Kallelse/underrättelse VARBERGS KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Beslutsorgan Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 29 januari

Transkript

1 Kallelse/underrättelse VARBERGS KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Beslutsorgan Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 29 januari, kl Plats Bäckgatan 3 Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Upphandling av leasingfordon (KS 2018/0554-4) 5. Reviderad finanspolicy (KS 2018/0676-1) 6. Reviderade tillämpningsanvisningar till finanspolicy (KS 2018/0677-1) 7. Beredningsmöte Hallands hamnar 8. Information om Bua hamnplan 9. Avstämning om utformning av mötesrum i Stadshus A 10. Köp av fastigheten Spannarp 65:1, del av (KS 2019/0002-1) 11. Svar på ansökan om arrangörsbidrag till Varbergs sommargiro 2019 (KS 2019/0022-2) 12. Marknadsföringsavtal Varbergs BoIS FC (KS 2019/0025-2) 13. Svar på motion om förbud mot böneutrop på offentliga platser (KS 2018/0323-6) 14. Svar på motion från Erik Hellsborn (SD) om fler parkeringsplatser på Östergården (KS 2017/0097-9) 15. Rapport regionalt samarbete 16. Rapport kurser och konferenser 17. Information från kommunstyrelsen förvaltning POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) ks@varberg.se Varberg TELEFAX WEBBPLATS

2 Varbergs kommun Kommunstyrelsens förvaltning Kallelse/underrättelse Marcus Andersson Sekreterare Om handlingar saknas eller ytterligare beslutsunderlag önskas kontakta

3 VARBERGS KOMMUN Upphandling av leasingfordon POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFON TELEFAX Varberg ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS WEBBPLATS

4 Beslutsförslag (1) Dnr: KS 2018/ Kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förvaltning Merja Olmedo, Reviderad finanspolicy Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen kommunfullmäktige besluta 1. anta förslag till reviderad finanspolicy. att föreslå Beskrivning av ärendet Finanspolicy revideras och fastställs vart tredje år eller vid behov. Nuvarande finanspolicy reviderades Internbanken har arbetat fram ett reviderat förslag till finanspolicy. Policyns övergripande syfte och mål har inte ändrats. Den ändring som är av större betydelse är målet för likviditetsförvaltningen. Det nuvarande målet att minska låneskulden har ändrats till att låna enbart vid behov inom kommunfullmäktiges angivna ramar (s. 10) vilket är i linje med den expansiva investeringsnivån kommunkoncernen finner sig i. En annan ändring finns under rubrik Rapporteringstruktur (s. 16). Internbankens uppgift att upprätta rapport till bolagen sex gånger om året om bolagets ställning har tagits bort. Internbanken har utvecklat användandet av KI finans och den information som bolagen fick via interbanksrapporter kan de numera få direkt i KI finans. Gällande borgen är det ekonomikontoret som tar fram ett utlåtande till kommunfullmäktige istället för internbanken. (s. 10) Kommunstyrelsens förvaltning Stefan Tengberg Ekonomidirektör Merja Olmedo Finansekonom Protokollsutdrag Merja Olmedo Stefan Tengberg POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFON TELEFAX Varberg ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se WEBBPLATS

5 Finanspolicy Varbergs kommunkoncern Dokumenttyp: Dokumentnamn: Diarienummer: Policy Finanspolicy Varbergs kommunkoncern KS Beslutad av: Beslutsdatum: Giltig till och med: Kommunfullmäktige Gäller för: Dokumentansvarig avdelning: Senast reviderad: Varbergs kommunkoncern Ekonomikontoret

6 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING SYFTE MED FINANSPOLICY AVGRÄNSNINGAR POLICYSTRUKTUR GILTIGHET OCH UPPDATERINGAR ÖVERGRIPANDE MÅL ORGANISATION KONCERNSAMORDNING KONCERNEKONOMIGRUPP VARBERGS KOMMUN OCH BOLAGEN ANSVARSFÖRDELNING KOMMUNFULLMÄKTIGE KOMMUNSTYRELSEN EKONOMIDIREKTÖREN NÄMNDER BOLAGEN VARBERGS STADSHUS AB LIKVIDITETSFÖRVALTNING MÅL LIKVIDITETSPLANERING LIKVIDITETSRESERV PLACERING AV ÖVERSKOTTSLIKVIDITET BETALNINGSFLÖDEN BANKRELATIONER SKULDFÖRVALTNING MÅL EXTERN UPPLÅNING LEASING INTERNA LÅN RISKHANTERING FINANSIELLA INSTRUMENT DERIVATINSTRUMENT

7 8.1.1 SÄKRINGSREDOVISNING AV DERIVATINSTRUMENT AFFÄRSADMINISTRATION OCH UPPFÖLJNING INTERN KONTROLL SYSTEMSTÖD RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING RAPPORTERINGSSTRUKTUR BORGEN

8 1. INLEDNING För att garantera att kommunkoncernens finansiella tillgångar och skulder hanteras effektivt ska kommunkoncernen arbeta utifrån en fastställd genomtänkt finanspolicy med därtill hörande strategier. Varbergs kommun, kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder samt helägda bolag benämns fortsättningsvis i denna policy för kommunkoncernen. De helägda bolagen benämns fortsättningsvis för bolagen. Varbergs kommun, kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder benämns fortsättningsvis för kommunen. Med enhet i kommunkoncernen avses fortsättningsvis både helägt bolag och kommunen. 1.1 SYFTE MED FINANSPOLICY Syftet med finanspolicyn är att: Definiera och fastställa ramar och riktlinjer för hur finansverksamheten 1 inom kommunkoncernen ska bedrivas. Ange hur ansvaret för finansverksamheten är fördelat. Ange vilka finansiella risker som kommunkoncernen är beredd att ta samt hur dessa ska begränsas. Fastställa hur den finansiella rapporteringen och kontrollen ska utföras. Säkerställa att man genom att följa policyn uppfyller Kommunallagens krav i kapitel 8, 2 och 3, avseende medelsförvaltning. 1.2 AVGRÄNSNINGAR Med förvaltningen av tillgångar avses överskottslikviditet som placeras med löptider upp till ett år. Förvaltning av stiftelsekapital regleras i Placeringspolicy för Varbergs kommun samförvaltade donationsmedel. 1.3 POLICYSTRUKTUR Kommunfullmäktige fastställer finanspolicyn och kommunstyrelsen fastställer kompletterande tillämpningsanvisningar till finanspolicyn. Dessa dokument ska följas av kommunens finansfunktion internbanken, kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och helägda bolag2. 1 Med finansverksamhet avses i denna policy tillgångs- och skuldförvaltning, där tillgångarna avser överskottslikviditet. 2 Varbergs Stadshus AB följer endast denna policy i tillämpliga delar. Sida 4 av 17

9 1.4 GILTIGHET OCH UPPDATERINGAR Finanspolicyn ska hållas uppdaterad med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunkoncernen och på de finansiella marknaderna. Finanspolicyn ska uppdateras vart tredje år eller vid behov. Inträffar händelser som motiverar ändringar i finanspolicyns riktlinjer, ska kommunstyrelsen föreslå uppdatering av finanspolicyn. 1.5 ÖVERGRIPANDE MÅL Övergripande mål för den finansiella verksamheten: Kommunkoncernens finansverksamhet ska drivas så att den medverkar till att säkerställa kommunkoncernens betalningsförmåga på kort och lång sikt. Verksamheten ska sträva efter att kapitalanskaffning och kapitalanvändning blir effektiv. Inom ramen för denna uppgift och inom fastställda riskbegränsningar, ska en så god avkastning som möjligt och en så låg upplåningskostnad som möjligt eftersträvas. Målet är att uppnå bästa möjliga finansnetto för kommunkoncernen. Kommunkoncernen ska därutöver sträva efter att uppnå bästa möjliga villkor för betalningsflöden och övriga finansiella tjänster. Den finansiella verksamheten ska genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls. Sida 5 av 17

