VÄSTRA NYLANDS RÄDDNINGSVERK - AFFÄRSVERK SAMARBETSPROMEMORIA EN BESKRIVNING AV SAMARBETET MELLAN VÄSTRA NYLANDS RÄDDNINGSVERK OCH AVTALSBRANDKÅRERNA

VÄSTRA NYLANDS RÄDDNINGSVERK - AFFÄRSVERK SAMARBETSPROMEMORIA EN BESKRIVNING AV SAMARBETET MELLAN VÄSTRA NYLANDS RÄDDNINGSVERK OCH AVTALSBRANDKÅRERNA VNR 2012 Godkänd Författare Datum Version FBK delegationen PH, AE, SM, TW 25.05.2012 01 FBK delegationen PH 05.06.2014 02 FBK delegationen 14.09.2015 2.0 1

INNEHÅLL 1. BAKGRUNDEN TILL SAMARBETSPLANEN... 3 2. PROJEKT FÖR SAMARBETSSTRATEGI... 3 3. GRUNDERNA FÖR ETT FUNGERANDE SAMARBETE... 4 4. EN ORGANISATIONSMODELL SOM STÖDER SAMARBETE... 5 4.1 Delegationen... 6 4.2 Kårchefsmötet... 7 5. EN LEDNING SOM BETJÄNAR SAMARBETE... 8 5.1 Normativ och strategisk ledning ur samarbetssynpunkt... 9 5.2 Ledning av brandkåren... 10 5.3 Operativ ledning ur samarbetssynpunkt... 12 5.4 Ledning av räddningsverksamhet... 12 6. SÅ KLARA SAMARBETSARRANGEMANG SOM MÖJLIGT... 14 6.1 Hur läser man ett processdiagram... 14 6.2 Processdiagrammen... 15 7. GEMENSAMMA SPELREGLER... 15 8. EN ÖPPEN OCH PROFESSIONELL VÄXELVERKAN... 15 9. KONTINUERLIG UTVÄRDERING AV FUNKTIONER OCH RESULTAT... 16 10. GRUNDERNA FÖR INFORMATIONEN... 16 11. UPPFÖLJNING OCH UPPDATERING AV SAMARBETSPROMEMORIA... 17 12. FADDERVERKSAMHET... 17 13. FÖRKLARINGAR... 17 2

1. BAKGRUNDEN TILL SAMARBETSPLANEN Räddningsväsendet har under de senaste åren genomgått många förändringar som i allt större grad även har inverkat på samarbetet mellan räddningsverken och brandkårerna. Tidigare var räddningsverket en kommunal enhet och samarbetet mellan kommunen och brandkårerna var nära. Brandkårsavtalen var skräddarsydda ur kommunens perspektiv och innehållet i avtalen brokigt. I Västra Nyland bildades Esbo räddningsverk till vilket anslöt sig Grankulla, Kyrkslätt och Vichtis. I detta skede sammanjämkades inte avtalen utan man fortsatte enligt de tidigare gjorda avtalen. Under denna tid strävade man till att förenhetliga funktionerna. I och med en lagändring grundades Västra Nylands Räddningsverk som omfattade 15 kommuner och 42 olika brandkårer. Samgången sköttes via avtal på så sätt, att de gamla avtalen överfördes som sådana med ett förflyttningsavtal. Detta system som baserade sig på olika brandkårsavtal var inte helt rättvist enligt räddningsverket. Med anledning av detta inleddes avtalsförhandlingar och 2008 slöts sedan harmoniserade brandkårsavtal. Uppföljningen av avtalen inom räddningsverket ledde till, att man var tvungen att säga upp brandkårsavtalen i och med utgången av 2010. Uppföljningen visade, att man borde se över brandkårernas starttider. I samband med detta ville man också ha förändringar i ersättningarna som utbetalades. Det nya brandkårsavtalet trädde i kraft fr.o.m. början av 2011. Samarbetet mellan räddningsverket och brandkårerna har känts och har varit olika och på olika nivåer på de olika områdena. I samband med att räddningsverkets organisation har förändrats har de olika serviceområdena slopats och det är dags att förändra samarbetet och samarbetskulturen så, att den motsvarar dagens utmaningar med målsättningen att nå ett jämlikt partnerskap där alla avtalsparter förstår varandras behov. I och med detta föddes tanken om en samarbetsplan vars målsättning skall vara en gemensam insikt i ett hurudant partnerskap vi eftersträvar och hur vi på bästa sätt kan stöda samarbetspartnernas förmåga att skapa tjänster för räddningsväsendet i framtiden. FBK delegationen beslöt den 09.02.2011 att hålla strategidagar 19-20.05.2011 där man behandlade ärenden som inverkar på samarbetet som förändringarna i räddningsverkets funktionskultur, värderingar, verksamhetside samt för strategidagarna förberedda presentationer om grunderna för samarbetet. Man beslöt att för delegationen föreslå, att man skulle påbörja ett samarbetsprojekt och utkastet till projektplan godkändes av delegationen den 13.06.2011. Målsättningen var att skapa en skriftlig beskrivning på samarbetet mellan räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Denna beskrivning skulle kallas samarbetsplan. Planen har fungerat bra och verksamheten har utvecklats enligt samarbetsplanen. Nu har verksamheten stabiliserat sig på en sådan nivå, att vi kan prata om att beskriva samarbetet i stället för en samarbetsplan. Denna promemoria beskriver samarbetet mellan avtalsbrandkårerna och räddningsverket. 2. PROJEKT FÖR SAMARBETSSTRATEGI Beskrivandet av samarbetet skapar förutsättningar för att organisera och leda samarbetsverksamheten mellan räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Med samarbetsarrangemangen skapar man en grund för en professionell växelverkan och ett ömsesidigt förtroende. I samarbetspromemorian beskriver man också klara anvisningar för att räddningsverket och avtalsbrandkårerna skall kunna säkerställa samarbetet i enlighet med brandkårsavtalet nu och 3

