Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation

Transkript

1 Missiv 1(3) Kommunstyrelsens förvaltning KS/2017:337 Handläggare Maria Åhström Tfn Kommunstyrelsen Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden. Uppdraget delredovisades på kommunstyrelsens budgetinternat Kommunstyrelsen beslutade att godkänna utredningen som underlag för remiss till berörda nämnder, omsorgsoch socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. Sammanfattning Utredningens slutsats är att kommunen bör samla all måltidsverksamhet i en organisation med en gemensam finansieringsmodell genom rambudget. Dessutom föreslås lokalvårdens finansiering ingå som en del av internhyressystemet. Konsekvensen blir att beställare- och utförarmodellen försvinner. Ny organisation föreslås börja gälla Budgetmässiga konsekvenser Ändrad organisation och finansieringsmodell avseende måltider och lokalvård medför behov av ramjusteringar. Utöver ram avseende själva måltider och lokalvård uppstår effekter för finansieringen. Det kommungemensamma bidraget för gemensamma kostnader (AOpålägget) på 3 % upphör då beställar- utförarmodellen ersätts med ramfinansiering. Förvaltning Måltider Lokalvård Summa OSF KOF UTB SOT Finansiering Summa Beslutsunderlag Missiv Skrivelse Sammanställning av remissvar KSAU 191 Samlad måltids- och lokalvårdsorganisationinformation Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

2 Missiv 2(3) KS/2017:337 OSN Yttrande rörande gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation OSN 124 Remissvar gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation UTB 78 Remissvar samlad måltids- och lokalvårdsutredning UTB Remissvar antaget UTB Samverkansprotokoll Kost och lokalvård TEKN TEKN Remissvar Utredning gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation KS 121 Utredning kring måltidsservice och lokalvård KSAU 87 Utredning kring måltidsservice och lokalvård Missiv inför remiss Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation KS 14 Översyn måltidsorganisation och måltidsbudget KSAU 5 Gemensam måltidsorganisation och måltidsbudget Tjänsteutlåtande Gemensam måltidsorganisation Tjänsteskrivelse Skolmåltider på gymnasiet Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut 1. Organisera samtlig måltidsverksamhet inom tekniska nämnden. I de fall en nämnd önskar upphandla verksamhet där måltider och/eller lokalvård ingår ska kommunens sakkunniga på området vara delaktiga. Vid önskemål om att upphandla verksamhet externt ska kommunens konkurrenspolicy beaktas. 2. Måltidsverksamheten ska vara ramfinansierad. 3. Lokalvårdsverksamheten ska finansieras som en del i internhyran. 4. Service-och teknikförvaltningen får i uppdrag att formalisera samverkan, genom att tydliggöra gränssnitt och arbetssätt, mellan omsorgs- och socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen i syfte att säkerställa kärnverksamheternas inflytande över måltids- och lokalvårdsverksamheten. 5. Service- och teknikförvaltningen får i uppdrag att systematisera kvalitetsarbetet och identifiera nyckeltal inom måltids- och lokalvårdsverksamheten som syftar till effektiviseringar. 6. Ny organisation och arbetssätt börjar gälla 1 januari Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

3 Missiv 3(3) KS/2017: Omdisponering av driftramar 2019 sker med följande belopp:. Förvaltning Måltider Lokalvård Summa OSF KOF UTB SOT Finansiering Summa Tekniska nämnden ska lämna en rapport till kommunstyrelsen om organisationsförändringen och redovisa förslag till effektiviseringar av verksamheten efter halvårsskiftet Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Tekniska nämnden Omsorgs- och socialnämnden Utbildningsnämnden Ekonomiavdelningen Akten Kommunstyrelsens förvaltning Dag Segrell Kommundirektör Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

4 Skrivelse 1(3) Kommunstyrelsens förvaltning Handläggare Maria Åhström Tfn KS/2017:337 /Kommunstyrelsen/ Utredning - Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Sammanställning av remissvar Bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltidsoch lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden beslutade kommunstyrelsen att remittera utredningen som underlag för remiss till berörda nämnder, omsorgs- och socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. Remissförslag och remissvar ska riskbedömas och samverkas i förvaltningssamverkan innan nämnden tar beslut. Nämnderna ska lämna sina remissvar senast 31 augusti. Samtliga tre nämnder har lämnat remissvar inom föreskriven tid. Sammanfattning av remissvar Omsorgs- och socialnämnden Omsorgs- och socialnämnden stödjer utredningens huvudsakliga syfte, att samordna verksamheterna under en ansvarig organisation och chef och att skapa en effektiv organisering av måltids- och lokalvårdsverksamhet. Nämnden vill betona vikten av att den nya organiseringen inte blir ett framtida hinder för upphandlingar för att uppnå effektiviseringar. Tjänsteskrivelsen som låg till grund för nämndens remissyttrande påtalade fem risker som enligt deras bedömning ej beaktats i utredningen. Två risker rör effektivisering, att utredningen inte fokuserar på hur effektivisering inom områdena måltidsservice och lokalvård ska uppnås utan enbart på organiseringen och att ingen diskussion förs kring upphandling som ett effektivare alternativ till egen regi. Två risker rör området upphandling, att t.ex. upphandlingen av verksamheten vid ett äldreboende delas upp i flera olika verksamhetsområden vilket gör att respektive del blir alltför liten för att kunna få in anbud. Sista risken rör ansvarsfrågan kring kök och utrustning. Gränssnitten mellan fastighetsavdelningen, förvaltningarna och måltidsservice är oklar. Sammanfattningsvis stödjer omsorgs- och socialnämnden utredningens förslag men anser att de ovan nämnda riskerna måste utredas och klargöras ytterligare innan en ny organisering kan vara på plats. Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden förordar att nuvarande organisation blir kvar vad gäller kost på gymnasieskolan. Det finns en risk för att service, kvalité, anpassning till verksamhetens behov och kostnad för kost kommer att förändras till det sämre. De påtalar att närheten mellan verksamhet och kost- och lokalvårdsorganisation är viktig för att gynna barnens behov och Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

