TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(2) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Per Blomberg Juridiska staben +46155245760 2016-04-21 LS-LED15-0218-1 Ä R E N D E G Å N G Landstingsstyrelsen Landstingsfullmäktige M Ö T E S D A T U M Reviderat avtal mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland för samverkan om inköpsverksamhet i inköpsnämnd, och reviderat reglemente för inköpsnämnden Förslag till beslut Landstingsstyrelsens förslag till landstingsfullmäktiges beslut 1. Nuvarande inköpsutskott avvecklas. 2. Nuvarande DU-nämnd ombildas till inköpsnämnd. 3. Reviderat avtal mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland för samverkan om inköpsverksamhet, inköpsnämnd, godkänns. 4. Reviderat reglemente för inköpsnämnden godkänns. 5. Förändringarna gäller från 2016-09-01. Sammanfattning DU-nämnden bildades 2004 med syfte att stärka samarbetet mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland på viktiga områden. Sedan en tid är båda landstingen överens om att renodla och koncentrera samarbetet i nämnden till inköpsverksamhet. Som en följd läggs DUnämndens inköpsutskott ned och dess uppgifter övertas av nämnden. Nämndens reglemente och avtalet mellan landstingen har anpassats till förändringen, vilket framgår av bifogade förslag. Nämnden byter namn till inköpsnämnden. Avtalet har uppdaterats beträffande finansieringen av nämndens verksamhet. Principen som föreslås är att de samverkande landstingen betalar 50 procent vartdera av de gemensamma kostnaderna. Konsekvenser Kostnadsfördelningen mellan landstingen justeras. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 C:\Docserver\c9cdc927-5473-4bbd-bd8c-29d59d351900\Working\4cf88574-ddf7-4cf8-a3c4-e6fa50df8a9e\259172_39_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 1(2) 2016-05-14 19:20
Ärendets beredning Jurister från de båda landstingen och inköpschefen har berett rubricerade avtal och reglemente. Beslutsunderlag Reviderat avtal om gemensam nämnd för samverkan om inköpsverksamhet mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland, inköpsnämnd Reviderat reglemente för inköpsnämnden Beslutet expedieras till Landstingsdirektören (D) Landstingsdirektören (U) Juriststaben (D) Chefsjuristen (U) DU-nämndens sekreterare Akten ORG NR 232100-0032 C:\Docserver\c9cdc927-5473-4bbd-bd8c-29d59d351900\Working\4cf88574-ddf7-4cf8-a3c4-e6fa50df8a9e\259172_39_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 2(2) 2016-05-14 19:20
AVTAL OM GEMENSAM NÄMND FÖR SAMVERKAN OM INKÖPSVERKSAMHET MELLAN LANDSTINGET SÖRM- LAND OCH LANDSTINGET VÄSTMANLAND, INKÖPS- NÄMND (reviderat juni 2016) Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland har inrättat en gemensam nämnd för inköpsverksamhet, inköpsnämnden, tidigare benämnd DU-nämnden i fortsättningen benämnd inköpsnämnden. Landstinget Sörmland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i detta landstings organisation. 1 Uppgifter Inköpsnämnden har följande uppgifter: Nämnden ska ansvara för all upphandlings- och inköpsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden för de båda landstingen. Ytterligare uppgifter kan tillkomma efter beslut i respektive landsting. 2 Administration Landstinget Sörmland ansvarar för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt för planering och administration av den verksamhet nämnden har ansvar för. Kostnader för nämndens sekretariat skall delas lika mellan de samverkande landstingen. I organisationen finns ett Inköpsråd som består av tre tjänstemän från respektive organisation samt inköpschef. En representant från vardera landsting och inköpschef har möjlighet att delta på inköpsnämndens möten. För vården av nämndens arkiv gäller det reglemente som Landstinget Sörmlands landstingsfullmäktige fastställt. 3 Finansiering av verksamheter som bedrivs i nämndens regi Budget skall upprättas så att kostnader och intäkter balanseras. Värdlandstinget skall fastställa budgeten för nämndens verksamhet efter samråd med det övriga landstinget. Förslag till budget skall tillställas det övriga landstinget senast den 1 september året före verksamhetsåret varje år. Den gemensamma verksamheten finansieras genom den samlande ersättningen från de bägge landstingen. Kostnadsfördelningen ska vara 50 procent för vardera landstinget. Respektive landstings eventuella enskilda behov utöver den gemensamma verksamheten finansieras genom det landsting där behovet finns. En avstämning ska årsvis göras mellan Sörmlands och Västmanlands landsting med 1 (3)