i framtiden. Samarbetet skall utvärderas årligen och i det skedet görs nödvändiga ändringar som utvecklar samarbetet. 3. GRUNDERNA FÖR ETT FUNGERANDE SAMARBETE Samarbete är när flera personer, grupper eller organisationer genomför arbetsuppgifter tillsammans. Ett fungerande samarbete fordrar, att samarbetsparterna känner varandra. Att lära känna varandra är viktigt; om samarbetspartnerna lär känna varandra och vars och ens funktioner kommer samarbetet att löpa lättare. Ju bättre parterna känner varandra desto lättare är det att förstå vilka frågor som styr motpartens funktioner och vilka saker som inverkar på samarbetet. Ett fungerande samarbete baserar sig på sex pelare som står på en stadig grund. Bild 1. Grundpelarna för ett fungerande samarbete. De i frågavarande grundpelarna är: 1. En organisationsmodell som stöder samarbete 2. En ledning som stöder samarbete 3. Så klara samarbetsarrangemang som möjligt 4. Gemensamma spelregler 5. En öppen och professionell växelverkan 6. Kontinuerlig utvärdering av funktioner och resultat Dessa grundpelare behandlas alla noggrannare i detta dokument. 4

4. EN ORGANISATIONSMODELL SOM STÖDER SAMARBETE Räddningsverkets och avtalsbrandkårernas organisationsstrukturer är olika. Räddningsverket är nuförtiden ett affärsverk och dess organisation ändras vid behov medan avtalsbrandkårerna är traditionella föreningar som styrs av föreningslagen och föreningens stadgar. Genom att man förstår dessa samarbetspartners olika organisationsstrukturer kan man lättare förstå hur samarbetet kan fungera på bästa möjliga sätt. Samarbetet mellan dessa två ur organisationernas synvinkel kan beskrivas som i bild 2. I bilden finns beskrivna några funktioner och hur de kopplas ihop mellan de två organisationerna. Räddningsverket Funktion Brandkårerna Räddningsdirektören, -chefen, kontaktpersonerna Brandchefen, kontaktpersonerna FBK delegationen Kårchefmötet Delegationens medlemmar Kårchefen, vicekårchefen Redskapsansvarig Ansvarsperson för skyddsutrustning Kontaktpersonerna Redskap Skyddsutrustning Utbildning Redskapsansvarig Ansvarsperson för skyddsutrustning Utbildningschef Brandchefen Räddningsverksamhet Kårchefen Räddningsdirektören Avtal Styrelsen Fastighetschefen Fastighet Fastighetsansvarig Tekniska chefen Serviceverksamhet Redskapsansvarig Brandchefen, kontaktpersonerna Ansvarsperson för arbetssäkerhet Kontaktpersonerna, ledaren för räddningsverksamheten Utvärdering Arbetarsäkerhet Alarmförplägnad Ordförande, Kårchefen Kårchefen, Ansvarsperson för arbetssäkerhet Förplägningschefen Kontaktperson Räddningsdirektören, brandchefen, kontaktpersoner Säkerhetsinformation FBK seminariet Kårchefen Ordförande, befälet Bild 2. En organisationsmodell som stöder samarbetet 5

