Mötesbok: Socialnämnden ( ) Socialnämnden. Datum: Plats: Oskarshamnsalen. Kommentar:

Mötesbok: Socialnämnden (2018-02-28) Socialnämnden Datum: 2018-02-28 Plats: Oskarshamnsalen Kommentar: 1

Dagordning Beslutsärenden 18 Kallelse och dagordning SN 2018-02-28 3-4 19 Information om RUA Verksamheter Muntligt 20 Boende och BAL 2018 5-7 21 Ej verkställda beslut inom 3-månader, kvartal 4:2017 8-12 22 Boendekedjan inom Äldreomsorgen 2018 13-15 23 Anhörigbidrag 2018 16 24 Information om Heltidsresan Socialförvaltningen 17-33 25 Extra Socialnämnd 34 26 Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, vid Socialförvaltningen 2017 35-62 27 Uppföljning av driftbudget 2018 63-70 28 Yttrande "Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas hantering av sjukfrånvaro 71-94 29 Ny delegationsordning för Socialnämnden 95-118 30 Stämning till Tingsrätten avseende överflyttning av vårdnaden enlig På bordet 31 Stämning till Tingsrätten avseende överflyttning av vårdnaden enlig På bordet 32 Yttrande till Tingsrätten angående adoption enligt 4 kap 10 Föräl På bordet 33 Information från kontakpolitikeruppdrag februari 2018 Muntligt 34 Socialchefen informerar februari 2018 Muntligt 2

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 Socialnämnden Datum 2018-02-21 Ärende 18 Socialnämnden kallas till sammanträde Datum och tid: 2018-02-28 kl. 10:00-14:30 Plats: Oskarshamnsalen Vid förhinder kontakta: Monica Karlsson, tel: 0491 88 616, e-post: monica.karlsson@oskarshamn.se Anita Hultgren (S) Ordförande Monica Karlsson Sekreterare Ledamöter Anita Hultgren (S), ordförande Mona Tegel (S) Berth Karlsson (S) Lena Blomander (S) Lena Fyhr (V), 2:e v ordförande Gunnar Westling (MP) Lisbeth Karlsson (L) Ingemar Lennartsson (KD) Göte Pettersson (M), 1:e v ordförande Lennart Hellström (M) Laila Johansson (SD) Ersättare Tommy Skoog (C) Stellan Lindeberg (S) Carina Ax (S) Martin Udd (S) Veronika Guljas (V) Ingmarie Söderblom (MP) Lukasz Czarnowski (L) Sven-Roland Danielsson (KD) Lars-Göran Hansson (M) Johanna Tydén (M) Niklas Arvidsson (SD) Tidsbestämda föredragningar Ärende Föredragande Tid Finnas till hands 19 Personal från Boendestöd och Ingenjörsvägen 61 10.00 10.30 20 23 10.30 10.45 Helena Steen 24 Karin Torstensson 10.45 11.15 26 Lars-Göran Andreasson 11.30 12.00 LUNCH 12:00 13:00 27 Tobias Åstrand 13.00 13.30 28 13.30 13.45 Anna Lindquist 29 32 13.45 14. 00 Monica Karlsson 34 Anna Lindquist 14.15 14.30 3

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 Socialnämnden Datum 2018-02-21 Dagordning 2018-02-28 Ärende Sida 18. Kallelse och dagordning SN 2018-02-28 19. Information om RUA Verksamheter 20. Boende och BAL 2018 21. Ej verkställda beslut inom 3-månader, kvartal 4:2017 22. Boendekedjan inom Äldreomsorgen 2018 23. Anhörigbidrag 2018 24. Information om Heltidsresan Socialförvaltningen 25. Extra Socialnämnd 26. Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, vid Socialförvaltningen 2017 27. Uppföljning av driftbudget 2018 28. Yttrande gällande "Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas hantering av sjukfrånvaron" 29. Ny delegationsordning för Socialnämnden 30. Stämning till Tingsrätten avseende överflyttning av vårdnaden enligt 6 kap 10 Föräldrabalken 31. Stämning till Tingsrätten avseende överflyttning av vårdnaden enligt 6 kap 10 Föräldrabalken 32. Yttrande till Tingsrätten angående adoption enligt 4 kap 10 Föräldrabalken 33. Information från kontakpolitikeruppdrag februari 2018 34. Socialchefen informerar februari 2018 4

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 73 Dnr SN 2018/000017-1 Ärende 20 Boende och BAL 2018 Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Information Boende och BAL januari 2018 läggs till handlingarna. 2. Förvaltningens förslag till ny redovisningsmodell för utskrivningsklara dagar antas. Redovisningen avseende boende ändras inte. 3. Ny rubrik för ärendet blir Boende och utskrivningsklara dagar 2018 Ärendet Varje månad ska den aktuella situationen gällande beslut och väntetider till särskilt boende och korttidsboende redovisas. Den 31 januari fanns det 38 beslut om särskilt boende som ej var verkställda. Av besluten var 13 över tre månader, varav åtta har tackat nej till erbjudande och är efter ny bedömning kvar i kön. Tre beslut om särskilt boende med inriktning psykiatri. Av besluten var två över tre månader, varav en har tackat nej och är efter ny bedömning kvar i kön. Inom omsorgen för personer med funktionsnedsättning, OF, fanns åtta beslut om bostad med särskild service som ej var verkställda. Samtliga beslut över tre månader, varav fyra har tackat nej och är efter ny bedömning kvar i kön. Det fanns 14 beslut om korttidsboende (SoL) som ej var verkställda. Nio väntade i hemmet och fem väntade på sjukhuset. Av 37 korttidsplatser användes sex för växelboende, sju för utredning och 24 för personer som väntade på särskilt boende. Ny redovisning Hittills har antal dygn som kommunen har ersatt landstinget enligt betalningsansvarslagen, BAL, redovisats till nämnden. Med anledning av ny lagstiftning har förvaltningen fått i uppdrag att se över redovisningen avseende Boende och BAL och förvaltningen föreslår följande redovisningsmodell. Antal utskrivningsklara dagar kommer att följas upp varje månad. De månader då antal utskrivningsklara dagar i genomsnitt överstiger tre kan kommunen komma att bli betalningsskyldig för utskrivningsklara dagar. Eventuellt betalningsansvar föregås av möte mellan kommunen och landstinget och först efter det mötet fastställs hur många dagar kommunen ska betala för. Förvaltningens förslag är att antal faktiska dagar som kommunen har betalat redovisas till nämnden nästkommande månad. Utskrivningsklara dagar som inte genererar betalningsansvar redovisas inte. Ärendets behandling Socialförvaltningen föreslår att information Boende och BAL januari 2018 läggs till handlingarna, att förvaltningens förslag till ny redovisningsmodell för utskrivningsklara dagar antas och att redovisningen avseende boende inte ändras, samt att ny rubrik för ärendet blir Boende och utskrivningsklara dagar 2018. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 5

PROTOKOLL Sida 2 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Forts. 73 Dagens sammanträde Myndighetschef ÄO/OF Cecilia Wahlström föredrar ärendet. Redovisningen kommer i fortsättningen även att innehålla den totala kostnaden för BAL- dagar åren 2015-2016 och 2017 samt faktiska kostander för 2018. Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Boende-Bal 2018-01-31. Tjänsteutlåtande daterat 2018-02-07 Skickas till: För åtgärd Enhetschef Myndighet ÄO/OF Boendesamordnaren Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 6

1 (1) Datum Vår beteckning 2018-02-02 SN 2018/000017 Tjänsteställe/handläggare Ert datum Er beteckning Socialförvaltning Marianne Holmquist E-post: marianne.holmqvist@oskarshamn.se Tel: 0491-88904 Lägesrapport boende och BAL Beslut om Särskilt boende 2018-01-31 Beslut Anmärkning Väntat mer än 3 månader 13 Varav tackat nej 8 Väntat mindre än 3 månader 25 Totalt 38 Gruppboende 38 Psykboende 3 Sol / En har tackat nej och kvar i kön. Två har väntat över 3-månader. Bostad med särskild service 8 Lss / samtliga har väntat över 3 månader, varav fyra har tackat nej och är kvar i kön.. Beslut om korttidsboende 2018-01-31 Beslut Anmärkning Väntat mer än 3 månader 2 Väntat mindre än 3 månader 12 varav 5 på sjukhus Totalt 14 Växelplats 16% 6 lägenheter Utredningsplats 19% 7 lägenheter Väntar på säbo 65% 24 lägenheter BAL dygn ( Betalningsansvarslagen ) Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Totalt 2015 1 0 0 2 38 89 107 109 31 33 111 134 655 pers. 1 1 2 3 9 11 11 6 7 13 19 2016 141 30 6 1 5 2 29 17 1 69 121 81 503 pers. 13 8 2 1 3 1 4 6 1 13 16 11 2017 49 114 25 0 1 19 22 123 4 14 50 61 482 pers. 9 10 10 0 2 5 8 9 2 3 10 10 p = preliminärt antal dygn pers. = antal personer Marianne Holmquist/Boendesamordnare Postadress Besöksadress Växel Hemsida Kommunens e-post adress Box 706 Varvsgatan 8 Tel 0491-880 00 www.oskarshamn.se kommunen@oskarshamn.se 572 28 Oskarshamn Fax 0491-88790 7

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 76 Dnr SN 2017/000092-16 Ärende 21 Ej verkställda beslut inom 3-månader, kvartal 4:2017 Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Rapporten över ej verkställda beslut inom tre månader kvartal 4 2017 läggs till handlingarna. Ärendet Kommunen ska en gång per kvartal anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om beviljade insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till funktionshindrade (LSS) inte har verkställts senast tre månader efter beslut. Nämnden ska på motsvarande sätt också rapportera om en insats har avbrutits och inte verkställts på nytt inom tre månader. Rapporteringen avser kvartal 4 2017 och gäller särskilt boende och korttidsboende/växel enligt SoL samt bostad med särskild service, kontaktperson och stödfamilj enligt LSS. Inom SoL är det 32 beslut som ej är verkställda inom tre månader. 27 beslut gäller särskilt boende, varav sex har tackat nej och är efter ny bedömning kvar i kön. 21 beslut är verkställda, varav en har återtagit ansökan. Fem beslut gäller korttidsboende/växel, varav två har verkställts och en har återtagit ansökan. Inom LSS är det tio beslut som ej är verkställda inom tre månader. Åtta beslut gäller bostad med särskild service, varav fem har tackat nej och är efter ny bedömning kvar i kön. Ett beslut gäller kontaktperson och där har den enskilde tackat nej till ett erbjudande och väntar på ett nytt. Ett beslut gäller stödfamilj. Ärendets behandling Socialförvaltningen föreslår att rapporten över ej verkställda beslut inom 3 månader kvartal 4:2017 läggs till handlingarna. Dagens sammanträde Myndighetschef ÄO/OF Cecilia Wahlström föredrar ärendet. Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Socialnämnden 2017-12-31 Q4 SOL. Socialnämnden 2017-12-31 Q4 LSS. Tjänsteutlåtande daterat 2018-02-07. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 8

1 (2) Tjänsteställe/handläggare Socialförvaltningen Marianne Holmquist E-post: marianne.holmqvist@oskarshamn.se Tel: 0491-88904 Datum 2018-02-02 Ert datum Vår beteckning SN 2017/000092 Er beteckning SOCIALNÄMNDEN SAMMANSTÄLLNING ÖVER EJ VERKSTÄLLDA BESLUT INOM 3 MÅNADER 2017-12-31 ENLIGT 4:1 SOCIALTJÄNSTLAGEN. Socialnämnden har 2017-12-31, totalt för nämndens verksamhetsområde SOL, 31 beslut som icke är verkställda inom 3 månader. Dessa ska rapporteras till Inspektionen för vård och omsorg, kommunfullmäktige samt kommunens revisorer. Rapporten avser 4:e kvartalet 2017. Besluten är fördelade enligt nedanstående tabell och gäller särskilt boende och korttidsboende/växel. Nr Beslutdatum Erbjudande Tackat nej Verkställighett 1. 2017-01-30 2017-06-12 2017-06-19 2017-09-04 Återtagit ansökan 2. 2017-02-07 2017-09-05 2017-09-11 Lägenheten hade inget bra läge. Kvar i kön. 3. 2017-03-13 2017-10-18 2017-10-24 4. 2017-03-20 2017-10-27 2017-11-02 5. 2017-03-29 2017-09-26 2017-10-03 6. 2017-04-13 2017-10-26 2017-11-06 7. 2017-04-19 Korttid/växel 8. 2017-05-12 2017-10-25 2017-10-12 2017-11-14 9. 2017-05-17 Korttid/växel 10. 2017-05-23 2018-01-02 2017-10-09 Återtagit ansökan. 2018-01-04 Korttid/växel 11. 2017-05-24 2017-11-07 2017-11-10 Ej önskat geografiskt område. Kvar i kön. 12. 2017-05-30 2017-11-15 2017-11-22 13. 2017-06-27 2017-12-07 2017-12-14 Ej önskat boende. Kvar i kön. 14. 2017-07-03 2017-11-14 2017-11-21 15. 2017-07-07 2017-12-15 2017-12-22 16. 2017-07-10 2018-01-09 2018-01-10 17. 2017-07-19 2018-01-03 2018-01-11 Postadress Besöksadress Box 706 Varvsgatan 8 572 28 Oskarshamn Växel Hemsida 0491-88 000 www.oskarshamn.se 9 Kommunens e-post adress kommunen@oskarshamn.se

