Kungsholmens stadsdelsförvaltning HR-avdelningen Bilaga 7 Verksamhetsplan 2018 Sida 1 (9) 2017-11-19 Kompetensförsörjningsplan på 3-5 års sikt för Kungsholmens stadsdelsnämnd Utgångspunkten i kompetensförsörjningsarbetet är att Kungsholmens stadsdelsförvaltning ska vara en bra arbetsgivare med goda anställningsvillkor där medarbetare ges möjlighet till ett hållbart arbetsliv. Medarbetarna ska uppmuntras till lärande, utveckling, nytänkande och ansvarstagande. Ett gott ledarskap, ett aktivt medarbetarskap och en god social och organisatorisk arbetsmiljö är viktiga delar för att medarbetare ska vara goda ambassadörer och bidra till kompetensförsörjningen. Förvaltningens övergripande utmaningar avseende det kritiska kompetensbehovet Utifrån analyser av styrdokument, demografiska förändringar, pensionsavgångar, personalrörlighet, förändrade behov hos brukare samt påverkan av ny teknik, har övergripande utvecklingsområden och kritiska nyckelfunktioner (funktioner vars kompetens är nödvändig för verksamheten) identifierats. Den förvaltningsövergripande nyckelfunktionen som identifierats är förvaltningens chefer. Övriga nyckelfunktioner som identifierats på förvaltningens olika avdelningar är sjuksköterskor, socialsekreterare, biståndshandläggare och förskollärare. Därtill kan läggas olika typer av funktioner som samordnar och utvecklar samarbetet med lärosäten och handledarorganisationer inom förvaltningen. Kungsholmens stadsdelsförvaltning Lindhagensgatan 76 10028 Stockholm stockholm.se Pensionsavgångar År 2018-2020 Befattning Förskollärare 5 Socialsekreterare 1 Antal medarbetare som fyller 67 år
Sida 2 (9) Sjuksköterskor 2 Biståndsbedömare 3 Avdelningschef 0 Enhetschef 3 Biträdande enhetschef 0 Personalrörlighet 2016-12-01-2017-11-30 Avgångar Avgångar Antal anställda Befattning externt i % Antal externt genomsnitt per 12 mån Förskollärare 25,88 41 158 Socialsekreterare 36,76 14 38 Sjuksköterskor 17,98 4 22,25 Biståndsbedömare 3,39 1 29,5 Avdelningschef 34,29 1 2,92 Enhetschef 17,39 4 23 Biträdande enhetschef 11,94 2 16,75 * Avgångar externt - gäller avgångar till andra förvaltningar eller utanför staden. Förvaltningsövergripande utmaningar Kartläggning av kompetens Utifrån arbetet med framtagandet av kompetensförsörjningsplanen har utvecklingsområden identifierats främst inom utveckla och behålla medarbetare men också successionsplanering, rekrytering och introduktion är viktiga delar att utveckla. Av det totala rekryteringsbehovet i staden år 2017 beräknas 67 procent bero på personalrörlighet och det väntas stiga till 72 procent den närmaste fem åren. Pensionsavgångarna står 2017 för 12 procent av rekryteringsbehovet och förväntas minska till 10 procent de närmaste fem åren. Utifrån siffror (se tabell ovan) för förvaltningen utgör personalrörligheten i likhet med staden en betydligt större utmaning än pensionsavgångarna. En förutsättning för att arbeta vidare med kompetensförsörjningsfrågorna på lång sikt är att alla verksamheter påbörjar en mer systematisk kartläggning av den kompetens som finns inom verksamheten och att utifrån verksamhetens mål analysera vilka behov och utmaningar som väntar på tre till fem års sikt. Kartläggningarna kan sedan aggregeras upp på en förvaltningsövergripande nivå och relevanta åtgärder kan vidtas. Utveckla och behålla chefer
Sida 3 (9) Kraven på chefer har blivit högre och behovet av kompetenta chefer inom alla verksamheter är stort. Detta samtidigt som det i undersökningar visar sig att färre personer vill bli chefer. Förvaltningen ser en utmaning med att behålla och utveckla de befintliga cheferna men också att vid behov rekrytera nya. För att säkra tillgången på kompetenta chefer behöver förvaltningen arbeta mer systematiskt med att identifiera potentiella framtida chefer inom organisationen. Även vid rekrytering av biträdande chefer behöver ett mer strategiskt arbetssätt utvecklas så att de biträdande cheferna på några års sikt kan ta ett större chefsuppdrag inom förvaltningen. Att göra chefsuppdraget attraktivt och att de befintliga cheferna utvecklas, trivs och har en hållbar arbetssituation är utmaningar både på kort och lång sikt. Spetskompetens och ändrade arbetssätt I stora delar av förvaltningen uttalas ett större behov av spetskompetens inom olika områden. Även förändringar av arbetssätt ses som en förutsättning för att kunna möta delvis nya behov hos brukare och anhöriga samtidigt som det skulle