5 2(3) välbefinnande. Verksamhetens behov måste kunna återkopplas till utföraren på ett snabbt, enkelt och flexibelt sätt. Kostnaderna får inte öka. Slutligen anser de att personalen behöver ha inflytande över kost- och lokalvårdsorganisationen för att den ska fungera tillfredsställande för verksamheterna. Tjänsteskrivelsen påtalar att en professionell måltids- och lokalvårdsorganisation är en förutsättning för skolans arbete med det nationella skoluppdraget. En centraliserad organisationsmodell förutsätter ett långtgående decentraliserat arbetssätt mellan brukare och produktionsenhet. Det måste vara brukarens behov som är styrande, inte styrmodellen. Föreslagen organisering kräver nära dialog mellan berörda parter. Kvalité förutsätter en kunskap om uppdragets innebörd och mål samt en samverkan med verksamhet i ett sammanhang där mötet med brukaren sker. Kostnaderna för kost och lokalvård påverkar inte enbart den egna organisationen utan även den interkommunala ersättningen och kommunens ersättning till friskolor. Kostnaderna får inte öka. Sammanfattningsvis anser utbildningsnämnden att dagens organisation ska lämnas oförändrad. Tekniska nämnden Tekniska nämnden är positiv till utredningens förslag. De föreslår att organisation och ansvaret för samtliga måltidsverksamhet åligger tekniska nämnden i de kök där kommunen bedriver verksamhet. De föreslår vidare att Mjölby kommun upphör med beställare- och utförarmodellen avseende måltidsverksamhet och lokalvård. De vill även att både måltidsverksamheten och lokalvården ramfinansieras. Tjänsteskrivelsen påtalar att det finns stora fördelar med en organisation där det finns specialistkompetens som kan ge en samlad god service till kunder och verksamhet. Det kommer förbättra möjligheterna till förbättrad styrning av politiskt uppsatta mål när en nämnd har hela ansvaret för måltidsverksamheten. Vid eventuella upphandlingar bör tekniska nämnden rådfrågas. Vid nya organisationen är det viktigt att säkra ekonomistyrningen och kvalitéstyrningen. Förvaltningen ställer sig bakom de risker som lyfts fram i utredningen och kommer att arbeta för att undanröja dessa i verksamheten. Sammanfattningsvis stödjer tekniska nämnden utredningens förslag men föreslår att lokalvården liksom måltidsverksamheten ska ramfinansieras i stället för att ingå i internhyran. Samlad bedömning från kommunstyrelsens förvaltning Två av tre nämnder är positiva till utredningens förslag. Omsorgs- och socialnämnden är positiv men lyfter fram vissa risker, de saknar analys kring måltidsservice- och lokalvårdsverksamheternas effektiviseringspotential och de anser att ny organisering måste anstå till dess detta är belyst. Utredningens uppdrag begränsades till att utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation och inte effektiviseringsaspekten. Övriga risker handlar om upphandlingsfrågor och gränssnitt. Det är viktiga frågor som måste lösas inom ramen för den nya organisationen vilket klart står angivet i utredningen. Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

6 3(3) Utbildningsnämnden förordar dagens organisation. De ser risker att service, kvalité och anpassning till verksamhetens behov blir sämre och att kostnader kommer att öka. Då större delen av nämndens måltider redan idag utförs av måltidsservice borde inte den risken vara stor sett över hela nämndens verksamhetsområde. Utredningen visar att utbildningsnämnden har två olika finansieringsmodeller avseende måltidsverksamhet i sina verksamheter och omfördelar resurser från förskolan till gymnasiet. Detta leder till olika bilder kring vad måltider kostar och försvårar jämförelse mellan portionspriser. Utredningsförslaget bygger på en mer enhetlig finansiering och organisering av måltidsverksamheten. Dialog och samverkan på produktionsenhetsnivå lyfts fram som en förutsättning för kvalité och det är något som utredningen också påtalar. Tekniska nämnden är positiv men föreslår att även lokalvården ramfinansieras i stället för att ingå som en del i internhyran. Något skäl till det går inte att läsa i remissvaret. Kommunstyrelsens förvaltning ser med inkomna remissvar ingen anledning att ändra utredningens förslag till förändringar som sammanfattas nedan. Samla all måltidsverksamhet på ett ställe i kommunen Professionalisera måltidsverksamhet och lokalvård Tydliggör gränssnitt och styrkedjor Ramfinansiera måltidsverksamhet och låt lokalvården ingår internhyran Säkra ekonomistyrningen Säkra kvalitetsstyrningen Kommunstyrelsens förvaltning understryker vikten av en organisationsförändring kräver ett gediget förändringsarbete. Det är personerna i organisationen som skapar nyttan för brukarna. Nöjda kunder och medarbetare kräver gemensam målbild vad uppdraget innebär, att de skapar dialog och samverkar. För att uppnå det krävs att samtliga nämnder följer upp och hanterar de risker som lyfts fram i utredningen. Kommunstyrelsens förvaltning Maria Åhström Ekonomichef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

7 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) Sida 191 Dnr KS/2017:337 Samlad måltidsverksamhet budget och organisation - information Information Dag Segrell, kommundirektör och Yvonne Stolt, personalchef informerar kort om föreslagen för ändring av måltidsservice. Förslaget ska MBLförhandlas innan omorganisationen är klar. Beslutsunderlag Muntlig information. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott tackar för informationen som noteras till protokollet. Beslutet skickas till: Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