10 2. ORGANISATION 2.1 KONCERNSAMORDNING Den externa och interna finansiella verksamheten i kommunkoncernen ska enligt denna policy bedrivas i Varbergs kommuns internbank. Organisatoriskt är internbanken placerad inom ekonomikontoret som är en del av kommunstyrelsens förvaltning. Internbanken ska, inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, samordna finansverksamheten i kommunkoncernen. Internbankens övergripande uppdrag är att ansvara för kommunkoncernens kapitalförsörjning, tillgodose kommunkoncernens behov av finansiell kompetens samt verka för att på bästa sätt uppnå målet med finansverksamheten. Bolagen ansvarar i enlighet med aktiebolagslagen och inom ramen för gällande bolagsordning och ägardirektiv självständigt för sin ekonomiska verksamhet, men ska vända sig till internbanken i sin finansiella verksamhet KONCERNEKONOMIGRUPP Knutet till internbanken finnas ett finansråd. Finansrådet ska vara ett rådgivande organ till internbanken och bestå av tjänstemän från respektive bolag samt kommunen. Knutet till internbanken finns en koncernekonomigrupp. Koncernekonomigruppen ska vara ett rådgivande organ till internbanken och bestå av tjänstemän från respektive bolag samt kommunen. 2.2 VARBERGS KOMMUN OCH BOLAGEN Förvaltningar och bolag ska vända sig till internbanken vid all typ av finansiell verksamhet. Med finansiell verksamhet avses upplåning, leasing, placering, finansiella tjänster, finansiella risker, hantering av penningflöden och banktjänster (dvs. bankkonton, valutor betalkortsterminaler, kort som betalningsmedel samt kontanthantering). Alla finansiella transaktioner3 ska göras med internbanken. Enskild förvaltning eller bolag får aldrig agera på egen hand4 mot externa motparter. 3 4 Leasing, upplåning, placering, hantering av penningflöden och banktjänster. Om inte internbanken godkänt ett sådant upplägg. Sida 6 av 17

11 3. ANSVARSFÖRDELNING Ansvaret för finansverksamheten inom kommunkoncernen fördelas kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt nämnder och bolag, enligt nedan. mellan 3.1 KOMMUNFULLMÄKTIGE Kommunfullmäktige fastställer finanspolicy och kommunfullmäktiges ansvar består i att: Lämna övergripande riktlinjer för medelsförvaltningen, enligt Kommunallagen 8 kapital 3, via finanspolicy. Fastställa finanspolicyn efter förslag från kommunstyrelsen. Följa utvecklingen av finansverksamheten genom årsbokslut och övrig finansiell rapportering i enlighet med den årligt fastställda planen för ekonomisk rapportering. Besluta om en ram för kommunkoncernens externa upplåning. Besluta om en ram för kommunens egen upplåning. Beslut om en ram för utlåning till respektive bolag. Besluta om eventuell långfristig utlåning ej helägda bolag5 och och checkräkningskredit till bolag6 och kommunalförbund. Besluta om eventuellt utfärdande av borgensåtagande (se punkt 10 Borgen). Besluta om publika låneprogram7. Kommunfullmäktige delegerar ansvaret till kommunstyrelsen inom ramen för denna finanspolicy. 3.2 KOMMUNSTYRELSEN Kommunstyrelsens ansvar består i att: Tillgodose hela kommunkoncernens kapitalförsörjning. Överlämna utarbetat förslag till finanspolicy till kommunfullmäktige för fastställande. Vid behov ompröva finanspolicyn och informera kommunfullmäktige om det finns behov av förändringar. Vara väl insatt och löpande följa kommunens finansiella verksamhet via fortlöpande rapportering från internbanken. Fastställa tillämpningsanvisningar till finanspolicyn för kommunkoncernen. Tillse att den fastställda finanspolicyn och dess tillämpningsanvisningar efterlevs och sprids i organisationen. 5 Vid långfristig utlåning till ej helägda bolag krävs säkerhet. Vid långfristig utlåning till ej helägda bolag krävs säkerhet. 7 Avser upplåning via obligationer och certifikat. 6 Sida 7 av 17

12 Godkänna kommunens och moderbolagets förslag till räntestrategier. Besluta om checkräkningskredit för ej helägda bolag. Fastställa befogenheter och utfärda fullmakter om vilka som har rätt att företräda kommunen. Kommunstyrelsen delegerar ansvaret för den finansiella verksamheten till kommundirektören och till ekonomidirektören enligt kommunstyrelsens delegationsordning och fullmakter. 3.3 EKONOMIDIREKTÖREN Ekonomidirektörens ansvar består i att: Om särskilda skäl finns, besluta om tillfälliga och mindre avsteg från finanspolicyn och rapportera detta vid nästa rapporteringstillfälle till kommunstyrelsen, vilka därefter rapporterar till kommunfullmäktige. 3.4 NÄMNDER Nämndernas ansvar består i att: Implementera och följa finanspolicyn och tillämpningsanvisningarna. Alla finansiella transaktioner ska utföras genom internbanken. Tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att internbanken ska kunna hantera upplåning, placeringar, valuta, finansiella risker och likviditetsstyrning. 3.5 BOLAGEN Styrelsen ska i linje med ägardirektiv utfärdade av kommunfullmäktige ansvara för att: Säkerställa att de finansiella riskerna identifieras i bolagen. Finanspolicyn och tillämpningsanvisningarna implementeras och följs av bolaget. Alla finansiella transaktioner och flöden utförs med internbanken. Operativt ansvara för sina transaktioner med internbanken. Tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att internbanken ska kunna hantera upplåning, placeringar, valuta, finansiella risker och likviditetsstyrning. Anta finanspolicyn och tillämpningsanvisningarna till denna. Vid behov, och inom ramen för policyn, anvisningarna samt ägardirektiven, kan bolagen upprätta en bolagsspecifik policy respektive anvisning. Besluta om räntestrategi8 för bolaget att förhålla sig till samt årligen revidera densamma. 8 Räntestrategin lämnas till styrelsen i moderbolaget Varbergs Stadshus AB för beslut och godkännande. Moderbolagets och kommunens räntestrategi lämnas till kommunstyrelsen för godkännande. Sida 8 av 17

13 3.6 VARBERGS STADSHUS AB Styrelsen i Varbergs Stadshus AB ansvarar, utöver ovanstående i punkt 3.5, för: Godkänna bolagens förslag till räntestrategier. Sida 9 av 17