DELEGATIONEN Listan på kontaktpersoner finns sparad på räddningsverkets FBK-kompanjonskapssidor. Ur organisationssynpunkt kan vi plocka ut två funktioner som inverkar på samarbetet; Delegationen och Kårchefsmötet. 4.1 Delegationen Delegationen är ett gemensamt organ för räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Delegationens huvudmålsättning är att fungera som befrämjare av samarbetet. Delegationen fungerar dock inte som ett beslutsfattande organ. Delegationen behandlar bl.al ärenden som hänför sig till avtalet och annat som gäller samarbetet på normativ och strategisk nivå. Brandkårerna kan via de lokala föreningarna ta fram saker för behandling (utvecklingsförslag, missförhållanden etc.) och målsättningen är att funktionen skall vara så transparent som möjligt och att man regelbundet informerar om detta. Delegationen sammankommer fyra gånger per år i februari, maj, september och december. Vid behov kan delegationen sammankomma oftare. Delegationen gör årligen i september ett förslag till medlem till UPL:s utbildningsutskott. Delegationens sammansättning: Västra Nylands Räddningsverks representanter Espoon Palokunnat ry (1 + vice) Kyrkslätt Brandkårer rf (1 + vice) Lohjan Seudun Palokuntaliitto ry (2 + vice) Västra Nylands Brandkårsförbund rf (2 + vice) Bild 3. Delegationens sammansättning Räddningsverket medlemmar i delegationen består av räddningsdirektör, brandchefen med ansvar för räddningsverksamheten samt av avtalsbrandkårernas 6

kontaktpersoner. De lokala föreningarna utser sina medlemmar med suppleanter enligt bild 3. Förutom dessa personer kan man vid behov kalla in andra sakkunniga till mötena. Delegationen fungerar som: Befrämjare; befrämjar samarbetet mellan VNRV och FBK Förslagsställare; gör förslag till ändringar angående missförhållanden, problem, utvecklingsprojekt, etc. Stöd; stöder genomförandet av förändringar och personalens välmående Övervakare; övervakar att sakerna görs som överenskommits och att processerna följs Rådgivare; ger råd vid problemsituationer Informatör; informerar räddningsverket och brandkårerna om saker som angår samarbetet och strävar till ömsesidig interaktivitet Identifierare; identifierar missförhållanden och saker som bör utvecklas Värdeutvecklare; fungerar enligt de uppställda värdena 4.2 Kårchefsmötet Kårchefsmötet är det andra gemensamma organet för räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Kårchefsmötet befrämjar det operativa samarbetet inom räddningsväsendet. Kårchefsmötet fungerar inte som ett beslutande organ. Kårchefsmötet förmedlar information i båda riktningarna och strävar till en genomskinlig verksamhet om vilken man informerar regelbundet. Kårchefsmöten hålls tre gånger per år: i februari, maj och oktober. Tidpunkt och plats besluter man om på föregående möte. Avtalsbrandkårernas chefer och kontaktpersonerna som är ansvariga för avtalsbrandkårerna inom räddningsverket, områdets representant i delegationen samt andra ansvarspersoner som särskilt kallats in deltar i dessa möten. Om kårchefen inte kan delta, bör en suppleant för honom delta i mötet. Räddningsverket fungerar som sammankallare till mötet. Kallelsen skall skickas senast två veckor före mötet. På mötet behandlas åtminstone följande ärenden: PM från föregående möte Öppna ärenden Aktuella ärenden inom räddningsverket Ärenden som brandkårerna vill behandla och som har sänts till sammankallaren minst en vecka innan mötet (sammankallaren utreder ärendena på förhand och strävar till att få svar på frågorna tills mötet) Räddningsverkets representant fungerar som ordförande för mötet. Sekreteraruppdraget cirkulerar mellan avtalsbrandkårerna i bokstavsordning. Sekreteraren skriver ett PM som på räddningsverkets försorg sparas i FBK-kompanjonskapssidorna samt skickas ut åt brandkårerna. Kårchefsmötet fungerar som: Befrämjare; befrämjar samarbetet mellan VNRV och FBK Förslagsställare; gör förslag till ändringar angående missförhållanden, problem, utvecklingsprojekt, etc. Stöd; stöder genomförandet av förändringar och personalens välmående Övervakare; övervakar att sakerna görs som överenskommits och att processerna följs Rådgivare; ger råd vid problemsituationer Informatör; informerar räddningsverket och brandkårerna om saker som angår samarbetet och strävar till ömsesidig interaktivitet 7

