PROTOKOLLSIDA 2/13 1 Sammanträdestid Sammanträdesplats Torsdagen den 6.6.2013 kl 18- Närpes stadshus Beslutande xmangs Carl-Gustav, ordf xbackman Sven, xforsman Gun xandersén Peter xbernas Sven-Erik xborg Johanna xfröjd Heidi xkärkkäinen Raija xlassus Peter xlorenz Uthardt, ers xriihelä Marjo xrönnlund Christer xjuthborg Johanna, ers xlövdal Ann-Maj, ers xjärvinen Anders xanna Talvitie, ers xribacka Camilla xpentti Rajala, ers xteir Agneta xnygård Christina xvesterback Kristina xwilson Roy xblomstedt Åsa xriissanen Sture xperjus Mikael, ers xberg Kerstin xskogman Gunvor Övriga närvarande xpirttiperä Jarkko, direktör xstreng Alfred, vik. förvaltningssekr Nyback Sonja, ledande socialdirektör Riddar Peter, ledande läkare Paragrafer 11 19 Ordförande Protokollförare Justering, plats och tid Carl-Gustav Mangs Protokolljusterare Närpes / 2013 Alfred Streng Protokolljusterare Korsnäs / 2013 Sven Backman Sven-Erik Bernas Protokollet framlagts till påseende, ort och tid Intygar, underskrift tjänsteställning Samkommunens utrymmen på Eriksvägen 15, Malax den 24.6. 2013 Alfred Streng, vik. förvaltningssekreterare
PROTOKOLLSIDA 2/13 2 ort, tid och tjänsteställning
2/13 KALLELSESIDA utfärdad den 23 05 2013 3 Sammanträdestid Sammanträdesplats Torsdagen den 6.6.2013 kl 18- Närpes stadshus Nr Ärende 1 11 Sammanträdets öppnande, namnupprop, konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet 4 2 12 Val av protokolljusterare, beslut om protokollets framläggande till påseende 5 3 13 Godkännande av föredragningslistan 6 4 15 Revisorns sammanfattande rapport över revisionen för år 2012 7 5 16 Revisionsberättelsen för år 2012 8 6 17 Utvärderingsberättelse för år 2012 9 7 14 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2012 10 8 18 Beredning av budgeten 2014 och ekonomiplan 2015-2016 12 9 19 Konkurrensutsättning av samkommunens revision 2013 2016 15 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning 19 Protokollet framlaggt till påseende, tid och plats Samkommunens utrymmen på Eriksvägen 15, Malax den 24.6. 2013 kl. 9.00 15.00 Ordförande CARL-GUSTAV MANGS Carl-Gustav Mangs Denna möteskallelse har anslagits på anslagstavlan för offentliga kungörelser Malax 23.5.2013 Intygar Alfred Streng, anslagstavlans skötare
4 11 Sammanträdets öppnande, namnupprop, konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet Samkfge 11 Kallelse till samkommunfullmäktiges sammanträde skall enligt 6 grundavtalet tillställas ledamöterna i samkommunfullmäktige och de som har närvarorätt samt medlemskommunernas kommunstyrelser minst 14 dagar före sammanträdet. Enligt 7 grundavtalet är samkommunfullmäktige beslutfört, då minst två tredjedelar (2/3) av ledamöterna är närvarande och de representerar minst hälften (1/2) av kommunernas sammanlagda rösträtt. Sammanträdet konstaterades lagenligt sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter beslutfört.
5 12 Val av protokolljusterare, beslut om protokollets framläggande till påseende Samkfge 12 s protokoll skall justeras av två fullmäktigeledamöter som valts för detta uppdrag separat för varje gång, ifall inte samkommunfullmäktige beslutat annorlunda i något ärende. Enligt 85 kommunallagen skall protokollet från ett sådant organ i samkommunen som avses i 81 1 mom. jämte därtill fogad besvärsanvisning efter justeringen hållas offentligt framlagt. Innan protokollet läggs fram skall en kopia av det sändas till kommunstyrelsen i varje medlemskommun. Medlemskommunerna och deras medlemmar anses ha fått del av besluten i protokollet den dag då protokollet har lagts fram. Förslag: utser Sven Backman och Sven-Erik Bernas att justera detta protokoll. Protokollet från detta möte justeras senast 20.6.2013 och hålls till allmänt påseende 24.6.2013 kl. 9.00 15.00 i samkommunens fastighet på Eriksvägen 15, Malax. Godkänns.