8 Yttrande 1(3) Omsorgs- och socialförvaltningen Handläggare Pirjo Ohvo Tfn OSN/2018:72 Omsorgs och socialnämnden Yttrande rörande gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Kommunstyrelsen har remitterat utredningen om en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom den tekniska nämnden, till omsorgs och socialnämnden. Nämnden ska ha inkommit med remissvar senast 31 augusti. Remissvaret ska riskbedömas och samverkas. Av utredningen framgår, att syftet med förslaget är att skapa en effektiv organisering av måltids- och lokalvårdsverksamheten i kommunen. Utredningen pekar på ett antal brister i nuvarande organisering inom verksamheten och mellan förvaltningarna. Oklara ansvarsgränser skapar ineffektivitet i arbetsprocesserna och att onödigt mycket tid och resurser läggs på att skapa affärsavtal mellan förvaltningarna. Omsorgs och socialnämnden stödjer utredningens huvudsakliga syfte, att samordna verksamheterna under en ansvarig organisation samt att skapa en effektiv organisering av måltids- och lokalvårdsverksamhet. Omsorgs och socialförvaltningens erfarenheter Kost Förvaltningens erfarenheter av nuvarande kostorganisation är goda och vi har under ett antal år också möts kring avtalsformuleringar och kvalitetsfrågor. I stora hela bedömer vi att leverans och kvaliteten är bra och uppskattad, både den kost som tillreds till särskilda boenden och den kylda maten som levereras till ordinärt boende. Förvaltningens uppfattning är också att måltidssituationen är en väsentlig del i upplevelsen av maten. Gränsdragningsproblematiken när det gäller kök och köskutrustning är omfattande. Inom kostverksamheten, lokalvård och inom omsorgerna kommer kommunen att stå inför stora utmaningar när det gäller kompetensförsörjningen. Den börjar märkas av på olika sätt redan nu och inom ett par år så kommer resursbristen att vara påtaglig. Det finns därför skäl att ser över vilka arbetsprocesser eller delar av arbetsprocesser som med fördel kan samordnas så att resurserna används på ett effektivt sätt. Lokalvård Lokalvården är en annan viktig aktivitet i nämndens verksamhetslokaler och här finns också stora utvecklingsmöjligheter. Hurvida lokalvård är en del av internhyran är kanske inte den mest väsentliga frågan. Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Omsorgs- och socialförvaltningen Telefax e-postadress MJÖLBY social@mjolby.se

9 2(3) OSN/2018:72 Förvaltningen ska säkerställa att verksamheterna har de resurser som är nödvändiga för att utföra de uppdrag som ligger inom nämndens verksamhetsområden och som krävs framledes. Lokalvård utförs i alla verksamhetslokaler ex i särskilda boenden och i alla övriga lokaler i nämndens verksamheter och den finns även som insats i hemtjänst. Troligen går det att skapa stora synergier av att samverka i och mellan förvaltningarnas arbetsprocesser. Det är inte bara en organisationsfråga utan också hur vi fördelar ansvar och arbetet i gränssnitten. Det berör troligen samtliga förvaltningar som bedriver verksamhet i lokaler som omfattas av den kommunala lokalvården. Upphandlade driftentreprenader Det framkommer av utredningen att privata alternativ är billigare än kommunens kostverksamhet. I samband med interna avtalsförhandlingar har de privata utförarnas angivna priser använts som underlag i diskussionerna mellan förvaltningen och kostservice. Priset per/portion har därför justerats något inom särskilda boenden, men däremot inte för den kylda maten som levereras till ordinärt boende. Med anledning av den demografiska utvecklingen och att Mjölby kommun får fler medborgare så bör produktionskapaciteten säkerställas i kommunen. Där finns vissa begränsningarna redan idag. Vid genomförandet av offentliga upphandlingar av driftentreprenader är det en fördel att upphandla så stora volymer som möjligt och man bör därför undvika att dela upp den upphandlade verksamheten i mindre delar. Detta för att skapa förutsättningar för en fördelaktig upphandling och rätt pris. Uppföljning av kvaliteten i utförandet är uppbyggt på de skallkrav som finns angivna i förfrågningsunderlaget och som omfattar all den lagstiftning som reglerar verksamhetsområdena. Kostverksamhet är en del av driftentreprenaderna på t e x Vifolkagården som drivs av Aleris och Slomarp som drivs av Norlandia. Inom båda dessa driftentreprenader finns krav på att samtliga måltider ska tillagas på plats, sammanlagt till 138 boenden. De styrdokument som kommunen har kring kostverksamheten bifogas i förfrågningsunderlaget och utgör ett skallkrav i upphandlingen. De privata utförarna har i regel stor erfarenhet av kost och egen tillagning. De större aktörerna har egna organisationer som arbetar enbart med kostfrågor inom företagen. Av förfrågningsunderlagen framgår att utföraren skall organisera kostråd på varje enhet vilket också finns på nämnda enheterna. Upphandlade verksamheter följs upp ca 4-5 gånger/år då samtliga skallkrav följs upp. Lokalvården inom driftentreprenaderna omfattas också av upphandlingarna. Det innebär att Aleris och Norlandia utför all lokalvård eller köper den av annan utförare. Utredningen beskriver att verksamhetsnämnderna saknar kompetens kring relevanta beställningar med hänsyn till bemanning och köksutrustning och förvaltningen instämmer i det och det ligger utanför förvaltningens kompetensområde. Den bör säkerställas inom ramen för utredningen. Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Omsorgs- och socialförvaltningen Telefax e-postadress MJÖLBY social@mjolby.se