2 (2) 18. 2017-07-21 2017-12-13 2017-12-21 19. 2017-07-24 2018-01-05 2018-01-09 20. 2017-08-10 2017-11-22 2017-11-28 21. 2017-08-24 2017-08-28 2017-09-06 Lägenheten liten och trång. Kvar i kön 22. 2017-08-25 2018-01-05 2018-01-16 23. 2017-08-31 2018-01-11 2018-01-17 24. 2017-09-01 2017-12-18 2017-12-28 25. 2017-09-05 Korttid/växel Anhörigplats en vecka i december. 26. 2017-09-08 Korttid/växel 27. 2017-09-14 2018-01-12 2018-01-12 28. 2017-09-20 29. 2017-09-21 2018-01-22 2018-01-24 30. 2017-09-28 2018-01-16 2018-01-17 Ej önskat geografiskt område. Kvar i kön. 31. 2017-09-28 32. 2017-09-29 2017-10-31 2017-11-15 Ej önskat boende. Kvar i kön Marianne Holmquist Boendesamordnare 10

1 (2) Tjänsteställe/handläggare Socialförvaltningen Marianne Holmquist E-post: marianne.holmqvist@oskarshamn.se Tel: 0491-88904 Datum 2018-02-02 Ert datum Vår beteckning SN 2017/000092 Er beteckning SOCIALNÄMNDEN SAMMANSTÄLLNING ÖVER EJ VERKSTÄLLDA BESLUT INOM 3 MÅNADER 2017-12-31 ENLIGT LAGEN OM SÄRSKILT STÖD OCH SERVICE. Socialnämnden har 2017-12-31, totalt för nämndens verksamhetsområde LSS, 10 beslut att rapportera som ej verkställts inom 3 månader. De ska rapporteras till Inspektionen för vård och omsorg, kommunfullmäktige samt kommunens revisorer. Rapporten avser 4:e kvartalet 2017. Besluten gäller bostad nedanstående tabell. med särskild service, stödfamilj och kontaktperson enligt Nr. Typ av beslut Beslutsdatum Erbjudande Tackat nej Verkställighet 1. Bostad med särskild 2014-11-12 service. 2015-11-12 2016-01-28 Önskar boende centralt. 2016-06-30 2016-08-30 Tackar åter nej, kan bara tänka sig ett centralt boende. Kvar i kön. 2. Bostad med särskild 2016-04-01 service 2017-08-02 2017-08-11 Ej redo att flytta till egen bostad. Korttidsboende 6 dgr/månad. Tänkt till det nya boendet. 3. Bostad med särskild 2106-06-11 service. Förlängt beslut på personlig assistans i väntan på boende. Tänkt till det nya boendet. 4. Kontaktperson 2016-08-04 2017-10-10 2017-10-10 Kan endast tänka sig en yngre kille. Postadress Besöksadress Box 706 Varvsgatan 8 572 28 Oskarshamn Växel Hemsida 0491-88 000 www.oskarshamn.se 11 Kommunens e-post adress kommunen@oskarshamn.se

2 (2) 5. Bostad med särskild service. 2016-08-24 2017-08-15 2017-08-23 Passar inte med övriga hyresgäster 6. Stödfamilj 2017-02-01 Från april-17 utökad avlösarservice i helger (dagtid) i väntan på stödfamilj. 7. Bostad med särskild service. 8. Bostad med särskild service. 9. Bostad med särskild service. 10. Bostad med särskild service. 2017-03-15 Tänkt till det nya boendet. 2017-06-14 Korttidsboende från 2017-02-07 2017-06-14 Tänkt till det nya boendet. 2017-06-14 2017-09-07 2017-09-27 Personliga skäl. Kvar i kön. Marianne Holmquist Boendesamordnare 12

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 74 Dnr SN 2018/000025-1 Ärende 22 Boendekedjan inom Äldreomsorgen 2018 Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Information om boendekedjan november 2017 januari 2018 läggs till handlingarna. Ärendet Socialnämnden beslutade 2014-11-26 150 att förvaltningen var tredje månade ska lämna en redovisning av boendekedjan innefattande samtliga hyreslediga lägenheter och hur länge de står tomma innan ny hyresgäst flyttar in, samt flödet mellan sjukhus korttidsboende särskilt boende. Socialnämnden beslutade 2016-02-24 att ett tillägg ska införas i redovisningen som innebär att för de lägenheter som har stått tomma mer än 40 dagar mellan hyresgäster ska orsaken till detta anges. Redovisningen avser perioden november 2017 januari 2018. Under perioden har 31 lägenheter varit hyreslediga, varav nio från förra rapporteringstillfället. 29 lägenheter har under perioden blivit uthyrda och två svar på erbjudanden väntas. Tiden tills ny hyresgäst har flyttat in har varierat från sju till 56 dagar, medeltal 29 dagar. Fem lägenheter har över 40 dagar till inflyttning beroende på renovering, sen madrassleverans och anhörigs utlandsresa. Under perioden har 20 personer flyttat från korttidsboende till särskilt boende. Antal dagar i korttidsboende varierar från 42 till 278 dagar, medeltal 144 dagar. De personer som vistas på korttidsboende har kommit både från sjukhuset och från det egna hemmet. Ärendets behandling Socialförvaltningen föreslåt att information om boendekedjan november 2017-januari 2018 läggs till handlingarna. Dagens sammanträde Myndighetschef ÄO/OF Cecilia Wahlström föredrar ärendet. Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Boendekedjan NOV-JAN 2018. Tjänsteutlåtande daterat 2018-02-07. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 13

Boendekedja 2017.11.01-2018-01-31 Marianne Holmquist / Boendesamordnare Samt nio lägenheter från förra rapporteringstillfället. Från ledig lägenhet till ny hyresgäst. Tom lägenhet Ny hyresgäst Antal dagar Orsak till sen ut- / inflyttning 2017-09-18 2017-10-29 41 Tömning /städ, lång tid då anhörig var utomlands. 2017-10-14 2017-11-08 25 2017-10-18 2017-11-20 24 2017-10-19 2017-11-14 26 2017-10-19 2017-11-20 32 Renovering 2017-10-22 2017-11-13 22 2017-10-25 2017-11-29 35 Två erbjudanden. 2017-10-25 2017-11-14 20 2017-10-29 2017-12-02 34 Juridisk byrå. 2017-11-01 2017-12-05 34 Två erbjudanden. 2017-11-10 2018-01-05 56 Två erbjudanden. Sen madrassleverans 2017-11-12 2018-01-04 53 Två erbjudanden. Renovering. 2017-11-20 2017-12-04 14 2017-11-27 2018-01-01 35 2017-12-06 2017-12-29 23 2017-12-15 2017-01-22 38 Två erbjudanden. 2017-12-20 2018-01-18 29 2017-12-22 2018-02-05 45 Tre erbjudanden Renovering. 2017-12-26 2018-01-22 27 2017-12-26 2018-02-05 41 Två erbjudanden. Renovering 2017-12-28 2018-02-03 37 Stora svårigheter att nå anhöriga på annan ort. 2017-12-29 2018-02-02 35 Två erbjudanden. 2018-01-09 2018-02-02 24 2018-01-10 2018-02-05 26 2018-01-12 2018-02-05 24 2018-01-20 2018-02-05 16 2018-01-21 2018-02-02 12 2018-01-22 2018-02-01 10 2018-01-25 Avvaktar svar på erbjudande. 2018-01-26 Avvaktar svar på erbjudande. 2018-01-29 2018-02-05 7 Medeltal 29 14

FRÅN KORTTIDSBOENDE TILL SÄRSKILT BOENDE Korttidsplacering Flytt till särskilt boende Antal dagar 2017-02-09 2017-11-13 278 2017-03-15 2017-11-14 242 2017-03-22 2017-11-20 244 2017-04-12 2017-12-02 235 2017-06-07 2018-01-05 213 2017-06-12 2018-01-01 204 2017-07-05 2017-11-15 148 2017-07-24 2017-11-14 114 2017-09-11 2017-11-20 71 2017-09-14 2017-12-04 82 2017-09-28 2018-01-04 99 2017-10-04 2018-02-02 121 2017-10-05 2017-11-15 42 2017-10-18 2017-12-29 73 2017-11-06 2018-01-05 56 2017-07-11 2018-01-18 69 2017-07-20 2018-02-05 201 2017-10-27 2018-01-02 68 2017-09-04 2018-02-02 152 2017-08-24 2018-02-05 166 Medeltal 144 15

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 75 Dnr SN 2018/000031-1 Ärende 23 Anhörigbidrag 2018 Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Anhörigbidrag beviljas ytterligare ett år i pågående ärenden. Ärendet Av gällande riktlinjer för biståndsbedömning från november 2013 framgår att inga nya anhörigbidrag ska beviljas. Socialnämnden har därefter årligen beslutat att anhörigbidrag beviljas ytterligare ett år taget i pågående ärenden. Senast beslutade socialnämnden 2017-03-01 36. Beslut om anhörigbidrag omprövas en gång om året. I nuläget är det tio personer som får anhörigbidrag. Från föregående år är det en minskning med en person. Kostnaden för anhörigbidragen är ca 290 000 kronor per år. Förvaltningen anser att de pågående anhörigbidragen inte kan avslutas i dagsläget utan föreslår en förlängning av besluten i ytterligare ett år. Ärendets behandling Socialförvaltningen förslår att anhörigbidrag beviljas ytterligare ett år i pågående ärenden. Dagens sammanträde Myndighetschef ÄO/OF Cecilia Wahlström föredrar ärendet. Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 2018-02-07. Skickas till För kännedom: Områdeschef ÄO För åtgärd: Myndighetschef ÄO/OF Biståndshandläggare Avgiftshandläggare Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 16

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Ärende 24 68 Dnr SN 2018/000030-3 Information om Heltidsresan Socialförvaltningen Arbetstutskottet beslutar 1. Informationen läggs till handlingarna. 2. Uppföljning skall ske i maj månad. 3. Begära överläggning med Kommunstyrelsen om förlängning av tidsaspekten. Ärendet Heltidsresan Oskarshamns övergripande mål är att andelen medarbetare som är tillsvidareanställda på heltid och arbetar heltid ska öka. Detta enligt Kommunals avtal HÖK16 samt Oskarshamns kommuns plan Aktiva åtgärder för jämställdhet, antagen i Kommunfullmäktige 12 december 2016. Kommundirektören har fått i uppdrag att genomföra Heltidsresan Oskarshamn, att erbjuda samtliga tillsvidareanställda 100 % i sin grundanställning till den 30 juni 2019. Bakgrund Grunden till heltidsresan är ett utvecklingsprojekt som drivs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal). Målet är heltidsarbete som norm. Heltidsresan startade 2016 och är ett femårigt projekt. Ärendet behandling I handlingsplanen för Heltidsresan Oskarshamn står bland annat: Syfte med Heltidsresan Oskarshamn - Skapa mer jämställda arbetsvillkor mellan kvinnor och män och bidra till att fler kan försörja sig på sin lön både i dagsläget och vid pension - Vara en attraktiv arbetsgivare som kan erbjuda tryggheten i heltidsanställningar - Möta rekryteringsbehovet inom flera bristyrken - Följa Kommunals och SKL:s avtal HÖK16 Heltidsresan Oskarshamns övergripande mål, som gäller för samtliga medarbetare, är att andelen medarbetare som är tillsvidareanställda på heltid och arbetar heltid ska öka. Det ökade antalet heltider som är målet för Heltidsresan Oskarshamn kommer som utgångspunkt inte att finansieras av extra tillsatta medel, istället finansieras det av ett minskat behov av timavlönade vikarier och minskade poster för fyllnadstid. Extra resurser finns dock under införandet för kompetensutveckling, utbildning, samverkan och projektledning. En förutsättning för att kunna erbjuda fler heltid är flexibilitet, från såväl medarbetare som arbetsgivare. För medarbetaren kommer det betyda att vara knuten till och introducerad på någon eller några fler enheter än den där tillsvidareanställningen finns. Det kommer också betyda att det kan bli aktuellt att arbeta andra tider. I kombination med exempelvis årsarbetstid ger detta medarbetarna större möjligheter att vara delaktiga i schemaläggningen och även möjligheten att kunna fördela arbetet över året. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 17

