Sammanträdesprotokoll OMSORGSSTYRELSEN Plats och tid Omsorgsförvaltningen, kl. 14:00-15:30 Beslutande Övriga deltagande Susanne Berger (S), ordförande Kirsti Andersson (S) Anders Westman (S) Fredrik Andersson (S), ersättare för Maria Seger (S) Tom Andersson (S) Hans Danielsen (S) Marianne Lövgren (S) Pia Aronsson (V) Heidi Sjungargård (MP) Maarit Hessling (M) Birgitta Westermark (M) Kerstin Kalin (C), ersättare för Katarina Andersson (M) Jerry Harrysson (C) Daniel Brogedahl (S), ersättare för Rolf Rickmo (KL) Per-Ola Ahlström (SD) Carina Johansson, förvaltningschef Anna Nurmilehto, vård- och omsorgschef Ann-Christine Magnusson, socialchef Mia Lindmark, förvaltningsekonom Cecilia Dresch, utredningssekreterare Efwa Gylfe, utvecklingsledare 2-6 Åsa Lantz, sekreterare Utses att justera Anders Westman (S) Justeringens plats och tid Omsorgsförvaltningen 18 januari 2018 kl. 13:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-14 Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp 2018-01-19 Anslag tas ner 2018-02-10 Protokollets förvaring Omsorgsförvaltningens kansli Åsa Lantz
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 1 Rapport från verksamheten 3 2 Rapport från kontaktperson 4 3 Ändring av datum för verksamhetsbesök 22 mars 2018 5 4 Arkivbeskrivning för omsorgsstyrelsen 6 5 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 7 6 Delegationsordning för omsorgsstyrelsens ansvarsområde 8 7 Dokumenthanteringsplan för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde 9 8 Internkontroll 2017 och internkontrollsplan för 2018 10 9 Föreningsbidrag 2018 11 10 Rekommendation ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre 13 11 Nedläggning av Hedegårdens HVB verksamhet och stödboende 15 12 Uppdatering av omsorgsstyrelsens kontaktpolitiker 16 13 Anmälan av delegationsbeslut 17 14 Delgivningar 18
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 1 Rapport från verksamheten Förvaltningen redovisar verkställigheten under 2017 av omsorgsstyrelsens beslut (dnr OS 2017-000102 009). Redovisning skedde även på arbetsutskottet 9 januari 2018.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 2 Rapport från kontaktperson Heidi Sjungargård (MP) rapporterar från besök på Kornknarren.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 3 Ändring av datum för verksamhetsbesök 22 mars 2018 OS 2017-000101 700 Datum för arbetsutskottets verksamhetsbesök den 22 mars 2018 behöver ändras. Verksamhetsbesöket är fastställt utifrån beslut i omsorgsstyrelsen den 17 oktober 2017 ( 134). Nytt datum för verksamhetsbesöket föreslås bli onsdagen 14 mars 2018 kl. 13:00-15:00. Beredning - Förvaltningens skrivelse 22 december 2017. - s arbetsutskott 9 januari 2018. Beslut - Verksamhetsbesöket den 22 mars 2018 ändras till den 14 mars 2018 kl. 13:00-15:00. Förvaltningschef 2018-01-19 Resultatenhetschef 2018-01-19 Arbetsutskottets ledamöter 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 4 Arkivbeskrivning för omsorgsstyrelsen OS 2017-000103 009 Reviderad arkivbeskrivning från 1 januari 2018 för omsorgsstyrelsen föredras. Beredning - Förvaltningens arkivbeskrivning. - s arbetsutskott 9 januari 2018. Beslut - Arkivbeskrivningen godkänns. Arkivredogörare 2018-01-19 Kommunarkivet 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 5 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete OS 2017-000104 009 Kvalitetsberättelsen för omsorgsförvaltningens Ledningssystem föredras. Beredning - Förvaltningens skrivelse 9 november 2017 med tillhörande bilaga i form av omsorgsförvaltningens Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. - s arbetsutskott 9 januari 2018. Beslut - Redovisningen av kvalitetsberättelsen för omsorgsförvaltningens ledningssystem godtas. Förvaltningschef 