10 3(3) OSN/2018:72 Riskbedömning Utredningen fokuserar i huvudsak på hur organisationen ska formas, inte hur effektivisering ska uppnås. Detta bör belysas innan beslut om utformning av organisationen och fördelning av ansvar behandlas. En uppdelning av ansvar enligt utredningens förslag av kost- och lokalvård kan få oönskade effekter på framtida upphandlingar av driftentreprenader på särskilda boenden om anläggningarna delas upp i mindre delar t ex en kommunal kostenhet och driften av boendet. Omsorgs och socialnämnden vill understryka vikten av att även i fortsättningen kunna genomföra upphandlingar i syfte att uppnå effektiviseringar. Utredningen föreslår att kostnaden för städning av lokaler ska läggas in i internhyran. Hur ser förslaget ut när det rör upphandlade enheter inom omsorgs och socialförvaltningen? Risk för att upphandlingar av driftentreprenader delas upp i flera mindre delar, med olika utförare som får oönskade effekter vid upphandling. Ansvar för kök och utrustning behöver tydliggöras. Gränssnittet mellan fastighet, förvaltningar och kostenheten är högst oklar. Det skapar en ineffektiv arbetsprocess där det råder stor osäkerhet kring ansvarsfrågan. Den finansiella analysen och beslutet om effektiviseringsuppdraget, upphandling som alternativ till egenregi för kostverksamheten och lokalvården för att uppnå effektiviseringar, konsekvenser av demografi och tillväxt i Mjölby kommun är frågor som bör belysas ytterligare. Omsorgs- och socialförvaltningen Pirjo Ohvo Förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Omsorgs- och socialförvaltningen Telefax e-postadress MJÖLBY social@mjolby.se

11 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Omsorgs- och socialnämnden (2) Sida 124 Dnr OSN/2018:18, OSN/2018:72 Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation - Yttrande Bakgrund Kommunstyrelsen har remitterat utredningen och förslag om en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom den tekniska nämnden, till omsorgs och socialnämnden. Nämnden ska inkomma med remissvar senast 31 augusti. Remissvaret ska riskbedömas och samverkas. Sammanfattning Av utredningen framgår, att syftet med förslaget är att skapa en effektiv organisering av måltids- och lokalvårdsverksamheten i kommunen. Utredningens slutsats är att samla all måltidsverksamhet på ett ställe i kommunen. Omsorgs och socialnämnden stödjer utredningens huvudsakliga syfte, att samordna verksamheterna under en ansvarig organisation och chef och att skapa en effektiv organisering av måltids- och lokalvårdsverksamhet. Omsorgs och socialnämnden vill dock betona vikten av att den nya organiseringen inte blir ett framtida hinder för upphandlingar för att uppnå effektiviseringar. Beslutsunderlag - Protokoll Förvaltningssamverkan, för kännedom till nämnd (ojusterat), Missiv - Yttrande rörande gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, Yttrande rörande gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, Missiv - Utredning - Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, Utredning - Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, KS 121 Utredning kring måltidsservice och lokalvård, Förslag till beslut på sammanträdet Ordföranden Anna Johansson (S) föreslår att omsorgs- och socialnämnden även beslutar att: Omsorgs- och socialnämnden anser att de områden som framkommer i riskbedömningen måste utredas och klargöras ytterligare innan en ny organisering kan vara på plats. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

12 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Omsorgs- och socialnämnden (2) Sida 124 fortsättning Beslutsgång Ordföranden Anna Johansson (S) yrkar på bifall till liggande förslag samt tilläggsförslag. Beslut 1. Omsorgs- och socialnämnden ställer sig bakom förslaget till yttrande och tillställer detta till kommunstyrelsen senast den 31 augusti Omsorgs- och socialnämnden anser att de områden som framkommer i riskbedömningen måste utredas och klargöras ytterligare innan en ny organisering kan vara på plats Beslutet skickas till: Akten Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Utbildningsnämnden (2) Sida 78 UTB/2018:100 Remissvar: Samlad måltids- och lokalvårdsutredning Bakgrund Kommunstyrelsens förvaltning har på uppdrag av kommunstyrelsen, 17 januari 2018, 14, utrett förutsättningar för en gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation. Utredningens slutsats är att kommunen bör samla all måltidsverksamhet i en organisation med en gemensam finansieringsmodell genom rambudget. Lokalvårdens finansiering föreslås ingå som en del av internhyressystemet. Utredningen har remitterats till berörda nämnder. Sammanfattning För skolan är måltid och lokalvård viktiga för att möjliggöra en god lärmiljö och goda förutsättningar för barns och elevers lärande. En professionell måltids- och lokalvårdsorganisation är en förutsättning för skolans arbete med det nationella skoluppdraget. Det är viktigt att en föreslagen ramfinansiering bygger på barn och elevers behov och inte organisatoriska och styrmässiga modeller. Det är också viktigt att effekterna av en förändring inte ökar kostnader och försämrar kvalitet, utan att den totala nyttoeffekten är positiv. Ökade kostnader för kost och lokalvård riskerar att påverka utbildningsnämndens möjlighet att resursfördela utifrån behov. Inom både grund- och gymnasieskolan har kostnader för måltider ett direkt samband med elevpeng och programpriser. Det innebär att kostnader för kost och lokalvård inte enbart påverkar den egna organisationen, utan också den ersättning kommunen betalar för elever i andra kommuners skolor och friskolor. Mjölby kommun ingår som en av 14 parter i regionens samverkansavtal för gymnasieskolan, vilket innebär att ökade kostnader för elever vid kommunens egen gymnasieskola även påverkar övriga avtalsparter. I jämförelse med samverkansavtalets andra parter är kommunens kostnad för gymnasiemåltider för närvarande lägst. Beslutsunderlag Utredning Förslag till remissvar Missiv Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Det är att föredra att nuvarande organisation blir kvar vad gäller kost på gymnasieskolan. Det finns en risk för att service, kvalité, anpassning till verksamhetens behov och kostnad för kost förändras till det sämre. Närheten mellan verksamhet och kost- och lokalvårdsorganisation är viktig för att gynna barnens behov och välbefinnande. Det är viktigt Justerandes sign Utdragsbestyrkande

14 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Utbildningsnämnden (2) Sida att verksamhetens behov kan återkopplas till utföraren på ett snabbt, enkelt och flexibelt sätt. Kostnaderna får inte öka. Personalen behöver ha inflytande över kost- och lokalvårdsorganisation för att den ska fungera tillfredsställande för verksamheterna. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Verksamhetschefer för/gr & gy/vux Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