Identifierare; identifierar missförhållanden och saker som bör utvecklas Värdeutvecklare; fungerar enligt de uppställda värdena 5. EN LEDNING SOM BETJÄNAR SAMARBETE Ledningen inom samarbetsorganisationerna är olika men ledningssystemen inom de båda organisationerna behandlar ofta samma ärenden. En ledning som betjänar samarbetet är också en av grundpelarna för ett fungerande samarbete. Ledningen inom räddningsorganisationerna kan beskrivas som i bild 4. NORMATIV LEDNING STRATEGISK LEDNING OPERATIV LEDNING LEDNING AV ENHET Bild 4. Ledning Dessa funktioner återfinns i all ledning inom räddningsverket, både inom situationsledning och inom ledning av organisationen. Bilden visar också nivåerna för ledning inom en FBK förening. Gällande samarbetet behandlas de två översta funktionerna av Delegationen, den operativa ledningen behandlas av Kårchefsmötet och ledningen av enhet sker av förmän eller genom personligt umgänge. Anvisningen VNR 2011-1 om verksamhetssätt, ledning och förmanskap definierar ledningsnivåerna på följande sätt: Normativ och strategisk ledningsnivå: det är fråga om tolkning av räddningsverkets roll och beslut i anslutning till detta, fördelning av resurser, prioritering av verksamhet och analys av verksamhetsmiljö. Grunden till tolkning av den normativa ledningen finns i vederbörande lagar och förordningar, samhällets och yrkets interna värderingar, samt räddningsverkets vision, grunduppgift och värden. Strategisk ledning är räddningsverkets mål på lång sikt och definition av målsättningar, val av verksamhetssätt och fördelning av resurser för att uppnå målen. 8

Organisatorisk ledningsnivå är ledning av ett specifikt område, till exempel serviceområdet, eller uppgift, till exemplet en process eller ett projekt, inom det tilldelade ramarna. Individ eller enhets ledningsnivå är ledning av en enskild individ eller enskild enhet, till exempel en arbetstur i utförandet av räddningsverkets grunduppgifter. 5.1 Normativ och strategisk ledning ur samarbetssynpunkt Delegationen behandlar samarbetsledningen på den normativa och strategiska nivån. Delegationen består av delegater från både räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Avtalsbrandkårerna är organiserade i lokala föreningar och varje område väljer sina egna delegater till delegationen. De lokala föreningarna för områdets avtalsbrandkårer beskrivs i bild 5. Delegationen Espoon Palokunnat ry - Esbo Brandkårer rf Kyrkslätt Brandkårer - Kirkkonummen Palokunnat rf Lohjan Seudun Palokuntaliitto ry Västra Nylands Brandkårsförbund rf Grankulla FBK Bobäck FBK Nummelan VPK Backgränd FBK Espoon VPK Esbo FBK Evitskog FBK Nummen VPK Billnäs FBK Kauklahden VPK Köklax FBK Kylmälä FBK Karjalohjan VPK Bromarv FBK Leppävaaran VPK Kyrkslätt FBK Paloniemen VPK Ekenäs FBK Pitkäjärven VPK Långvik FBK Pusulan VPK Ekenäs Skärgårds FBK Sökö-Sommarö FBK-VPK Navala FBK Sammatin VPK Ingå FBK Vanhakylän Seudun VPK Oitbacka FBK-VPK Sjundeå FBK Karis FBK Veikkolan VPK-FBK Tuorilan VPK Lappvik FBK Ventelän VPK Pojo FBK Vihdin VPK Skogby FBK Vihtijärven VPK Snappertuna FBK Virkkalan VPK Svartå FBK Österby FBK Bild 5. Avtalsbrandkårerna, de lokala organisationerna och delegationen 9