PROTOKOLL Sida 2 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Forts. 68 För arbetsgivaren innebär ett mer flexibelt arbetssätt att kunna tillhandahålla system och stöd som möjliggör flexibel schemaläggning och planering över enhetsgränserna och att möjliggöra medarbetarnas delaktighet. Detta med ett tydligt fokus på verksamhetens syfte invånarnas behov. Dagens sammanträde HR-specialist Ingela Rälg och områdeschef ÄO Helena Steen föredrar ärendet. Inom socialförvaltningen kommer det att finnas en lokal arbetsgrupp att arbeta med heltidsresan Socialförvaltningen. HR specialist Ingela Rälg kommer att arbeta halvtid med heltidsresan och även ingå i den kommunövergripande projektgruppen. I diskussionen framkom en oro över att övergången till heltidstjänsterna som norm inte kommer att rymmas inom nuvarande budgetramen. Det är också tveksamt om man har nått målet den 30 juni 2019 och att tidsaspekten är för kort. Ordförande ställer proposition på förslaget att lägga informationen till handlingarna och att en uppföljning skall ske i maj månad, och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Ordförande ställer proposition på förslaget att begära överläggning med Kommunstyrelsen om förlängning av tidsaspekten och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Heltidsresan Oskarshamn handlingsplan antagen av Kommunstyrelsen 2018-01-23. Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2017-10-17 215. Skickas till För åtgärd: Kommunstyrelsen Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 18

Styrande dokument Heltidsresan Oskarshamn - handlingsplan Fastställd av Kommunstyrelsen Senast reviderad av Gäller från och med 2018-01-01 Version: 2018-01-23 19

2 (14) Heltidsresan Oskarshamn Innehåll Heltidsresan Oskarshamn - handlingsplan... 1 Fastställd av... 1 Senast reviderad av... 1 Gäller från och med 2018-01-01... 1 Bakgrund... 3 Hos oss... 3 Och i landet... 3 Överenskommelsen mellan Kommunal och SKL... 4 Syfte med Heltidsresan Oskarshamn... 4 Mål och beslut i Oskarshamn... 4 Finansiering... 5 Omfattning... 6 Vem får erbjudandet om heltid?... 6 Flexibilitet... 6 Undantagna från Heltidsresan Oskarshamn... 6 Att jobba med heltid... 7 Helhetssyn... 7 Delaktighet, arbetsmiljö och arbetstider... 7 Nyckeltal... 8 Sysselsättningsgrad... 9 Kostnader för övertid, mer- och fyllnadstid samt timavlönade... 10 Sjukfrånvaro... 12 Pensionsavgångar... 13 Projektorganisation för Heltidsresan Oskarshamn... 14 20

3 (14) Heltidsresan Oskarshamn Bakgrund Hos oss I kommunen finns en stor andel medarbetare som arbetar deltid, av kvinnorna är det runt 70 procent av de tillsvidareanställda som har en heltidsanställning, motsvarande siffra för männen är cirka 95 procent. Det är alltså stora skillnader mellan kvinnor och män vad gäller andelen med tillsvidareanställning på heltid. Målet med Heltidsresan Oskarshamn är att öka andelen medarbetare som är anställda på heltid och arbetar heltid. Under 2018 och 2019 kommer runt 130 av våra medarbetare i kommunen gå i pension, det stora flertalet av dessa återfinns inom Bildningsförvaltningen och Socialförvaltningen. I samma förvaltningar ser vi att behovet av personal kommer öka under kommande år på grund av kommunens demografi. Den här handlingsplanen syftar till att ge en övergripande bild av hur nuläget och utgör ramen för arbetet med Heltidsresan Oskarshamn. Alla förvaltningar har olika förutsättningar i arbetet för en ökad andel heltider. Verksamhetsledningen ansvarar för att, utöver denna handlingsplan, ta fram ett kommunövergripande ramverk. Ramverket samverkas i kommunens samverkanssystem. Som stöd i genomförandet finns en kommunövergripande processledare. Respektive förvaltning ansvarar för tillämpningsanvisningar samt införandet i förvaltningen. Och i landet Välfärdens behov av kompetens behöver tryggas och den offentliga sektorn ska kunna erbjuda attraktiva anställningar. Det kommer att behövas cirka en halv miljon nya medarbetare i välfärden fram till 2023. Ett sätt att möta det växande behovet är att fler deltidsarbetande arbetar mer. När fler arbetar heltid uppstår dessutom positiva effekter för yrkenas attraktivitet genom att fler ges tryggheten i att ha en heltidstjänst. Vår framtida kompetensförsörjning underlättas och de arbetsvillkor vi erbjuder blir mer jämställda. Då fler arbetar heltid finns en förhoppning om att kontinuiteten i verksamheterna kan öka, vilket ger bättre kvalitet för invånarna och över tid en bättre arbetsmiljö för de anställda. Ur ett jämställdhetsperspektiv är det viktigt att säkra en lön som går att leva på och en rimlig pension, och samtidigt minska lönegapet mellan män och kvinnor, då deltid är betydligt vanligare i kvinnoyrken. Heltidsarbete ökar det ekonomiska oberoendet och gör att fler klarar sin egen försörjning. I Kommunals avtal HÖK16 ställs krav på att Sveriges kommuner tar fram en plan för hur andelen tillsvidaranställda på heltid och arbetande på heltid ska öka. SKL och Kommunal har enats om att deras projekt Heltidsresan nationellt sträcker sig över fem år, till år 2021. 21

4 (14) Heltidsresan Oskarshamn Överenskommelsen mellan Kommunal och SKL Följande skriver Kommunal och SKL om sin överenskommelse om Heltidsresan nationellt: Heltidsresan är ett utvecklingsprojekt som drivs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal). Målet är att heltidsarbete ska bli det normala inom välfärden. Kommuner, landsting och regioner har ett stort rekryteringsbehov framöver. Behoven av välfärdstjänster ökar samtidigt som många medarbetare går i pension. Genom att ta tillvara befintlig kompetens på ett bättre sätt kan man både minska rekryteringsbehovet och samtidigt få tillgång till mer personal. Det förutsätter att deltidsanställningar ersätts med heltidsanställningar och att deltidsarbete ersätts med heltidsarbete. Välfärden ska gå från deltid till heltid Heltidsresan startade 2016 och är ett femårigt projekt som drivs gemensamt av SKL och Kommunal. Vi är överens om tre målsättningar: Att alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid. Att alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete. Att fler av de som redan har en heltidsanställning, men av olika anledningar jobbar deltid i dagsläget, ska eftersträva heltidsarbete. Heltidsarbete inom välfärden ökar jämställdheten Att kvinnor ska kunna arbeta heltid är en stor jämställdhetsfråga. För att kvinnor och män ska bli mer jämställda på arbetsmarknaden måste därför kvinnor få samma förutsättningar vad gäller arbete, både på jobbet och i hemmet. Kvinnor måste kunna arbeta heltid i samma utsträckning som män. 1 Syfte med Heltidsresan Oskarshamn Skapa mer jämställda arbetsvillkor mellan kvinnor och män och bidra till att fler kan försörja sig på sin lön både i dagsläget och vid pension Vara en attraktiv arbetsgivare som kan erbjuda tryggheten i heltidsanställningar Möta rekryteringsbehovet inom flera bristyrken Följa Kommunals och SKL:s avtal HÖK16 Mål och beslut i Oskarshamn Heltidsresan Oskarshamns övergripande mål, som gäller för samtliga medarbetare, är att andelen medarbetare som är tillsvidareanställda på heltid och arbetar heltid ska öka. Beslut som tagits i kommunen samspelar med de som Kommunal och SKL formulerat nationellt. I Oskarshamns kommuns Aktiva åtgärder för jämställdhet som antogs den 12 december 2016 finns tre beslut som rör heltidsfrågan: Från och med 2017-01-01 ska tillsvidareanställning på heltid vara det normala vid nyanställning. 1 Heltid.nu, Om heltidsresan, 2017-11-20 22

5 (14) Heltidsresan Oskarshamn Senast 2017-12-31 ska en plan finnas för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. För att implementera detta ska kalkyler/beräkningar finnas inför budgetberedningens start med driftbudgetarbetet för 2018. Ofrivilliga deltidsanställningar ska undvikas och en sammanhållen arbetstid eftersträvas. Vidare har Kommunstyrelsen den 17 oktober 2017 beslutat att ge Kommundirektören i uppdrag att genomföra Heltidsresan Oskarshamn. Det betyder att samtliga tillsvidareanställda ska erbjudas 100 procent i sin grundanställning senast den 30 juni 2019, med de undantag som kan behöva göras. Finansiering Det ökade antalet heltider som är målet för Heltidsresan Oskarshamn kommer som utgångspunkt inte att finansieras av extra tillsatta medel, istället finansieras det av ett minskat behov av timavlönade vikarier och minskade poster för fyllnadstid. Extra resurser finns dock under införandet för kompetensutveckling, utbildning, samverkan och projektledning. 23

6 (14) Heltidsresan Oskarshamn Omfattning Samtliga medarbetare, oavsett facklig tillhörighet, omfattas av de beslut som ligger bakom Heltidsresan Oskarshamn. Det är inte enbart de som ökar sin sysselsättningsgrad som kommer att vara delaktiga i förändringen utan samtliga medarbetare och chefer. För att kunna lösa verksamheternas bemanningsbehov, nu och i framtiden, krävs det att vi börjar tänka i nya banor och hittar nya vägar att fördela arbetsuppgifter över dygnet, kopplar medarbetarna till flera enheter och inte minst att vi i högre grad täcker vakanser med tillsvidareanställd personal. Vem får erbjudandet om heltid? De som omfattas av Heltidsresan Oskarshamns erbjudande om heltid är personer som är tillsvidareanställda och månadsavlönade, eller som har en tidsbegränsad anställning i Oskarshamns kommun. För de medarbetare som är tidsbegränsat anställda sker utökning till heltid på den tid som återstår av anställningen. Erbjudande om heltid utgår från individens kompetens och verksamhetens behov och innebär samarbete över enhets- och förvaltningsgränser. Flexibilitet En förutsättning för att kunna erbjuda fler heltid är flexibilitet, från såväl medarbetare som arbetsgivare. För medarbetaren kommer det betyda att vara knuten till och introducerad på någon eller några fler enheter än den där tillsvidareanställningen finns. Det kommer också betyda att det kan bli aktuellt att arbeta andra tider. I kombination med exempelvis årsarbetstid ger detta medarbetarna större möjligheter att vara delaktiga i schemaläggningen och även möjligheten att kunna fördela arbetet över året. För arbetsgivaren innebär ett mer flexibelt arbetssätt att kunna tillhandahålla system och stöd som möjliggör flexibel schemaläggning och planering över enhetsgränserna och att möjliggöra medarbetarnas delaktighet. Detta med ett tydligt fokus på verksamhetens syfte invånarnas behov. Undantagna från Heltidsresan Oskarshamn Erbjudandet om heltid gäller inte: Anställda som är timavlönade Anställda som idag arbetar deltid på grund av pågående rehabiliteringsutredning eller arbetsförmågebedömning. Anställda som har sjukersättning Anställda under avtal BEA 20 samt PAN 63 Deltidsbrandmän 24

7 (14) Heltidsresan Oskarshamn Att jobba med heltid Helhetssyn För att kunna tillvarata de kompetenser som våra medarbetare har behöver vi i ökad grad samplanera bemanningen på fler enheter och se över våra möjligheter att utforma olika typer av kombinationstjänster. En helhetssyn och god samverkan över enhets- och förvaltningsgränser är viktig och ger också bättre förutsättningar för intern rörlighet och individuell utveckling för våra medarbetare. En öppenhet för att tänka om och ibland göra annorlunda behövs. Ett exempel kan vara att se över fördelningen av arbetsmoment för att få en jämnare arbetsbelastning över dygnet och veckans dagar och minimera användandet av delade turer. Ett annat exempel kan vara att undersöka hur vi kan använda oss av ny teknik och digitala lösningar inom våra olika verksamheter. Beslutet som tagits i kommunen om att samtliga nyanställningar ska vara på heltid kommer på sikt förändra strukturen inom de deltidstäta verksamheterna. Allt fler kommer att gå in i dessa verksamheter och yrken med en förväntan om att få jobba heltid och en förståelse för att det förutsätter flexibilitet. I samband med såväl rekrytering som marknadsföring av kommunen som en attraktiv arbetsgivare är heltidsfrågan viktig. Delaktighet, arbetsmiljö och arbetstider Information om Heltidsresan ska nå ut till medarbetarna genom e-medarbetaren, arbetsplatsträffar och liknande sammankomster för att samtliga ska hållas informerade och delaktiga. Heltidsresan ska vara en fast punkt på dagordningen på samtliga samverkansnivåer. För att lyckas bra med Heltidsresan är det viktigt att vi ökar våra kunskaper om hälsosam schemaläggning och säkerställer medarbetarnas delaktighet i planeringen. Exempelvis kan välplanerade ledigheter täckas upp av den egna arbetsgruppen och på så sätt minskas användandet av timavlönade vikarier. 25

8 (14) Heltidsresan Oskarshamn Nyckeltal För att få en bild av nuläget i våra verksamheter har vi valt ut några mätområden till denna handlingsplan och tagit ut statistik för 2016. Nyckeltalen har valts ut delvis från kommunens årsredovisning samt på rekommendation av SKL och Kommunals mall för handlingsplaner. Vi kommer att följa upp hur kostnaderna för övertid, mertid och vikarier påverkas, hur andelen heltider förändras, samt om siffrorna för sjukfrånvaro ändras årligen i samband med bokslutet. För att få en uppfattning om hur rekryteringsbehovet kommer att se ut under de närmast kommande åren har vi även med en översikt för pensionsavgångar under perioden 2017-12-31 till 2019-12-31. 26

