Tillämpningsanvisningar till finanspolicy för Sundsvalls kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till finanspolicy för Sundsvalls kommunkoncern Fastställd av kommunstyrelsen 2013-04-15 135 Ersätter dokument Tillämpningsanvisningar till finanspolicy för Sundsvalls kommunkoncern beslutad av Kommunstyrelsen 2010-02-01 873. Februari 2013

Innehållsförteckning 1 Inledning...4 1.1 Syfte med finanspolicy...4 1.2 Avgränsningar...4 1.3 Policystruktur...4 1.4 Giltighet och uppdateringar...5 1.5 Övergripande mål...5 2 Organisation...5 2.1 Koncernsamordning...5 2.2 Sundsvalls kommun och bolagen...6 3 Ansvarsfördelning...6 3.1 Kommunfullmäktige...6 3.2 Kommunstyrelsen...7 3.3 Ekonomidirektören...7 3.4 Finanssekreteraren...7 3.5 Nämnder...8 3.6 Helägda bolag och kommunalförbund...8 3.7 Delegationsordning...8 4 Likviditetsförvaltning...9 4.1 Mål...9 4.2 Likviditetsplanering...9 4.3 Likviditetsreserv...9 4.4 Placering av överskottslikviditet...9 4.5 Tillåtna instrument vid placering...10 4.6 Rutiner vid placeringar hos internbanken...10 5 Betalningsflöden...10 5.1 Bankrelationer...11 5.2 Inbetalningar...12 5.3 Utbetalningar...12 5.4 Kontanter...12 5.5 Kort som betalningsmedel...13 6 Skuldförvaltning...14 6.1 Mål...14 6.2 Extern upplåning...14 6.3 Leasing...14 6.4 Intern upplåning...15 6.5 Tillåtna upplåningsformer...16 6.6 Rutiner vid finansiering hos internbanken...16 7 Riskhantering...17 7.1 Marknadsrisker...17 7.2 Motpartsrisk...20 7.3 Finansieringsrisk...21 7.4 Likviditetssrisk...22 7.5 Operativa risker...23 8 Finansiella instrument...24 8.1 Derivatinstrument...24 8.2 Tillåtna derivatinstrument...24 9 Affärsadministration...26 9.1 Intern kontroll...26 9.2 Systemstöd...26 10 Rapportering och uppföljning...27 2

10.1 Syfte...27 10.2 Rapporteringsstruktur...27 10.3 Rapporteringens innehåll...28 10.4 Likviditetsrapportering...28 11 Borgen...28 12 Ordlista...29 3

1 Inledning Förändringarna inom det finansiella området är stora och snabba. Penningoch kapitalmarknaden expanderar, internationaliseras och blir allt mer komplicerad. För att kunna dra fördel av den finansiella utvecklingen måste kommunkoncernens finansiella verksamhet bedrivas efter en genomtänkt strategi, som garanterar att tillgångar och skulder hanteras effektivt. Strategin måste även vara flexibel så att inga möjligheter utestängs. I detta dokument används kursiv stil på den text som enbart finns i tillämpningsanvisningarna. Den övriga texten i detta dokument finns även i finanspolicyn. 1.1 Syfte med finanspolicy Syftet med finanspolicyn är att: Definiera och fastställa ramar och riktlinjer för hur finansverksamheten 1 inom kommunkoncernen ska bedrivas. Ange vilka finansiella risker som kommunkoncernen är beredd att ta samt hur dessa ska begränsas. Fastställa hur den finansiella rapporteringen och kontrollen ska utföras. Ange hur ansvaret för finansverksamheten är fördelat. Säkerställa att man genom att följa policyn uppfyller Kommunallagens krav i kapitel 8, 2 och 3, avseende medelsförvaltning. 1.2 Avgränsningar Med förvaltningen av tillgångar avses överskottslikviditet som placeras med löptider upp till ett år. Tillgångar med löptider över ett år regleras i Placeringspolicy för förvaltningen av pensionsmedel. För stiftelserna finns dokumentet Placeringspolicy Sundsvalls kommuns donationsmedelsförvaltning. Kommunfullmäktige beslutar om ägardirektiv för bolagen i dokumentet Ägardirektiv för stadsbackenkoncernen. 1.3 Policystruktur Kommunfullmäktige fastställer finanspolicyn och kommunstyrelsen fastställer kompletterande tillämpningsanvisningar till finanspolicyn. Dessa dokument ska följas av kommunens finansfunktion internbanken, kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder, bolag och kommunalförbund. 1 Med finansverksamhet avses i denna policy tillgångs- och skuldförvaltning, där tillgångarna avser överskottslikviditet. 4

Sundsvalls kommun, kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder, helägda bolag, samt kommunalförbund benämns fortsättningsvis i denna policy för kommunkoncernen. De helägda bolagen och kommunalförbunden benämns fortsättningsvis för bolagen. Sundsvalls kommun, kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder benämns fortsättningsvis för kommunen. 1.4 Giltighet och uppdateringar Finanspolicyn ska hållas uppdaterad med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunkoncernen och på de finansiella marknaderna. Finanspolicyn ska uppdateras vart tredje år eller vid behov. Inträffar händelser som motiverar ändringar i finanspolicyns riktlinjer, ska internbanken föreslå uppdatering av finanspolicyn. 1.5 Övergripande mål Övergripande mål för den finansiella verksamheten: Kommunkoncernens finansverksamhet ska drivas så att den medverkar till att säkerställa kommunkoncernens betalningsförmåga på kort och lång sikt. Verksamheten ska sträva efter att kapitalanskaffning och kapitalanvändning blir effektiv. Inom ramen för denna uppgift och inom fastställda riskbegränsningar, ska en så god avkastning som möjligt och en så låg upplåningskostnad som möjligt eftersträvas. Målet är att uppnå bästa möjliga räntenetto för kommunkoncernen. Kommunkoncernen ska därutöver sträva efter att uppnå bästa möjliga villkor för betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster. Den finansiella verksamheten ska genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls. 2 Organisation 2.1 Koncernsamordning Den externa och interna finansiella verksamheten i kommunkoncernen ska enligt denna policy, bedrivas i Sundsvalls kommuns internbank. Organisatoriskt är internbanken placerad inom koncernstabens avdelning för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Internbanken ska, inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, hantera kommunkoncernens ekonomi effektivt och samordna de finansiella frågorna för de enheter som ingår i kommunkoncernen. 5