14 4. LIKVIDITETSFÖRVALTNING För att effektivisera förvaltningen och hanteringen av likviditet ska en samordning för hela kommunkoncernen göras. Kommunkoncernens penningströmmar ska samlas i ett koncernkonto så att utgående och ingående betalningsflöden kan kvittas mot varandra. 4.1 MÅL Mål för likviditetsförvaltningen: Kommunkoncernen ska hålla en väl avvägd likviditet och sträva efter att minska låneskulden att låna enbart vid behov inom kommunfullmäktiges angivna ramar. God betalningsberedskap för kommunkoncernen. Kommunstyrelsen fastställer i sina tillämpningsanvisningar riktlinjer för god betalningsberedskap. Överskottslikviditet ska placeras så att en så god avkastning som möjligt genereras till en betryggande risknivå. 4.2 LIKVIDITETSPLANERING För att samordningen av likviditetsplaneringen ska bli korrekt, ska alla förvaltningar och bolag upprätta likviditetsplaner, då internbanken efterfrågar en sådan. Dessa sammanställs sedan av internbanken i en gemensam likviditetsplan för kommunkoncernen. Likviditetsplaneringen för kommunkoncernen innefattar kommunkoncernens investeringar och löpande verksamhet och ska: Vara till grund för bedömning av betalningsberedskapen. Utgöra underlag för beslut om upplåning och placering av likvida medel. 4.3 LIKVIDITETSRESERV En god betalningsberedskap uppnås genom att hålla en likviditetsreserv. Denna reserv garanterar att kommunkoncernen vid varje tillfälle fullföljer sina betalningsförpliktelser. I likviditetsreserven räknas in obundna bankmedel, marknadsvärdet på placeringar som kan frigöras på tre bankdagar, outnyttjade kreditlöften och framtida positiva netton av kassaflöden inom tre dagar. Likviditetsreservens storlek specificeras i tillämpningsanvisningarna. 4.4 PLACERING AV ÖVERSKOTTSLIKVIDITET Bestående överskottslikviditet ska i första hand användas till att minska enhetens låneskuld. För de fall kommunkoncernen har tillfällig överskottslikviditet får den placeras i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Placeringarnas löptid bestäms utifrån kommunkoncernens likviditetsprognos. Alternativkostnaden ska alltid övervägas. Kommunstyrelsen fastställer i sina tillämpningsanvisningar godkända instrument och motparter för placering av överskottslikviditet. Sida 10 av 17

15 5. BETALNINGSFLÖDEN Rutiner ska utformas så att kommunkoncernen får betalt för sålda varor och tjänster så snart som möjligt vad gäller inbetalningar. För utbetalningar gäller att de utförs på rätt förfallodag. Betalningsflödena samordnas i ett koncernkontosystem. Alla koncerninterna betalningar ska utföras i koncernkontosystemet. För in- och utbetalningar gäller att följa de regler som är fastställda i gällande attestreglemente och tillämpningsanvisningar för attestreglemente. För inbetalningar gäller även regler för fakturering och krav. 5.1 BANKRELATIONER Internbanken ska upprätthålla kontakter med banker och finansiärer och tillse att kommunkoncernen erhåller de banktjänster som behövs för verksamheterna. Varbergs kommun upphandlar banktjänster för kommunkoncernen. Sida 11 av 17

16 6. SKULDFÖRVALTNING Genom att hela kommunkoncernens upplåning hanteras av internbanken, kan kommunkoncernens totala lånevolym utnyttjas vid låneupphandlingar. Upplåning ska alltid utgå ifrån kommunkoncernens kapitalförsörjningsbehov. 6.1 MÅL Målet är en aktiv skuldförvaltning i syfte att minimera kostnaderna för kommunkoncernens finansiering, samt säkerställa att tillräckligt med likviditet alltid finns att tillgå. 6.2 EXTERN UPPLÅNING För kommunkoncernen fastställs av kommunfullmäktige en låneram, som baseras på nästkommande års budget. Låneramen innefattar befintliga lån, omsättning av dessa samt upptagande av nya lån. Extern upplåning får endast göras av internbanken och enligt följande riktlinjer: En jämn förfalloprofil ska eftersträvas. Upplåningen ska spridas på flera motparter Upplåningen ska spridas på de motparter som har bäst villkor vid upphandling. Förfalloprofilen och godkända former av upplåning specificeras i tillämpningsanvisningarna. 6.3 LEASING Leasing jämställs med upplåning och prövas och beslutas av internbanken för hela kommunkoncernen. Leasing kan t.ex. användas som finansiering vid inköp av personbilar, utrustning eller maskiner. Leasing omfattas av reglerna för upplåning i denna policy. För de fall leasing bedöms vara mest fördelaktigt ska denna godkännas9 i förväg av internbanken. 6.4 INTERNA LÅN Bolagens upplåning ska alltid ske genom förmedlade10 lån från internbanken. Utlåning till bolagen inom kommunkoncernen, ska i första hand göras så att risk inte uppstår inom kommunen. Utlåningen till bolagen kommer att synas i kommunens balansräkning som ökade 9 Internbanken kan lämna ett tillstånd till bolagen att själva hantera och besluta om leasingfrågor som är av mindre ekonomisk karaktär. 10 Undantag gäller för Varbergs Stadshus AB. Sida 12 av 17

17 låneskulder och som fordringar på bolagen. Utlåningen kan även göras via lämnad checkräkningskredit11 i koncernkontot där kommunen är att betrakta som långivare till bolagen. All utlåning från kommunens internbank till bolagen ska ske enligt genomsnittsprincipen 12. Det innebär att internbankens upplåningskostnader, efter tillägg av en marknadsmässig marginal13, utgör räntekostnaden för bolagen. Internbankens upplåningskostnader, utgör efter tillägg av en marknadsmässig marginal14 och räntekostnaden för bolagen. Det motsvarar samma villkor bolaget hade kunnat erhålla vid en extern upplåning på egna meriter. 11 Med checkräkningskredit menas möjligheten att låna pengar på ett checkkonto upp till en viss beloppsgräns (limit). Det är en vanlig form av kredit för rörelsekapital. 12 Respektive enhet har en egen låneportfölj varifrån en genomsnittsränta debiteras. 13 Kommunens prissättning ska eftersträva marknadsmässiga villkor i syfte att möta lagkrav på konkurrensneutralitet. 14 Kommunens prissättning ska eftersträva marknadsmässiga villkor i syfte att möta lagkrav på konkurrensneutralitet. Sida 13 av 17

18 7. RISKHANTERING All form av ekonomisk verksamhet innebär alltid ett visst mått av finansiellt risktagande. En passiv finansförvaltning innebär att inga åtgärder vidtas för att minimera eller parera risker. Genom en aktiv finansförvaltning skapas möjligheter till ett rationellt hanterande av risker med beaktande av den kostnad som det medför att minska eller eliminera riskerna. Kommunkoncernens finansiella risker utgörs främst av: Marknadsrisker15 Motpartsrisk16 Finansieringsrisk17 Likviditetsrisk18 Operativa risker19 Kommunstyrelsen fastställer i sina tillämpningsanvisningar begränsningar för de olika riskerna. 15 Risken för försämrat resultat till följd av ändringar i exempelvis marknadsräntor, valutakurser och elpriser. Risken att en motpart inte kan fullfölja de förpliktelser som avtalet innebär. 17 Risken att vid någon tidpunkt inte ha tillgång till, eller endast mot en ökad kostnad ha tillgång till, medel för betalningar. 18 Risken att ej få betalt från en motpart. 19 Risken att drabbas av förluster till följd av bristfälliga interna processer, fel orsakade av den mänskliga faktorn eller felaktiga system. 16 Sida 14 av 17