5.2 Ledning av brandkåren Brandkåren är en registrerad förening (r.f.) och det är därmed föreningslagen som styr hur besluten fattas inom brandkåren. Varje brandkår har dessutom sina egna stadgar som också styr föreningens verksamhet. Patent- och registerstyrelsen godkänner föreningens stadgar Stadgarna bestämmer vem som har rätt att teckna föreningens namn; i allmänhet är det ordförande som tillsammans med sekreteraren undertecknar föreningens officiella dokument. De övriga ansvarspersonerna inom föreningen kan inte teckna under brandkårens officiella dokument. Det högsta beslutande organet inom en brandkårsförening är årsmötet. Årsmöten är oftast vår- och höstmötet (kan också vara enbart ett möte per år). Årsmötet väljer föreningens funktionärer, godkänner verksamhetsplanen och budgeten samt godkänner föregående års bokslut. Årsmötet tar beslut om brandkårens verksamhet, avtal, större anskaffningar och försäljningar, etc. FBK årsmötet Styrelsen Alarmavdelningen Veteranavdelningen Damavdelningen Ungdomsavdelningen Övriga medlemmar Bild 6. Organisationsschema för en brandkårsförening Brandkårens styrelse utarbetar brandkårens verksamhetsplan och budget. Styrelsen är ansvarig för föreningens ekonomi och den behandlar alla ärenden som gäller brandkårens normala verksamhet. Styrelsen sammankommer ca en gång per månad (eller vid behov). Kårchefen ansvarar för den operativa verksamheten och han leder alarmavdelningen. Han har inget ekonomiskt ansvar eller underteckningsrätt. Kårchefen kan vara styrelsemedlem och i vissa föreningar kan han också ha underteckningsrätt. De övriga avdelningarna leds av avdelningsledare som också normalt väljs av årsmötet. Beslutsprocessen inom brandkåren - tidsschema Brandkårens stadgar bestämmer hur många dagar före årsmötet en kallelse till mötet skall göras, vanligtvis är det 14 dagar som gäller. Brandkåren kan vid behov hålla ett 10

extraordinärt årsmöte. Stadgarna bestämmer hur ett extraordinärt möte skall sammankallas, kallelsen görs oftast 14 dagar före mötet. Brandkårens styrelse sammanträder oftast en gång i månaden eller vid behov. Styrelsen kan också kallas samman omedelbart. Styrelsen är beslutsförd i enlighet med föreningens stadgar. Brandkårens avdelningar Brandkåren indelas i avdelningar i enlighet med brandkårens stadgar. Avdelningarna kan variera från brandkår till brandkår men en avtalsbrandkår har alltid en alarmavdelning. Alarmavdelningen utgör avtalsbrandkårens ryggrad och är en förutsättning för att uppfylla avtalet. Brandkårsavtalet stadgar bl.a. om alarmavdelningens minimistyrka, starttid, utbildningsnivån samt rökdykarnas antal. Ungdomsavdelningen är brandkårens viktigaste rekryteringskanal. Inom ungdomsavdelningen gör man brandkårsarbete på lång sikt men också upplysningsarbete bland de blivande medborgarna. Brandkårsungdomarna är 7-17 år gamla och de har ett alldeles eget utbildningssystem med olika kurser. Ungdomar som fyllt 17 kan också delta i de fullvuxnas kurser t.ex. i släckningsarbetskursen om det finns lediga platser på kursen i fråga. Damavdelningen består av brandkårens kvinnliga medlemmar som inte är medlemmar i alarmavdelningen. Damavdelningen stöder på sitt eget sätt brandkårens verksamhet t.ex. med medelanskaffning, bespisning, säkerhetsinformation samt andra stödfunktioner. Veteran- eller stödavdelningen samlar brandkårsveteranerna, men avdelningen kan också bestå av andra medlemmar som av en eller annan orsak inte kan delta i alarmavdelningens verksamhet. Denna avdelnings viktigaste uppgift är värnandet av brandkårsandan och brandkårsarvet. Veteranerna deltar dessutom i brandkårens övriga verksamhet samt stödverksamheten. Alarmavdelningen Damavdelningen Ungdomsavdelningen Veteranavdelningen Leds av kårchefen Manskapet som deltar i alarmverksamheten Medlemmarna 18 år Brandkårister som gått genom grundkurserna Rökdykningskompetens i enlighet med avtal och anvisningar 15 övningar per år/medlem Leds av avdelningsledare eller ordförande Består av brandkårens kvinnliga medlemmar Kan ha ett avtal om besprisning Stöder brandkårens verksamhet Leds av ungdomsledaren Brandkårsungdoma rna är 7 17 år Eget utbildningssystem En viktig del i brandkårens rekrytering Brandkårsveteraner Kan också bestå av andra medlemmar som inte är med i alarmavdelningen Upprätthåller brandkårens traditioner och anda Bild 7. Brandkårens olika avdelningar 11