Internbankens ansvar består av: Samordning av den totala finansiella strategin Hantering av penningflöden Likviditets- planering och uppföljning Finansiering Placering av överskottslikviditet Finansiell riskhantering Att upprätthålla bankrelationer Valutahantering Rapportering och uppföljning Elhandel 2.2 Sundsvalls kommun och bolagen Nämnder och bolag ska vända sig till internbanken vid all typ av finansiell verksamhet. Med finansiell verksamhet avses upplåning 2, leasing, placering, finansiella tjänster, finansiella risker, hantering av penningflöden och banktjänster (dvs. bankkonton, valutor, betalkortsterminaler, kort som betalningsmedel, samt kontanthantering). Alla finansiella transaktioner ska göras med internbanken 3. Enskild nämnd eller bolag får aldrig agera på egen hand mot externa motparter. 3 Ansvarsfördelning Ansvaret för finansverksamheten inom kommunkoncernen fördelas mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, ekonomidirektör och finanssekreterare samt nämnder och bolag, enligt nedan. 3.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige fastställer finanspolicy och kommunfullmäktiges ansvar består i att: Lämna övergripande riktlinjer för medelsförvaltningen, enligt kommunallagen 8 kapital 3, via finanspolicy. Fastställa finanspolicyn efter förslag från kommunstyrelsen. Följa utvecklingen av finansverksamheten genom årsbokslut och övrig finansiell rapportering i enlighet med den årligt fastställda planen för ekonomisk rapportering. Fastställa en årlig låneram för kommunkoncernens omsättning av befintliga krediter och upptagande av nya lån i samband med fastställande av kommunens Mål och resursplan. Besluta om eventuellt utfärdande av borgensåtagande (se 11 Borgen). 2 Gäller ej Stadsbacken AB, se avsnitt 11 Borgen. 3 För koncernen Sundsvall Energi AB se Finanspolicyn avsnitt 8.1 Derivatinstrument. 6

Kommunfullmäktige delegerar ansvaret till kommunstyrelsen inom ramen för denna finanspolicy. 3.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fastställer tillämpningsanvisningar om tillämpningen av finanspolicyn. Kommunstyrelsen bemyndigas att inom ramen för denna policy fastställa befogenheter och utfärda fullmakter om vilka som har rätt att företräda kommunen. Kommunstyrelsens ansvar består i att: Utarbeta förslag till finanspolicy och vid ändringar överlämna förslag till kommunfullmäktige för fastställande. Vart tredje år eller vid behov ompröva finanspolicyn och informera kommunfullmäktige om det finns behov av förändringar. Vara väl insatt och löpande följa kommunens finansiella verksamhet via fortlöpande rapportering från internbanken. Fastställa tillämpningsanvisningar till finanspolicyn för kommunkoncernen. Tillse att den fastställda finanspolicyn och dess tillämpningsanvisningar efterlevs och sprids i organisationen. Fastställa och fördela låneramar för bolag och kommunalförbund. Om särskilda skäl föreligger, besluta om tillfälliga och mindre avsteg från finanspolicyn och rapportera detta vid nästa rapporteringstillfälle till kommunfullmäktige. Ansvara för kommunkoncernens finansiella verksamhet. Kommunstyrelsen delegerar ansvaret för den finansiella verksamheten till kommundirektören, ekonomidirektören och finanssekreteraren enligt kommunstyrelsens delegationsordning och fullmakter. 3.3 Ekonomidirektören Ekonomidirektörens ansvar består i att: Övergripande ansvara för de ekonomiska frågorna inom kommunen. Löpande föra strategiska diskussioner och följa utvecklingen inom finansverksamheten genom att ta del av den fortlöpande finansiella rapporteringen. 3.4 Finanssekreteraren Finanssekreterarens ansvar består i att: Löpande hantera finansverksamheten inom kommunkoncernen. Samordna kommunkoncernens finanshantering i internbanken. Föreslå uppdateringar av finanspolicy och tillämpningsanvisningar. Bistå i beredning av ärenden inom det finansiella området. Löpande följa upp och föreslå förändringar av fastställda riskbegränsningar. 7

Bistå i att tillse att berörda personer inom internbanken har erforderlig kompetens. Bistå kommunkoncernen i deras arbete med finansiella frågor. Tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att kommunstyrelsen ska fullgöra sin uppgift. Om särskilda skäl finns, besluta om tillfälliga och mindre avsteg från tillämpningsanvisningarna och rapportera detta vid nästa rapporteringstillfälle till kommunstyrelsen. 3.5 Nämnder Nämndernas ansvar består i att: Finanspolicyn och tillämpningsanvisningar implementeras och följs av nämnderna. Alla finansiella transaktioner ska utföras genom internbanken. Tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att internbanken ska kunna hantera upplåning, placeringar, valuta, finansiella risker och likviditetsstyrning. 3.6 Helägda bolag och kommunalförbund Styrelsen och VD:n i bolag respektive kommunalförbund ska i linje med ägardirektiv utfärdade av kommunfullmäktige ansvara för att: Säkerställa att de finansiella riskerna identifieras i bolag och kommunalförbund. Finanspolicyn och tillämpningsanvisningar implementeras och följs av bolag och kommunalförbund. Alla finansiella transaktioner utförs med internbanken. Operativt ansvara för sina transaktioner. Tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att internbanken ska kunna hantera upplåning, placeringar, valuta, finansiella risker och likviditetsstyrning. Vid behov och inom ramen för finanspolicy, tillämpningsanvisningar samt ägardirektiv, kan bolagen och kommunalförbunden upprätta en bolagsspecifik policy respektive anvisning. 3.7 Delegationsordning Enligt gällande delegationsordning inom kommunen är visst ansvar och vissa befogenheter delegerade till angivna tjänstemän. Det finansiella beslutsfattandet som regleras i delegationsordningen ska alltid ske inom ramen för fastställd finanspolicy. Kommunstyrelsen utfärdar fullmakter som bemyndigar vissa tjänstemän att företräda kommunen. 8

4 Likviditetsförvaltning För att effektivisera förvaltningen och hanteringen av likviditet ska en samordning för hela kommunkoncernen göras. Kommunkoncernens penningströmmar ska samlas i ett koncernkonto så att kommunkoncernens utgående och ingående betalningsflöden kan kvittas mot varandra. 4.1 Mål Mål för likviditetsförvaltningen: Kommunkoncernen ska hålla en begränsad likviditet och sträva efter att minska låneskulden. God betalningsberedskap 4 för kommunkoncernen. Överskottslikviditet ska placeras så att en så god avkastning som möjligt genereras till en betryggande risknivå. 4.2 Likviditetsplanering För att samordningen av likviditetsplaneringen ska bli korrekt, ska alla nämnder och bolag upprätta likviditetsplaner. Dessa sammanställs sedan i en gemensam likviditetsplan för kommunkoncernen. Likviditetsplaneringen för kommunkoncernen innefattar kommunkoncernens investeringar och löpande verksamhet. Likviditetsplaneringen ska: Vara till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt. Utgöra underlag för beslut om upplåning och placering av likvida medel. 4.3 Likviditetsreserv En god betalningsberedskap uppnås genom att hålla en likviditetsreserv (se 7.4.2 Hantering av likviditetsrisk). Denna reserv garanterar att kommunkoncernen vid varje tillfälle kan sköta sina betalningsförpliktelser. Som likviditetsreserv räknas obunden bankinlåning, outnyttjad checkräkningskredit och kreditlöften. 4.4 Placering av överskottslikviditet Bestående överskottslikviditet ska i första hand användas till att minska låneskulden, samt att täcka lånebehov inom kommunkoncernen. För de fall kommunkoncernen har tillfällig överskottslikviditet får den placeras på penningmarknaden i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Placeringarnas löptid bestäms utifrån kommunkoncernens likviditetsprognos. Alternativkostnaden ska alltid övervägas. 4 Kommunfullmäktige fastställer årligen mätbara mål för betalningsberedskapen i dokumentet Mål och resursplan. 9