19 8. FINANSIELLA INSTRUMENT 8.1 DERIVATINSTRUMENT Som ett led i den finansiella riskhanteringen är användningen av derivatinstrument flexibelt och kostnadseffektivt. Derivatinstrument får användas under förutsättning att: De totala finansiella positionerna alltid kan hållas inom beslutade gränsvärden för finansiella risker. Syftet är att förändra risken i befintliga eller planerade finansiella positioner och transaktioner. Det finns en underliggande finansiell 20 transaktion. Kostnaden för att förändra risken beaktats. Systemstöd för finansiell kontroll över befintliga positioner och risker finns. All användning av derivatinstrument förutsätter god förståelse för instrumentets funktion, prissättning, tillhörande risker och administrativa rutiner som kan hantera dessa affärer. Kommunkoncernens derivattransaktioner21 ska göras av internbanken. Riskbedömning och konsekvensanalys av en derivattransaktion ska alltid göras före affärsavslut. Kommunstyrelsen anger i tillämpningsanvisningarna godkända instrument och motparter för handel med derivatinstrument SÄKRINGSREDOVISNING AV DERIVATINSTRUMENT Derivatinstrument får enbart användas som säkringsinstrument och inte i spekulativt syfte och ska därmed säkringsredovisas22. Som en del av kommunkoncernens ränteriskhantering ingår att säkringsinstrumenten kan ersättas eller överflyttas till andra säkringsinstrument med syfte att åstadkomma en jämn och stabil räntekostnad över tiden. 20 Exempelvis ett lån, produktion eller förbrukning. Undantag finns för koncernen Varberg Energi som enligt Riskpolicy för elhandel, själva får handla derivatinstrument för att hantera valutarisk och elprisrisk. 22 Enligt RKRs rekommendation om redovisning av derivat och säkringsredovisning. 21 Sida 15 av 17

20 9. AFFÄRSADMINISTRATION OCH UPPFÖLJNING 9.1 INTERN KONTROLL Den finansiella verksamhet som bedrivs av internbanken behöver organiseras så att en god och tillräcklig intern kontroll uppnås. I tillämpningsanvisningarna anges närmare hur man inom finansverksamheten ska arbeta för att uppnå en god intern kontroll. 9.2 SYSTEMSTÖD För att internbanken ska kunna utföra en effektiv och säker hantering av den finansiella verksamheten behövs ändamålsenliga, flexibla och tillförlitliga IT-system. I tillämpningsanvisningarna beskrivs utförligare de olika IT-system som används. 9.3 RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING Syftet med rapporteringen är att: Informera kommunfullmäktige och kommunstyrelsen om kommunkoncernens finansiella verksamhet. Sammanställa och kontrollera finansiella risker inom kommunkoncernen. Följa upp utfall mot fastställda limiter. Säkerställa att finanspolicy och tillämpningsanvisningar efterlevs RAPPORTERINGSSTRUKTUR Internbanken är ansvarig för kommunens finansiella hantering och ska därmed tillse att erforderlig rapportering upprättas. Rapporteringen ska bygga på information från de kommunala bolagen och information om kommunens verksamhet. Nedan följer riktlinjer för rapporteringen: Internbanken upprättar tertialsvis en rapport till kommunstyrelsen om finansverksamheten, vilken kommunstyrelsen vidarerapporterar till kommunfullmäktige. Internbanken upprättar en rapport till bolagen sex gånger per år om bolagets ställning. Bolag och nämnder ska rapportera den information som anges i tillämpningsanvisningarna. Internbanken och bolagen har ett ömsesidigt rapporteringsansvar. För att internbanken ska kunna uppfylla sina åtaganden, krävs att bolagen lämnar erforderliga uppgifter. Internbanken å sin sida ska löpande förse bolagen med nödvändig information för att de ska kunna upprätta önskvärd och fullständig rapportering. I tillämpningsanvisningarna beskrivs rapporteringsstrukturen utförligare. Specifika eller avvikande händelser rapporteras utan tidsfördröjning till kommunstyrelsen. Sida 16 av 17

21 10. BORGEN Borgen får endast lämnas i de fall det kan anses vara av allmänt intresse att så sker och endast gällande ändamål som hör till kommunens kompetensområde. Borgen beslutas i varje fall av kommunfullmäktige. Inför beslut om borgen tar ekonomikontoret fram ett utlåtande till kommunfullmäktige med en kreditbedömning, vilken ska ge en bra bild av den kreditsökandes ekonomiska status. Bedömningen ska även omfatta en känslighetsanalys över återbetalningsförmåga samt en bedömning av risken för värdeförsämring i lämnade säkerheter. Internbanken Ekonomikontoret lämnar en rekommendation avseende uttag, storlek på eventuell borgensavgift samt giltighetstid. Borgensåtaganden ska alltid prövas/riskbedömas vid omläggning av lån. Kommunens åtagande ska också omprövas om verksamheten inte längre bedrivs enligt de kriterier som låg till grund för det ursprungliga beslutet. Sida 17 av 17

22 Beslutsförslag (2) Dnr: KS 2018/ Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning Merja Olmedo, Reviderade tillämpningsanvisningar till finanspolicy Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta 1. godkänna Tillämpningsanvisningar till finanspolicy för Varbergs kommunkoncern Beskrivning av ärendet I samband med att kommunkoncernens finanspolicy har reviderats har justeringar gjorts även i tillämpningsanvisningar. Nedan beskrivs de ändringar som är av större vikt: - Organisation, s.5 o Bolagen har lagts till och Finansråd har ändrat namn till Koncernekonomigrupp. - Ansvarsfördelning, s.6 o Kommundirektörens ansvar har flyttats till ekonomidirektören. - Låneram för bolagen, s. 10 o Låneramen ska revideras årligen istället för revideras minst. - Tillåtna motparter vid derivataffärer, s. 12 o Maximal tillåten andel derivataffärer per motpart bör vara minst 50% där ordet ska har tagits bort och ersatts med bör. - Intern kontroll, s. 15 o Vid differenser och oenighet ska ekonomidirektören informeras istället för kommundirektören. - Finansieringsrisk, s. 13 o Likviditetsreserven har ändrats från 250 mnkr till 200 mnkr. Kommunstyrelsens förvaltning Stefan Tengberg Ekonomidirektör Merja Olmedo Finansekonom POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFON TELEFAX Varberg ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se WEBBPLATS

23 Protokollsutdrag Merja Olmedo Stefan Tengberg 2 (2) Dnr: KS 2018/0677-1

24 Finanspolicy Varbergs kommunkoncern Dokumenttyp: Dokumentnamn: Diarienummer: Policy Finanspolicy Varbergs kommunkoncern KS Beslutad av: Beslutsdatum: Giltig till och med: Kommunfullmäktige Gäller för: Dokumentansvarig avdelning: Senast reviderad: Varbergs kommunkoncern Ekonomikontoret

25 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING SYFTE MED FINANSPOLICY AVGRÄNSNINGAR POLICYSTRUKTUR GILTIGHET OCH UPPDATERINGAR ÖVERGRIPANDE MÅL ORGANISATION KONCERNSAMORDNING KONCERNEKONOMIGRUPP VARBERGS KOMMUN OCH BOLAGEN ANSVARSFÖRDELNING KOMMUNFULLMÄKTIGE KOMMUNSTYRELSEN EKONOMIDIREKTÖREN NÄMNDER BOLAGEN VARBERGS STADSHUS AB LIKVIDITETSFÖRVALTNING MÅL LIKVIDITETSPLANERING LIKVIDITETSRESERV PLACERING AV ÖVERSKOTTSLIKVIDITET BETALNINGSFLÖDEN BANKRELATIONER SKULDFÖRVALTNING MÅL EXTERN UPPLÅNING LEASING INTERNA LÅN RISKHANTERING FINANSIELLA INSTRUMENT DERIVATINSTRUMENT