utgångspunkt från vad som inte är gemensam verksamhet. Ansvarig för att ta fram underlag är inköpschefen och beslut kring finansieringen fattas i samråd av ekonomidirektörerna i respektive landsting. Beslut skall ske senast den 30 oktober året innan verksamhetsåret. Om över- eller underskott uppstår i bokslut regleras detta årligen genom överenskommelse mellan de samverkande landstingen i nämnden. Medelsförvaltning Landstinget Sörmland förvaltar nämndens medel. Landstinget Västmanland har rätt till löpande insyn i medelsförvaltningen. 4 Insyn i nämnden Båda landstingen har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller nämndens verksamhet. Nämnden skall till respektive fullmäktige i de samverkande landstingen i enlighet med Landstinget Sörmlands regler för rapportering, och med hänsyn tagen till Landstinget Västmanlands rapporteringssystem, rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. 5 Mandatperiod Mandatperioden skall vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det allmänna val till landstingsfullmäktige hållits i hela landet. 6 Sammansättning Nämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. De båda landstingen väljer vardera tre ledamöter och tre personliga ersättare från respektive landstingsstyrelse. Parterna är överens om att ordföranden nomineras från Landstinget Västmanland och att vice ordföranden nomineras från Landstinget Sörmland. 7 Omförhandling Om förutsättningarna för detta avtal väsentligt skulle ändras har varje landsting rätt att påkalla omförhandling av detta avtal. 8 Tvist Tvister angående tolkning och/eller tillämpningen av detta avtal, och övriga överenskommelser mellan de samverkande parterna, skall i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. För den händelse överenskommelse inte kan träffas skall tvister avgöras i allmän domstol. 2 (3)
9 Avtalets giltighet Detta avtal gäller fr.o.m. 2016-07-01 t.o.m. 2018-12-31 under förutsättning att fullmäktige i de båda landstingen har godkänt avtalet. Uppsägning skall äga rum senast 6 månader före avtalstidens utgång. Sker inte uppsägning förlängs avtalet automatiskt med fyra år i taget. Vid ett upphörande av verksamheten i sin helhet eller om någon part vill frånträda avtalet skall särskilda förhandlingar ske mellan parterna angående formerna för detta samt angående den ekonomiska regleringen mellan parterna. Vid en regionalisering där Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland ingår upphör avtalet automatiskt. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. För Landstinget Västmanland För Landstinget Sörmland 2016-06- 2016-06- Landstingsstyrelsens ordförande Landstingsstyrelsens ordförande Landstingsdirektör Landstingsdirektör 3 (3)
Reglemente för gemensam nämnd för inköpsverksamhet mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland, inköpsnämnd (reviderat juni 2016) Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland har inrättat en gemensam nämnd för inköpsfrågor, inköpsnämnd, tidigare benämnd DU-nämnd i fortsättningen benämnd inköpsnämnd. Landstinget i Sörmland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i detta landstings organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan de samverkande landstingen ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. Uppgifter 1 Nämnden ska ansvara för all upphandlings- och inköpsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden för de båda landstingen. Landstingen, i egenskap av uppdragsgivare, fattar beslut om att initiera upphandlingar till upphandlingsverksamheten genom uppdrag. Inköpsverksamheten fattar, i samråd med uppdragsgivaren, tilldelningsbeslut och tecknar upphandlingskontrakt genom delegation från nämnden. Nämnden ansvarar för utformning och uppföljning av en för de bägge landstingen gemensam inköpspolicy. Nämnden ska verka för att stärka synsättet på inköp som en strategiskt viktig funktion med uppgift att styra mot bättre affärer. Nämnden ska, i så stor utsträckning som möjligt, verka