2018-01-19 Resultatenhetschefer 2018-01-19 Utvecklingsledare 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 6 Delegationsordning för omsorgsstyrelsens ansvarsområde OS 2017-000105 009 Förslag till revidering av delegationsordning för omsorgsstyrelsens ansvarsområde föredras. Beredning - Förvaltningens skrivelse 11 december 2017 med tillhörande bilaga i form av Delegationsordning för omsorgsstyrelsens ansvarsområde. - s arbetsutskott 9 januari 2018. Beslut - Revidering av delegationsordningen fastställs enligt förslag och gäller från och med 23 januari 2018. Förvaltningschef 2018-01-19 Resultatenhetschefer 2018-01-19 Utvecklingsledare 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 7 Dokumenthanteringsplan för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde OS 2017-000106 009 Förslag till revidering av dokumenthanteringsplan för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde föredras. Beredning - Förvaltningens skrivelse 22 december 2017 med tillhörande bilaga i form av revidering av Dokumenthanteringsplan Omsorgsförvaltningen. - s arbetsutskott 9 januari 2018. Beslut - Revidering av dokumenthanteringsplanen fastställs enligt förslag och gäller från och med 1 januari 2018. Arkivansvarig 2018-01-19 Arkivredogörare 2018-01-19 Resultatenhetschefer 2018-01-19 Kommunarkivet 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 8 Internkontroll 2017 och internkontrollsplan för 2018 OS 2017-000107 009 Rapport över genomförd internkontroll 2017 inom omsorgsstyrelsens verksamhetsområde föredras. Förslag till interkontrollsplan 2018, inklusive risk- och konsekvensanalys för 2018 för omsorgsstyrelsen verksamhetsområde föredras. Beredning - Förvaltningens skrivelse 8 december 2017. - s arbetsutskott 9 januari 2018. Beslut - Rapporten läggs till handingarna. - Internkontrollsplan för 2018 fastställs enligt förslag. Förvaltningschef 2018-01-19 Resultatenhetschefer 2018-01-19 Utredningssekreterare 2018-01-19 Controller Kommunkansliet 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 9 Föreningsbidrag 2018 OS 2017-000082 705 Sammanställning av ansökningar om och förslag till fördelning av föreningsbidrag för 2018 föredras. Beredning - Sammanställningen Inkomna ansökningar för 2018. - s arbetsutskott 9 januari 2018. Beslut - Föreningsbidrag för 2018 beviljas enligt följande: * PRO Grytnäs 65 620 * SPF Seniorerna Avesta 34 700 * PRO Avesta 69 000 * PRO Avesta Finska 25 000 * PRO Folkärna-Krylbo 63 500 * Avesta RPG 16 050 * PRO By-Horndal 42 388 * SKPF Avd 109 Avesta-Hedemora 5 000 * Avesta Pensionärsbowlare 6 000 * Aktiva Seniorer i södra Dalarna 2 600 * Avesta Reumatikerförening 4 000 * Avesta FUB 1 000 * Hörselskadades förening 3 225 * Hjärt- och lungsjukas för. Avesta 22 800 * Södra Dalarnas Diabetasför. 3 000 * Avesta-Hedemora Afasiför. 5 175 * Afasiföreningen Avesta-Hedemora 30 000 * Synskadades förening 2 000 * BRIS region Mitt 44 080 *Avesta Kvinnojour 150 000 * Brottsjouren i Avesta-Hedemora 46 344 * IOGT-NTO Nyhyttan 12 000 * Adoptionscentrum Dalarna 2 100 Förvaltningsekonom 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 9 (forts) * Avesta HSO 150 000 * IFA 40 000 * AA 31 000 Förvaltningsekonom 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 10 Rekommendation ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre OS 2017-000108 738 För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdtagarna tagit fram en rekommendation. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Socialstyrelsens uppdrag med föreskrifterna var att säkerställa en trygg och individanpassad omsorg samt försäkra sig om att det på särskilda boende för äldre skulle finnas personal dygnet runt som utan dröjsmål kunde hjälpa de äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgängli dygnet runt. För att ytterligare stötta kommunernas arbete med ökad kvaliutet nattetid i särskilt boende för äldre har SKL tagit fram rekommendationen där de områden anges som kräver fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet. SKL rekommenderar kommunerna att stärka och utveckla kvalitén enligt följande fyra nedanstående punkter. 1. Koll på läget 2. Planera utifrån individens behov 3. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter 4. Ledarskap 1)Förvaltningen har under flera år utökat antal medarbetare som arbetar natt, på våra särskilda boende för äldre. Behovet tas med i Mål och Budget arbetet. Det finns personal dygnet runt på alla våra särskilda boende för äldre. 2) Individens behov i centrum (IBIC), en dokumentationsmodell, håller på att implementeras. Denna innebär att alla brukare i exempelvis vård och omsorgsboende ska få individuella beslut för varje insats, inte bara generellt beslut för boendet. 3)Handlingsplan finns för digital utveckling. Nattkamera planeras som tillsynsalternativ. Förvaltningschef 2018-01-19 Reslultatenhetschef 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 14 10 (forts.) 4) Det finns en enhetschef för varje boende (två enhetschefer på Skogsgläntan) som bland annat arbetar med ledarskap och kvalitetsutveckling gemensamt med sin personal. Det finns alltid sjuksköterska nattetid som kan agera konsultativt och ge råd och stöd till personal vid behov. Beredning - Förvaltningens skrivelse 28 november 2017 tillsammans med Sveriges Kommuner och Landstings meddelande Meddelande från styrelsen nr 3/2017 och rekommendationen Kvalitet i särskilt boende (dnr 16/04652). - s arbetsutskott 9 januari 2018. Beslut - Rekommendationen från SKL antas i syfte att stärka utveckling och kvalitet på särskilda boenden för äldre nattetid. Förvaltningschef 2018-01-19 Reslultatenhetschef 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 15 11 Nedläggning av Hedegårdens HVB verksamhet och stödboende OS 2018-000002 759 Hedegården HVB (hem för vård eller boende) verksamhet har varit en välfungerande verksamhet för de ensamkommande barn och ungdomar som kommit till Avesta kommun. Förutsättningarna för att bedriva verksamheten har förändrats snabbt under 2017. Ersättningen från Migrationsverket har minskat men den stora förändringen är det minskade antalet barn och unga. Med anledning av det minskade antalet ensamkommande barn och ungdomar finns inte underlag för att fortsätta bedriva verksamheten. Verksamheten består idag av HVB och stödboende i Hede och i Krylbo. De lägenheter som ingår i stödboendet i Hede är uppsagda och verksamheten läggs ner sista mars 2018. Erforderliga MBL-förhandlingar kommer att genomföras enligt plan och i överenskommelse med de fackliga organisationerna. Beredning - Förvaltningens skrivelse 15 januari 2018 Beslut - Hedegårdens HVB och stödboende i Krylbo läggs ned 30 juni 2018. Förvaltningschef 2018-01-19 Reslultatenhetschef 2018-01-19
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 16 12 Uppdatering av omsorgsstyrelsens kontaktpolitiker Vid omsorgsstyrelsens möte den 21 mars 2017 lämnade förvaltningen en uppdaterad lista på omsorgsstyrelsens kontaktpolitiker ( 33). Listan behöver åter ses över med anledning av att ledamöter har tillkommit eller slutat. Förändring har även skett vad gäller förvaltningens verksamheter.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 17 13 Anmälan av delegationsbeslut - Arbetsutskottets protokoll 2018-01-09 - Individutskottets protokoll 2017-12-18, 2017-12-29 och 2018-01-09
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 18 14 Delgivningar Avsändare Innehåll Personligt Ombud Verksamhetsberättelse 2017 Södra Dalarna