26 8.1.1 SÄKRINGSREDOVISNING AV DERIVATINSTRUMENT AFFÄRSADMINISTRATION OCH UPPFÖLJNING INTERN KONTROLL SYSTEMSTÖD RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING RAPPORTERINGSSTRUKTUR BORGEN

27 1. INLEDNING För att garantera att kommunkoncernens finansiella tillgångar och skulder hanteras effektivt ska kommunkoncernen arbeta utifrån en fastställd genomtänkt finanspolicy med därtill hörande strategier. Varbergs kommun, kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder samt helägda bolag benämns fortsättningsvis i denna policy för kommunkoncernen. De helägda bolagen benämns fortsättningsvis för bolagen. Varbergs kommun, kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder benämns fortsättningsvis för kommunen. Med enhet i kommunkoncernen avses fortsättningsvis både helägt bolag och kommunen. 1.1 SYFTE MED FINANSPOLICY Syftet med finanspolicyn är att: Definiera och fastställa ramar och riktlinjer för hur finansverksamheten 1 inom kommunkoncernen ska bedrivas. Ange hur ansvaret för finansverksamheten är fördelat. Ange vilka finansiella risker som kommunkoncernen är beredd att ta samt hur dessa ska begränsas. Fastställa hur den finansiella rapporteringen och kontrollen ska utföras. Säkerställa att man genom att följa policyn uppfyller Kommunallagens krav i kapitel 8, 2 och 3, avseende medelsförvaltning. 1.2 AVGRÄNSNINGAR Med förvaltningen av tillgångar avses överskottslikviditet som placeras med löptider upp till ett år. Förvaltning av stiftelsekapital regleras i Placeringspolicy för Varbergs kommun samförvaltade donationsmedel. 1.3 POLICYSTRUKTUR Kommunfullmäktige fastställer finanspolicyn och kommunstyrelsen fastställer kompletterande tillämpningsanvisningar till finanspolicyn. Dessa dokument ska följas av kommunens finansfunktion internbanken, kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och helägda bolag2. 1 Med finansverksamhet avses i denna policy tillgångs- och skuldförvaltning, där tillgångarna avser överskottslikviditet. 2 Varbergs Stadshus AB följer endast denna policy i tillämpliga delar. Sida 4 av 17

28 1.4 GILTIGHET OCH UPPDATERINGAR Finanspolicyn ska hållas uppdaterad med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunkoncernen och på de finansiella marknaderna. Finanspolicyn ska uppdateras vart tredje år eller vid behov. Inträffar händelser som motiverar ändringar i finanspolicyns riktlinjer, ska kommunstyrelsen föreslå uppdatering av finanspolicyn. 1.5 ÖVERGRIPANDE MÅL Övergripande mål för den finansiella verksamheten: Kommunkoncernens finansverksamhet ska drivas så att den medverkar till att säkerställa kommunkoncernens betalningsförmåga på kort och lång sikt. Verksamheten ska sträva efter att kapitalanskaffning och kapitalanvändning blir effektiv. Inom ramen för denna uppgift och inom fastställda riskbegränsningar, ska en så god avkastning som möjligt och en så låg upplåningskostnad som möjligt eftersträvas. Målet är att uppnå bästa möjliga finansnetto för kommunkoncernen. Kommunkoncernen ska därutöver sträva efter att uppnå bästa möjliga villkor för betalningsflöden och övriga finansiella tjänster. Den finansiella verksamheten ska genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls. Sida 5 av 17

29 2. ORGANISATION 2.1 KONCERNSAMORDNING Den externa och interna finansiella verksamheten i kommunkoncernen ska enligt denna policy bedrivas i Varbergs kommuns internbank. Organisatoriskt är internbanken placerad inom ekonomikontoret som är en del av kommunstyrelsens förvaltning. Internbanken ska, inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, samordna finansverksamheten i kommunkoncernen. Internbankens övergripande uppdrag är att ansvara för kommunkoncernens kapitalförsörjning, tillgodose kommunkoncernens behov av finansiell kompetens samt verka för att på bästa sätt uppnå målet med finansverksamheten. Bolagen ansvarar i enlighet med aktiebolagslagen och inom ramen för gällande bolagsordning och ägardirektiv självständigt för sin ekonomiska verksamhet, men ska vända sig till internbanken i sin finansiella verksamhet KONCERNEKONOMIGRUPP Knutet till internbanken finnas ett finansråd. Finansrådet ska vara ett rådgivande organ till internbanken och bestå av tjänstemän från respektive bolag samt kommunen. Knutet till internbanken finns en koncernekonomigrupp. Koncernekonomigruppen ska vara ett rådgivande organ till internbanken och bestå av tjänstemän från respektive bolag samt kommunen. 2.2 VARBERGS KOMMUN OCH BOLAGEN Förvaltningar och bolag ska vända sig till internbanken vid all typ av finansiell verksamhet. Med finansiell verksamhet avses upplåning, leasing, placering, finansiella tjänster, finansiella risker, hantering av penningflöden och banktjänster (dvs. bankkonton, valutor betalkortsterminaler, kort som betalningsmedel samt kontanthantering). Alla finansiella transaktioner3 ska göras med internbanken. Enskild förvaltning eller bolag får aldrig agera på egen hand4 mot externa motparter. 3 4 Leasing, upplåning, placering, hantering av penningflöden och banktjänster. Om inte internbanken godkänt ett sådant upplägg. Sida 6 av 17

30 3. ANSVARSFÖRDELNING Ansvaret för finansverksamheten inom kommunkoncernen fördelas kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt nämnder och bolag, enligt nedan. mellan 3.1 KOMMUNFULLMÄKTIGE Kommunfullmäktige fastställer finanspolicy och kommunfullmäktiges ansvar består i att: Lämna övergripande riktlinjer för medelsförvaltningen, enligt Kommunallagen 8 kapital 3, via finanspolicy. Fastställa finanspolicyn efter förslag från kommunstyrelsen. Följa utvecklingen av finansverksamheten genom årsbokslut och övrig finansiell rapportering i enlighet med den årligt fastställda planen för ekonomisk rapportering. Besluta om en ram för kommunkoncernens externa upplåning. Besluta om en ram för kommunens egen upplåning. Beslut om en ram för utlåning till respektive bolag. Besluta om eventuell långfristig utlåning ej helägda bolag5 och och checkräkningskredit till bolag6 och kommunalförbund. Besluta om eventuellt utfärdande av borgensåtagande (se punkt 10 Borgen). Besluta om publika låneprogram7. Kommunfullmäktige delegerar ansvaret till kommunstyrelsen inom ramen för denna finanspolicy. 3.2 KOMMUNSTYRELSEN Kommunstyrelsens ansvar består i att: Tillgodose hela kommunkoncernens kapitalförsörjning. Överlämna utarbetat förslag till finanspolicy till kommunfullmäktige för fastställande. Vid behov ompröva finanspolicyn och informera kommunfullmäktige om det finns behov av förändringar. Vara väl insatt och löpande följa kommunens finansiella verksamhet via fortlöpande rapportering från internbanken. Fastställa tillämpningsanvisningar till finanspolicyn för kommunkoncernen. Tillse att den fastställda finanspolicyn och dess tillämpningsanvisningar efterlevs och sprids i organisationen. 5 Vid långfristig utlåning till ej helägda bolag krävs säkerhet. Vid långfristig utlåning till ej helägda bolag krävs säkerhet. 7 Avser upplåning via obligationer och certifikat. 6 Sida 7 av 17