4.4.1 Interna placeringar Bolagen är skyldiga att placera sin likviditet på ett konto som ingår i kommunens koncernkontosystem och som hanteras av internbanken. Fastställande av villkor för koncernkontosystemet görs av ekonomidirektören och finanssekreteraren i samråd. Vid behov av placering av överskottslikviditet utanför kommunens koncernkontosystem ska internbanken vara motpart. De helägda bolagen anmäler placeringsbehov hos internbanken. Placeringen ska ske till bäst möjlig ränta inom ramen för tillämpningsanvisningarna. 4.4.2 Externa placeringar Extern placering av tillfällig överskottslikviditet får endast göras av internbanken och enligt följande riktlinjer: Placeringar får endast göras på löptider upp till ett år och i svenska kronor. För att inte tillfälliga lånebehov ska uppstå ska löptiden för en placering matchas med likviditetsplanen för kommunkoncernen. 4.5 Tillåtna instrument vid placering För placering av överskottslikviditet är följande placeringsformer tillåtna: Bankinlåning, ex olika typer av bankkonton, specialinlåning och dagsinlåning Obligationer Statsskuldväxlar Certifikat Reverser 4.6 Rutiner vid placeringar hos internbanken Betalning ska ske till internbankens bankkonto i koncernkontosystemet. I samband med placering upprättas ett internt placeringsavtal som skickas till bolaget för påskrift och efter påskrift ett exemplar i retur till internbanken. Internbanken erlägger ränta och kapitalbelopp på placeringens förfallodag i enlighet med det interna låneavtalet. Utbetalning sker till bolagets bankkonto i koncernkontosystemet. 5 Betalningsflöden Rutiner ska utformas så att kommunkoncernen får betalt för sålda varor och tjänster så snart som möjligt vad gäller inbetalningar. För utbetalningar gäller att de utförs på rätt dag. Betalningsflödena samordnas i ett koncernkontosystem. Alla koncerninterna betalningar ska utföras i koncernkontosystemet. 10

För in- och utbetalningar gäller att följa de regler som är fastställda i gällande attestreglemente och tillämpningsanvisningar för attestreglemente. För inbetalningar gäller även regler för fakturering och kravverksamhet. 5.1 Bankrelationer Internbanken ska upprätthålla kontakter med banker och finansiärer och tillse att kommunkoncernen erhåller de banktjänster som behövs för verksamheterna. Sundsvalls kommun upphandlar banktjänster för kommunkoncernen. Internbanken upphandlar och skriver avtal med den bank som kommunen har ramavtal med. De tjänster som kommunkoncernen har behov av ska vara tecknade via ramavtal. Vid behov av nya banktjänster för bolag och förvaltningar ska internbanken kontaktas. Internbanken upphandlar då tjänsten för hela kommunkoncernen. 5.1.1 Fullmakter och behörigheter Beslutad delegationsordning för bolag respektive kommun ska gälla. Respektive bolags- och kommunstyrelse beslutar om fullmakter. Följande riktlinjer gäller för fullmakter: Vid lån och placeringar såväl interna som externa, ska bolag och internbank företrädas av namngivna personer. Skriftlig fullmakt ska delges de behöriga personer som med bindande verkan har rätt att utföra finansiella transaktioner. Fullmakterna beslutas av respektive styrelse och ska vara tidsbegränsade till maximalt ett år. Respektive bolag lämnar fullmakt och protokollsutdrag till banker och kreditinstitut, om vilka personer som är bemyndigade att genomföra finansiella transaktioner för bolagen. Internbanken lämnar fullmakt och protokollsutdrag till banker och kreditinstitut, om vilka personer som är bemyndigade att genomföra finansiella transaktioner för kommunen. Vid betalningar eftersträvar kommunkoncernen hög säkerhet vid överföring av likvida medel. Betalningar och överföringar ska utföras av behöriga och bemyndigade personer enligt fullmakt två i förening. Internbanken ansvarar för behörigheter till koncernkonton. Bolagen lämnar uppgifter till internbanken på vilka som ska ha behörighet, enligt fullmakt, till sina respektive konton. Behörigheter till övriga banksystem administrerar bolagen själva tillsammans med bank. 5.1.2 Koncernkontosystem Kommunkoncernens bankkonton ska vara kopplade till kommunens koncernkontosystem. Fastställande av räntevillkor i koncernkontosystemet görs av ekonomidirektören och finanssekreteraren i samråd. Villkoren finns i dokumentet Räntevillkor för bolagen hos Internbanken. Respektive bolags kredit på koncernkontot ska rymmas inom bolagets totala låneram. 11

Internbanken utför följande uppgifter: Tar emot ansökan om förändring av kontokredit. Nyöppning av bank- och valutakonton, samt bank- och plusgiron. Om bolag och förvaltningar behöver öppna nya konton eller giron ska de vända sig till internbanken. Administration av koncernkontosystemet. 5.2 Inbetalningar Hantering av fakturering av varor och tjänster samt inbetalningar regleras i Regler för fakturering och kravverksamhet inom Sundsvalls kommun. Respektive bolag ansvarar för att fakturera och hantera sina respektive inbetalningar på ett effektivt sätt. 5.3 Utbetalningar Huvudprincipen är att betalningsvillkoren är 30 dagar från fakturans ankomstdatum om inget annat har avtalats. Faktureringsavgifter bör inte accepteras utan bör avtalas bort. Övriga utbetalningar som inte är reglerade i avtal eller styrs av andra regler betalas inom rimlig tid med hänsyn till betalningens ändamål. Förskottsbetalning ska undvikas. Undantag är hyror som i regel betalas i förskott eller annat som avtalats. Respektive bolag och nämnd ansvarar för att utbetalningar utförs enligt ovanstående. 5.4 Kontanter Huvudprincipen inom kommunen är att inga kontantkassor ska förekomma. Växelkassor och dagskassor förekommer för att kunna bedriva viss verksamhet. Bolagen antar egna regler kring kontanthanteringen beroende på om de har kontanthantering eller ej. För kommunens del finns det idag olika former av kontantkassor, handkassa, växelkassa och dagskassa. Handkassor används endast när det finns särskilda skäl. Handkassan kvitteras ut på service- och teknikförvaltningen, ekonomiservice efter godkännande av koncernstabens avdelning för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Handkassan kvitteras ut av utsedd person som sedan är personligt ansvarig för kassan. Redovisning av handkassor ska ske enligt rutinbeskrivningar. Vid personalförändringar ska kassan återredovisas och en ny kassa kvitteras ut. 12