15 Skrivelse 1(3) Utbildningsförvaltningen UTB/2018:100 Handläggare Christer Lordh Tfn Remissvar antaget Svar på Remiss- Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Kommunstyrelsens förvaltning har på uppdrag av kommunstyrelsen, 17 januari , utrett förutsättningar för en gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation. Syftet med utredningen var att skapa en effektiv organisering av måltids- och lokalvårdsverksamheten i kommunen. Utredningen skulle ske med hänsyn till fyra perspektiv, politik, organisation och styrning, ekonomi samt kvalitet. Utredningens slutsats är att kommunen bör samla all måltidsverksamhet i en organisation med en gemensam finansieringsmodell genom rambudget. Dessutom föreslås lokalvårdens finansiering ingå som en del av internhyressystemet. Konsekvensen blir att beställare- utförarmodellen försvinner. Ny organisation föreslås börja gälla 1 januari Kommunstyrelsen beslutade på sitt sammanträde 25 maj 2018, 121, att remittera utredningen som remiss till berörda nämnder, omsorgs- och socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. Bakgrund Huvuddelen av de måltider som serveras vid utbildningsförvaltningen samt omsorg- och socialförvaltningen beställs enligt nuvarande ordning från Måltidsservice inom service- och teknikförvaltningen, vilka agerar utförare. Dessutom finns fyra kök inom kommunen som inte drivs av Måltidsservice, varvid två kök drivs av gymnasiet och två köks drivs av privata entreprenörer. Inom utbildningsnämndens verksamhetsområde produceras huvuddelen av måltiderna vid kommunens måltidsservice. Gymnasieskolans måltider samt mat till två förskolor produceras vid utbildningsförvaltningens köksenhet, med kök vid Kungshögagymnasiet och Dackeskolan. Enheten ansvarar och driver även café-verksamhet vid kommunens två gymnasieskolor. Av beslutsunderlaget inför kommunstyrelsens beslut 17 januari 2018, framgår att förvaltningarna beställer måltider utifrån olika målsättningar och lagstiftningar. Ofta representerade av tjänstemän utan formell kompetens i frågorna. Av samma underlag framgår att det är viktigt att måltider planeras och när krav ställs vid upphandling att det är personal med utbildning och kompetens inom mat, måltider och nutrition, tillsammans med representanter från verksamheten, som planerar för och formar kraven på maten och måltiderna. Det upplevs även svårt att få Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Utbildningsförvaltningen Telefax e-postadress MJÖLBY utbildning@mjolby.se

16 2(3) genomslag på politiskt uppsatta mål för måltidsverksamheten. Exempel som nämns är inköp av råvaror mot mer närodlat eller ekologiska livsmedel. Utredningens förslag Utredningen beskriver ett önskat läge och åtgärder som behövs för att uppnå detta. Målet är att måltids- och lokalvårdsverksamheten ska professionaliseras. Det kan, enligt utredningen, uppnås genom att möjliggöra en säker ekonomi- och kvalitetsstyrningen, tydliga gränssnitt och styrkedjor samt en ramfinansierad verksamhet. Förslag på svar För att nå det önskade läget, med en professionell och kvalitativ organisation, så föreslår utredarna insatser som i flera delar går att hänföra till finansieringsmodell och styrmodell. En professionell måltids- och lokalvårdsorganisation är en förutsättning för skolans arbete med det nationella skoluppdraget. Såväl skola som andra stödverksamheter har alla uppdraget att ge våra medborgare en kvalitativ utbildning, vilket förutsätter ett väl utvecklat samarbete med gemensamma målbilder. En effektiv organisation bidrar också till att de avdelade resurserna används så effektivt som möjligt, vilket i sin tur möjliggör att resurserna kan användas där de bäst behövs. En centraliserad organisationsmodell förutsätter ett långtgående decentraliserat arbetssätt med närhet mellan brukare och produktionsenhet. Det innebär i sin tur att det måste finnas en närhet och delaktighet mellan skolan och måltids- och lokalvårdsorganisationen i skolornas planering och genomförande av verksamhet. I många fall gäller det frågor som är av organisationskaraktär mer än tillagning och råvaror. Exempel kan vara restaurangens utformning, bemanning, all personals medverkan i skolans uppdrag och mat vid verksamhet utanför skolans ordinarie lokaler. Det är viktigt att en föreslagen ramfinansiering bygger på barn och elevers behov och inte organisatoriska och styrmässiga modeller. Ökade kostnader för kost och lokalvård riskerar att påverka utbildningsnämndens möjlighet att resursfördela utifrån behov. Inom både grund- och gymnasieskolan finns också kostnader för måltider i ett direkt samband med elevpeng och programpriser. Det innebär att kostnader för kost och lokalvård inte enbart påverkar den egna organisationen, utan också den interkommunala ersättningen samt kommunens ersättningar till friskolor. Mjölby kommun ingår som en av 14 parter i regionens samverkansavtal för gymnasieskolan, vilket innebär att ökade kostnader för elever vid kommunens egen gymnasieskola även påverkar övriga avtalsparter. I jämförelse med samverkansavtalets andra parter är kommunens kostnad för måltider inom gymnasieskolan för närvarande lägst. Enligt utredarnas förslag ska lokalvård ingå i internhyran. Ett sådant upplägg förutsätter en väl utvecklad modell, där verksamhetens behov och önskemål beaktas och ställs i relation till fastighetsägarens behov och krav. Vilket i sin tur innebär att beställning måste ske i en nära dialog med enhetschefer. Om inte detta sker, utan att det blir en fråga på förvaltnings- eller Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Utbildningsförvaltningen Telefax e-postadress MJÖLBY utbildning@mjolby.se