9 (14) Heltidsresan Oskarshamn Sysselsättningsgrad I den första tabellen nedan visas hur fördelningen av sysselsättningsgrader ser ut på våra förvaltningar, för tillsvidare- och visstidsanställda. Flest deltider återfinner vi på socialförvaltningen där runt 45 procent av medarbetarna arbetar deltid. Motsvarande siffror för bildningsförvaltningen och tekniska kontoret är 12 procent respektive 14 procent av medarbetarna som arbetar deltid. Övriga förvaltningar har avsevärt högre andel heltider. Tabell1. Tillsvidare och visstidsanställda, uppdelade i sysselsättningsgrad, 2016 Förvaltning Sysselsättningsgrad Anställningar (aktiva) Andel per sysselsättningsgrad i %, per förvaltning Socialförvaltningen 100 % 615 55 % Socialförvaltningen 75-99 % 393 35 % Socialförvaltningen 74 % 102 9 % Totalt 1 110 Bildningsförvaltningen 100 % 993 88 % Bildningsförvaltningen 75-99 % 77 7 % Bildningsförvaltningen 74 % 56 5 % Totalt 1 126 Tekniska kontoret 100 % 201 86 % Tekniska kontoret 75-99 % 28 12 % Tekniska kontoret 74 % 4 2 % Totalt 233 Samhällsbyggnadskontoret 100 % 41 93 % Samhällsbyggnadskontoret 75-99 % 2 5 % Samhällsbyggnadskontoret 74 % 1 2 % Totalt 44 Räddningstjänsten 100 % 65 98 % Räddningstjänsten 74 % 1 2 % Totalt 66 Kommunkontoret 100 % 42 91 % Kommunkontoret 75-99 % 1 2 % Kommunkontoret 74 % 3 7 % Totalt 46 Strategi- och näringslivsenheten 100 % 35 95 % Strategi- och näringslivsenheten 75-99 % 1 3 % Strategi- och näringslivsenheten 74 % 1 3 % Totalt 37 Totalt hela kommunen 2 662 27

10 (14) Heltidsresan Oskarshamn Kostnader för övertid, mer- och fyllnadstid samt timavlönade I tabellerna 2-5 finns en redogörelse för kommunens sammanlagda kostnader för övertid, timavlönad personal samt mer och fyllnadstid under perioden januari dec 2016. Tabell 2. Övertid, mer och fyllnadstid i timmar (2016) Förvaltning Enkel övertid Kvalificerad Mer- och fyllnadstid övertid Socialförvaltningen 4 887 18 697 21 038 Bildningsförvaltningen 7 377 2 484 11 206 Tekniska kontoret 1 025 4 090 1 765 Räddningstjänsten 768 3 047 797 Samhällsbyggnadskontoret 1 58 295 Kommunkontoret 102 178 177 Strategi och 45 163 10 näringslivsenheten Totalt 14 205 28 717 35 288 Tabell 3. Övertid, mer- och fyllnadstid i tkr. (2016) Förvaltning Enkel övertid Kvalificerad Mer-och fyllnadstid övertid Socialförvaltningen 1 346,0 6 479,6 3 752,8 Bildningsförvaltningen 2 467,8 1 001,8 2 658,3 Tekniska kontoret 300,4 1 597,4 319,7 Räddningstjänsten 237,4 1 303,4 333,3 Samhällsbyggnadskontoret 0,3 27,4 85,0 Kommunkontoret 35,2 76,3 35,6 Strategi och 14,8 68,5 5,6 näringslivsenheten Totalt 4 401,9 10 554,5 7 190,3 28

11 (14) Heltidsresan Oskarshamn Tabell 4. Timavlönade 2016 Förvaltning Antal personer per 31/12 Aktiva anställningar per 31/12 Antal anställningar jan-dec 2016 Arbetad tid omräknad till årsarbetare jandec 2016 Socialförvaltningen 392 398 828 96,2 Bildningsförvaltningen 232 251 577 49,8 Tekniska kontoret 19 19 45 9,2 Räddningstjänsten 4 4 7 2,8 Samhällsbyggnadskontoret 0 0 1 0,1 Kommunkontoret 3 3 131 5,3 Strategi- och 6 6 14 1,1 näringslivsenheten Totalt 638 681 1 603 164,0 Tabell 5. Kostnad lön för timavlönade 2016 (Händelsestyrt, exkl. PO) Förvaltning Kostnad lön, 2016 Socialförvaltningen 32 646 187 Bildningsförvaltningen 15 362 100 Tekniska kontoret 2 618 538 Räddningstjänsten 1 085 633 Kommunkontoret 656 521 Samhällsbyggnadskontoret 23 884 Strategi och näringslivsenheten 510 442 Totalt 52 903303 29

12 (14) Heltidsresan Oskarshamn Sjukfrånvaro Tabell sex visar kommunens sjukfrånvaro per förvaltning och är även uppdelad i kvinnor och män. Gemensamt för samtliga förvaltningar, med undantag för Räddningstjänsten, är att kvinnor har en högre sjukfrånvaro än män. Tabell 6. Ordinarie arbetstid och sjukfrånvaro (2016) Förvaltning Ordinarie arbetstid i timmar Sjukfrånvaro i timmar Sjukfrånvaro i procent Socialförvaltningen Kvinnor 1 867 073 209 267 11 % Män 192 359 12 109 6 % Totalt 2 059 432 221 376 11 % Bildningsförvaltningen Kvinnor 1 498 251 118 125 8 % Män 363 273 12 065 3 % Totalt 1 861 524 130 189 7 % Tekniska kontoret Kvinnor 260 384 20 221 8 % Män 197 140 6 935 4 % Totalt 457 524 27 156 6 % Räddningstjänsten Kvinnor 8 820 131 1 % Män 136 781 3 073 2 % Totalt 145 601 3 205 2 % Samhällsbyggnadskontoret Kvinnor 40 978 2 208 5 % Män 39 592 809 2 % Totalt 80 570 3 018 4 % Kommunkontoret Kvinnor 66 992 4 998 7 % Män 37 429 889 2 % Totalt 104 421 5 886 6 % Strategi- och näringslivsenheten Kvinnor 53 496 1 502 3 % Män 16 228 357 2 % Totalt 69 725 1 859 3 % Totalt kommunen 4 778 805 392 689 8 % 30

13 (14) Heltidsresan Oskarshamn Pensionsavgångar I tabell sju visas hur många medarbetare som fyller 65 under perioden 2017-12-31 till 2019-12-31. Störst avgångar kan vi se hos bildningsförvaltningen, följt av socialförvaltningen med 60 respektive 48 personer som går i pension under perioden. Tabell 7. Pensionsavgångar 2017-12-31 till 2019-12-31 Förvaltning Antal som fyller, eller fyllt 65 Varav antal heltider Socialförvaltningen 48 25 Bildningsförvaltningen 60 51 Tekniska kontoret 12 10 Strategi - och näringslivsenheten 5 4 Samhällsbyggnadskontoret 4 3 Kommunkontoret 2 2 Totalt 131 95 31

14 (14) Heltidsresan Oskarshamn Projektorganisation för Heltidsresan Oskarshamn Styrgrupp KSAU Ledningsgrupp Verksamhetsledning Kommundirektör, HR-chef, socialchef, bildningschef och ekonomichef Projektgrupp Kommunövergripande Kommunal, processledare, representanter från bildningsförvaltningen, socialförvaltningen och tekniska kontoret Arbetsgrupp Bildningsförvaltningen Kommunal Arbetsgrupp Socialförvaltningen Kommunal Arbetsgrupp Tekniska kontoret Kommunal 32

PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2017-10-17 215 Dnr KS 2017/000549-5 Genomförande av Heltidsresan Oskarshamn Kommunstyrelsens beslut Kommundirektören får i uppdrag att genomföra Heltidsresan Oskarshamn till den 30 juni 2019. Ärendet Heltidsresan Oskarshamns övergripande mål är att andelen medarbetare som är tillsvidareanställda på heltid och arbetar heltid ska öka. Detta enligt Kommunals avtal HÖK16 samt Oskarshamns kommuns plan Aktiva åtgärder för jämställdhet, antagen i Kommunfullmäktige 12 december 2016. Personalavdelningen har fått i uppdrag av den personalpolitiska beredningsgruppen att ta fram förslag till beslut att samtliga tillsvidareanställda ska erbjudas 100 % i sin grundanställning senast den 1 januari 2019, med de undantag som kan behöva göras. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från personalavdelningen, kommunkontoret, 2017-09-21, föreslås att kommundirektören får i uppdrag att genomföra Heltidsresan Oskarshamn till den 1 januari 2019. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår 2017-10-03, 159, att kommundirektören får i uppdrag att genomföra Heltidsresan Oskarshamn till den 30 juni 2019. Dagens sammanträde HR-specialist Sara Olsson föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar att bifalla detta. Beslutsunderlag - Kommunstyrelsen 2017-06-20, 140. - Heltidsresan Oskarshamn, projektplan. - Tjänsteutlåtande personalavdelningen, kommunkontoret, 2017-09-21. - Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-10-03, 159. Skickas till Kommundirektören Personalavdelningen, kommunkontoret Samtliga nämnder/förvaltningar Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 33

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Ärende 25 80 Dnr SN 2017/000146 Extra Socialnämnd Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Extra socialnämnd den 28 mars för föreläsning om Vanguardmetoden. Ärendet Extra socialnämnd. Dagens sammanträde Ordförande Anita Hultgren och ledamot Stellan Lindeberg informerar om att majoriteten har diskuterat fortsättningen kring arbetet om Vanguard-metoden. De har kontaktat föreläsare som kommer för att ge information om metoden vid en extra nämnd. Föreslaget datum för den extra nämnden är den 28 mars kl. 13-16. Skickas till För kännedom: SN ledamöter och ersättare Socialchef Områdeschef ÄO, samt berörd personal 34

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 71 Dnr SN 2018/000033-2 Ärende 26 Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, vid Socialförvaltningen 2017 Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Redovisningen läggs till handlingarna. Ärendet Varje år så redovisas till KS, SN och SocSam som tillika är Socialförvaltningens skyddskommitté om hur Socialförvaltningen under kalenderåret arbetat med det systematiska arbetsmiljöarbetet SAM. Samtliga områden har lämnat in redogörelse på hur de arbetat med SAM under året utifrån allmänna och specifika frågeställningar som berört Socialförvaltningen. Checklistan som utgår från paragraferna i Arbetsmiljöverkets föreskrift om det systematiska arbetsmiljöarbetet AFS 2001:1.samlas in digitalt av kommunledningskontoret och sammanställs där. Det gäller även tillbud och arbetsolyckor som inte är av allvarlig karaktär. De som är allvarliga och anmälda till arbetsmiljöverket följs alltid upp centralt på förvaltningen. Ärendets behandling Socialförvaltningen föreslår att redovisningen läggs till handlingarna. Dagens sammanträde Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag SAM 2017 sammanställning SOC. Färdig handbok 2017-11-20. Handlingsplan aktiva åtgärder för jämställdhet Socialförvaltningen. Tjänsteutlåtande daterat 2018-02-07. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 35

1 (5) Datum Vår beteckning 2018-01-29 Rapport, SAM Tjänsteställe/handläggare Ert datum Er beteckning Socialförvaltningen Lars-Göran Andréasson E-post: lasse.andreasson@oskarshamn.se Tel: 0491-764363 Sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) vid Socialförvaltningen 2017 Socialförvaltningen har under 2017 arbetat med det systematiska arbetsmiljöarbetet, utifrån de riktlinjer som finns i Oskarshamns kommun och på Socialförvaltningen. Det har handlat om: Att i det dagliga arbetet uppmärksamma och ta hänsyn till både psykologiska, sociala förhållanden och arbetsmiljöfrågor av fysisk karaktär. Att i det dagliga arbetet fatta beslut och genomföra åtgärder så att de anställda varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. Att uppmärksamma och ta hänsyn till alla förhållanden i arbetsmiljön som kan påverka de anställdas hälsa och säkerhet. Att uppmärksamma det arbetet som utförs på annan arbetsplats exempelvis arbete i andras hem. Det systematiska arbetet ska bidra till: Att risker i arbetet upptäcks och åtgärdas i tid. Att förebygga att arbetstagarna drabbas av olycksfall, sjukdom, stress eller andra negativa följder av arbetet. Att ge goda arbetsförhållanden, vilket kan minska sjukskrivningar och öka trivsel och engagemang i arbetet är mycket viktigt. Att socialförvaltningen har ett gott anseende vilket gör det lättare att behålla och rekrytera ny personal. Postadress Besöksadress Växel Hemsida Kommunens e-post adress Box 706 Varvsgatan 8 Tel 0491-880 00 www.oskarshamn.se kommunen@oskarshamn.se 572 28 Oskarshamn Fax 0491-88790 36