göra arbetsbelastningen mer sund för medarbetare. Förvaltningen behöver utveckla stöd till verksamheterna i att ta fram utvecklingsplaner och utbildningsprogram utifrån de olika avdelningarnas behov. Attrahera studenter För att tidigt attrahera och knyta till sig studenter inom förvaltningens bristyrken behöver samarbetet med högskolor och universitet utvecklas. Introduktion Introduktionen för både chefer och medarbetare behöver förbättras inom förvaltningen. Cheferna har ansvar för en bra introduktion men den behöver också bli mer digital och tillgänglig. Äldreomsorgsavdelningen Antalet medborgare som är 65 år och äldre kommer under de närmaste fem åren att öka, dock är de flesta som är i behov av insatser från förvaltningens utförarenheter 80 år och äldre. Antalet äldre mellan 80-89 ökar något medan antalet äldre över 90 år minskar. Mot bakgrund av det bedöms inga större förändringar av antalet medarbetare inom utförarenheterna de närmaste åren. Brukarna inom äldreomsorgen har ett större vård- och
Sida 4 (9) omsorgsbehov än tidigare och kräver mer sjukvårdande insatser. För att möta det förändrade behovet behöver både sjuksköterskor och undersköterskor ökad sjukvårdskompetens. Det råder brist på sjuksköterskor inom äldreomsorgen och de sjuksköterskor som arbetar inom äldreomsorgen upplever sig belastade. Brist på kompetens och brister i arbetsmiljön gör att det finns ett behov av förändringar. På tre till fem års sikt behöver kompetensutveckling genomföras för en viss del av förvaltningens undersköterskor. Dessa kompetensutvecklade undersköterskor (s.k. super-usk:or) ska kunna avlasta sjuksköterskorna. En kartläggning av vilka undersköterskor som är aktuella för kompetensutveckling behöver göras. För att klara förändringen behövs både ett kulturellt förändringsarbete och ett systematiskt kompetensutvecklingsprogram, som sträcker sig från introduktionen och två till tre år framåt. Det råder vidare hård konkurrens om olika yrkesgrupper till exempel sjuksköterskor och biståndshandläggare. Äldreomsorgen utgör en akademisk nod och äldreomsorgsavdelningen har anställt en akademisk klinisk adjunkt (AKA) som har till uppdrag att utveckla samarbetet med olika lärosäten de närmaste åren. Vidare ansvarar AKA:n för att förbättra handledarorganisationen och skapa gemensamma mål för studentmottagandet. På detta vis kan också äldreomsorgen ta del av utbildning och forskning. Inom äldreomsorgen bedöms kompetensen behöva öka inom områdena missbruk, neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, språk, HBTQ och våld i nära relationer. Detta gäller alla yrkesgrupper inom äldreomsorgen både inom utförarenheterna och inom myndighetsutövningen. Som ett led i att vara en attraktiv arbetsgivare och kunna bidra till en förbättrad social arbetsmiljö ska alla utförarenheter inom äldreomsorgen under 2018 ha en inspirationsdag för medarbetarna. Förskoleavdelningen Barnantalet på Kungsholmen beräknas sjunka på tre års sikt samtidigt som det etablerat sig flera privata aktörer. En konsekvens blir att det skapas en ökad konkurrens om barnen. För att vara konkurrenskraftig behöver kvaliteten i förskolan öka. En viktig del i ökad kvalitet är att förvaltningen attraherar, utvecklar och behåller
Sida 5 (9) kompetenta förskollärare. Förskollärare är idag ett bristyrke och förvaltningen når inte upp till stadens mål om andel förskollärare i förskolan idag. På en konkurrensutsatt marknad är det en utmaning att marknadsföra sig gentemot både brukare och medarbetare. För att tidigt knyta studenter till förvaltningens verksamheter behöver samarbetet med olika högskolor och skolor utvecklas. En kvalitetsoch utvecklingsstrateg har anställts och ska under 2018 utveckla kontakten med olika lärosäten och utveckla arbetet med den verksamhetsförlagda utbildningen för förskollärare (VFU). Inom förskoleavdelningen är personalrörligheten relativt hög och arbetet med att utveckla och behålla medarbetare är prioriterat. Förskolan ser ett behov av att tydliggöra roller och införa en ledarskapsutbildning för förskollärare på sikt. Inom förskolan finns också ett behov av spetskompetens i form av ämneskunskaper hos förskollärare. För att öka sannolikheten att nya medarbetare snabbt kommer in i arbetet och trivs på sin nya arbetsplats behöver introduktionen förbättras. Ett nytt introduktionsprogram behöver utvecklas på längre sikt. Socialtjänstavdelningen Omfattningen av insatser från