6 13 Godkännande av föredragningslistan Samkfge 13 Förslag: Ärende 4 flyttas till 7, 5 blir följaktligen 4, 6 blir 5, 7 blir 6 Godkänns.
7 CENTRAL 37/2012 15 Revisorns sammanfattande rapport över revisionen för år 2012 RevN 5 OFR-revisor Bjarne Norrgrann presenterar vid mötet den sammanfattande rapporten över revisionen för år 2012. Rapporten som bilaga. Ordförandes förslag: Revisionsnämnden tar del av rapporten. Revisionsnämnden tog del av rapporten och beslöt att överlämna den till samkommunfullmäktige. Samkfge 15 Sammanfattande rapporten över revisionen för år 2012som bilaga. Revisionsnämndens ordförande Gunvor Skogman presenterade den sammanfattande rapporten över revisionen för år 2012. antecknade rapporten för kännedom.
8 16 Revisionsberättelsen för år 2012 CENTRAL 38/2012 RevN 4 Revisorerna skall enligt KomL 75 för varje räkenskapsperiod ange en berättelse till samkommunfullmäktige med en redogörelse för resultaten av revisionen. Berättelsen skall också innehålla ett uttalande om bokslutet bör godkännas och ansvarsfriheten beviljas medlem i organet i fråga och ledande tjänsteinnehavaren inom organets uppgiftsområde (redovisningsskyldig). Ordförandes förslag: Revisionsnämnden tar del av revisionsberättelsen och överlämnar den till samkommunfullmäktige. Godkändes. Samkfge 16 Revisionsberättelsenför år 2012 som bilaga. Revisionsnämndens ordförande Gunvor Skogman presenterade revisionsberättelsen för år 2012. antecknade revisionsberättelsen för kännedom.
9 17 Utvärderingsberättelse för år 2012 CENTRAL 38/2013 RevN 7 Revisionsnämnden skall enligt KomL 71 till samkommunfullmäktige ge en redogörelse med bedömning huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som samkommunfullmäktige har satt upp har nåtts. Samkommunstyrelsen har 21.2.2013 undertecknat bokslutet och godkänt verksamhetsberättelsen för år 2012. Verksamhetsberättelsen i bilaga. Ordförandens förslag: Revisionsnämnden diskuterar utvärderingsberättelsen, färdigställer den och överlämnar den till samkommunfullmäktige. Godkändes. Revisionsnämnden undertecknade utvärderingsberättelsen för år 2012 och beslöt att överlämna den till samkommunfullmäktige. Samkfge 16 Utvärderingsberättelsen för år 2012 som bilaga. Revisionsnämndens ordförande Gunvor Skogman presenterade utvärderingsberättelsen för år 2012. antecknade rapporten till kännedom
10 CENTRAL 34/2013 14 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2012 Samkst 14 Direktör Pirttiperä: Bokslutet för år 2012, till vilket hör resultaträkning, balansräkning och bilagor till dem, tablå över budgetutfallet samt verksamhetsberättelse är klara för behandling. Samkommunens intäkter för år 2012 uppgår till 2801 729,16 och kostnader till 2 786 913,51, finansiella nettokostnader till 3 744,65. Avskrivningar uppgår till 11071. Medlemskommunernas betalningsandel uppgår till 69,71% av budgeterat (underskridning 1 210 537,84 ). Bilaga: Bokslut 2012, budgetjämförelse och finansieringskalkyl. Direktör Pirttiperäs förslag: Samkommunstyrelsen godkänner och undertecknar bokslutet och verksamhetsberättelsen för år 2012 och överlämnar det för revision till revisionsnämnden och revisorn. Bokslutet och verksamhetsberättelsen för år 2012 godkändes och undertecknades och överlämnades för revision till revisionsnämnden och revisorn. RevN 6 Bilaga: Bokslut 2012, budgetjämförelse och finansieringskalkyl Samkfge 14 Ordförandens förslag: Revisionsnämnden föreslår för samkommunfullmäktige att: 1. bokslutet för år 2012 godkänns, samt att 2. de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet. Godkändes. Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2012 som bilaga.