2 (5) ARBETET Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska på förvaltningen ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det har inneburit att alla anställda är ansvariga för detta arbete, både arbetstagare, chef och de skydds- och arbetsmiljöombud som finns registrerade. Många arbetsplatser har arbetsmiljöfrågor som en stående punkt vid samverkan på arbetsplatserna. Företagshälsovården Previa är en oberoende resurs i arbetsmiljöarbetet som kan kopplas in om ett behov skulle finnas. LEDNINGSNIVÅER *Förvaltning (socialchef) *Område (områdeschef) *Sektion (sektionschef) *Arbetsplats (enhetschef) OMRÅDEN *Äldreomsorgen, ÄO *Område för personer med funktionsnedsättning, OF *Hälso- och sjukvårdsenheten, HSE *Område Etablering, OE (upphörde 2017-12-31 och ingår i IFO) *Individ- och familjeomsorgen, IFO SAMMANSTÄLLNING Plattformar Grundplattformen för det systematiska arbetsmiljöarbetet är arbetsplatsträffarna (APT). Där ska frågor som rör arbetsmiljön på arbetsplatsen tas upp. Lyckas man inte lösa frågan här eller det berör flera arbetsplatser så kan man skicka vidare frågan till samverkansgruppen på områdesnivån som behandlar frågor som berör hela eller åtminstone stora delar av området. Förvaltningens SocSam som tillika är förvaltningens skyddskommitté är uppdelad i två delar vid samma möte. En del om samverkansfrågor och en del som skyddskommitté. Här behandlar man frågor som berör hela förvaltningen eller stora delar där av. 37

3 (5) Centralt på förvaltningen så följs det upp så att alla områden kontinuerligt har protokollförda samverkansmöten där också arbetsmiljöfrågor ska tas upp. Det har visat sig att alla områden haft detta utifrån kommunens övergripande riktlinjer. En fråga som vi är skyldiga till att ha central kontroll på, är de som har beviljade och godkända bisysslor utöver det ordinarie arbetet. Det vill säga exempelvis att de är förenliga med utförandet av det ordinarie arbetet och icke förtroendeskadligt konkurrerande osv. Vid årsskifter fanns det 25 beviljade bisysslor som också årligen följs upp. Arbetsmiljöhandbok Förvaltningen har under året arbetat fram en förvaltningsspecifik arbetsmiljöhandbok som ska vara ett stöd till både chefer och anställda i det dagliga arbetet med arbetsmiljöfrågor. Boken har presenterats för samtliga chefer och de fackliga organisationerna. I boken så ingår också ett års- hjul som ska underlätta för när man ska göra eller lämna in vissa saker inom arbetsmiljöområdet. Bilaga 1. Aktiva åtgärder för jämställdhet Förvaltningens handlingsplan för aktiva åtgärder blev klar sent på hösten -17 och togs upp som en föredragning på socialnämnden 2017-10-25. På så kort tid har arbetet inte kommit igång. Därför så redovisas ingen sammanställning av hur vi jobbat med de aktiva åtgärderna. Fyra områden ingår i handlingsplanen. Bilaga 2. Aktuella områden: Arbetsförhållanden Förvärvsarbete och föräldraskap Sjukfrånvaro Färre medarbetare per chef Sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbete Under 2017 har vi vidareutvecklat samarbetet med primärvården och sam-rehab i Oskarshamns kommun. Vi har arbetat gemensamt utifrån förhållningsättet ACT (Acceptans Comitment Therapy) dvs. bland annat äga sin rehabilitering. Förvaltningen har också arbetat med implementering av det reviderade Rehabiliteringsstödet för chefer och medarbetare. En viktig aspekt här är att vi kontinuerligt arbetar för så tidiga åtgärder som möjligt och kontinuerliga och väl genomtänkta uppföljningar. Frisknärvaron har ökat. Det har också ute blivit en ökad medvetenhet gällande vikten av att arbeta med förebyggande arbete och arbetet med en aktiv rehabiliteringen. Utmaningar här har varit, attityder, värderingar och samsyn. 38

4 (5) Rökning Förbud mot rökning på arbetstid gäller på förvaltningens samtliga arbetsplatser. Vi har sett att det förkommer att man inte alltid följer dessa ordningsregler. Det har förekommit individuella samtal om detta, då det även kan påverka arbetet mot de brukare som vi tillsatta för att sköta. Alkohol/droger Något specifikt arbete utöver det som Oskarshamns kommun har som övergripande har vi inte haft. Vi har behandlat alla dessa fall på individnivå. Det systematiska arbetsmiljöarbetet under 2017 FAS -05 Under 2017 har möjligheter givits till att fortsätta med att arbeta med FAS -05. (Förnyelse, Arbetsmiljö, Samverkan) Riskbedömning inför ändringar i verksamheten inom Socialförvaltningen (ABC) De handlar om att förutse konsekvenser inför förändringar i verksamheten. A innebär att precisera den planerade förändringen. B gör en riskbedömning. C Åtgärda. Alla inkomna ABC ska behandlas i samverkan på områdesnivå och sammanställas där, samt redovisas till SocSam en gång om året efter att den här sammanställningen gjorts. Det har under 2017 totalt gjorts 29 riskbedömningar fördelat på: ÄO 11, OF 14, HSE 1, OE 4 samt IFO som inte hade någon. En stor utmaning under året har varit arbetsmiljön inom delar av IFO. Frågan om hur detta kan bli bättre har arbetats med under den översynen av organisationen som varit under året och nu är sjösatt. Det kommer bland annat att göras en stor ABC där som också ska redovisas till SocSam:s skyddskommitté. Denna ABC ska göras tillsammans med representanter från berörda facklig organisationer. Individuell Riskanalys Handlar om att undersökning och riskbedömning som ska görs vid varje tillfälle när en ny vårdtagare/brukare kommer till Socialförvaltningens verksamheter. Denna AFS:en är numera bortagen från författningssamlingen och har ersatts av en mer övergripande om den organisatoriska arbetsmiljön. Där handlar det mer om att man inte längre ska särskilja arbetsmiljön där vi ger vård och omsorg till våra brukare oavsett var de fysiskt bor. Utan så lång som möjligt även behandla dessa arbetsplatser som alla andra. Men en del arbetsplatser tycker att instrumentet varit bra och får därmed gärna fortsätta att 39

5 (5) använda det när det kommer en ny brukare utan att det för den skull kommer att redovisas här i framtiden. 6a 6 kap AML Är en paragraf i Arbetsmiljölagen som ger en möjlighet för skyddsombud att skriftligen begära åtgärd eller undersökning för att uppnå en tillfredställande arbetsmiljö. Arbetsgivaren här skyldig till att agera snabbt utan dröjsmål. Under året så har ingen ny begäran kommit utifrån denna paragraf. Men den som förelåg en sedan förra året, rörande Ängsbacken/Charlottagården är nu avslutad av arbetsmiljöverket efter en inspektion 2017-10-18. Tempmätning Det görs en tempmätning varje år via en digital blankett om hur man mår och har det ute på arbetsplatserna. Det har samtliga områden gjort. Mätningarna ska redovisas och behandlas på områdesnivåerna. Ser man något som behöver tittas närmare på så ska det också redovisas på SocSam. SocSam har under 2017 inte sett några negativa signaler vid dessa mätningar. Skyddsronder Har genomförts på områdena där några har meddelat att de tagit upp frågor om den fysiska arbetsmiljön. Allvarliga tillbud/olycka Allvarliga tillbud och olyckor är sådana händelser som skulle kunna ha lett till en allvarlig skada eller sjukdom. Dessa ska alltid anmälas till Socialförvaltningen centralt och till Arbetsmiljöverket. Under året har det kommit in fyra sådana centralt till förvaltningen. De har handlat om ett allvarligt hot, ett fallande klädskåp, klämskada och en stickskada på en kanyl (nål) som alltid är obligatorisk att anmäla som ett allvarligt tillbud. Sammanfattning I stort så har Socialförvaltningen jobbat efter de riktlinjer som förvaltningen och Oskarshamns kommun tagit fram. Det som vi behöver utveckla vidare är rutinerna om när, var och hur vi anmäler och arbetar med allvarliga tillbud och olyckor. SOCIALFÖRVALTNINGEN Lars-Göran Andréasson Personalutvecklare/HR 40

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 0 (20) Dokumentnamn: Diarienummer: Arbetsmiljö Antal bilagor: Upprättad av: Fastställd av: Fastställd, datum: Revideras, datum: Gäller from: Lasse Andreasson FLG 2017-09-15 Varje år april 2017-09-15 Arbetsmiljöhandboken SF Utskriftsdatum, 2018-02-07 41

Dokumenttyp: Handbok Dokumentnamn: Arbetsmiljö Gäller område: SF Sida (av) Sida 1 (20) Gäller from: 2017-09-15 Innehåll 1. Inledning...2 2. Arbetsmiljöpolicy...2 3. Samverkan...4 4. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter...7 5. Kunskaper och kompetens...8 6. Undersöka arbetsmiljön...10 7. Riskbedömning...12 8. Tillbud och olyckor...14 9. Årlig SAM...15 10. Årshjulet...17 Utskriftsdatum, 2018-02-07 42

Dokumenttyp: Handbok Dokumentnamn: Arbetsmiljö Gäller område: SF Sida (av) Sida 2 (20) Gäller from: 2017-09-15 1. Inledning Detta är förvaltningens arbetsmiljöhandbok. Handboken beskriver våra grundläggande aktiviteter för att skapa en bra och säker arbetsmiljö. Syftet med handboken är att de aktiviteter som påverkar arbetsmiljön genomförs på ett effektivt och planerat sätt. Arbetsmiljöarbetet ska vara en naturlig del i allt vi gör och i alla beslut som fattas. Det ska finnas en koppling mellan alla aktiviteter i vår verksamhet som kan påverka vår arbetsmiljö. Till grund för handboken ligger Arbetsmiljölagen (AML), med tillhörande föreskrifter (AFS), från Arbetsmiljöverket (AV). Lagen innehåller de grundläggande bestämmelserna och anger de allmänna kraven. Föreskrifterna förtydligar arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljöarbetet och hur de ska uppfyllas. Två föreskrifter handlar om detta, AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), och AFS 2015:4 om organisatorisk och social arbetsmiljö som preciserar det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån AFS 2001:1. Handboken består av Förvaltningens arbetsmiljöpolicy som övergripande beskriver hur vi ska skapa en bra arbetsmiljö och som grundar sig på Oskarshamns kommuns arbetsmiljöprogram. Rutinbeskrivningar för olika aktiviteter. Länkar till olika dokument och blanketter. Instruktioner och checklistor. Socialförvaltningens årshjul i arbetsmiljöfrågor. Dokument, blanketter och länkar Arbetsmiljölagen Systematiskt arbetsmiljöarbete, föreskrifter AFS: 2001:1 Organisatorisk och social arbetsmiljö, föreskrifter AFS: 2015:4 Oskarshamns kommuns arbetsmiljöprogram 2. Arbetsmiljöpolicy Socialförvaltningens arbetsmiljöpolicy utgår från Oskarshamns kommuns arbetsmiljöprogram. Arbetsmiljön i alla förvaltningens verksamheter ska vara sådan att de som arbetar hos oss inte drabbas av ohälsa eller kommer till skada på grund av arbetet och att de trivs och kan utvecklas både yrkesmässigt och som individer. Arbetsmiljöarbetet ska genomsyra alla beslut som fattas och alla aktiviteter som genomförs. Vi accepterar inga former av avsteg från gällande Aktiva åtgärder för jämställdhet för Oskarshamns kommun, och där ingår också att vi inte accepterar någon form av mobbing Utskriftsdatum, 2018-02-07 43

Dokumenttyp: Handbok Dokumentnamn: Arbetsmiljö Gäller område: SF Sida (av) Sida 3 (20) Gäller from: 2017-09-15 eller trakasserier på någon av våra arbetsplatser. Vår arbetsmiljö ska präglas av öppenhet och alla individer ska behandlas jämlikt och med respekt. Vi ska minst uppfylla den arbetsmiljölagstiftning som vi omfattas av och hela tiden sträva efter att förbättra vår arbetsmiljö, såväl organisatoriskt och socialt som fysiskt. På våra arbetsplatser innebär det att: Arbetsmiljöarbetet är en naturlig del i allt vi gör. Arbetsmiljöarbetet görs i samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare och skyddsombud. Chefer har eller får rätt kunskaper, kompetens, resurser och befogenheter för att kunna verka för en bra och säker arbetsmiljö. Alla anställda får den introduktion och utbildning de behöver för att kunna arbeta säkert. Regelbundet och vid förändringar, undersöker och riskbedömer såväl vår fysiska som vår organisatoriska och sociala arbetsmiljö för att kunna vidta de åtgärder som behövs för att skapa en säker och trygg arbetsplats. Alla tillbud och olyckor som inträffar rapporteras och utreds så att vi kan vidta åtgärder. Årligen följer vi upp vårt systematiska arbetsmiljöarbete. Dokument, blanketter och länkar Aktiva åtgärder för jämställdhet för Oskarshamns kommun Utskriftsdatum, 2018-02-07 44