socialtjänstavdelningen bedöms vara relativt konstant så länge befolkningsmängden är den samma. Man ser heller inte anledning till några större volymförändringar utifrån ändrad lagstiftning. Den stora utmaningen på myndighetsutövningssidan är att behålla och utveckla de befintliga socialsekreterarna och biståndshandläggarna. Att skapa en trygg arbetsmiljö, ett öppet arbetsklimat och en långsiktigt hållbar arbetssituation är viktiga delar för att behålla medarbetare. Inom ramen för stadens handlingsplan, för att förbättra arbetssituationen för socialsekreterare och biståndshandläggare, finns ett pågående arbete med att förbättra introduktion, mentorskap samt med att behålla och utveckla medarbetare. Detta arbete kommer fortsätta under 2018. På utförarsidan finns ett behov av kompetensutveckling gällande systematik och bemötande av brukare med olika typer av funktionsnedsättningar. Det har funnits brister i rutiner och arbetssätt vilket har påverkat arbetsmiljön negativt. En utmaning är
Sida 6 (9) att utveckla en lärande arbetsplats för att öka kunskap, motivation och arbetsglädje hos medarbetarna. Inom socialtjänstens utförarenheter har kraven höjts på digital dokumentation. Många medarbetare har brister i sin digitala kompetens varför behöver höjas. Riskanalys kopplade till de identifierade utmaningarna Allt fler av förvaltningens yrkesgrupper är bristyrken och att rekrytera nya kompetenta medarbetare blir allt svårare. Förvaltningen behöver därför påbörja ett mer systematiskt arbete med kompetensförsörjning. Om förvaltningen inte lyckas kartlägga och planera för kommande förändringar i verksamheterna riskerar förvaltningen få svårigheter med att klara sitt uppdrag, det vill säga att ge god service med hög kvalitet till medborgarna. Om förvaltningen misslyckas med chefsförsörjningen och utveckling av befintliga chefer riskerar förvaltningen flertalet negativa effekter, till exempel dålig kvalitet i verksamheten, dålig arbetsmiljö, hög sjukfrånvaro, dålig ekonomi och därmed svårigheter att attrahera medarbetare och brukare. Introduktionen är en viktig del för att få nya medarbetare och chefer att bli produktiva i verksamheten. Om introduktionen brister finns risk för att befintliga medarbetare får högre arbetsbelastning än nödvändigt under perioder. Det kan också ge en känsla av att inte vara välkommen vilket ökar risken för att man byter arbetsgivare snart igen. Förskoleavdelningen Personalrörligheten för förskollärare är generellt relativt hög inom förvaltningen, liksom i stora delar av staden. Förskollärarna planerar och leder arbetet i förskolan och är viktiga för att behålla kvalitet i verksamheten. Brister i kvalitet leder till färre barn som i sin tur leder till minskade intäkter. Om arbetet med att förtydliga roller för chefer och förskollärare brister samt ledarutvecklingsinsatser uteblir, kommer den organisatoriska och sociala arbetsmiljön sannolikt att påverkas negativt vilket ökar risken för ohälsa och en stigande sjukfrånvaro. Äldreomsorgsavdelningen
Sida 7 (9) Om arbetet med att kompetensutveckla sjuksköterskor och undersköterskor samt att arbetet med att ändra arbetssätt brister så riskerar förvaltningen att få färre brukare, en sämre arbetsmiljö, lägre intäkter och i värsta fall att brukare och medarbetare far illa. Om förvaltningen inte lyckas attrahera och behålla biståndshandläggare riskerar handläggningstiderna bli långa och kvaliteten i myndighetsutövningen bli lägre. Socialtjänstavdelningen På flera enheter inom socialtjänstavdelningen är personalrörligheten hög. Den höga personalrörligheten riskerar att påverka kvaliteten i myndighetsutövningen. Vidare kan detta ge en ökad arbetsbelastning för befintliga medarbetare och vilket kan leda till högre sjukfrånvaro. En för låg kompetens och ostrukturerade arbetssätt gentemot brukare med olika typer av funktionsnedsättningar riskerar ge brister i arbetsmiljön vilket kan påverka både medarbetare och brukare negativt. Förvaltningens planerade åtgärder för att hantera kompetensgapet Förvaltningsövergripande åtgärder Kungsholmens stadsdelsförvaltning arbetar med alla delar i stadens kompetensförsörjningsprocess men för att förbättra arbetet behöver det förtydligas och systematiseras ytterligare. För att på ett bättre sätt kunna bedöma kompetensgapet och satsa på rätt åtgärder ska alla verksamheter under 2018 därför ta fram en kompetensförsörjningsplan. För att kunna bedriva verksamheter