11 godkände bokslutet och verksamhetsberättelsen för år 2012 och beviljade de redovisningsskyldiga ansvarsfrihet
12 CENTRAL 50/2013 18 Beredning av budgeten 2014 och ekonomiplan 2015-2016 Samkst 17 Direktör Pirttiperä: I samkommunens grundavtal 17 stadgas följande: Vid beredningen av ekonomiplanen samt målsättningarna för verksamheten skall medlemskommunerna höras och ges tillfälle att senast 30.6. framlägga förslag till utvecklande av samkommunens verksamhet. Den preliminära budgeten och ekonomiplanen för följande kalenderår skall tillställas medlemskommunerna senast 30.9 och den godkända budgeten och ekonomiplanen senast 31.10. Ändringar i budgeten skall godkännas under budgetåret. Beredningsprocessen för budgeten 2014 har planerats enligt följande: Samkommunstyrelsen 23.5, diskussionen om budgetramarna och de viktigaste målsättningarna fortsätter. Budgetramarna och målsättningarna för verksamheten sänds till medlemskommunerna i skriftlig form och kommunerna bereds möjlighet att senast 30.7 ge förslag om utvecklande av samkommunens verksamhet. Samkommunstyrelsen behandlar budgeten 2014 och ekonomiplanen 2015 2016 vid sitt möte 12.9.2013. Preliminär budget och ekonomiplan sänds till kommunerna senast 30.9. behandlar budgeten 2013 och ekonomiplanen 2014 2015 vid sitt möte 31.10.2013. Godkänd budget och ekonomiplan sänds till medlemskommunerna senast 8.11.2013. Budgeten för år 2014 och ekonomiplanen för åren 2015-2016 presenteras på sammanträdet. Samkommunens budget 2014 och utkast till ekonomiplan 2015-2016 bifogas.
13 I budgeten 2013 och ekonomiplanen 2014-2015 planerades följande regionala tjänster för år 2014: näringsterapeut, ergoterapeut, geriatriker, radiolog, specialist i inre medicin samt specialist i företagshälsovård. På grund av kommunernas svaga ekonomiska situation och då den nationella och strukturella reformen av social- och hälsovården ytterligare fördröjs planeras inga egentliga nya regionala uppgifter inom samkommunen för år 2014. Samkommunens uppskattade totala utgifter för år 2014 uppgår till ca 4,2 milj. euro. Samkommunen ska också anslå betalningsandelar för olika projekt. Welcome Office -projektet fortsätter åtminstone fram till 28.2.2014 och det nationella barnskyddsprojektet avslutas 31.10.2014. Då detta skrivs finns ännu inga uppgifter om beslutet gällande statsunderstöd för verkställandet av lagen om äldreservice. Den läkarservice som inom K5-området kan erbjudas befolkningen är mycket sårbar. Servicestrukturen är föråldrad och svarar inte längre mot dagens krav. Konflikten mellan små resurser och växande efterfrågan skapar känsla av otillfredsställelse vilket i sin tur ytterligare försvårar nytänkande, nyrekrytering samt utvecklingsarbete utan förutfattade meningar. K5-området lider stor brist på allmänläkare som är villiga att binda upp sig till regionen och föra vidare folkhälsoarbetet. Vi lyckas ännu rekrytera läkare för tillfälliga arbetsförhållanden men via dem kan vi inte fullt ut garantera en kvalitativ service i skötseln av kroniska sjukdomar. Eftersom uppföljningen av kroniska sjukdomar inte förverkligas på optimalt sätt uppstår fler situationer än nödvändigt där en obalans i patientens sjukdomsbild föranleder jourmässiga besök. Vidare förändras det sjukdomspanorama och behovsfält vi är satta att sköta. En allt snabbare växande problematik är de sociala utmaningar som härrör från missbruk, marginalisering, ekonomisk misär samt den otrygghet som accentueras hos speciellt den äldre befolkningen. Vår föråldrade servicestruktur saknar egentligen förutsättningar att erbjuda hjälp i dessa situationer. Vi borde kunna attrahera specialister i allmän medicin som skulle vara villiga att erbjuda sina tjänster för längre tid. Områdets styrkor borde kartläggas och rekryteringen individualiseras. Akutverksamhetens arbetssätt och processer borde ytterligare beskrivas och det akuta arbetet borde få de resurser som verksamhetens natur förutsätter. Förutom den
14 medicinska bedömning som en läkare kan göra borde det även finnas en fungerande vårdbehovsbedömning samt kanaler för de hjälpsökande som behöver annat än strikt medicinskt omhändertagande. Genom att skapa ett mer komplett serviceutbud ökar möjligheterna att svara mot patientens behov och samtidigt minskas den frustration som uppstår när man med fel utbildning och fel verktyg tvingas lösa problem som klart faller utanför det egna kompetensområdet. Vid samkommunstyrelsens sammanträde (23.5.2013) framläggs ett förslag till nödvändiga åtgärder för att trygga närservicen inom samkommunens område så att tillgången till läkartjänster inte försämras - oberoende av de kommande strukturella förändringarna inom social- och hälsovården. Enligt samkommunfullmäktiges (22.10.2012) linjeringar ska servicen år 2014 koordineras, utvecklas och tryggas så att närservicen för befolkningen bevaras och kompetensen kan koncentreras. Om socialoch hälsovårdens strukturer har förnyats under år 2014 är välfärdsorganisationen K5 en del av en regional eller en större helhet. Direktör Pirttiperäs förslag: Samkommunstyrelsen diskuterar ramen för budgeten 2014. Ärendet behandlas av samkommunstyrelsen 23.5.2013 Samkfge 18 Utkast för budget 2014 och ekonomiplan 2015-2016 som bilaga. Direktör Pirttiperä presenterade budgeten för år 2014 och ekonomiplanen för åren 2015-2016. Antecknas till kännedom.