för sortimentssamordning och att gemensamma upphandlingar genomförs. Nämnden ska utveckla rutiner och system som genom ett gemensamt agerande ger kostnadsmässiga, kvalitativa, affärsmässiga och administrativa fördelar som gagnar både inköpsverksamhet och kärnverksamhet. Nämnden ska själv eller genom ombud föra landstingens talan i mål och ärenden inom nämndens verksamhetsområde med undantag av frågor som rör förhållandet mellan landstinget som arbetsgivare och dess arbetstagare. Nämnden ska utöva landstingets arbetsgivar- och ägaransvar inom sitt verksamhetsområde. Det åligger och tillkommer nämnden dessutom att - utifrån av respektive landstingsfullmäktige fastställda övergripande mål utarbeta en verksamhetsplan och budget som anger riktlinjer för verksamhetens inriktning och utveckling och som över- 1
lämnas till de samverkande landstingen. - ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagar, avtal och bestämmelser, - kontinuerligt informera landstingsstyrelserna i respektive landsting om utvecklingen inom nämndens verksamhetsområde, - förvalta respektive landstings egendom, som disponeras för nämndens verksamhet i den mån detta inte uppdragits åt annan Ytterligare uppgifter kan tillkomma efter beslut i respektive landsting. Sammansättning 2 Nämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. De båda landstingen väljer vardera tre ledamöter och tre personliga ersättare från respektive landstingsstyrelse. Av kommunallagen följer att värdlandstinget ska välja en ordförande och vice ordförande. Parterna är överens om att ordföranden nomineras från Landstinget Västmanland och vice ordföranden nomineras från Landstinget Sörmland. Mandatperiod 3 Ledamöterna jämte ersättare väljs om inte annat beslutas för fyra år, räknat fr.o.m. l januari året efter det år då val av landstingsfullmäktige ägt rum. Valen förättas av det under valåret, i respektive landsting, nyvalda landstingsfullmäktige vid sammanträde senast i december månad. Rätt till ersättning 4 Ersättning till ledamöter och ersättare utbetalas av respektive landsting och enligt de regler som gäller i respektive landsting. Ersättarnas tjänstgöring 5 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från det landsting som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. Anmälan av förhinder 6 En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat. 2
Kallelse 7 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast en vecka före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till i ålder äldste ledamoten göra detta. Ersättare för ordföranden 8 Är ordföranden och vice ordföranden förhindrade att närvara vid sammanträde fullgör den äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Är ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse annan ledamot som ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträde 9 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämm er. Sammanträden ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det, eller om ordföranden anser att det behövs. Justering och anslag av protokoll 10 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll ska anslås på respektive landstings anslagstavla. Nämndens sekretariat har ansvar för att kontrollera när nämndens protokoll har anslagits på respektive anslagstavla. Reservation 11 Om en ledamot reserverar sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska detta göras skriftligen. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som fastställs för justering av protokollet. 3
Delgivning 12 Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 13 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ord föranden eller vid förfall för denne, vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Beredning av ärenden 14 Ordföranden ansvarar i samråd med vice ordföranden för beredning av ärenden till nämnden. Revision och ansvarsfrihet 15 Den gemensam m a nämnden ska granskas av revisorer hos var och en av de samverkande parterna. Revisorerna kan samarbeta. Respektive part prövar frågan ansvarsfrihet för hela nämnden. Redovisning av verksamheten 16 Nämnden ska varje år i årsberättelse redovisa sin verksam het. Årsberättelsen ska delges respektive parts fullm äktige under första kvartalet efter verksam hetsåret. 4