med hög kvalitet och en god social och organisatorisk arbetsmiljö utgör förvaltningens chefer en nyckelfunktion. För att utveckla och behålla förvaltningens chefer kommer förvaltningen att förtydliga uppdraget som chef och vilka förväntningar som finns på chefer. Planerade åtgärder under 2018 är att ta fram en ledaridé och särskilda lönekriterier för chefer. Förvaltningen ska på lång sikt förbättra sitt arbete med successions planering och utveckla ett systematiskt arbetssätt för att identifiera och utveckla potentiella chefer inom organisationen. För att utveckla och behålla medarbetare ska förvaltningen under de närmaste två åren sträva efter att alla medarbetare har en individuell
Sida 8 (9) utvecklingsplan. Syftet är att utveckla och behålla den enskilda medarbetaren men också att verksamheten ska uppnå sina mål. För förvaltningen är det viktigt att medarbetarna är ambassadörer och bidrar positivt till förvaltningens kompetensförsörjning. För att mäta och kunna följa utvecklingen av ambassadörskapet läggs frågan Jag kan rekommendera min arbetsplats till andra in som indikator i verksamhetsplanen. Fokus ska läggas på att utveckla en god arbetsmiljö som präglas av delaktighet, öppet klimat och ansvarstagande. I verksamhetsplanen för 2018 finns flera indikatorer som avser att mäta arbetsmiljön. Alla enheter ska också genomföra en aktivitet som främjar hälsa och social arbetsmiljö. Förskoleavdelningen För att behålla och utveckla chefer inom förskoleavdelningen kommer ledningsgrupperna under 2018 att delta i ledarutvecklingsprogram. Förskoleavdelningen kommer att påbörja ett arbete med att förtydliga roller och arbeta fram lönekriterier för både chefer och medarbetare. På längre sikt finns behov av olika inriktningsprogram för förskollärare, exempelvis inriktning mot digitalisering eller ledarskap för att möta kraven. Förskoleavdelningen kommer under 2018 att utveckla arbetet med förskollärarstudenter på olika nivåer. En kvalitets- och utvecklingsstrateg har anställts för att arbeta fram en handledarorganisation och ska också stärka samarbetet med olika lärosäten. På kort sikt kommer förbättringar av introduktionen göras men på några års sikt kommer förskoleavdelningen att ta fram ett introduktionsprogram. Äldreomsorgsavdelningen Äldreomsorgavdelningen kommer under 2018 påbörja en kompetensinventering för att kartlägga kompetens. För att bland annat hitta undersköterskor som skulle kunna kompetensutvecklas och utföra uppgifter som idag bara sjuksköterskor utför. Genom ett samarbete med äldreförvaltningen ska man se över vilken kompetensutveckling som erbjuds och verka för att de
Sida 9 (9) utbildningar som erbjuds breddas och riktas mot det faktiska behov som finns ute i verksamheterna. Äldreomsorgsavdelningen kommer även se över och utveckla förutsättningarna, rutinen och uppföljning av introduktionen. På längre sikt ska äldreomsorgsavdelningen arbeta fram utvecklingsplaner för sina yrkesgrupper. Utvecklingsplanerna ska sträcka sig från introduktionen och några år framåt. För att vara en attraktiv arbetsgivare och förbättra den sociala arbetsmiljön kommer utförare inom äldreomsorgen genomföra kompetenshöjande inspirationsdagar för sina medarbetare. Socialtjänstavdelningen Inom socialtjänstavdelningen har brukarnas behov förändrats. Man möter fler klienter och brukare med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, spelmissbruk och anorexi. För att bemöta dessa grupper på ett bättre sätt kommer utbildningsinsatser göras. För att behålla och utveckla förvaltningens socialsekreterare arbetar förvaltningen med en fortsatt implementering av den stadsövergripande handlingsplanen för att förbättra arbetssituationen för denna yrkesgrupp. Inom ramen för handlingsplanen pågår arbete med att förbättra introduktionen och mentorskap. Ett stort arbete har genomförts under 2017 gällande arbetsmiljöförbättringar. Dessa kommer att fortsätta under 2018 i syfte att behålla socialsekreterare och chefer inom socialtjänstavdelningen. Inom gruppbostäder, personlig assistans och daglig verksamhet ska former för en lärande arbetsplats utvecklas, både i syfte att utveckla medarbetare men också höja engagemang och förbättra den sociala arbetsmiljön. Inom utförarsidan har också krav på dokumentation och digitalisering höjts. Som ett led i att förstärka medarbetarnas kompetens inom digital dokumentation ska medarbetare kompetensutvecklas i projektet DigIt.