15 CENTRAL 68/2012 19 Konkurrensutsättning av samkommunens revision 2013 2016 RevN 25 Enligt kommunallagen 71 tillsätter fullmäktige en revisionsnämnd för organisering av granskningen av förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandattid. Revisionsnämndens uppdrag fortsätter tills revisionen av mandattidens sista räkenskapsperiod är slutförd. Valet av revisor hör till de ärenden som revisionsnämnden bereder för fullmäktige. Enligt Finlands kommunförbunds rekommendationer ska anbudsförfrågan och jämförelsen av anbud för den nya revisionsperioden beredas av den revisionsnämnd som tillsatts för perioden 2009 2012. Den revisionsnämnd som tillsatts för 2013 2016 lägger fram förslag till val av revisorer för samkommunen. Ordförandens förslag: Revisionsnämnden begär anbud på samkommunens revision för perioden 2013 2016. Revisorn ska vara en person eller sammanslutning som godkänts av revisionsnämnden för den offentliga förvaltningen och ekonomin (OFR-revisor eller OFR-sammanslutning). Anbudsförfrågan gäller fyra revisionsdagar. Övriga kriterier för revisionen fastställs noggrannare i anbudsförfrågan som bifogas. Revisionsnämnden diskuterade anbudsförfrågan och godkände den med följande ändringar: sida 1: andra meningen i andra stycket kompletteras enligt följande Upphandlingsannonsen har offentliggjorts i annonseringskanalen Hilma (datum och internet-adress) och sänds som skriftlig anbudsförfrågan till åtminstone fyra konkurrerande OFR-revisorer eller revisionssamfund, sida 1: i punkt 2 intas namnen på medlemskommunerna och andra meningen kompletteras Samkommunen har ca 60 tjänsteinnehavare/arbetstagare i området, sida 1: i svenska anbudsförfrågan rättas ett skrivfel i punkt 4 till i språket,
16 sida 2: andra stycket i punkt 8 ändras från och med andra meningen enligt följande: Därefter kan priset höjas eller sänkas, om förändringen i kostnadsutvecklingen överstiger eller understiger 5 %. Eventuella prisförändringar träder i kraft då båda avtalsparterna godkänt ändringen, sida 4: sista meningen kompletteras enligt följande Samkommunens bokslut 2011 samt budget för år 2013 och ekonomiplan för år 2014 2015 ges åt anbudsgivaren om denna ber om det. Bjarne Norrgrann avlägsnade sig från sammanträdet kl. 17.30 och deltog inte i behandlingen av detta ärende. RevN 1 Anbudsförfrågan för samkommunens revision publicerades på HILMA 27.12.2012 och sändes även till 4 revisionssamfund: KPMG, PwC, Audiator och Ab Vist Oy. Anbud inkom från BDO-Audiator och Ab Vist Oy. Utvärderingsprotokoll i bilaga. Enligt utvärderingsprotokollet är anbudet från Ab Vist Oy det ekonomiskt mest fördelaktiga. Förslag: Ärendet bordläggs för 1) Förfrågan huruvida Ab Vist Oy och BDO-Audiator förlänger tiden för sina offerter till den 30.6, i och med att samkommunfullmäktige har sammanträde den 6.6 2) Utredning huruvida Ab Vists anbud är giltigt eftersom Bjarne Norrgrann uppger att han skall verka som ansvarig revisor trots att han faller för åldersgränsen på 70 år för OFR-revisorer samt huruvida Juha Kerimaa har språkintyg på att han har goda kunskaper i svenska RevN 10 Godkändes Båda anbudsgivarna var villiga att förlänga giltighetstiden för sina anbud till 30.6.2013.