17 3(3) verksamhetsnivå, finns en risk att verksamheten stödköper lokalvård, vilket inte är grundtanken med lokalvård inkluderad i internhyran. Vare sig är organisation eller styrmodell är avgörande för en kvalitativ och professionell måltidsoch lokalvårdsorganisation. Likt annan verksamhet förutsätter kvalitet en kunskap om uppdragets innebörd och mål samt en samverkan med verksamhet i en kontext där mötet med kunden sker. Det som är viktigt är att effekter av en förändring inte ökar kostnader och försämrar kvalitet, utan att den totala nyttoeffekten är positiv. För skolan är måltiden och lokalvård viktiga för att möjliggöra en god lärmiljö och goda förutsättningar för barn och elevers lärande. I beslutet från utbildningsnämndens sammanträde beslutades att till ovanstående skrivelse tillföra nedanstående punkter: - Det är att föredra att nuvarande organisation blir kvar vad gäller kost på gymnasieskolan. Det finns en risk för att service, kvalité, anpassning till verksamhetens behov och kostnad för kost förändras till det sämre. - Närheten mellan verksamhet och kost- och lokalvårdsorganisation är viktig för att gynna barnens behov och välbefinnande. Det är viktigt att verksamhetens behov kan återkopplas till utföraren på ett snabbt, enkelt och flexibelt sätt. Kostnaderna får inte öka. - Personalen behöver ha inflytande över kost- och lokalvårdsorganisation för att den ska fungera tillfredsställande för verksamheterna. Utbildningsförvaltningen Christer Lordh Utbildningschef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Utbildningsförvaltningen Telefax e-postadress MJÖLBY utbildning@mjolby.se

18 Protokoll utbildningsförvaltningens samverkansgrupp Tid och plats: klockan 13:30-16:00 lokal Högby Närvarande: Arbetstagarparten Niklas Gestrin (punkt 1-8) Carina Jungmalm Per-Olof Niemi Helena Hedlund Anneli Sjöstrand Elisabeth Andersson Jenny Ahlstedt Lärarnas Riksförbund Lärarnas Riksförbund Skolledarförbundet Lärarförbundet Lärarförbundet Vision Kommunal Arbetsgivarpart Christer Lordh Pär Palmgren Karl-Johan Sjödin Kerstin Massawe Thomas Kinell Utbildningschef, ordförande för mötet Verksamhetschef, gymnasieskola, vuxenutbildning Verksamhetschef, förskola, grundskola Utbildningsstrateg Utbildningsstrateg Övriga Carin Dahlberg Sekreterare

19 1. Remissvar: Samlad kost- och lokalvårdsorganisation Samtliga fackliga representanterna är överens om att lämna följande synpunkter på ärendet: - Det är att föredra att nuvarande organisation blir kvar vad gäller kost på gymnasieskolan. Det finns en risk för att service, kvalité, anpassning till verksamhetens behov och kostnad för kost förändras till det sämre. - Närheten mellan verksamhet och kost- och lokalvårdsorganisation är viktig för att gynna barnens behov och välbefinnande. Det är viktigt att verksamhetens behov kan återkopplas till utföraren på ett snabbt, enkelt och flexibelt sätt. Kostnaderna får inte öka. - Personalen behöver ha inflytande över kost- och lokalvårdsorganisation för att den ska fungera tillfredsställande för verksamheterna.

20 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Tekniska nämnden (2) Sida 118 TEKN/2018:49 Remissvar utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Bakgrund Tekniska Nämnden inkommer med remissvar avseende utredning- Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, daterad , Sammanfattning Tekniska nämnden ställer sig positiv till utredningens förslag, att organisera samtlig måltidsverksamhet inom tekniska nämnden, vilket innefattar ansvar för samtlig måltidsverksamhet i kommunens samtliga kök. Nämnden ser stora fördelar med att det skapas en organisation med specialistkompetens, som kan ge en samlad god service till kunder och verksamheterna. Det skapas en förbättrad möjlighet till politisk styrning för politisk uppsatta mål för måltidsverksamheten när en nämnd har ansvar för verksamheten. En gemensam enhet skapar förutsättningar för enhetlig styrning och ledning av verksamheten, samt ger bättre förutsättningar vid bl.a. upphandling, kompetensförsörjning och vikarieanskaffning inom verksamheten. Vid en eventuell upphandling av måltidsservice alternativt lokalvård, bör tekniska nämnden och dess verksamhet rådfrågas. Vid införande av rambudget och därigenom upphöra med beställare- och utförarmodellen för måltidsverksamheten är det som utredningen påvisar, synnerligen viktigt att säkra ekonomistyrningen genom att, justering av budgetramar sker på relevanta underlag. Kvalitetssäkring av verksamheten kommer att ske i måltidsservice och lokalvårdsenhetens befintliga kvalitetsledningssystem ISO 9001:2015. Det innebär konkret, att de rutiner som utarbetas tillsammans med berörda förvaltningar integreras i ledningssystemet. I kvalitetsledningssystemet sker sedan en kontinuerlig uppföljning och utvärdering av de rutiner som har implementerats i verksamheten. Därutöver kommer samtlig måltidsverksamhet integreras i avdelningens miljöledningssystem ISO :2015. Nämnden ställer sig även positiv till att upphöra med beställare- och utförarmodellen inom lokalvården, men föreslår i nuläget att även den liksom måltidsverksamheten finansieras genom rambudget. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