5.3 Operativ ledning ur samarbetssynpunkt De viktigaste ärendena ur räddningsverksamhetens synpunkt behandlas tre gånger per år på kårchefmötet. Kårchefsmötet är organiserat enligt bild 8. Räddningsverkets lokala kontaktpersoner Kårchefsmöte i Esbo Kårchefsmöte i Kyrkslätt Kårchefsmöte i Lojo Kårchefsmöte i Raseborg Grankulla FBK Bobäck FBK Nummelan VPK Backgränd FBK Espoon VPK Esbo FBK Evitskog FBK Nummen VPK Billnäs FBK Kauklahden VPK Köklax FBK Kylmälä FBK Karjalohjan VPK Bromarv FBK Leppävaaran VPK Kyrkslätt FBK Paloniemen VPK Ekenäs FBK Pitkäjärven VPK Långvik FBK Pusulan VPK Ekenäs Skärgårds FBK Sökö-Sommarö FBK-VPK Navala FBK Sammatin VPK Ingå FBK Vanhakylän Seudun VPK Oitbacka FBK-VPK Sjundeå FBK Karis FBK Veikkolan VPK-FBK Tuorilan VPK Lappvik FBK Ventelän VPK Pojo FBK Vihdin VPK Skogby FBK Vihtijärven VPK Snappertuna FBK Virkkalan VPK Svartå FBK Österby FBK Bild 8. Operativ ledning 5.4 Ledning av räddningsverksamhet Situationsledningen på en olycksplats kan handhas av endera räddningsledaren (P3) eller av en ordinarie enhet. Anvisningen för räddningsverksamhet VNR 2011-2 definierar ledningen närmare. Några utdrag ur anvisningen: Som räddningsledare fungerar alltid den högsta till uppdraget larmade räddningsmyndigheten; enhetschefen på enhet bemannad med heltidsanställda, jourhavande brandmästare eller jourhavande chef. Den enhetschef som först anländer till olycksplatsen, fungerar som skadeplatschef och leder räddningsverksamheten på olycksplatsen. Han kan vid 12

behov använda de befogenheter som en räddningsledare har. Räddningsledaren fattar vid behov beslut om skadeplatschef. Då en högre räddningsmyndighet anländer till olycksplatsen, ger skadeplatschefen en lägesrapport åt denne. Bild 9 visar ledningssystemet vid två olika situationer: det dejourerande befälet (P3) leder räddningsverksamheten på plats eller så leder den ordinarie enhetens enhetschef (P11) arbetet. LUP 32 leder arbetet LUP 32 LUP 601 LUP 641 K 1 2 K 1 2 LUP 601 leder verksamheten LUP 641 leder den egna enheten LUP 601 LUP 641 K 1 2 K 1 2 Bild 9. Ledning av räddningsverksamheten på skadeplatsen. Ur bild 9 framgår, att enhetens manskap alltid är i kontakt med sin egen enhets förman och han i sin tur håller kontakt vidare uppåt. Alla order till manskapet kommer alltid via den egna enhetens förman, om inte personen har blivit underställd en annan enhet. 13

