser från förskolan till gymnasiet inom sin egen ram. Enligt jämförelsetal från SCB (se diagram nedan) är Mjölby kommuns måltidskostnader inom grundskola och gymnasieskola låga relativt riket och jämförelsegrupp av kommuner.

8(10) Finansiering. Det är olika finansieringsmodeller för köken. Gymnasiets kök är ramfinansierade och måltidsservice- och lokalvårdsenheten kök är intäktsfinansierade utifrån antal serverade portioner. Det påverkar i hög grad förutsättningarna att planera och driva måltidsverksamhet vilket leder till olika bilder av vad verksamheten verkligen kostar. Kvalitet. Nöjda kunder och medarbetare beror till stor del på hur väl det lokala samarbetet på respektive enhet fungerar. Det kräver att båda parter har en gemensam målbild i form av nöjda kunder, definierar vad det innebär, skapar dialogtillfällen och samverkar. ÖNSKAT LÄGE Samla all måltidsverksamhet på ett ställe i kommunen. Professionalisera måltidsverksamhet och lokalvård Enheten ska övergå från att vara utförare till att vara specialistfunktionen i kommunen. Samtidigt utgör den stödverksamhet till kärnverksamheterna och ska vara lyhörd för deras behov vid t ex extra beställningar vid föräldramöten på kvällstid, matsäck på friluftsdagar. Vid eventuell upphandling av måltidservice- och lokalvård ska enheten ansvara för denna i samarbete med berörd förvaltning. Tydliggör gränssnitt och styrkedjor Gäller på alla nivåer, centralt mellan förvaltningar och lokalt på respektive enhet, och omfattar vad som ingår i måltidsverksamhet och lokalvårdens uppdrag. Allt från måltidssituationen, lokaler och utrustning, information till kunder och deltagande i APT på enheter.

9(10) Ramfinansiera måltidsverksamhet och låt lokalvården ingå i internhyran Det möjliggör stabila planeringsförutsättningar och innebär effektivisering då all tid kring avtalstecknande, uppföljning, tvister och internfakturering upphör. Tid och resurser kan läggas på utveckling och effektivisering av verksamheten. Säkra ekonomistyrningen Vid en sammanläggning av måltidsverksamheten i en organisation är det av stor vikt att justeringen av budgetramar mellan berörda förvaltningar sker på relevanta underlag. Portionspriserna ska även i fortsättningen följas upp och användas i resursfördelningen och vid jämförelser. Inte minst utifrån det faktum att kostnaden för måltider på gymnasiet ingår som en del i den interkommunala ersättningen för de olika gymnasieprogrammen. Detsamma gäller för lokalvården. Uppföljning och jämförelse ska ske, varken måltidsverksamhet eller lokalvård ska bli en fri nyttighet. Säkra kvalitetsstyrningen Det lokala samarbetet i vardagen mellan köket och den enskilda enheten/skolan är avgörande för hur verksamheten utvecklas. Det är av stor vikt att upparbeta systematik i samarbetet för att kunna omhänderta synpunkter och skapa delaktighet. Det kan ske på de sätt som passar verksamheten bäst, exempelvis genom matråd, elevråd, att kökschefer och lokalvårdschefer regelbundet eller vid behov deltar på enheternas APT eller ledningsgrupp. För att formalisera kärnverksamheternas inflytande över stödprocesserna krävs ett systematiskt kvalitetsarbete. Följ upp, utvärdera och jämför enheter med varandra, både inom kommunen och med andra kommuner. Vad behöver göras? Besluta att organisera samtlig måltidsverksamhet inom tekniska nämnden inklusive ansvaret att bedriva måltidsverksamhet i kommunens samtliga kök. Besluta att upphöra med beställare- och utförarmodellen avseende måltidsverksamhet och lokalvård. Besluta att ramfinansiera måltidsverksamhet. Besluta att finansiera lokalvården som en del i internhyran. Ekonomiska beräkningar Omdisponera driftramar från utbildningsnämnden och omsorgs- och socialnämnden till teknisk nämnden. Beräkna nya prislappar i resursfördelningen exklusive kost och lokalvård. Beräkna nya programpriser för gymnasiet. Beräkna kostnader för lokalvård per enhet och revidera internhyreskontrakten. Klargöra styrning och ledning Uppdra till service- och teknikförvaltningen att i samråd med kärnverksamheterna tydliggöra gränssnitten.

10(10) Formalisera samverkan mellan nämnderna och på enhetsnivå för att tillse kärnverksamheternas inflytande över sina stödprocesser. Övergripande frågor mellan nämnder hanteras i ordinarie budgetprocess vid budgetberedning. Kvalitetssäkra Systematisera kvalitetsarbetet och identifiera nyckeltal som löpande följs upp och rapporteras vid ordinarie bokslutsprognostillfällen. Inför ny organisation och nya principer och arbetssätt 1 januari 2019. Risker Fortsatt otydliga gränssnitt. Måltidsservice- och lokalvårdsenheten fortsätter vara utförare och axlar inte specialistfunktionen fullt ut. Långa beslutsvägar om det lokala samarbetet inte fungerar. Vid ett genomförande ska dessa risker hanteras. Kommunstyrelsens förvaltning Maria Åhström Ekonomichef Thomas Gustafsson Ekonomistrateg