21 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Tekniska nämnden (2) Sida Nämnden ställer sig bakom de risker som lyfts fram i utredningen och kommer att arbeta för att undanröja dessa i verksamheten, efter det att beslut har tagits om att all måltidsverksamhet skall lyda under teknisk nämnd. Beslutsunderlag Remissvar från tekniska nämnden Utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, Missiv från kommunstyrelsen Kommunstyrelsens beslut 121/ Kommunstyrelsens beslut 14/ Yrkande Mats Allard (M): ändring av beslutspunkt 1 Tekniska nämnden föreslår att organisationen av måltidsverksamhet inom tekniska nämnden inklusive ansvaret att bedriva måltidsverksamhet i de kök kommunen bedriver verksamhet i. Beslutsgång Ordförande Birger Hagström (KD) ställer proposition på Mats Allards ändringsyrkande och finner att tekniska nämnden beslutar enligt förändringsyrkandet, Beslut 1. Tekniska nämnden föreslår att organisation och ansvaret för samtlig måltidsverksamhet åligger tekniska nämnden, i de kök där kommunen bedriver verksamhet. 2. Tekniska nämnden föreslår att Mjölby kommun upphör med beställare- och utförarmodellen avseende måltidsverksamhet och lokalvård. 3. Tekniska nämnden föreslår att måltidsverksamheten ramfinansiera 4. Tekniska nämnden föreslår att lokalvården ramfinansiera Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

22 Missiv 1(2) Service- och teknikförvaltningen TEKN/2018:49 Handläggare Bo Johansson Tfn Tekniska nämnden Remissvar: Utredning-Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Bakgrund Tekniska Nämnden inkommer med remissvar avseende utredning- Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, daterad , Sammanfattning Tekniska nämnden ställer sig positiv till utredningens förslag, att organisera samtlig måltidsverksamhet inom tekniska nämnden, vilket innefattar ansvar för samtlig måltidsverksamhet i kommunens samtliga kök. Nämnden ser stora fördelar med att det skapas en organisation med specialistkomptens, som kan ge en samlad god service till kunder och verksamheterna. Det skapas en förbättrad möjlighet till politisk styrning för politisk uppsatta mål för måltidsverksamheten när en nämnd har ansvar för verksamheten. En gemensam enhet skapar förutsättningar för enhetlig styrning och ledning av verksamheten, samt ger bättre förutsättningar vid bl.a upphandling, kompetensförsörjning och vikarieanskaffning inom verksamheten. Vid en eventuell upphandling av måltidsservice alternativt lokalvård, bör tekniska nämnden och dess verksamhet rådfrågas. Vid införande av rambudget och därigenom upphöra med beställareoch utförarmodellen för måltidsverksamheten är det som utredningen påvisar, synnerligen viktigt att säkra ekonomistyrningen genom att, justering av budgetramar sker på relevanta underlag. Kvalitetssäkring av verksamheten kommer att ske i måltidsservice och lokalvårdsenhetens befintliga kvalitetsledningssystem ISO 9001:2015. Det innebär konkret, att de rutiner som utarbetas tillsammans med berörda förvaltningar integreras i ledningssystemet. I kvalitetsledningssystemet sker sedan en kontinuerlig uppföljning och utvärdering av de rutiner som har implementerats i verksamheten. Därutöver kommer samtlig måltidsverksamhet integreras i avdelningens miljöledningssystem ISO :2015. Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Service- och teknikförvaltningen Telefax e-postadress MJÖLBY tekniska@mjolby.se

23 Missiv 2(2) TEKN/2018:49 Nämnden ställer sig även positiv till att upphöra med beställare- och utförarmodellen inom lokalvården, men föreslår i nuläget att även den liksom måltidsverksamheten finansieras genom rambudget. Nämnden ställer sig bakom de risker som lyfts fram i utredningen och kommer att arbeta för att undanröja dessa i verksamheten, efter det att beslut har tagits om att all måltidsverksamhet skall lyda under teknisk nämnd. Beslutsunderlag Utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, Tekniska nämndens förslag till beslut Efter att ha tagit del av utredning-gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation förordar nämnden; Att organisera samtlig måltidsverksamhet inom tekniska nämnden inklusive ansvaret att bedriva måltidsverksamhet i kommunens samtliga kök. Att upphöra med beställare- och utförarmodellen avseende måltidsverksamhet och lokalvård. Att ramfinansiera måltidsverksamheten Att ramfinansiera lokalvården Beslutet skickas till: Service- och teknikförvaltningen Bo Johansson Bitr. förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun Burensköldsvägen Service- och teknikförvaltningen Telefax e-postadress MJÖLBY tekniska@mjolby.se

24 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (1) Sida 121 Dnr KS/2017:337 Utredning kring måltidsservice och lokalvård Bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden. Uppdraget delredovisades på kommunstyrelsens budgetinternat Sammanfattning Utredningens slutsats är att kommunen bör samla all måltidsverksamhet i en organisation med en gemensam finansieringsmodell genom rambudget. Dessutom föreslås lokalvårdens finansiering ingå som en del av internhyressystemet. Konsekvensen blir att beställare- utförarmodellen försvinner. Ny organisation föreslås börja gälla Beslutsunderlag Utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, Yrkande Annette Ohlsson (M): Ändring av beslutspunkt 1 till: Kommunstyrelsen beslutar att remittera utredningen som underlag för remiss till berörda nämnder, omsorgs- och socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. Beslutsgång Ordförande Cecilia V. Burenby (S) ställer proposition på Annette Ohlsson (M) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt yrkandet. Beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att remittera utredningen som underlag för remiss till berörda nämnder, omsorgs- och socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. 2. Remissförslag och remissvaret ska riskbedömas och samverkas i förvaltningssamverkan innan nämnden tar beslut. 3. Nämnderna ska inkomma med sina remissvar senast 31 augusti. Beslutet skickas till: Omsorgs- och socialnämnden Utbildningsnämnden Tekniska nämnden, Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

25 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) Sida 87 Dnr KS/2017:337 Utredning kring måltidsservice och lokalvård Bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden. Uppdraget delredovisades på kommunstyrelsens budgetinternat Sammanfattning Utredningens slutsats är att kommunen bör samla all måltidsverksamhet i en organisation med en gemensam finansieringsmodell genom rambudget. Dessutom föreslås lokalvårdens finansiering ingå som en del av internhyressystemet. Konsekvensen blir att beställare- utförarmodellen försvinner. Ny organisation föreslås börja gälla Beslutsunderlag Utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen godkänner utredningen som underlag för remiss till berörda nämnder, omsorgs- och socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. 2. Remissförslag och remissvaret ska riskbedömas och samverkas i förvaltningssamverkan innan nämnden tar beslut. 3. Nämnderna ska inkomma med sina remissvar senast 31 augusti. Beslutet skickas till: Omsorgs- och socialnämnden Utbildningsnämnden Tekniska nämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