Kort ska användas som betalningsmedel istället för kontanter via handkassor (se 5.5 Kort som betalningsmedel). Utlägg kan användas istället för kort och återbetalas till personalen via löneutbetalning. Eventuella förskott för utlägg och resor ska regleras via löneutbetalning. Växelkassa används för de enheter som har försäljning i någon form. Växelkassa kvitteras ut på service- och teknikförvaltningen, ekonomiservice. Dagskassor ska deponeras d.v.s. inlämnas dagligen, med undantag för om försäljningen inte är så stor. Maximalt belopp är 5 000 kr att förvara innan deposition. Avvikelser kan förekomma om deponering av dagskassa ej är möjlig under helger. Dagskassor med mindre omfattning ska lämnas kontinuerligt även om beloppet understiger 5 000 kr. För att minska hanteringen av kontanter samt upprätthålla en god service ska kortterminaler användas. Endast köpebeloppet får betalas med kort via kortterminal. Inget överskjutande belopp får utbetalas i kontanter. Bolagen antar egna regler kring kontanthanteringen beroende på om de har kontanthantering eller ej. 5.5 Kort som betalningsmedel Kort ska användas som betalningsmedel vid inköp. Kort ska användas för att minska hantering av kontanter i form av dagskassor (se 5.4 Kontanter). Följande kort som får användas i kommunen: Företagskort - inköpskort med fakturering till kommunen, enligt ramavtal Kreditkort - företagsupphandlat privatkort, enligt ramavtal Drivmedelskort, förar- och fordonskort, enligt ramavtal Inköpskort med fakturering till kommunen får endast användas till utgifter som har samband med tjänsten. Kortet får inte användas till privata utgifter. Inga kontantuttag får göras. Privatkort ska faktureras privat dvs. till den anställdes hemadress och ska användas av den som reser i tjänsten. Kortet ska användas som betalningsmedel istället för t ex vouchers som är en dyrare hantering. Den anställde får sina utlägg via reseräkning som regleras via personalsystemets rutiner. Kortet får användas både privat och i tjänsten. Drivmedelskort ska endast användas för inköp av drivmedel till kommunens fordon. Varje förare ska ha ett personligt kort och varje fordon har sitt kort. 13

6 Skuldförvaltning Genom att hela kommunkoncernens upplåning hanteras av internbanken, kan kommunkoncernens totala lånevolym utnyttjas vid låneupphandlingar. Upplåning ska alltid ske med beaktande av likviditetsplanering, ränteläge, ränte- och kapitalbindningstid, samt investeringstakt. Kommunfullmäktige fastställer i dokumentet Mål och resursplan mål för kommunkoncernens nettolåneskuld. 6.1 Mål Målet för skuldhanteringen är en aktiv upplåning och skuldförvaltning i syfte att minimera kostnaderna för kommunkoncernens finansiering, samt säkerställa att tillräckligt med likviditet alltid finns att tillgå. 6.2 Extern upplåning För kommunkoncernen fastställs av kommunfullmäktige en låneram, som baseras på nästkommande års Mål och resursplan. Låneramen innefattar befintliga lån och omsättning av dessa samt upptagande av nya lån. Internbanken ska göra en sammanställning av kommunkoncernens totala lånestruktur och kontrollera att den totala låneramen inte överskrids. Extern upplåning får endast göras av internbanken och enligt följande riktlinjer: En jämn förfalloprofil ska eftersträvas med hänsyn tagen till ränte- och kapitalbindningstid med utgångspunkt från lånebeloppens storlek. Upplåningen ska spridas på flera motparter. 6.3 Leasing Finansiell leasing jämställs med upplåning och prövas och beslutas av internbanken för hela kommunkoncernen. Leasing kan t ex användas som finansiering vid inköp av personbilar, utrustning eller maskiner. Finansiell leasing omfattas av reglerna för upplåning i denna policy och påverkar kommunkoncernens låneram som kommunfullmäktige fastställer. För de fall extern leasing bedöms vara mest fördelaktigt ska denna godkännas i förväg av internbanken. Finansiell leasing har oftast långa kapital- och räntebindningstider. Vid finansiering av stora projekt kan den del som omfattas av finansiell leasing, särskiljas vid hanteringen av kommunkoncernens totala ränte- och finansieringsrisker. Begränsning av ränterisken görs då istället genom att maximalt 50 % av all leasing som särskiljs, får räntejusteras varje rullande 12-månadersperiod (se 7.1.1 Ränterisk). 14

6.4 Intern upplåning Bolagens upplåning ska alltid ske genom förmedlade lån från internbanken. Utlåning till de helägda bolagen inom kommunkoncernen, ska i första hand göras så att ränterisk inte uppstår inom kommunen. Utlåningen till bolagen kommer att synas i kommunens balansräkning som ökade låneskulder och som fordringar på bolagen. All utlåning från kommunens internbank till bolagen ska så långt det går ske enligt matchningsprincipen. Detta innebär att internbanken, efter tillägg av en marginal, ska tillämpa samma villkor för utlåning som för eventuell extern upplåning. Fastställande av marginalen görs av ekonomidirektör och finanssekreterare i samråd. Villkoren finns i dokumentet Räntevillkor för bolagen hos Internbanken. Räntevillkoren mot bolagen sätts genom att utgå från kommunens upplåningskostnader vid varje tillfälle, samt marginalen som ska täcka kommunens kostnader som direkt är kopplade till den externa upplåningen och administrationen kring internbanken. I marginalen ingår även en premie för den risk och det åtagande kommunen åtar sig vid all utlåning från kommunens internbank till bolagen. För finansiering av investeringar inom kommunen med s.k. internlån fattar nämnd beslut om ansökan. Koncernstaben beslutar sedan om internlån upp till 1 mkr och finans- och näringslivsutskottet för belopp upp till 20 mkr. Kommunfullmäktige beslutar om investeringar som överstiger 20 mkr. Regler för internlånefinansiering av investeringar finns i kommunens Regler för styrning och uppföljning av mål och resurser i Sundsvalls kommun. Utlåning får ej göras till ej helägda bolag. Vid speciella undantag kan utlåning ske efter beslut i kommunfullmäktige. All utlåning till ej helägda bolag kräver säkerhet. Finans- och näringslivsutskottet kan dock bevilja checkkredit 5 för ej helägda bolag i koncernvalutakontostrukturen. 6.4.1 Låneram för bolagen Bolag inom kommunkoncernen kan låna hos internbanken upp till sin fastställda låneram. Låneramen omfattas av checkkredit på koncernkontot, kort- och långfristig upplåning, samt finansiell leasing. Ansökan om låneram sker hos internbanken för beslut i kommunstyrelsen. Låneramen ska revideras regelbundet, dock minst årligen. 5 Med checkkredit menas möjligheten att låna pengar på ett checkkonto upp till en viss beloppsgräns (limit). Det är en vanlig form av kredit för rörelsekapital. 15