Dokumenttyp: Handbok Dokumentnamn: Arbetsmiljö Gäller område: SF Sida (av) Sida 4 (20) Gäller from: 2017-09-15 3. Samverkan Syfte Se till att arbetsmiljöarbetet bedrivs i samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare och skyddsombud enligt det samverkansavtal som finns framtaget mellan Oskarshamns kommun och de fackliga organisationerna. Definitioner Samverkan innebär en bred delaktighet på alla nivåer inom socialförvaltningen. Det är där arbetsmiljöfrågor som inte är händelsestyrda ska tas upp. Samverkan är särskilt viktig när det gäller planering, information och utbildning rörande arbetsmiljöfrågor. Rutin Samverkansnivåer i arbetsmiljöfrågor Grunden för all samverkan på alla nivåer inom socialförvaltningen bygger på tydlighet, om när och hur frågor tas upp till behandling samt, hur de förs vidare i samverkanssystemet. Samverkan är ett smidigare sätt att ta upp frågor och lösa dem i stället för den traditionella MBL-vägen. Arbetsplatsnivå Alla anställda skall tillhöra en samverkansgrupp på arbetsplatsnivå och på den arbetsplatsen så ska alltid närmaste chef ingå. Här behandlas frågor som berör arbetsplatsen. På alla arbetsplatser ska det så lång som möjligt finnas utsedda arbetsplatsombud/skyddsombud som ska vara valda och kända hos arbetsgivaren. Vid avsaknad av ombud så tas kontakt med den fackliga organisationen. Arbetsplatsombudet/skyddsombud har alltid möjlighet att begära att arbetsgivaren förhandlar enligt MBL. Samverkansgruppen sammanträder minst sex gånger per år och arbetsgivaren ser till att man alltid för minnesanteckningar utifrån fastställd dagordning. Områdesnivå Samverkansgruppen på områdesnivå samverkar här i frågor som rör hela området, inte på enskilda arbetsplatser om frågan inte lyfts dit underifrån. De fackliga ledamöterna har alltid möjlighet att begära att arbetsgivaren förhandlar enligt MBL. Protokollförning är obligatorisk och förs alltid enligt fastställd dagordning. Protokollen insänds efter justering till utsedd mottagare i socialchefens stab. Utskriftsdatum, 2018-02-07 45

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 5 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 Samverkansgruppen sammanträder minst åtta gånger per år, men man kan besluta om färre antal möten och detta görs i så fall som ett gemensamt beslut i samverkansgruppen. Förvaltningsnivå tillika Skyddskommitté Samverkansgruppen på förvaltningsnivå samverkar här i frågor som rör hela förvaltningen, inte på enskilda områden om frågan inte lyfts dit från områdesnivåerna. De fackliga ledamöterna har alltid möjlighet att begära att arbetsgivaren förhandlar enligt MBL. Protokollförning är obligatorisk och förs alltid enligt fastställd dagordning. Samverkansgruppen sammanträder minst åtta gånger per år men man kan besluta om färre antal möten och detta görs i så fall som ett gemensamt beslut i samverkansgruppen. Skyddskommitté Skyddskommittén ska arbeta med frågor som rör hela förvaltningen, mer övergripande utifrån kommunens samverkansavtal: Planering och uppföljning av arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. Upprättande av mål och handlingsplaner enligt SAM. Fortlöpande uppföljning av sjukfrånvaro, tillbud och arbetsskador. Tillämpa policyn och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Skyddskommittén skall vara åtskild från övrig samverkan och protokollförs för sig. Allmänt utifrån Arbetsmiljölagen Skyddskommittén samråder med företrädare för arbetsgivaren och företrädare för arbetstagarna. Både arbetsgivarens och arbetstagarnas företrädare kan lyfta nya frågor till behandling i skyddskommittén. Kommittén har även som uppgift att omvärldsbevaka utvecklingen av förebyggande arbete och skydd för att motverka ohälsa och olycksfall. Kommittén ska verka för arbetsförhållanden som uppmuntrar till förbättrad hälsa. Utskriftsdatum, 2018-02-07 46

Dokumenttyp: Handbok Dokumentnamn: Arbetsmiljö Gäller område: SF Sida (av) Sida 6 (20) Gäller from: 2017-09-15 Andra frågor som kan bli aktuella är företagshälsovård, planering av nya eller ändrade lokaler, arbetsmetoder och ändrad arbetsorganisation, upplysning och utbildning rörande arbetsmiljö, arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet. Om oenighet skulle uppstå i skyddskommittén så kan inte kommittén fatta något bindande majoritetsbeslut i den aktuella frågan. Då kan en ledamot begära att få frågan prövad av Arbetsmiljöverket för ett yttrande. Om ledamoten är skyddsombud och frågan gäller att få igång arbetsmiljöåtgärder eller undersökningar kan skyddsombudet begära detta direkt av arbetsgivaren. Vill arbetsgivaren inte undersöka och åtgärda påtalade brister kan skyddsombudet skriva och lämna in till arbetsgivaren en så kallad 6.6a i Arbetsmiljölagen (AML 6 kap. 6a ). I sista hand så kan så kan skyddsombudet vända sig till Arbetsmiljöverket. Dokument, blanketter och länkar Arbetsmiljölagen 6 kap. 6a Rutin 6 kap 6.a Handlingsplan AML 6 kap 6a Utskriftsdatum, 2018-02-07 47

Dokumenttyp: Handbok Dokumentnamn: Arbetsmiljö Gäller område: SF Sida (av) Sida 7 (20) Gäller from: 2017-09-15 4. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Ansvaret för arbetsmiljön på förvaltningen har socialchefen enligt Kommunstyrelsens delegation. Socialchefen har möjlighet att fördela arbetsmiljöuppgifterna som följer med delegationen, personligt till alla chefer eller i hierarkisk ordning eller till andra utsedda som är anställda på förvaltningen. Fördelningen av vilka arbetsuppgifter som följer med finns med i en bilaga till blanketten för fördelade arbetsmiljöuppgifter. I den mån kunskaperna, befogenheterna och/eller resurserna inte räcker till så kan den som fått arbetsmiljöuppgifterna skriftligen hänskjuta tillbaka den aktuella frågan till socialchefen som då återtar ansvaret för just den frågan. Detta görs via en framtagen returneringsblankett. Returneringen innebär inte att övriga uppgifter förändras. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifterna sker så nära som möjligt i anslutning till anställningen. Dokument, blanketter och länkar Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Returneringsblankett Utskriftsdatum, 2018-02-07 48

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 8 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 5. Kunskaper och kompetens Syfte Se till att chefer, medarbetare och skyddsombud har rätt kunskap och kompetens inom arbetsmiljöområdet. Definitioner Kunskaper innebär här kunskaper om: Risker i arbetet. Hur man ska arbeta säkert. Åtgärder för att förebygga ohälsa. Bestämmelser och regler i arbetsmiljöarbetet. Kompetens innebär här förmågan att genomföra arbetsmiljöarbetets olika aktiviteter. Rutin När vi inte har tillräcklig kunskap och kompetens i vår verksamhet för arbetsmiljöaktiviteter som ska genomföras så ska vi ta in den sakkunskap som behövs. I första hand centralt inom kommunen och i andra hand inom förvaltningen. En hjälp till detta kan vara vår företagshälsovård. Introduktion De som börjar arbeta på förvaltningen ska få en introduktion som bland annat tar upp vilka arbetsmiljörisker som finns i verksamheten och hur man ska arbeta/förhålla sig för att inte skada sig eller drabbas av ohälsa. Respektive chef ska se till att personalen medverkar i både det dagliga och långsiktiga arbetsmiljöarbetet. Utbildning chefer Nya chefer ska få en grundläggande arbetsmiljöutbildning som omfattar systematiskt arbetsmiljöarbete och de regler och förskrifter som gäller i vår verksamhet. Detta görs i samverkan med företagshälsovården. Chefer som inte fått någon fortbildning på flera år ska också få möjlighet till utbildning. Chefer ska därmed få kunskap och förståelse för risker som finns i arbetet och om arbetsförhållande som främjar en god arbetsmiljö. Vilken kunskap eller utbildning nya chefer har ingår i chefsintroduktionen inom socialförvaltningen. Utbildning av skyddsombud Valda skyddsombud ska få de kunskaper inom arbetsmiljöområdet som behövs för att kunna utföra sitt uppdrag. Detta kan också göras genom utbildning med hjälp av företagshälsovården eller på annat sätt. Skyddsombuden ska därmed få kunskap och förståelse för risker som finns i arbetet och om arbetsförhållande som främjar en god arbetsmiljö. Utskriftsdatum, 2018-02-07 49

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 9 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 Utbildning av arbetstagare Våra medarbetare ska fortlöpande få information om risker och brister så att de kan förebygga ohälsa och olycksfall. Kunskaper om arbetsmetoder ska alltid hållas aktuella. I introduktionen av nya medarbetare ska alltid en genomgång av hur man jobbar med det systematiska arbetsmiljöarbetet göras. Var, hur och när man kan lyfta arbetsmiljöfrågor. Ansvaret för detta åvilar alltid närmaste chef. Utbildning i belastningsergonomi För att förbygga belastningsskador ska alla tillsvidareanställda och vikarier få utbildning i: Förflyttningsteknik genom både teoretisk och praktisk genomgång. Kunskap i hur kroppen används på ett skonsamt och energisparande sätt. Kunskap i arbetsställningar som ger en bra arbetsteknik. Denna utbildning görs systematiskt av en anställd förflyttningsinstruktör på Rehabenheten inom Socialförvaltningen. Vikarier går denna vår och höst. Sommarvikarier i anslutning till semestervikariatet och tillsvidareanställa får en kunskapspåfyllnad var tredje år. Dokument, blanketter och länkar Chefsintroduktion Utskriftsdatum, 2018-02-07 50

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 10 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 6. Undersöka arbetsmiljön Syfte Att fånga upp, identifiera och kartlägga de arbetsmiljörisker som kan finnas i vår verksamhet. Definitioner Undersöka arbetsmiljön innebär här metoder och rutiner för att regelbundet, eller vid uppkomna behov undersöka arbetsmiljön utifrån de arbetsmiljöfaktorer som kan vara eller innehålla riskkällor. Exempelvis kan här vara när vi får en ny brukare eller vid förändringar i verksamheten Exempel på arbetsmiljöfaktorer som ska uppmärksammas i vår verksamhet är: Organisatoriska och sociala arbetsmiljöfaktorer som exempelvis ohälsosam arbetsbelastning, trivsel, konflikter, kränkningar och otydliga förväntningar. Här följer vi de regler som arbetsmiljöverket tagit fram om organisatorisk och social arbetsmiljö samt det dokument som socialförvaltningen sammanställt. Arbetsplatsens utformning som exempelvis ytor, ljus, tempratur, utrustning och personalutrymmen Kränkande särbehandlingar eller annat som styrs av diskrimineringslagen och de aktiva åtgärder för jämställdhet som kommunen tagit fram Rutin Förvaltningen följer de riktlinjer som kommunen beslutat om när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utgångspunkten har där varit kommunens arbetsmiljöprogram och samverkansavtal. Arbetsplatsträffar (APT) Grunden för allt arbetsmiljöarbete sker ute på de olika arbetsplatserna där man minst sex gånger per år ska ha dessa arbetsplatsträffar. Det är närmaste chef som håller i mötet och ser till att arbetsmiljöfrågan finns med som en stående punkt på den aktuella dagordningen. Vid mötena diskuteras bland annat aktuella frågor som rör arbetsmiljön, arbetsmiljöregler och inträffade tillbud och olyckor. Vid alla dessa träffar ska minnesanteckningar skrivas. Mötesdeltagare ska vara medarbetare, skyddsombud och chef. Utskriftsdatum, 2018-02-07 51

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 11 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 Områdesnivå Samverkansgrupp på områdesnivå behandlar frågor som rör flera arbetsplatser eller har sänts dit från någon arbetsplats inom området. Dessa möten ska hållas minst åtta gånger per år och vara protokollförda. Det är områdeschefen som håller i mötet och ser till att arbetsmiljöfrågan finns med som en stående punkt på den aktuella dagordningen. Vid mötena diskuteras aktuella frågor som rör arbetsmiljön, arbetsmiljöregler och händelser som skett på området. Mötesdeltagare ska vara representanter från arbetsgivaren samt valda fackliga företrädare. Förvaltningsnivå (SocSam/Skyddskommitté) Samverkansgruppen på förvaltningsnivå är tillika också förvaltningens skyddskommitté. De sammanträder minst åtta gånger per år, och tar upp frågor som rör hela förvaltningen eller som sänds dit från något område. Samverkan protokollförs för sig och skyddskommittéfrågor för sig. Mötesdeltagare är representanter från arbetsgivaren och valda fackliga företrädare samt ersättare från alla de fackföreningar som ingår i kollektivavtalen för förvaltningen. Undersökningar Undersökningar kan både vara riktade och allmänna. Riktade undersökningar görs för alla de som arbetar natt i en större omfattning. Här följer man reglerna om medicinska kontroller i arbetslivet enligt AFS 2005:6. Allmänna undersökningar kan vara den arbetsmiljöundersökning som görs för alla anställda och som vi kallar för tempmätning och som utförs två gånger om året för att känna av arbetsmiljön och arbetsglädjen ute i verksamheterna. Ohälsa och sjukfrånvaron följs upp kontinuerligt och föredras inom ramen för samverkansavtalet. Två gånger om året så föredras den muntligt för samverkansgrupp på förvaltningsnivå av den HR-specialist som är anställd för att arbeta med dessa frågor. Dokument, blanketter och länkar Dokument om organisatorisk och social arbetsmiljö Diskrimineringslagen Aktiva åtgärder för jämställdhet Riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet (e-medarbetaren) Samverkansavtal Medicinska kontroller i arbetslivet AFS 2005:6 Tempmätning, finns att ta fram via esmaker Utskriftsdatum, 2018-02-07 52