31 Godkänna kommunens och moderbolagets förslag till räntestrategier. Besluta om checkräkningskredit för ej helägda bolag. Fastställa befogenheter och utfärda fullmakter om vilka som har rätt att företräda kommunen. Kommunstyrelsen delegerar ansvaret för den finansiella verksamheten till kommundirektören och till ekonomidirektören enligt kommunstyrelsens delegationsordning och fullmakter. 3.3 EKONOMIDIREKTÖREN Ekonomidirektörens ansvar består i att: Om särskilda skäl finns, besluta om tillfälliga och mindre avsteg från finanspolicyn och rapportera detta vid nästa rapporteringstillfälle till kommunstyrelsen, vilka därefter rapporterar till kommunfullmäktige. 3.4 NÄMNDER Nämndernas ansvar består i att: Implementera och följa finanspolicyn och tillämpningsanvisningarna. Alla finansiella transaktioner ska utföras genom internbanken. Tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att internbanken ska kunna hantera upplåning, placeringar, valuta, finansiella risker och likviditetsstyrning. 3.5 BOLAGEN Styrelsen ska i linje med ägardirektiv utfärdade av kommunfullmäktige ansvara för att: Säkerställa att de finansiella riskerna identifieras i bolagen. Finanspolicyn och tillämpningsanvisningarna implementeras och följs av bolaget. Alla finansiella transaktioner och flöden utförs med internbanken. Operativt ansvara för sina transaktioner med internbanken. Tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att internbanken ska kunna hantera upplåning, placeringar, valuta, finansiella risker och likviditetsstyrning. Anta finanspolicyn och tillämpningsanvisningarna till denna. Vid behov, och inom ramen för policyn, anvisningarna samt ägardirektiven, kan bolagen upprätta en bolagsspecifik policy respektive anvisning. Besluta om räntestrategi8 för bolaget att förhålla sig till samt årligen revidera densamma. 8 Räntestrategin lämnas till styrelsen i moderbolaget Varbergs Stadshus AB för beslut och godkännande. Moderbolagets och kommunens räntestrategi lämnas till kommunstyrelsen för godkännande. Sida 8 av 17

32 3.6 VARBERGS STADSHUS AB Styrelsen i Varbergs Stadshus AB ansvarar, utöver ovanstående i punkt 3.5, för: Godkänna bolagens förslag till räntestrategier. Sida 9 av 17

33 4. LIKVIDITETSFÖRVALTNING För att effektivisera förvaltningen och hanteringen av likviditet ska en samordning för hela kommunkoncernen göras. Kommunkoncernens penningströmmar ska samlas i ett koncernkonto så att utgående och ingående betalningsflöden kan kvittas mot varandra. 4.1 MÅL Mål för likviditetsförvaltningen: Kommunkoncernen ska hålla en väl avvägd likviditet och sträva efter att minska låneskulden att låna enbart vid behov inom kommunfullmäktiges angivna ramar. God betalningsberedskap för kommunkoncernen. Kommunstyrelsen fastställer i sina tillämpningsanvisningar riktlinjer för god betalningsberedskap. Överskottslikviditet ska placeras så att en så god avkastning som möjligt genereras till en betryggande risknivå. 4.2 LIKVIDITETSPLANERING För att samordningen av likviditetsplaneringen ska bli korrekt, ska alla förvaltningar och bolag upprätta likviditetsplaner, då internbanken efterfrågar en sådan. Dessa sammanställs sedan av internbanken i en gemensam likviditetsplan för kommunkoncernen. Likviditetsplaneringen för kommunkoncernen innefattar kommunkoncernens investeringar och löpande verksamhet och ska: Vara till grund för bedömning av betalningsberedskapen. Utgöra underlag för beslut om upplåning och placering av likvida medel. 4.3 LIKVIDITETSRESERV En god betalningsberedskap uppnås genom att hålla en likviditetsreserv. Denna reserv garanterar att kommunkoncernen vid varje tillfälle fullföljer sina betalningsförpliktelser. I likviditetsreserven räknas in obundna bankmedel, marknadsvärdet på placeringar som kan frigöras på tre bankdagar, outnyttjade kreditlöften och framtida positiva netton av kassaflöden inom tre dagar. Likviditetsreservens storlek specificeras i tillämpningsanvisningarna. 4.4 PLACERING AV ÖVERSKOTTSLIKVIDITET Bestående överskottslikviditet ska i första hand användas till att minska enhetens låneskuld. För de fall kommunkoncernen har tillfällig överskottslikviditet får den placeras i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Placeringarnas löptid bestäms utifrån kommunkoncernens likviditetsprognos. Alternativkostnaden ska alltid övervägas. Kommunstyrelsen fastställer i sina tillämpningsanvisningar godkända instrument och motparter för placering av överskottslikviditet. Sida 10 av 17

34 5. BETALNINGSFLÖDEN Rutiner ska utformas så att kommunkoncernen får betalt för sålda varor och tjänster så snart som möjligt vad gäller inbetalningar. För utbetalningar gäller att de utförs på rätt förfallodag. Betalningsflödena samordnas i ett koncernkontosystem. Alla koncerninterna betalningar ska utföras i koncernkontosystemet. För in- och utbetalningar gäller att följa de regler som är fastställda i gällande attestreglemente och tillämpningsanvisningar för attestreglemente. För inbetalningar gäller även regler för fakturering och krav. 5.1 BANKRELATIONER Internbanken ska upprätthålla kontakter med banker och finansiärer och tillse att kommunkoncernen erhåller de banktjänster som behövs för verksamheterna. Varbergs kommun upphandlar banktjänster för kommunkoncernen. Sida 11 av 17

35 6. SKULDFÖRVALTNING Genom att hela kommunkoncernens upplåning hanteras av internbanken, kan kommunkoncernens totala lånevolym utnyttjas vid låneupphandlingar. Upplåning ska alltid utgå ifrån kommunkoncernens kapitalförsörjningsbehov. 6.1 MÅL Målet är en aktiv skuldförvaltning i syfte att minimera kostnaderna för kommunkoncernens finansiering, samt säkerställa att tillräckligt med likviditet alltid finns att tillgå. 6.2 EXTERN UPPLÅNING För kommunkoncernen fastställs av kommunfullmäktige en låneram, som baseras på nästkommande års budget. Låneramen innefattar befintliga lån, omsättning av dessa samt upptagande av nya lån. Extern upplåning får endast göras av internbanken och enligt följande riktlinjer: En jämn förfalloprofil ska eftersträvas. Upplåningen ska spridas på flera motparter Upplåningen ska spridas på de motparter som har bäst villkor vid upphandling. Förfalloprofilen och godkända former av upplåning specificeras i tillämpningsanvisningarna. 6.3 LEASING Leasing jämställs med upplåning och prövas och beslutas av internbanken för hela kommunkoncernen. Leasing kan t.ex. användas som finansiering vid inköp av personbilar, utrustning eller maskiner. Leasing omfattas av reglerna för upplåning i denna policy. För de fall leasing bedöms vara mest fördelaktigt ska denna godkännas9 i förväg av internbanken. 6.4 INTERNA LÅN Bolagens upplåning ska alltid ske genom förmedlade10 lån från internbanken. Utlåning till bolagen inom kommunkoncernen, ska i första hand göras så att risk inte uppstår inom kommunen. Utlåningen till bolagen kommer att synas i kommunens balansräkning som ökade 9 Internbanken kan lämna ett tillstånd till bolagen att själva hantera och besluta om leasingfrågor som är av mindre ekonomisk karaktär. 10 Undantag gäller för Varbergs Stadshus AB. Sida 12 av 17