26 Missiv 1(2) Kommunstyrelsens förvaltning KS/2017:337 Handläggare Dag Segrell Tfn Kommunstyrelsen Utredning - Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden. Uppdraget delredovisades på kommunstyrelsens budgetinternat Sammanfattning Utredningens slutsats är att kommunen bör samla all måltidsverksamhet i en organisation med en gemensam finansieringsmodell genom rambudget. Dessutom föreslås lokalvårdens finansiering ingå som en del av internhyressystemet. Konsekvensen blir att beställare- utförarmodellen försvinner. Ny organisation föreslås börja gälla Beslutsunderlag Utredning Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation, Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner utredningen som underlag för remiss till berörda nämnder, omsorgs- och socialnämnden, utbildningsnämnden och tekniska nämnden. Remissförslag och remissvaret ska riskbedömas och samverkas i förvaltningssamverkan innan nämnden tar beslut. Nämnderna ska inkomma med sina remissvar senast 31 augusti. Beslutet skickas till: Omsorgs- och socialnämnden Utbildningsnämnden Tekniska nämnden Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

27 Missiv 2(2) KS/2017:337 Kommunstyrelsens förvaltning Dag Segrell Kommundirektör Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY

28 Utredning 1(10) Kommunstyrelsens förvaltning Handläggare Thomas Gustafsson Maria Åhström KS/2017:337 /Kommunstyrelsen/ Utredning - Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut om att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltidsoch lokalvårdsorganisation inom tekniska nämnden. Uppdraget skulle rapporteras för kommunstyrelsen 25 april Utredningen har delrapporterats vid kommunstyrelsens budgetinternat 18 april. Respektive berörd förvaltning ska samverka utredningen innan beslut tas i kommunstyrelsen. Maria Åhström, ekonomichef, och Thomas Gustafsson, ekonomistrateg, vid kommunstyrelsens förvaltning har fått utredningsuppdraget av kommundirektören. Uppdraget har avgränsats till att utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation, det vill säga säkerställa att så många aspekter som möjligt blir belysta inför en eventuell omorganisation. En fråga som beaktas i utredningen är att förutom kök drivna av måltidsservice- och lokalvårdsenheten drivs två kök samt två cafeterior av gymnasieskolans köksenhet och två kök på vårdboenden drivs av privata entreprenörer. Utredningen avser beakta vilken effekt en ny organisation kan få ur olika perspektiv. Sedan 1 augusti 2017 ingår måltidsverksamheten i en gemensam organisation med lokalvården inom tekniska nämnden, kallad måltidsservice- och lokalvårdsenheten. Förslaget kommer följaktligen att få konsekvenser för styrning och ledning avseende hela den enheten. Utredningen inkluderar därför även lokalvården. Verksamheternas organisering inom service- och teknikförvaltningen ingår dock inte i utredningen. Syfte Skapa en effektiv organisering av måltids- och lokalvårdsverksamheten i kommunen. Vilket innebär hänsyn till fyra perspektiv: 1) Politik 2) Organisation och styrning 3) Ekonomi 4) Kvalitet Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

29 2(10) Avgränsning Utredningen har enbart beaktat de köksenheter som finns inom tekniska nämnden, utbildningsnämnden och omsorgs- och socialnämnden. Genomförande/Metod/arbetssätt Beskrivning av nuvarande organisation Genomgång av skrivelser och protokoll Genomgång av nuvarande ekonomistyrning Genomlysning av resursfördelningsmodeller Intervjuer med chefer och ekonomer på berörda förvaltningar (totalt 13 personer) NULÄGE 1) Politik Det upplevs i dag svårt att få genomslag på politiskt satta mål för måltidsverksamheten. Processen kring framtagandet av den nyligen fastställda kost- och måltidspolicyn var otydlig då ansvarsgränser för vilken instans som äger styrdokumentet inte är klargjort. Ytterligare ett exempel på otydlig styrning då politiska beslut inte alltid får genomslag är beslutet kring fairtrade. 2) Organisation och styrning Måltidsverksamhet Tekniska nämnden: Måltidsservice- och lokalvårdsenheten Måltidsservice- och lokalvårdsenheten bildades 1 augusti 2017 då kostservice och lokalvård organisatoriskt slogs samman till en enhet inom tekniska nämnden. Ledningen består av en måltids- och lokalvårdschef, fyra kökschefer och två driftchefer för lokalvård samt en stab med måltidsspecialister och bemanningsplanerare. Måltids- och lokalvårdschef ingår i Service- och teknikförvaltningens ledningsgrupp. Enheten har 28 kök och utför lokalvård på 70 enheter/objekt. Totalt har enheten ca 140 medarbetare, med en fördelning på hälften mellan kök och hälften inom lokalvård. Enheten omsluter ca 75 mnkr (2017), varav 49 mnkr avser kök och 26 mnkr avser lokalvård. Stödfunktioner inom administration, kostekonom finns inom måltidsservice- och lokalvårdsenheten. Ekonomstöd finns inom förvaltningen, personal- och lönestöd finns inom kommunstyrelsens förvaltning. Utbildningsnämnden: Gymnasieskolans kostenhet Kostenheten inom Mjölby gymnasium består av två kök och två cafeterior på två enheter inom Mjölby gymnasium. Ledningen består av en kökschef. Kökschefen ingår i Mjölby gymnasiums ledningsgrupp. Totalt har enhet 12 medarbetare och omsluter 5 mkr. Stödfunktioner inom administration finns inom gymnasieskolan. Stöd inom personal och lön samt ekonomstöd finns inom utbildningsförvaltningen. Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se