Omsorgsnämndens arbetsutskott MÖTESPROTOKOLL 2016-04-14 Plats och tid Lilla sammanträdesrummet kl. 13:15-16:20 Beslutande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Gunnel Johansson (S) (ordförande) 31, 33-47, Leif Smith (S) (1:e vice ordförande), Tommy Edenholm (KV) (2:e vice ordförande) Berit Winbladh, Christina Svensson, Cecilia Harley, Åsa Johansson, Ann-Kristin Isacsson 42-47, Anna Edvinsson (omsorgshandläggare) 32-41 Tommy Edenholm (KV) Justeringens plats och tid Hyltebruk, 2016-04-14 Protokollet omfattar 31-47 Underskrifter Sekreterare... Åsa Johansson Ordförande.... Gunnel Johansson (S) Leif Smith (S) Justerande.... Tommy Edenholm (KV) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Omsorgsnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-04-14 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Datum för anslags nedtagande Underskrift... 1(21)
ÄRENDELISTA 31 Godkännande av ärendelista och val av justerare 32 Ansökan om utökad personlig assistans enligt 9 2 LSS 33 Ansökan om fortsatt korttidsboende enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen 34 Ansökan om fortsatt särskilt boende enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen 35 Ansökan om utökad personlig assistans enligt 9 2 LSS 36 Ansökan om utökad personlig assistans enligt 9 2 LSS 37 Ansökan om fortsatt daglig verksamhet enligt 9 10 LSS 38 Ansökan om fortsatt daglig verksamhet enligt 9 10 LSS 39 Ansökan om fortsatt bostad med särskild service enligt 9 9 LSS 40 Anmälan av ordförandebeslut i ärende om personlig assistans 41 Extra ärende - Tillfällig utökning av personlig assistans enligt 9 2 LSS 42 Uppföljning och redovisning ekonomi/kvalitet 2016 43 Resultat- och ekonomisk plan REP 2017-2019 omsorgsnämnden 44 Revisionsrapport granskning av kurser och konferenser 45 Granskning förebygga och hantera vårdrelaterade och vårdpåverkande infektioner 46 Information 2016 47 Övriga ärenden 2016 2(21)
31 Godkännande av ärendelista och val av justerare 2016 ON0001 Beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott godkänner ärendelistan och väljer Tommy Edenholm (KV) att tillsammans med ordförande Gunnel Johansson (S) justera protokollet. 3(21)
32 Ansökan om utökad personlig assistans enligt 9 2 LSS Beslut Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 4(21)
33 Ansökan om fortsatt korttidsboende enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 5(21)
34 Ansökan om fortsatt särskilt boende enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 6(21)
35 Ansökan om utökad personlig assistans enligt 9 2 LSS Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 7(21)
36 Ansökan om utökad personlig assistans enligt 9 2 LSS Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 8(21)
37 Ansökan om fortsatt daglig verksamhet enligt 9 10 LSS Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 9(21)
38 Ansökan om fortsatt daglig verksamhet enligt 9 10 LSS Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 10(21)
39 Ansökan om fortsatt bostad med särskild service enligt 9 9 LSS Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 11(21)
40 Anmälan av ordförandebeslut i ärende om personlig assistans Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 12(21)
41 Extra ärende - Tillfällig utökning av personlig assistans enligt 9 2 LSS Sekretess enligt 26 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 13(21)