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 12 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 7. Riskbedömning Syfte Bedöma de risker som är identifierade i verksamheten för att värdera om riskerna är allvarliga eller inte samt ta fram en handlingsplan för de åtgärder som inte kan genomföras med en gång. Definitioner Risk är sannolikheten för att en allvarlig händelse ska inträffa och vilka konsekvenser i form av skada eller ohälsa som händelsen kan orsaka. Riskbedömning är processen för att bestämma hur allvarlig en risk är. Allvarlighetsgraden bestäms utifrån en sammanvägning av både sannolikhet för risken och dess konsekvenser. Handlingsplan är en att göra lista som tar upp åtgärder som ska genomföras, vem som ska göra vad och när det ska vara klart. Rutin Regelbundna riskbedömningar Bedömningar ska göras av alla risker som identifieras i verksamheten. Resultatet av alla arbetsmiljöundersökningar i form av tempmätning, skyddsronder, medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och riktade undersökningar utgör viktiga underlag för bedömningarna. Bedömningar ska även göras av risker som uppmärksammas i det vardagliga arbetet. Likaså risker som identifieras i samband med tillbud och olyckor. Respektive chef är ansvarig för att riskbedömningarna genomförs. Skyddsombud och eventuella andra arbetstagare ska medverka. Vid behov så ska sakkunnig hjälp utifrån anlitas. Kan vi vissa fall vara företagshälsovården. Samtliga risker som upptäcks oavsett allvarlighetsgrad ska dokumenteras i handlingsplanerna. Olika riskbedömningar Förbättringsarbete med handlingsplan Det finns en handlingsplan om förbättringsarbete som kan användas som stöd vid större förbättringsarbeten och då före man gör en riskbedömning och konsekvensanalys inför förändringar i verksamheten (ABC). Utskriftsdatum, 2018-02-07 53

Dokumenttyp: Handbok Dokumentnamn: Arbetsmiljö Gäller område: SF Sida (av) Sida 13 (20) Gäller from: 2017-09-15 Riskbedömning och konsekvensanalys inför förändringar i verksamheten (ABC) Det finns också en handlingsplan som alltid ska användas inför förändringar i verksamheten som kan påverka arbetsmiljön. De ska alltid redovisas i samverkansgrupp på områdesnivå och ingå i den årliga sammanställningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Individuell riskanalys (AFS 1990:18 har upphört) Undersökning och riskbedömning kan göras när en ny vårdtagare/brukare kommer till Socialförvaltningens verksamheter. Görs i så fall innan arbetet påbörjas hos en ny vårdtagare/brukare. Även vid förändring exempelvis försämring som medför andra risker så kan den följas upp. Använder man sig av Individuell riskanalys så ska dessa risker handhas som alla andra risker som kan uppstå. Dokument, blanketter och länkar Förbättringsarbete, handlingsplan Riskbedömning (ABC) Individuell riskanalys Omvårdnadsarbete i boendemiljö från arbetsmiljöverket Utskriftsdatum, 2018-02-07 54

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 14 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 8. Tillbud och olyckor Syfte Säkerställa att alla tillbud, olyckor och arbetsskador i verksamheten rapporteras och utreds så att vi kan vidta nödvändiga åtgärder, men också för att se var det i verksamheten kan finnas eventuella arbetsmiljörisker. Definitioner Olycka även allvarliga eller arbetskada är en händelse som lett till skada eller ohälsa. Vanliga tillbud och allvarliga tillbud är en händelse som kunde ha lett till skada eller ohälsa. Utredningen innebär att ta reda på varför tillbudet eller olyckan inträffat. Rutin Alla tillbud och olyckor eller arbetskador som inträffar i verksamheten ska utredas. Arbetskador och arbetsolyckor anmäls på två ställen: Via esmaker för statistik. Via försäkringskassans digitala blankett anmalarbetskada här är det viktigt att både den skadade, chefen och skyddsombudet är med i utredningen. Tillbud som inte är allvarliga Via esmaker för statistik Allvarliga tillbud på tre ställen: Via esmaker för statistik. Till arbetsmiljöverket via deras digitala blankett. Görs alltid av chefen på arbetsstället. Alltid kopia på anmälan till arbetsmiljöverket till centrala administrationens arbetsmiljöansvarige. Detta för central uppföljning och att dessa alltid ska redovisas till socialförvaltningens arbetsutskott och SocSam samt i den årliga sammanställningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är viktigt att arbetsgivaren och arbetstagaren samverkar i anmälningarna ovan. Detta inte minst för att man ska kunna vidta behövliga åtgärder om så skulle behövas. Dokument, blanketter och länkar Arbetskador och arbetsolyckor för statistik till kommunen Arbetsskador och arbetsolyckor till försäkringskassan Allvarliga tillbud till arbetsmiljöverket Utskriftsdatum, 2018-02-07 55

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 15 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 9. Årlig SAM Syfte Göra en översyn av arbetsmiljöarbetet för att se om det finns brister som behöver åtgärdas. Definitioner Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet (SAM) är en uppföljningsprocess som ska säkerställa att vi lever upp till föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete och att arbetsmiljöarbetet fungerat bra. Arbetsgivarens ansvar Arbetsgivaren ska undersöka, genomföra och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att man uppnår en tillfredsställande arbetsmiljö, bland annat genom att: Göra riskbedömningar Utreda ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud Genomföra åtgärder Kontrollera åtgärderna Fördela arbetsmiljöuppgifter Göra årlig uppföljning Arbetstagarens ansvar Medverka i arbetsmiljöarbetet Följa föreskrifter Delta i genomförande av åtgärder Använda teknisk utrustning och personlig skyddsutrustning Rutin I december varje år så ska vi genomföra en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta ska göras genom att vid årets slut för varje område fylla i en länk från esmaker. Den ska sedan sammanställas för hela förvaltningen. Detta är en kommunövergripande uppgift som alla förvaltningar ska göra. Den årliga uppföljningen ska minst granska och säkerställa att vi har och gör följande delar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare Arbetsmiljöpolicy för arbetsmiljöarbetet Rutiner för arbetsmiljöarbetet Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Kunskaper i arbetsmiljöarbetet Undersökningar av arbetsförhållande Utskriftsdatum, 2018-02-07 56

Dokumenttyp: Handbok Dokumentnamn: Arbetsmiljö Gäller område: SF Sida (av) Sida 16 (20) Gäller from: 2017-09-15 Riskbedömningar med handlingsplaner Rapportering och utredning av tillbud, olyckor och arbetskador Extern sakkunskap inom arbetsmiljöområdet finns när det behövs Säkerställa att genomförda åtgärder får effekt Säkerställa att all dokumentation inom arbetsmiljöområdet är känd och aktuell Utöver detta ska vi i samband med årliga uppföljningen (december) kontrollera och redovisa till socialförvaltningens arbetsutskott och samverkansgruppen på förvaltningsnivå (SocSam/Skyddskommitté) statistik på: Allvarliga tillbud som anmälts till arbetsmiljöverket Resultatet av de två tempmätningar som varje områdesnivå gjort under april och oktober Inkomna handlingsplaner vi för riskbedömning inför ändringar i verksamheten ABC Inkomna individuella riskanalyser i enskilt hem (ej obligatoriskt) Inkomna och behandlade 6.6A enligt arbetsmiljölagen (AML) Förvärvsarbete och föräldraskap, sjukfrånvaron, antal medarbetare per chef inom ÄO och OF. Ansvarig för att genomföra den årliga uppföljningen är förvaltningschefen tillsammans med berörda områdeschefer. Den årliga uppföljningen per område ska redovisas i samverkan på områdesnivå och den förvaltningsövergripande i samverkan på förvaltningsnivå. Dokument, blanketter och länkar Riktlinjer Finns bra olika vägledningar om ni går in på Arbetsmiljöverkets hemsida. Utskriftsdatum, 2018-02-07 57

Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 17 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 10. Årshjulet Årligen Minst en gång om året under valfri månad ska skyddsrond och medarbetarsamtal genomföras och dokumenteras. Januari Samverkan områdesnivåer Protokoll från samtliga områdesnivåer Februari SocSam/Skyddskommitté SAM-redovisning för hela förvaltningen AU SAM-redovisning för hela förvaltningen Samverkan områdesnivåer Protokoll från samtliga områdesnivåer Mars SocSam/Skyddskommitté Samverkan områdesnivåer Protokoll från samtliga områdesnivåer April SocSam/Skyddskommitté Tempmätning Per område för redovisning till SocSam Arbetsmiljöhandbok Revidering Utskriftsdatum, 2018-02-07 58

Samverkan områdesnivåer Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 18 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 Protokoll från samtliga områdesnivåer Maj SocSam/Skyddskommitté Redovisning tempmätning Samverkan områdesnivåer Protokoll från samtliga områdesnivåer Juni Juli AugustiSeptember SocSam/Skyddskommitté Samverkan områdesnivåer Protokoll från samtliga områdesnivåer Oktober SocSam/Skyddskommitté Föredragning om sjuktalet Tempmätning Per område för redovisning till SocSam Arbetsmiljöhandbok Revidering Samverkan områdesnivåer Protokoll från samtliga områdesnivåer November SocSam/Skyddskommitté Redovisning tempmätning FAS-arbetsliv Per område inne för sammanställning Samverkan områdesnivåer Protokoll från samtliga områdesnivåer December SocSam/Skyddskommitté FAS-arbetsliv. Redovisning hur det sett ut under året SAM-redovisning Per område in för sammanställning Samverkan områdesnivåer Protokoll från samtliga områdesnivåer Avraportering till socialchefen om aktiva åtgärder för jämställdhet Förvärvarbete och föräldraskap Sjukfrånvaron Antal medarbetare per chef Utskriftsdatum, 2018-02-07 59

Bisysslor Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Handbok SF Sida 19 (20) Dokumentnamn: Gäller from: Arbetsmiljö 2017-09-15 Genomgång och analys av de som har bisysslor beviljade På alla SocSam/Skyddskommittéer under året så finns, i en månadsuppföljning, med en stående statistisk redovisning av sjuktalet och övertidsuttaget per område och förvaltning. Utskriftsdatum, 2018-02-07 60

Aktiva åtgärder för jämställdhet HANDLINGSPLAN Socialförvaltningen Antagen 2017-11-01 Område Arbetsförhållanden Vad (Aktiv åtgärd som ska göras) Införa rätten till heltid. Alla förvaltningar omfattas av detta. Varför (Ange orsak - bakomliggande undersökning) Kvinnor arbetar deltidd i hög grad. Bakgrund finns i Aktiva åtgärder för jämställdhet. När (Aktiv åtgärd genomförs fr.o.m.- t.o.m.) Kommunövergrip ande arbete för att ta fram en övergripande projektplan för alla förvaltningar. Klart till årsskiftet 2017-18. Hur (Hur ska den aktiva åtgärden genomföras) Projektgrupp på socialförvaltningen fortsätter arbetet med målet att det är implementerat 2020. Ansvar (Vem ansvarar för att åtgärden genomförs och följs upp) Berörda områdeschefer tillsammans med Socialförvaltningens projektgrupp. Avrapportering (Till vem rapportering ska ske och när) Förvaltningschefen löpande tills projektet är avslutat. Redovisas två gånger om året till AU och Nämnd. Januari och augusti. (Årshjulet) Förvärvsarbete och föräldraskap Lyfta frågan om föräldraskap och förvärvsarbete på APT minst en gång per år. Underlätta för medarbetare och chefer att förena arbete med föräldraskap. Löpande tillsvidare. Med stöd av fakta och samtalsmaterial från personalavdelningen. Områdeschefer. Förvaltningschefen varje år i december. Ingår i den årliga samanställningen av årets SAM. (Årshjulet) 61