17 Enligt 11 om en revisionssammanslutnings huvudansvarige revisor i lagen om revisorer inom den offentliga förvaltningen och ekonomin gäller följande: Om en revisionssammanslutning har valts för revisionen, skall den utan dröjsmål meddela det samfund som skall granskas och den som beställt revisionen vem som är huvudansvarig revisor och vem som är hans eller hennes suppleant. Den huvudansvariga revisorn och hans eller hennes suppleant skall vara OFR-revisorer. Till huvudansvarig vid revisionen skall sålunda förordnas en OFRrevisor som är anställd hos sammanslutningen. Till saken hör, att en revisor kan enligt 10 2 mom revisionslagen under mandattiden lämna sitt uppdrag genom att meddela sammanslutningen eller stiftelsen detta. Revisorn skall anmäla sin avgång för registrering inom 2 veckor efter meddelandet. Dessutom skall revisorn ge Centralhandelskammarens revisionsnämnd en redogörelse för avgången och skälet till den. I enlighet med 21 a revisionslagen avförs ur registret vid slutet av kalenderåret uppgifterna om dem som under kalenderåret har fyllt 70 år. All diskriminering på grund av bland annat ålder, kön etc. är förbjuden, emedan den huvudansvarige revisorn kan meddela vem som är förordnad istället för honom/henne med anledning av åldersregeln. Enligt uppgifter från Ab Vist Oy (se bilaga) har den huvudansvarige revisorn knutit behöriga revisorer till sin sammanslutning. Förslag: Revisionsnämnden konstaterar att: - Bjarne Norrgrann överskrider åldersgränsen på 70 år för ansvariga revisorer under år 2013 - CGR, OFR Juha Kerimaa inte företett språkintyg för tjänstemän, såsom Norrgrann skriver (se bilaga) - OFR Jari Lindholms CV har inte sänts som bilaga (se bilaga) - Anbudet från Ab Vist Oy är det ekonomiskt mest fördelaktiga
18 Godkändes. Samkfge 19 Anbud från BDO Audiator och Ab Vist Oy som bilaga, Ab Vist Oy:s redo relse som bilaga + kand-examensbevis för Juha Kerimaa som bilaga. förkastar anbudet från Ab Vist Oy på grund av att Ab Vist Oy inte inlämnat de kompletteringar som Revisionsnämnden krävt. väljer BDO Audiator till samkommunens revisionssamfund för åren 2013-2016.
19 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning RÄTTELSEYRKANDE Myndighet till vilken rättelseyrkande kan framställas samt tid för yrkande av rättelse Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut, kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Myndighet hos vilken rättelse yrkas är: för Kust-Österbottens samkommun för social- och primärhälsovård Eriksvägen 15 66100 MALAX Paragrafer: 19 Rättelseyrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas genom skriftliga besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas endast av den, som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den, som är part, eller av en kommunmedlem. Besvär över beslutet under anförs som kommunalbesvär till Vasa förvaltningsdomstol Korsholmsesplanaden 43 PB 204 65101 VASA Besvärstiden är 30 dagar och räknas från det beslutet delgivits enligt KomL 95.
20 Besvär över besluten under anföras som förvaltningsbesvär till Vasa förvaltningsdomstol adress enligt ovan Besvärstiden är 30 dagar och börjar från det beslutet meddelats efter anslag. Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - till vilka delar beslutet överklagas och vilka ändringar, som yrkas i beslutet - motiveringar till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den, som uppgjort besvärsskriften. Undertecknaren bör även uppge sitt yrke, boningsort och postadress. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag, från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingar Besvärshandlingarna skall inlämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall inlämnas till posten i så god tid att de kommer fram, innan besvärstiden går ut. Avgift Vid sökande om ändring uppbär förvaltningsdomstolen med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) en rättegångsavgift på 80 euro.
21 BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas, ej heller kommunalbesvär anföras över besluten: Paragrafer: 14,15,16,17,18 Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 89 1 mom. kommunallagen kan framställas över besluten: Paragrafer:
22.
23
24