Enligt beslut i kommunfullmäktige (KF 2009-01-26, 489) bemyndigas internbanken att införa en låneramsavgift på bolagens totala låneram som fastställs av kommunstyrelsen. Fastställande av nivån på låneramsavgiften görs av ekonomidirektör och finanssekreterare i samråd. Villkoren finns i dokumentet Räntevillkor för bolagen hos Internbanken. Internbanken beviljar lån till bolagen inom varje bolags beslutade låneram som kommunstyrelsen fastställt. Bolagens låneramar ska tillsammans ej överstiga kommunkoncernens låneram. Internbanken ska följa upp att respektive bolags totala lånebelopp är inom föreskriven låneram för respektive bolag. 6.5 Tillåtna upplåningsformer För kortfristig upplåning med löptider upp till ett år, godkänns följande upplåningsformer: Checkkredit eller kreditlöfte Kommuncertifikat Lån i bank eller finansinstitut Lån från bolag inom kommunkoncernen Deposit over night eller traditionell upplåning För långfristig upplåning med löptider längre än ett år, godkänns följande upplåningsformer: Lån i bank, hypoteksinstitut, kreditmarknadsbolag, försäkringsbolag, pensionsanstalter, kommuner och landsting. Reverslån Obligationer Leasing Lån i utländsk valuta Lån från bolag inom kommunkoncernen Det är endast tillåtet att låna i utländsk valuta om alla flöden kurssäkras. Upplåning i form av lån i utländsk valuta, konverterad till svenska kronor på ett sådant sätt att endast kassaflöden i SEK uppstår, är att betrakta som upplåning i svenska kronor. 6.6 Rutiner vid finansiering hos internbanken Utbetalning från internbanken sker alltid till bolagets bankkonto inom koncernkontosystemet. I samband med finansieringen upprättas ett internt låneavtal som skickas till bolaget för påskrift och efter påskrift för retur till internbanken. 16

Bolaget ska erlägga ränta på lånets förfallodag i enlighet med den betalningsplan som framgår av det interna låneavtalet. Internbanken aviserar räntor och amorteringar. 7 Riskhantering All form av ekonomisk verksamhet innebär alltid ett visst mått av finansiellt risktagande. En passiv finansförvaltning innebär att inga åtgärder vidtas för att minimera eller parera risker. Genom en aktiv finansförvaltning skapas möjligheter till ett rationellt hanterande av risker med beaktande av den kostnad som det medför att minska eller eliminera riskerna. Kommunkoncernens finansiella risker utgörs främst av: Marknadsrisker Motpartsrisk Finansieringsrisk Likviditetsrisk Operativa risker Nedan beskrivs riskerna utförligare. 7.1 Marknadsrisker Marknadsrisker är ett samlingsbegrepp och avser vid placering och upplåning risken för att kommunkoncernens resultat försämras till följd av förändringar i exempelvis marknadsräntor, valutakurser, elpriser eller oljeprisrisk. Det allmänna ränteläget är en marknadsrisk som inte kan påverkas, men som kan inverka vid både placering och upplåning. 7.1.1 Ränterisk Ränterisk är ett uttryck för det belopp med vilket kommunens resultat (räntenetto) förändras vid en viss given förändring av marknadsräntan. Hantering av ränterisk Den övergripande målsättningen är att begränsa resultateffekterna av kraftiga ränterörelser. Detta görs huvudsakligen genom att räntebindningstiden på lånen ges en god spridning över tiden. Målet är också att inom ramen för riskhanteringen maximera avkastningen på placeringarna. Placeringarna får ha en löptid på upp till ett år och ska i första hand hållas till förfall. 17

Begränsning av ränterisk Ränterisken vid upplåning begränsas genom att räntebindningstiden ska vara fördelad inom nedanstående intervall. En god spridning av lånen över tiden ska även gälla inom varje intervall. Begränsningen gäller för varje enhet inom kommunkoncernen. Vid varje tid återstående Tillåten andel räntebindning räntebindningstid 0-1 år 25-55% 1-2 år 15-30% 2-3 år 15-30% 3-5 år 0-30% 5-20 år 0-20% För hantering av finansiell leasing se 6.3 Leasing. Volymen utestående derivataffärer (nominellt) får inte överstiga den totala lånevolymen. Nominellt belopp på utestående strukturerade derivat får inte överstiga 40% av den totala lånevolymen. För definition av strukturerade derivat, se 8.2 Tillåtna derivatinstrument. 7.1.2 Valutarisk Valutarisk är ett uttryck för det belopp varmed kommunkoncernens resultat (finansnetto) förändras vid en given förändring av valutakursen. Hantering av valutarisk Exponering i utländsk valuta uppstår då kommunkoncernen har tillgångar och skulder i utländska valutor i balansräkningen vid en given tidpunkt, samt vid förväntade framtida flöden i utländska valutor. Målet för hanteringen av valutarisken är att genom valutasäkring minimera dess påverkan på kommunkoncernens resultat. För närvarande är valutaexponeringen inom kommunkoncernen begränsad genom att de enskilda flöden som uppstår är få till antalet och i regel små avseende volym. All hantering av valutarisk inom kommunkoncernen ska ske i samråd med internbanken. Internbanken utför kurssäkring mot extern part. Inom koncernen Sundsvall Energi uppstår viss valutarisk inom ramen för elhandel och köp av olja. Denna risk regleras särskilt i dokumentet Finanspolicy för koncernen Sundsvall Energi. 18