6. SÅ KLARA SAMARBETSARRANGEMANG SOM MÖJLIGT Klara och rediga samarbetsarrangemang underlättar skapandet av ett fungerande samarbete. Räddningsverket har klarlagt sina egna arrangemang med hjälp av olika processer som fungerar som kartor för verksamheten. Processerna beskriver hur ärenden och problem kan hanteras. Genom att följa kartan kan man få klarhet i hur ärendet skall behandlas och får samtidigt en bild av hur ärendet framskrider inom organisationen. Processer som stöder samarbetet är bl.a: Delegationen Redskap Skyddsutrustning Utbildning Räddningsverksamhet Avtal Fastigheter Serviceverksamhet Utvärdering Alarmbespisning Säkerhetsinformation Arbetarsäkerhet 6.1 Hur läser man ett processdiagram 14

Diagrammet beskriver verksamheten på tre nivåer; i detta fall Räddningsverket, kontaktpersonerna och brandkåren. Nivån beskriver de åtgärder som skall utföras på denna nivå. Den vänstra kolumnen beskriver vem som är ansvarig för åtgärderna. Pilarna beskriver tidsschemat och i vilken ordning åtgärderna skall göras från vänster till häger. I lådorna finns beskrivning på vilka beslut/åtgärder som skall göras vid denna tidpunkt. 6.2 Processdiagrammen Processdiagrammen finns på Västra-Nylands Räddningsverks FBK-kompanjonskapssidor. När en ny process föds sparas den på sidorna och den gamla processen tas bort. 7. GEMENSAMMA SPELREGLER Avtal och anvisningar som berör samarbetet finns sparade på FBK-kompanjonskapssidorna och de hålls uppdaterade på räddningsverkets försorg. En ny eller uppdaterad anvisning förs in på sidorna och den gamla tas samtidigt bort från sidorna. 8. EN ÖPPEN OCH PROFESSIONELL VÄXELVERKAN En professionell dialog är en sak om vars betydelse var och en lätt är av samma åsikt. Överlag önskar människorna att man på arbetsplatsen och i den egna gruppen skulle fungera mycket öppet. Tyvärr uteblir ofta diskussionen om vad som specifikt avses med öppenhet på arbetsplatsen. Då begreppet är så generellt, finns det en risk att medlemmarna i gruppen har en mycket avvikande åsikt om detta. (citat: Anvisning VNR 2011-1 om verksamhetssätt, ledning och förmanskap) Enligt denna avisning kan man anse att följande principer innefattas i en god professionell dialog: God vilja - att bry sig Respekt för människan Ansvar för de egna tankarna, känslorna och gärningarna Att höra rätt - förstå Att säga viktiga saker - ärlighet Dialogansvar Inte en- utan tvåvägstrafik Fungerande omständigheter Att prata om arbetet och de saker som hör till det Att prata med dem saken berör Prata konstruktivt Att försäkra sig om att signalen är korrekt uppfattad 15

Praktiska exempel på en professionell växelverkan vid samarbete: Man erkänner öppet problemen från båda sidor och samtalar om dem Förtroende, man definierar tillräckliga nivåer på informationen Växelverkan enligt en professionell inställning En självständig utredning av sakerna En operativ växelverkan Man ger inte negativa utlåtanden om den andra avtalspartnern Man förorsakar inte olägenheter för den avtalspartnern Man delar med sig av kunskapen 9. KONTINUERLIG UTVÄRDERING AV FUNKTIONER OCH RESULTAT Samarbetet mellan räddningsverket och avtalsbrandkårerna samt verksamheten bör utvärderas kontinuerligt. Verksamheten kan utvärderas bl.a. på följande sätt: Utbildningsgranskningar Utvärdering av räddningsverksamheten Utvärddering av kvaliteten på samarbetet o årlig enkät angående samarbetet (P3, kontaktpersonerna, kårcheferna, styrelsernas ordförande) o den första enkäten görs i september och resultaten presenteras vid julkaffet Förutom detta skall delegationen och kårchefsmötena för egen del kontinuerligt utvärdera både samarbetet och verksamheten vilket betyder, att även den enskilda brandkåren har en viktig roll vid bedömningen av resultaten. 10. GRUNDERNA FÖR INFORMATIONEN Informationen mellan räddningsverket och samarbetspartnerna skall vara öppen mellan båda parter och informationen skall dessutom vara tillräckligt omfattande och aktuell. Som informationskanal används i första hand räddningsverkets FBK-kompanjonskapssidor samt e-post. Räddningsverket ser till, att FBK-kompanjonskapssidor är uppdaterade. Andra principer för informationen: Avtalsbrandkårerna meddelar om adressförändringar till situationscentralen (lup.tilannekeskus@espoo.fi) genast då adressförändringen blir aktuell Avtalsbrandkårerna bör se till, att rätta personer har inloggningsuppgifter till FBKkompanjonskapssidorna. Räddningsverkets kontaktpersoner har som uppgift att upprätthålla inloggningsuppgifterna. Linkki: https://extranet.espoo.fi/sites/vpk-kumppanuustyotila Varje avtalsbrandkår har en egen e-postadress (inte personadress) och all information till brandkårer sker via denna adress 16