36 låneskulder och som fordringar på bolagen. Utlåningen kan även göras via lämnad checkräkningskredit11 i koncernkontot där kommunen är att betrakta som långivare till bolagen. All utlåning från kommunens internbank till bolagen ska ske enligt genomsnittsprincipen 12. Det innebär att internbankens upplåningskostnader, efter tillägg av en marknadsmässig marginal13, utgör räntekostnaden för bolagen. Internbankens upplåningskostnader, utgör efter tillägg av en marknadsmässig marginal14 och räntekostnaden för bolagen. Det motsvarar samma villkor bolaget hade kunnat erhålla vid en extern upplåning på egna meriter. 11 Med checkräkningskredit menas möjligheten att låna pengar på ett checkkonto upp till en viss beloppsgräns (limit). Det är en vanlig form av kredit för rörelsekapital. 12 Respektive enhet har en egen låneportfölj varifrån en genomsnittsränta debiteras. 13 Kommunens prissättning ska eftersträva marknadsmässiga villkor i syfte att möta lagkrav på konkurrensneutralitet. 14 Kommunens prissättning ska eftersträva marknadsmässiga villkor i syfte att möta lagkrav på konkurrensneutralitet. Sida 13 av 17

37 7. RISKHANTERING All form av ekonomisk verksamhet innebär alltid ett visst mått av finansiellt risktagande. En passiv finansförvaltning innebär att inga åtgärder vidtas för att minimera eller parera risker. Genom en aktiv finansförvaltning skapas möjligheter till ett rationellt hanterande av risker med beaktande av den kostnad som det medför att minska eller eliminera riskerna. Kommunkoncernens finansiella risker utgörs främst av: Marknadsrisker15 Motpartsrisk16 Finansieringsrisk17 Likviditetsrisk18 Operativa risker19 Kommunstyrelsen fastställer i sina tillämpningsanvisningar begränsningar för de olika riskerna. 15 Risken för försämrat resultat till följd av ändringar i exempelvis marknadsräntor, valutakurser och elpriser. Risken att en motpart inte kan fullfölja de förpliktelser som avtalet innebär. 17 Risken att vid någon tidpunkt inte ha tillgång till, eller endast mot en ökad kostnad ha tillgång till, medel för betalningar. 18 Risken att ej få betalt från en motpart. 19 Risken att drabbas av förluster till följd av bristfälliga interna processer, fel orsakade av den mänskliga faktorn eller felaktiga system. 16 Sida 14 av 17

38 8. FINANSIELLA INSTRUMENT 8.1 DERIVATINSTRUMENT Som ett led i den finansiella riskhanteringen är användningen av derivatinstrument flexibelt och kostnadseffektivt. Derivatinstrument får användas under förutsättning att: De totala finansiella positionerna alltid kan hållas inom beslutade gränsvärden för finansiella risker. Syftet är att förändra risken i befintliga eller planerade finansiella positioner och transaktioner. Det finns en underliggande finansiell 20 transaktion. Kostnaden för att förändra risken beaktats. Systemstöd för finansiell kontroll över befintliga positioner och risker finns. All användning av derivatinstrument förutsätter god förståelse för instrumentets funktion, prissättning, tillhörande risker och administrativa rutiner som kan hantera dessa affärer. Kommunkoncernens derivattransaktioner21 ska göras av internbanken. Riskbedömning och konsekvensanalys av en derivattransaktion ska alltid göras före affärsavslut. Kommunstyrelsen anger i tillämpningsanvisningarna godkända instrument och motparter för handel med derivatinstrument SÄKRINGSREDOVISNING AV DERIVATINSTRUMENT Derivatinstrument får enbart användas som säkringsinstrument och inte i spekulativt syfte och ska därmed säkringsredovisas22. Som en del av kommunkoncernens ränteriskhantering ingår att säkringsinstrumenten kan ersättas eller överflyttas till andra säkringsinstrument med syfte att åstadkomma en jämn och stabil räntekostnad över tiden. 20 Exempelvis ett lån, produktion eller förbrukning. Undantag finns för koncernen Varberg Energi som enligt Riskpolicy för elhandel, själva får handla derivatinstrument för att hantera valutarisk och elprisrisk. 22 Enligt RKRs rekommendation om redovisning av derivat och säkringsredovisning. 21 Sida 15 av 17

39 9. AFFÄRSADMINISTRATION OCH UPPFÖLJNING 9.1 INTERN KONTROLL Den finansiella verksamhet som bedrivs av internbanken behöver organiseras så att en god och tillräcklig intern kontroll uppnås. I tillämpningsanvisningarna anges närmare hur man inom finansverksamheten ska arbeta för att uppnå en god intern kontroll. 9.2 SYSTEMSTÖD För att internbanken ska kunna utföra en effektiv och säker hantering av den finansiella verksamheten behövs ändamålsenliga, flexibla och tillförlitliga IT-system. I tillämpningsanvisningarna beskrivs utförligare de olika IT-system som används. 9.3 RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING Syftet med rapporteringen är att: Informera kommunfullmäktige och kommunstyrelsen om kommunkoncernens finansiella verksamhet. Sammanställa och kontrollera finansiella risker inom kommunkoncernen. Följa upp utfall mot fastställda limiter. Säkerställa att finanspolicy och tillämpningsanvisningar efterlevs RAPPORTERINGSSTRUKTUR Internbanken är ansvarig för kommunens finansiella hantering och ska därmed tillse att erforderlig rapportering upprättas. Rapporteringen ska bygga på information från de kommunala bolagen och information om kommunens verksamhet. Nedan följer riktlinjer för rapporteringen: Internbanken upprättar tertialsvis en rapport till kommunstyrelsen om finansverksamheten, vilken kommunstyrelsen vidarerapporterar till kommunfullmäktige. Internbanken upprättar en rapport till bolagen sex gånger per år om bolagets ställning. Bolag och nämnder ska rapportera den information som anges i tillämpningsanvisningarna. Internbanken och bolagen har ett ömsesidigt rapporteringsansvar. För att internbanken ska kunna uppfylla sina åtaganden, krävs att bolagen lämnar erforderliga uppgifter. Internbanken å sin sida ska löpande förse bolagen med nödvändig information för att de ska kunna upprätta önskvärd och fullständig rapportering. I tillämpningsanvisningarna beskrivs rapporteringsstrukturen utförligare. Specifika eller avvikande händelser rapporteras utan tidsfördröjning till kommunstyrelsen. Sida 16 av 17

40 10. BORGEN Borgen får endast lämnas i de fall det kan anses vara av allmänt intresse att så sker och endast gällande ändamål som hör till kommunens kompetensområde. Borgen beslutas i varje fall av kommunfullmäktige. Inför beslut om borgen tar ekonomikontoret fram ett utlåtande till kommunfullmäktige med en kreditbedömning, vilken ska ge en bra bild av den kreditsökandes ekonomiska status. Bedömningen ska även omfatta en känslighetsanalys över återbetalningsförmåga samt en bedömning av risken för värdeförsämring i lämnade säkerheter. Internbanken Ekonomikontoret lämnar en rekommendation avseende uttag, storlek på eventuell borgensavgift samt giltighetstid. Borgensåtaganden ska alltid prövas/riskbedömas vid omläggning av lån. Kommunens åtagande ska också omprövas om verksamheten inte längre bedrivs enligt de kriterier som låg till grund för det ursprungliga beslutet. Sida 17 av 17