Sida 2 av 2 Sjukfrånvaron Färre medarbetare per chef Minska sjukfrånvaron mot Kommunens mål på 5 %. Se möjligheter till att minska antalet medarbetare per enhetschef. En hållbar och frisk arbetsplats ger låg sjukfrånvaro som i sin tur ökar arbetsglädjen och arbetsresultatet. Ett gott ledarskap innebär att man inte ska ha för många underställda. Chefens förutsättningar att styra och leda påverkar i sin tur vilka värden och resultat verksamheten levererar. Klart innan 2020 Genom strategiskt arbete av HRspecialister i samverkan med samtliga chefer. Löpande tillsvidare Kartläggning och jobba strategiskt med en utjämning inom Socialförvaltningen. Analys årligen för att se hur det ser ut. HR-specialisterna tillsammans med samtliga chefer. Områdescheferna inom förvaltningen. Förvaltningschefen varje år i december utöver de månadsredovisningar som sker till Socialnämnd, AU och SocSam. (Årshjulet) Förvaltningschefen varje år i december. (Årshjulet) 62

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Ärende 27 72 Dnr SN 2018/000034-1 Uppföljning av driftbudget 2018 Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Informationen läggs till handlingarna. Ärendet Information om förändringar i driftbudget 2017 mot driftbudget 2018. Dagens sammanträde Förvaltningsekonom Tobias Åstrand föredrar ärendet. Budgetramen mellan driftbudget 2017 och driftbudget 2018 har ökat med 10 miljoner kronor. Enligt tidigare beslutade ramförändringar skulle budgeten minska med 7 miljoner kronor inför 2018. Därefter har budgetramen korrigerats med lägre interna hyreskostnader samt lönekompensation. Kommunfullmäktige beslutade 2017-11-27 165 om ett budgettillskott med totalt 14,7 miljoner kronor fördelade på - IFO Priskompensation 225 tkr - OF Priskompensation 230 tkr - OF Personal nytt LSS-boende 4500 tkr - OF Hyra nytt LSS-boende 800 tkr - OF Personlig assistans 5000 tkr - OF Resursförstärkning 1000 tkr - Allmän resursförstärkning 3000 tkr. Driftbudget 2018 är 580 775 tkr vid årets början. Korrigeringar kommer att ske under året, bland annat i form av lönekompensation. För att få budgeten att gå ihop inom området för funktionsnedsatta har justeringsposter gjorts med 700 tkr avseende kontaktpersoner och 440 tkr avseende personlig assistans. Inom Äldreomsorgen är troligen budgeten för timvikarier underbudgeterad. Budget för 2017 var 1 000 tkr och utfallet 3 300 tkr. Budgeten för 2018 har utökats till 2 170 tkr. Ordförande ställer proposition på förslaget att lägga informationen till handlingarna och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Power-Point presentation Socialförvaltningen Uppföljning av driftbudget 2018, AU 2018-02-14. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 63

Socialförvaltningen Uppföljning av driftsbudget 2018 AU 2018-02-14 64

Driftsbudget 2017 Etablering 0 IFO -58 799 ÄO -300 617 OF -129 949 HSE -50 850 CA -14 450 Ek bistånd -16 077 Totalt -570 742 Driftsbudget 2018 Etablering 0 IFO -60 010 ÄO -300 028 OF -137 870 HSE -52 221 CA -14 558 Ek bistånd -16 088 Totalt -580 775 Budgetramen har ökat med 10 mkr 65

Hur uppkommer dessa nya 10 mkr? 7 mkr 2,5 mkr Beloppsavrundningar skiljer, helheten stämmer 66-4,2 mkr -14,7 mkr

Hur har de nya 14,7 mkr fördelats i detaljbudgeten? Etablering 0 tkr 0 IFO -60 010 tkr -225tkr ÄO -300 028 tkr -3 000tkr OF -137 870 tkr -6 530tkr (varav pers assistans -31 199 tkr) -5 000tkr HSE -52 221 tkr 0 Central adm -14 558 tkr 0 Ek bistånd -16 088 tkr 0 Totalt: -580 775 tkr -14 755tkr 67

OF; - Priskompensation köp av externa placeringar, 230tkr - Allmän resursförstärkning om 1 000tkr har gått till att stärka upp bemanning på bland annat Boendestöd Psykiatri, Kristinebergsvägen 6, Karlsborgsvägen 76, Grindskärsgatan 1, Fristad. - Personalbudget nya Humleplan, 4 500tkr (samt ca 1 000tkr beslutat sedan tidigare ger en total personalbudget om knappt 5 500tkr, ca 10ÅB) - Hyreskontrakt nya Humleplan, 800tkr -Personlig assistans 5 000tkr. ÄO; - Allmän resursförstärkning om 3 000tkr. Har gått till att öka bemanningen inom hemtjänsten, Kristdala, Team Söder och Team Väster. IFO; - Priskompensation köp av externa placeringar, 225tkr 68

Eftersom det inte är möjligt att lägga en budget som överstiger tilldelad ram finns två sätt att komma in i tilldelad budgetram. För att få ihop årets budget har följande budgetjusteringar gjorts: 1.) Inom området för funktionsnedsatta på ansvar 453192 Kontaktpersoner har en justeringspost om 700tkr registrerats. Inom personlig assistans har en justeringspost om 440tkr registrerats. 2.) Inom Äldreomsorgen på ansvar 453409 Timvikarier har med all sannolikhet en för liten budget registrerats: 2017 Budget -1 000tkr utfall -3 300tkr 2018 Budget -2 170tkr? 69

70

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Ärende 28 70 Dnr SN 2017/000161-3 Yttrande gällande "Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas hantering av sjukfrånvaron" Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Socialförvaltningens svar överlämnas till kommunens revisorer som nämndens svar på revisionsrapporten. Ärende På uppdrag av revisorerna i Oskarshamn har PwC genomfört en granskning av hantering av sjukfrånvaron. Rapporten har lämnats till kommunstyrelsen, socialnämnden, bildningsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden för beaktande samt till kommunfullmäktiges presidium för kännedom. PwC önskar att få svar från styrelsen och respektive nämnd senast 23 februari 2018 med redogörelse vad nämnderna avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen. Socialförvaltningens svar Revisionell bedömning och socialförvaltningens åtgärder Revisionen saknar en strukturerad analys av orsakerna till sjukfrånvaron I samband med varje månadsuppföljning av driftbudgeten följs sjukfrånvaron upp, övergripande för förvaltningen, på områdesnivå och på enhetsnivå. På varje arbetsutskott redovisas sjukfrånvaron ner till enhetsnivå med möjlighet till diskussion på avvikande enhet, områdeschef är delaktig vid redovisning för eventuella frågeställningar om exempelvis orsaker. På varje nämndsmöte redovisas sjukfrånvaron på förvaltnings och områdesnivå. Sjukfrånvaron redovisas i delårsbokslut och bokslut. HR-specialist följer och gör åtgärder kring sjukfrånvaron tillsammans med aktuell chef på individnivå. Sammanställning görs på individnivå och redovisas som en helhet med orsaker och trender på arbetsutskott och nämnd 1-2 ggr/år, mycket fokus läggs på framgångsfaktorer och resultat. HR-specialist har under 2017 haft ett särskilt uppdrag att genom intervjuer med timanställda inom äldreomsorg utreda orsakerna till hög sjukfrånvaro hos aktuell grupp. Resultatet används på enhetsnivå i det fortsatta förebyggande arbetet. I förvaltningens handlingsplan för jämställdhet finns minskad sjukfrånvaro med som ett mål. På förvaltningens chefsutbildningsdagar är sjukfrånvaro/frisknärvaro/arbetsmiljö ett stående inslag. Utbildningsinsatser har under året gjorts gemensamt i kommunen genom personalavdelningen. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 71

PROTOKOLL Sida 2 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Forts. 70. För att få ett kommunövergripande perspektiv ser nämnden positivt på att personalkontoret utvecklar en struktured analys av orsakerna till sjukfrånvaron. Revisionen saknar en spårbarhet i den politiska behandlingen Som redovisats ovan redovisas sjukfrånvaron sedan många år vid samtliga arbetsutskott och nämnd, det har ingått som en del i den ekonomiska redovisningen men numera protokollförs det tydligare att sjukfrånvaron redovisats och diskuterats. Revisionen anser att goda exempel mellan olika förvaltningar kan tas tillvara i större utsträckning Av förvaltningens 2,5 HR-specialister har 1,5 sin anställning på personalavdelningen, samtliga ingår i nätverk med övriga HR-specialister och där sker kollegialt lärande och goda exempel kommer olika förvaltningar till del. Under 2017 har bildnings- och socialförvaltningen delat på en HR-specialist med fokus på det förebyggande arbetet. Detta har ökat kunskapen på bägge förvaltningarna och goda exempel har spridits. Från och med 2018 återfinns den delade resursen endast på socialförvaltningen, därmed har förvaltningen 3,0 HR-specialist men genom omfördelning används 0,5 tjänst för arbetet med Heltidsresan. Revisionen bedömer att det skulle vara bra att det skapades en helhet av insatserna och att personalavdelningen ges i uppdrag att följa upp att gällande riktlinjer och rutiner efterlevs Gemensamma riktlinjer för hela kommunen gällande rehabilitering har arbetats fram under 2017, de har antagits efter samverkan i CESAM och därefter implementerats i verksamheterna. Förvaltningen ställer sig positiv till att personalavdelningen får i uppdrag att följa upp hur riktlinjer och rutiner efterlevs. Förvaltningen har under året arbetat fram en arbetsmiljöhandbok för socialförvaltningen som ett stöd i arbetsmiljöarbetet där sjukfrånvaron är en del. Ärendets behandling Socialförvaltningen föreslår att socialförvaltningens svar överlämnas till kommunens revisorer som nämndens svar på revisionsrapporten. Dagens sammanträde Socialchef Anna Lindquist föredrar ärendet. Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Revisionsrapport - hantering av sjukfrånvaro. Tjänsteutlåtande daterat 2018-02-07 Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 72

PROTOKOLL Sida 3 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Forts. 70 Skickas till För kännedom: Socialchef Förvaltningsekonom HR-specialisterna För åtgärd: Kommunens revisorer Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

PROTOKOLL Sida 1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2018-02-14 Ärende 29 79 Dnr SN 2017/000145-6 Ny delegationsordning för Socialnämnden Arbetsutskottets beslutsförslag till socialnämnden 1. Ny delegationsordning för Socialnämnden antas, att gälla från och med 2018-04-01. Ärendet Nuvarande delegationsordning för socialnämnden gäller från och med 2013-12-01, med justeringar gällande från 2014-02-01, 2015-03-01, 2015-06-01 och 2016-05-01. En revidering är nu gjord av hela delegationsordningen som skall gälla från och med 2018-04-01. En arbetsgrupp från alla områden inom socialförvaltningen har arbetat fram ett förslag till ny delegationsordning, som är uppdelad i 13 avdelningar efter de olika verksamheterna i förvaltningen och efter speciella lagar. Många förändringar är enbart anpassningar mot nuvarande organisation och ändrade lagar. Förslaget till ny delegationsordning har behandlats av arbetsutskottet vid två tillfällen. Efter sista behandlingen i arbetsutskottet har förslaget anpassats till den förändrade organisationen inom Individ- och familjeomsorgen samt anslutningen till Sydostjouren. Delegationsordningen ingår som en del i kvalitetsledningssystemet. Ärendets behandling Socialförvaltningen föreslår att ny delegationsordning för Socialnämnden antas att gälla från och med 2018-04-01. Dagens sammanträde Nämndsekreterare Monica Karlsson föredrar ärendet. Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Delegationsordning 2018-04-01. Tjänsteutlåtande daterat 2018-02-08. Skickas till För kännedom: Samtliga chefer för vidare distribution ut i verksamheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande 95

Inledande bestämmelser Dokumenttyp: Gäller område: Sida (av) Reglemente SF Sida 1 (23) Dokumentnamn: Diarienummer: Delegationsordning Antal bilagor: Upprättad av: Fastställd av: Fastställd, datum: Revideras, datum: Gäller from: Projektgrupp IFO, ÄO, OE, OF, Socialnämnden 2018-02-28 2019-02-01 2018-04-01 HSE 96 Sida 1 av 23

Inledande bestämmelser ANVISNING AVGRÄNSNINGAR Delegationsordningen avser socialförvaltningens verksamhet. Delegerad beslutanderätt gäller inom ramen för kommunfullmäktiges och socialnämndens beslut samt anvisade anslag. HUVUDPRINCIPER Följande huvudprinciper tillämpas: * Socialnämnden delegerar beslutanderätt till arbetsutskottet, ordföranden och vissa ledamöter i nämnden samt till befattningshavare i förvaltningen. * Den delegerade beslutanderätten avser både bifalls- och avslagsbeslut, om inget annat anges. * Beslut i frågor av principiell karaktär och frågor av särskild vikt skall fattas av socialnämnden. * Beslut som gäller framställning eller yttrande till kommunfullmäktige kan inte delegeras. * Beslut som gäller den operativa verksamheten skall fattas så nära verksamheten som möjligt. Detta innebär att en mycket stor del av besluten vidaredelegeras till handläggande personal. Endast när det gäller frågor där det föreligger särskilt behov av överblick och/eller likformighet delegeras besluten enbart till chef för området respektive enhet. 97 Sida 2 av 23