Även inom övriga delar av kommunkoncernen 6 förekommer viss valutarisk i samband med elhandel. Begränsning av valutarisk Som huvudregel gäller att valutarisken ska minimeras. Detta medför bland annat att upplåning i utländsk valuta omedelbart ska kurssäkras mot svenska kronor. Eftersom att valutaexponeringen är begränsad ska endast större kända och beslutade in- och utbetalningar i utländsk valuta som uppstår till ett motvärde av 1.000 000 kronor och däröver kurssäkras. 7.1.3 Elprisrisk Med elprisrisk menas det belopp varmed kommunkoncernens resultat förändras vid en viss given förändring av marknadspriset på el. Hantering av elprisrisk Kommunkoncernens 7 mål, exkluderat koncernen Sundsvall Energi, är att genom långsiktig prissäkring undvika extremt höga priser, få ett så lågt genomsnittligt elpris som möjligt, samt få ett bra underlag för att prognostisera framtida elkostnader. Inom koncernen Sundsvall Energi uppstår viss elprisrisk inom ramen för handel med el. Denna risk regleras särskilt i dokumentet Finanspolicy för koncernen Sundsvall Energi. Begränsning av elprisrisk För att begränsa elprisrisken ska handel ske enligt förvaltningsplanen med följande riktlinjer: Prissäkringar får ske för innevarande år och de tre påföljande åren. Den mängd el som prissäkras finansiellt ska ungefär motsvara det prognostiserade behovet av fysisk elleverans. Det ska i förvaltningsplanen anges hur mycket som får köpas och en miniminivå om hur mycket som ska ha köpts vid olika tidpunkter. Vid försäljning av finansiella kontrakt ska det för den perioden som de finansiella kontrakten avser, finnas beslut om en högprisnivå. Högprisnivån är en nivå som normalt inte ska överskridas. Överskrids ändå högprisnivån ska hela det prognostiserade behovet för perioden 6 Sundsvalls kommun, Sundsvall Vatten AB, Sundsvalls Hamn AB, Sundsvall Oljehamn AB, SKIFU AB, Medelpads räddningstjänst, Stadsbacken AB. 7 Sundsvalls kommun, Sundsvall Vatten AB, Sundsvalls Hamn AB, Sundsvall Oljehamn AB, SKIFU AB, Medelpads räddningstjänst, Stadsbacken AB. 19

omedelbart prissäkras. Därefter tas beslut om eventuell revidering av förvaltningsplanen. Under varje månad med fysisk leverans av el, ska det finnas finansiella kontrakt som motsvarar det prognostiserade behovet för aktuell månad. 7.1.4 Oljeprisrisk Definition Med oljeprisrisk menas det belopp varmed kommunkoncernens resultat förändras vid en viss given förändring av marknadspriset på olja. Hantering av oljeprisrisk Inom koncernen Sundsvall Energi uppstår viss prisrisk inom ramen för köp av olja. Denna risk regleras särskilt i dokumentet Finanspolicy för koncernen Sundsvall Energi. 7.2 Motpartsrisk Med motpartsrisk menas det belopp varmed kommunens resultat försämras om en motpart inte fullgör sina förpliktelser. Förpliktelser kan avse placeringar, ränta och låneskuld på givna krediter, derivataffärer mm. 7.2.1 Hantering av motpartsrisk Motpartsrisken ska hanteras genom att fastställa vilka externa motparter och emittenter kommunens internbank får göra affärer och ingå affärsavtal med. 7.2.2 Begränsning av motpartsrisk Tillåtna emittenter och motparter vid placering: 1. Svenska staten, av svenska staten helägda bolag samt av svenska staten garanterade bolag. 2. Svenska banker och försäkringsbolag och av dessa helägda bolag. 3. Svenska kreditmarknadsbolag och hypoteksinstitut. 4. Svenska kommuner och landsting samt av dessa helägda bolag under förutsättning av kommunal borgen från ägaren. 5. Bolag ingående i kommunkoncernen. 6. Utländska banker och övriga motparter som erhållit kreditvärderingsbetyget K-1 8 eller A-1 9 av Standard&Poor s, för löptider upp till ett år. Tillåtna motparter vid upplåning: 1. Svenska banker och försäkringsbolag och av dessa helägda bolag. 2. Utländska banker och övriga motparter som erhållit kreditvärderingsbetyget K-1 eller A-1 av Standard&Poor s, för löptider 8 K-1 innebär högsta kreditvärdighet på en inhemsk (nordisk) kortsiktig kreditvärdighetsskala. 9 A-1 innebär högsta kreditvärdighet på en internationell kortsiktig kreditvärdighetsskala. 20

upp till ett år, och minst A- hos Standard&Poor s för löptider över ett år. 3. Svenska kreditmarknadsbolag och hypoteksinstitut. 4. Svenska kommuner och landsting samt av dessa helägda bolag. 5. Bolag ingående i kommunkoncernen. Tillåtna motparter vid derivataffärer: 1. Svenska banker 2. Utländska banker (önskvärt men ej nödvändigt med representation i Sverige) med iakttagande av de regler för minimirating som anges i punkt 2 ovan, tillåtna motparter vid upplåning. Motpartsbegränsning för derivataffärer: 1. Derivataffärerna ska ha en jämn fördelning på minst fyra motparter. 2. Maximal tillåten andel derivataffärer per motpart ska vara 50%. 3. Det positiva marknadsvärdet per motpart för derivatinstrument får högst uppgå till 150 mkr. Om detta värde överskrids på grund av marknadsrörelser får inga derivataffärer göras med denna motpart. Befintliga affärer åtgärdas inte. Om en motpart får försämrad kreditvärdighet under nivåerna i 7.2.2 får inga nya affärer ingås med den motparten. Befintliga affärer åtgärdas inte. 7.3 Finansieringsrisk Med finansieringsrisk vid upplåning menas risken att kommunkoncernen vid varje tillfälle inte kan erhålla likvida medel till finansiering, samt att likvida medel inte kan lånas upp utan påtaglig kostnadsökning. Finansieringsrisken ökar om Sundsvalls kommuns kreditvärdighet försämras eller blir alltför beroende av en finansieringskälla, samt om hela eller en stor del av skuldportföljen förfaller vid ett eller några enstaka tillfällen. Vid goda affärslägen och då det finns nära förestående kreditbehov får förtida upplåning genomföras och beloppet placeras till dess behovet uppstår. 7.3.1 Hantering av finansieringsrisk För att begränsa finansieringsrisken eftersträvas en jämn förfallostruktur över tiden för lånens slutförfall, samt att finansieringen fördelas på flera motparter och finansieringskällor. Förhandling med finansiärer ska ske löpande för att säkerställa en bra finansiering. 21