o målsättningen är, att de brandkårsvisa e-post adresserna är t.ex. av formatet nummelanvpk@elisanet.fi o avtalsbrandkåren skall själv se till, att rätt personer har tillgång att läsa den e- post som kommer till denna adress Ärenden som informeras om via FBK-kompanjonskapssidorna: PM från kårchefsmöten PM från delegationen Nya och förändrade anvisningar Organisationsförändringar (VNRV) Andra aktuella ärenden 11. UPPFÖLJNING OCH UPPDATERING AV SAMARBETSPROMEMORIA Samarbetet som beskrivs i promemorian är inte ett statiskt dokument, utan det skall utvecklas och uppdateras kontinuerligt. Delegationen reviderar samarbetet årligen och tillsätter vid behov en arbetsgrupp för att bearbeta förändringar. Arbetsgruppen består av representanter för VNRV och avtalsbrandkårerna. Arbetsgruppen gör ändringsförslag till delegationen och godkända ändringar skrivs in i delegationens protokoll. Därefter uppdateras samarbetsstrategin med en ny versionsnummer och godkännande datum och den nya versionen publiceras på FBK-kompanjonskapssidorna och man informerar om detta enligt den uppgjorda planen. 12. FADDERVERKSAMHET Fadderverksamheten är en ny verksamhetsform ämnad att förbättra samarbetet som grundar sig på frivillighet såväl från brandkårens som från de ordinarie arbetsskiftens del. Fadderverksamheten fungerar som ett samarbete mellan arbetsskiftet och avtalsbrandkåren. Skiftets förman och avtalsbrandkårens chef kommer tillsammans överens om att inleda samarbetet och verksamheten bokförs via kontaktpersonerna. Arbetsskiftet och avtalsbrandkåren som deltar i fadderverksamheten övar tillsammans några gånger per år. Verksamheten kan vara samövningar eller övningar som dras turvis av avtalsbrandkåren och skiftet. Systemet förbättrar det ömsesidiga förtroendet och personerna lär känna varandra bättre. 13. FÖRKLARINGAR Process En process (lat. proce'ssus, av procedere, framskrida), fortgång, utvecklingsgång, är ett förlopp där något förändras och som hänger samman (har en viss avgränsning) gentemot andra förlopp (wikipedia). Genomförandet av en process samt att fungera enligt en viss process kan ta tid, fordra resurser eller sakkunskap. I en process upprepar sig händelser och prestationer på likande sätt betraktat från en särskild synvinkel. Man strävar till att modellera och utveckla 17

processerna så, att kvaliteten, effektiviteten och produktiviteten förbättras inom processens verkningsområde. Exempel på olika processer är rätts-, utvecklings-, utbildnings-, produktutvecklings-, tillverknings-, service- och felsökningsprocesser. FBK-kompanjonskapssidor Räddningsverkets web-baserade lagringssystem där de dokument som är nödvändiga för samarbetet placeras. Avtalsbrandkårerna har tillgång till detta system via inloggning som kräver lösenord. Systemet är inte tillgängligt för allmänheten, utan kräver inloggning. Normativ Normativ (kommer från Norm) betyder föreskrivande. En normativ är en fordring om hur något bör vara eller hur man skall fungera eller tänka. Strategisk ledning Den strategiska ledningens uppgifter är att slå fast riktlinjer för olika verksamhetsområden som ekonomi, personal samt för ledningen i sig själv. Med hjälp av den strategiska ledningen bygger upp man visioner för framtiden, utvecklar utvärderingsmetoder och fastslår målsättningar. Operativ ledning Operativ ledning är planering av samarbete mellan olika aktörer. En operativ ledare tar nödvändigtvis inte beslut om mot vilket måla man strävar utan hur man tar sig till målet. 18