42 Uppföljning och redovisning ekonomi/kvalitet 2016 2016 ON0002 Beslut Arbetsutskottet föreslår att omsorgsnämnden ställer sig bakom prognos efter 3 månader 2016 och kan konstatera att prognosen beror på nödvändiga externa placeringar enligt LSS, ökade omsorgsbehov på korttidsvistelse/tillsyn/gruppbostad enligt LSS. Prognos grundas på utfall till och med mars månad 2016, utifrån det uppföljningsmaterial som presenterats och kända förutsättningar. Prognosen är osäker då den endast baseras på det vi vet efter årets första tre månader. Vid årets slut prognostiserar omsorgsnämnden en negativ avvikelse om ca 2 900 tkr. Prognosen beror på nödvändiga externa placeringar enligt LSS, ökade omsorgsbehov på korttidsvistelse/tillsyn/gruppbostad enligt LSS. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse uppföljning och redovisning ekonomi efter 3 månader Uppföljning och redovisning ekonomi 3 månader 2016 Förslag till beslut Omsorgskontoret föreslår att omsorgsnämnden ställer sig bakom prognos efter 3 månader 2016 och ger omsorgskontoret i uppdrag att konsekvensbeskriva effektiviseringar motsvarande 2 900 tkr. Yrkande Gunnel Johansson (S) yrkar med instämmande av Tommy Edenholm (KV) att: Arbetsutskottet föreslår att omsorgsnämnden ställer sig bakom prognos efter 3 månader 2016 och kan konstatera att prognosen beror på nödvändiga externa placeringar enligt LSS, ökade omsorgsbehov på korttidsvistelse/tillsyn/gruppbostad enligt LSS. 14(21)
43 Resultat- och ekonomisk plan REP 2017-2019 omsorgsnämnden 2016 ON0026 Beslut Arbetsutskottet föreslår att omsorgsnämnden begär utökad ram för REP 2017-2019 enligt identifierade områden i bilaga 1, Arbetsutskottet ger omsorgskontoret i uppdrag att förtydliga att nämnden ser ett behov av en kommunerövergripande enhet med kompetens och drivkraft inom välfärdsteknologi, digitalisering och e-tjänster, enligt bilaga 3:3. Enligt kommunallagen skall en plan för kommunens ekonomi för en period om tre år tas fram. För att få fram en budget krävs att man tittar på hur nuläget är, hur förutsättningarna inför framtiden ser ut samt vilka faktorer i omvärldens som kan påverka nämnden för perioden. För att få fram denna information krävs det att nämnderna analyserar både sitt nuläge och sin omvärld för att identifiera områden som påverkar nämndens ekonomiska utrymme eller beslutade KF nyckeltal gällande grunduppdraget för perioden 2017-2019. Omsorgskontoret har identifierat områden som finns beskrivna i bifogade bilagor. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse analys av nuläge och omvärld REP 2017-2019 Anvisningar REP 2017-2019 Resultat och ekonomisk plan omsorgsnämnden 2017-2019 Förslag till beslut Omsorgskontoret föreslår att omsorgsnämnden begär utökad ram för REP 2017-2019 enligt identifierade områden i bilaga 1, alternativt beslutar uppdra åt omsorgskontoret att konsekvensbeskriva effektiviseringar enligt uppskattad kostnad i identifierade områden i bilaga 1. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 15(21)
44 Revisionsrapport granskning av kurser och konferenser 2016 ON0027 Beslut Arbetsutskottet föreslår att omsorgsnämnden har tagit del av rapporten och fört en dialog kring de rekommendationer som framkommit i rapporten och lämnar över svar till revisorerna. Sammanfattning Regler för kurser och konferenser, samt tillhörande representation kan påverka allmänhetens förtroende för den kommunala verksamheten även om den totala kostnaden är relativt begränsad. Med bakgrund av revisorernas risk- och väsentlighetsbedömning har revisorerna funnit anledning att granska regler för kurser och konferenser samt efterlevnaden av dessa i Hylte kommun. Revisorernas rekommendationer: Arbeta fram kommunövergripande riktlinjer för kurser, konferenser och representation. Kommentar: Kommer övervägas av personalenheten i deras arbete med revidering av befintliga riktlinjer och policys. Berörda tjänstemän och politiker bör tillhandahållas utbildning i kommunens regelverk kring hantering av fakturor samt rutiner för representation, kurser och konferenser. Kommentar: I samband med varje ny mandatperiod genomförs en utbildningsinsats