7.3.2 Begränsning av finansieringsrisk Finansieringsrisken begränsas genom att kapitalbindningstiden ska vara fördelad inom nedanstående intervall. En god spridning av lånen över tiden ska även gälla inom varje intervall. Begränsningen gäller för varje enhet inom kommunkoncernen. Vid varje tid återstående löptid Andel förfallande belopp 0-1 år 20-50% 1-2 år 10-30% 2-3 år 10-30% 3-5 år 0-30% 5-20 år 0-20% För hantering av finansiell leasing se 6.3 Leasing. 7.4 Likviditetssrisk Med likviditetsrisk avses risken att en placering av överskottsmedel inte kan omsättas till likvida medel utan en påtaglig kostnadsökning. Med likviditetsrisk vid upplåning menas risken att kommunkoncernen inte har tillgång till likvida medel vid förutsedda och oförutsedda betalningar. 7.4.1 Hantering av likviditetsrisk För att begränsa likviditetsrisken får placeringar endast ske i instrument med god likviditet. Kommunkoncernen ska tillförsäkra sig likvida medel så att en god betalningsberedskap 10 kan upprätthållas. För att garantera betalningsberedskapen ska kommunkoncernen hålla en likviditetsreserv (se 4.3 Likviditetsreserv). 7.4.2 Begränsning av likviditetsrisk För att begränsa likviditetsrisken gäller följande riktlinjer. Placeringar får endast ske i följande typer av instrument: 1. Räntebärande konto med rätt till omedelbart uttag. 2. Stadsskuldväxlar, statsobligationer samt andra certifikat och obligationer med god likviditet. Se även punkt 7.2.2 Begränsning av motpartrisk. Den kortfristiga betalningsberedskapen (likvida medel, checkkredit eller kreditlöften) ska motsvara minst 80 % av de skulder som förfaller inom rullande 12 månader. 10 Kommunfullmäktige fastställer årligen mätbara mål för betalningsberedskapen i dokumentet Mål och resursplan. 22

7.5 Operativa risker Operativ risk kan definieras 11 som, risken för förluster på grund av icke ändamålsenliga eller otillräckliga interna rutiner, avsiktliga eller oavsiktliga mänskliga fel, felaktiga system eller till följd av externa händelser. Definitionen inkluderar legal risk. Legal risk kan definieras som risken för förluster till följd av brister i den rättsliga dokumentationen (avtalen) av internbankens affärsrelationer. 7.5.1 Hantering av operativa risker En god riskkultur i en organisation speglas av ett spritt riskmedvetande och en effektiv riskhantering. En viktig förutsättning för att uppnå detta är att: Kommunfullmäktige känner till den finansiella verksamhetens huvudsakliga operativa risker och hur de styrs och kontrolleras. Kommunstyrelsen tillser att resurser allokeras för att stödja en god riskkultur inom kommunkoncernens finansiella verksamhet. Kommunstyrelsen, nämnder, bolag och kommunalförbund, tillser att en god riskhantering tillämpas för den finansiella verksamheten hos dem. 7.5.2 Begränsning av operativa risker De operativa riskerna kan begränsas genom att minimera risken för avsiktliga och/eller oavsiktliga fel som i sin tur kan orsaka förluster. Nedan anges hur alla enheter inom kommunkoncernen, som deltar i den finansiella verksamheten, kan begränsa sina operativa risker: En hög administrativ kvalitet, där personalens kompetens och befogenheter är tillräckliga och adekvata. Dokumenterade och uppdaterade rutiner och processer, som är kända av personalen, samt fungerande back-up-rutiner. Finanssystem och övriga IT-system som är verksamhetsanpassade, säkra och tillförlitliga. Legal dokumentation som korrekt motsvarar kommunens affärsrelationer, samt att lagar och regler tolkats på rätt sätt när finansiella kontrakt upprättats. Säkerställa att finanshanteringen sker i linje med finanspolicyn och dess tillämpningsanvisningar avseende ansvar, rapportering och hanteringen av finansiella risker. Ansvaret ska vara väl definierat och rapporteringsvägarna ska vara tydliga. Att så långt som möjligt säkerställa personoberoende och funktionsåtskillnad (se 9.1 Intern kontroll). 11 Enligt Finansinspektionens definition av operativa risker. 23

8 Finansiella instrument 8.1 Derivatinstrument Som ett led i den finansiella riskhanteringen är användningen av derivatinstrument flexibelt och kostnadseffektivt. Derivatinstrument får användas under förutsättning att: De totala finansiella positionerna alltid kan hållas inom beslutade gränsvärden för finansiella risker. Syftet är att förändra risken i befintliga eller planerade finansiella positioner och transaktioner. Det finns en underliggande 12 finansiell transaktion. Kostnaden för att förändra risken beaktats. Systemstöd för finansiell kontroll över befintliga positioner och risker finns. Inom kommunkoncernen är det endast internbanken som får handla derivatinstrument med externa motparter. Undantag finns för koncernen Sundsvalls Energi som enligt Finanspolicy för koncernen Sundsvall Energi, själva får handla derivatinstrument för att hantera valutarisk, elprisrisk och prisrisk för olja och utsläppsrätter. Kommunen ska eftersträva ISDA-avtal 13 för handel med derivatinstrument, men minst ha den svenska motsvarigheten av derivatavtal. 8.2 Tillåtna derivatinstrument Följande derivatinstrument är tillåtna: Valutaterminer Ränteterminer och framtida ränteavtal (FRA) 14 Ränteoptioner och valutaoptioner Räntetak, räntegolv, räntekorridor (caps, floors och collars) Ränteswap och valutaswap Finansiella kontrakt för prissäkring av el och olja (elterminer, eloptioner, oljeoptioner) Kombinationer av ovanstående derivatinstrument sk strukturerade produkter (exempelvis stängningsbara swapar och tröskelswapar). För begränsning av strukturerade produkter, se 7.1.1 Ränterisk. Valutaterminer 12 Exempelvis ett lån, produktion eller förbrukning. 13 International Swaps and Derivatives Association avtal (ISDA-avtal) är ett internationellt standardavtal som reglerar handel av derivat mellan två motparter. 14 Detta förutsätter att det finns ett känt framtida finansieringsbehov. 24

Valutaterminer kan med fördel användas för att eliminera valutarisk vid t ex utlandsupplåning. Då terminen görs samtidigt med upplåningen i utländsk valuta ska upplåningen betraktas som ett lån i svenska kronor, dvs. all valutakursrisk är eliminerad. Ränteterminer och framtida ränteavtal (FRA) Ränteterminer och FRA i svenska kronor får användas för att säkra upp framtida ränterisk, t ex då ett svenskt lån ska upphandlas i framtiden. I dessa fall medför affären att parterna kommer överens om en bestämd ränta för en bestämd löptid. Ränteoptioner Ränteoptioner kan med fördel användas med syftet att förändra risken i befintliga eller planerade finansiella positioner. En ränteoption är ett finansiellt instrument som ger innehavaren rättigheten, men inte skyldigheten, att i framtiden erhålla förutbestämda villkor med en motpart. Räntetak, räntegolv och räntekorridor (caps, floors och collars) Räntetak, räntegolv och kombinationer av dessa får användas med syftet att förändra risken i befintliga eller planerade finansiella positioner. Dessa finansiella instrument är utformade för att begränsa räntefluktuationer för tillgångar och skulder med rörlig ränta. Med räntetak och räntegolv fastställer man en högsta ränta eller en lägsta ränta, vilket ger benämningen tak respektive golv. En korridor är en kombination av ett tak och ett golv, dvs. räntan tillåts att variera i intervallet mellan tak och golv. Genom att sälja ett golv (erhåller en premie) kan ett tak finansieras (betalar en premie), och då uppstår en korridor. Ränteswappar och valutaswappar Ränteswappar kan med fördel användas för att göra om räntestrukturen på ett underliggande lån, t ex från fast till rörlig ränta eller tvärtom. Om ett lån dessutom är upptaget i utländsk valuta får valutaränteswappar användas för att eliminera valutakursrisken samtidigt som räntestrukturen görs om. Finansiella kontrakt för prissäkring av el (elterminer och eloptioner) Elkontrakt används för prissäkring av el. Kontrakten är en överenskommelse mellan köpare och säljare att leverera en bestämd mängd el till ett specificerat pris vid en bestämd tidpunkt i framtiden. 25