41 Beredningsmöte Hallands hamnar

42 Information om Bua hamnplan

43 Avstämning om utformning av mötesrum i Stadshus A

44 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2019/ Kommunstyrelsen KOMMUN Leif Andersson, Köp av fastigheten Spannarp 65:1, del av Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen förslå Kommunfullmäktige 1. Godkänna förslag till överenskommelse om fastighetsreglering varigenom Varbergs kommun erhåller 8,9 hektar mark mot en ersättning om kronor. 2. Kostnaden för förvärvet ska belasta investeringskonto markförvärv. 3. Godkänna upprättat nyttjanderättsavtal. Beskrivning av ärendet Markområdet ligger nära E6 och Himlemotet och omnämns i översiktsplanen som strategiskt för verksamhetsetableringar. Varbergs kommun har tidigare förvärvat ca 16,5 ha av fastigheten Varberg Spannarp 65:1 (KF 122, ) och samtidigt beslutades att beställa planprogram för ett nytt verksamhetsområde nordöst om Himlemotet. Beslutsunderlag Förslag till överenskommelse om fastighetsreglering inklusive kartbilaga samt nyttjanderättsavtal. Övervägande Behovet av verksamhetsmark är stort och föreliggande avtalsförslag innebär att kommunen kommer äga ca 38,0 hektar för verksamheter öster om E6:an vid Trafikplats Himle vilket ger en långsiktigt god kapacitet för att erbjuda mark för näringslivsetableringar. Ekonomi och verksamhet Området som förvärvats omfattar ca 8.9 hektar och överlåts för totalt kronor genom fastighetsreglering. Kommunens räntekostnad för köpet blir kronor årligen. Köpeskillingen motsvarar 57 kr/kvm. Kommunen står för kostnaden för lantmäteriförrättning. I köpet som genomfördes 2016 godkändes att kommunen medger säljaren nyttjanderätt till POSTADRESS Varbergs kommun BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER TELEFAX Varberg E-POSTADRESS WEBBPLATS

45 (2) Dnr: KS 2019/ det överlåtna området. Ett nytt nyttjanderättsavtal har upprättats för hela området. Magnus Sjöberg Mark- och exploateringschef Protokollsutdrag Samhällsutvecklingskontoret Säljarna Ekonomikontoret Leif Andersson Markförvaltare

46 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2019/ Kommunstyrelsen KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Maria Svenningsson, Svar på ansökan om arrangörsbidrag till Varbergs sommargiro 2019 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1. bevilja CK Wano bidrag om kronor för att täcka delar av arrangörskostnaderna för Varbergs SommarGiro bidraget tas ur kommunstyrelsens ofördelade medel för Beskrivning av ärendet 27 juli 2019 anordnas Varbergs SommarGiro, som är ett motionslopp på cykel med tre olika distanser; 32 kilometer, 68 kilometer samt 110 kilometer. Inbjudan till loppet går ut både till svenska, norska och danska cykelklubbar, och förväntas i år samla deltagare. Arrangören CK Wano har till kommunstyrelsen framställt en begäran om bidrag om kronor för att täcka delar av arrangörskostnaderna för cykelloppet Varbergs SommarGiro Klubben uppskattar den totala kostnaden till cirka kronor. Beslutsunderlag Beslutsförslag 4 januari Ansökan inkommen 4 januari Övervägande Varbergs kommun har tidigare lämnat bidrag till detta arrangemang och det är kommunkansliets uppfattning att bidrag ska lämnas även för Tidigare arrangemang har varit lyckade och lockat mycket folk. Ansökan innehåller en förfrågan på kronor för att täcka delar av arrangemanget som sammanlagt förväntas kosta kronor. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFON TELEFAX Varberg ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se WEBBPLATS

47

48 (2) Dnr: KS 2019/ och 2018 fick arrangören beviljat kronor av en budget på totalt kronor. Kommunkansliet anser att arrangemanget även i år kan få bidrag om kronor, och inte kronor som efterfrågat. Antalet deltagare är en uppskattad siffra och man vet ännu inte om det faktiskt kommer att bli fler eller inte. Ekonomi och verksamhet Bidraget tas ur kommunstyrelsens ofördelade medel för 2019 och det kontot kommer därmed att minska med kronor. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag CK Wano Ekonomikontoret Maria Svenningsson Kommunsekreterare

49 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2019/ Kommunstyrelsen KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, Marknadsföringsavtal Varbergs BoIS FC Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1. godkänna förslag till marknadsföringsavtal mellan Varbergs BoIS FC och Varbergs kommun daterat 4 januari kostnaderna tas ur kommunstyrelsens konto för ofördelade medel. Beskrivning av ärendet Varbergs kommun tecknar marknadsföringsavtal med idrottsföreningar som spelar seriespel på högsta nivå i Sverige. Idag finns sådana avtal med Warbergs Innebandyclub, Varbergs BoIS FC och Handbollsklubben Varberg. Nuvarande avtal med Varbergs BoIS FC tecknades i december Enligt förslag till avtal ska ett belopp om kronor utbetalas årligen i april månad som ersättning för marknadsföringsinsatser. Avtalet gäller längst till och med Beslutsunderlag Beslutsförslag 4 januari Förslag till marknadsföringsavtal Varbergs BoIS FC, 4 januari Övervägande Varbergs BoIS FC spelar i Superettan och spelar därmed i en nationell serie som enligt kommunkansliet bedömning har en exponering som Varbergs kommun har fördelar av att sammankopplas med. Ekonomi och verksamhet Varbergs BoIS FC får idag enligt marknadsföringsavtal kronor per år från Varbergs Kommun. Kostnaderna tas ur kommunstyrelsens konto för ofördelade medel. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFON TELEFAX Varberg ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se WEBBPLATS

50 Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag Varbergs BoIS FC Ekonomikontoret Marcus Andersson Kommunsekreterare 2 (2) Dnr: KS 2019/0025-2

51 1 (3) Dnr: KS 2018/ VARBERGS KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, Marknadsföringsavtal Mellan Varbergs kommun, kommunstyrelsen (organisationsnummer ) nedan kallad kommunen och Varbergs BoIS FC (organisationsnummer ) nedan kallad BoIS, träffas följande avtal. 1 Allmänt Idrottslig framgång är en av förutsättningarna för föreningens aktiva arbete med att utveckla marknadsföringsvärdet. För detta krävs ekonomisk stabilitet och långsiktigt engagemang. Båda parter är medvetna om detta. 2 Kontaktpersoner För närmare verkställighet av detta avtal utses Henrik Lundahl kanslichef Varbergs kommun och Joakim Lindner sponsoransvarig BoIS. 3 Grundkrav Föreningen spelar i Superettan. Ortsangivelsen Varberg ingår i lagets namn. Lagets spelare och föreningens övriga representanter ska, både på och utanför planen, uppträda på ett sådant sätt att de uppfattas som goda ambassadörer för kommunen. Kommunens tolkning och åberopande av detta grundkrav kan inte ifrågasättas. BoIS arbetar aktivt för en drogfri miljö bland föreningens samtliga medlemmar. Vad gäller alkohol och tobak får inte föreningen tillåta sina medlemmar under 18 år att bruka dessa droger under föreningens verksamheter. 4 BoIS åtaganden Marknadsföring av kommunen sker genom: Kommunens logga på herrlagets matchtröjor, placering högt upp på ryggen. 2 stycken banderoller å 2,40 m x 0,75 m på Påskbergsvallen. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg ks@varberg.se Varberg TELEFAX WEBBPLATS