inom flera områden där ekonomi är ett utav dem. Varje år genomförs en heldagsutbildning i ekonomi och kvalitet för kommunens nya chefer där även denna fråga lyfts. Övriga utbildningsinsatser sker fortlöpande vid möte mellan budgetansvarig och ekonom samt på frukostmöten. Kommunen har ett anteckningskrav på konto för kurser, konferenser och representation på så sätt säkerställs att en anteckning måste göras där deltagare och syfte ska anges. Denna information finns även i kommunens kodplan för 2016. Överväg risker kopplade till kurser/konferenser och representation inom ramen för internt kontrollarbete. Kommentar: Vid arbete men intern kontroll ska alltid en risk- och väsentlighetsanalys göras och det kan då bli aktuell att väga in kurser/konferenser samt representation i nämndernas interna kontrollplaner. Följa upp genomförda aktiviteter, som initierats av nämnder och styrelse för att säkerställa fortbildningens ändamålsenlighet och syfte. Kommentar: Uppdrag lämnade av politiken återredovisas alltid. Handlingar i ärendet 16(21)
Tjänsteskrivelse svar på revisionsrapport granskning av kurser och konferenser Begäran om yttrande granskning av kurser och konferenser Revisionsrapport granskning av kurser och konferenser Beslutet skickas till Revisorerna 17(21)
45 Granskning förebygga och hantera vårdrelaterade och vårdpåverkande infektioner 2015 ON0070 Beslut Arbetsutskottet föreslår att omsorgsnämnden beslutar lämna nedanstående som svar till revisorerna. Revisorerna har fått svar från omsorgsnämnden på sin uppföljande granskning om att förebygga och hantera vårdrelaterade och vårdpåverkande infektioner. Revisorerna konstaterar att nämnden inte fått alla dokument, som är en del av svaret, då de inte finns med i möteshandlingarna. I kommunens styrmodell anges vissa styrdokument som är centrala i målstyrningen; policys, riktlinjer, regler och rutiner. Dokumenten antas på olika nivåer i kommunens organisation, något som visar på hur rollfördelningen ser ut mellan politiker och tjänstemän. Policys och riktlinjer beslutas av Kommunfullmäktige eller, när det gäller nämndspecifika riktlinjer av ansvarig nämnd. Kommunövergripande regler och rutiner beslutas av kommunens ledningsgrupp. Övriga regler och rutiner antas på kontorsnivå eller på enhetsnivå i de olika verksamheterna. Omsorgsnämnden fick 2015-12-17 inför beslut om svar till revisorerna information och muntlig redovisning av innehållet i Regler för djur i kommunens lokaler. Beslut om att godkänna Regler för djur i kommunens lokaler fattades av kommunens ledningsgrupp 2015-11-23, se bilaga. Inom ramen för medicinskt ansvarig sjuksköterskas författningsstyrda uppdrag upprättades också Rutiner för djur i omsorgskontorets lokaler under november 2015. Omsorgsnämndens internkontrollplan var färdig för hantering och beslut i nämnden till sammanträdet i 18 februari. Då Kommunstyrelsen samma dag bjudit in Kommunfullmäktige, presidierna och Kommunledningsgruppen till en heldag med Visionsarbete, fick nämndens ärendelista revideras. Då både nämndens Bokslut 2015 och Patientsäkerhetsberättelse 2015 fanns med på ärende listan planerades att nämndens Internkontrollplan istället skulle hanteras på mars sammanträdet. Handlingar i ärendet Svar på uppföljande granskning förebygga och hantera vårdrelaterade och vårdpåverkande unfektioner. Svar på uppföljande granskning förebygga och hantera vårdrelaterade och vårdpåverkande infektioner Minnesanteckningar KLG 151123 Regler för djur i kommunens lokaler 18 ON Intern kontrollplan 2016 ON Intern kontrollplan 2016 18(21)
19(21)
46 Information 2016 2016 ON0005 Information om resultat - medarbetarenkät Rekrytering av enhetschefer 20(21)
47 Övriga ärenden 2016 2016 ON0006 Inga övriga ärenden på mötet. 21(21)