9 Affärsadministration 9.1 Intern kontroll Den finansiella verksamhet som bedrivs av internbanken behöver organiseras så att en god och tillräcklig intern kontroll uppnås. Nedan anges hur internbanken arbetar för att uppnå en god intern kontroll: Funktionsåtskillnad - för att öka säkerheten i affärstransaktionerna ska minst två personer alltid medverka vid alla finansiella flöden (ex upplåning, placering, derivataffärer och betalningsflöden). Alla affärsavslut ska omedelbart dokumenteras och överlämnas till en annan person som kontrollerar och registrerar affären. Alla bekräftelser (avräkningsnotor) angående finansiella transaktioner ska stämmas av löpande, samt handläggas av en annan person än den person som gjort affärstransaktionen. Personoberoende - alla arbetsuppgifter inom detta område som faller på internbanken bör kunna utföras av minst två personer. 9.2 Systemstöd För att internbanken ska kunna utföra en effektiv och säker hantering av den finansiella verksamheten behövs ändamålsenliga, flexibla och tillförlitliga IT-system. Nedan beskrivs de IT-system som internbanken använder: Internbanken använder ett finanssystem för hantering och uppföljning av den finansiella verksamheten och dess risker. Samtliga finansiella transaktioner ska registreras i detta system, såväl interna som externa transaktioner. Behörigheterna i systemet är definierade så att två personer alltid ska medverka vid registrering av alla typer av transaktioner. Internbanken använder de tjänster som bankerna tillhandahåller för hantering av betalningar, administration av koncernkontosystemet och information om banksaldon, via exempelvis internet eller filöverföringar. Internbanken använder kommunens redovisningssystem som huvudbok. Avstämning mellan finanssystemet och huvudboken sker månatligen och god redovisningssed tillämpas. För marknadsinformation, i realtid och historiskt, använder internbanken ett informationssystem. 26

10 Rapportering och uppföljning 10.1 Syfte Syftet med rapporteringen är att: Informera kommunfullmäktige och kommunstyrelsen om kommunkoncernens finansiella verksamhet. Sammanställa och kontrollera finansiella risker inom kommunkoncernen. Följa upp utfall mot fastställda limiter. Att säkerställa att finanspolicy och tillämpningsanvisningar efterlevs. 10.2 Rapporteringsstruktur Internbanken är ansvarig för kommunens finansiella hantering och ska därmed tillse att erforderlig rapportering upprättas. Rapporteringen ska bygga på information från de kommunala bolagen och information om kommunens verksamhet. Nedan följer riktlinjer för rapporteringen: Kommunstyrelsen ska, i linje med övrig ekonomisk rapportering, rapportera finansverksamhetens utveckling till kommunfullmäktige. Internbanken upprättar månatligen en rapport om finansverksamhetens utveckling. Rapportering till kommunstyrelsen sker i linje med övrig ekonomisk rapportering. Bolag och nämnder ska rapportera den information som kommunstyrelsen anger i tillämpningsanvisningarna. Internbanken och bolagen har ett ömsesidigt rapporteringansvar. För att internbanken ska kunna uppfylla sina åtaganden, krävs att bolagen lämnar erforderliga uppgifter. Internbanken å sin sida ska förse bolagen med nödvändig information för att de ska kunna upprätta önskvärd och fullständig rapportering. Nedan beskrivs kommunkoncernens rapporteringsstruktur för den finansiella verksamheten. Tabell 1: Rapporteringsstruktur Rapport Finansiell rapportering som en del av årsredovisning Finansiell rapportering tertialvis Finansiell rapportering månadsvis Framställs av KF mottagare Internbanken I linje med övrig ekonomisk rapportering Internbanken Internbanken KS mottagare I linje med övrig ekonomisk rapportering Koncernstaben I linje med övrig ekonomisk rapportering Bolag 27

Ränteprognos tertialvis Internbanken I linje med övrig ekonomisk rapportering Internbanken Årsvis Årsvis Räntebudget som del av MRP Engagemangsbesked Internbanken Tertialvis Likviditetsplan Bolagen och Enligt schema från nämnder internbanken Valutaflöden från Bolagen och När det uppstår. 1.000 tkr och över nämnder Not. KF avser kommunfullmäktige, KS avser kommunstyrelsen. Specifika eller avvikande händelser rapporteras utan tidsfördröjning till kommunstyrelsen. 10.3 Rapporteringens innehåll Den finansiella rapporten ska som minimum innehålla följande uppgifter: Kommunens övergripande finansiella läge och finansiell nettolåneskuld. Portföljernas sammansättning vad gäller volym, löptider och ränta för tillgångar respektive skulder. Ränterisk för tillgångar och skulder. Finansieringsrisk för tillgångar och skulder. Kreditramar. Motpartstabell. Övrig information av intresse i anslutning till finansverksamheten. 10.4 Likviditetsrapportering För planering av kommunkoncernens behov av likvida medel, ska nämnder och bolag lämna likviditetsplaner till internbanken. Planerna ska uppdateras enligt schema från internbanken. Nämnder och bolag ska utan anmaning rapportera större avvikelser i det planerade penningflödet, samt att uppdatering av likviditetsplanerna ska ske vid de tidpunkter som internbanken anger. Det är viktigt att investeringsplaneringen och budgeteringen är omsorgsfull för att ge ett säkert underlag för likviditetsplaneringen. 11 Borgen Kommunen har en restriktiv inställning till borgen. All upplåning inom kommunkoncernen ska ske via internbanken varför ingen borgen är aktuell. Ett borgensåtagande innebär en kreditrisk för kommunen, eftersom åtagandet innebär att fullgöra betalningsförpliktelser för gäldenärens (låntagarens) räkning om den inte kan göra det. Skulle nya borgensåtaganden bli aktuella är det kommunfullmäktige som i varje enskilt fall fattar beslut om detta. Beslut om borgen ska då innehålla en bedömning av den risk kommunen ikläder sig. 28